Gestão de Arquivos e Documentos

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Os recursos materiais utilizados ou materiais de consumo pelos arquivos “são 
aqueles que sofrem desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, as guias, as 
pastas e as tiras de inserção” (PAES, 2004, p. 44). 
Sobre os recursos materiais, assinale a alternativa CORRETA: 
FONTE: PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 
2004. 
A 
As caixas de transferências não são adequadas para o armazenamento dos 
documentos. 
B 
Os materiais permanentes dos arquivos são os que têm grande duração, podendo 
ser utilizados várias vezes para o mesmo fim. 
C 
As estantes utilizadas nos arquivos devem ser de fileiras geminadas, cada uma com 
pelo menos 2,20 m de altura. As prateleiras não devem ultrapassar 3,00 m de 
comprimento e 0,40 m de profundidade. 
D 
Ao escolher os materiais permanentes de arquivos, deve-se levar em conta as 
invulnerabilidades, mas não a resistência e a conservação. 
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Como toda ferramenta de qualidade, o ciclo PDCA também pode ser aplicado nos 
arquivos, objetivando melhorar a qualidade dos serviços e produtos oferecidos 
pelas instituições. Sobre o ciclo PDCA aplicados aos arquivos, associe os itens, 
utilizando o código a seguir: 
I- Planejar. 
II- Fazer. 
III- Avaliar. 
IV- Agir. 
( ) Correção de erros na tramitação documental. 
( ) Planejamento de tarefas e procedimentos. 
( ) Avaliação do atendimento. 
( ) Estabelecimento de um manual de procedimentos. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: 
A 
I - IV - II - III. 
B 
III - II - I - IV. 
C 
II - III - IV - I. 
D 
IV - I - III - II. 
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Nos arquivos, encontramos os documentos arquivísticos em diferentes suportes, 
formas, gêneros, tipos e espécies. Sobre os documentos arquivísticos, classifique V 
para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: 
( ) O tipo é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição 
e a natureza das informações nele contidas. 
( ) Forma é o estágio de preparação e de transmissão de documentos. 
( ) A espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a 
disposição e a natureza das informações nele contidas. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: 
A 
F - V - V. 
B 
F - F - V. 
C 
V - F - F. 
D 
V - V - F. 
4 
Os arquivos pessoais são considerados arquivos privados, de acordo com a Lei nº. 
8.159, de 1991. 
Sobre a legislação referente aos arquivos privados, assinale a alternativa 
CORRETA: 
A 
Decreto n.º 82.590 de 1978 e a Resolução n.º 12 do Conselho Nacional de Arquivos. 
B 
Decreto n.º 9.716 de 2019 e a Resolução n.º 12 do Conselho Nacional de Arquivos. 
 
 
C 
Decreto n.º 2.942, de 1999 e a Resolução n.º 12 do Conselho Nacional de Arquivos. 
D 
Decreto n.º 2.942 de 1999 e a Resolução n.º 14 do Conselho Nacional de Arquivos. 
5Os documentos de arquivos ou documentos arquivísticos são produzidos e 
acumulados no decorrer das atividades e função. Quando falamos em documentos 
arquivísticos, podemos classificá-los conforme o suporte, forma, formato, gênero, 
espécie, tipo - contexto de produção. Sobre essa classificação, associe os itens, 
utilizando o código a seguir: I- Formato. II- Tipo. III- Espécie. ( ) Configuração que 
assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações 
nele contidas. ( ) Configuração que assume uma espécie documental, de acordo 
com a atividade que a gerou. ( ) Configuração física de um suporte, de acordo com a 
natureza e o modo como foi confeccionado. Assinale a alternativa que apresenta a 
sequência CORRETA: 
A 
III - II - I. 
B 
I - II - III. 
C 
I - III - II. 
D 
II - III - I. 
6A gestão de documentos deve ser encarada como um processo que engloba 
medidas administrativas para a racionalização e eficiência nos procedimentos 
relacionados aos arquivos. Sobre a gestão e os arquivos, analise as afirmativas a 
seguir: I- A gestão documental é utilizada para controlar e sistematizar todas as 
ações desenvolvidas nos acervos arquivísticos. II- No Brasil, a gestão documental é 
opcional nos órgãos públicos. III- Os documentos de arquivos correntes têm seu 
valor identificado como mediato. Assinale a alternativa CORRETA: 
A 
Somente a afirmativa I está correta. 
B 
As afirmativas II e III estão corretas. 
C 
Somente a afirmativa III está correta. 
D 
As afirmativas I e III estão corretas. 
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O benchmarking, como toda ferramenta oriunda da administração com foco na 
gestão da qualidade, pode ser adaptado para a realidade de variados tipos de 
organizações. Sobre o benchmarking e seus tipos, analise as sentenças a seguir: 
I- O benchmarking competitivo é a comparação dos produtos, serviços e processos 
de trabalho da empresa com os dos concorrentes indiretos. 
II- O benchmarking funcional acontece na comparação de práticas e processos 
funcionais entre empresas necessariamente competidoras, uma vez que muitas 
funções se repetem em empresas de diversos ramos. 
III- O benchmarking funcional versa em identificar as melhores práticas de 
qualquer tipo de organização que tem uma reputação de excelência na área 
funcional sujeita ao benchmarking. 
Assinale a alternativa CORRETA: 
A 
Somente a sentença I está correta. 
B 
Somente a sentença III está correta. 
C 
Somente a sentença II está correta. 
D 
As sentenças II e III estão corretas. 
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O método alfabético é simples e de fácil arquivamento, desde que o seu elemento 
principal seja o nome. 
Sobre as regras desse método, assinale a alternativa CORRETA: 
A 
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um e uma, são 
considerados no arquivamento. 
B 
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e, depois, o 
prenome. 
C 
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do sobrenome, 
precedido pela letra do prenome. 
D 
Os sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados por hífen são 
separados. 
9Os arquivos correntes ficam situados próximos à administração ou ao órgão 
produtor, e há algumas atividades que são necessárias.Sobre o arquivamento, 
classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) O arquivamento 
consiste na guarda do documento no local devido, de acordo com a classificação 
dada e o método de arquivamento adotado pela instituição. ( ) Os métodos de 
arquivamento são divididos dentro de quatros sistemas. ( ) O método alfabético é 
considerado o mais simples e fácil método de arquivamento. Assinale a alternativa 
que apresenta a sequência CORRETA: 
A 
V - V - V. 
B 
F - V - V. 
C 
V - F - F. 
D 
V - F - V. 
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O benchmarking, como ferramenta de gestão da qualidade, deve ser realizado de 
forma periódica com o seu devido acompanhamento. É um processo que é 
composto de fases. Sobre as fases do benchmarking, associe os itens, utilizando o 
código a seguir: 
I- Fase 1. 
II- Fase 2. 
III- Fase 3. 
( ) Registrar as conclusões. 
( ) Entender o objetivo de estudo do benchmarking. 
( ) Projetar desempenho futuro. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: 
A 
II - I - III. 
B 
II - III - I. 
C 
I - III - II. 
D 
I - II - III.