Administração Geral - Mapas Mentais - Aula 13

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Conceitos fundamentais da arquivologia
Terminologia arquivística e procedimentos
Gestão de documentos
TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
ARQUIVOLOGIA Documento (suporte + 
informação): registro de 
uma informação
independentemente da 
natureza do suporte
que a contém
Órgãos de 
documentação
Museus – objetivos de preservação – função cultural didática
Bibliotecas – objetivos culturais – fontes diversas – vários exemplares – classificação predeterminada
Arquivo – objetivos funcionais – significação orgânica – poucos exemplares – classificação específica
Funções
Guardar
Preservar
Dar acesso
A documentos Atenção: um arquivo 
pode ter um valor 
cultural
Disciplina que estuda as 
funções do arquivo e os 
princípios e técnicas
A serem 
observados 
na
Produção
Organização
Guarda
Preservação
Utilização
De arquivos
ARQUIVOConjunto de documentos
Produzidos por qq entidade
Durante suas atividades
Independentemente de suporte Princípios
Finalidade
Facilitar a consulta 
de documentos
Proveniência – organizados por fundos. Respeito às origens
Organicidade – estrutura, funções e atividades
Indivisibilidade – preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição
Unicidade – contextualidade em que os arquivos foram produzidos
Cumulatividade – progressiva e natural, decorrente das funções de um organismo
Respeito à ordem original – arranjo definido pela entidade produtora dos docs
Pertinência – documentos deve ser reclassificados
Reversibilidade – todo procedimento pode ser revertido
Proveniência – territorial (arquivos conservados no território)
- funcional (arquivos devem ser transferidos se transf. de função)IMP
OR
TÂ
NC
IA
Funções 
básicas
Guarda
Conservação
Disponibilidade
TERMINOLOGIAS
Acondicionamento
Operações que visem à 
guarda ordenada de 
documentos
Apensação
Elucidar ou subsidiar a 
matéria tratada
Armazenamento
Guarda de documentos
Arranjo
Organização de documentos de 
acordo com um plano específico
Autuação
Abertura de um processo
Desclassificação
Autoridade competente libera à 
consulta documento anteriormente
sujeito a grau de sigilo
Desentranhamento
Retirada de peças de um 
processo
Desmembramento
Retirada de peças para a 
formação de novos processos
Despacho
Decisão de autoridade
administrativa
TERMINOLOGIAS
Dossiê: Relacionados entre si por assunto que constitui uma unidade de arquivamento.
Item documental: Menor unidade arquivística materialmente divisível. 
Juntada: União de um processo a outro ou de um documento a um processo. 
Processo: Documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial
Protocolo: Recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de 
documentos.
Tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função 
administrativa.
Unidade de arquivamento: Menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um critério preestabelecido.
CIÊNCIAS AUXILIARES DA ARQUIVOLOGIA
Diplomática
Estuda a 
autenticidade
dos 
documentos
Paleografia
Estuda a história e 
a evolução da 
escrita
Heráldica
Estuda os 
brasões e 
emblemas
Genealogia
Estuda a ascendência 
e descendência dos 
indivíduos (árvore 
genealógica)
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Procedimentos 
operacionais e 
técnicos
• Produção
• Tramitação
• Uso
• Avaliação
• Arquivamento
Visando
Eliminação ou 
Recolhimento ao 
arquivo 
permanente
OBJETIVOS DA GETÃO 
DE DOCUMENTOS
Garantir a produção, administração e destinação
dos documentos
Assegurar que a informação esteja disponível
Assegurar a correta eliminação de documentos 
que não possuem valor primário ou secundário
Contribuir para o acesso e preservação dos 
documentos guardados
De forma eficiente, otimizando recursos
No lugar e hora certos, para pessoas 
certas e ao menor custo
Não possuem valor primário ou secundário
Que terão guarda permanente
IMPORTANTE: O Arquivo Nacional cuida dos documentos do PODER EXECUTIVO FEDERAL
CICLO DE VIDA DOS ARQUIVOS
Arquivo corrente
Documentos que estão em tramitação
Consultados frequentemente
Autorização de acesso é necessária
Valor primário
Arquivo intermediário
Documentos utilizados com pouca 
frequência
Podem ser solicitados para consulta
Aguardam prazos
Valor primário
Arquivo permanente
Documentos que perderam o valor 
de natureza administrativa
Conservam valor histórico ou 
cultural
Possuem valor secundário
Não podem ser eliminados
Transferência Recolhimento
FA
SE
S 
DA
 G
ES
TÃ
O 
DE
 
DO
CU
ME
NT
OS
PRODUÇÃO
Criar modelos de formulários
Gerenciamento de fichas
Racionalizar a criação
Garantir recursos
UTILIZAÇÃO
Fluxo do documento dentro da entidade
Atividades de protocolo
Organização e arquivamento
DESTINAÇÃO
Decisão de eliminação de documentos
Avaliação (análise de documentos)
Prazos de guarda e destinação
Seleção (documentos permanentes ou elimináveis)
Elaboração / produção / criação
Somente documentos essenciais
Estudos da utilização dos recursos tecnológicos
Elaboração de normas de acesso
Elaboração de normas de recuperação
UTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Gerenciar os 
arquivos correntes e 
intermediários a fim 
de recuperar as 
informações da 
forma mais rápida 
possível
Fase de utilização
Protocolo
Organização e arquivamento
Expedição
Empréstimo e consulta
Recebimento
Registro e autuação
Classificação
Expedição / Distribuição
Controle / Movimentação
Receber de várias origens
Cadastro em sistema
ID do assunto
Envio EX / IN
Tramitação do documento
Documento Ostensivo: é o documento comum, ordinário
Documento Sigiloso: aquele cujo conteúdo é restrito
Custódia: guarda e proteção de arquivos
Plano de Classificação: distribuição de documentos em classes
Atividades do protocolo
TABELA DE TEMPORALIDADE
Plano de Classificação
Tempo no arquivo corrente
Tempo no arquivo permanente
Destinação após fim do prazo
Tabela de 
Temporalidade
Instrumento de destinação, 
aprovado por autoridade 
competente, que determina 
os prazos de guarda tendo 
em vista:
• a transferência – arquivo corrente passa para intermediário
• o recolhimento – corrente ou intermediário passa para permanente
• o descarte (exclusão de documentos após avaliação) ou
• eliminação – é a destruição de documentos (expurgo).
Microfilmagem – fotografia do 
documento em tamanho
extremamente reduzido.
Ganho de volume e durabilidade
Substituição e Preservação