Aula 3 - Preparativa pptx

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Arquivologia
Técnico de Gestão Pública - Assistência de Gestão
Profª Drª Maria Fabiana Maran
06/04/2024
Arquivologia
AULA 3
Processamentos metodológicos e técnicos
Objetivos - Revisão das aulas anteriores
- Processamentos metodológicos, 
técnicos e Normas para arquivo
- Métodos de arquivamento
- Exercícios
Aula 
● Processamentos metodológicos e técnicos
Itens do Edital: Métodos de arquivamento e Normas para Arquivo
Aula 2
➔ O que é um documento
➔ O que é um arquivo
➔ Como os arquivos se constituem
➔ Princípios Arquivísticos
Revisão
Indivisibilidade/ 
Integridade
Documentos do mesmo fundo 
devem ser mantidos unidos
Cada documento provém do seu 
fundo
Organização das instituições, 
formação dos fundos
Único no seu contexto de 
produção
Proveniência/ Respeito aos 
fundos/ Ordem Original
Organicidade
Unicidade
Cumulatividade Acumulam-se naturalmente
Ciclo de vida dos documentos
Gestão de documentos
Diagnóstico de arquivo Levantamento das condições físicas e 
documentais
Classificação de 
documentos Estrutural, Funcional, Assunto
Produção de 
documentos Levantamento dos tipos de documentos
Exemplo
https://portal.londrina.pr.gov.br/arquivo-publico-de-londrina/gestao-documental?start=1
https://portal.londrina.pr.gov.br/arquivo-publico-de-londrina/gestao-documental?start=1
Plano de Classificação
https://portal.londrina.pr.gov.br/arquivo-publico-de-londrina/gestao-documental?start=1
Plano de Classificação
Série documental
“Sequência de unidade de um mesmo tipo de 
documento”
(Camargo; Bellotto, 1996, p. 69)
2.0.06 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (função)
2.0.06.01 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO (subfunção)
2.0.06.02 CONTROLE DAS ATIVIDADES DE MEDICINA E HIGIENE DO TRABALHO (subfunção) 
2.0.06.03 CONTROLE DE BENEFÍCIOS (subfunção)
2.0.06.04 CONTROLE DE FREQUÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO (subfunção)
2.0.06.05 CONTROLE DE PROCESSOS DE TRABALHO (subfunção)
2.0.06.06 DIREITOS FUNCIONAIS (subfunção)
2.0.06.07 ENCARGO E CONSIGNAÇÃO (subfunção)
2.0.06.08 PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES (subfunção)
2.0.06.09 PROVIMENTO DE PESSOAL (subfunção)
2.0.06.10 TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO (subfunção)
Plano de Classificação
Plano de Classificação
https://portal.londrina.pr.gov.br/arquivo-publico-de-londrina/gestao-documental?start=1
Gestão de documentos
Diagnóstico de arquivo Levantamento das condições físicas e 
documentais
Classificação de 
documentos Estrutural, Funcional, Assunto
Produção de 
documentos Levantamento dos tipos de documentos
Avaliação de 
documentos
Valor primário: administrativo, jurídico
Valor secundário: histórico, social
Termos
● Suporte: Material no qual são registradas as informações - Papel, HD
● Forma: Estágio de preparação e transmissão de documentos - Rascunho, Minuta, Original, 
Cópia
● Fundo: Abarca documentos gerados/ recebidos/ acumulados
● Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da 
estrutura da informação e conteúdo de um documento - Caderno, Mapa, Microfilme
● Tipo de documento: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a 
atividade que a gerou - Ata de reunião, Carta de demissão, Declaração de comparecimento
Termos
● Gênero: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres 
essenciais. 
● Espécie documental: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por seu 
formato - Ata, Carta, Declaração
● Preservação: Prevenção de deterioramento
Processamentos 
metodológicos, técnicos 
e Normas para Arquivo
Quais são as rotinas de 
um Arquivo
Arquivo
● Inspeção
● Higienização
● Estudo
● Classificação
● Codificação: feita lápis, local visível e padronizado (notação)
● Ordenação
● Arquivamento
Arquivo
● Empréstimo e consulta
● Protocolo
● Análise, avaliação, seleção e eliminação
● Instrumentos de destinação: descarte
● Instrumentos de pesquisa: guias, inventários e catálogos
● Transferência: permanente ou periódica
Métodos de arquivamento
Como arquivar?
Tipos de arquivamento
Trata-se da posição que os documentos estão dispostos:
Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os 
outros: caixas, estantes, mapas, plantas
Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos 
outros
(Paes, 2004)
Método de arquivamento
“[...] com base na análise cuidadosa das atividades da 
instituição, aliada à observação de como os documentos são 
solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método 
principal a ser adotado e quais os seus auxiliares [...]” 
(Paes, 2004,40).
Método de arquivamento
e
Classificação de documentos
Método de arquivamento
“A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do 
classificador conhecimentos não só da administração a que 
serve, como da natureza dos documentos a serem 
classificados. Cada ramo de atividade exige um método 
diferente, adequado às suas finalidades”
(Paes, 2004,60-61).
Métodos de arquivamento
Duas classes:
Básicos
Padronizados
Métodos de arquivamento: Básicos
● Alfabético
● Geográfico
● Numéricos
-Simples
-Cronológico
-Dígito-terminal
● Ideográficos (Assuntos) -Alfabéticos -Enciclopédico
-Numéricos
-Duplex
-Decimal
Unitermo ou Indexação coordenada
Regras de alfabetação
● 13 regras de alfabetação
1. Considera-se o último sobrenome: João Barbosa
■ Arquivam-se: Barbosa, João
Obs: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome: Anibal Teixeira, Maria Teixeira
■ Arquivam-se: Teixeira, Anibal 
 Teixeira, Maria
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam: Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos
■ Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
3. Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por adjetivo e um substantivo: Santa Waldemar Santa Rita, Carlos 
São Paulo.
■ Arquiva-se: Santa Rita, Waldemar
São Paulo, Carlos
Regras de alfabetação
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes 
iguais: J. Vieira, Jonas Vieira
■ Arquiva-se: Vieira, J.
 Vieira, Jonas
5. Os artigos e preposições (a, o de, da…) não são considerados: Almeida, Pedro de, Lúcia 
da Câmara
■ Arquiva-se: Almeida, Pedro de
 Câmara, Lúcia da
Regras de alfabetação
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho 
são consideradosparte integrante do último sobrenome, mas não na ordenação alfabética: 
Antônio Almeida Filho, Paulo Ribeiro Júnior:
■ Arquiva-se: Almeida Filho, Antônio
 Ribeiro Júnior, Paulo
Obs: Os graus de parentesco só serão onsiderados na alfabetação quando servirem de 
elemento de distinção: Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de Abreu Neto
■ Arquiva-se: Abreu Neto, Jorge de
 Abreu Sobrinho, Jorge de
Regras de alfabetação
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, 
entre parênteses: Ministro Milton Campos, General Paulo Pereira
■ Arquiva-se: Campos, Milton (Ministro)
 Ferreira, Paulo (General)
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo os nomes em 
espanhóis e orientais: Georges Aubert, Paul Müller
■ Arquiva-se: Aubert, George
 Müller, Paul
Regras de alfabetação
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é 
considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras maiúsculas: 
Giulio di Capri, Esteban De Penedo.
■ Arquiva-se: Capri, Giulio di
 De Penedo, Estebam
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome da família: José de Ovideo y Baños, Francisco de Pina de Mello
■ Arquiva-se: Ovideo y Baños, José de
 Pina de Mello, Francisco de
Regras de alfabetação
11. Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam: Al Ben-Hur, 
Li Yutang
■ Arquiva-se: Al Ben-Hur
 Li Yutang
12. Nomes de empresas, firmas, empresas,instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos e preposições que 
os constituem: Embratel, Álvaro Ramos & Cia, The Library of Congress.
■ Arquiva-se: Álvaro Ramos & Cia
 Embratel
 Library of Congress (The)
Regras de alfabetação
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os 
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre 
parênteses. II Conferência de Pintura Moderna, Quinto Congresso de Geografia.
■ Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
1
Regras de alfabetação
Métodos Básicos
● Remissiva: Indicação dada a partir de uma entrada para que se encontre outra a ela 
relacionada.
Pelé ver também
Edson Arantes 
do Nascimento
Métodos Básicos
● Alfabética: Principal elemento é o nome
● Geográfico: Este método é preferido quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o local. 
○ Estado, cidade ou Cidade e Estado
Métodos Básicos
● Numéricos: Este método é preferido quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o número
○ Numéricos simples: atribui um número a cada cliente
○ Numérico cronológico: além do número, observa-se a data
○ Dígito-terminal: numérico sequencial
(Paes, 2004).
Métodos Básicos
● Ideográficos/Assunto: Depende de interpretação e conhecimento da 
empresa ou instituição.
○ Métodos alfabéticos 
○ Enciclopédia: Assuntos correlatos são agrupados:
■ Cursos
● Especialização
● Formação
● Pós-graduação
(Paes, 2004).
Métodos Básicos
● Ideográficos/Assunto: Depende de interpretação e conhecimento da 
empresa ou instituição.
○ Numéricos (numéricos ideográficos): Duplex, Decimal e o Unitermo 
(indexação coordenada).
○ Duplex: Documentação é dividida em classes:
■ 1. Pesquisa
■ 2. Cursos
■ 3. Publicações
(Paes, 2004).
Métodos Básicos
● Ideográficos/Assunto: Depende de interpretação e conhecimento da 
empresa ou instituição.
○ Decimal: Divide o saber em nove classes:
(Paes, 2004).
Métodos Básicos
● Ideográficos/Assunto: Depende de interpretação e conhecimento da 
empresa ou instituição.
○ Unitermo ou indexação coordenada: atribuí a cada documento um 
número em ordem crescente (número de registro).
(Paes, 2004).
Métodos de arquivamento: Básicos
● Alfabético
● Geográfico
● Numéricos
-Simples
-Cronológico
-Dígito-terminal
● Ideográficos (Assuntos) -Alfabéticos -Enciclopédico
-Numéricos
-Duplex
-Decimal
Unitermo ou Indexação coordenada(Paes, 2004).
Métodos de arquivamento: Padronizados
● Variadex: variante do alfabético, utiliza-se cores
● Automático
● Soundex
● Mnemônico
(Paes, 2004).
Métodos de arquivamento: Padronizados
● Variadex: variante do alfabético, utiliza-se cores
Referência: segunda letra
A, B, C, D e abreviações = ouro
E, F, G, H e abreviações = rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações = verde
O, P, Q e abreviações = azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações = palha
(Paes, 2004).
Métodos de arquivamento: Padronizados
● Variadex: variante do alfabético, utiliza-se cores
● Automático: Letras e números, auxílio de uma tabela.
● Soundex: Para arquivamento de nomes, considerando a 
semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente: 
Giovanna, Giovana, Geovana
● Mnemônico: Assunto
(Paes, 2004).
Sistemas de arquivamento
Sistema direto: aquele em que a busca do documento é 
feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o 
documento, é preciso antes consultar um índice ou um 
código.
(Paes, 2004,60-61).
Vamos praticar?
Questões