AA_UC2_AULA2

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Curso de Qualificação 
Profissional em 
Gestão
ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
UNIDADE CURRICULAR 2
Elaborar, organizar e controlar
documentos da organização
AULA 2
Métodos e técnicas 
de arquivamento 
e protocolo
CRÉDITOS
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente
Luiz Carlos Bohn
Diretora Regional 
Sandra Regina Casarotto Lindorfer
Diretoria de Educação Profissional 
Ana Elisa Cassal
Conteudista 
Rafael Rodrigues de Souza
Desenvolvimento e Editoração
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
Coordenação Técnica
Setor de Tecnologias Educacionais - SETED
SUMÁRIO
AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO   �������  4
CONTEXTUALIZANDO  ������������������������������������������������������������������������������������������  4
2.1 ARQUIVO  ���������������������������������������������������������������������������������������������������������  5
2.1.1 Tipos de arquivo  �����������������������������������������������������������������������������������������  7
2.1.2 Tabela de temporalidade  �����������������������������������������������������������������������������  8
2.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO  �����������������������������������������������������������������������  8
2.2.1 Método alfabético  ��������������������������������������������������������������������������������������  9
2.2.2 Método numérico simples  �������������������������������������������������������������������������  15
2.2.3 Método ideográfico  ����������������������������������������������������������������������������������  15
2.2.4 Método geográfico  �����������������������������������������������������������������������������������  15
2.3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS  ����������������������������������������������������������������  16
2.4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS  ��������������������������������������������  19
2.5 PROTOCOLO  ��������������������������������������������������������������������������������������������������  20
2.5.1 Protocolo de recebimento  ��������������������������������������������������������������������������  21
2.5.2 Classificação e registro  �����������������������������������������������������������������������������  21
2.5.3 Expedição/distribuição  �����������������������������������������������������������������������������  22
CONSIDERAÇÕES DA AULA 2 �������������������������������������������������������������������������������  22
REFERÊNCIAS  �������������������������������������������������������������������������������������������������������  23
4Assistente Administrativo
AulA 2
MÉTODOS E TÉCNICAS DE 
ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO 
CONTEXTUALIZANDO
Na aula anterior, estudamos o quanto é importante dominar a escrita para comunicar-se de forma eficiente 
no ambiente profissional. Esse domínio também se mostra essencial para uma de suas tarefas como 
assistente administrativo – elaborar e atualizar documentos administrativos e comerciais. Para isso, 
as normas da língua padrão são essenciais, assim como os procedimentos adotados pela organização.
Nesta aula, daremos continuidade aos estudos da Unidade Curricular Elaborar, organizar e controlar 
documentos da organização, agora com foco na organização e no controle do fluxo de documentos, 
sejam eles físicos ou digitais. Primeiramente, é importante saber que, com o desenvolvimento e a evolução 
da escrita – e também das relações sociais e profissionais – foi possível compreender, de forma mais 
concreta, quão valiosa é a informação e, consequentemente, o valor que os documentos possuem. 
A partir dessa constatação é que se iniciou o trabalho de agrupar documentos, sistematizando os 
mais diversos segmentos cotidianos da economia, política, sociedade e também das empresas. 
Foi nesse contexto que surgiram os arquivos, que possuem a responsabilidade de conservar os docu-
mentos, fazendo com que a legalidade dos patrimônios das instituições possa ser assegurada.
A gestão de documentos é assegurada pela Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a 
política nacional de arquivos públicos e privados: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente 
e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Dado o fato de que uma de suas atribuições será organizar documentos físicos e digitais de acordo com 
as técnicas de arquivamento e protocolo, e também controlar o fluxo de documentos físicos e digitais, 
nesta Aula 2, estudaremos os métodos e as técnicas de arquivo e protocolo, priorizando também alguns 
valores e atitudes que são indispensáveis nessa aprendizagem, por exemplo, a responsabilidade e o sigilo 
no tratamento de informações, sejam elas da organização, dos colaboradores ou de fornecedores e clientes. 
5Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 2
2.1 ARQUIVO
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela organização, 
guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar as consultas que se fizerem 
necessárias. Além disso, também pode ser considerado arquivo o local físico da guarda desses 
documentos. A organização e gestão de arquivos visam atingir os seguintes objetivos:
 � Tornar possível a produção, o gerenciamento, o controle e a manutenção dos 
documentos, de maneira que torne o processo eficiente e econômico.
 � Tornar viável a recuperação de dados e, consequentemente, de informações 
relevantes, através de um sistema tecnológico moderno e que ofereça facilidade 
aos usuários no momento de localizar os arquivos com rapidez e precisão.
Ao lidar com arquivos e documentos, é preciso ter como lema a organização do ambiente de trabalho, 
pois é isso que lhe permitirá aplicar métodos de arquivamento e saber o material que precisa para a 
organização. 
Um arquivo pode ser armazenado física ou eletronicamente. Para arquivar documentos fisicamente, 
há sistemas específicos com gavetas especiais, adaptadas para arquivarem as fichas. Essas fichas 
são colocadas na posição vertical, uma  atrás da outra, numa ordem preestabelecida, constando, 
em cada uma delas, as informações desejadas. Se o arquivamento for relativo ao setor de Recursos 
Humanos, por exemplo, os dados podem ser o nome do funcionário, departamento ou setor ao qual 
pertence, e outros dados de interesse da organização. 
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas e a microfilmagem.
Pastas
As pastas servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no arquivo. Nelas, há uma 
dobra chamada lombo.
Analise os exemplos de pastas e sua descrição nas Figuras 1, 2 e 3.
Figura 1 - Pasta com lombo normal
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de lombo normal possuem uma única dobra, o que limita sua capacidade de guardar 
documentos.
6Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 2 - AULA 2
Figura 2 - Pasta com lombo sanfonado
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de lombo sanfonado possuem várias dobras paralelas, formando uma espécie de sanfona, 
que possibilita acomodar maior volume de documentos.
Figura 3 - Pasta com projeção
Fonte: Shutterstock (2015).
As pastas de projeção possuem uma saliência na parte superior, destinada à identificação dos documentos 
que serão arquivados.
Microfilmagem
Outra forma de arquivamento de documentos é por meio da microfilmagem. A  microfilmagem é 
a reprodução de qualquer imagem ou documento que requeira grandes espaços, mas que, por meio 
desse processo, poderá ser guardado em espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente 
usada quando os documentos devem ser conservados por um período mínimo de sete anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de máquina de microfilmagem e de 
um leitor de microfichas.
 � Máquina de microfilmagem: Realiza o processo de fotografar os documentos originaisgerando uma microficha.
 � Leitor de microfichas: Equipamento que amplia a imagem e exibe em uma tela.
Além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento eletrônico, cada vez 
mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior rapidez na localização dos documentos, 
ajudarem em problemas como sumiço e deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a 
microfilmagem, por exemplo, não é um processo barato.
7Assistente Administrativo
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A organização na qual você trabalhar ou venha a trabalhar também poderá usar, para arquivar seus 
documentos, as planilhas eletrônicas. As planilhas eletrônicas são muito utilizadas, em razão de 
que o aplicativo que gera essas planilhas possibilita a criação de banco de dados para consultas, 
alterações, inserções e exclusões. Estudaremos mais sobre como utilizar planilhas e outros softwares 
informatizados ainda nesta Unidade Curricular.
Além das planilhas eletrônicas, também há programas informatizados, munidos de banco de dados, 
que são ótimas opções para o armazenamento de informações.
2.1.1 Tipos de arquivo
Além de saber como organizar um arquivo, também é fundamental que o Assistente Administrativo 
conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo com o tempo de arquivamento e a 
frequência de consulta. Assim, um documento pouco consultado pode pertencer ao arquivo 
intermediário, enquanto um muito utilizado deve figurar no arquivo ativo. O Quadro 1 apresenta os 
tipos de arquivos e suas definições.
Quadro 1 - Tipos de arquivos
Arquivo Descrição
Arquivo ativo 
(ou central)
Setor responsável pela ordenação de documentos que 
são consultados, frequentemente, por um determinado 
período de tempo. Na empresa, é aquele arquivo de 
fácil acesso, que objetiva localização imediata.
Arquivo 
intermediário (ou 
setorial)
Localizado em cada setor, esse arquivo recebe a 
documentação que não é consultada com tanta 
frequência. Essa documentação é conservada nesse 
arquivo por um determinado período de tempo, até o 
momento de receber sua destinação final, que poderá 
ser sua guarda permanente ou eliminação.
Arquivo permanente 
(ou inativo)
Contém documentos esporadicamente consultados. 
Nesse caso, são utilizadas caixas de papelão nas 
prateleiras. Geralmente localizada em local seguro, 
acomodam arquivos com documentação antiga que 
devem ser arquivados permanentemente, como, 
por exemplo, uma portaria ou legislação.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Também vale considerar que, dependendo do “tempo de vida” de cada documento, ele  poderá ser 
transferido de setor. Essa remoção é referente ao tempo de permanência da documentação em 
arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e administrativos. Assim, um documento do arquivo 
ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo inativo ou, se não possuir mais utilidade e já tiver 
expirado seu “prazo de validade”, poderá ser excluído. É com base nesses prazos que a Tabela de 
Temporalidade é confeccionada. Estudaremos sobre a Tabela de Temporalidade a seguir.
8Assistente Administrativo
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2.1.2 Tabela de temporalidade
Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a Tabela de 
Temporalidade, a qual é um instrumento que serve de consulta para destinar os documentos adequa-
damente. Em outras palavras, essa tabela traz orientações sobre como registrar, esquematicamente, o 
ciclo de vida documental de uma organização, bem como dos respectivos estágios de arquivamento. 
Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina o prazo de 
manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além 
dos critérios para microfilmagem/digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. 
Com base nas orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), documentos como as 
correspondências deverão ser guardadas por um prazo de quatro anos, incluindo-se ofícios, cartas, 
requerimentos, moções ou votos e abaixo-assinados. 
Conselho Nacional de Arquivos: É um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo 
Nacional do Ministério da Justiça e que funciona como um órgão central de 
um Sistema Nacional de Arquivos, exercendo orientação de arquivo.
Circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de guarda de dois anos.
Muitas organizações definem sua própria Tabela de Temporalidade determinando o prazo de perma-
nência de um documento no arquivo e o seu destino após esse prazo. 
Além do que vimos até aqui, também é necessário escolher a forma como os documentos devem 
ser arquivados (por ordem alfabética ou numérica, por exemplo). Para isso, você deve adotar um dos 
métodos de arquivamento, que estudaremos a seguir.
2.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Para arquivar documentos, o Assistente Administrativo deve conhecer os métodos de arquivamento, 
adaptando-se a um deles com base nas características dos documentos e identificando o aspecto 
pelo qual o documento é mais frequentemente consultado (se a busca é feita pela data de elaboração 
do documento, por exemplo).
Os métodos mais usados de arquivamento são:
 � Método alfabético;
 � Método numérico;
 � Método ideográfico;
 � Método geográfico.
Vamos ao estudo de cada método de arquivamento.
9Assistente Administrativo
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2.2.1 Método alfabético
Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou por assunto. 
Considera-se palavra por palavra, letra por letra, até o final do nome.
Em relação à organização desses dados, pode ser feita considerando-se a primeira letra do primeiro 
nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome (nesse caso, haverá inversão 
do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão organizados 
conforme apresenta o Quadro 2.
Quadro 2 - Ordem dos nomes sem inversão
Nome Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, o último 
sobrenome. Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de vírgula e dos demais 
componentes do nome na ordem direta, conforme apresenta o Quadro 3.
Quadro 3 - Ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Regras para arquivamento alfabético de nomes de pessoas
Considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, das, do, dos, e” ou nomes 
cuja composição contém um hífen, por exemplo, existem algumas regras especiais para o método de 
arquivamento alfabético. Vamos ao estudo dessas regras.
1ª regra
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes não devem ser 
levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”, “da”, “das”, “do”, “dos”. O Quadro 4 
apresenta a ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”.
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Quadro 4 - Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3 ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
2ª regra
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último sobrenome, 
acompanham-no para a frente na inversão, conforme apresenta o Quadro 5. 
Quadro 5 - Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Carla Van PortalVan Portal, Carla D´Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
3ª regra
Quando um sobrenome é formado por um substantivo e um adjetivo, ambos formam uma única 
unidade de arquivamento e não podem ser separados. Na inversão, os dois vão para frente, conforme 
apresenta o Quadro 6.
Substantivo: Palavra que dá nome aos seres.
Adjetivo: Palavra que dá qualidade ou indica o estado dos seres.
Quadro 6 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa Grande, Miguel
Miguel Casa Grande Casa Grande, Miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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4ª regra
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento e não devem ser 
separados. Trata-se de um único sobrenome. Veja exemplos no Quadro 7.
Quadro 7 - Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Pedro Luis Silva-Lima Silva-Lima, Pedro Luis Moreira-Peixoto, Gabriela
Gabriela Moreira-Peixoto Moreira-Peixoto, Gabriela Silva-Lima, Pedro Luis
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
5ª regra
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título (sargento ou padre, 
por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre normalmente, ficando o título por último, 
entre parênteses, conforme apresenta o Quadro 8.
Quadro 8 - Ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
6ª regra
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de um título, cada 
palavra é uma unidade de arquivamento. Veja exemplos no Quadro 9.
Quadro 9 - Ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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7ª regra
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma unidade de arquiva-
mento do último sobrenome, devendo acompanhá-lo na inversão, conforme apresenta o Quadro 10.
Quadro 10 - Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
8ª regra
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, elas não se separam do sobrenome. 
Conheça exemplos no Quadro 11.
Quadro 11 - Ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Gustavo Saint German Saint German, Gustavo Saint German, Gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
9ª regra
Nomes orientais, a exemplo de japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos entre nós, são arqui-
vados na forma direta, sem inversão. Conheça exemplos no Quadro 12.
Quadro 12 - Ordem de nomes orientais, pouco conhecidos entre nós
Nome Ordenação
Teng Sião Ping Rachid Rached
Rachid Rached Teng Sião Ping
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Além da forma de organizar os arquivos em ordem alfabética levando em consideração o nome das 
pessoas, também há regras para o método alfabético referente ao nome de organizações, empresas, 
entidades, sociedades, associações e repartições. A  regra geral, nesse caso, é que esses nomes 
sejam classificados da forma como são escritos, ou seja, não sofrem inversão, conforme apresenta o 
Quadro 13.
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Quadro 13 - Ordem de nomes de organizações
Empresa Ordenação
Panificadora Pão e Vinho Casas Albuquerque
Casas Albuquerque Panificadora Pão e Vinho
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Regras para arquivamento alfabético de nomes de empresas
Assim como no caso do nome de pessoas, também há regras especiais para organizar o nome de 
empresas. Vamos ao estudo dessas regras.
1ª regra
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome das empresas não 
devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre parênteses, e a classificação será feita 
de acordo com a primeira letra da primeira palavra principal, conforme apresenta o Quadro 14.
Quadro 14 - Ordem de empresas que possuem artigos em seu nome
Nome Ordenação
Um Sonho de Perfume (O) Perfumista
O Perfumista (Um) Sonho de Perfume
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
2ª Regra
Para empresas que possuem filiais, leva-se em conta a localização geográfica. Analise exemplos no 
Quadro 15.
Quadro 15 - Ordem de empresas que possuem filiais
Nome Ordenação
Supermercado Mig – Centro Supermercado Mig – Centro
Supermercado Mig – Vila Ivete Supermercado Mig – Rio Negro
Supermercado Mig – Rio Negro Supermercado Mig – Vila Ivete
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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3ª regra
Os pequenos vocábulos ou conectivos que aparecem no meio dos nomes (de, do, da, por exemplo) 
não devem ser levados em conta na ordenação alfabética, conforme apresenta o Quadro 16.
Quadro 16 - Ordem de empresas que possuem pequenos vocábulos no nome
Nome Ordenação
Banco do Estado do Paraná Banco do Estado do Pará
Banco do Estado de Santa Catarina Banco do Estado do Paraná
Banco do Estado de Sergipe Banco do Estado de Santa Catarina
Banco do Estado do Pará Banco do Estado de Sergipe
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
4ª regra
Quando o primeiro nome de uma organização ou empresa for um numeral arábico ou romano, deve 
ser escrito normalmente, mas a ordenação será conforme a sua escrita por extenso, conforme 
apresenta o Quadro 17.
Quadro 17 - Ordem de empresas cujo primeiro nome é um numeral
Nome Ordenação
12 Loterias (doze loterias) 10 lanches amigos
2 irmãos automóveis (dois irmãos automóveis) 2 irmãos automóveis
10 lanches amigos (dez lanches amigos) 12 loterias
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
5ª regra
As siglas ou abreviaturas que indicam o tipo da organização devem ser levadas em consideração, 
conforme a sua escrita por extenso, na hora de ordenar o arquivo. Analise exemplos no Quadro 18.
Quadro 18 - Ordem de empresas cujo primeiro nome é uma sigla ou abreviatura
Nome Ordenação
Com. De Pneus São Carlos (Comércio) Com. De Pneus São Carlos
Cia. Brasileira de Madeiras (Companhia) Cia. Brasileira de Madeiras
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Agora que você estudou o método alfabético de arquivamento, estudará o método numérico simples 
de organizar o arquivo.
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2.2.2 Método numérico simples
No método numérico simples, é atribuído um número para cada registro, seja ele de uma pessoa física 
ou jurídica. Nesse caso, você deve obedecer à ordem de entrada ou de registro, sem preocupar-se 
com a ordem alfabética. Porém, recomenda-se que haja um índice alfabético remissivo para facilitar a 
localização dos documentos. Analise exemplos no Quadro 19 e no Quadro 20.
Quadro 19 - Índice alfabético remissivo
Nome Localização no arquivo
Dums, Rafael 019
Lima, Estevão de 002
Sorenato, Daniela 041
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Quadro 20 - Ordem de registro
Número e nome Ordenação
041 Daniela Sorenato 002 Estevão de Lima
019 Rafael Dums 019 Rafael Dums 
002 Estevão de Lima 041 Daniela Sorenato
Fonte: Elaboradopelo autor (2016).
2.2.3 Método ideográfico
O método ideográfico é utilizado para arquivar uma informação por assunto. Se,  por exemplo, 
for necessário arquivar os documentos separando-os pelo tema funcionários admitidos ou funcionários 
transferidos, esse método deve ser utilizado. A ordenação dos assuntos poderá seguir a modalidade 
alfabética ou numérica, apresentadas anteriormente.
2.2.4 Método geográfico
O método geográfico leva em conta o local de origem do documento. A ordenação dos documentos 
é feita pelo método alfabético, sendo que o nome do país é o primeiro que deve ser levado em conta. 
Caso o país de origem seja o mesmo, considera-se o estado; depois a cidade; o bairro e assim por 
diante, conforme apresenta o Quadro 21.
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Quadro 21 - Ordenação de documentos pelo método geográfico
Nome Em ordem (estado, cidade, bairro).
Empresa Contabilidade XYZ
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Panificadora Feliz
Rua Vicente, 345
Água Verde
Fortaleza - CE
Panificadora Feliz
Rua Vicente, 345
Centro
Fortaleza - CE
Empresa Contabilidade XYZ
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Escola de Idiomas WY
Rua Marechal Floriano, 356
Bairro Água Verde
Joinville - SC
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC 
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC
Escola de Idiomas WY
Rua Marechal Floriano, 356
Centro
Joinville - SC
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
Após o estudo sobre a organização de arquivos, procedimento que o Assistente Administrativo deve 
conhecer, estudaremos a classificação de documentos.
2.3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Agora que você já conhece a importância do arquivamento e quais etapas percorrem sua rotina, estu-
daremos de que forma os documentos podem ser classificados. Os documentos podem ser classifi-
cados de nove formas:
1) Quanto à entidade produtora
Quanto à entidade produtora, os documentos são classificados em públicos e privados.
 � Públicos: os documentos públicos podem ser emitidos de duas formas, seja através de 
uma autoridade pública ou através de uma procuração de autoridade pública. 
 � Privados: os documentos particulares são, de uma forma geral, emitidos por uma pessoa 
física, ou por uma autoridade pública que não esteja no exercício de suas funções públicas 
ou competências.
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2) Quanto ao gênero
O Quadro 22 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto ao gênero.
Quadro 22 - Classificação dos documentos quanto ao gênero
Tipo Descrição Exemplos
Textuais Documentos datilografados, impressos ou manuscritos. 
Contratos, editais, atas, dentre 
outros.
Filmográficos
Documentos expressos através de imagens em 
movimento (sem som).
Filmes, dentre outros.
Audiovisuais
Documentos que misturam imagens em movimento e 
som, geralmente estão presentes em produções para a 
televisão ou o cinema. 
DVD, Blu-ray, dentre outros.
Cartográficos
Documentos cartográficos são expressos através 
de escala cartográfica, podendo possuir diferentes 
formatos e dimensões. 
Croquis, mapas, fotografias, 
plantas, dentre outros.
Iconográficos Documentos expressos através de imagens estáticas. 
Slides, gravuras, desenhos, 
dentre outros.
Micrográficos
Documentos que antes eram apresentados através 
de papéis e são convertidos em microfilmes.
Slides, dentre outros.
Informáticos
Documentos eletrônicos ou digitais que possuem 
intervenção de computadores através de seus softwares. 
Disco óptico, HD, dentre outros.
Sonoros
Documentos que transmitem informações através de 
som, trabalhando como um registro fonográfico.
CD, DVD, MP3, dentre outros.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
3) Quanto à espécie
O Quadro 23 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto à espécie.
Quadro 23 - Classificação dos documentos quanto à espécie
Tipo Descrição Exemplos
Atos normativos
São atos que possuem a finalidade de deliberar a 
respeito de matérias específicas, sendo expedidos 
por autoridades administrativas. 
Ordens de serviço, 
regulamentos, decretos, 
dentre outros.
Atos enunciativos
São atos que visam fornecer opinião, esclarecer 
assuntos e fundamentar soluções. 
Despachos, laudos, 
relatórios, dentre outros.
Atos de assentamento
São atos realizados por meio de registros sobre 
ocorrências e fatos. 
Termos, atas, dentre 
outros.
Atos comprobatórios São atos que comprovam decisões. 
Certidões, atestados, 
dentre outros.
Atos de ajuste
São os atos representados através de pactos 
ou acordos. 
Convênios, contratos, 
dentre outros.
Atos de correspondência
São atos que possuem o objetivo de executar 
atos normativos. 
Circulares, memorandos, 
dentre outros.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
18Assistente Administrativo
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4) Quanto à tipologia documental
O tipo documental se refere à atividade-fim que fez com que o documento passasse a existir. Analise, 
no Quadro 24, alguns exemplos.
Quadro 24 - Exemplos de tipologia documental
Espécie Tipologia
Edital Edital de licitação / edital de concurso.
Contrato Contrato de compra e venda / contrato de locação.
Citação Carta precatória / carta rogatória.
Alvará Alvará de construção / alvará de soltura.
Petição Petição de recurso / petição de embargos.
Relatório Relatório de preços / relatório de compras.
Processo Processo de execução fiscal / processo de desocupação.
Certidão Certidão nascimento / certidão de casamento.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
5) Quanto ao valor
O Quadro 25 apresenta como os documentos podem ser organizados quanto ao valor.
Quadro 25 - Classificação dos documentos quanto ao valor
Tipo Descrição
Administrativo
Corresponde ao valor do documento para a atividade administrativa do 
órgão que o criou, agindo de forma a provar os seus atos.
Fiscal
Possui o objetivo de comprovar operações fiscais ou financeiras junto 
aos órgãos de fiscalização do governo.
Informativo
Defende que todas as informações provenientes de um documento 
possuem importância.
Legal
Apresenta valor requerido para fins de efeitos jurídicos ou comprovação 
perante juízo. 
Permanente
Tipo de documento que não pode ser dispensado, seja por seu valor 
probatório, histórico ou testemunhal.
Primário
Possui valor assumido pela razão da origem do documento, assim como 
sua importância e utilização para fins legais, fiscais e administrativos.
Probatório Utilizado como prova.
Secundário Difere da finalidade que gerou o documento.
Fonte: Elaborado pelo autor (2016).
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6) Quanto à natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos são classificados em ostensivos ou ordinários e 
sigilosos.
 � Ostensivos ou ordinários: documentos que podem ser consultados por qualquer indivíduo, 
sendo que sua liberação não possui o poder de causar danos à entidade.
 � Sigilosos: documentos de acesso restrito, devendo ser tomadas medidas de segurança 
para sua custódia e manuseio.
7) Quanto ao formato
Quanto ao formato, os documentos são definidos através da configuração física em que se 
encontram, podendo estar disponíveis em mídia eletrônica, mapa, livro, folder, peças tridimensionais, 
dentre outros exemplos.
8) Quanto à forma
A classificação quanto à forma se refere ao processo de preparação e transmissão de documentos. 
Exemplos: rascunho, esboço, croqui, layout, minuta, dentre outros.
9) Quanto à técnica de registro
A classificação quanto à técnica de registro faz referência à técnica empregada para registrar infor-
mações, como escrita, gravação, impressão, dentre outros exemplos.
2.4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS
Se antigamente a definição de arquivo era restrita a um compartimento com pilhas de documentos em 
forma física (como é o caso do papel), é possível verificar como esse conceito mudou com o avanço 
da tecnologia. Hoje já se faz muito presente a versão digital dos arquivos,sendo esses armazenados, 
na maioria das vezes, em Hard Discs (HDs). Os HDs possuem formatos internos, quando localizados 
dentro de um computador; ou externos, quando não estão fixos em um computador e, nesse caso, 
auxiliam em razão da mobilidade.
Vejamos agora algumas dicas de organização para documentos digitais.
1) Pasta de arquivos: O primeiro passo para uma boa organização de arquivos digitais é a 
criação de uma pasta central, que servirá como base da organização geral. É muito comum 
que as pessoas a nomeiem com o próprio nome ou iniciais. Exemplo: Fernanda Souza ou 
F.S. A vantagem da utilização de iniciais é a simplicidade gerada através de nomes curtos 
e fácil identificação.
2) Pastas e subpastas: Após a criação da pasta principal, você pode criar subpastas para 
cada tema específico que faça parte do seu trabalho ou dia a dia. Exemplo: Finanças, 
Relatórios, Orçamentos, dentre outros temas.
20Assistente Administrativo
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3) Limite de subpastas: Uma importante questão a ser considerada é tentar limitar a quantidade 
de subpastas criadas, pois, em casos de número excessivo, a localização de cada uma delas 
pode ser dificultada. As subpastas devem ajudar o usuário a criar categorias que facilitem o 
manuseio, e seu excesso pode acabar confundindo o usuário. Portanto, objetividade nesse 
momento é fundamental.
4) Simplicidade e eficiência: É muito importante basear a sua organização em funcionalidade, 
eficiência e praticidade, em todos os três casos, de maneira simplificada. É fundamental 
que você consiga estruturar o conteúdo em sua mente, o que pode se tornar inviável em 
caso de uma organização muito complexa.
5) Backup: Um novo backup é sempre bem-vindo. Assim como os documentos físicos, os 
arquivos digitais também podem sofrer ameaças externas, desde a perda do dispositivo 
em si, como um vírus que pode contaminar os arquivos, até uma queda de energia que 
pode danificar o aparelho utilizado e fazer com que as informações fundamentais sejam 
perdidas. Pensando nisso, é sempre importante realizar backups contínuos das mídias 
salvas em seus equipamentos, e, se possível, realizar também em diferentes mídias, 
aumentando assim sua segurança. É recomendada, também, a realização de cópias de 
segurança semanais. 
6) Organização dos e-mails: E-mails também podem ser considerados um formato de arquivo 
digital. É sempre importante estar atento ao excesso de informação que chega à sua caixa 
de entrada. Uma organização semanal para gerenciamento do excesso de recebimentos é 
recomendada. A maior parte das contas de e-mail disponíveis no mercado permite criação 
de pastas para gerenciamento de diferentes assuntos, o que pode facilitar bastante a 
organização do usuário.
Em relação aos arquivos físicos, existem duas importantes dicas a respeito da segurança dos docu-
mentos armazenados:
 � Digitalização: a primeira dica é a digitalização dos arquivos, permitindo ao usuário possuir 
duas distintas versões do mesmo documento, a física e a digital, aumentando, assim, 
o nível de segurança das informações que devem ser preservadas.
 � Cuidados de manutenção: a segunda dica é permitir que os arquivos físicos sejam abertos e 
arejados pelo menos uma vez a cada três meses, evitando, dessa forma, a sua deterioração.
2.5 PROTOCOLO
Toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção sem improvisos, especialmente 
quanto à administração dos documentos que circulam diariamente. A logística da documentação 
trata-se da correta tramitação dos documentos, desde o recebimento até a expedição. Essa logística 
depende, muitas vezes, da organização do Assistente Administrativo. 
Para executar essas tarefas, em grande parte das organizações existe o setor de Protocolo, que 
realiza atividades de recebimento, classificação e registro, e movimentação, que envolve a expedição 
e a distribuição. Vamos ao estudo de cada uma dessas atividades.
21Assistente Administrativo
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2.5.1 Protocolo de recebimento
Entende-se por protocolo o conjunto de operações que visam ao controle dos documentos que 
tramitam na organização. 
Além disso, em se tratando da entrada de documentos, há um documento que recebe esse nome 
e que formaliza essa entrada. Esse documento pode referir-se tanto aos documentos produzidos 
internamente quanto aos encaminhados à organização por outras empresas. Essa é uma maneira 
de assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos, garantindo, assim, o acesso a 
essas informações. A Figura 4 apresenta um modelo de protocolo de recebimento.
Figura 4 - Modelo de protocolo de recebimento
PROTOCOLO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Data do Recebimento: _____/_____/_____
Documentos Recebidos: 
Nome do responsável pela entrega: 
Contato (e-mail e telefone): 
Recebido por: 
Fonte: Elaborada pelo autor.
2.5.2 Classificação e registro
Uma vez recebidos os documentos, há necessidade de identificação e classificação, de acordo com 
o método de arquivamento adotado pela empresa e, também, levando em consideração os códigos 
existentes na Tabela de Temporalidade vistos anteriormente.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devem ser abertos para 
que essa etapa seja realizada eficazmente. Esporadicamente, a empresa pode receber documentação 
sigilosa. Diante disso, o sigilo das informações deve ser rigoroso, e esse tipo de documento terá acesso 
restrito.
Ao realizar o registro das informações (documentos) recebidos, é possível criar um sistema de 
controle com atribuição de número para acompanhamento. 
22Assistente Administrativo
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2.5.3 Expedição/distribuição
Expedição e distribuição são atividades que consistem em enviar um documento. 
IMPORTANTE
Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra 
organização.
Documentos internos geralmente não são envelopados, apenas identifica-se o setor ou departamento 
a que se destinam. Algumas organizações indicam envelopar alguns documentos internos para 
proteção na guarda. Nesse caso, verifique os procedimentos adotados no local em que trabalhar.
Os documentos externos são envelopados e normalmente seguem, juntamente com recibo, para 
identificação do setor ou departamento a que se destinam. Caso  sejam sigilosos, deverão ser 
classificados com o termo “confidencial” em envelope lacrado, juntamente com o nome do destinatário 
que deverá recebê-lo. Nesse caso, é também necessário que o Assistente Administrativo verifique o 
procedimento adotado pela organização em que trabalha.
CONSIDERAÇÕES DA AULA 2
Nesta aula, estudamos os diferentes tipos de documentos existentes e quais são as suas funções 
mediante os métodos de arquivamento. Estudamos, também, como organizar documentos e os 
critérios existentes para essa organização. 
Considerando o volume de informações que as empresas possuem, localizá-las de maneira ágil 
e precisa é fundamental. Dessa forma, é importante a utilização de critérios preestabelecidos no 
momento de organizar arquivos que poderão ser utilizados no futuro, fazendo com que a rotina do 
trabalho diário se torne mais ágil.
Na Aula 3, estudaremos mais os documentos organizacionais, trazendo exemplos dos documentos 
mais utilizados, a fim de ambientar você ao cotidiano de um Assistente Administrativo.
ATENÇÃO
Agora, realize a atividade avaliativa que foi formulada com base nos indicadores:
Organiza documentos físicos e digitais de acordo com as técnicas de arquivamento e 
protocolo, mantendo integridade e sigilo.
Controla o fluxo de documentos físicos e digitais, com eficiência, de acordo com as 
técnicas de arquivamento e protocolo, mantendo integridade e sigilo.
Para realizar esta atividade avaliativa, acesse a Sala Virtual deste curso e clique na 
Atividade Avaliativa 3 no painel esquerdo.
Agora você está convidado a participar da Aula 3 desta Unidade Curricular.
23Assistente Administrativo
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https://support.microsoft.com/pt-br/office/adicionar-e-formatar-texto-2e76a31b-a6d6-4b4e-95c2-fb780e3ac8d3?wt.mc_id=fsn_word_format_text#
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https://support.microsoft.com/pt-br/office/verificar-gram%C3%A1tica-ortografia-e-mais-no-word-0f43bf32-ccde-40c5-b16a-c6a282c0d251
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https://support.microsoft.com/pt-br/office/word-para-novos-usu%C3%A1rios-cace0fd8-eed9-4aa2-b3c6-07d39895886c#
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	AULA 2 - MÉTODOS E TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO E PROTOCOLO
	CONTEXTUALIZANDO
	2.1 ARQUIVO
	2.1.1 Tipos de arquivo
	2.1.2 Tabela de temporalidade
	2.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
	2.2.1 Método alfabético
	2.2.2 Método numérico simples
	2.2.3 Método ideográfico
	2.2.4 Método geográfico
	2.3 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
	2.4 ARQUIVOS ELETRÔNICOS X ARQUIVOS FÍSICOS
	2.5 PROTOCOLO
	2.5.1 Protocolo de recebimento
	2.5.2 Classificação e registro
	2.5.3 Expedição/distribuição
	CONSIDERAÇÕES DA AULA 2
	REFERÊNCIAS