Como mediar reuniões inclusivas e acessíveis

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Como mediar reuniões inclusivas e acessíveis 1
Como mediar reuniões 
inclusivas e acessíveis
Como criar um ambiente inclusivo
A inclusão de funcionários de diferentes origens e identidades é extremamente 
importante para qualquer organização que busca criar um ambiente de forte 
conexão no local de trabalho. Além disso, quando os membros da equipe se 
sentem incluídos, eles tendem a querer fazer o melhor trabalho possível, o que 
também é ótimo para a organização. A criação de um ambiente inclusivo pode 
ser muito desafiadora em reuniões, porque elas podem ser intimidantes para os 
participantes. Como gerente de projeto, faz parte do seu trabalho mediar 
reuniões que incluam todos os participantes e que criem uma sensação de 
segurança emocional e valor para a contribuição ativa de todos. Para mediar 
reuniões inclusivas que sejam motivadoras para todos, implemente 
procedimentos que sejam previsíveis e seguidos de forma consistente.
Formalize verificações iniciais do grupo que garantam o entendimento e 
lembre a todos que as contribuições deles são necessárias. Crie um 
processo que peça consistentemente a cada pessoa uma atualização sobre 
o trabalho dela e/ou como ela está se saindo em suas atividades diárias. As 
perguntas devem ser abertas e variar ao longo do tempo, incluindo humor, 
analogias e oportunidades de “terminar a frase .ˮ Como gerente de projeto, 
seu modelo definirá o tom para a dinâmica da equipe, então sempre 
verifique com a equipe e dê o exemplo de profissionalismo, vulnerabilidade 
e empatia. As verificações comuns incluem: “Um destaque da minha 
semana foi...ˮ e “Esta semana sou grato por...ˮ
Dê plena atenção a todos. Ouça atentamente o que todo mundo tem a 
dizer e tenha cuidado para não interromper alguém que está falando. A 
linguagem corporal, como o contato visual e o corpo virado para a direção 
de um falante, pode ajudar as pessoas a se sentirem seguras ao 
expressarem sua opinião. Evite balançar a cabeça, desviar o olhar ou olhar 
para o telefone quando alguém estiver falando.
Ajude todos os participantes a serem ouvidos. Peça que os participantes 
deem ideias e faça perguntas para incentivar a participação. Se alguém for 
interrompido, redirecione a atenção de todos para essa pessoa e faça com 
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que ela termine seu pensamento. Se uma pessoa ainda não tiver falado, 
pergunte o que ela acha. É importante lembrar que, para algumas pessoas, 
falar em reuniões pode ser assustador, principalmente em reuniões virtuais 
ou teleconferências. Isso também ocorre com pessoas que não são a 
maioria na sala e que podem sentir que estão representando um grupo 
inteiro de pessoas parecidas com elas, tanto em relação à aparência 
quanto ao modo de falar. Talvez você também note que as pessoas sem 
muita experiência podem ficar nervosas ao falar abertamente, pois estão 
apenas no início da carreira. Você pode ajudar as pessoas a se sentirem 
mais confortáveis e apoiadas informando, com antecedência, que elas 
precisarão compartilhar suas ideias em uma reunião para que possam se 
preparar com antecedência. Após uma reunião, também é possível solicitar 
informações de pessoas que não tenham falado.
Ajude os participantes a se sentirem confortáveis para compartilhar 
perspectivas diferentes. Incentive ideias divergentes ou opostas deixando 
claro que pontos de vista alternativos são valorizados. Para definir o tom, 
comece a reunião incentivando perspectivas diferentes. Tente obter pelo 
menos três pontos de vista sobre um problema que possa ter alguma 
variação na sala. Faça um acompanhamento após a reunião com uma 
solicitação de pensamentos adicionais.
Use imagens que reflitam a diversidade do mundo. Nos materiais e 
folhetos da apresentação, selecione imagens que ilustrem a diversidade de 
raça, gênero, idade, habilidade, formação cultural, religião, localização 
geográfica etc. As pessoas nas imagens devem representar origens 
diversas para garantir ainda mais a inclusão, permitindo que todos na sala 
se sintam acolhidos e representados.
Como tornar as reuniões acessíveis a todos
As reuniões não têm como ser inclusivas se nem todos podem participar 
totalmente. É importante garantir que as reuniões sejam acessíveis a todos. 
Acessível significa que algo é facilmente usado, acessado ou adaptado para 
uso por pessoas com deficiência. Nas reuniões, isso significa que as pessoas 
com deficiência não são excluídas da participação nem do compartilhamento 
de informações.
Ao planejar suas reuniões, considere as necessidades das pessoas com os 
tipos de deficiência a seguir.
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Deficiências visuais e cegueira
Perda auditiva e surdez
Deficiências de mobilidade, o que significa ter dificuldade para se 
locomover, como pessoas que precisam de cadeiras de rodas ou bengalas
Essas dicas podem ajudar você a garantir que os participantes a seguir tenham 
acesso total às suas reuniões.
Pessoas com deficiência visual
Materiais da apresentação
Use um tamanho de fonte grande (no mínimo 22 pontos).
Use cores de alto contraste.
Inclua descrições de texto alternativas em todas as imagens, fotos, 
gráficos, tabelas etc.
Disponibilize para os participantes cegos ou com baixa visão um formato 
eletrônico acessível da apresentação.
Forneça os materiais da apresentação em um formato eletrônico acessível 
aos participantes com antecedência.
Descreva todos os elementos gráficos significativos da apresentação 
(como fotos, imagens, gráficos e ilustrações).
Folhetos e materiais impressos
Use um tamanho de fonte grande (no mínimo 18 pontos).
Use letras pretas em papel branco fosco.
Use uma fonte simples e evite fontes compactadas e em itálico.
Use espaçamento de 1,25 a duplo entre as linhas.
Pessoas com deficiência auditiva
Sempre olhe para a pessoa com quem você está se comunicando. Isso é 
muito útil para membros do público que conseguem fazer leitura labial.
Fale com clareza e em ritmo e volume moderados, dando tempo à outra 
pessoa para responder. Evite exagerar, diminuir a velocidade do discurso 
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ou falar alto.
Peça esclarecimentos se você não entender algo que a pessoa está 
comunicando.
Inclua todas as informações disponibilizadas em uma apresentação falada 
nos slides.
Adicione legendas aos vídeos. A Ajuda do YouTube apresenta instruções 
sobre como adicionar legendas ocultas aos vídeos.
Pessoas com problemas de mobilidade
Ofereça amplo espaço de circulação na sala de reuniões para que as 
pessoas que usam dispositivos de mobilidade possam passar facilmente.
Ofereça locais de assentos acessíveis em toda a sala.
Para as apresentações, use assentos semirredondos de modo que todos os 
participantes possam ficar voltados para a direção do palestrante.
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