A Legislação Arquivistica Brasileira Analise da Legislação Estadual apartir de

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Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
A legislação arquivística brasileira: análise da legislação 
estadual a partir das funções arquivísticas 
 
Renato Pinto Venancio 
Professor de Arquivologia/Associado III 
Escola de Ciência da Informação da 
Universidade Federal de Minas Gerais -UFMG 
Pesquisador do CNPq – N2 
 
 
Este texto tem por objetivo apresentar os resultados de uma pesquisa a respeito 
dos fundamentos arquivísticos presente nas legislações estaduais brasileiras. Em nossa 
análise, recorremos a fontes legislativas com o propósito de identificar quais das 27 
unidades federais (26 estados e um distrito federal) contam com legislação na área. Em 
seguida, investigamos, nesses textos, se as sete funções arquivísticas, enumeradas a 
seguir, são devidamente contempladas: 1) Produção; 2) Classificação; 3) Avaliação; 4) 
Descrição; 5) Conservação; 6) Aquisição; 7) Difusão. 
A metodologia de análise que adotamos tem sido implementada em pesquisas de 
Marcel Lajeunesse e Carol Couture (1991; 2014), constituindo uma forma de avaliar e 
hierarquizar a qualidade da legislação arquivística existente. Nossa proposta justifica-se 
em razão da raridade de estudos a respeito do tema, tendo em vista que as publicações 
internacionais raramente incluem amostragens da legislação brasileira. 
Arquivos estaduais e legislação arquivística 
As primeiras tentativas de estabelecer um sistema nacional de arquivos no Brasil 
datam de 1978. Em 25 de setembro desse ano foi aprovado o Decreto n˚ 82.308, 
instituindo o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR (JARDIM, 2006). Integravam 
esse sistema, os Arquivos do Poder Executivo e os “dos Poderes Legislativo e Judiciário 
da União, bem como os existentes nos Estados, Distrito Federal, Territórios e 
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Municípios.” Tratava-se de um primeiro passo no sentido de se definir a autoridade 
arquivística nacional. Tratava-se também de se pensar uma política pública de arquivos, 
que, conforme prevê até mesmo o modelo mais simples da área, necessariamente 
precisa contar com uma primeira etapa de formulação normativa, fixada em leis e 
normas (JARDIM, 1995; QUEIROZ, 2007; RODRIGUES, 2011). 
Contudo, pesquisas a respeito dessa legislação revelam que ela não chegou a ser 
implementada, tendo em vista que não estruturou de forma consistente o Sistema 
Nacional de Arquivos. O sistema proposto, de fato, não abrangia os arquivos correntes, 
fragmentando a noção de ciclo de vida dos documentos. Na proposta apresentada, 
caberia ao Arquivo Nacional os “arquivos intermediários e permanentes, tendo em vista 
os limites impostos na criação, pelo Governo Federal, em 1975, do Sistema de Serviços 
Gerais - SISG, ao qual se vinculariam os arquivos correntes da Administração Pública 
Federal”(ARQUIVO NACIONAL). 
Uma legislação realmente consistente a propósito do Sistema Nacional de Arquivos 
teve de esperar até a década de 1990. Em parte, tal legislação decorria da necessidade de 
se complementar e regulamentar a “gestão de documentos” na administração pública, 
prevista em texto da Constituição brasileira de 1988. Como resultado disso, em 1991, 
um Projeto de Lei que há vários anos vinha sendo discutido no Congresso brasileiro foi 
aprovado, tornando-se a Lei n˚ 8.159, mais conhecida como “Lei de Arquivos”.1 
Essa nova legislação reformulava o conceito de Sistema Nacional de Arquivos, 
através de ações articuladas entre o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de 
Arquivos-CONARQ, conforme ficou consolidado no Decreto nº 1.173, sancionado em 
1994: 
 
1 BRASIL. Lei n˚. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos 
e privados e dá outras providências. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm 
Acesso em: 02 fev. 2015. 
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Art. 1º. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão 
colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 
n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional 
de arquivos, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos 
públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando 
à gestão documental e à proteção especial aos documentos de 
arquivo.2 
Muito se discute a respeito da real implementação do Sistema Nacional de Arquivos 
brasileiro (SILVA, 1994; JARDIM, 2010; INDOLFO, 2008, 2013), sublinhando-se a 
fraca adesão dos órgãos da administração federal a ele, assim como a fraca força 
política de seu órgão formulador, o Conselho Nacional de Arquivo-Conarq, e do órgão 
implementador, o Arquivo Nacional. Além disso, são ressaltadas as dificuldades 
decorrentes do federalismo brasileiros, que considera os estados e o distrito federal, 
assim como os municípios, como “entes federativos”, ou seja, subordinados à 
Constituição, mas com autonomia para produção de legislação complementar e 
regulamentar. Tendo em vista as dimensões continentais do Brasil, não é difícil 
imaginar as dificuldades de implementação de ações sistêmicas na área de arquivos (nas 
outras áreas também!), em um universo formado por 26 estados, 1 distrito federal e 
5.570 municípios, todos, conforme mencionamos, dispondo de autonomia e por isso 
mesmo devendo formular e aprovar suas respectivas leis de arquivos. 
Nossa hipótese de pesquisa é que essa “autonomia descoordenada”, associada à 
existência de dois momentos fundadores do sistema nacional de arquivos (1978 e 1991), 
deram margem a situações muito díspares em termos de legislações estaduais e os 
sistemas de arquivos que elas propuseram. No entanto, antes de avançarmos nesse 
caminho, vejamos um pouco mais da metodologia da pesquisa proposta. 
 
2 Decreto nº 1.173, Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de 
Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências . Disponível 
em:http://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1994/decreto-1173-29-junho-1994-449443-
publicacaooriginal-1-pe.html Acesso em: 02 fev. 2015. 
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Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
Como avaliar as leis de arquivo 
 O surgimento da Arquivística como um campo técnico-científico é marcado pelo 
desenvolvimento de alguns princípios, sendo o da proveniência (ou de respeito aos 
fundos) e o da ordem original os mais citados para caracterizar, em relação ao século 
XIX, a ruptura epistemológica que caracterizou o surgimento do campo arquivístico.3 
No século XX, a esses princípios, agregaram-se outros, como o da territorialidade,4 e, 
mais recentemente, o referente ao ciclo de vida dos documentos e a metodologia de 
gestão de documentos que o acompanhou (BROOKS, 1940; COX, 2000). 
A cada inovação na área, tais princípios são reatualizados.5 Eles também 
informam e sustentam vários debates teóricos, fundamentando procedimentos ou 
funções arquivísticas (CAROL, 2014: 120-174), abaixo sintetizadas6: 
1- Produção: criação racional e manutenção das condições para garantir a 
autenticidade e fidedignidade do documento arquivístico; 
2- Avaliação: atribuição de valores (primário ou secundário) aos documentos e 
definição dos prazos de guarda e destinação final (guarda permanente ou 
eliminação); 
3- Aquisição: entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e 
permanente; 
 
3 Há polêmicas a respeito de a quem cabe o pioneirismo dessas propostas,como no caso da origem do 
“princípio da proveniência” (CAMPILLOS, 1996: 32-47). 
4 Eugenio Casanova sublinha que esse princípio passou a ser muito debatido após a I Guerra Mundial, 
tendo em vista a necessidade reparações e devoluções de acervos arquivísticos confiscados 
(CASANOVA, 1928: 213). 
5 Um exemplo quanto a isso é que, na década de 1990, por ocasião de uma ampla discussão internacional 
a respeito da descrição arquivística, a base teórica utilizada foi o princípio da proveniência, formulado há 
170 anos: “Au Canada, la publication des Règles pour la description des documents d’archives a joué un 
rôle majeur dans l’adoption du fonds comme base dela description archivistique, non seulement par les 
Archives nationales,mais aussi par un nombre impressionnant d’établissements d’archives d’un bout à 
l’autre du pays.” (CAROL, 2014: 119). 
6Também foram utilizadas parte das traduções do blog UNBvital. Disponível em 
http://unbvital.blogspot.com.br/2013/06/funcoes-arquivisticas.html Acesso em: 02 fev. 2015. 
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4- Conservação: conjunto de procedimentos visando a manutenção da integridade 
física do documento, diminuindo o processo de degradação; 
5- Classificação: Organização dos documentos de um arquivo de acordo com um 
plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo; 
6- Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais 
e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa; 
7- Difusão: divulgação do acervo e promoção da acessibilidade aos documentos, 
aproximando o arquivo e do usuário da informação. 
Conforme é possível perceber, as funções englobam o conjunto de procedimentos 
técnicos-científicos comuns à Arquivologia, servindo por isso mesmo como um critério 
de análise da qualidade da legislação arquivística. 
Arquivos públicos estaduais e políticas públicas arquivísticas 
 O federalismo brasileiro cria a necessidade de múltiplas legislações. As políticas 
públicas arquivísticas não fogem a essa regra: para efetivamente existirem, elas 
precisam ser formuladas legalmente no âmbito federal, estadual e municipal. Por isso 
mesmo, a primeira etapa desta pesquisa consistiu em identificar quais estados dispõem 
de leis, decretos ou projetos de lei regulamentando a política pública arquivística. Essa 
dimensão da pesquisa só aparentemente é simples. A primeira dúvida frente a ela diz 
respeito a qual texto legal selecionar? Para solucionar essa dúvida recorreu-se ao portal 
do CONARQ. Por se tratar do Conselho Nacional de Arquivos, órgão gabaritado para 
formular e acompanhar a implantação do Sistema Nacional de Arquivos, considerou-se 
essa instituição autorizada na identificação do que seria a legislação arquivística 
estadual. 
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De fato, no portal do CONARQ há uma página com indicação das leis estaduais 
e municipais.7 Tal compilação, no entanto, encontra-se bastante desatualizada. Além 
disso, indicam-se leis sem especificar qual marcaria o efetivo início de uma política 
pública arquivística. Essa situação exigiu uma nova pesquisa, nos portais das 
respectivas assembleias das unidades federativas. Nesse último levantamento, 
identificou-se o conjunto da legislação arquivística estadual existente. O Mapa 1 
apresenta essas ocorrências. Como é possível observar, a maior parte dos estados 
brasileiros conta com legislação arquivística. Nos três casos em que não houve essa 
identificação – Acre, Paraíba e Roraima -, deve-se levar em conta a existência de 
projetos de lei ainda não aprovados.8 
No levantamento detalhado das leis, decretos etc, constata-se que muitos desses 
itens mencionam claramente a formulação de políticas públicas arquivísticas. Isso 
ocorreu, por exemplo, em Minas Gerais, cuja lei n˚. 19.420, de 11 de janeiro de 2011, 
intitula-se: “Estabelece a política estadual de arquivos”. Noutras situações, são 
utilizadas expressões bastante estranhas à área, conforme ocorre no Estado do Mato 
Grosso, cuja legislação: “Institui o Programa Estadual de Preservação da Documentação 
Histórico - PRÓ-DOCUMENTO e dá outras providências”, promulgada após a Lei de 
 
7Legislação arquivística brasileira. Disponível em: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=49 Acesso em: 02 fev. 2015. 
8 RORAIMA. Projeto de Lei nº. 061, 16 de dezembro de 2014, “Dispõe sobre a Definição de Arquivos 
Públicos e Arquivos privados de interesse público e social e define as diretrizes para a criação do Arquivo 
Público Estadual, para a implementação da Política Estadual de Arquivos Públicos e Privados de interesse 
público e social de Roraima e para a criação do Sistema Estadual de Arquivos de Roraima – SIAR”. 
Diário da Assembleia Legislativa. Disponível em: http://www.al.rr.gov.br/diarios/diarios-2014/2014-
dez/viewcategory/59-dezembro Acesso em 02 fev. 2015. Cabe sublinhar que esse projeto de lei, caso 
aprovado, incluirá Roraima no grupo dos estados cuja legislação contempla as sete funções arquivísticas: 
“Art. 13. Compete aos órgãos setoriais: [...] II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho 
desenvolvidas, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, relativamente à padronização dos 
procedimentos técnicos referentes às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, 
arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, eliminação, transferência, 
recolhimento de documentos ao Arquivo Público Estadual, visando o acesso aos documentos e 
informações neles contidas”. 
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Arquivos, em 30 de novembro de 1993, e não constando ter sido até o momento 
expressamente revogada. 
 
Mapa 1 – Unidades federativas brasileiras que formularam legislação arquivística 
 
 
Uma vez identificada a legislação arquivística estadual, a etapa seguinte 
consistiu na avaliação da qualidade dos textos legais; procurou-se identificar as 
unidades federativas que possuem marcos normativos mais abrangentes e condizentes 
com as sete funções arquivísticas acima indicadas. Nesse levantamento, sempre que 
possível levou-se em conta a legislação mais recente e não expressamente revogada. Em 
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seguida, procurou-se hierarquizar a qualidade da legislação,9 conforme apresentado na 
Tabela 1. 
Tabela 1 - Número de funções arquivísticas contempladas nos textos das 
legislações estaduais, 2015 
 
Unidade da Federação N. abs. de funções 
arquivísticas na legislação 
Minas Gerais, Paraná, Pernambuco, Rio de Janeiro, São 
Paulo 
 
07 
Alagoas, Amapá, Bahia, Maranhão, Pará, Rio Grande do 
Sul, Santa Catarina 
 
06 
Amazonas, Distrito Federal, Mato Grosso, Mato Grosso 
do Sul 
 
05 
Sergipe, Tocantins 
 
04 
Espírito Santo 
 
03 
Goiás 
 
02 
Ceará 
 
01 
Piauí, Rio Grande do Norte, Rondônia 
 
Informações incompletas 
Acre, Paraíba, Roraima 
 
Sem legislação arquivística 
 Nesses casos foi possível identificar somente o nome da lei e/ou sua ementa, mas não o texto completo 
dela. 
FONTES: ALAGOAS. Lei nº 6.236, de 6 de junho de 2001. Institui o Sistema de Arquivos do Estado de 
Alagoas; AMAPÁ. Lei nº. 1.492, de 27 de maio de 2010. Dispõe sobre a criação do Arquivo Público 
Estadual e define as diretrizes da Política Estadual de Arquivos Públicos e Privados de interesse público e 
social do Amapá e cria o Sistema Estadual de Arquivos – SIESA; AMAZONAS. Decreto 27.071, de 18 
de outubro de 2007. Institui o SistemaEstadual de Arquivos e dá outras providências; BAHIA. Lei 
Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983. Dispõe sobre a proteção dos arquivos públicos e privados, e dá 
outras providências; CEARÁ. Lei nº. 10.746, de 6 de dezembro de 1982. Sistema Estadual de 
Documentação e Arquivos (SEDARQ); DISTRITO FEDERAL – Brasília. Lei nº 2.545, de 28 de abril de 
2000. Dispõe sobre a proteção dos documentos de arquivos públicos; ESPIRITO SANTO. Decreto Nº 
2270-E de 24 de novembro de 1981. Institui o Sistema Estadual de Arquivos e Comunicações 
Administrativas; GOIÁS. Decreto nº 3.466, de 29 de junho de 1990. Institui o Sistema Estadual de 
Arquivo de Goiás e dá outras providências; MARANHÃO. Lei nº 8.264, de 22 de junho de 2005. Dispõe 
sobre a política estadual dos arquivos públicos do Estado do Maranhão e dá outras providências; MATO 
GROSSO. LEI nº 6.320, de 30 de novembro de 1993. Institui o Programa Estadual de Preservação da 
 
9 Tendo em vista a variação terminológica da legislação, foram consideradas as seguintes variáveis: 1) 
Produção/Criação; 2) Avaliação/Valor/Destinação; 3) Aquisição/Recolhimento; 4) Conservação/ 
Preservação; 5) Classificação/Arranjo; 6) Descrição/ Instrumentos/Pesquisa; 7) Difusão/Acesso/ 
Divulgação. 
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Documentação Histórico - PRÓ-DOCUMENTO e dá outras providências; MATO GROSSO DO SUL. 
Lei nº 1.294, de 21 de setembro de 1992. Dispõe sobre a Política Estadual de Arquivos Públicos e 
Privados, e dá outras providências; MINAS GERAIS. Lei nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011. 
Estabelece a política estadual de arquivos; PARÁ. Decreto nº 5.961, de 17 de fevereiro de 1989. Institui o 
Sistema Estadual de Arquivos do Pará – SEAP; PARANÁ. Resolução SEAD nº 3.107, de 25 de setembro 
de 1995. Dispõe sobre a Organização de Arquivos no âmbito do Poder Executivo do Estado do Paraná; 
RIO DE JANEIRO. Lei nº 5.562, de 20 de outubro de 2009. Dispõe sobre a política de arquivos públicos 
e privados do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências; RIO GRANDE DO SUL. Reorganiza o 
Sistema Estadual de Arquivos do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS – e dá outras providências; SANTA 
CATARINA. Decreto nº 3.427 de 9 de março de 1993. Dispõe sobre a organização, estruturação e 
funcionamento do Sistema Estadual de Administração Organizacional e Patrimonial, e dá outras 
providências; SÃO PAULO. Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004. Dispõe sobre os Arquivos 
Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade 
de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, 
guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas; SERGIPE. Lei nº 2.202 de 
20 de dezembro de 1978. Institui o Sistema Estadual de Arquivo; TOCANTINS. Lei nº 2.571, de 21 de 
março de 2012. Dispõe sobre a gestão dos documentos de arquivos públicos no âmbito do Estado do 
Tocantins, e adota outras providências. 
 
Em três ocorrências - Piauí, Rio Grande do Note e Rondônia -, os dados estão 
incompletos: localizou-se o título e/ou a ementa, mas não o texto completo da lei ou do 
decreto. Dessa forma, foi possível reunir informações apenas para 21 casos, ou seja, 
77,7% unidades federativas brasileiras. Cabe aqui ressaltar que nesse levantamento 
procurou-se identificar, uma a uma, as sete funções arquivísticas. Vejamos alguns 
exemplos. No que diz respeito à “Produção”, várias leis e decretos tocam nessa questão. 
No Amapá, a lei que “Dispõe sobre a criação do Arquivo Público Estadual e define as 
diretrizes da Política Estadual de Arquivos Públicos e Privados de interesse público e 
social”, de 2010, inclui o seguinte artigo: “IV - racionalizar a produção da 
documentação arquivística pública”.10 No Rio Grande do Sul, nesse mesmo ano, o 
decreto que “Reorganiza o sistema de arquivos”, inclui o artigo: “II – racionalizar e 
padronizar a produção da informação arquivística”. 
A “Avaliação” é outra função contemplada. Em Santa Catarina, desde 1993, o 
decreto que “Dispõe sobre a organização, estruturação e funcionamento do Sistema 
Estadual de Administração Organizacional e Patrimonial”, prevê em um de seus artigos: 
 
10 Grifo nosso, nesse e nos casos seguintes. 
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“e) orientar os órgãos da Administração Pública Estadual sobre a criação de comissões 
técnicas de avaliação e seleção de documentos e respectivas tabelas de temporalidade, 
fazendo parte da comissão com pelo menos um representante.” A legislação paulista 
deu tal relevância a essa função, que a incluiu no título de um decreto de 2004: “Dispõe 
sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de 
Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública 
do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de 
documentos de arquivo”. 
Como seria de esperar, a função “Aquisição”, ou suas variáveis “Transferência” 
e “Recolhimento”, estão presentes na legislação. No Mato Grosso do Sul, a lei que 
“Dispõe sobre a Política Estadual de Arquivos Públicos e Privados”, determina: “Art. 
11. Compete ao Arquivo Público do Estado de Mato Grosso Sul a gestão, o 
recolhimento e a preservação dos documentos produzidos e acumulados pelo Poder 
Executivo Estadual.” Essa mesma legislação, como em outros estados, também prevê a 
destinação da documentação dos órgãos públicos extintos: “§ 2º A cessação das 
atividades de instituições publicas e de caráter público implicam recolhimento de sua 
documentação a instituição arquivística pública ou a sua transferência a 
instituição sucessora.” A expressão, “Aquisição”, por sua vez, é utilizada para os casos 
dos arquivos privados: “Parágrafo único. No caso de alienação desses arquivos, o Poder 
Público exercerá preferência na aquisição.” 
A função “Conservação” é frequentemente mencionada - como no caso da 
legislação do Sergipe, que em 1978 “Institui o Sistema Estadual de Arquivo” - , não só 
para o arquivo permanente, mas também para a fase corrente e intermediária, cabendo 
ao sistema “II - Orientar o preparo e a organização dos documentos em fase de 
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transferência para o arquivo intermediário ou permanente; III – Supervisionar a 
conservação de documentos sob custódia.” Na legislação do Rio Grande do Sul, essa 
preocupação estende-se à preservação dos documentos em diferentes suportes, fazendo 
aí uma referência indireta aos que nascem em meio digital: “V. elaborar diretrizes de 
preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos 
suportes”. 
A função “Classificação”, conforme apareceu no caso de São Paulo, geralmente 
está relacionada aos “Planos de Classificação”, mencionados em leis e decretos. A 
função “Descrição”, por sua vez, apresenta-se de forma indireta, fazendo referência à 
“pesquisa”. No Pará, por exemplo, em 1989, o decreto que “Institui o Sistema Estadual 
de Arquivos”, menciona em seu título: “arquivos são elementos de prova e instrumento 
de pesquisa”. Na referida legislação de Santa Catarina, isso é referido de forma ainda 
mais detalhada, cabendo ao Arquivo Público: “b) receber, sob doação ou custódia, 
coleção de obras literárias e documentos de valor permanente, de entidades privadas e 
de pessoas físicas, que estejam relacionadas com o desenvolvimento histórico, cultural, 
científico e tecnológico do Estado, procedendo seu registro, arranjo e elaboração dos 
respectivos instrumentos de pesquisa.” 
 Por fim, a função“Difusão” encontra-se referida em várias leis e decretos, sob a 
forma de valorização do “acesso”, principalmente após a aprovação da Lei de Acesso à 
Informação, em 2011, Lei n˚ 12.527. Antes desse marco normativo, a Constituição 
brasileira, de 1988, era citada, conforme ocorreu em São Paulo, em 2004: 
“Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de 
arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com 
o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei federal nº 8.159, 
Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
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de 8 de janeiro de 1991”. Outro momento de valorização da difusão diz respeito às 
pesquisas acadêmicas. Em Sergipe, a referida legislação inclui, entre os objetivos do 
sistema de arquivos, “IV - Estimular a pesquisa documental”. A valorização do acesso 
também aparece nas menções às ações educativas e culturais, como no caso do Amapá: 
“XI - realizar projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e 
preservar o patrimônio documental sobre a história do Estado do Amapá.” 
Todos estes exemplos são bastante interessantes e ilustram as funções 
arquivísticas presentes nas legislações estaduais brasileiras. No entanto, cabe aqui 
retornar à Tabela 1, conforme é possível observar, apenas cinco unidades federativas 
contemplam, em seus marcos normativos, as sete funções arquivísticas. A Tabela 2 
qualifica essas lacunas, as identificando. Como se vê, há uma significativa variação de 
estado para estado. Uma hipótese que avançamos é a de que a legislação anterior à Lei 
de Arquivos é a mais precária. A terceira coluna da Tabela 2 testa essa hipótese. 
Conforme pode ser observado, das cinco melhores legislações estaduais, quatro são 
posteriores a 1991; enquanto dos cinco piores casos, a situação é exatamente inversa: 
quatro deles são anteriores a 1991. Trata-se de leis e decretos não revistos e que 
apresentam problemas. Quanto a isso, o caso do Estado de Goiás é emblemático, sendo 
o Sistema de Arquivos regional subordinado a um museu: “III - Coordenadoria do 
Sistema Estadual de Arquivo, da Fundação Museu Pedro Ludovico,” cujos objetivos são 
principalmente culturais: “VII - promover a organização de eventos culturais 
relacionados ao Sistema”. 
 
 
 
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Tabela 2 – Funções arquivísticas nas legislações das unidades federativas 
brasileiras, 2015 
Unidade Federativa Funções Ausentes da Legislação Data de Promulgação 
da Legislação 
Minas Gerais 
 
- 2011 
Paraná - 1994 
Pernambuco - 1986 
Rio de Janeiro - 2009 
São Paulo - 2004 
Alagoas 
 
6) Descrição 2001 
Amapá 6) Descrição 2010 
Bahia 5) Classificação 1982 
Maranhão 6) Descrição 2005 
Pará 5) Classificação 1989 
Rio Grande do Sul 5) Classificação 2010 
Santa Catarina 6) Descrição 1993 
Amazonas 1) Produção; 7) Difusão 2007 
Distrito Federal 4) Conservação; 5) Classificação; 2000 
Mato Grosso 1) Produção; 5) Classificação 1993 
Mato Grosso do Sul 1) Produção; 5) Classificação 1992 
Sergipe 
 
1) Produção; 5) Classificação; 7) 
Difusão 
1978 
Tocantins 3) Aquisição; 5) Classificação; 6) 
Descrição 
2012 
Espírito Santo 
 
1) Produção; 3) Aquisição; 4) 
Conservação; 5) Classificação 
1981 
Goiás 1) Produção; 2) Avaliação; 3) 
Aquisição; 5) Classificação; 6) 
Descrição 
1990 
Ceará 2) Avaliação; 3) Aquisição; 4) 
Conservação; 5) Classificação; 6) 
Descrição; 7) Difusão 
1982 
 
Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
Porém, a deficiência da legislação pode, em alguns aspectos, ser atenuada. Por 
exemplo: a função “Descrição” geralmente está ausente, talvez devido ao fato de ter 
sido a que conheceu desenvolvimento mais recente. A natureza excessivamente técnica 
dessa área também a torne desconhecida por parte da maioria dos legisladores. Apesar 
dessa ressalva, é importante destacar que, no caso específico do Rio Grande do Sul, tal 
função é explicitamente citada na legislação, cabendo ao sistema regional promover 
ações de: “VIII – recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, 
independente da natureza do suporte, sob sua guarda”. 
 Outra dimensão a ser salientada é que algumas funções podem estar implícitas 
no conceito de “Gestão de Documentos”. Isso parece ocorrer com a função 
“Classificação”. Esse entendimento está presente em várias leis e decretos. Um 
exemplo é o caso do Rio Grande do Sul, cuja lei de arquivos é bastante abrangente, mas 
não menciona em momento algum a referida função, sem que isso comprometa a 
qualidade do sistema, pois nele consta: “V – avaliar e aprovar os instrumentos de 
Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS”. 
Tabela 3 – Menção à “Gestão de documentos/Gestão documental” nos textos das 
legislações estaduais que estabelecem Sistemas Estaduais de Arquivos, 2015 
Estados Menciona “Gestão de Documentos”/ 
“Gestão Documental” na legislação 
Alagoas, Amapá, Amazonas, Distrito 
Federal, Maranhão, Mato Grosso do Sul, 
Minas Gerais, Paraná, Pernambuco, Rio 
de Janeiro, Rio Grande do Sul, São Paulo, 
Tocantins 
Sim 
Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Mato 
Grosso, Pará, Santa Catarina, Sergipe 
Não 
Fontes: ver Tabela 1. 
 
Tendo em vista essa questão, a Tabela 3 agrupa as unidades da federação em que 
a legislação menciona “Gestão de documentos/Gestão documental”. Muito 
Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
provavelmente, tal referência também encobre outras lacunas, pois subentende a 
existência das funções de “Produção” e “Avaliação” - para citarmos apenas dois 
exemplos. 
Dessa forma, é possível afirmar que numa perspectiva ampla, várias unidades 
federativas brasileiras formularam políticas arquivísticas. Por um lado, cinco estados 
mencionam em suas respectivas leis e decretos, as sete funções arquivísticas; por outro 
lado, 13 unidades da federação contam com leis e decretos regulando a gestão de 
documentos. Constatam-se também várias situações intermediárias. Em Santa Catarina, 
por exemplo, a legislação é ambígua, pois os itens normativos que regulam o sistema – 
denominado “Sistema Estadual de Administração Organizacional e Patrimonial” - 
definem que cabe “IV - à Gerência do Arquivo Público - GEARQ: a) receber por 
transferência, recolher, reunir, classificar, restaurar, preservar e divulgar os documentos 
produzidos ou recebidos por instituições governamentais em decorrência de suas 
funções especificas”. Contudo, essas orientações são vagas, pois em momento algum é 
mencionada a gestão de documentos ou um Sistema Estadual de Arquivos. 
 Tocantins também é um caso ambíguo. A Tabela 3 indica a ausência, na 
legislação regional, de três funções arquivísticas. Além disso, esta unidade federativa, 
embora cite na Lei nº 2.571, de 21 de março de 2012, o conceito de “gestão de 
documentos” , o emprega de forma truncada, reduzindo-o à instituição arquivística: 
“Art. 2º Considera-se: I - gestão de documentos de arquivos públicos o conjunto de 
procedimentos desenvolvidos para produção, proteção, tramitação, uso, avaliação, 
guarda, conservação permanente, arquivamento em fase corrente ou intermediária e 
eliminação”. 
 
Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
Considerações Finais 
 O levantamento realizado teve por objetivo sublinhar que a maioria das unidades 
federativas brasileiras formulou legislações arquivísticas. A qualidade dessa legislação 
é, no entanto, muito variável e, em vários casos, estádesatualizada, comprometendo a 
qualidade da gestão documental e dos arquivos permanentes. Por isso mesmo, seria 
recomendável uma ação conjunta entre o CONARQ e os arquivos estaduais, no sentido 
de desenvolverem minutas de leis a serem enviadas às respectivas assembleias 
estaduais, para se dar início a uma campanha de harmonização dos marcos normativos 
da área. 
 O levantamento a respeito da efetiva implementação da legislação será a 
próxima etapa da pesquisa. As sondagens realizadas nos Diários Oficiais dos estados 
também têm confirmado a existência de uma realidade bastante diversificada. A 
promulgação de uma legislação “bem formulada” não é sinônimo de sua efetiva 
implementação. Por outro lado, há casos de flagrantes desrespeitos às leis federais, 
como no Estado do Acre, que não dispõem de legislação arquivística estadual, mas, 
através de portarias internas, procede avaliação e eliminação de documentos de 
arquivo.11 
Referências 
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http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=19 Acesso em 31 
jan. 2015. 
 
11 A caracterização das funções da CPAD também é equivocada, ver: PORTARIA nº 687/2014 - Institui a 
Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito 
do Acre (CPAD – DETRAN/AC) e dá outras providências. Diário Oficial do Estado do Acre, Caderno 
Único, 15 abr. 2014. Disponível em: http://www.jusbrasil.com.br/diarios/69113048/doeac-caderno-unico-
15-04-2014-pg-47 Acesso em: 03 fev. 2015. 
Comunicação apresentada no II Seminário Latinoamericano de Legislación Archivistica, 
Universidade de los Lagos, Santiago, Chile, 2015. 
 
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226-227, 1940 (ver tradução desse texto: Seleção de documentos para guarda permanente. 
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