Implantacao dos 2 ultimos S

Prévia do material em texto

Haroldo Ribeiro
Implantação dos 2 últimos “S”
SIGNIFICADO DO 5S
 Utilização, Seleção, 
Classificação
 Ordenação, Arrumação, 
Organização
 Limpeza, Inspeção
 Saúde, Higiene, Padronização, 
Asseio
 Autodisciplina, Autocontrole, 
Respeito
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
•Atividades práticas, utilizando-se os sentidos naturais, 
facilitam a internalização
•Resultados físicos impactam visualmente todos os níveis 
motivando a prática e a promoção
•Facilidade para se auditar a partir de evidências palpáveis, 
para depois se auditar atitudes
•No inicio há muitos problemas físicos e culturais, ocupando 
um tempo demasiado para a auditoria. À medida que os 
problemas físicos são solucionados (3S), há tempo suficiente 
para se auditar outros elementos mais abstratos (4º e 5º S)
Por que iniciar a implantação apenas 
com os 3S?
Quando se deve implementar o 4º e o 
5º S?
Quando a implantação ocorrer por área
• À medida que cada área mantenha um padrão igual ou superior a 
90% nos 3S por três auditorias consecutivas, em intervalos 
mínimos de 2 meses.
Quando a implantação ocorrer para toda a empresa
• À medida que a média de 3S de toda a empresa seja igual ou 
superior a 90% e nenhuma área esteja com pontuação inferior a 
80%
Principais falhas cometidas pelas 
Empresas
• Dificuldade de entender os fundamentos do Seiketsu e 
do Shitsuke
• As lideranças não visualizam os ganhos efetivos que a 
empresa terá com o 4º e o 5º S
• O plano e a capacitação são feitos apenas para os 3S
• Mantêm auditoria apenas de 3S nas áreas que já 
estariam preparadas para trabalharem no 5S
• Realizam auditorias de 5S mesmo sem ter plano e 
capacitação de auditados e auditores
Diferenças entre 
 3S e 4º e 5º S
⚫ Auditoria é em função da situação atual
⚫ Evidências são coletadas durante a 
visita
⚫ São auditadas as áreas
⚫ São auditados apenas os postos de 
trabalho
⚫ Auditorias são mais freqüentes
⚫ Auditorias são feitas de forma 
concentrada (são auditadas todas as 
áreas)
⚫ Resultados são definidos 
imediatamente após a visita
⚫ Recomenda-se marcar dia e horário da 
visita
⚫ Auditoria é em função também do 
histórico
⚫ Evidências podem ser coletadas antes e 
depois da visita
⚫ São auditadas também as pessoas
⚫ São auditados também os locais 
frequentados pelos auditados
⚫ Auditorias são menos freqüentes
⚫ Auditorias são feitas de forma diluída 
(são auditadas apenas as áreas com os 
3S consolidados)
⚫ Resultados podem ser definidos após a 
coleta de informações com outras áreas 
e pessoas
⚫ Podem ser feitas visitas surpresas
Atividades Estratégicas
• Estabelecer critérios para introdução de áreas em todos 
os 5 “S”
• Desenvolver Manual do 5S voltado para a Padronização 
de Identificações, Sinalizações, Formulários de 5S, 
Regras, etc.
• Definir quem serão entrevistados para cada Item 
Genérico ou Específico em cada área auditada
• Preparar material para os treinamentos
• Realizar treinamentos e palestras de reciclagem para os 
diversos níveis (Líderes, Multiplicadores de 5S, 
Auditores de 3S e Funcionários)
• Programar e realizar auditorias de todos os 5S
4. SEIKETSU
4.1. Padronizações
Todas as identificações e sinalizações obedecem aos 
padrões da empresa ou estão uniformes. Pode existir 
uma ou outra irregularidade insignificante para as 
características do ambiente.
Ação do Comitê
• Priorizar que tipo de identificação, sinalização e 
pintura serão padronizados
• Utilizar uma Norma sempre que possível
• Estabelecer prazos para a adequação ao novo 
padrão
• Desenvolver e divulgar Manual do 5S
Ação dos Responsáveis por área
1. Definir prazos para implementação de padrões 
de acordo com a deficiência atual, facilidade e 
benefícios
2. Apresentar estes prazos para o Gestor do 5S e, 
se necessário, para validação do Gerente
3. Incluir na Sistemática de Limpeza os dias 
quando o período for superior a um dia (semanal, 
quinzenal, mensal, etc.) e quem é o responsável
Evidências para Auditorias
• Nível de Implementação dos Padrões nas 
áreas auditadas
• Plano com prazos atualizados
4. SEIKETSU
4.2. Higiene e Saúde
Não há nenhum problema que afeta a saúde ou de higiene 
pessoal no local de trabalho. Pode existir uma ou outra 
irregularidade insignificante para a saúde das pessoas.
Ação do Comitê
• Estimular as áreas a levantarem os problemas 
ergonômicos e fazerem o devido plano de ação 
para os problemas levantados
• Analisar/Providenciar Mapa de Risco
• Facilitar estudos ergonômicos
• Prever campanhas para os problemas de higiene 
mais freqüentes
• Analisar a realização de ginástica laboral e/ou de 
higiene mental
Ação dos Responsáveis por área
• Levantar os problemas ergonômicos e fazer o 
devido plano de ação para os problemas 
levantados
• Buscar alternativas para a convivência adequada 
com os problemas ergonômicos
• Discutir com a equipe o Mapa de Risco
• Conhecer e eliminar os problemas de higiene 
pessoal
• Lista dos problemas de saúde e plano de 
ação
• Discussão de problemas de saúde e de 
higiene pessoal em reuniões com a equipe
Evidências para Auditorias
4. SEIKETSU
4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S
Há uma sistemática eficiente para a melhoria contínua do 
5S (auto-avaliações mensais registradas, planos de 
ação, divisão de responsabilidade, estabelecimento e 
divulgação de regras, reuniões mensais, padrões de 
ordem e limpeza, divulgação de resultados e planos, 
registro de sugestões, etc.). Todas as atividades têm 
mais de 3 meses sucessivos.
Ação do Comitê
Sugerir rotinas para a Manutenção do 5S. Exemplos: 
Reuniões relâmpagos para discutir os problemas de 
5S do dia-a-dia; Divisão de responsabilidades pelo 
5S, definindo as pessoas que serão responsáveis por 
cada espaço; Estimular auto-avaliação verificando o 
que melhorou e o que pode melhorar; Exigir 
Elaboração e Divulgação de Planos de Ação e de 
Resultados das Auditorias; Orientar as equipes a 
definir as regras de convivência para os problemas 
comportamentais que mais incomodam às pessoas; 
Solicitar o desenvolvimento de padrões visuais de 
ordem e limpeza.
Ação dos Responsáveis por área
• Realizar reuniões para discutir os problemas de 
5S do dia-a-dia no mínimo quinzenalmente
• Dividir responsabilidades pelo 5S, definindo as 
pessoas que serão responsáveis por cada 
espaço
• Realizar auto-avaliação de 5S no mínimo 
mensalmente
• Elaborar e divulgar Planos de Ação e Resultados 
das Auditorias
• Estimular, registrar, analisar e implantar 
sugestões de melhorias para o 5S
Evidências para Auditoria
• Relatórios das auto-avaliações, por turno
• Reuniões sobre 5S – Algum documento que comprove a data e 
os temas discutidos
• Divulgação dos últimos resultados de auditorias e auto-
avaliações em local de fácil acesso
• Plano de ação para os problemas verificados nas auto-
avaliações e auditorias, definindo prazos, em locais que 
qualquer componente da equipe possa acessá-lo
• Divulgação das regras de convivência para os problemas 
comportamentais, incluindo a maneira de monitoramento 
destes problemas
• Lista das Sugestões de 5S apresentadas pela equipe. Em caso 
de não existir, entrevistar aleatoriamente as pessoas
4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos (quando 
houver)
Há uma estruturação definida para a utilização e guarda de 
todos os documentos eletrônicos. Há uma freqüência 
definida e adequada para a limpeza de todos os arquivos 
obsoletos. Pode existir uma ou outra irregularidade 
insignificante para as características do ambiente.
4. SEIKETSU
Ação do Comitê
• Definir amplitude do 5S nos Computadores: 
Quais Drives e Diretórios e se inclui CPU e 
Correios Eletrônicos
• Solicitar apoio da Informática para orientar 
usuários a estruturarem seus e-mail, arquivos de 
rede e arquivos de CPU
• Solicitar da Informática o envio periódico de 
mensagens com dicas de organização do 
computador.
Ação dos Responsáveis por área
• Definir responsáveis por Diretórioscompartilhados
• Conhecer recomendações da Informática
• Programar e realizar Dia D dos Computadores
• Reordenar e renomear arquivos e diretórios
• Programar limpeza dos arquivos obsoletos e 
reordenação dos arquivos úteis no mínimo 
semestralmente
Verificação, por amostragem, se a estrutura para a 
guarda de arquivos eletrônicos está de acordo com a 
recomendação da Informática
Evidências para Auditorias
5. SHITSUKE
5.1. Autodisciplina na prática do 5S
Acima de 90% das pessoas praticam o 5S no dia-a-dia, 
independente de monitoramento e cobrança. Não há 
problema comportamental de 5S na auditoria ou auto-
avaliações e o 5S de nenhuma outra área é prejudicada 
pelo comportamento das pessoas auditadas
Ação do Comitê
• Definir com cada área quais profissionais serão 
entrevistados para informar o nível de 
autodisciplina da equipe
• Informar aos auditores quem deve ser 
entrevistado: Gerente, Auditores, Áreas Vizinhas, 
Equipe de Limpeza, etc
• Problemas comportamentais verificados durante 
a visita
• Conhecimento dos problemas da área por um 
dos auditores
• Entrevistas com a equipe
• Entrevista com áreas afetadas
Evidências para Auditorias
5. SHITSUKE
5.2. Autodisciplina no cumprimento de regras, normas e 
procedimentos de trabalho
Acima de 95% das pessoas cumprem regras, normas e 
procedimentos de trabalho, sem necessidade de 
monitoramento ou cobrança. Nenhuma área é 
prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas
Ação do Comitê
• Divulgar as Regras de Convivência da Empresa
• Discutir com pessoas estratégicas e áreas específicas 
os principais descumprimentos de normas e 
procedimentos
• Consensar as ações que serão tomadas em caso de 
descumprimentos
• Possíveis descumprimentos de Normas verificados na 
auditoria
• Conhecimento dos problemas da área por um dos 
auditores
• Entrevistas com Representantes da área auditada e 
de possíveis áreas afetadas
• Entrevista com Responsáveis pelas áreas de 
Segurança, Qualidade, Meio Ambiente
• Possíveis descumprimentos de Regras
Evidências para Auditorias
5. SHITSUKE
5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S
Acima de 80% das pessoas apresentam sugestões de 
melhorias relacionadas ao 5S
Evidências para Auditorias
• Sugestões implementadas
• Entrevista com a equipe
• Entrevista com o Supervisor, Encarregado ou Mestre
5. SHITSUKE
5.4. Autodisciplina na manutenção da estrutura de 
arquivos eletrônicos (só aplicável 6 meses após a 
implementação do item 4.4)
Todos os documentos eletrônicos são utilizados e estão 
guardados de acordo com a estruturação definida. São 
feitas limpezas de arquivos obsoletos de acordo com a 
freqüência definida.
Evidências para Auditorias
• Verificação, por amostragem, da disciplina das 
pessoas em manter a estrutura recomendada 
pela Informática
	Slide 1
	Slide 2
	Slide 3: Por que iniciar a implantação apenas com os 3S?
	Slide 4: Quando se deve implementar o 4º e o 5º S?
	Slide 5: Principais falhas cometidas pelas Empresas
	Slide 6
	Slide 7: Atividades Estratégicas
	Slide 8: 4. SEIKETSU
	Slide 9: Ação do Comitê
	Slide 10: Ação dos Responsáveis por área
	Slide 11: Evidências para Auditorias
	Slide 12: 4. SEIKETSU
	Slide 13: Ação do Comitê
	Slide 14: Ação dos Responsáveis por área
	Slide 15: Evidências para Auditorias
	Slide 16: 4. SEIKETSU
	Slide 17: Ação do Comitê
	Slide 18: Ação dos Responsáveis por área
	Slide 19: Evidências para Auditoria
	Slide 20: 4. SEIKETSU
	Slide 21: Ação do Comitê
	Slide 22: Ação dos Responsáveis por área
	Slide 23: Evidências para Auditorias
	Slide 24: 5. SHITSUKE
	Slide 25: Ação do Comitê
	Slide 26: Evidências para Auditorias
	Slide 27: 5. SHITSUKE
	Slide 28: Ação do Comitê
	Slide 29: Evidências para Auditorias
	Slide 30: 5. SHITSUKE
	Slide 31: Evidências para Auditorias
	Slide 32: 5. SHITSUKE
	Slide 33: Evidências para Auditorias