AULA 04 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS processos adm

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AULA 04 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
O arquivamento de documentos é um processo administrativo necessário para qualquer
organização, pois se relaciona diretamente com a eficiência empresarial.
Cuidar desta etapa do ciclo de vida dos documentos de arquivo é uma prática importante para
manter seus registros seguros e organizados.
Qual a importância do arquivamento de documentos?
Uma empresa que possui um sistema de arquivamento de documentos consegue realizar a
gestão documental de forma eficiente.
Com isso, pode se beneficiar de diversas maneiras. Algumas vantagens são:
• Melhor gerenciamento da informação empresarial;
• Auxílio na proteção de informações sensíveis e confidenciais;
• Possibilidade de gerar relatórios de produtividade a partir de registros internos;
• Liberação de espaço de escritório ao remover documentos em papel desnecessários;
• Facilitação de auditorias, pois os documentos estão organizados de forma padronizada;
• Acesso rápido aos documentos, o que traz economia de recursos em decorrência da
maior produtividade;
• Garantia do cumprimento das exigências legais, especialmente em relação a
documentos fiscais, contábeis e jurídicos.
Quais são os tipos de arquivamentos de documentos?
Na hora de estabelecer um sistema para arquivar documentos, o responsável pode se deparar
com tipos diferentes. São eles:
• Geográfico: baseia-se no local de origem do documento;
• Alfabético: organizados conforme a primeira letra do nome do documento;
• Ideográfico: baseado no assunto de um documento, o que torna esse tipo de
arquivamento um pouco mais complexo;
• Numérico: tipo de arquivamento de documento que utiliza números crescentes (simples),
a data de criação (cronológicos) ou grupos numéricos para grande quantidade (dígito-
terminal).
A seguir, 6 estratégias para realizar arquivamento que envolvem esses dois conceitos:
1. Conheça os documentos da sua empresa
Seja de iniciativa pública ou privada, a principal regra para o início e bom andamento do processo
de arquivamento é conhecer os documentos e suas características.
Não apenas saber de que setor pertence, mas do quê e para que se trata.
É por meio desse conhecimento que conseguimos definir como o processo será conduzido, se a
armazenagem em papel é necessária, e até mesmo por quanto tempo aquela informação precisa
estar armazenada.
2. Realize a triagem dos documentos
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Nessa etapa realiza-se uma análise mais aprofundada dos documentos fazendo junção de
documentos semelhantes, da mesma natureza, do mesmo setor e organizando-os em ordem
cronológica.
Após se é determinado em qual fase do arquivamento o documento será armazenado.
• Fase corrente: documentos muito consultados. Geralmente são os documentos do ano
corrente, e então arquivados o mais próximo possível do usuário de origem principal.
• Fase intermediária: são documentos ainda consultados, porém com um espaço maior de
tempo. Deve-se manter por perto, mas possível de ser gerenciado a distância, envio para o
setor arquivo por exemplo.
• Fase permanente: documentos não consultados a um tempo ou sem nenhuma
necessidade de consulta, destina-se para o arquivamento definitivo.
3. Identifique os documentos:
A etapa que identifica os documentos é uma das principais estratégias da gestão documental.
Não é apenas definir a qual setor os documentos pertencem, colocar dentro de uma caixa e
enumerar, é fundamental que as principais informações estejam acessíveis, seja visual ou virtual.
4. Acondicione com segurança os documentos
Essa é a etapa que garante a segurança da informação para uma consulta no futuro distante.
O ideal é adotar ferramentas que possibilitem a conservação do papel e em casos de acervos
digitais, ter um bom servidor com garantia de backup.
Evitar o máximo de clipes e ligas pois deterioram o papel e consequentemente a informação do
documento, se possível utilizar envoltórios transparentes para facilitar a identificação ou colocar
etiquetas.
5. Estruture um espaço físico
Muitos se enganam ao destinar apenas uma salinha pequena cheia de entulhos para a guarda
dos seus documentos.
Muitas vezes confundido almoxarifado, um arquivo é um organismo em constante crescimento,
mesmo que haja em algum momento descarte, à medida que sua empresa cresce, ele cresce
junto.
Então, para um bom acondicionamento dos documentos e recuperação segura da informação, o
ideal é proporcionar um ambiente adequado para seu crescimento, longe de fiação exposta,
presença de insetos, umidade, poluição, água, comida, entre outros.
Evite um arquivo em situação insalubre, evite qualquer dado ao seu patrimônio
informacional. Como garantia ainda do rastreio da informação sinalize bem seu acervo, estantes,
prateleiras e caixas.
No rótulo das caixas coloque as informações necessárias para que outra pessoa consiga
encontrar o documento.
6. Estabeleça uma tabela de temporalidade
A tabela de temporalidade (TTD) determina o tempo de arquivamento de cada tipo de
documento, evitando acúmulo desnecessário de papel ou ainda perca de material antes do
prazo.
Não só o tempo de vigência do documento, mas ela também determina o destino dentro das
fases do arquivo e o destino final do documento, tendo como base a legislação vigente traz
segurança e responsabilidade para os funcionários na hora de arquivar.
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Importante: antes de estabelecer a TTD, criar uma CPAD (Comissão permanente de avaliação
documental) que nada mais é que um agrupamento de pessoas da organização que avaliará
cada temporalidade para cada documento, e dará permissão ou não para o descarte final.
PROGRAMA 5 S
O que é o Programa 5S?
O Programa 5S é uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa
através de consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho
agradável, seguro e produtivo.
O Programa recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que
sintetizam as cinco etapas do programa.
Senso de Utilização:
Separar o que utilizamos do que não necessitamos e não usamos.
Vantagens:
• Liberação de utensílios, equipamentos e documentos desnecessários;
•Redução do tempo de procura;
• Melhor visualização do local de trabalho;
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Senso de Ordenação:
Cada material tem seu lugar.
Vantagens:
• Rapidez e facilidade na busca de documentos e objetos;
• Redução da perda de tempo;
• Controle do uso de equipamentos e documentos necessários;
• Estímulo à criatividade
• Facilidade de comunicação;
• Redução dos riscos de acidentes;
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Senso de Limpeza:
A melhor forma de limpar é não sujar.
Vantagens:
• Higiene no local de trabalho;
• Autoconhecimento de livros, equipamentos e documentos;
• Eliminação de desperdício;
• Satisfação de quem executa;
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Senso de Saúde/ HIGIENE:
Manter a higiene em todos os locais por nós freqüentados, verificando o estado de
implantação dos “5S”, quer sob o aspecto físico, quer sob o aspecto mental.
Vantagens:
• Higienização mental e física da faculdade;
• Melhoria do ambiente de trabalho;
• Melhoria das áreas comuns (salas de aula, laboratórios, sanitários, etc)
• Condições de trabalho favoráveis à saúde;
As atividades de Higiene merecem especial atenção por parte das pessoas, que deverão
buscar uma melhor qualidade de vida (QV), que englobe:
Condições psicológicas
livre de estresse;
tranquilidade;
auto-estima;
tolerância;
prazer;
saber ouvir;
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Senso de Autodisciplina:
É desenvolver hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender
especificações, sejam escritas ou informais. Este hábito é resultado do exercício da força
mental, moral e física. Não se trata de uma obediência cega, submissa, “Atitude de Cordeiro".
É a demonstração de respeito a si próprio e aos outros.
Vantagens:
• Cumprimento natural dos procedimentos;
• Disciplina moral e ética;
• Cultivo de bons hábitos;
• Efetivação da administração participativa;
• Garantia da qualidade de vida;
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ATIVIDADES:
PARTE 2: Uma empresa precisa fazer uma campanha de conscientização e implantação do
5S. Você com seu grupo foi contratado para realizar a campanha. Utilizando todas as técnicas,
crieessa campanha.