Software De Mapeamento de Arquivos - Modelo A3

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ALUNO / MATRÍCULA:TÍTULO:
5. RECOMENDAÇÕES1. CENÁRIO
6. PLANO DE AÇÃO – 5W2H2. ESTADO ATUAL
• Arquivo físico desorganizado, muitos arquivos digitalizados no servidor sem identificação 
adequada, difícil rastreamento de documentos e falta de orientação com as equipes dos projetos. 
3. ESTADO FUTURO
• Organizar e renomear arquivos adequadamente tanto no arquivo físico quanto digitalizado 
(servidor). 
• Mapear cada arquivo físico e criar código para rastreamento no software.
• Integrar informações, códigos e mapeamento no software rastreador.
• Capacitar colaboradores para realizarem procedimentos adequado de arquivamento.
• Criar rotinas de manutenção e controle dos arquivos a serem integrados ao software.
4. ANÁLISE
7. FOLLOW-UP
IMPLEMENTAÇÃO DE SOFTWARE PARA MAPEAMENTO E 
RASTREAMENTO DE DOCUMENTOS ARQUIVADOS.
WS
• As pessoas não salvam os arquivos com nomes 
corretos no servidor.
• Muitos arquivos difícil rastrear algo especifico. 
• Pastas físicas também desorganizadas.
• Documentos arquivados já estão digitalizados 
desde 2017.
• Colaboradores acostumados a escanear 
documentos e salvar no servidor.
• Espaço físico adequado para arquivamento.
TO
• Equipe de colaboradores não cooperarem com 
novos procedimentos.
• Complexidade do software.
• Falta de tempo e pessoas para controle e 
manutenção do software. 
• Novo servidor com boa capacidade de 
armazenamento. 
• Consultorias da nova equipe de TI.
• Softwares e licenças que a empresa já possui. 
Analise 5 porquês -> Causa raiz do problema
1. Por que implementar software de mapeamento e rastreamento de documentos? 
R: Porque atualmente não consegue se encontrar arquivos específicos quando 
solicitados .
2. Porque não se consegue encontrar arquivos específicos quando solicitados? 
R: Porque o método atual de arquivamento não é eficiente.
3 . Porque o método atual de arquivamento não é eficiente?
R: Porque os arquivos no servidor não são salvos nas pastas corretas nem com nomes 
corretos. 
4. Porque os arquivos não são salvos adequadamente nas pastas corretamente? 
R: Porque os colaboradores não são orientados adequadamente para fazerem o arquivamento 
corretamente.
5. Porque os colaboradores não são orientados adequadamente ?
R: Porque muitas vezes ocorre falta de comunicação ou alinhamento entre os gestores de 
projetos , equipes de projetos e o setor administrativo da empresa.
A proposta de se implementar um software capaz de rastrear e mapear o arquivos tanto no servidor
quanto no arquivo morto da empresa, possibilitará uma otimização nos processos administrativos dos
projetos quando necessário, evitando imprevistos no cronogramas dos projetos, multas por
inadimplências burocráticas e má reputação da empresa no quesito organizacional.
A ideia por trás do software é corrigir os principais erros humanos no processo de arquivamento dos 
documentos da empresa, criando assim as seguintes melhorias: 
• Padronização no processo de salvamento de arquivos no servidor.
• Criar links entre os arquivos digitais do servidor e as suas devidas localizações no arquivo morto da 
empresa.
• Criar uma plataforma central para a procura de documentos.
• Dar mais segurança para a empresa, onde o acesso para arquivos importantes seriam mais restrito.
• Otimizar tempo na procura de documentos solicitados por outros órgãos ou instituições. 
Como?Quando?Por que?Onde?Quem?O que? 
Organizar 
arquivo 
físico, 
mapear 
localização e 
criar 
padrões de 
salvamento 
de arquivos 
no servidor
1º de 
Junho de 
2020 até 
18 de 
Dezembro 
de 2020. 
• Otimizar 
tempo.
• Evitar 
imprevistos 
e multas.
• Melhorar 
organização 
Servidor 
e arquivo 
morto da 
empresa.
Equipe de TI, 
logística e 
setor 
administrativo
. 
Implementação 
de software para 
mapeamento e 
rastreamento de 
documentos 
arquivados.
Software desenvolvido – R$ 6.000,00 + R$ 500,00 /12meses 
(manutenção)
Quanto?
METAS A SEREM ALCANÇADAS:
1. Desenvolver software capaz de mapear e rastrear arquivos digitais e de fácil manuseio.
2. Organizar arquivo morto com padrão pé definido (ano-projetos-tipos de documentos).
3. Organizar arquivos digitais do servidor de acordo com padrão pé definido (ano-projetos-tipos de
documentos).
4. Inserir informações no software começando por projetos menores e avaliando funcionalidade do
software.
5. Treinar os colaboradores a usar o software adequadamente.
6. Inserir todos os projetos no software e organizar vistorias periódicas de 15 e 15 dias, depois de 30 e
30 dias.