SUMÁRIO TEÓRICO - DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

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LABORATÓRIO DE ARQUIVOLOGIA 
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
 
ALGETEC – SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS EM EDUCAÇÃO 
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DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
 
 
 
O QUE É UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO? 
 
 O trabalho com a informação exige do profissional conhecimento e visão de 
diversas áreas. Nesse contexto, a arquivologia, como campo de saber e práticas, fornece 
princípios e fundamentos de forma a orientar os colaboradores à frente de um arquivo. 
Um dos desafios é esclarecer, por meio da definição de conceitos e termos, qual 
é o objeto de estudo da área. Entre eles, vale relembrar que nem todo documento será 
tratado, armazenado e acondicionado em um local de guarda. Autores como Rousseau 
e Couture (1998) definiram as funções arquivísticas em: produção/criação, avaliação, 
classificação, descrição, difusão, preservação e aquisição. Então, para ser um 
documento arquivístico, é preciso ter sido “produzido (elaborado ou recebido), no curso 
de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para 
ação ou referência” (CONARQ, 2020, p. 24). 
Atender a essa condição é também seguir a orientação fundamental da área: o 
respeito aos fundos ou princípio da proveniência. Segundo Bellotto (2002), são 
princípios arquivísticos: proveniência, organicidade, unicidade, 
indivisibilidade/integridade e cumulatividade. Compreender a importância desses 
princípios é garantir que as características dos documentos sejam preservadas durante 
todo o processo de tratamento e difusão. 
 
 
 
 
 
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VALORES E FUNÇÕES DOS DOCUMENTOS 
 
 A criação de um documento deve responder a uma demanda da organização 
que o produziu. Após desempenhar essa primeira função, geralmente de prova, o 
documento poderá servir a outras, como a pesquisa, ou contribuir para a narrativa 
histórica. Esse percurso foi definido pela teoria das três idades, que caracteriza os 
arquivos em: correntes, intermediários ou permanentes. 
Segundo Bellotto (2006), quando o documento tem valor primário, ou seja, está 
em uso administrativo, jurídico, deve permanecer em local de fácil acesso para seu 
produtor no arquivo corrente. Passada sua vigência, que pode ser de um a dez anos, 
esse documento segue para o arquivo intermediário, onde ainda pode ser recuperado. 
Quando não determinado que possa ser eliminado, o documento seguirá para o arquivo 
permanente, geralmente entre 25 e 30 anos após sua produção, sendo de uso científico, 
social ou cultural. 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
 
O período de permanência em cada arquivo é determinado pela tabela de 
temporalidade (TTDD). Para elaborá-la, é recomendável que o arquivista crie um grupo 
de colaboradores envolvidos com todo o processo de produção e uso das informações, 
podendo incluir outros profissionais (por exemplo, das áreas de direito e história). 
A TTDD deve informar: código, descritor, prazos de guarda nas fases corrente e 
intermediária, destinação final e um campo para outras observações. Na Figura 1, veja 
a TTDD do Conselho Nacional Científico e Tecnológico (CNPq), elaborada pelo Arquivo 
Nacional. 
 
 
 
 
 
 
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Figura 1 – Tabela de temporalidade do CNPq. Fonte: CNPq (2021). 
 
 Quando desempenhadas concomitantemente, algumas funções arquivísticas 
contribuem para a celeridade dos procedimentos. É o caso da classificação e descrição. 
Lopez (2002) destaca que, quando a descrição é realizada depois, corre o risco de não 
fazer jus às outras funções: 
 
 
uma informação, secundária no momento da classificação, pode vir a ser 
importante para a descrição do documento. Um bom planejamento pode 
concentrar esforços, ao coletar essa informação durante a classificação, 
agilizando a produção dos instrumentos de pesquisa (LOPEZ, 2002, p. 11). 
 
 
Para Bellotto (2006), a contribuição de um planejamento adequado está 
relacionada também aos princípios arquivísticos e às características dos documentos 
arquivísticos: “a descrição é ditada pelos interesses da pesquisa, sem que se percam as 
amarras com a proveniência e a funcionalidade do documento em sua origem” 
(BELLOTTO, 2006, p. 29-30). 
Dessa forma, a descrição é uma das funções que contribuem para a visibilidade 
das informações abrigadas em uma entidade custodiadora, sendo crucial para a 
elaboração de políticas de informação e projetos de difusão. 
 
 
 
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NORMAS: ISAD(G) E NOBRADE 
 
 Em 1988, foi criado o Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Na pauta dos 
pesquisadores, estava a preocupação de elaborar normas internacionais de descrição. 
Como resultado, em 1994, foi publicada a ISAD(G): General international standard of 
archival description, 
 
abrangendo documentos de todo e qualquer suporte, respaldada em 
procedimentos metodológicos já implementados, bem como definindo um 
universo de elementos de descrição para registro de informações 
tradicionalmente recuperadas (BRASIL, 2006, p. 7). 
 
No Brasil, a norma só foi publicada em 1998. Entretanto, as contribuições do 
percurso de revisão e adequação das diretivas já existentes propiciaram a elaboração de 
uma norma que estivesse de acordo com as práticas realizadas em território nacional, 
sendo aprovada, em 2006, a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (Nobrade). 
Em relação a seu âmbito e propósito, os colaboradores enfatizam que a Nobrade: 
 
tem por objetivo estruturar a informação a partir de elementos de descrição 
comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as 
descrições são apresentadas. Cabe a cada entidade custodiadora e a seus 
profissionais a decisão acerca dos recursos utilizados para a descrição, bem 
como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo apenas 
imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios (BRASIL, 
2006, p. 10). 
 
É de suma importância que todo arquivista conheça a Nobrade, dispondo da 
norma para consultas. A princípio, é sugerido o preenchimento de oito áreas e 28 
elementos, sendo obrigatórios: 
• código de referência; 
• título; 
• data(s); 
 
 
 
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• nível de descrição; 
• dimensão e suporte; 
• nome(s) do(s) produtor(es); 
• condições de acesso. 
Apesar de não ser aplicável somente neste contexto, uma das potencialidades 
do uso adequado da Nobrade é em sistemas automatizados, como o ICA-AtoM. 
 
ICA-ATOM 
 
De acordo com Cé e Flores (2016, p. 24), “o ICA-AtoM (AtoM) é um software livre 
de descrição arquivística baseado nas normas do Conselho Internacional de Arquivos 
(ICA), desenvolvido em formato aberto e disponibilizado via web”. Além de servir para 
descrição, acesso e difusão, permite a criação de repositórios arquivísticos digitais, fato 
que “considera o ambiente de gestão de documentos, de preservação e o ambiente de 
acesso” (CÉ; FLORES, 2016, p. 27). 
Embora não seja a única ferramenta disponível para a descrição arquivística, o 
ICA-AtoM tem sido utilizado por instituições públicas e particulares que veem, na 
integração de funções do software, vantagens relacionadas à gestão, ao processamento 
e à guarda de informações.LABORATÓRIO DE ARQUIVOLOGIA 
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 
 
 
 
BELLOTTO, H. L. Arquivística: objetos, princípios e rumos. São Paulo: Aasp, 2002. 
 
BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 
2006. 
 
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. Nobrade: Norma Brasileira de Descrição 
Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. Disponível em: 
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/nobrade.pdf. Acesso em: 
2 fev. 2022. 
 
CÉ, G.; FLORES, D. Implantação do software ICA-AtoM como ferramenta de difusão de 
acervos arquivísticos em Ifes: o estudo de caso da UFCSPA. Informação Arquivística, Rio 
de Janeiro, v. 5, n. 2, p. 22-44, jul./dez. 2016. Disponível em: 
https://brapci.inf.br/index.php/res/download/54399. Acesso em: 24 fev. 2022. 
 
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): norma geral internacional de 
descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. 
 
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 
Glossário: documentos arquivísticos digitais (8ª versão). Rio de Janeiro: Conarq; CTDE, 
2020. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-
setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicos-
ctde/glosctde_2020_08_07.pdf. Acesso em: 24 fev. 2022. 
 
 
 
 
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CONSELHO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO CIENTÍFICO E TECNOLÓGICO. Código de 
Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 
relativos às atividades-fim do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e 
Tecnológico – CNPq. 2021. Brasília: CNPq, 2021. Disponível em: 
https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/informes-
coged-1/CCD_TTDD_CNPq_2021_12.pdf. Acesso em: 24 fev. 2022. 
 
LOPEZ, A. P. A. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de 
pesquisa. Como fazer, v. 6. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial, 2002. 
Disponível em: 
https://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf. Acesso em: 
24 fev. 2022. 
 
ROUSSEAU, J-Y.; COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: 
Publicações Dom Quixote, 1998.