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PLANCON GUIA PRÁTICO PARA A ELABORAÇÃO DO PLANO MUNICIPAL DE CONTINGÊNCIA BRASIL DEFESA CIVIL O QUE É UM PLANO DE CONTINGÊNCIA? O Decreto n° 10.593, de 24 de dezembro de 2020, que regulamenta a Lei Federal nº 12.608/2012, define o plano de contingência (Plancon) como: Um conjunto de medidas preestabelecidas destinadas a responder a situação de emergência ou o estado de calamidade pública de forma planejada e intersetorialmente articulada, elaborado com base em hipóteses de desastre, com o objetivo de minimizar os seus efeitos. (BRASIL, 2020, Art. 2°, IX) “Nada mais é do que um documento no qual se faz a pactuação de processos de gestão de riscos de desastres, estabelecendo-se acordos antecipados entre os envolvidos para permitir ações de resposta mais oportunas e eficazes!” O Secretário Nacional de P&DC, Alexandre Lucas Alves, explica que um Plancon: QUEM É RESPONSÁVEL POR ELABORAR O PLANCON? De acordo com a atual Política Nacional de Proteção e Defesa Civil (PNPDEC), constante da Lei Federal nº 12.608/2012, o desenvolvimento do Plancon é uma responsabilidade dos municípios, os quais precisam elaborá-los e executá-los, com o apoio dos respectivos estados e da União. EXISTE UM MODELO PREESTABELECIDO PARA AUXILIAR NA ELABORAÇÃO DO PLANCON? Na verdade, não. Cada município planeja, prepara, aprova, divulga e operacionaliza seus respectivos planos de acordo com: as realidades locais os cenários de risco específicos os recursos disponíveis No entanto, para facilitar a elaboração dos respectivos planos, de acordo com a legislação vigente e as recomendações da Secretaria Nacional de Proteção e Defesa Civil (Sedec), sugere-se a adoção da metodologia dos 9 passos, apresentada a seguir. METODOLOGIA DOS 9 PASSOS Passo 1: Decidir pela elaboração e definir cenário(s) de risco Passo 2: Constituir um Grupo de Trabalho e definir o cronograma Passo 3: Avaliar o(s) cenário(s) de risco Passo 4: Definir ações e procedimentos Passo 5: Realizar consulta pública Passo 6: Realizar audiência pública de avaliação e prestação de contas Passo 7: Validar e divulgar Etapa 1 - Elaboração Etapa 2 - Validação e divulgação Passo 8: Operacionalizar Passo 9: Revisar Etapa 3 - Operacionalização e revisão A primeira coisa a ser feita para o desenvolvimento do Plancon é decidir pela necessidade da sua elaboração. Essa importante decisão se fundamenta na percepção da existência do risco, ou seja, de um cenário de risco. O cenário de risco pode ser representado pelo espaço físico exposto e vulnerável a uma determinada ameaça, a qual, normalmente, é representada por algum tipo de desastre. Para a construção do Plancon é possível considerar mais de um tipo de risco, ou até um grupo de risco que apresente semelhança no perfil de impacto e nas ações de resposta. Além disso, a área de abrangência pode variar conforme as especificidades de ocorrência do risco considerado, englobando todo o município ou apenas as áreas de ocorrência do evento. DECIDIR PELA ELABORAÇÃO E DEFINIR CENÁRIO(S) DE RISCO A construção do Grupo de Trabalho (GT) e a definição do cronograma de atividades é feito, normalmente, pela Coordenadoria Municipal de Proteção e Defesa Civil (Comdec), que assume a responsabilidade pelo agendamento das reuniões, envio dos convites, coordenação dos trabalhos e registro das atividades realizadas. O planejamento é sempre mais efetivo quando o processo se desenvolve de forma conjunta e colaborativa, juntando pessoas e representantes que possuam experiência em redução de riscos de desastres. CONSTITUIR UM GRUPO DE TRABALHO E DEFINIR CRONOGRAMA Normalmente, a seleção dos integrantes que irão compor o GT inclui representantes das principais secretarias municipais. Recomenda-se ainda a participação de representantes da sociedade civil, com destaque para os moradores e lideranças comunitárias residentes nas áreas de risco. O cronograma de trabalho, preferencialmente, deverá ser aprovado em conjunto. Nele são definidas a agenda de reuniões e as tarefas e prazos das equipes envolvidas. Na prática, o importante é que o cronograma contemple todas as atividades necessárias para a elaboração do Plancon, levando em consideração a realidade local do município e os recursos disponíveis no momento. A avaliação do cenário de risco escolhido se dá a partir da análise dos fatores de risco e das capacidades de enfrentamento (resiliência), conforme o passo a passo sugerido: ANALISAR O(S) CENÁRIO(S) DE RISCO Análise das ameaças • Analisar as causas e os fatores desencadeantes • Mapear a área de ocorrência do desastre Análise da exposição e vulnerabilidade • Entender a forma com que o desastre impacta as regiôes de ocorrência • Análise quantitativa e qualitativa dos elementos expostos O GT poderá realizar a avaliação de um cenário de risco único ou de diversos cenários, sendo tal análise um passo essencial para o sucesso do Plancon, pois sua construção irá orientar a definição das ações e as atribuições de cada integrante. Desenvolvimento do cenário de risco • Descrever e resumir as informações estudadas nas etapas anteriores, de forma a orientar a definição das ações setoriais Análise das capacidades de enfrentamento • Definir capacidades de enfrentamento necessárias • Identificar capacidades existentes • Identificar capacidades a serem instaladas As ações básicas e procedimentos necessários para enfrentar a contingência (incluindo as atribuições, suas responsabilidades e os recursos disponíveis) são definidas pelo GT por meio da construção do documento escrito do Plancon. Para cada cenário de risco identificado devem ser consideradas as atribuições e as responsabilidades, desde a ativação do Plancon até o encerramento da situação crítica, considerando os recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos disponíveis no local para a execução das ações básicas planejadas. A Sedec recomenda que sejam previstos procedimentos específicos para as seguintes ações básicas: DEFINIR AÇÕES E PROCEDIMENTOS Monitoramento, alerta e alarme Fuga/evacuação Ações de socorro Ações assistenciais Ações de restabelecimento de serviços essenciais Para cada tarefa decorrente das ações básicas previstas no Plancon é necessária a existência de uma pessoa responsável pela atividade (incluindo o seu contato, com nome, função, telefone e e-mail). Recomenda-se, ainda, que os planos indiquem pelo menos dois responsáveis por cada ação/tarefa, sendo o primeiro o titular e o segundo, seu substituto eventual, tendo em vista que nem sempre as pessoas estão disponíveis 24 horas por dia. ATENÇÃO A Comdec, com apoio do GT, deverá garantir que os responsáveis pelas tarefas estejam aptos para atuação, inclusive fora do horário comercial ou nos fins de semana e feriados (afinal, as emergências não têm hora para ocorrer). É importante testar e avaliar regularmente os sistemas de comunicação empregados no Plancon para o envio das notificações de mobilização a fim de evitar problemas nos tempos de resposta em caso de emergências reais! Agora, o Plancon deve ser divulgado à sociedade, e aos órgãos públicos e privados, para fins de transparência, publicidade e validação. Para isso, primeiramente, deve ser colocado em consulta pública. A consulta pública (CP) é um instrumento de publicidade que funciona para dar transparência aos atos da administração pública e facilitar o acompanhamento e o recebimento de contribuições por parte dos cidadãos. Na prática, a CP é realizada a partir da disponibilização de um link que permite acesso ao Plancon, garantindo sua ampla divulgação e incentivando que qualquer parte interessada possa fazer comentários e contribuições, com um prazo preestabelecido entre 20 e 30 dias. REALIZAR CONSULTA PÚBLICA ATENÇÃO Use as redes sociais do município (Facebook, Instagram, Twitter) para ajudar na divulgação das informações sobre a aberturada consulta pública e seus prazos! O link pode ser disponibilizado na página Web da própria Comdec ou no portal eletrônico da prefeitura municipal. A consulta pública ainda poderá ser realizada gratuitamente no ambiente virtual da administração pública federal, disponível na plataforma Participa.br. Encerrado o período da consulta, toda e qualquer contribuição feita no link deverá ser compilada num relatório técnico, o qual servirá para subsidiar melhorias no documento final do Plancon. A audiência pública é uma espécie de reunião aberta para a realização do debate final e a apresentação da prestação de contas do Plancon entre os integrantes do GT, as autoridades públicas e os diversos setores da sociedade. Para sua organização, é preciso que órgão de P&DC divulgue com antecedência as informações relativas à audiência pública (dia, hora e local da reunião), bem como encaminhe ofícios (convites formais) para os representantes dos diversos setores da sociedade que têm relação com o tema do Plancon. Também é importante (para garantir maior participação no processo) uma ampla divulgação da audiência pública nas redes sociais do município! Definida a agenda da audiência e enviados os convites, é preciso, agora, organizar a dinâmica da reunião. Para facilitar esse processo, sugere-se que a audiência pública seja organizada em partes, conforme segue: REALIZAR A AUDIÊNCIA PÚBLICA DE AVALIAÇÃO E A PRESTAÇÃO DE CONTAS 1ª parte Inicie com a apresentação dos integrantes do GT (incluindo nome e organização a qual pertence), breve exposição da estrutura do Plancon e leitura do relatório técnico com o resumo das contribuições recebidas durante a consulta pública. 2ª parte Depois, realize a prestação de contas do Plancon, que é uma espécie de balanço financeiro apresentado em forma de relatório. Ele tem por finalidade dar transparência e publicidade aos recursos públicos aplicados no período de preparação e execução do Plancon, nas diversas atividades realizadas pelo órgão de P&DC do estado ou município e demais colaboradores que integraram o GT. 3ªparte Em seguida, inicie o debate com os interessados para o registro das contribuições e propostas advindas da discussão e, caso seja necessário, a correção e atualização do Plancon. ATENÇÃO Em casos extraordinários, como em estado de calamidade pública, pandemia e outras, a audiência pública poderá ser realizada em formato virtual (não presencial). Nesses casos, a audiência pública virtual deverá ser processada por meio de solução tecnológica que viabilize a discussão de matérias e permita o amplo debate por vídeo e áudio entre os integrantes dos GTs, convidados e demais pessoas interessadas e previamente inscritas. É muito importante que essas audiências sejam gravadas na íntegra para posterior divulgação e registro de sugestões. 4ªparte Finalize a audiência com a aprovação do Plancon devidamente corrigido, o qual é validado mediante a coleta da assinatura dos signatários presentes. A validação é realizada em uma reunião aberta, que pode ser feita no fim da audiência pública, com a leitura do documento final completo ou a partir de um documento resumido. Ele deve incluir qualquer modificação ocorrida durante a consulta e a audiência pública. Em seguida, os representantes de cada instituição devem assinar a Folha de Validação, que fará parte do documento final do Plancon. Concluído este passo, o documento do Plancon está finalizado e deverá, agora, ser amplamente divulgado, especialmente entre aqueles que participam de alguma forma do processo. É por meio do conhecimento do conteúdo do Plancon que as partes envolvidas poderão organizar seus treinamentos e preparar-se para cumprir suas atribuições e responsabilidades. Ainda, por meio da ampla divulgação, os moradores das áreas de risco e a população em geral poderão conhecer o Plancon e seus detalhes. VALIDAR E DIVULGAR O PLANO ATENÇÃO Apesar da importância da ampla divulgação do documento final do Plancon, há partes do documento que podem trazer informações sensíveis, como, por exemplo, telefones de contato de autoridades e procedimentos internos de segurança de instituições públicas ou privadas. Por isso, a versão completa do Plancon pode receber classificação reservada e estar disponível apenas para os responsáveis das instituições e órgãos oficiais envolvidos. Essa divulgação poderá ser realizada em: versões digitais documentos impressos - completos para os representantes das Instituições de maior envolvimento formatos resumidos para emprego em situações de treinamento e realização de exercícios simulados Além disso, recomenda-se que o documento final do Plancon seja publicado no Diário Oficial do estado ou do município, conforme o caso. 1A realização de simulados está prevista na Lei nº 12.340, de 1° de dezembro de 2010, a qual foi alterada e comple- mentada pela Lei n° 12.983, de 2 de junho de 2014. A experiência acumulada pelos órgãos de P&DC indica que não importa quão bem escrito e detalhado seja o plano, ele é inútil se não for conhecido e aplicável no dia a dia. Por isso, é necessário colocá-lo em prática por meio da realização de um exercício simulado. A realização de simulados1 é uma ação fundamental para treinar todos os envolvidos na execução de suas responsabilidades, bem como para avaliar se todas as tarefas e ações designadas estão adequadas aos recursos disponíveis e, se necessário, revisar e fazer ajustes para a correção e finalização do plano. OPERACIONALIZAR O PLANCON Os exercícios simulados poderão ser organizados de diferentes formas, podendo ser realizados de forma parcial (nos chamados simulados internos), ou de forma completa (nos chamados simulados externos). Apesar de não existir um modelo padrão para orientar o planejamento e a realização de simulados, recomenda-se que seu planejamento inclua pelo menos: 1) A definição da modalidade do exercício 2) A definição do cenário de risco hipotético 3) A delimitação da área de risco para a realização do exercício simulado 4) A definição dos objetivos do exercício, com a indicação clara de procedimentos e responsabilidades para cada um dos envolvidos 5) A definição das ações que serão alvo de avaliação 6) A divulgação com antecedência do simulado junto à comunidade de interesse 7) A definição prévia de rotas de fuga, pontos de reunião e locais de abrigamento que serão usados pela comunidade 8) A realização do exercício simulado propriamente dito, com a marcação dos tempos de resposta em cada uma das etapas planejadas 9) A realização de um encontro final com todos os envolvidos para agradecimento pela participação, coleta de considerações por parte dos envolvidos e repasse de orientações finais 10) A confecção de um relatório contendo os pontos positivos do plano, bem como aqueles que, após observados na prática, precisam de ajustes ou melhorias O planejamento do exercício simulado deve incluir, também, a seleção de observadores/avaliadores, para acompanhar e registrar o que deu certo e o que precisa ser aperfeiçoado. Essa avaliação também servirá para que se possa comparar os resultados alcançados com exercícios futuros ou entre diferentes comunidades, a fim de contrastar performances e aprendizados. Normalmente, as equipes de avaliação utilizam formulários padronizados para registrar suas observações e fazer o diagnóstico dos resultados esperados com os alcançados. Os indicadores mais utilizados são: 1) Registro das organizações participantes 2) Tempo médio de desocupação das residências 3) Tempo médio para o deslocamento nas rotas de fuga 4) Tempo médio para chegar nos pontos de abrigamento 5) Número de pessoas que participaram do exercício 6) Pontos positivos e por melhorar do exercício Por último, o GT deverá reunir-se com os observadores/ avaliadores para verificar os pontos positivos e os pontos por melhorar do simulado. Nessa etapa, duasquestões importantes da elaboração do Plancon foram alcançadas: 11 o treinamento real das equipes de resposta e da própria comunidade; 22 a avaliação das condições de execução do Plancon na prática (o GT faz a revisão do plano e, se necessário, a correção de algum ponto falho ou esquecido). REVISÃO DO PLANO É importante prever, também, a realização de revisões periódicas, que devem ocorrer a cada 1 ou 2 anos, buscando manter o Plancon sempre atualizado. Para isso, é recomendável que o plano especifique os prazos de revisão e seus responsáveis. Lembre-se de que, por melhor que seja sua preparação, nem toda crise ou desastre poderá ser evitada! Estar preparado e pronto para responder aos desastres é sua responsabilidade. REFERÊNCIAS BRASIL. Decreto nº 10.593, de 24 de dezembro de 2020. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019- 2022/2020/decreto/D10593.htm. BRASIL. Lei nº 12.608, de 10 de abril de 2012. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/ l12608.htm. BRASIL. Módulo de formação: elaboração de plano de contingência: livro base. Disponível em: https://antigo.mdr. gov.br/images/stories/ArquivosDefesaCivil/ArquivosPDF/ publicacoes/II---Plano-de-Contingencia---Livro-Base.pdf. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/D10593.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/D10593.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12608.htm http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12608.htm https://antigo.mdr.gov.br/images/stories/ArquivosDefesaCivil/ArquivosPDF/publicacoes/II---Plano-de-Contingencia---Livro-Base.pdf https://antigo.mdr.gov.br/images/stories/ArquivosDefesaCivil/ArquivosPDF/publicacoes/II---Plano-de-Contingencia---Livro-Base.pdf https://antigo.mdr.gov.br/images/stories/ArquivosDefesaCivil/ArquivosPDF/publicacoes/II---Plano-de-Contingencia---Livro-Base.pdf Caixa de seleção 11: Off Caixa de seleção 12: Off Caixa de seleção 13: Off Caixa de seleção 14: Off Caixa de seleção 15: Off
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