Arquivo XML da Nota Fiscal

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XML da nota fiscal: o que é e passo a passo para baixar o
arquivo
Pontos principais do artigo:
O arquivo XML da nota fiscal é o formato digital padrão para a nota fiscal eletrônica emitida na
venda de produtos;
Atualmente, esse é o formato aceito no padrão nacional para emissão de notas fiscais e o único
que tem validade jurídica;
Para baixar o XML da nota é preciso acessar o portal do Governo ou o sistema de gestão
integrado (ERP) utilizado no seu e-commerce;
Na Nuvemshop, você pode criar uma loja virtual grátis e escolher uma das opções de ERP
disponíveis em nossa Loja de Aplicativos para gerar e armazenar o documento.
Se você empreende há muito tempo, provavelmente está acostumado a guardar as notas fiscais
impressas para fazer as auditorias fiscais. Mas você sabia que, já há algum tempo, o XML da nota
fiscal é o formato oficial do documento?
O novo padrão é totalmente digital e guarda todas as informações importantes da compra ou venda de
forma organizada e segura, além de permitir a validação automática dos dados por parte das
autoridades fiscais, o que reduz o risco de erros e fraudes.
Mas, afinal, será que o XML substitui o DANFE? E como baixar o arquivo XML de uma nota fiscal que já
foi emitida? Neste artigo, vamos explicar o que é XML da nota fiscal e responder essas e outras
dúvidas para que você fique em dia com a fiscalização e evite multas para a sua empresa. Confira! 🧾
O que é um arquivo XML de nota fiscal?
Arquivo XML é o formato padrão da nota fiscal eletrônica. Esse é um documento exclusivamente digital
que serve para comprovar a transação e armazenar todas as informações obrigatórias da NF-e.
A principal diferença do XML para a versão da nota fiscal em PDF que conhecemos é que o XML é uma
linguagem utilizada para armazenar dados em um formato legível por máquinas.
Dessa forma, é possível validar as informações por meio de uma assinatura digital e garantir mais
segurança aos procedimentos fiscais. Por essa razão, o XML se tornou o padrão nacional de emissão de
notas e é a única versão do documento com validade jurídica.
💡 Saiba mais: Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Quais informações devem constar no XML NF-e?
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Agora que já vimos o que é o XML da nota fiscal, fica mais fácil entender que ele nada mais é do que a
nota fiscal em si. Por isso, deve conter todas as informações necessárias para a emissão da NF-e.
Veja quais são elas:
Dados da empresa: nome e razão social, endereço, número de inscrição estadual e CNPJ;
Dados do destinatário: nome, endereço, CPF ou CNPJ;
Descrição dos produtos ou serviços: descrição, quantidade, valores unitários;
Valores e tributos: valor total da transação e impostos aplicáveis, como o ICMS;
Dados da NF-e: modelo, número, série e data e hora exatas da emissão;
Forma de pagamento: dinheiro, cartão de crédito boleto bancário ou Pix, por exemplo;
Informações de transporte: tipo de frete, empresa transportadora, placa do veículo utilizado e
prazo de entrega.
Qual a diferença entre XML e DANFE?
O arquivo XML é a própria nota fiscal, já o DANFE é uma representação gráfica do XML. Ele serve
para facilitar a leitura das informações, mas não tem valor jurídico, ou seja, não pode ser utilizado
como documento fiscal.
Na prática, o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) funciona como uma versão mais visual e
simplificada do documento. Ele pode ser salvo em PDF, impresso e enviado junto com a mercadoria
para o consumidor, por exemplo, que poderá conferir as informações de forma mais fácil.
💡 Saiba mais: Passo a passo para preencher a declaração de conteúdo dos Correios
Para que serve o XML da nota fiscal?
Apesar de ser um arquivo mais complexo, o XML da nota fiscal é um documento essencial e pode
facilitar a vida do empreendedor em vários sentidos. Veja alguns exemplos:
Comprovar a transação
Como vimos, o arquivo XML da nota fiscal é o documento padrão para emissão de notas fiscais. Por
isso, ele cumpre o seu objetivo principal, que é comprovar que a transação comercial aconteceu e
manter o registro legal da venda do produto ou da prestação de serviço.
Caso a empresa ou o consumidor tenham algum problema com a transação e precisem recorrer à
justiça, por exemplo, o XML da nota fiscal é o único documento que serve como prova legal da
negociação.
Garantir a segurança das informações
Outra vantagem do XML é que ele impede a manipulação dos dados contidos na NF-e. Isso porque, por
ser um arquivo digital, todas as informações contidas no XML podem ser validadas por algoritmos
específicos para isso.
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Isso significa que qualquer alteração não autorizada no arquivo pode ser detectada em poucos
segundos, o que reduz o risco de golpes relacionados a alterações indevidas da nota para incluir
informações falsas ou incorretas.
💡 Saiba mais: Como identificar um Pix falso e o que fazer para não cair em golpes?
Facilitar a fiscalização de tributos
Como o documento gerado na hora de emitir o XML da nota fiscal é totalmente digital, as autoridades
podem consultar a NF de forma eletrônica, o que facilita o cálculo e a cobrança de impostos sobre as
vendas.
Além disso, o XML da nota segue um padrão nacional, o que significa que todas as empresas emitem o
documento com a mesma estrutura de informações. Isso agiliza o processo de auditoria e permite uma
fiscalização mais eficiente, com menos chance de erros.
💡 Saiba mais: 4 erros fiscais no e-commerce que você não pode cometer
Reduz o acúmulo de papéis
Todos os empreendedores precisam armazenar as notas fiscais emitidas por, no mínimo, cinco anos.
Agora, imagine quanto papel e espaço seriam necessários para guardar todos esses comprovantes se
fossem impressos em papel?
Por ser um formato eletrônico, o XML permite que os lojistas mantenham os registros organizados e
acessíveis em sistemas de computador. Isso reduz significativamente a quantidade de papel utilizada
no processo de documentação fiscal, além de facilitar a consulta de informações quando necessário.
Como baixar o XML de uma nota fiscal?
O arquivo XML é gerado automaticamente sempre que você emite uma NF-e, seja pelo portal do
Governo ou por um sistema de gestão integrado (ERP). Então, para baixar o XML da nota fiscal, basta
clicar na opção “XML” e fazer o download no formato escolhido.
Caso você não tenha salvo o arquivo e queira acessar o documento depois de emitir a nota fiscal, a
maioria dos ERPs (mesmo as opções gratuitas) mantêm um histórico de NFs emitidas ou recebidas.
Geralmente, é possível buscar pelo número da nota ou pela data e fazer o download do documento.
Na Nuvemshop, por exemplo, você pode criar a sua loja virtual grátis e baixar o XML das notas fiscais 
de todas as suas vendas usando uma das opções de ERP para e-commerce disponíveis em nossa Loja
de Aplicativos, como o Tiny ERP.
O app permite que você gere o XML da nota fiscal a partir da chave de acesso e cuide da rotina da
sua loja de forma simples e organizada por planos que variam entre R$ 29,90 e R$ 599,90. E, se você
tem uma loja Nuvemshop, a plataforma ainda oferece 30 dias de teste grátis, além de 50% de desconto
nos 3 primeiros meses de assinatura.
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👉 Confira: Como integrar o Tiny ERP na minha loja?
Como consultar um XML na SEFAZ?
Também é possível baixar o XMLda nota fiscal de maneira gratuita pelo site da Secretaria da Fazenda
(SEFAZ). Nesse caso, basta seguir o passo a passo abaixo:
Acesse o portal da nota fiscal eletrônica;
Clique em “Consultar NF-e”;
Informe a chave de acesso da nota;
Clique na opção “Download do documento”;
Selecione o certificado digital da sua empresa;
Pronto! O download do arquivo XML da nota fiscal vai começar em breve.
A grande diferença entre baixar o XML pelo portal da SEFAZ ou por um software emissor, como um
ERP, é que no site da SEFAZ é preciso preencher os dados manualmente e fazer o download de um
arquivo por vez.
Essa pode não ser uma opção vantajosa para empresas que têm um alto volume de vendas, já que será
necessário muito tempo e trabalho para realizar a tarefa. Nesse caso, vale a pena contar com o apoio de
um ERP para preencher as informações de forma automática e fazer o download de arquivos em escala.
💡 Saiba mais: 6 ERPs gratuitos para você usar na gestão do seu negócio
Como abrir um arquivo XML?
É possível abrir o arquivo XML da nota fiscal usando o bloco de notas, o Excel ou o navegador
padrão do seu computador, como o Chrome. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre
o arquivo, selecionar “Abrir com” e escolher a opção desejada.
No geral, a melhor forma de encontrar informações no XML é usando o Excel ou o navegador. Isso
porque, nesses casos, é possível visualizar o documento de forma mais clara e buscar informações
específicas no código usando o comando de busca “Ctrl+F”.
Geralmente, as tags utilizadas para organizar o documento são autoexplicativas. Assim, se você quer
consultar o CNPJ do cliente, por exemplo, basta selecionar “Ctrl+F” e fazer a busca por “CNPJ” para
localizar a informação.
💡 Saiba mais: O que é certificado digital MEI e como conseguir um?
Como passar a nota fiscal de XML para PDF?
O arquivo PDF da nota fiscal é o que conhecemos como DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal).
Assim como XML, ele pode ser baixado diretamente na hora de emitir a nota ao selecionar a opção
“Download DANFS-e”.
Também é possível passar o XML da nota fiscal para PDF usando um conversor de arquivos online.
Basta abrir um mecanismo de busca, como o Google, e pesquisar “conversor XML para PDF”.
https://atendimento.nuvemshop.com.br/gestao/como-integrar-o-tiny-erp-na-minha-loja
https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx
https://www.nuvemshop.com.br/blog/erp-gratuito/
https://www.nuvemshop.com.br/blog/cnpj-de-loja-virtual/
https://www.nuvemshop.com.br/blog/certificado-digital-mei/
https://www.nuvemshop.com.br/blog/como-emitir-nota-fiscal-pessoa-fisica/
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A maioria dos sites permite que você faça upload do XML e baixe o arquivo PDF convertido de forma
gratuita. Mas lembre-se de sempre manter uma cópia do arquivo XML original, pois esse é o formato
oficial e pode ser necessário para auditorias fiscais.
Tudo certo sobre o arquivo XML da nota fiscal?
Como vimos, o XML da nota fiscal é um documento essencial para os empreendedores. Por isso,
esperamos que este conteúdo tenha tirado todas as suas dúvidas sobre o assunto e esclarecido a
importância de emitir e armazenar esse documento.
E, se você ainda não tem uma loja virtual para vender e emitir suas notas fiscais com segurança, chegou
a hora de criar sua loja virtual grátis na Nuvemshop! É rápido, fácil e você pode integrar sua loja com os
principais ERPs do mercado para fazer a gestão e emissão de NF-es. 💙
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