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ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO E SERVIÇOS AULA 2 Profª Mary Silva 2 CONVERSA INICIAL Nesta aula vamos estudar os principais conceitos relacionados à administração da produção e administração de operações. Veremos, por exemplo, que a administração de serviços é também denominada de administração de operações; estudaremos a diferença entre serviços e produtos físicos, bem como entre administração da produção e administração de operações; estudaremos também a relação entre serviços e produtos físicos na administração de operações, ou seja, quais são seus limites e como isso é trabalhado em um pacote de valor. Analisaremos as três diferenças fundamentais entre bens e serviços: produção e consumo simultâneos, necessidade da participação do cliente e intangibilidade. Também vamos conhecer os tipos diferenciados de produção, ou melhor, as classificações para identificar diferentes perfis, considerando os aspectos relacionados ao volume de produção, aspectos no âmbito das decisões, bem como as classificações em função do fluxo e por tipo de atendimento e, complementando, estudaremos a classificação por tipo de serviços. Na sequência, veremos o conceito de serviço, que não pode ser confundido com definição nem conceituação do termo serviço, pois conceito de serviço é um termo que designa como a empresa deseja que seus serviços sejam percebidos pelas pessoas, sejam elas clientes internos, clientes externos ou consumidores. Dentro dessa análise encontraremos o serviço imaginado, as confusões mais comuns sobre o termo conceito de serviço e a relação entre conceito de serviço e comunicação. Finalizando nossa aula, vamos analisar o sistema de produção e os objetivos da produção, momento em que devemos esclarecer a diferença entre eficiência e eficácia e conhecer dois aspectos importantes para melhorarmos a eficiência, que são a racionalização e a produtividade. O principal objetivo desta aula é ampliar o conhecimento sobre conceitos fundamentais da disciplina entendendo a importância de utilizá-los no ambiente organizacional. Desse modo, esta aula tem como objetivos específicos orientar os estudantes da disciplina para que tenham condições de: Compreender a teoria e definições de termos técnicos utilizados em administração da produção e serviços Entender diferentes tipos de produção e de serviços 3 Buscar, na prática, aplicar métodos para alcance da eficiência e eficácia TEMA 1 – CONCEITUAÇÃO BÁSICA 1.1 Conceitos principais Para entendermos os conceitos relacionados à administração da produção e serviços, primeiramente, é importante deixar claro o que significa o termo gestão. Chiavenato (2014, p. 13) explica: Gerir uma empresa significa reunir e juntar todos os recursos necessários e as competências adequadas para seu funcionamento e dar-lhes a integração necessária e a direção focada em resultados para alcançar a plena utilização do conjunto deles. [...] é um processo de integrar recursos e competências no sentido de obter a sinergia suficiente para agregar valor ao negócio e oferecer ao cliente aquilo que ele realmente deseja e necessita com o máximo proveito e com o mínimo custo. Com essa explicação, Chiavenato (2014) quer dizer que gestão corresponde a fazer mais com menos, o que, por sua vez, é o conceito de produtividade. A gestão existe dentro de um ambiente organizacional para que seja realizada a produção de bens e de serviços, que, a partir de agora, vamos chamar de operações de serviços. A gestão é um processo integrado dentro da administração, totalmente dependente de pessoas para sua efetivação. Na indústria (ramo primário ou secundário), a atividade produtiva é comumente denominada produção. Nas organizações prestadoras de serviços (ramo terciário), a atividade produtiva é denominada operações. “A gestão de produção (GP) trata exatamente da atividade produtiva tanto em indústrias como no ramo terciário” (Chiavenato, 2014, p. 14). Nesse cenário, a gestão da produção faz uso dos recursos físicos e materiais da organização, tais como instalações, máquinas e equipamentos, materiais, prédios/edifícios e também a tecnologia necessária para que todos esses recursos tangíveis sejam “integrados em uma atividade conjunta e coordenada” (Chiavenato, 2014, p.14). No entanto são as pessoas que farão uso de todos os recursos organizacionais, independente se na indústria ou em operações de serviços. São as competências pessoais dos colaboradores que farão a diferença na utilização dos recursos, buscando a eficiência e a eficácia. 4 Conforme define Chiavenato (2014, p. 17), “produção significa transformação de insumos em produtos ou serviços”. Para isso, fazem-se necessárias diversas atividades integradas “que proporcionam a conversão de um bem tangível em um outro que tenha uma utilidade maior ou mais específica”. Já no caso das operações (serviços), são utilizados os recursos e competências das pessoas para realizar serviços de alta qualidade. Nos dois casos, operações e produção, para obter resultados excelentes, necessitamos de recursos e competências. Chiavenato (2014, p. 17) explica que gestão da produção “é a área que utiliza os recursos físicos e materiais da empresa, que realizam o processo produtivo por meio de competências essenciais”. Assim, a gestão da produção se encarrega de executar tanto as operações quanto a produção da organização. “É por ela que a empresa extrai as matérias-primas, transforma-as para produzir o produto acabado ou prestar serviços especializados ao mercado”. Johnston e Clark (2002, p. 23) utilizam o termo administração das operações de serviços, que conceituam da seguinte forma: A administração de operações de serviços é uma atividade que diz respeito a que serviço prestamos e como ele é fornecido a nossos clientes. Envolve entender as necessidades de nossos clientes, gerenciar os processos de prestação dos serviços, assegurar que nossos objetivos sejam atendidos e, ao mesmo tempo, também prestar atenção à melhoria contínua de nossos serviços. Desse modo, a administração de operações é uma função organizacional central e crítica para o sucesso organizacional. É muito comum ficarmos confusos na hora de usar os termos gestão e administração. Gestão não é exatamente sinônimo de administração. Gestão está relacionada a incentivar as pessoas a participarem das decisões, estimular o crescimento e desenvolvimento dos colaboradores, estimular a autonomia. Gestão visa atingir os objetivos da organização eficazmente, valorizando as habilidades e conhecimentos daqueles que atuam para a consecução desses objetivos. Gestor é aquele que mantém a sinergia do grupo otimizando os recursos e estruturas que a organização dispõe. Administração, por sua vez, envolve aspectos mais técnicos, como planejamento, direção, organização e controle. A administração é mais voltada à racionalidade e deve direcionar a empresa, atingir seus objetivos e metas, otimizar a utilização de todos os recursos focando nos resultados. Como atualmente não podemos pensar de modo apenas técnico e racional, mas também considerar os aspectos sociais e psicológicos de todos os que compõem 5 o ambiente de trabalho, utilizamos com mais frequência o termo gestão. É importante ressaltar que hoje as empresas esperam que um profissional seja capaz de ser ao mesmo tempo gestor e administrador, da mesma forma que esperam que ele seja eficiente e eficaz. O termo serviço é definido por diferentes autores de formas diferenciadas e ao mesmo tempo complementares, conforme apresentado por Fitzsimmons e Fitzsimmons (2005, p. 30): Serviços são atos, processos e o desempenho de ações (Zeithaml e Bitner). Serviço é uma atividade ou uma série de atividades de natureza mais ou menos intangível que normalmente, mas não necessariamente, ocorre em interaçõesentre consumidores e empregados de serviços e/ou recursos físicos ou bens e/ou sistemas do fornecedor do serviço, que são oferecidos como soluções para os problemas do consumidor (Gronroos). Um serviço é uma experiência perecível, intangível, desenvolvida para um consumidor que desempenha o papel de co- produtor (Fitzsimmons). Podemos entender, então, que o termo serviço corresponde a uma ou mais ações realizadas por um profissional, grupo de profissionais ou organização no sentido de atender a necessidades ou desejos específicos de cada cliente e geralmente tem como resultado uma experiência e um produto intangível, podendo ser acrescido de bens tangíveis para sua realização plena. Mais à frente nesta aula falaremos sobre tangibilidade e intangibilidade. Johnston e Clark (2002, p. 24) explicam que a administração de operações abrange a administração dos processos, recursos e pessoas no sentido de fornecer serviços e bens “exigidos em um nível especificado de qualidade, da maneira mais eficiente em custo”. O administrador de operações é responsável por desempenhar três tarefas em conjunto, conforme mostra a Figura 1: 6 Figura 1 – Tarefas de operações Fonte: Johnston e Clark, 2002, p. 24. Essas três tarefas básicas e fundamentais do administrador de operações estão apresentadas na Tabela 1. Tabela 1 – Tarefas de operações Desenvolvimento de estratégia de operações Desenvolver estratégias de operações para o futuro, visando assegurar que a empresa possua processos, pessoas com habilidades e sistemas de controle apropriados para manter a competitividade. Melhora na Operação Aplicar métodos para melhoria contínua nos processos, motivando as pessoas no sentido de executarem as operações com mais eficácia, aumentando a qualidade do serviço e a produtividade. Gerenciamento das operações diárias Gerenciar as operações diárias para atingir as metas de desempenho exigidos, balanceando a entrega e a qualidade do serviço e a produtividade dos recursos. Fonte: Johnston e Clark, 2002, p. 24-25. O que está demonstrado na Figura 1 e na Tabela 1 sobre as tarefas da administração de operações é que, a longo prazo, devemos estabelecer as estratégias; simultaneamente, a médio prazo, buscar meios de melhoria nos processos; e, no curto prazo, ou diariamente, gerenciar as operações rotineiras. TEMA 2 – SERVIÇOS E PRODUTOS FÍSICOS Com o nascimento das primeiras grandes indústrias, período que vai do final do século XVIII ao início do século XIX, surgiu a administração de operações Desenvolvimento de estratégia de operações Melhora na Operação Gerenciamento das operações diárias Longo prazo Curto prazo 7 para dar respaldo às operações de produção industrial. Originalmente, naquela época, a administração de operações existia em função da manufatura e também como suporte e extensão da produção em massa, para aumentar a sua eficiência. A partir da década de 1960, o cenário já estava bem diferente. Veio a terceirização, por isso o setor de serviços é chamado de setor terciário. Corrêa e Caon (2002, p. 49-50) comentam que “se grande parte do produto nacional bruto dos países passou a ser devida à geração de riqueza ligada aos serviços, fazia sentido que algum esforço fosse feito para que sistematizassem formas de gestão mais eficientes e eficazes para as operações que geram serviços”. Com base na área de conhecimento da administração da produção industrial, foram feitos estudos e adaptações para a nova área chamada administração de operações ou administração de serviços. Essas duas áreas possuem diversas diferenças e diversas semelhanças. Corrêa e Caon (2002) deixam claro que a economia de um país necessita do setor terciário (ou de serviços) para crescer e destacam algumas similaridades e algumas diferenças entre operações de produção (fabris) e operações de serviço, conforme apresentamos nas Tabelas 2 e 3. Tabela 2 – Similaridades entre administração da produção e administração de operações Atividades comuns em produção e em operações Exemplo em administração de operações de serviços Gestão de estoques Hospital: deve possuir estoques de medicamentos, sem os quais não terá meios de prestar serviços. Gestão da capacidade produtiva Linha aérea: realiza grandes investimentos em capital para ter capacidade produtiva, lidando com uma demanda cíclica que na alta temporada tem muita procura e na baixa temporada pouca procura. Gestão de filas e fluxos Parque temático: precisa ter meios para gerenciar os fluxos de clientes. Gestão de qualidade McDonald’s: o gestor de operações tem que estar atento com a prestação de serviços no mundo inteiro em conformidade com as especificações. Fonte: Corrêa e Caon, 2002, p. 50. 8 Tabela 3 – Diferenças entre administração da produção e administração de operações Atividades Administração de produção Administração de operações Estoques Pode estocar e transportar produtos acabados. Exemplo: qualquer fábrica pode ter o estoque do tamanho que lhe for conveniente. Impossível estocar serviço. Exemplo: no hospital não há como estocar atendimentos de emergência e enviá-los para o exterior. Capacidade produtiva Não precisa ter capacidade diferenciada em momentos de alta ou baixa demanda. Exemplo: o fabricante de panetones começa a produzir em setembro e mantém um ritmo mais ou menos constante de produção para acumular um estoque que será vendido no Natal. Precisa ter capacidade muito próxima da demanda em cada momento. Exemplo: a companhia aérea não tem como acumular assentos transportados durante toda a baixa estação para atender ao pico de demanda da alta estação. Filas e fluxos São predominantemente de produtos acabados. Produtos são inertes. São frequentemente de clientes, muitas vezes, pessoas. Pessoas têm aspectos psicológicos a serem considerados. Gestão de qualidade Qualidade é avaliada de acordo com as especificações de qualidade do produto. A qualidade percebida pelo cliente está relacionada à sua “experiência” do serviço, difícil de mensurar. Mesmo questões objetivas como tempo de atendimento, muitas vezes têm que ser tratadas com cuidado, pois os mesmos cinco minutos para uma pessoa podem parecer uma eternidade e, para outra (ou para a mesma em outra situação) podem parecer um tempo curto. Fonte: Corrêa e Caon, 2002, p. 50-51. Podemos então verificar que existem diferenças e semelhanças entre alguns aspectos comuns em administração da produção e administração de operações. O importante é saber distinguir quando e em que ocasião essas diferenças e semelhanças acontecem, pois um único aspecto que pode ser recorrente nas duas deve ser analisado de forma diferenciada. Por exemplo, a 9 gestão de estoques em um hospital: não é possível estocar o atendimento, o serviço prestado, mas é possível e imprescindível estocar os medicamentos que serão utilizados. 2.1 Divisão entre serviços e produtos físicos na administração de operações Corrêa e Caon (2002, p. 51) argumentam que, no ambiente competitivo atual e que tende a se acirrar no futuro, as empresas buscam ofertar para seus clientes um pacote de valor, o qual inclui, em parte, puramente serviços e, em parte, bens físicos. Por exemplo: Uma empresa aérea oferece predominantemente valor relacionado a transporte, mas no pacote de valor oferece também uma revista, refeições e possivelmente outros bens físicos. Uma concessionária de veículos oferece o serviço de diagnóstico e instalação, mas vende também as peças sobressalentes necessárias, que são bens físicos. Nota-se que a parcela do valor oferecido referente aos bens físicos e aos serviços varia conforme o negócio analisado. Observe a Figura 2: Figura 2 – Pacotes de valor aocliente variam na proporção entre produtos físicos e serviços Fonte: Corrêa e Caon, 2002, p. 52. A maior parte das empresas oferece um pacote de valor em que estão inclusos produtos físicos e serviços. Assim, o administrador de operações não 10 pode deixar de lado o gerenciamento das operações de serviços nem da produção do bem que integram esse pacote. Segundo Corrêa e Caon (2002, p. 51), havia, tradicionalmente, três diferenças fundamentais entre bens e serviços: Serviços teriam de ser produzidos e consumidos simultaneamente e produtos não; Serviços precisariam da presença do cliente para serem produzidos e produtos não; Serviços seriam intangíveis e produtos seriam tangíveis. No entanto, na realidade essa questão é um pouco mais complexa, conforme observaremos ao analisar, na sequência, cada uma das diferenças acima. 2.2 Produção e consumo simultâneos Segundo a visão tradicional, a produção e o consumo simultâneos dos serviços ocorrem porque somente bens físicos podem ser estocados, serviços não. Nesse caso, se a empresa for um restaurante, que, conforme mostrado na Figura 2, oferece parte serviços e parte bens de consumo, o gestor terá que trabalhar estratégias específicas para conciliar a capacidade de produção com a demanda para não acumular desperdícios e prejuízo. Ainda há a questão da gestão da qualidade, que, conforme explicam Corrêa e Caon (2002, p. 56), devido aos bens de consumo serem primeiro produzidos e só depois consumidos, é possível ter maior controle de qualidade sobre o produto final, porque há tempo para fazer isso (mesmo que curto). Mas havendo simultaneidade na produção e no consumo, “a única alternativa que resta é o controle de qualidade do processo”, por exemplo, um supervisor de call center não tem como “analisar a resposta dada por um atendente antes de esta atingir o cliente, pois isso ocorre de forma simultânea à sua geração” (Corrêa; Caon, 2002, p. 56). A Figura 3 demonstra bem essa questão: 11 Figura 3 – Implicações para a lógica de controle de qualidade da simultaneidade produção-consumo Fonte: Corrêa e Caon, 2002, p. 57 2.3 Necessidade da participação do cliente Na visão tradicional, argumentava-se que, sem a presença física do cliente no momento da prestação de serviço, este não poderia ocorrer, em oposição à produção de bens, que acontece sem a presença do consumidor. No entanto, hoje aumentaram as ofertas de serviços que são prestados remotamente, pela internet, por telefone, por aplicativos em celular, de modo que, claramente, não é mais necessária a presença do cliente em diversos tipos de serviços. Ainda existe grande diversidade de serviços que não podem ser realizados sem a presença do cliente, por exemplo, salão de beleza, médico etc. É preciso observar que, mesmo que o cliente não esteja presente, o serviço só vai ser realizado se ele estabelecer algum tipo de comunicação direta com o prestador de serviços. Já no caso de bens físicos, não há nenhuma necessidade de comunicação com o fabricante para se utilizar um bem físico, 12 por exemplo, um computador que usamos por muito tempo sem nunca ter tido nenhum contato com o fabricante. Segundo Corrêa e Caon (2002, p. 58), “quanto maior a intensidade do contato com o processo, mais o cliente vai usar o processo (além do produto) em sua avaliação de valor do pacote a ele oferecido”. Nesse caso, também é tarefa do gestor de operações planejar estratégias e ações para que o serviço, tanto presencial como remoto, seja percebido pelo cliente como sendo de qualidade. 2.4 Intangibilidade Tangível é tudo o que podemos pegar, tocar, por exemplo, um grampeador, uma bola, um par de sapatos, etc. Intangível é tudo que não podemos pegar ou tocar, mas podemos usufruir, por exemplo, uma viagem, uma consulta médica, o serviço de manutenção do carro, etc. Os serviços, devido à sua intangibilidade, são difíceis de serem avaliados. É possível realizar medições como tempo de duração, mas até o gestor de operações pode ter essa dificuldade. Também há serviços bem fáceis de serem avaliados, por exemplo, o carro que acabou de sair do lavacar, verificando se está de acordo com os padrões requeridos de limpeza. TEMA 3 – TIPOS DE PRODUÇÃO Existem tipos diferenciados de produção, ou melhor, classificações para identificar diferentes perfis. Segundo Paranhos (2012, p. 67), “os tipos de produção são classificados de acordo com a tecnologia empregada, assim, podemos ter para um mesmo produto formas diferentes de fabricá-lo”. Por exemplo, um fabricante de sapatos sob medida irá operar de modo diferente de um fabricante de sapatos de grande quantidade que possui uma tecnologia de produção em série. Primeiro vamos ver os aspectos relacionados ao volume de produção, que podem ser: baixo volume de produção, grande volume de produção e produção contínua. Conforme explica Paranhos (2012), estas são condições primárias para que possamos definir o tipo de produção: 13 Baixo volume de produção – característico de organizações simples e processos simples, com pouca padronização. Exemplo: produção de vestidos de noiva sob encomenda. Grande volume de produção – ocorre em organizações mais complexas, onde o nível de padronização, tanto de processos quanto de produtos, é alto, além de exigir máquinas especiais que viabilizem economicamente uma alta produção. Exemplo: produção de motocicletas. Produção contínua – também funciona com grandes volumes de produção, porque o sistema é de fluxo contínuo e sem interrupção. Neste caso, nenhuma ou muito pouca variedade será possível, pois trata-se de uma fábrica projetada para fornecer um único tipo de produto, que, em caso de alteração, a fábrica tem que ser alterada. Exemplo: produção de detergente. Outro aspecto a ser considerado, segundo Paranhos (2012, p. 68), está no âmbito das decisões, ou seja, decisões que devem ser tomadas em relação à fabricação do produto e que impactam diretamente no tipo de produção. São as decisões em relação ao projeto do produto, decisões em relação ao volume e decisões em relação à tecnologia de manufatura: Projeto do produto – características do produto, projeto de fabricação, composição, tolerâncias de fabricação, normas regulamentadoras para a fabricação e variedade. Volume – quantidade que será produzida por dia, por mês, por hora; Tecnologia de manufatura – como será o processo de fabricação, quais as tecnologias necessárias, quais máquinas e equipamentos serão utilizados. Tendo essas informações, poderemos projetar a fábrica, bem como seus processos produtivos. Lélis (2014, p. 6-7) explica dois tipos de classificação: “classificação em função do fluxo do produto” e “classificação por tipo de atendimento”. Em função do fluxo do produto, os sistemas produtivos estão agrupados em três categorias: sistemas de produção contínua ou de fluxo em linha, sistema de produção intermitente ou em lotes (batch) e sistema de produção para grandes projetos. Vejamos cada uma delas: 14 Sistemas de produção contínua ou de fluxo em linha – são sistemas que seguem cada uma das etapas de produção. Os produtos e os processos são padronizados numa sequência linear. O produto vai passando pelos postos de trabalho de forma ordenada, obedecendo a um roteiro de fabricação. Os sistemas de fluxo de linha podem estar subdivididos em dois tipos: produção em massa (produção em linha), por exemplo, a linha de montagem de computadores ou de veículos; produção contínua, que é utilizada por indústrias com alto nível de automação e elevado grau de padronização de processos e produtos, sendo impossível ou muito difícil produzir algo diferenciado, como ocorre nas fábricas de papel e na produção de energia elétrica. Sistema de produção intermitente ou em lotes (batch) – a produçãoé realizada em lotes (ou batch). Ao terminar de produzir um lote de determinado produto, outro produto entra para ser produzido no lugar do anterior. Por exemplo, em uma fábrica de roupas, um determinado tipo de roupa passa pelo corte, depois pela costura, ao final pelo acabamento e embalagem. Nesse caso, equipamentos, máquinas e habilidades das pessoas são agrupados por setor. A matéria-prima necessária é transferida em lotes para cada setor e segue passando todas as etapas da produção. Em cada um dos ciclos de operação é fabricado um produto ou parte dele. Sempre, ao finalizar uma peça, o tempo de operação se repete, seguindo assim, sucessivamente. Sistema de produção para grandes projetos – trata-se de um projeto que possui um serviço ou um produto com características exclusivas, pouca ou nenhuma representatividade, baixo volume de demanda e de difícil gerenciamento do planejamento e do controle, se considerado com os outros tipos de produção. Um exemplo são os diferentes projetos de construção civil. Na classificação por tipo de atendimento ao consumidor, temos dois tipos: push e pull. Produção empurrada (push) – é direcionada para o mercado ou para o estoque. No planejamento é definido o volume de produção. É realizada uma previsão da demanda de vendas vinculada ao controle da produção, 15 resultando em alto risco de ficar com estoques elevados, o que implica dinheiro parado e, em alguns casos, possibilidade de o produto estragar. Produção puxada pelo cliente (pull) – é voltada para encomendas. Só se produz quando o pedido do cliente é confirmado. O produto já tem seu destino certo antes de entrar no processo de produção. Concluímos que as classificações e tipos de produção se diferenciam de acordo com perfis e aspectos diversos, inclusive no que diz respeito à forma de atendimento ao consumidor. Cabe ao gestor ser capaz de identificar os tipos referentes à sua produção. Isso é importante para embasar os planos e estratégias que precisam ser elaboradas e executadas. 3.1 Classificação por tipo de serviços Corrêa e Caon (2002, p. 70) diferenciam os tipos de serviços de acordo com as seguintes variáveis: Nível de personalização (customização) – modo como a organização modifica seu pacote de serviços visando “adequar-se mais precisamente às particulares necessidades e desejos de clientes individuais”; Intensidade de contato – varia de acordo com a riqueza e o volume de informações que o prestador do serviço e o cliente trocam durante o processo de atendimento. No caso, é determinante o fluxo de informações do cliente para o prestador de serviços e do prestador para o cliente. Ênfase em pessoas ou equipamentos – os serviços são menos eficientes quanto mais dependentes de pessoas. Quanto maior a utilização de equipamentos e tecnologia na prestação de serviços, maior a economia e escala. Atividades de back ou front office – back office é o conjunto de todas as partes do sistema de informação da empresa a que o cliente ou usuário não tem acesso. São processos internos como logística, RH, contabilidade. Front office ou front line é a linha de frente, a parte que tem contato direto com os clientes, tais como atendimento ao cliente e pós- venda. “Quanto mais ênfase em atividades de back office em detrimento de atividades de front office, mais a operação pode beneficiar-se do maior nível de padronização, controle e previsibilidade” (Corrêa; Caon, 2002, p. 70) representadas por tais atividades. 16 De acordo com Corrêa e Caon (2002, p. 72-74), independente do setor de serviços (por exemplo, setor de saúde, finanças, transporte, hospitalidade, alimentação), há tipos de serviços com características comuns em relação às variáveis apresentadas acima “e que possuem implicações importantes para a forma como suas operações devem ser desenhadas e gerenciadas”. Apresentam os seguintes estágios: serviços de massa, serviços profissionais, serviços de massa customizados, serviços profissionais de massa e loja de serviços. Vejamos cada um deles: Serviços de massa – grande número de clientes pode ser atendido por dia por unidade, de forma padronizada, em que a empresa tem ganhos de escala. Por exemplo: transporte coletivo, fornecimento de água, gás e energia elétrica, mercado de entretenimento (shows, estádios de futebol), serviços financeiros (caixas eletrônicos, internet banking). Os serviços possuem padronização para todos os clientes ou usuários, o que é impossível de ser customizado. Serviços profissionais – estes são totalmente customizados, o atendimento é personalizado, o pacote de serviços é de acordo com os desejos e as necessidades particulares de cada cliente, por isso só é possível “atender a um número limitado de clientes por dia”. Por exemplo: serviços médicos e odontológicos, cirurgias especializadas, serviços de beleza e estética, serviços jurídicos e até mesmo hotéis altamente sofisticados. Serviços de massa customizados – são serviços aparentemente semelhantes aos serviços de massa, mas a diferença está no uso de tecnologias de informação que proporcionam ao cliente uma sensação de serviço customizado. Por exemplo, uma loja virtual que, após o cliente se cadastrar e fazer seu login, entra em sua área pessoal, recebe uma saudação com seu nome do tipo “Olá, Fulano!”, além de oferecer produtos baseados nos seus interesses pessoais. Serviços profissionais de massa – embora fornecendo algum tipo de serviço que, por sua natureza requer personalização, os serviços profissionais de massa procuram aumentar seus ganhos de escala, atendendo um número maior de clientes em cada unidade de operação por dia. Corrêa e Caon (2002, p. 74) citam o exemplo do hospital canadense Shouldice Hospital, que, “altamente especializado no 17 tratamento de hérnias inguinais (e só!) para pacientes de quadro geral saudável. Controlando o insumo ‘pacientes’ (um tipo só de problema e boa saúde geral)”, consegue reduzir extraordinariamente a variabilidade de suas operações e, desse modo, consegue padronizá-las e atingir índices altíssimos de produtividade. Loja de serviços – é o caso da maior parte das operações de serviço. Operam com um volume intermediário de clientes por dia por unidade. Segundo Corrêa e Caon (2002, p. 74), “estão a meio caminho quanto às variáveis customização, front office versus back office, ênfase nas pessoas versus equipamentos e intensidade de contato”. Por exemplo, hotéis, restaurantes, lojas de varejo, hospitais, laboratórios de análises clínicas, entre outros. Trata-se de uma classificação múltipla porque permite mesclar as variáveis vistas no início desta seção. Em varejo, por exemplo, existem supermercados comuns e outros mais sofisticados. Ambos são lojas de serviço, porém não podem ser gerenciados da mesma forma. Por isso, há a necessidade de o gestor identificar os modelos de gestão mais adequados para cada especificidade. TEMA 4 – CONCEITO DE SERVIÇO Nesse momento vamos falar de conceito de serviço, que não pode ser confundido com definição nem conceituação do termo serviço, pois a definição já foi vista anteriormente. Conceito de serviço é um termo que designa como a empresa deseja que seus serviços sejam percebidos pelas pessoas, sejam elas clientes internos, clientes externos ou consumidores. Johnston e Clark (2002, p. 55) definem conceito de serviço como sendo o modo como “a organização gostaria de ter seus serviços percebidos por seus clientes, funcionários, acionistas e financiadores [...]. O conceito de serviço é a proposição do negócio”. Do ponto de vista do cliente, “é o modo pelo qual o cliente percebe os serviços da organização”. Enquanto isso, as empresas prestadoras de serviços têm dificuldades para entender como os clientes percebem seus serviços. Geralmente, a definição dada para “conceito de serviço”envolve o produto do serviço, o resultado, a experiência, o “pacote de benefícios para o cliente”, tudo o que acrescenta valor e benefícios ao cliente. No entanto, a percepção do cliente em relação é complexa por integrar muitos fatores. 18 4.1 Serviço imaginado Johnston e Clark (2002, p. 57-58) afirmam que “quando os clientes estão comprando um serviço, não estão simplesmente comprando componentes miscelâneos. Estão comprando algo maior e também menos tangível”: como uma experiência mágica num renomado parque de diversões, uma experiência segura e confortável, talvez romântica (se for o caso) em um hotel. No entanto, elementos contidos nos passeios, a comida e as instalações já são esperados pelos clientes e é obrigação que a operação os entregue. Isso é tão delicado que Johnston e Clark (2002, p. 58) citam o Concise Oxford Dictionary, que define conceito como “uma figura mental de um grupo ou classe de objetos formada pela combinação de todos os seus aspectos”. Assim, o conceito de serviço vai além dos elementos do produto do serviço; “é a figura mental formada por clientes, funcionários e acionistas sobre o serviço fornecido pela organização. É o ‘serviço imaginado’” (Johnston e Clark, 2002, p. 58). Segundo Johnston e Clark (2002, p. 58), os termos serviço imaginado e organização imaginada expressam “a ideia de que os funcionários podem ter figuras mentais e suposições muito diferentes sobre o real propósito de sua organização”, podendo ser ainda muito diferente “da versão desenhada para o consumo público!”. Nas organizações de serviços, é comum que haja suposições ou serviços imaginados totalmente diferentes do que é proposto ou experimentado. 4.2 Confusões sobre o termo conceito de serviço O conceito de serviço está relacionado ao presente; ao que a empresa faz e o que seus clientes pensam que ela faz hoje. O conceito de serviço inclui detalhes do momento de sua realização: como será realizado, quais os resultados e como será a experiência. Johnston e Clark (2002, p. 58) dizem que, para entender o que é conceito de serviço, é preciso saber o que ele não é. Vejamos que não é conceito de serviço: Visão ou missão Filosofia da empresa Ideia ou visão inicial do serviço 19 4.3 Conceito de serviço e comunicação Segundo Johnston e Clark (2002, p. 59), uma forma de ter controle sobre seu conceito de serviço é torná-lo conhecido, comunicá-lo. Pode ter o formato de uma declaração explícita feita pela própria organização ou pode ser deduzido a partir “da informação de marketing, seja de marketing direto ou indireto, mediante a experiência e a comunicação boca a boca”. Johnston e Clark (2002, p. 59) apontam para quatro elementos-chave que precisam estar contidos em uma declaração do conceito de serviço: • Experiência do serviço: experiência direta do processo de serviço pelo cliente; diz respeito à forma como o fornecedor do serviço lida com o cliente; • Resultado do serviço: o que o cliente recebe; • Operação de serviço: o modo como o serviço será entregue; • Valor do serviço: o benefício que os clientes percebem estar coerente com a ponderação do serviço em relação a seu custo. São esses quatro elementos a base para o conceito de serviço e nenhum deles deve ser negligenciado. Portanto, vamos enfatizar que todo o serviço deve ser planejado tendo em vista esses elementos. TEMA 5 – SISTEMA E OBJETIVOS DE PRODUÇÃO Segundo Lélis (2014, p. 13), “tudo que envolve o relacionamento entre atividades e operações pode ser resumido em três palavras: sistema de produção”. Isso significa que “o sistema de produção é para a fábrica o que os órgãos e o sangue são para o organismo”. O sistema de produção é composto por elementos interligados, indissociáveis e complementares: Insumos – matéria-prima, mão de obra, investimentos, máquinas, instalações, conhecimento técnico. Processo de criação ou conversão – processo de transformação dos insumos em produto ou serviço. No caso das fábricas, durante o processo de conversão, as matérias-primas sofrem alteração em sua composição e forma para dar origem ao produto acabado. Na área de serviços, os conhecimentos técnicos e a tecnologia são mais relevantes para o fornecimento dos serviços. Produtos ou serviços – o que de fato será entregue ao consumidor. 20 Subsistema de controle – conjunto de todas as atividades necessárias para assegurar que as programações sejam realizadas, os padrões cumpridos e o dinheiro utilizado corretamente, além de que a qualidade esteja dentro das especificações. A Figura 4 mostra o sistema de produção. Figura 4 – Elementos do sistema de produção e operações Fonte: Moreira, 2008, p. 8. Não há como excluir um desses elementos. Na falta de apenas um deles, não haverá produção de bens nem operações de serviço. No caso do subsistema de controle, poderia até ser excluído, mas com certeza seria danoso à organização, visto que controle é uma função básica para que as atividades sejam realizadas dentro de padrões necessários. Lélis (2014, p. 14) explica que o sistema de produção “é influenciado tanto por interferências de dentro quanto de fora da empresa”, o que chamamos de ambiente interno e ambiente externo. No ambiente interno, estão as outras áreas ou setores como recursos humanos, financeiro, marketing, logística, etc. No ambiente externo, há quatro variáveis que “afetam o sistema de produção: a situação da economia do país, as regulamentações do governo, a competição com a concorrência e as tecnologias sempre mudando”. 5.1 Objetivos da administração de produção e serviços Chiavenato (2014, p. 18) argumenta que a gestão de produção “não funciona ao acaso. Ela precisa ser planejada para atender a dois objetivos simultaneamente: alcançar eficiência e eficácia no processo produtivo”. Portanto, eficiência e eficácia são os objetivos cujos conceitos precisam ficar bem claros para os gestores. Vejamos o que significam esses termos; 21 Eficiência – consiste em utilizar adequadamente todos os recursos da organização. Abrange, inclusive, a eficiência com os meios (procedimentos, normas, métodos, processos, programas, etc.). Significa, basicamente, fazer tudo de modo correto. Eficiência é fazer o melhor. Produzir com eficiência é fazer uso de métodos e procedimentos adequados à atividade, executar as tarefas corretamente, aplicar da melhor forma possível os recursos disponíveis. Eficácia – refere-se ao atingimento dos objetivos, tem a ver com os fins. Significa praticar o que é importante e relevante em busca de resultados. Produzir com eficácia é executar tarefas que são importantes para a empresa. A Tabela 4 mostra uma comparação entre eficiência e eficácia. Tabela 4 – Eficiência e eficácia Eficiência Eficácia Relacionada com os meios Relacionada com os fins Relacionada com métodos e procedimentos Relacionada com resultados a alcançar Busca a melhor aplicação dos recursos Busca o melhor alcance dos objetivos Busca a execução correta da tarefa Busca a tarefa mais importante para o resultado Exemplos de eficiência: Resolver problemas Fazer corretamente as coisas Jogar futebol com arte Exemplos de eficácia: Atingir as metas Conquistar resultados Marcar gols e ganhar a partida Fonte: Chiavenato, 2014, p. 18. Os dois objetivos (eficiência e eficácia) têm que ser alcançados pela administração de produção e serviços ao mesmo tempo, têm que ser inseparáveis, pois juntos equivalem à excelência. Mas Chiavenato (2014, p. 19) deixa claro que “tudo é muito relativo”. Pode acontecer de, muitas vezes, a produção ser eficiente, porém não alcançar a necessária eficácia. “Isso acontece quando a execução das tarefas é bem feita, mas não chega a atingir as metas de produção desejadas pela empresa. Outras vezes, a produção não é eficiente, mas se tornaeficaz porque se traduz em bons resultados” (Chiavenato, 2014, p. 22 19), como ocorre quando as pessoas fazem suas tarefas de modo precário, mas atingem resultados de acordo com as metas estabelecidas. Chiavenato (2014, p. 19) cita dois aspectos importantes para melhorarmos a eficiência, que são a racionalização e a produtividade: Racionalização – é uma técnica que busca métodos e processos que sejam mais adequados ao trabalho. Por meio da racionalização é possível elaborar um desenho do processo produtivo que seja mais rápido e eficiente, com menos estoques, com custos menores, redução de trabalho etc. Produtividade – é uma consequência da eficiência. Quando a produção é eficiente, consegue níveis mais altos de produtividade. Produtividade vem de um vínculo ótimo entre insumos e resultados, ou seja, entre custos e benefícios, entre os recursos utilizados e o volume de produção obtido. Chiavenato (2014, p. 20) explica que “uma máquina é mais produtiva que outra na medida em que consegue produzir maior quantidade de peças no mesmo período. Um operário é mais produtivo do que outro quando produz mais no mesmo período e utilizando os mesmos recursos de produção”. Aumentar a produtividade consiste em “aumentar a produção sem aumentar o volume de recursos”. Nas próximas aulas, vamos explorar com mais profundidade a questão da produtividade, que não tem como ser atingida sem a racionalização. Veremos também que, dentro desses dois grandes objetivos (eficiência e eficácia), temos um grupo de cinco objetivos de desempenho (ou critérios competitivos). 23 FINALIZANDO Tivemos a oportunidade de conhecer nesta aula os conceitos de gestão da produção, serviços, administração de serviços e operações, gestão e administração, para dar sustentação à nossa disciplina. Vimos também os fatores que podem diferenciar bens e serviços, bem como os aspectos comuns a ambos em determinados contextos. Discorremos sobre a questão tangibilidade (característica de um produto físico) e intangibilidade (característica de um produto abstrato ou serviço), e que essas duas características podem estar juntas em um pacote de valor. Também estudamos tipos diferenciados de produção e as classificações por tipo de serviços. Vimos que conceito de serviço é um termo que designa como a empresa deseja que seus serviços sejam percebidos pelas pessoas, sejam elas clientes internos, clientes externos ou consumidores. Também observamos que o serviço imaginado é uma forma de figura mental criada por cada pessoa, como cliente, funcionários, acionistas, em relação ao serviço prestado pela organização. Além disso, o conceito de serviço precisa ser divulgado para que seja conhecido e incorporado por todos os integrantes da organização. Já ao final da aula, observamos os sistemas de produção, que são compostos por insumos, processo de criação ou conversão, produtos ou serviços e subsistema de controle, sendo eles interligados, indissociáveis e complementares. Verificamos ainda que a administração de produção e de serviços possui dois objetivos, eficiência e eficácia, e que ambos devem caminhar juntos para cumprir com os objetivos organizacionais. 24 REFERÊNCIAS CHIAVENATO, I. Gestão da produção: uma abordagem introdutória. 3. ed. Barueri, SP: Manole, 2014. CORRÊA, H. L.; CAON, M. Gestão de serviços: lucratividade por meio de operações e de satisfação dos clientes. São Paulo: Atlas, 2002. FITZSIMMONS, J. A.; FITZSIMMONS, M. J. Administração de serviços: operações, estratégia e tecnologia da informação. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2005. JOHNSTON, R.; CLARK, G. Administração de operações de serviços. São Paulo: Atlas, 2002. LÉLIS, E. C. (Org.). Gestão da produção. São Paulo: Pearson, 2014. MOREIRA, D. A. Administração da produção e operações. 2. Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2008. PARANHOS, M. Gestão da produção industrial. Curitiba: InterSaberes, 2012.
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