PQ 002-12 Controle de Registros

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Esta Norma é de propriedade e uso exclusivos da Nissin Brake do Brasil Ltda. 
 
PROCEDIMENTO 
 
CONTROLE DE REGISTROS Nº Doc.: PQ.002-12 
Data:13/01/2018 Página: 1 / 5 
 
 
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COPIA NÃO CONTROLADA. Disponível em meio eletrônico, para uso verificar se 
está na revisão atual 
 
1. OBJETIVO 
 1.1 Estabelecer metodologia para controle dos registros e dados pertinentes ao SGI. 
 
2. CAMPO DE APLICAÇÃO 
2.1 Todos os departamentos envolvidos com o SGI. 
 
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 
3.1 – PQ.001 – Controle de Documentos; 
3.2- PA.001 - Levantamento e Avaliação de Aspecto e Impacto Ambiental; 
3.3 - PQ.019 - Riscos e Oportunidades; 
3.4 - PQ.020 - Gestão de mudanças. 
 
4. DEFINIÇÕES 
 4.1 – Registros: Documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades 
realizadas; 
4.2 - Documento: Informação e o meio no qual ela está contida. 
 
5. SIGLAS 
SIGLA Significado 
- - 
 
6. RESPONSABILIDADES 
6.1 – Gerências / Subgerência 
6.1.1 – Assegura o controle de registros dos setores sob sua responsabilidade. 
 
6.2 – Supervisores / Chefes / Coordenadores 
6.2.1 – Instrui os Encarregados e líderes quanto à aplicação dos registros do SGI nos processos e 
delega responsabilidades pertinentes às sistemáticas do SGI; 
6.2.2 – Monitora os registros da sua área, de modo a assegurar a sua correta aplicação e 
manutenção; 
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6.2.3 - Assegura a manutenção e preservação contra deteriorações ou extravios dos registros 
pertinentes à sua área; 
6.2.4 – Assegura a remoção de registros obsoletos e/ou cancelados do seu setor, sempre que o SGI 
emitir um formulário mais atual ou comunicar o cancelamento; 
6.2.5 - Toma ações necessárias para manter os registros de sua área acondicionados conforme 
mencionados na Lista Mestra de Registros, no que se refere ao acesso, recuperação, 
armazenamento, retenção e disposição final. 
 
6.3 – Líder e/ou Analistas da Qualidade 
6.3.1 – Controla os registros de sua área de atuação, de modo a assegurar o correto uso, 
armazenamento, proteção e recuperação apropriadas, conforme descrito na lista mestra de controle 
de Registros (FORM.004) ; 
6.3.2 – Responsável pelo descarte de formulários obsoletos quando da entrega – por meio do SGI – 
de novo documento. 
 
6.4 – SGI 
6.4.1 – Analisar e elaborar os registros novos pertinentes ao seu setor, adequando-os para o padrão 
do SGI; 
6.4.2 - Quando solicitado disponibiliza as informações necessárias aos demais setores sobre o fluxo 
correto para elaboração de registros; 
6.4.3 – Controla o acervo de registros através de listas mestras (FORM.004); 
6.4.4 – Realiza o processo de homologação dos documentos aplicáveis ao SGI; 
6.4.5 – Distribui cópias controladas para os processos, conforme necessidade; 
6.4.6 - Mantém atualizado arquivo eletrônico dos documentos do SGI (procedimentos, documentos 
operacionais e anexos) disponibilizando-o para os usuários em rede. 
 
Nota 1 : A informações técnicas descritas nos formulários no momento da sua elaboração é de 
responsabilidade do próprio setor. 
 
 
 
 
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7. PROCEDIMENTOS 
7.1 – Controle de Registros 
7.1.1 – Os registros são mantidos para permitir a rastreabilidade e fornecer a evidência das atividades 
realizadas; 
7.1.2 - Todos os registros devem ser legíveis e identificáveis em relação à atividade executada; 
7.1.3 - Os registros definidos para evidenciar a conformidade das atividades podem estar sob forma de 
cópia física ou eletrônica e outros; 
7.1.4 - Os formulários constantes nos procedimentos e instruções utilizados no preenchimento das 
evidências de conformidade devem ser identificados na lista mestra de Controle de Registros 
(FORM.004). 
7.1.5 - São exemplos de registros: atas das reuniões, relatórios de auditorias internas, relatórios, 
certificados, plano de calibração de equipamentos, certificados e resultados análise, relatórios de 
inspeção, dentre outros. 
Para assegurar a pronta disponibilidade dos registros, os mesmos devem estar: 
 Perfeitamente legíveis claros e precisos; 
 Confiáveis quanto ao seu conteúdo; 
 Completos, isto é, com todos os dados requeridos registrados e todos os campos aplicáveis 
devidamente preenchidos; 
 Armazenados em instalações / equipamentos adequados que forneçam condições ambientais 
adequadas para prevenir danos, deteriorações, perdas. 
 
7.2 – Lista Mestra de Controle de Registros 
7.2.1 – O setor SGI controla o acervo de registro através da Lista Mestra de Controle de Registros 
(FORM.004), que deve ser atualizada sempre que houver emissão, revisão e cancelamento dos 
registros pertinentes; 
7.2.2 – Os registros em meio eletrônico são periodicamente armazenados por seu responsável, 
conforme setor gerador e periodicamente salvaguardado por meio backup; 
7.2.3 - Registros em meio físico devem ser mantidos pelo setor usuário / responsável, devendo o 
gestor de área garantir sua melhor forma de uso, manutenção e arquivamento de forma segura, 
garantindo a rastreabilidade de quaisquer atividades, quando necessário; 
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7.2.4 - Os responsáveis designados para controlar os registros de seu setor devem avaliar a cada 12 
meses o acondicionamento de seus registros com relação à identificação, armazenamento, proteção, 
recuperação, retenção e disposição final de seus registros, com intuito de salvaguardar as 
informações, tendo como referência à lista mestra, depois de realizado a checagem e aprovação, 
informar ao SGI a situação para que o mesmo realize a atualização do FORM.004- Lista Mestra de 
Registros. 
Nota 2:. É de inteira responsabilidade do gestor setorial toda e qualquer alteração ou inclusão de 
registros, devendo este comunicar à equipe SGI para formalização na lista mestra de controle de 
registros do SGI. 
Nota 3: Na Lista Mestra de Registro consta campo para aprovação dos setores esta ação tem o 
objetivo de formalizar a situação de guarda dos registros logo após verificação realizada em loco pelos 
setores conforme descrito no item. 7.2.4. 
 
8. REGISTROS E DADOS 
8.1 – FORM.004 – Lista Mestra de Registros 
 
9. REVISÕES 
Revisão Data Descrição das alterações 
00 14/03/2003 -Emissão inicial. 
01 11/11/2003 - Alteração nos itens marcados 
02 21/06/2006 - Revisão geral do procedimento. 
03 20/04/2007 - Revisão geral do procedimento 
04 24/03/2008 - Revisão geral do procedimento. Inclusão da Nota no item 
7.1. 
05 28/05/2008 - Revisão geral do procedimento. Alteração de estrutura 
do documento, passando a ser um PQ – Procedimento da 
Qualidade. Inclusão dos itens 7.1; 7.2; 7.2.2 e inclusão da 
Nota no item 7.2.4. 
06 13.04.2012 - Análise crítica geral para revisão / adequação anual. 
Inclusão do item 4.3. Realizados pequeno ajustes no 
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corpo do documento. 
07 09/05/2011 - Revisão Periódica. 
08 23/07/2012 - Revisão geral do procedimento. 
09 25/02/2014 - Revisão geral do procedimento. Inclusão do item 6 – 
Responsabilidade (integralmente). Inclusão do anexo 
FORM.A424 – Lista Mestra. 
10 31/08/2015 
- Revisão Geral 
Adequação da sistemática de controle de registro. 
- Inclusão do item: 7.2.4 
11 29/09/2017 
- Revisão Periódica; 
- Atualização das responsabilidades do setor de SGI para 
com a elaboração dos registros (melhoria na descrição 
das informações) Pág.2 item 6.5; 
- Inclusão da Nota 1 referente a responsabilidade dos 
setores em prover as informações técnicas no momento 
da elaboração / revisão de formulários; Pág. 2 
12 13/01/2018 
- Atualização da Estrutura do procedimento, adequando a nova 
codificação dos documentos; 
- Inclusão de responsabilidade aos setores para manter 
atualizado o acervo de registros - Pág.2 item. 6.2.5; 
- Inclusão de fluxo para avaliação e atualização da forma de 
guarda dos registros pág.4 item. 7.2.4. 
 
 
10. ANÁLISE CRÍTICA 
Elaborado Verificado Aprovado 
ANALISTA SGI REPRESENTANTE DA DIREÇÃO SUBGERENTE DO SGI