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WBA0378_v2.1 Compliance digital Compliance digital Programas de compliance e suas etapas de implantação (i) Bloco 1 André Castro Carvalho Programa de compliance - Conceito • De acordo com o art. 41 do Decreto nº 8.420/2015: • “Conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira. • O programa de integridade deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais das atividades de cada pessoa jurídica, a qual por sua vez deve garantir o constante aprimoramento e adaptação do referido programa, visando garantir sua eficácia” (BRASIL, 2015, [s.p.]). Compliance – Os Cinco Pilares da CGU Figura 1 – Pilares essenciais na implantação de um programa de compliance Fonte: Brasil (2015, [s.p.]). 1º) Tone from the top • A expressão Tone at the top ou Tone from the top teve origem nos EUA decorrente dos escândalos envolvendo grandes companhias americanas. • Após as investigações, concluiu-se que as fraudes eram praticadas por determinação dos próprios CEOs das empresas e que a conduta ética da alta administração influenciava a empresa por completo. • Daí surge a importância do comprometimento da alta administração. (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • CGU: • “Entende-se por alta direção uma pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no mais alto nível” (ABNT, 2005), tal como o presidente da empresa e os diretores. No caso das estatais, estão incluídos nesse conceito, também, os membros do Conselho de Administração, quando existente. • É fundamental que os membros da alta administração promovam a ética e a integridade no ambiente corporativo. (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • O papel da alta administração é essencial para a efetividade do Sistema de Compliance Empresarial na medida em que seus membros: • Participam constantemente na criação e implementação do programa de compliance. • Definirem os valores que representam sua companhia. • Identificam riscos de negócios. • Apoiam a realização de monitoria por meio de pesquisas e auditoria, e as decisões dos profissionais de compliance sobre a aplicação de medidas disciplinares. (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • Mais do que um pilar, é base da efetividade do programa de compliance como um todo. • Um programa de integridade que não dispõe de comprometimento da alta direção na sua estruturação e efetivo funcionamento tem pouco resultado prático na redução da fraude ou corrupção na organização. Nesse sentido, a não demonstração de compromisso produz, como resultado, o não comprometimento dos demais colaboradores, resultando em um programa sem efetividade. 1º) Tone from the top • Lei das S.A. (Lei nº 6.404/1976): embora não trate especificamente do programa de compliance, essa lei elenca diversos deveres dos administradores no âmbito da integridade, quais sejam: • Agir com diligência e cuidado, como todo homem probo agiria nos seus negócios (art. 153). • Agir de acordo com os interesses da companhia, respeitando a função social da empresa (art. 154). • Servir a companhia com lealdade (art. 155). • Comunicar operações em que tiver interesse social conflitante com o da companhia e delas não participar (art. 156). (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • O comprometimento da alta administração também está previsto na legislação estrangeira. • FCPA: é tido como um dos aspectos fundamentais do programa de compliance, assim como o tone from the Middle, ou seja, o comprometimento da média administração, que reforçará o tom passado pelos dirigentes. A alta administração tem o papel de esclarecer quais condutas são permitidas perante seus subordinados. (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • United Kingdom Bribery Act (UKBA). • A legislação do Reino Unido menciona que a alta administração tem o papel fundamental de promover a cultura da integridade corporativa. • A liderança deve estar envolvida na tomada de decisões que mitigam os riscos de conformação (compliance). (CARVALHO et al., 2021) 1º) Tone from the top • Para o ordenamento jurídico britânico, os líderes devem, no mínimo: • (i) Contribuir com a comunicação sobre prevenção à corrupção. • (ii) Contribuir com o desenvolvimento de controles e procedimentos que mitigam riscos de corrupção. • Vale lembrar que o UKBA prevê a não penalização da empresa que possuir mecanismos de promoção de integridade, sendo que o top-level commitment será fundamental para tal defesa da empresa. (CARVALHO et al., 2021) Compliance digital Programas de compliance e suas etapas de implantação (ii) Bloco 2 André Castro Carvalho 2º) Departamento responsável • Constituição de uma área específica para a implementação, monitoramento e atualização do programa de compliance. • Deve ser dotada de independência funcional, financeira e estrutural, integrada com as áreas operacionais e de estrutura da corporação, de forma a evitar ingerências indevidas. • Deve possuir canal direto com a alta administração, para que a mantenha atualizada e engajada com o programa. (CARVALHO et al., 2021) 2º) Departamento responsável • Deve ser provido de (i) autonomia para tomadas de decisões e implementação de ação para o seu correto funcionamento e de (ii) autoridade para apontar melhoramentos na organização. Por vezes, essas melhorias demandam investimento financeiro para adaptações no ambiente de trabalho e treinamentos específicos para determinadas áreas. • A estrutura do departamento varia da acordo com o tamanho e a atividade da empresa, sendo que quanto maior for a complexidade da atividade desempenhada, maior atenção o departamento deve receber. (CARVALHO et al., 2021) 2º) Departamento responsável • Responsabilidades específicas do departamento de integridade, de acordo com a CGU, tais como: • Atuação direta ou indireta na avaliação de riscos ligados à corrupção e fraude e diretamente na posterior definição dos padrões e políticas de integridade da organização. • Atuar na orientação e treinamento dos colaboradores, por meio do esclarecimento de dúvidas e atividades de capacitação. • Assegurar que os colaboradores tenham acesso a um canal de denúncias adequado e que medidas de proteção ao denunciante sejam implementadas. • Monitorar o programa de integridade, propondo ou aplicando mudanças. • Coordenar os instrumentos do Programa de Integridade. • Guardar e gerir experiências e capacidades acumuladas pela empresa em matéria de integridade. (CARVALHO et al., 2021) 3º) Risk Assessment periódico • Um programa de integridade deve ser guiado por uma contínua identificação, análise e avaliação dos riscos aos quais os órgãos e entidades públicas estejam vulneráveis. • Somente conhecendo suas áreas e processos mais sensíveis, será possível criar controles ou adaptar os já existentes de forma efetiva. • A análise de riscos é fundamental para a adaptação do programa às características da empresa (modelo Taylor Made). (CGU, 2015) 3º) Risk Assessment periódico • Para a determinação do perfil de risco da empresa e elaboração do programa de integridade, a CGU elenca alguns documentos que podem ser usados como base: • Planejamento estratégico da organização. • Relatórios de auditoria interna e externa;. • Investigações internas conduzidas pela empresa. • Reportes da ouvidoria/canais de denúncia existentes;. • Lista de terceiros que mantêm relações com a empresa. (CGU, 2015) 3º) Risk Assessment periódico • De acordo com o TCU, a análise de riscos deve conter: • Objetivos organizacionais com relação à gestãode riscos. • Integração da gestão de riscos a processos e políticas organizacionais. • Responsabilidade por gerenciar riscos. • Diretrizes sobre como riscos devem ser identificados, avaliados, tratados e monitorados. • Consultas e comunicação com partes externas sobre assuntos relacionados a risco. • Diretrizes para a medição do desempenho da gestão de riscos. • Compromisso de analisar criticamente e melhorar a política e a estrutura da gestão de risco em resposta a um evento ou mudança nas circunstâncias. (CGU, 2015) Avaliação de risco e impacto à privacidade • Identificação e gerenciamento dos riscos de privacidade decorrentes da atividade da empresa. • Tem três objetivos principais: • Garantia de conformidade com requisitos legais. • Mapeamento dos riscos de violações de privacidade. • Identificação dos controles apropriados para mitigar riscos associados à matéria. Benefícios da avaliação • A avaliação possui diversos benefícios, tais como: • Fornece uma método para detectar problemas de privacidade e preveni-los com maior eficiência. • Evitar erros custosos para a empresa. • Fornecer evidências de que a organização se preocupa com a privacidade de seus colaboradores, parceiros e clientes. • Permite uma melhor tomada de decisões. Implementação da avaliação • Definição do escopo, com a possibilidade de realização de avaliações preliminares. • Mapeamento de como o negócio lida com as informações pessoais. • Nesse estágio, a realização de entrevistas é fundamental. • Do mesmo modo, é recomendável que haja o preenchimento de questionários para cada setor do negócio. Implementação da avaliação • Após a coleta de informações dos questionários e das análises, é de suma importância que a organização promova debates e discussões acerca das informações obtidas. • A discussão permitirá uma melhor delimitação dos riscos envolvidos e identificação das políticas a serem adotadas. • É uma maneira de mostrar, aos empregados, que a companhia se importa com a privacidade. Compliance digital Regras e instrumentos Bloco 3 André Castro Carvalho 4º) Regras e instrumentos • Consiste na adoção de políticas e controles internos para dar efetividade ao programa desenhado. • As políticas de compliance precisam transmitir e refletir a cultura, risco e a identidade da empresa. • Os empregados já devem entrar na empresa sabendo as regras do jogo. • Não criar uma política se não tem a intenção de segui- la. 4º) Regras e instrumentos • Código de ética: a “Bíblia” do programa de compliance, na qual a empresa expõe seus valores, padrões de comportamento e proibições. • Não há um tamanho específico para o documento, devendo ser adequado à realidade da empresa. • Deve ser escrito em linguagem simples e objetiva. • Deve ser uma fonte de consulta para o público interno e externo. • É recomendável que os funcionários assinem um termo de compromisso em relação ao Código de Ética. 4º) Regras e instrumentos • Políticas para mitigação de riscos: regras para prevenção e identificação de irregularidades. • Abordam o nível de aceitação de diversas condutas, bem como os procedimentos de análise e permissão das mesmas. • Devem ser mais detalhadas que o Código de Ética, mas não podem ser tão extensas, pois pode desestimular sua leitura. • Podem ser de diversos tipos, tais como: Anticorrupção e Suborno; Conflito de Interesses; Cortesias; Doações etc. 4º) Regras e instrumentos • Política de relacionamento com o setor público: uma política clara e efetiva sobre relacionamento com o setor público é capaz de mitigar riscos relacionados a: • Participação em licitações e contratos administrativos. • Pagamento de tributos. • Obtenção de licenças, autorizações e permissões; a situações de fiscalização ou regulação. • Contratação de atuais e ex-agentes públicos, entre outros. 4º) Regras e instrumentos • Canal de denúncias/whistleblowing: • Canal de denúncias versus ouvidoria: cumular ou não cumular funções? • Princípios: • 1) Não retaliação;. • 2) Confidencialidade. • 3) Boa-fé. • Anonimato pode ou não ser garantido (discussão jurídica a respeito). • Canal pode ser interno ou externo. • Telefone, e-mail, app, formulário, carta, fax. • Elementos mínimos: 5W2H. • Reporte de resultados, recomendações e aplicação de sanções. 4º) Regras e instrumentos • Políticas de Proteção de Dados: previstas no art. 50, § 2º, inciso I, alínea a da LGPD como elementos centrais das boas práticas na proteção de dados pessoais. • Política de Privacidade: documento que informa como a empresa lida com os dados pessoais dos clientes e colaboradores. • Política da Cookies: • “Cookies” são arquivos enviados pelos sites ao navegador do usuário, quando do acesso. • A cada novo acesso do usuário, o navegador envia o cookie novamente ao site, com informações sobre atividades anteriores do usuário. • É fundamental estabelecer os tipos de cookies utilizados e a sua finalidade. 4º) Regras e instrumentos • Política de Segurança Digital: política para garantir a integridade dos dados da empresa, clientes e colaboradores. • Política de Controle de Comunicação Externa de dados: estabelece o procedimento para interação dos sistemas da instituição com redes externas. • Política de Gestão do Risco de Privacidade: regras de classificação e gestão da segurança da informação. Também disciplina as ações a serem tomadas em contextos de crise. • Política de Backup: regras para o armazenamento seguro de dados. • Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais: práticas para garantir segurança no tratamento de dados pessoais e sua destruição. Compliance digital Comunicação e treinamentos, monitoramento e certificações Bloco 4 André Castro Carvalho Comunicação em compliance • Tem a finalidade de trazer aderência e o aculturamento da instituição nas práticas relativas a ética e integridade. • Pode se dar tanto de maneira interna como externa à organização, embora esta última opção seja mais relevante para empresas que tenham tido algum problema de reputação ou possuam programas mais maduros. • Também pode se dar tanto no meio físico como no digital. • A comunicação faz parte da estratégia do programa de integridade e é parte dos seus pilares principais. Comunicação em compliance • “Efeito manada” em ética e compliance : as comunicações e treinamentos reforçam o efeito manada. • Uso de lembretes morais. • Uso de role models . • Com as comunicações e treinamentos em compliance, é possível reforçar o efeito positivo daqueles role models em cada organização. • Mandamento da comunicação e treinamento: elogiar em público e criticar em privado! Comunicação em compliance • Meios físicos: • Jornais e revistas internas e externas (focadas ou não em compliance). • Livros (incluindo patrocínio). • HQs. • Faixas, banners, cartazes e adesivos (EM TODA A PARTE!). • Folders e folhetos. • Documentos de compliance nas salas de reuniões (Código de Ética, material e divulgação etc.). • Prismas. • Brindes. Comunicação em compliance • Meios digitais: • Site da empresa. • Proteção de tela e wallpapers. • Pop-ups. • Redes sociais. • Aplicativos de celular. • Mensagens por e-mails ou por aplicativos. • Vídeos institucionais. • Fotos. • Gamificação. Treinamentos em compliance • Os objetivos principais de um treinamento corporativo em compliance são: • Certificar-se de que os colaboradores estejam cientes de suas responsabilidades em relação às normas de compliance, bem como a sua aderência. • Mitigar os riscos de violação dessas normas. • Contribuir para um melhor ambiente de trabalho no que se refere ao cumprimento das normas de compliance. • Proteger a reputação da empresa. Treinamentos em compliance • Elementos para a efetividade do treinamento: • Periodicidade contínua: anual. • Formato: síncrono (alto risco) e assíncrono(baixo risco); considerar produtividade. • Conteúdo e linguagem: aprofundar (alto risco) ou simplificar (baixo risco); materiais de apoio (slides, imagens, vídeos etc.). • Assiduidade: o quanto é aceitável? Qual período deve ficar logado? Definição de metas no bônus. • Retenção: definir porcentagem aceitável, avaliações, certificados etc. 5º) Monitoramento • Juízo sobre a real aplicação do programa no dia a dia da empresa. • Análise contínua de falhas e possíveis pontos que podem melhorar. • Relatórios de auditoria. • Implementação de controles que possam alertar o Departamento de compliance acerca de falhas e violações. • Reporte periódico dos resultados aos Comitês de Ética e Conduta e alta direção. ROPA • Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais. • Instrumento que documenta as atividades que foram realizadas no processo de tratamento de dados. • É fundamental para que a companhia promova a transparência no tratamento de dados. • Elementos do ROPA: • Finalidade da cada ato. • Critérios de segurança. • Base legal. • Período de retenção. Certificações em compliance • As ISOs têm o objetivo de estabelecer padrões de qualidade internacionais para a gestão em empresas. • São instrumentos para aumentar a transparência e a credibilidade do negócio. • São elementos indispensáveis para a inserção do negócio na cadeia global. Certificações em compliance • Em compliance, destacam-se as seguintes ISOs: • ISO 37001: fornece diretrizes para uma estruturação e melhoria de um programa antissuborno. • ISO 37301: fornece requisitos e diretrizes para a gestão de compliance e práticas recomendadas (substituiu a antiga ISO 19600). Teoria em Prática Bloco 5 Marcilei Gorini Pivato Reflita sobre a seguinte situação Você trabalha como compliance officer em uma companhia que possui um departamento de compliance estruturado, independente e atuante em toda a empresa. Em uma reunião com a alta diretoria, você foi comunicado de que a companhia expandiria os serviços para participar de licitações e contratos com o poder público, sendo necessária a elaboração de um plano de ação para colocar em destaque o departamento de compliance. Como profissional responsável pelo departamento e encarregado dessa importante tarefa, elabore uma estratégia a ser apresentada à alta direção que coloque em destaque o programa de ética e integridade da empresa e que traga, ao mesmo tempo, a tranquilidade da contratação com a administração pública. Norte para a resolução... • Considere os custos de implantação de cada alternativa e ofereça submeter o programa de ética e integridade da empresa às certificações e à participação em premiações reconhecidas nacional e internacionalmente. • Considere os benefícios que cada uma das alternativas trará e as necessidades imediatas da companhia. • Estabeleça estratégias para melhorar o programa de compliance da companhia, para revisá-lo e adequá-lo em conformidade com as diretrizes internacionais e as normas de combate a atos lesivos na contratação com o poder público, como a lei de licitações e contratos administrativos e a lei anticorrupção. Dica da Professora Bloco 6 Marcilei Gorini Pivato Dica da Professora Indicamos o vídeo AGU Explica – Acordo de Leniência. Vídeo explicativo, dinâmico e divertido publicado pela Advocacia Geral da União (AGU), que explica o Acordo de Leniência, diferenciando-o da delação premiada. Ele pode ser encontrado na página da Controladoria Geral da União, do Governo Federal, ou no Youtube. Referências AMENDOLARA, Leslie. Notas sobre representação comercial autônoma. Migalhas. São Paulo, 8 de agosto de 2017. Disponível: https://www.migalhas.com.br/depeso/263423/ notas-sobre-representacao-comercial-autonoma. Acesso em: 2 dez. 2022. BRASIL. Conselho Administrativo de Defesa Econômica. Departamento de Estudos Econômicos. Antidumping e concorrência no Brasil. Brasília: CADE, 2017. Disponível: https://cdn.cade.gov.br/Portal/centrais-de- conteudo/publicacoes/estudos-economicos/documentos-de- trabalho/2017/documento-de-trabalho-n01-2017- antidumping-e-concorrencia-no-brasil-uma-avaliacao- empirica.pdf. Acesso em: 2 dez. 2022. Referências BRASIL. Controladoria-Geral da União. Programa de Integridade: Diretrizes para Empresas Privadas. Brasília: CGU 2015. Disponível: https://www.gov.br/cgu/pt-br/centrais-de- conteudo/publicacoes/integridade/arquivos/programa-de- integridade-diretrizes-para-empresas-privadas.pdf. Acesso em: 2 dez. 2022. BRASIL. Ministério da Economia. Subsecretaria de Defesa Comercial e Interesse Público. Investigações Antidumping. Versão Consolidada. Brasília: ME, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/produtividade-e-comercio-exterior/pt- br/assuntos/comercio-exterior/publicacoes-secex/defesa- comercial-e-interesse-publico/arquivos/guia-antidumping.pdf. Acesso em: 2 dez. 2022. Referências CARVALHO, André C. et al. Manual de Compliance. 3. ed. São Paulo: Editora GEN, 2021. COASE, R. H. The Nature of the Firm. Economica. v. 4. p. 386– 405, nov./1937. COIMBRA, Delano. A terceirização e a responsabilidade subsidiária. Revista Consultor Jurídico. São Paulo, 15 de janeiro de 2021. Disponível em: https://www.conjur.com.br/ 2021-jan-15/coimbra-terceirizacao-responsabilidade- subsidiaria. Acesso em: 2 dez. 2022. Referências FABRIS, Fernando S. As parcerias empresariais – natureza e regime jurídico. Revista de Direito Dom Aberto, Santa Cruz do Sul, v. 1, n. 1, 2010. Disponível em: https://revista.domalberto.edu.br/revistadedireitodomalberto /article/view/516. Acesso em: 2 dez. 2022. FERNANDES, Victor O.; MENDES, Gilmar F. Acordos de leniência e regimes sancionadores múltiplos. Jota. São Paulo, 13 de abril de 2021. Disponível: https://www.jota. info/especiais/acordos- de-leniencia-e-regimes-sancionadores-multiplos-13042021. Acesso em: 2 dez. 2022. Referências FORGIONI, Paula A. Contratos empresariais: teoria geral e aplicação. 2. ed. rev. atual. e amp. São Paulo: Editora Revista dos Tribunais, 2016. MOLINA et al. Contrato de fornecimento. Jusbrasil, São Paulo, 2017. Disponível em: https://gabivmolina.jusbrasil.com.br/artigos/335305940/contr ato-de-fornecimento. Acesso em: 2 dez. 2022. Bons estudos! Slide 1: Compliance digital Slide 2: Compliance digital Slide 3: Programa de compliance - Conceito Slide 4: Compliance – Os Cinco Pilares da CGU Slide 5: 1º) Tone from the top Slide 6: 1º) Tone from the top Slide 7: 1º) Tone from the top Slide 8: 1º) Tone from the top Slide 9: 1º) Tone from the top Slide 10: 1º) Tone from the top Slide 11: 1º) Tone from the top Slide 12: 1º) Tone from the top Slide 13: Compliance digital Slide 14: 2º) Departamento responsável Slide 15: 2º) Departamento responsável Slide 16: 2º) Departamento responsável Slide 17: 3º) Risk Assessment periódico Slide 18: 3º) Risk Assessment periódico Slide 19: 3º) Risk Assessment periódico Slide 20: Avaliação de risco e impacto à privacidade Slide 21: Benefícios da avaliação Slide 22: Implementação da avaliação Slide 23: Implementação da avaliação Slide 24: Compliance digital Slide 25: 4º) Regras e instrumentos Slide 26: 4º) Regras e instrumentos Slide 27: 4º) Regras e instrumentos Slide 28: 4º) Regras e instrumentos Slide 29: 4º) Regras e instrumentos Slide 30: 4º) Regras e instrumentos Slide 31: 4º) Regras e instrumentos Slide 32: Compliance digital Slide 33: Comunicação em compliance Slide 34: Comunicação em compliance Slide 35: Comunicação em compliance Slide 36: Comunicação em compliance Slide 37: Treinamentos em compliance Slide 38: Treinamentos em compliance Slide 39: 5º) Monitoramento Slide 40: ROPA Slide 41: Certificações em compliance Slide 42: Certificações em compliance Slide 43: Teoria em Prática Slide 44: Reflita sobre a seguinte situação Slide 45: Norte para a resolução... Slide 46: Dica da Professora Slide 47: Dica da Professora Slide 48: Referências Slide 49: ReferênciasSlide 50: Referências Slide 51: Referências Slide 52: Referências Slide 53: Bons estudos!