Gestão de Eventos e Mercado

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GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
MERCADO E PERFIL DO PROFISSIONAL DE 
EVENTOS
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Olá!
Ao final desta aula, você será capaz de:
1. Compreender as associações e entidades do mercado de eventos turísticos, estabelecendo as conexões entre
elas.
2. Conhecer os diferentes atributos do profissional de eventos que devem compor seu perfil e qualificação para
atuar no setor de turismo.
3. Entender o mecanismo básico do ciclo de produção de eventos, identificando seus atores principais e funções
desempenhadas.
1 Introdução
O organizador de eventos profissional está vinculado às diversas entidades federativas ligadas ou não à cadeia
produtiva do turismo. Desta vinculação surgem diretrizes, normas e orientações comuns que auxiliam as
empresas em suas estratégias ligadas à organização de eventos. Por isso mesmo, qualquer pessoa que atua no
setor de eventos turísticos precisa adquirir uma série de competências, desempenhar papéis que configuram sua
atuação em âmbito pessoal e profissional e harmonizá-las com estas associações. Deste modo, pode-se traçar um
mecanismo comum para onde convergem o planejamento, a organização e a produção de eventos. Surgem atores
que caracterizam de forma inequívoca algumas das principais funções deste mecanismo e que precisam ser
caracterizados e estudados, como por exemplo, o promotor, o organizador, o produtor e o patrocinador. É o que
veremos nesta aula, preparando você para a tarefa de transformar os conhecimentos adquiridos em capital
intelectual que será de muita valia nas aplicações práticas de planejamento e gestão de eventos, previstas nas
aulas seguintes. Vamos lá?
2 Associações do mercado de eventos
Como foi dito na introdução da aula, diversas associações e entidades integram, regulam e normatizam as
atividades de empresas e profissionais do setor de eventos turísticos. Vamos citar as principais:
Convention & Visitors Bureau
Organização de entidades que promovem o turismo e a receptividade de uma cidade ou localidade para
convenções e visitação de eventos e atrações diversas. Em cada capital brasileira existe um Convention Bureau e
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a Confederação Brasileira congrega os "bureau" do Brasil. Em nível internacional a entidade que associa todas as
unidades nacionais é o IACVB – International Association of Convention & Visitor Bureau.
ICCA – International Congress & Convention Association (Associação Internacional de Congresso e
Convenções).
Seu objetivo é a concepção de uma comunidade global para a indústria de eventos internacionais, motivar e
manter vantagens comerciais e competitivas para todos os membros, fazendo consultoria para estudos de
adequações de cidades que se encaixem em seu perfil para sediar seus eventos.
ABEOC – Associação Brasileira das Empresas de Eventos 
Seu objetivo geral é congregar as empresas que prestam serviços especializados em eventos, estimular o
intercâmbio técnico e cultural, e defender os interesses dos associados procurando dar visibilidade e relevância
ao setor.
UBRAFE – União Brasileira dos Promotores de Feiras
Entidade que representa o setor de promoção comercial nacional e internacional junto aos diversos setores da
cadeia produtiva brasileira. Reúne os promotores e organizadores de feiras profissionais.
ABRACCEF – Associação Brasileira de Centros de Convenções e Feiras
Reúne e congrega centros de convenções e de exposições do Brasil, com o objetivo de promover a integração e a
troca de informações que se referem às áreas de operações, finanças, tecnologia, gerenciamento, marketing,
comercialização, relações com clientes e desenvolvimento de negócios.
AIPC – Association Internationale dés Palais de Congrés
Associação da indústria para a convenção profissional e centro de exposições do mundo. Está compelida a
estimular e reconhecer a excelência na gestão de centro de convenções e fornecer ferramentas para alcançar
padrões repassando sua experiência, programas educacionais e networking.
IAPCO – International Association of Professional Congress Organizators
A Associação Internacional de Organizadores Profissionais de Congressos é uma organização fundada em 1968,
representa organizadores profissionais e gestores de congressos nacionais e internacionais, convenções e
eventos especiais.
Há outras duas associações importantes: em âmbito mundial, a (SITE Society of Incentive Travel Executives -
). Na esfera da América Latina, destaca-se a (Sociedade de Executivos de Viagens de Incentivo COCAL 
 - Confederação de Organizadores deConfederación de Organizadores de Congresos y Afins de America Latina
congressos e afins da America Latina).
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3 Eventos internacionais
No segmento do turismo destacam-se vários eventos internacionais que envolvem todos os setores e
cobrem diversas áreas geográficas, dependendo da cobertura da entidade promotora.
Exemplos de eventos
Feira de Turismo das Américas (ABAV) – A Associação Brasileira das Agências de Viagens promove a Feira de 
Turismo das Américas para reunir agentes de viagens e operadores turísticos com poder de decisão,
compradores de corporações (hosted buyers) provenientes do Brasil e do exterior. O evento se realiza no
segundo semestre no Rio de Janeiro, principal centro de turismo receptivo do Brasil.
BTL – Bolsa de Turismo de Lisboa – Realiza-se no inicio do ano em Lisboa. Uma feira menor e charmosa que 
reúne as entidades e empresas turísticas de Portugal.
FITUR – Feira Internacional de Turismo – Considerada a mais importante feira para o segmento latino 
americano, realizada em Madrid – Espanha. A metade de seus pavilhões é ocupada para destinos latinos e a outra
metade para o resto do mundo.
WTM – World Travel Market – Realiza-se no segundo semestre, em Londres. É o principal evento de turismo 
para a Comunidade Britânica de Nações (Commonwealth) – Canadá, Austrália, Nova Zelândia, e do Reino Unido
(Inglaterra, País de Gales e Escócia).
POW WOW – (EUA) – Realiza-se no verão do hemisfério norte em algum dos 50 estados americanos. Nome de 
origem indígena que significa “reunião de tribos”. É considerado o mais importante work-shop de turismo do
mundo, cujos produtos turísticos principais são os destinos dos EUA.
INDABA – Realizada em Durban, África do Sul. Na língua zulu, indaba significa “reunir pessoas” e constitui o
principal evento de turismo da África e do Oceano Índico. Promovido pelo departamento de Produto do Turismo
da África do Sul, abre espaços para Moçambique, Angola, Nigéria, Madagascar, e demais países da “África Negra”.
ATE – Australian Tourism Exchange – Realizada no segundo semestre em Melborne – Austrália. Maior atrativo é 
a oferta turística da Austrália, mesclado com os destinos turísticos do Oceano Pacífico e Índico (Nova Zelândia,
Polinésia, Filipinas, etc.)
BIT – Bolsa Internazionale de Turismo – Realizada em Milão, no primeiro semestre. Restringe-se aos produtos
turísticos italianos, que são apresentados para o mundo nas suas versões incoming (receptivo) e outgoing
(exportativo internacional).
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ITB – International Tourist Borse – Realizada em Berlim (Alemanha) é considerada a maior feira de turismo do
mundo. São dezenas de pavilhões que apresentam destinos de todas as partes do mundo. Trata-se de uma feira
mundial, não uma feira alemã ou européia.
4 O perfil do profissional de eventos
O organizador de eventos precisa imprimir mentalidade empresarial em suas atividades tendo o
cuidado de verificar os aspectos conjunturais que favorecem a indústria de eventos. São pré-requisitos:
Estar integrado ao mercado. Ficar atento às oportunidades mercadológicas, aos modismos culturais, às
tendências para novos investimentos e à conjuntura econômica do Estado, município ou do país.
Participar de campanhas, eventos sociais e culturais.
Atentar para os acontecimentos históricos, econômicos e culturais que sirvam como manancial de ideias.
Conhecer a legislação pertinente.
Relacionar-se com os concorrentes. Podem ser parceiros em certas ocasiões, quando vocênão dispuser de
especialização em alguma atividade.
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Ter boa apresentação pessoal.
Ter boa imagem no mercado.
Programar uma linha de captação de eventos em série ou providenciar meios para tal, ao invés de produzir
eventos isolados.
Desenvolver uma estrutura organizacional para o projeto (coordenador, gerentes setoriais e assistentes para as
funções específicas).
Estabelecer um processo de qualificação técnica para sua equipe.
5 O profissional na empresa
Em uma empresa organizadora de eventos há cargos e funções essenciais e algumas tarefas que podem ser
terceirizadas. O limite entre o que é uma atividade própria ou contratada varia de acordo com o porte da
empresa e a natureza dos eventos. Vamos tomar como padrão uma empresa média de eventos, para conhecer o
seu quadro de pessoal.
Quadro de pessoas em empresa média de eventos
• Coordenação Geral;
• Assessoria de Comunicação e produção de publicidade;
• Segurança;
• Secretária;
• Mensageiro;
• Técnico de TI (tecnologia da informação) ou auxiliar de informática;
• Assistente de vendas;
• Contatos;
• Recepcionista;
• Auxiliar administrativo e RH.
Serviços terceirizados
• Área médica;
• Área de transportes especiais;
• Área de segurança;
• Área de bilheteria e caixas;
• Área de Alimentos & Bebidas;
• Área de idiomas;
• Área de recepção e informações (em feiras e congressos);
• Área de conservação e limpeza;
• Filmagem e foto;
• Assistência operacional;
• Operação de áudio-vídeo;
• Técnico de iluminação;
• Técnico de manutenção;
• Auxiliar de serviços gerais;
• Controle (assistência administrativa).
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6 Mecanismo do ciclo produtivo de eventos
Seja qual for o evento, para se produzir e receber os seus benefícios é necessário um conjunto variado de agentes
unidos em torno de um objetivo comum. A isso chamamos de mecanismo de eventos. Por ele identificamos os
principais atores que devem ser acionados em função do PRODUTO (evento) e sua VENDA (captação de
recursos), o que representa uma quantidade muito grande de providências e estudos.
Mecanismo de eventos
Promotor
Nasce da ideia criativa ou de uma necessidade evidente. Nesta articulação estão presentes, as empresas ou
entidades idealizadoras do projeto.
1. Empresas: organizações privadas ou do terceiro setor que possuem objetivos mercadológicos ligados às suas
marcas e produtos contratam as organizadoras para tratar profissionalmente da viabilidade destes objetivos
serem atingidos por meio de eventos. Ex: a Coca-Cola quer promover uma série de shows de música pop como
estratégia de aproximação com a juventude. Para isso contrata a empresa Dream Factory para a produção do
evento, resultando o “Coca-Cola Vibe Zone”.
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2. Entidades do setor público: prefeituras possuem metas próprias ligadas ao reequilíbrio do mercado turístico e
pretendem estimular o fluxo de visitantes à cidade. Para isso contratam por meio de licitação uma empresa
organizadora para elaborar uma série de eventos incluídos no calendário turístico da cidade, sob a forma de um
Festival de Cultura.
Organizador
Empresas contratadas para planejar, comercializar, divulgar, executar e avaliar o evento para o promotor. Atuam
prestando relatórios, apresentando orçamentos, contratando produtores e cuidando da parte jurídica, sendo
representantes do promotor. Ex: A empresa Artplan foi a organização contratada pela Cervejaria Brahma para
executar o projeto de internacionalização da marca, cujo resultado foi o surgimento do Rock in Rio.
Vale ressaltar que uma empresa organizadora também pode ser promotora, se ela idealizar o projeto e for a
principal beneficiada.
Patrocinador
Apoiador
Patrocínio / Apoio 
O Apoiador é empresa física ou jurídica que em troca de serviços tem um espaço publicitário previamente
combinado na campanha publicitária do evento. Ex: A Localiza fornece carros de sua frota para transporte da
produção, convidados vips ou para servir aos city-tours programados para os artistas, em troca da veiculação de
sua logomarca nas peças publicitárias do evento.
O Patrocinador é empresa física ou jurídica que investe parte de sua verba de marketing para cobrir custos do
evento, em troca de retorno publicitário e de parcerias mercadológicas. Ex: A Ford e o Banco Itaú podem ser
patrocinadores do projeto Coca-Cola Vibe Zone. Assim liberam determinada quantia negociada como cota de
patrocínio para cobertura de custos em troca de publicidade nas mídias que divulgam o evento (rádio, televisão,
internet, mala-direta, etc.). Destaca-se o fato de que podem ser identificados como patrocinadores oficiais e
ainda gozam de exclusividade na utilização de serviços: conta bancária do evento, venda de ingressos ou
utilização de dados dos participantes para promoção de vendas (mailing list).
Produtor artístico
Produtor áudio-visual
Produtor cenográfico
Produtor coreográfico
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Responsáveis pela produção executiva do evento, dando forma ao conteúdo imaginado pelo promotor ou
organizador. Ex: A Dream Factory de posse do planejamento global do Projeto Coca-Cola Vibe Zone terceiriza a
produção cenográfica, o vestuário, a coreografia e a produção musical. Uma ou mais produtoras podem ser
contratadas para essas funções, atuando inclusive em conjunto com a produtora do artista.
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você vai estudar:
• Pesquisa de marketing aplicada a eventos.
• Estudo de viabilidade.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Compreendeu as associações e entidades do mercado de eventos turísticos, estabelecendo as conexões 
entre elas.
• Conheceu os diferentes atributos do profissional de eventos que devem compor seu perfil e qualificação 
para atuar no setor de turismo.
• Entendeu o mecanismo básico do ciclo de produção de eventos, identificando seus atores principais e 
funções desempenhadas.
Referências
MATIAS, Marlene. Procedimentos e técnicas. 5ª. Ed. Barueri, São Paulo: Manole, 2010.Organização de Eventos.
Cap. 6.
Saiba mais
No capítulo “A Contratação da empresa organizadora de eventos” do livro ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS – PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS, de Marlene Matias, você encontra farto material
explicativo sobre processos de contratação de empresas organizadoras e uma breve descrição
dos diversos tipos de contratos.
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	Olá!
	1 Introdução
	2 Associações do mercado de eventos
	3 Eventos internacionais
	4 O perfil do profissional de eventos
	5 O profissional na empresa
	6 Mecanismo do ciclo produtivo de eventos
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO
	Referências