GESTÃO SECRETARIAL INFORMAÇÃO E ARQUIVÍSTICA_exercicios

Prévia do material em texto

Questão 1/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A profissão de secretariado tradicionalmente é uma profissão que trabalha diariamente com informações, dos mais variados tipos e formatos. Desta forma, saber identificar as informações relevantes para sua função e para a organização onde atuam é primordial no dia a dia de secretárias/os de todas as empresas.
 
Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso:
 
(  ) A informação é um dos recursos mais utilizados no dia a dia de profissionais de secretariado executivo em qualquer tipo de empresa.
(  ) Uma das funções dos/as profissionais de secretariado é filtrar as informações que circulam diariamente dentro das empresas.
(  ) As informações em formato físico (papel, documentos e relatórios, por exemplo) são muito comuns no dia a dia secretarial e são as únicas que devem ser protegidas com cuidado e atenção.
(   ) O excesso de dados e informações no ambiente empresarial faz com que profissionais de todas as áreas utilizem ferramentas de TIC para lidar com estes elementos.
 
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
	
	A
	V; V; V; V;
	
	B
	F; V; V; F;
	
	C
	V; V; F; V;
Você acertou!
As informações são elementos básicos na atuação secretarial. Atualmente, no cotidiano das empresas, são encontradas informações nos mais variados formatos, o que leva profissionais das mais variadas áreas a utilizarem-se de ferramentas de TIC para poder lidar com os grandes volumes de dados e informações. (AULA 1).
	
	D
	V; F; V; V;
	
	E
	F; F; V; V.
Questão 2/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Ao desenvolvermos a Inspeção Final de um automóvel para verificarmos se esse produto está em condições de ser colocado à disposição do mercado consumidor, estamos verificando a sua:
Nota: 20.0
	
	A
	A sua etiquetagem.
	
	B
	A sua conformidade.
Você acertou!
Inspeção de produto é verificação da conformidade deste com as especificações, logo se ele está de acordo com as especificações está em condições de ser colocado no mercado.
	
	C
	A sua credibilidade.
	
	D
	A sua estética.
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Atualmente é comum ouvirmos falar em dados, informações e no papel de destaque que as informações possuem na gestão contemporânea. Além disso, a informação passou a ser considerada como uma fonte de vantagem competitiva tanto para empresas como para os/as profissionais que sabem utilizá-la de maneira correta. Neste contexto e com base nos conteúdos vistos na disciplina, leia as afirmativas a seguir e analise-as.
I. A informação pode ser vista como um conjunto de dados que recebeu contexto e significado.
II, Uma das características da informação está relacionada com a possibilidade de sua criação a partir de sistemas de informação e ferramentas de tecnologias, sem necessidade de mediação humana.
III. As informações podem ser vistas como simples registros, observações, do estado das coisas
IV.A informação, para ser criada, depende, necessariamente, da interação e da mediação humana.
 
Assinale a alternativa que corresponde a resposta correta
Nota: 20.0
	
	A
	Apenas a afirmativa I está correta.
	
	B
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I e IV estão corretas;
Você acertou!
Os ‘dados’ podem ser vistos como registros, observações ou indícios de algo, ou de algum evento. Já a Informação pode ser vista como um conjunto de dados que recebeu contexto e significado. Neste contexto, podemos entender que a informação depende, necessariamente, da interação humana para que possa ser criada. (Rota 1).
	
	D
	Apenas as afirmativas II e III estão corretas;
	
	E
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas.
Questão 4/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
O desenho abaixo está representando esquematicamente o funcionamento de um processo , podemos afirmar que os sistemas de gestão da qualidade atuam sobre o processo para controlar a sua variabilidade , conforme o desenho com métodos e procedimentos, conhecimento e habilidades , instalações e recursos e padrões de desempenho.
Sobre o acima exposto podemos então afirmar que:
Nota: 20.0
	
	A
	Os sistemas da qualidade se fundamentam as entradas dos processos. 
	
	B
	Conhecimentos e habilidades definem os requisitos do fornecedor e do cliente.
	
	C
	Os sistemas da qualidade se fundamentam  na abordagem de processo.
Você acertou!
Os sistemas da qualidade se fundamentam na abordagem de processo, ou seja definir os processos críticos e controla-los evitando a sua variabilidade isto é padronizando o desenvolvimento desse processo . Todas as demais alternativas estão incorretas.
	
	D
	Padrões de desempenho é que definem os requisitos.
Questão 5/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando na organização enquanto um sistema é importante ter em mente a definição de sistemas, bem como conhecer a sua estrutura básica. Neste contexto, assinale a alternativa que apresenta corretamente a estrutura básica de um sistema.
Nota: 0.0
	
	A
	Entrada; Processamento; Saída; Feedback / Retroalimentação;
A estrutura básica de um sistema é composta por Entrada (de recursos), Processamento, Saída (de recursos, produtos/serviços, ou outros elementos) e Feedback, ou Retroalimentação. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 27-28).
	
	B
	Emissor; Mensagem; Canal; Receptor; Feedback;
	
	C
	Entrada; Recursos; Informação; Pessoas;
	
	D
	Entrada; Saída; Feedback; Informação;
	
	E
	Emissor; Informação; Conhecimento; Feedback.
Questão 1/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Um dos desafios da profissão de secretariado está relacionado com a questão da integração das informações dentro do ambiente empresarial. Neste sentido, leia e analise as afirmativas a seguir:
 I. Integrar dados e informações dentro das organizações contemporâneas é uma atividade complexa.
 
Porque
 II. Pensar na integração de dados e informações em uma organização envolve várias pessoas e setores que deverão, provavelmente, ter que mudar posturas e comportamentos tradicionais.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
	
	A
	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	
	B
	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	
	C
	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
	
	D
	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
Você acertou!
Integrar informações dentro das empresas é uma atividade complexa e desafiadora, uma vez que envolve a participação de várias pessoas e setores que já possuem posturas e comportamentos tradicionais voltados para a centralização das informações, e isso requer uma mudança comportamental de toda a empresa. Neste sentido, os/as profissionais de secretariado, em função de suas habilidades e posição dentro das organizações, podem auxiliar no processo de criação de uma cultura voltada para o compartilhamento de dados e informações. (AULA 3 – Tema 5; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 91-93).
	
	E
	As duas afirmativas são falsas.
Questão 2/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Leia as asserções a seguir:
Existe uma integração muito próxima entre Sistemas de Garantia da Qualidade e a Gestão de Processos.
Porque
Sistemas de qualidade são úteis na implantação das melhorias necessárias nos processos de uma organização, sendo que tais melhorias proporcionam mais qualidade.
A respeito dessas assertivas, de acordo com os conteúdos abordados nas aulas e no livro-base, assinale a opção correta.
Nota: 20.0
	
	A
	As assertivas I e II são proposições excludentes.
	
	B
	As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica e complementa a primeira. 
Você acertou!
A resposta está no tema 4 da aula 3. É forte a inter-relação existente entre o Planejamento Estratégico e os Programas de Qualidade Total, conforme mostra o diagrama abaixo:
	
	C
	A assertiva I é uma proposição falsa e a II é verdadeira.
	
	D
	As assertivas I e II são falsas.
	
	E
	A assertiva II contraria a ideia expressa na assertiva I.
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação eArquivística
Leia a frase a seguir, analise-a e complemente-a:
A ferramenta administrativa/organizacional responsável pela “representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição”, além de estabelecer atribuições, deveres e responsabilidades de cargos ou posições institucionais é o __________________________________.
Nota: 20.0
	
	A
	Organograma;
	
	B
	Funcionograma;
Você acertou!
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015, p. 80), o funcionograma, “para além da representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição (o que é mais comum), essa estrutura organizacional estabelece as atribuições, os deveres e as responsabilidades de cargos ou posições institucionais”.
	
	C
	Fluxograma;
	
	D
	Layout;
	
	E
	Cultura;
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
É comum ouvirmos expressões como: “o ambiente da maioria das empresas é complexo”; “o ambiente das empresas é dinâmico”; ou “o ambiente das empresas é cada vez mais competitivo”. Desta forma, e a partir dos conteúdos vistos em aula, leia as afirmativas a seguir, relacionadas com os ambientes organizacionais, e analise-as:
I. As organizações, de modo geral, são formadas pelos ambientes interno e externo.
II. Apenas o ambiente externo pode influenciar nos resultados e ações das empresas contemporâneas.
III. É da sociedade, entendida como comunidade, que a organização se forma quanto aos seus aspectos humanos.
IV. Nenhuma organização é auto-suficiente ao ponto não precisar de outras organizações ou da sociedade de modo geral para sobreviver.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
	
	A
	Apenas as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Apenas as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Apenas as afirmativas I, II e III estão corretas;
	
	D
	Apenas as afirmativas I, III e IV estão corretas;
Você acertou!
O ambiente empresarial das empresas é composto por ambientes interno e externo. Do ambiente externo são importados os mais variados recursos necessários ao funcionamento das organizações. E no ambiente interno estes recursos são transformados. Desta forma, ambos os ambientes influenciam nas decisões e ações das empresas, de forma que não se pode negligenciar nem um e nem o outro. Ainda, conforme visto em aula, as organizações dependem umas das outras para sobreviver e operar. (AULA 3, Tema 3; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 84-85).
	
	E
	Apenas as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Questão 5/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Gerir um empreendimento compreende apreciar esforços, de um lado (custos, investimentos etc.), e resultados, de outro. Há uma forma de se relacionar (como fórmula matemática) esforços e resultados, ao longo do tempo, para se monitorar a efetividade do negócio.
De acordo com os conteúdos abordados nas aulas e no livro-base, isto diz respeito ao conceito de...
Nota: 20.0
	
	A
	Produtividade. 
Você acertou!
A resposta está no tema 3 da aula 3. Produtividade pode ser compreendida como a razão entre a saída, ou o resultado final, de um processo e a entrada, que representa os recursos necessários à obtenção da saída.
	
	B
	Competitividade.
	
	C
	Qualidade.
	
	D
	Normalidade.
	
	E
	Operacionalidade.
Questão 1/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sabemos que os arquivos são fundamentais dentro das organizações contemporâneas. Neste sentido, pensando nos conceitos e aplicações dos arquivos, assinale a alternativa que corresponde à finalidade dos arquivos:
Nota: 0.0
	
	A
	Servir a administração, funcionando como uma base de dados, informações, conhecimentos e história.
Conforme apontam Paes (2004) e Guimarães (2015), a finalidade dos arquivos é servir a administração e funcionar como uma base de dados, informações, conhecimentos e história. Já a função dos arquivos é, conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 125), “tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações contidas no acervo sob sua guarda”.
	
	B
	Tornar disponíveis, de maneira rápida e precisa, as informações contidas no acervo sob sua guarda.
	
	C
	Coletar, processar, armazenar e distribuir dados e informações dentro das organizações.
	
	D
	Garantir a organização dos arquivos e documentos dentro de uma organização.
	
	E
	Definir as etapas de destinação dos documentos dentro de uma organização.
Questão 2/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos é:
Nota: 0.0
	
	A
	Ciência da Informação;
	
	B
	Gestão da Informação;
	
	C
	Diplomática;
	
	D
	Assessoria;
	
	E
	Arquivística;
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015. P. 116), “também chamada de arquivologia, a arquivística é a ciência e disciplina que tem por objetivo gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos”.
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Ao '‘conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros'' dá-se o nome de:
Nota: 20.0
	
	A
	Acervo;
	
	B
	Arquivo;
Você acertou!
Conforme Paes (2004) apud Moraes e Oliveira (2015, p. 113), arquivo é “o ‘conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e por seus sucessores para efeitos futuros”.
	
	C
	Documento;
	
	D
	Informação;
	
	E
	Protocolo;
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Para garantir uma padronização e, posteriormente, facilitar a recuperação da informação contida nos documentos, existem métodos e técnicas de classificação e organização de arquivos. Pensando nos métodos de classificação, assinale a alternativa que compreende as características referentes à Natureza dos Documentos:
 
Nota: 20.0
	
	A
	Públicos ou Privados;
	
	B
	Especiais ou Especializados;
Você acertou!
Com relação à natureza dos documentos, os mesmos podem ser classificados em arquivos especiais ou arquivos especializados:
	Arquivo Especial
	Guarda documentos de variadas formas físicas. Assim, estes documentos precisam de armazenamento, registro e conservação sob condições especiais.
	
	
	
	
	Arquivo Especializado
	Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos (independente do formato) de áreas específicas do conhecimento. ex: Arquivos médicos; Arquivos cartográficos; etc.
	
	
	
	
(AULA 4 – Tema 4; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 128).
	
	C
	Setoriais ou Centrais;
	
	D
	Correntes, Intermediários e Permanentes;
	
	E
	Físicos ou Digitais.
Questão 5/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Considerando que há a Inspeção por variáveis e a inspeção por produtos, marque a alternativa correta que define a inspeção por variável.
Nota: 20.0
	
	A
	Qualidade é avaliada quantitativamente;
Você acertou!
a alternativa correta é a a
- Inspeção por Variáveis – A característica da qualidade é avaliada de forma quantitativa, envolvendo mensurações.
 
Inspeção por Variável Como o próprio nome diz, são as inspeções nas quais o resultado pode variar e é mensurável.
 
- Inspeção por Atributos – Neste caso verifica-se a ocorrência de defeitos, sem determinar-se sua intensidade. É uma avaliação qualitativa.
	
	B
	Qualidade é avaliada qualitativamente;
	
	C
	Não se determina a intensidade do defeito;
	
	D
	Inspeção não é mensurável;
	
	E
	Inspeciona-se somente a forma do produto.
Questão 1/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Nos sistemas de gestão da qualidade, é essencial que se compare o planejado com o realizado, de modo a confirmar se o que se obteve corresponde à necessidade pré-determinada ou se ocorreu algum desvio ou imprevisto.
De acordo com os conteúdos abordados nas aulas e no livro-base, o instrumento utilizado para essa função denomina-se...
Nota: 20.0
	
	A
	Diagrama de Pareto.
	
	B
	Gráfico de Dispersão.
	
	C
	5W2H
	
	D
	5S
	
	E
	Indicador de Desempenho.Você acertou!
A resposta está no tema 5 da aula 5. Os indicadores de desempenho permitem a medição (quantitativa) do comportamento dos processos.
Questão 2/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sobre o gênero dos documentos, baseando-se nos conteúdos vistos em aula e no seu material didático, leia as afirmativas a seguir e analise-as:
I. Documentos textuais são aqueles documentos manuscritos, em formato de papel e elaborados a mão em formato de texto.
II. Documentos cartográficos têm formatos e/ou dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
III. Documentos informáticos são produzidos, tratados e armazenados em computadores.
IV. Documentos iconográficos têm suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
	
	A
	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	
	B
	Somente as afirmativas I e III estão corretas;
	
	C
	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	
	D
	Somente as afirmativas II e IV estão corretas;
	
	E
	Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Você acertou!
Documentos textuais são manuscritos, datilografados/digitados ou impressos e apresentam uma variada gama de espécies, como contratos, relatórios, editais e folhas de pagamento. Já as demais afirmativas estão corretas, conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 145).
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
 
Pensando na quantidade de documentos produzidos e recebidos diariamente pelas organizações, vemos a necessidade de se ter métodos e técnicas que auxiliem na organização e posterior recuperação dos documentos dentro das empresas. Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso.
 
(  ) A escolha do método de arquivamento segue sempre a lógica do tamanho da empresa: empresas grandes usam métodos numéricos; empresas pequenas usam métodos alfabéticos.
(  ) No cotidiano empresarial é comum serem utilizados mais que um método de arquivamento, usando uma combinação de métodos para facilitar o arquivamento e a consulta.
(  ) O local de armazenagem de documentos, o espaço físico destinado aos arquivos, está diretamente relacionado com a quantidade de documentos possuídos pela empresa e também com a forma e os métodos de arquivamento adotados.
(  ) Empresas pequenas não precisam se preocupar com infraestrutura de tecnologia da informação para gestão de documentos, pois produzem apenas documentos físicos em papel.
Assinale a alternativa correta:
Nota: 20.0
	
	A
	V; V; F; F;
	
	B
	V; F; F; V;
	
	C
	F; F; V; V;
	
	D
	F; V; V; F;
Você acertou!
Afirmativa ‘a’: Falsa - Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 161), “ a organização de um arquivo se inicia sempre da necessidade e das condições da instituição à qual esse arquivo servirá”.
Afirmativa ‘b’: Verdadeira - Conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 161), “dificilmente se utiliza um único método na organização de um arquivo” (...).
Afirmativa ‘c’: Verdadeira - “O local de armazenagem de documentos, o espaço físico destinado aos arquivos, está diretamente relacionado com a quantidade de documentos possuídos pela empresa e também com a forma e os métodos de arquivamento adotados” (AULA 5, Tema 3).
Afirmativa ‘d’: Falsa – Tanto grandes como pequenas empresas se utilizam de tecnologia da informação no seu dia a dia, tanto nas atividades corriqueiras como na produção e organização de documentos. (AULA 5, Tema 3).
	
	E
	F; V; F; V.
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação aos métodos de arquivamento, o método que considera como elemento principal o nome é o:
Nota: 20.0
	
	A
	Alfabético;
Você acertou!
O método alfabético “é um método simples e bastante utilizado. O elemento principal a ser considerado é o nome, seja de empresas, seja de pessoas”. (MORAES; OLIVEIRA, 20156, p. 165).
	
	B
	Geográfico;
	
	C
	Numérico;
	
	D
	Por assunto;
	
	E
	Cronológico.
Questão 5/5 - Padronização: Qualidade e Certificação
Leia as asserções a seguir:
I. O design of experiments (DOE) ou projeto de experimentos é uma ferramenta poderosa para a qualidade, consistindo de uma técnica analítica que auxilia a identificar que variáveis têm uma influência maior no resultado geral. A técnica é aplicada com mais frequência nas questões do produto do projeto.
Porque 
II. A Gestão da Qualidade determina que todos os problemas que aparecem em um produto (incluindo reclamações de clientes) precisam ser tratados com isonomia (mesmo peso na tomada de decisão).
A respeito dessas assertivas, assinale a opção correta, de acordo com os conteúdos abordados nas aulas e no livro-base.
Nota: 20.0
	
	A
	As assertivas I e II são proposições impossíveis.
	
	B
	A assertiva I é uma proposição falsa e a II é verdadeira.
	
	C
	As duas assertivas são verdadeiras e a segunda afirmativa justifica e complementa a primeira.
	
	D
	As assertivas I e II são falsas.
	
	E
	A assertiva II contraria a ideia expressa na assertiva I. 
Você acertou!
A resposta está na página 110 do livro. O design of experiments também possibilita que se estabeleçam trade offs ou compensações entre as diversas variáveis estudadas.