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PROCESSO DE GESTÃO II ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E O PROCESSO ADMINISTRATIVO Segundo Oliveira (2006, p. 6) P L A N E J A M E N T O - É o estabelec imento de objet ivos ou resultados esperados, bem como das estratégias ou meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado. O R G A N I Z A Ç Ã O - É a identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance dos r e s u l t ad o s a n t e r i o rmen t e estabelecidos pelo planejamento. DIREÇÃO - É a orientação, e/ou coordenação, e/ou motivação, e/ou liderança das atividade e recursos, visando alcançar os objetivos e os resultados esperados. A V A L I A Ç Ã O - É o acompanhamento, o controle e a an á l i s e d o s r e s u l t a do s apresentados em relação aos objetivos esperados, incluindo o estabelec imento das ações corretivas necessárias. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Estrutura organ i zac iona l é o in strumento administrativo resultante da identificação, análise e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo os estabelecimentos dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando ao a l c ance do s o b j e t i v o s e s t a be l e c i do s pe l o s p l a n e j a m e n t o s d a s e m p r e s a s . Oliveira (2006, p. 12) Oliveira (2006, p. 12) CONTRIBUIÇÕES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA AS EMPRESAS Segundo Oliveira (2006, p. 14) as principais contribuições que as adequadas estruturas organizacionais proporcionam para a otimizada administração das empresas são: a. Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos; b. Organização das responsabilidades e níveis de autoridade; c. Estruturação do processo decisório ideal, incluindo o estabelecimento dos relatórios gerenciais; CONTRIBUIÇÕES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA AS EMPRESAS d. Contribuição direta para a otimização das comunicações internas e externas da empresa; e. Estabelecimento de indicadores de desempenho compatíveis com os objetivos estabelecidos; f. Contribuição direta para o incremento motivacional e o maior comprometimento para com os resultados esperados. DEPARTAMENTALIZAÇÃO!! DEPARTAMENTO – Representa uma unidade administrativa, formada por um conjunto de recursos que executam atividades homogêneas com determinada função. Por ter um gestor (responsável) em determinado departamento – surge o termo Centro de Responsabilidade DEPARTAMENTALIZAÇÃO é o agrupamento, de acordo com um critério específ ico de homogeneidade, das ativ idades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais. Oliveira (2006, p. 89) CONTRIBUIÇÕES DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUE DEPARTAMENTALIZAR? üEstruturação do sistema de supervisão comum entre as funções e entre as unidades organizacionais da empresa; üObrigam as funções e as unidades organizacionais a compartilharem recursos e conhecimentos comuns; üCriam medidas de desempenho comuns, aprimorando a coordenação das funções; e üEncorajam o ajuste mútuo, principalmente através de interações informais (Mintzberg, 2003, p. 59). Segundo Oliveira (2006, p. 89) CONTRIBUIÇÕES DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO üEliminação de um maior número possível de custos indiretos üRedução da arbitrariedade dos critérios de rateio; üUm maior grau de respeito ao princípio da causação; üUm me l h o r c o n t r o l e d o c u s t o s – C e n t r o d e Responsabilidades - e Avaliação de Desempenho dos gestores; üFortalecimento dos Controles Internos e dentre outras contribuições üGeração de Relatórios Gerenciais ORGANOGRAMA “É a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional”. PRESIDENTE DIRETOR DE VENDAS DIRETOR DE PRODUÇÃO DIRETOR ADM/ FINANCEIRO DIRETOR DE ENGENHARIA CONTROLADORIA TESOURARIA (...) Oliveira (2006, p. 90) UMA VISÃO DA SEGMENTAÇÃO DO EMPREENDIMENTO CIA MUNDO ESTADOS UNIDOS EUROPA OUTROS FRANÇA BÉLGICAFRANÇA MOTORES DE AVIAÇÃO UTENSÍLIOS OUTROS REFRIGERADORES FOGÕES OUTROSFOGÕES FOGÃO A FOGÃO B Região Geográfica Divisão de Produtos Linha de Produtos Produtos CENTRO DE RESPONSABILIDADE DEMONSTRAÇÕES SEGMENTADAS Um segmento é uma parte ou at iv idade da organização em relação à qual os gestores querem informações sobre custos, receitas ou lucros. CENTRO DE CUSTO – Segmento do empreendimento cujo o gestor tem responsabilidade (controle) somente sobre os custos, não d e c i d i n d o s o b r e r e c e i t a s e i n v e s t i m e n t o s . CENTRO DE LUCRO – Segmento do empreendimento cujo o gestor tem responsabilidade (controle) sobre os custos e receitas, mas não s o b r e o s i n v e s t i m e n t o s o p e r a c i o n a i s n a p r o d u ç ã o ; CENTRO DE INVESTIMENTO – Segmento da empresa cujo o gestor tem responsabilidade (controle) sobre custos, receitas e sobre os investimentos operacionais na produção. SEGMENTO: PROCESSO DE DECISÃO QUAL A DECISÃO ? IDENTIFICAR A INFORMAÇÃO RELEVANTE ≠ “A informação relevante é um custo ou receita f u t u r a p r e d i t a q u e d i f e r e n c i a r á a s a l t e r n a t i v a s . Horngren (2004, p. 154) PROCESSO DE DECISÃO Método utilizado para fazer a escolha. üDECISÕES SOBRE MIX DE PRODUTOS – Definir qual a melhor combinação de produção e venda dos produtos para que seja alcançado o melhor resultado e a criação de valor. üDECISÕES QUANDO HÁ FATOR LIMITANTE – Fator limitante é o elemento que restringe ou limita a produção ou venda de um produto ou serviço. üPONTO DE EQUILÍBRIO PARA MÚLTIPLOS PRODUTOS – Saber com base no mix de produtos estabelecido o valor total de vendas que a empresa precisa alcançar para que não tenha um prejuízo. RECEITA TOTAL = CUSTO TOTAL üMARGEM DE SEGURANÇA – Evidencia quanto a empresa pode ter de redução de vendas, sem que a mesma apresente um prejuízo Produtos Acabados DECISÃO SOBRE MIX DE PRODUTOS – ANÁLISE DA MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO ESTRUTURA DE CUSTOS Produto __ Produtos em Processo (-) CUSTOS VARIÁVEIS (=) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO VARIÁVEIS RECEITA OPERACIONAL CUSTOS FIXOS (-) RESULTADO LÍQUIDO Produto __ Produto __ Produto __ D.R.E ESTOQ. PROD.ACAB. PROD.__ PATRIMÔNIO LÍQUIDO RESERVAS DE LUCROS PROD. __ ATIVO CIRCULANTE Balanço Patrimonial ATIVO PASSIVO VENDA Produto A Produto B Q TOTAL Vu VT Q Vu VT (-) üMARGEM DE CONTRIBUIÇÃO UNITÁRIA – representa a diferença entre receita unitária e custos variáveis unitários (custos e despesas variáveis unitários) de um produto/serviço com a finalidade de evidenciar quanto o mesmo contribui, indubitavelmente, para cobrir os custos fixos e gerar resultado para o empreendimento. üCUSTEIO VARIÁVEL R$ Quant.1 2 3 4 150 50 100 200 300 CUSTOS E DESPESAS TOTAIS RECEITAS TOTAIS PONTO DE EQUILÍBRIO 5 ... O PONTO DE EQUILÍBRIO LU CR O PR EJ UÍ ZO RECEITAS TOTAIS CUSTOS E DESPESAS TOTAIS CF CV UnitáriaãoContribuiçdeemM FixosCustos QuantidadeemEQUILÍBRIODEPONTO ___arg _ ____ LUCROTOTALCUSTOTOTALRECEITA __ O PONTO DE EQUILÍBRIO PercentualãoContribuiçdeemM FixosCustos RemEQUILÍBRIODEPONTO ___arg _ $____ PercentualemMédiaãoContribuiçdeemM FixosCustos RemodutosMúltiplosPE _____arg _ $__Pr__ LíquidoLucro ãoContribuiçdeemM lOperacionamAlavancagedeGrau _ __arg ___ Você é o (a) Controller (a) da Indústria VESTBEM Ltda. – que adota o modelo de gestão baseado no valor! A sua estrutura de custos e a quantidade produzida e vendida neste período estão abaixo evidenciadas. Elabore a demonstração do resultado gerencial e, mediante análise, indique e justifique qual o produto que você deverá incentivar mais a venda, para que objetivo do empreendimento seja alcançado. Considere dois cenários: ü A empresa não possui nenhum fator limitante na capacidade de produção ü A hora-máquina é o fator limitante na capacidade produtiva üDECISÕES SOBRE MIX DE PRODUTOS; üFATOR LIMITANTE DA PRODUÇÃO üPONTODE EQUILÍBRIO PARA MÚLTIPLOS PRODUTOS; üMARGEM DE SEGURANÇA üDECISÕES SOBRE MIX DE PRODUTOS; üFATOR LIMITANTE DA PRODUÇÃO üPONTO DE EQUILÍBRIO PARA MÚLTIPLOS PRODUTOS; üMARGEM DE SEGURANÇA GESTÃO POR MEIO DA MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO DECISÕES SOBRE PRODUÇÃO E VENDA – “PEDIDO ESPECIAL DE VENDAS” Foto: Revista Exame 06 de julho de 2005 Você é o novo gestor (a) da FLEX LTDA que produz o FLEX (uma peça que segura o escapamento dos automóveis de passeio). Conforme o método de custeio por absorção, no último período, a empresa apresentou os seguintes dados: üMargem líquida de 8% com um lucro líquido de R$ 8.100,00 üProdução e venda de 27.000 unidades üNão houve estoque final de produtos acabados e em processo. üO nível de utilização da capacidade instalada foi de 45% üO custo variável unitário para produzir e vender = R$ 1,50. ... DECISÕES SOBRE PRODUÇÃO E VENDA – “PEDIDO ESPECIAL DE VENDAS” Foto: Revista Exame 06 de julho de 2005 ... Você recebeu a ligação do Sr. Sabino gerente de compras da FIESTA Indústria Automobilística S.A. Ele comentou que devido a problemas com a entrega do seu fornecedor, está precisando de 15.000 unidades do produto FLEX. Todavia o Sr. Sabino fez a proposta de pagar R$ 2,70 por unidade (mesmo valor que ele paga ao fornecedor habitual). Você constatou que, sem considerar o pedido especial da Indústria FIESTA, a programação da produção, o preço praticado e os custos permanecerão os mesmos do período anterior. Quais os outros aspectos a considerar antes de aceitar a proposta? E aí gestor? Você aceita ou rejeita a proposta? Não se esqueça que você foi contratado para aumentar a lucratividade deste empreendimento! Então decida e justifique a sua decisão aos proprietários comentando sobre o efeito no lucro e na margem líquida do empreendimento. DECISÕES SOBRE PRODUÇÃO E VENDA – “PEDIDO ESPECIAL DE VENDAS” Foto: Revista Exame 06 de julho de 2005 DECISÕES SOBRE PRODUÇÃO E VENDA – “PEDIDO ESPECIAL DE VENDAS” Foto: Revista Exame 06 de julho de 2005 MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO, CUSTOS FIXOS IDENTIFICÁVEIS E CUSTOS FIXOS COMUNS A Margem de Contribuição representa a diferença entre as receitas e os custos e despesas variáveis de um produto, serviço, ou segmento, e evidencia quanto o mesmo contribui, indubitavelmente, para a cobrir os custos fixos e gerar o resultado. RELATÓRIOS POR SEGMENTO Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 DECISÕES SOBRE MANUTENÇÃO OU EXTINÇÃO DE SEGMENTOS Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 DECISÕES SOBRE MANUTENÇÃO OU EXTINÇÃO DE SEGMENTOS ANALISANDO OS: CUSTOS FIXOS IDENTIFICÁVEIS E CUSTOS FIXOS COMUNS üCUSTO FIXO IDENTIFICÁVEL (CUSTO EVITÁVEL) de um segmento é um custo fixo diretamente oriundo da existência do segmento. üCUSTO FIXO COMUM (CUSTO INEVITÁVEL) é o custo que beneficia mais de um segmento , mas não é identificável a nenhum deles. No caso da extinção do segmento não haveria modificação no custo fixo comum. Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 ANALISANDO A MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO E A MARGEM DO SEGMENTO Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 VERIFICANDO O EFEITO DA EXTINÇÃO DA LINHA ROUPAS Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 O CASO DA ÊNFASE Ltda. Você é o gestor (a) da ÊNFASE Ltda! Você pediu a Contabilidade um relatório sobre o desempenho econômico por segmento. De posse da Demonstração do Resultado por segmento você vai se reunir com os proprietários para discutir a eliminação ou não do segmento de moda infantil. O relatório chegou veja! Você informou a Contabilidade que o relatório apresentado contém erros e não atende a sua necessidade de tomada de decisão (extinção do seguimento de moda infantil). Então solicitou a correção do mesmo e a inserção da coluna de participação %. A Plenitude Propaganda, agência que presta serviços a sua empresa, fez a seguinte proposta para expandir as receitas do segmento moda infantil: Uma campanha que custaria R$ 25.000,00 e que geraria um aumento de R$ 200.000,00 nas receitas do segmento de moda infantil (sem provocar aumento dos custos fixos). Você aceita a campanha? Qual o reflexo desta decisão na margem do segmento de moda infantil e no resultado global do empreendimento? QUESTÃO DA IRRELEVÂNCIA DOS CUSTOS IRRECUPERÁVEIS NA TOMADA DE DECISÃO Os custos irrecuperáveis são custos que não podem ser evitados e, portanto, devem ser eliminados no processo de decisão. Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 DECISÃO DE MANTER OU SUBSTITUIR EQUIPAMENTOS Você é o (a) gestor (a) da Indústria FENIX Há um ano atrás a empresa comprou uma máquina pelo valor de R$ 100.000,00 para ser usada na produção, entretanto, a mesma apresenta problemas de eficiência e muitas sobras de materiais (perdas normais com a produção). Você pesquisou sobre novas tecnologias e encontrou uma máquina mais eficiente, que reduz o tempo de produção, o consumo de energia e as sobras. Você propôs aos proprietários a substituição da máquina. O valor de venda deste ativo no mercado é R$ 50.000,00 Os proprietários falaram que essa proposta é inaceitável, visto que a máquina atual tem um tempo de vida útil estimado de 5 anos, sendo que, ainda faltam 4 anos para a perda total da capacidade produtiva deste ativo. Comentaram também que conforme os relatórios da contabilidade o valor remanescente da máquina é de R$ 80.000,00 e com essa proposta a empresa apresentaria um prejuízo de R$ 30.000,00. Na próxima reunião você apresentará os dados comparativos das máquinas e deverá explicar aos proprietários se é viável economicamente substituir a máquina. Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 O que é relevante para a tomada de decisão? Benefícios obtidos com a compra da nova máquina: Redução de custo de funcionamento Entrada de caixa com a venda da máquina em uso (-) Desembolso com a compra da nova máquina (=) RESULTADO (BENEFÍCIO LÍQUIDO) DECISÃO DE MANTER OU SUBSTITUIR EQUIPAMENTOS DECISÕES SOBRE FAZER OU COMPRAR (TERCEIRIZAÇÃO) Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 A Indústria KISAPATUS Ltda produz sapatos para o mercado interno. Ela também produz as caixas onde serão colocados os sapatos. O novo administrador está estudando a cadeia de valor da empresa e pretende tomar decisões relativas a integração vertical, ou seja, sobre o controle das atividades da cadeia de valor. Ele quer saber se é mais viável, economicamente, produzir as caixas na empresa ou comprá-las com um fornecedor? O fornecedor BOX Ltda propôs a venda de cada caixa pelo valor de R$ 4,60. Se a decisão for comprar as caixas com este fornecedor, os funcionários e o gerente, responsáveis pela produção das caixas, serão dispensados, pois não há, no momento, como remanejá-los para outros setores da organização. Neste primeiro momento, caso a decisão seja comprar do fornecedor, o departamento de produção de caixas ficará ocioso, pois não há nenhum projeto para uso deste departamento. Você como consultor do empreendimento deverá nortear o administrador para a tomada de decisão. DECISÕES SOBRE FAZER OU COMPRAR (TERCEIRIZAÇÃO) Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 A ANALISANDO O CUSTO MENSAL COM A PRODUÇÃO INTERNA DAS CAIXAS OS CUSTO DIFERENCIAIS CUSTO IRREVERSÍVEL CUSTO NÃO EVITÁVEL DECISÕES SOBRE FAZER OU COMPRAR (TERCEIRIZAÇÃO) Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 A ANALISANDO OS CUSTOS MENSAIS DE FAZER OU COMPRAR Foto: Revista Exame 05 julho de 2006 Um mês depois... O administrador apresentou o seguinte projeto: utilizar o departamento de produção de caixas para a produção de um novo produto. Espera-se com este novo centro de resultado uma margem de contribuição no valor de R$ 20.000,00. O Fornecedor BOX manteve o mesmo preço de R$ 4,60 por caixa E agora... o administrador deve terceirizar a produção das caixas? O CUSTO DE OPORTUNIDADE NAS DECISÕES SOBRE FAZER OU COMPRAR (TERCEIRIZAÇÃO)
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