Noções de Arquivologia 2 (Teoria)

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Aula 02
Esquadrão ADM - Noções de
Arquivologia (Teoria)
Autor:
Thállius Moraes, Adriane Fauth
19 de Junho de 2023
 
 
ARQUIVOLOGIA 
 
PROTOCOLO 
O sentido da palavra protocolo, deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, 
atuação (registro), distribuição e movimentação de documentos. 
 
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação 
e expedição de documentos. (D.T.A., 2005.) 
 
Entre outras acepções, protocolo também pode ser: setor de um órgão; livro de protocolo; 
espécie documental; número atribuído ao documento/conjunto documental. 
 
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo 
documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. 
 
Porquanto estejamos falando do setor de protocolo, é importante a compreensão (isso é pergunta de 
prova) de quais são as atividades classicamente inerentes ao setor. Também é importante 
estabelecermos que o setor de protocolo está diretamente ligado aos arquivos correntes (ou de 
primeira idade). 
 
O setor de protocolo lida com os arquivos correntes. Assim, considerando as ideais de T. R. 
Schellenberg, a administração dos arquivos correntes (via protocolo) tem por objetivo fazer com 
que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente 
e econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos documentos depois que 
os mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade. 
 
Schellenberg considera que um documento é eficientemente administrado quando, uma vez que seja 
necessário, pode ser: 
 
 Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão; 
 
 Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto o documento for 
indispensável à atividade corrente; 
 
 Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. (Quando 
falarmos em Tabela de Temporalidade de Documentos) 
 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
 
A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos 
rrentes como se encontram no campo 
da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e ajuda 
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ARQUIVOLOGIA 
pósito intermediário. 
 
Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os documentos 
em fase corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou 
e os demais interessados. 
 
Depois, através da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) transfere (esse é o nome 
terceira idade) ou para o 
 
Protocolo e Tramitação dos Documentos 
 
Definição para tramitação 
 
(Dicionário de Terminologia 
Arquivística. Arquivo Nacional) 
 
Podemos concluir que tramitação é o caminho, é o curso, é a trajetória que o documento percorre 
desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. Cada documento terá 
sua tramitação definida a partir do assunto que ele trata. Imagine, por exemplo, uma solicitação de 
aposentadoria. Ela terá sua tramitação a partir dos setores envolvidos no assunto (Recursos humanos, 
Setor Jurídico, Setor Financeiro...). 
 
É natural então perceber que, em uma instituição, principalmente na área governamental, existe um 
grande volume de documentos em tramitação, onde cada um segue seu caminho rumo à resolução de 
seus assuntos. É possível, inclusive, que determinados documentos, dentro da sua tramitação, passem 
por órgãos diferentes (um projeto de lei, por exemplo, deve tramitar na Câmara, Senado e terminar na 
Presidência da República para sanção presidencial). 
 
Protocolo e o Ciclo Vital dos Documentos 
 
É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma 
que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua 
resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de PROTOCOLO, e deve ser implementada na 
idade CORRENTE do ciclo de vida dos documentos 
 
ATENÇÃO: 
 
Dessa forma, a gestão de documentos busca a eficiência da atividade arquivística para atingir seus 
objetivos de organização, conservação e acesso à informação, cumprindo, assim, o disposto no §2º do 
art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil (CRFB), que expressa: 
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ARQUIVOLOGIA 
pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para 
franquear sua consulta a quanto
 
As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo: 
 
1. Recebimento 
 
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, 
recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos 
encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento 
enviado por terceiros à instituição. 
 
2. Registro e Autuação 
 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle 
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de acompanhamento. A 
autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo 
também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da 
organização, dando início a processos administrativos internos. 
 
3. Classificação 
 
Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o assunto do mesmo, 
classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição. É importante enfatizar que, 
nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que 
seja efetuada a classificação efetiva dos mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses 
documentos de caráter confidencial só devem ser abertos por seus destinatários. 
 
4. Expedição/Distribuição 
 
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição 
quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição. 
 
5. Controle da Tramitação/Movimentação 
 
O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou 
informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal 
controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra 
determinado documento em um dado momento, bem como para se consultar os últimos andamentos 
realizados na sua tramitação. 
 
 
 
 
 
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ARQUIVOLOGIA 
Arquivamento (na fase corrente) 
Etapas: 
 
Inspeção 
Examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que 
o mesmo se destina ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser 
anexado a outro, por exemplo). 
Análise 
(estudo, 
classificação e 
codificação) 
Ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma 
adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências 
cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos 
antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa). 
 
Ordenação 
É a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a 
classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e 
racionaliza astarefas. 
Arquivamento É a guarda do documento no local designado. 
 
NA PERSPECTIVA DE MARILENA PAES 
 
Dentro de Recebimento e Classificação, o setor de Protocolo realiza as seguintes atividades: 
- Receber os documentos 
- Separar os documentos oficiais dos particulares 
- Distribuir os documentos particulares 
- Separar os documentos ostensivos (sem restrição de acesso) dos sigilosos 
- Encaminhar a documentação sigilosa ao destinatário 
- Abrir a correspondência ostensiva 
- Analisar o assunto da correspondência ostensiva e verificar se há outros documentos na 
instituição que se referem a aquele assunto. Chama-se isso de verificação de antecedentes. 
- Requisitar ao arquivo os antecedentes, se houver. 
- Classificar os documentos 
- Distribuir os documentos 
 
No âmbito da expedição de documentos, o trabalho é o seguinte: 
- Receber a correspondência 
- Verificar se não faltam folhas ou anexos 
- Se houver cópias, separar. 
- Expedir o original 
- Encaminhar as cópias (se houver) e os antecedentes (se houver), ao setor de arquivamento. 
 
Avaliação de Documentos de Arquivo 
 
Plano de Classificação 
 
A classificação de documentos é uma atividade que atribui ao documento um código 
representativo de sua função. 
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ARQUIVOLOGIA 
Por exemplo: se eu crio um Estatuto, terá que existir um código para representar esse documento 
normativo chamado Estatuto. Por exemplo: 010. Então, para todos os documentos criados nas 
instituições, temos um código em que eles poderão ser encaixados de acordo com a sua função. 
 
A união desses códigos aliados às funções do documento gera o Plano de Classificação de 
Documentos, que é o instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos 
produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades e funções, de acordo 
com a definição do Conselho Nacional de Arquivos Conarq. 
 
O Plano de Classificação de Documentos quase sempre vem acompanhado da Tabela de 
Temporalidade dos Documentos de Arquivo. Essa junção acontece porque cada código faz 
referência a uma função e cada função recebe uma temporalidade para permanecer por tempos 
específicos nos arquivos correntes e intermediários e serem destinados para os arquivos permanentes 
ou eliminação. É um processo em cadeia. 
 
Empréstimo e consulta 
 
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (para 
controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora 
(substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). 
Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do empréstimo 
realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outros dados). 
 
Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias, podendo haver renovação. A fim de 
facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou 
andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de follow-up ou sistema de 
vigilância contínua. 
 
Destinação 
 
Nas duas primeiras edições do meu livro, a destinação era mencionada como uma das atividades dos 
arquivos permanentes, como recomendava Schellenberg, um dos mais renomados mestres da 
Arquivologia. 
 
Pelo fato de a destinação ser uma das fases da gestão (considerada a mais importante), e esta envolver 
o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas às idades corrente e intermediária (art. 
3º da Lei no 8.159/1991), achei por bem colocar, a partir da edição anterior (3ª), a destinação como 
correntes, e não mais dos arquivos de 3ª 
 
Além disso, devemos ter em mente que a avaliação ocorre na idade corrente, e um documento é 
avaliado para que se possa traçar a sua destinação final de maneira adequada. 
 
 
 
Thállius Moraes, Adriane Fauth
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