SOFTWARE JURÍDICO PARA PROCURADORIAS

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SOFTWARE JURÍDICO PARA PROCURADORIAS: POR QUE INVESTIR?
Por que usar tecnologia no setor público?
Antes de falar sobre o uso de software jurídico em procuradorias, é importante dar um panorama dos avanços tecnológicos no setor público, em especial, no meio jurídico, no Brasil.
Segundo o professor da Harvard Business School, Marc Epstein e da professora da faculdade de economia, da Universidade de Ljubljana, Adriana Rejc no artigo “Measuring the payoffs of IT investments”, as tecnologias da informação e da comunicação (TICs) tem influenciado as organizações públicas com:
· Aumento de produtividade e capacidade operacional;
· Redução de tempo na realização de atividades;
· Melhoria no desempenho;
· Redução de custos;
Assim, Janilson Suzart, Doutor em controladoria e contabilidade pela USP, Joséilton Rocha, Doutor em Engenharia de Produção pela UFSC e Antonio Souza, Doutor em Administração pela UFBA concluem no artigo “Os investimentos em tecnologia no setor público: um modelo proposto à luz dos pressupostos da racionalidade limitada” que o investimento em TICs melhora as atividades nas organizações públicas.
Além disso, a Associação Brasileira de Entidades Estaduais de Tecnologia da Informação e Comunicação (ABEP-TIC) afirma que é possível economizar cerca de R$ 9,79 no ano seguinte, se investido R$1 em TICs ao ano.
Nesse sentido, os avanços tecnológicos no âmbito jurídico também são expressivos. A Resolução nº 385/2021 instituiu o programa Justiça 4.0 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), cujo objetivo é “impulsionar a transformação digital do Judiciário para garantir serviços mais rápidos, eficazes e acessíveis.“
Mas, não foi somente com esse projeto que o setor público judiciário começou a investir em tecnologia. Em verdade, muito antes do “Justiça 4.0“, os tribunais já contavam com sistema que tornavam as atividades mais céleres.
Quais os avanços da tecnologia no setor público jurídico?
O termo “legal technology”, surgido nos Estados Unidos, foi bastante difundido nos últimos anos. Da mesma maneira, e por consequência, as Lawtechs e Legaltechs vêm crescendo nos últimos anos de forma exponencial. Ainda em 2018, essas empresas faturaram mais de US$ 1 bilhão no mundo todo.
No Brasil, foi por volta dos anos 90 que os primeiros sistemas para tribunais no país, dentre eles, o Sistema de Automação da Justiça (SAJ), usado no maior tribunal de justiça do país, o TJSP. E daí em diante, mais e mais tecnologias surgiram no universo jurídico, público e privado, sendo uma das mais expressivas os softwares de gestão jurídica, voltadas para escritórios de advocacia e procuradorias, como o Projuris ADV.
Atualmente, segundo a associação brasileira de Lawtechs e LegalTechs (AB2L), são mais de 600 sistemas no país que vão desde sistemas de gestão, automação de documentos, jurimetria e analytics, civic tech, compliance, conteúdo jurídico, IA, visual law, Legal Operations, entre outros.
Essas tecnologias, em geral, servem tanto para a esfera privada, quanto pública. Neste artigo, como já explanado anteriormente, vamos focar em uma dessas tecnologias, voltadas para o setor público: O software jurídico para procuradorias.
O que é um software jurídico para procuradorias?
Um software jurídico na procuradoria é responsável por automatizar atividades como redução da morosidade no recolhimento de tributos, digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, gerenciamento de processos, pesquisas jurídicas, controle de dívidas, controle de atividades, entre outros.
Ou seja, um software jurídico é uma ferramenta que auxilia procuradores e equipes jurídicas em suas atividades diárias. Veja a seguir algumas das formas que um sistema jurídico auxilia na procuradoria:
1 – Gerenciamento de processos em software jurídico para procuradorias
Um software jurídico, em geral, pode favorecer e facilitar o gerenciamento de processos da procuradoria. Nesse sentido, o gerenciamento de processos inclui o acompanhamento de prazos e intimações, a gestão de documentos, o agendamento de audiências e tarefas, entre outros.
Alguns sistemas contam ainda com facilidades como IA para elaboração de documentos e sugestão de tarefas, calculadora de prazos e captura automática de processos e intimações.
2 – Pesquisa jurídica em software para procuradorias
Outra atividade que o software auxilia é na pesquisa jurídica. Muitos sistemas conseguem integrar com softwares especializados em pesquisa de jurisprudência, e até de jurimetria. Outros, ainda, contam com inteligências artificiais que podem ajudar nessa pesquisa (nesse caso, lembre-se de sempre conferir as informações).
Independentemente da forma, muitos sistemas jurídicos para procuradorias contam com a possibilidade de acessar bancos de dados de legislação, jurisprudência e doutrina, facilitando na elaboração da tese do procurador-geral.
3 – Automação de documentos no sistema jurídico para procuradorias
A quantidade de documentos que existem na procuradoria geral do município é grande. Por essa razão, contar com um sistema que facilite o manuseio, armazenamento, organização e troca desses documentos é essencial para a celeridade na realização das atividades.
Assim, um software jurídico pode ser a opção ideal para uma procuradoria geral, uma vez que, ele facilita não só o armazenamento, como também, permite a criação e digitalização de documentos.
Muitos sistemas já possuem modelos próprios de documentos, como petições e recursos, mas você também consegue criar os documentos necessários. Também é possível usar da inteligência artificial para a criação do documento e fazer a digitalização e armazenamento no sistema.
A vantagem da criação de documentos diretamente no sistema, seja por IA ou com modelos, é que se evita erros de digitação e se economiza tempo de produção. Além disso, por contar com nuvem para armazenamento, na maioria dos sistemas para procuradorias, se evita a perda de informações, erros de digitação, ou a perda completa do documento.
4 – Colaboração e comunicação no sistema jurídico para procuradorias
A grande maioria dos sistemas de gestão para procuradorias conta com funcionalidades que facilitam a comunicação da equipe da procuradoria. Isso porque, contam com integrações com WhatsApp, espaços para comentários em atividades e processos, entre outros.
Além disso, funcionalidades como workflow, por exemplo, permite que todos entendam em qual etapa um processo está, qual as próximas atividades e quem são os responsáveis.
5 – Controle de desempenho com sistema para procuradorias
Os softwares jurídicos para procuradorias, de maneira geral, contam ainda com funcionalidades que permitem o acompanhamento das atividades da equipe das procuradorias. Isso porque permitem um controle de atividades, por meio de cálculos de honorários e controle de tarefas e atividades, como calendários, agendas, workflows e kanbans.
Assim, permite a identificação de gargalos produtivos e permite buscar formas para melhoria das atividades dentro da procuradoria. Além disso, muitos contam com relatórios de atividades, que conseguem fazer uma avaliação mais profunda, com comparativos de atividade por tipo e tempo.
Dessa forma, é possível distribuir melhor as atividades ou de o gestor buscar maneiras de auxiliar colaboradores com taxas mais baixas de entrega, ou ainda, entender e resolver possíveis quedas de produção.
Por exemplo, suponhamos que um colaborador X sempre apresentou altas taxas de entrega e produtividade. Mas, no último mês, teve uma queda considerável de produtividade. Com um relatório é possível identificar esse gap e buscar entender como pode ser resolvido.