DIFERENÇA ENTRE RELATÓRIO JURÍDICO, PARECER JURÍDICO E DASHBOARD JURÍDICO

Prévia do material em texto

DIFERENÇA ENTRE RELATÓRIO JURÍDICO, PARECER JURÍDICO E DASHBOARD JURÍDICO
Relatório jurídico é um tipo de documento que compila ou resume um cenário, projeto, tipo de demanda ou área legal, a partir de um recorte temporal – como um mês, trimestre ou ano. No cerne de um bom relatório está a demonstração através de dados e informações jurídicas estruturadas.
Assim, um relatório costuma conter não apenas a especificação de um conjunto de tarefas ou procedimentos, mas também a sua quantificação. Em um relatório jurídico de processos judiciais, podemos ter a tipificação do que está sendo relatado – como processos trabalhistas, por exemplo – somada à quantificação – por meio de uma lista de todos os novos processos recebidos no último mês.
É importante entender, ainda, que os relatórios jurídicos trabalham, em seu cerne, com informações relacionadas a demandas e procedimentos legais. Por isso, eles são comumente utilizados em:
· escritórios de advocacia;
· departamentos jurídicos;
· outras áreas relacionadas ao jurídico em empresas, como o setor de Compliance.
A diferença, portanto, entre um relatório convencional e um jurídico é o nicho de dados e cenários que estará coberto em cada um desses documentos.
Para que servem os relatórios jurídicos?
Relatórios jurídicos são ferramentas de gestão fundamentais para departamentos e escritórios de advocacia, já que por meio deles as lideranças podem ter rapidamente uma visão sobre a operação. Eles explicam cenários complexos, de modo simples, e ajudam a enxergar o cenário para além de “achismos”.
Assim, podemos dizer um relatório jurídico serve para:
· explicar um cenário atual ou do passado, de modo conciso;
· avaliar produtividade e entregas de uma pessoa, time ou de toda uma área, em determinado período;
· reportar o andamento de atividades ou projetos para outros níveis hierárquicos;
· analisar e prever riscos legais, no cenário atual ou em projeções para o futuro;
· identificar oportunidades de melhoria, ou gaps na operação jurídica;
· fornecer subsídios para a tomada de decisões mais precisas;
A lista acima responde a pergunta “para que serve um relatório jurídico?”. Porém, vale lembrar, os impactos são ainda maiores quando se cria uma cultura interna em que relatórios são considerados e avaliados regularmente. Ao longo deste artigo, falaremos mais sobre esses benefícios.
Quando um relatório jurídico pode ser solicitado?
Existem inúmeros contextos em que um relatório jurídico é bem-vindo e pode ajudar. É possível tanto criar uma recorrência nesses relatórios, quanto usá-los de forma esporádica. A seguir reunimos alguns exemplos de situações em que vale a pena construir um relatório.
1. Ao finalizar projetos pontuais
Projetos são um conjunto de esforços realizados de modo temporário, não permanente, para atingir um determinado resultado ou fazer uma entrega. Por exemplo, imagine que seu escritório ou departamento trabalhou durante um mês em um projeto para mudar a forma como petições são escritas no dia a dia.
Ao final desse período, você pode construir um relatório de desenvolvimento desse projeto, compilando quanto foi gasto em cada etapa, em tempo e recursos financeiros.
Com o passar do tempo – como em 3 ou 6 meses – é possível criar outro tipo de relatório jurídico associado a esse projeto. Um relatório comparando o volume de erros em petições antes e depois da mudança nos procedimentos internos, por exemplo.
Assim, temos que os relatórios são uma importante ferramenta quando faz-se necessário avaliar ou contabilizar o desempenho ou sucesso de um projeto.
2. Ao avaliar o cumprimento de metas ou planejamentos
Muitas equipes jurídicas já desenvolvem ações de planejamento estratégico, desenham metas e traçam objetivos a curto, médio ou longo prazo. Contudo, em times com menor maturidade de gestão, é comum que a avaliação desse planejamento ainda fique pelo caminho. Nesse cenário, usar relatórios jurídicos periódicos é uma ótima solução
Você pode estabelecer uma rotina de relatórios mensais ou trimestrais, para garantir o acompanhamento das metas traçadas. Se, por exemplo, o objetivo da equipe é aumentar a produtividade da área em um determinado tipo de tarefa ao longo do ano, o acompanhamento dos números mensais via relatório ajuda a potencializar a obtenção do resultado ao final.
3. Para controle sobre fornecedores, parceiros ou terceirizados
Relatórios jurídicos são uma ferramenta de controle interno, mas não estão limitadas às atividades desenvolvidas pela equipe interna. Eles também podem ajudar a monitorar o desempenho de terceiros que se relacionam com a equipe, como prestadores ou fornecedores de serviço, parceiros estratégicos ou terceirizados.
Imagine, por exemplo, que o seu escritório ou departamento mantém correspondentes jurídicos em diferentes estados do Brasil. Uma maneira de conferir e verificar a produtividade e os custos desse tipo de terceirização é com a emissão de relatórios que compilem as atividades deles.
4. Como ferramenta de fechamento ou balanço mensal
Um dos usos mais comuns para um relatório jurídico é servir como instrumento para balanço ou fechamento do mês. Nestes casos, é comum reunir em um mesmo relatório os dados sobre as principais atividades desenvolvidas pela equipe ao longo daquele período, bem como informações financeiras.
Inadimplência, provisionamento e prognósticos contábeis são exemplos de dados que cabem em um relatório de fechamento de mês;
Assim, o relatório acaba compilando esse historico de curto prazo, permitindo a avaliação rápida, e servindo como uma espécie de “prestação de contas” para a alta gestão da empresa ou escritório.
Embora muitas vezes relatório, parecer e dashboard jurídico sejam usados como termos sinônimos, eles não são a mesma coisa. Há diferenças no formato, na apresentação, na abrangência e objetivos atendidos por cada um deles. Vejamos.
O relatório jurídico, como você viu, é um compilado ou resumo de atividades, projetos ou informações, referente a um determinado período. Ele é apresentado geralmente em formato de texto, em planilhas (como Microsoft Excel ou Google Sheets), ou por meio de uma apresentação jurídica em ppt.
Já um parecer jurídico, mesmo quando compila dados sobre um determinado cenário, ainda deve incluir uma apreciação, interpretação ou diagnóstico sobre um cenário ou situação. Por isso, é muito comum que pareceres na área legal incluam análise de jurisprudência e doutrina, se posicionando sobre um tema ou conjuntura. Na maior parte dos casos, é apresentado em formato de texto.
Por fim, temos o dashboard jurídico, um instrumento que não apenas compila dados estruturados do jurídico – como números, indicadores e métricas – mas também apresenta-os em uma visualização amigável, por meio de gráficos e infográficos.
Dashboards costumam ser construídos em ferramentas de análise de dados, como PowerBI, Google Data Studio ou outros. Ali, é possível selecionar períodos variáveis de tempo, ou mesmo ver dados da operação jurídica em tempo real.
Quais os benefícios de trabalhar com relatórios jurídicos?
A depender de onde os relatórios jurídicos são usados, ou quais dados estão contidos ali, é possível obter uma série de benefícios bastante específicos. Aqui, buscamos compilar algumas vantagens que se aplicam tanto a escritórios de advocacia quanto a departamentos jurídicos. Veja.
Aumento da eficiência operacional
Times que são medidos e tem seu desempenho monitorado costumam ser mais produtivos, afinal, eles tem mais clareza sobre metas e sabem quais marcos precisam alcançar. Mas essa não é a única forma pela qual os relatórios jurídicos podem impactar na eficiência da operação.
Ao emitir e acompanhar relatórios que versam sobre as principais responsabilidades do time – como gestão de contratos, de processos judiciais, processos administrativos, atendimentos e fluxos de trabalho internos – é possível identificar o cenário de demandas a serem atendidas. E, a partir desse entendimento, direcionar recursos humanos, financeiros ou de tempo para o que realmente precisa ser priorizado.Evitar prejuízos
Bons relatórios jurídicos, quando utilizados de forma correta, podem impactar diretamente no faturamento da empresa.
Imagine, por exemplo, um relatório de provisionamento em um departamento jurídico. Com esse instrumento – sobre o qual falaremos mais ao longo deste artigo – o jurídico corporativo pode identificar em quais processos estão concentrados os maiores valores monetários, e atuar com mais ênfase para obter sucesso nesse tipo de causa, ou agir para resolver esses processos fora da esfera judicial, por meio de acordos extrajudiciais, por exemplo.
Já em um escritório de advocacia, para trazer outro caso exemplar, um relatório jurídico de inadimplência ajuda a identificar, em poucos minutos, quais clientes concentram as maiores cifras em atraso. E, por meio disso, permite que a cobrança desses casos seja priorizada e o fluxo de caixa seja preservado.
Esses são apenas dois exemplos diretos de como o uso de relatórios pode ajudar. Há, ainda, uma série de outros custos que podem ser reduzidos, ao aproveitar todo o potencial desse recurso de gestão.
Mais transparência e clareza na prestação de contas
Relatórios jurídicos são um importante instrumento para dar transparência sobre as atividades e resultados da equipe ou do setor jurídico. Eles podem ser usados, por um lado, para aclarar as ações dentro do próprio time, permitindo que cada um possa entender seu papel e também compreender as atribuições dos colegas.
Porém, o uso mais comum é para dar clareza sobre o trabalho do jurídico à figuras externas à rotina diária. Isso inclui a alta gestão da empresa ou escritórios, setores correlatos – como a área financeira ou de RH – e, claro, investidores.
Relatórios trazem o benefício da transparência justamente porque resumem e permitem compreender rapidamente o que foi feito, bem como, quais foram os resultados ou entregas desse trabalho.
Melhoria na comunicação com clientes internos, externos ou stakeholders
Como você viu, relatórios jurídicos servem, em certo sentido, para “prestar contas”. Mas, quando vamos além, é possível dizer que eles também são uma ferramenta de comunicação com públicos específicos e interessados.
Um relatório jurídico é um tipo de comunicação estruturada, que permite ao interlocutor tangibilizar a produção, objetivos e desfechos obtidos pelo time jurídico. É, portanto, um recurso que pode complementar o entendimento exposto em e-mails, apresentações e outras comunicações.
Usar relatórios jurídicos na comunicação com clientes internos, externos e stakeholders serve ainda para dar mais credibilidade e profissionalismo ao contato, afinal, o relatório comprova e quantifica os fatos. Você já tinha pensado sobre esse uso dos relatórios?
Quais os principais relatórios jurídicos para um escritório de advocacia?
Vários são os tipos de relatórios jurídicos que podem ser usados em escritórios de advocacia. Na lista abaixo você encontrará 4 exemplos de relatórios para usar na sua advocacia:
1 – Relatório de processos e andamentos processuais
Os processos judiciais são a atividade central de um escritório de advocacia. Dessa forma, fazer o acompanhamento processual e de andamentos também se torna uma tarefa indispensável para os advogados.
Nesse sentido, para atingir melhores resultados, é importante contar com uma gestão eficiente, bem como, com uma ferramenta para análise de dados.
Logo, um relatório de processos e andamentos processuais é a peça chave para entendimento de dados e gestão do escritório.
Isso porque, com um relatório dos processos, você identifica quais ainda estão ativos, quais já finalizaram e quais ainda não tiveram início. Além disso, consegue acompanhar os andamentos dos processos ativos e com essas informações, tomar decisões mais certeiras.
Ademais, você ainda consegue, com esse relatório, identificar as atividades de todos no escritório – ou ao menos, uma parte dela -, e ainda dividir essas informações por área de atuação.
2 – Relatório de produtividade
Outro relatório bastante útil na advocacia é o relatório de produtividade. Este vai medir as tarefas, andamentos, audiências e o timesheet (apontamento de horas), para identificar padrões e aumentar a eficiência no seu escritório de advocacia.
Neste tipo de relatório, é possível observar a quantidade de atividades produzidas e qual o tempo que cada uma delas levou. Assim, você identifica quem da banca é mais produtivo e quem é menos, além de entender se existem pessoas sobrecarregadas no time.
3 – Relatório financeiro e de inadimplentes
Já o relatório financeiro e de inadimplentes podem ser até divididos em dois, caso fique mais fácil para seu escritório. Fato é que, em um relatório como esse precisa apresentar todos os fatores financeiros do escritório, sendo o adimplemento um deles.
O interessante aqui é o melhor controle das receitas e despesas do escritório de advocacia, afinal, é por meio desses relatórios que você consegue ter uma noção de onde precisa economizar, onde investir, fazer uma projeção financeira e ainda, identificar e fazer a cobrança de clientes inadimplentes.
Além disso, os relatórios financeiros podem auxiliar para fazer o seu demonstrativo de resultados do exercício (DRE), o que te permite analisar a performance financeira do seu escritório jurídico, e também, o fluxo de caixa, que vai te ajudar a prever receitas e despesas futuras, para uma melhorar a organização e a saúde financeira na sua advocacia.
4 – Outros relatórios
Todos os relatórios acima listados também podem ser mais detalhados. Por exemplo, você pode fazer um relatório geral do seu financeiro, mas também, emitir relatórios individuais para cada atividade, como o DRE e fluxo de caixa.
Já no caso das atividades, você pode separar, por exemplo, por processos, e em cada processo quais atividades serão realizadas.
Enfim, você pode fazer relatórios mais simples ou mais detalhados de cada atividade, para ter uma visão holística do todo e identificar, com mais detalhes, os pontos de melhoria, gaps e para o que você deve dar mais atenção no dia a dia das atividades jurídicas e de gestão no seu escritório de advocacia.
Quais os principais relatórios para um departamento jurídico?
Existem dezenas de relatórios que podem ser úteis ao jurídico corporativo, a depender de quais demandas ele atende.
Aqui, reunimos uma lista de 06 exemplos de relatórios jurídicos, aplicáveis a diferentes cenários. Confira.
1. Relatório de processos por natureza
Um dos relatórios jurídicos mais básicos em um departamento é o relatório de processos judicias por natureza. Por meio dele, é possível entender onde estão concentradas as disputas, definir o que priorizar e em quais áreas atuar de forma preventiva.
Para um relatório de processos com essa finalidade, é recomendável incluir:
· informações de identificação do processo, como aquelas contidas na capa (número, comarca, partes);
· natureza do processo (civel, trabalhista, tributário, etc);
· até 3 objetos principais de cada processo (como “danos morais”, “danos materiais”, “insalubridade”, etc);
· valor da causa;
Com essa informações, é possível construir uma fotografia da carteira de processos da empresa.
2. Relatório de contratos ativos e prazos de renovação
Embora em algumas empresas o setor de contratos esteja apartado do jurídico, ainda é comum que haja interligação entre essas duas áreas – inclusive com o departamento jurídico sendo o principal fiador e analista das minutas contratuais. Nesse cenário, um dos relatórios mais comuns e importantes é o relatório de contratos ativos e prazos de renovação.
Como a própria descrição sugere, este relatório costuma conter:
· informações de identificação de cada contrato, como número interno, partes, tipo do contrato e valor associado ao contrato;
· tipo de prazo do contrato, se determinado ou indeterminado;
· tipo de renovação do contrato, se automática ou não;
· prazo de renovação do contrato, com data final.
Assim, é possível ao jurídico corporativo mapear quais contratos precisam receber atenção especial, em virtude de estarem próximos da datafatal.
3. Relatório de movimentação de contingências
Um relatório jurídico de movimentação de contingências visa resumir e permitir análises a partir dos valores de prognóstico de perda, em processos judiciais. Ele pode ser aplicado a toda a carteira de processos, mas também subdividido, por parte, filial ou natureza dos processos.
Em essencia, um relatório desse tipo conterá:
· informações gerais da capa do processo, como número, partes, vara e comarca;
· valores monetários associados a cada processo, como valor associado a cada objeto/pedido, multas e correções;
· comparação de prognóstico (perda provável, possível ou remota), em relação a pelo menos duas datas.
Com esse tipo de relatório, além de ter alguma previsibilidade sobre possíveis impactos financeiros, ainda é possível acompanhar a modificação do cenário. Assim, o jurídico pode identificar quais causas tiveram prognóstico modificado com o passar do tempo, onde estão concentradas as perdas mais prováveis, e assim por diante.