Gestão de Contas a Pagar e Receber

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ADMINISTRATIVO
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
CONTAS A PAGAR E CONTAS A RECEBER
O setor de Contas a Pagar e Receber é responsável por 
atuar com recebimento, conferência, arquivo e 
programação de pagamento das contas a pagar e a 
receber pela empresa. 
O controle tanto das contas a pagar como das contas a 
receber é fundamental para a administração financeira 
de uma organização, mesmo porque o equilíbrio entre 
elas é que fará a empresa operar com lucro, ou seja, a 
empresa precisa receber mais do que está pagando para 
estar em condição financeira favorável. Daí a 
importância de uma gestão adequada.
FUNÇÕES DO CONTAS A PAGAR / RECEBER
- Fazer lançamento de notas fiscais de entrada e saída;
- Efetuar borderôs de pagamento;
- Arquivar documentos a pagar com atenção aos vencimentos;
- Elaborar e manter planilha de controle de pagamentos/recebimentos;
- Fazer controle de caixa;
- Organizar e efetuar os pagamentos / recebimentos e cobranças;
- Fazer conciliação bancária;
- Fazer a conferência de documentos e notas fiscais, 
- Fazer fechamento contábil, 
- Emitir relatórios gerenciais, 
- Fazer o controle do fluxo de caixa, 
- Emitir nota fiscal e boletos, dentre outras...
PERFIL DO AUXILIAR DE CONTAS A PAGAR / RECEBER
Para ter um bom desempenho como Auxiliar de Contas a Pagar e Receber 
além de um Curso de Auxiliar Administrativo são necessários conhecimentos 
em Excel intermediário e em notas fiscais, no mínimo.
Porém, é na rotina de trabalho que o profissional irá apreender, na prática, e 
de acordo com as demandas e organização da empresa em que atuar.
Vamos dividir então as funções do Setor em dois, o Contas a Pagar e o Contas 
a Receber já que muitas vezes estes setores atuam separadamente, nem 
sempre a mesma pessoa realiza as duas funções, então, vejamos:
CONTAS A PAGAR
- O objetivo de controlar as contas a pagar não se resume à tarefa de pagar 
boletos bancários, fazer depósitos e honrar compromissos com 
fornecedores, mas também de acompanhar as compras e contratos e 
garantir que todos os pagamentos sejam efetuados corretamente, com a 
certeza da veracidade e exatidão das transações.
- Nas pequenas empresas, o responsável por esta atividade costuma ser o 
gerente financeiro ou o próprio empresário. E ele precisa gerir com 
atenção todos os compromissos que foram assumidos e algumas vezes 
empresas maiores contam com gestores e auxiliares nesses processos.
ORGANIZAÇÃO DE CONTAS A PAGAR
Um fluxo de informações precisam ser organizados para a eficiência do 
setor de Contas a Pagar, vamos entendê-las:
 
Quem compra?
O setor ou a pessoa que exerce as atividades de requisição de compras, 
cotação de material e aprovação deve encaminhar uma cópia do pedido de 
compra para o responsável de contas a pagar para que os processos sejam 
otimizados e o controle e organização do que terá para pagar se tornará mais 
fácil se iniciar desde o processo de compra.
ORGANIZAÇÃO DE CONTAS A PAGAR
Quem recebe os materiais comprados?
Em empresas maiores, há o chamado “almoxarifado”. Empresas pequenas já 
não tem. Mas o responsável por contas a pagar ou pelo Financeiro) deve 
estar ciente do recebimento dos materiais, confrontando as notas fiscais com 
os pedidos de compra ou contratação emitidos e a ciência (ok do 
recebimento da mercadoria), deve ser informado por sistema ou via manual 
para que o processamento para o(s) pagamento(s) seja realizado.
GERENCIAMENTO DE CONTAS A PAGAR
A administração das atividades de contas a pagar e receber da empresa deve 
ser sempre combinada com a contabilidade. Todas as movimentações 
financeiras devem ser demonstradas no fluxo de caixa e nas demonstrações 
de resultado da empresa.
O responsável por contas a pagar deve sobretudo:
- Montar o processo de pagamento antes da data de vencimento;
- Controlar contratos firmados;
- Manter o contato com fornecedores internos e externos;
- Preparar relatórios sobre a posição diária e semanal e fazer a análise das 
vantagens financeiras estratégicas em pagar ou postergar determinado 
compromissos.
CONTAS A RECEBER
- As contas a receber são as obrigações que pessoas ou outras empresas 
assumiram com a sua empresa.
- Oferecer pagamentos a prazo pode ser um grande atrativo para conquistar 
novos clientes, é comum no mercado e exige uma administração com o 
máximo de segurança quanto ao recebimento futuro. 
- As pessoas são atraídas pela possibilidade de comprar e pagar depois. 
Porém, isso também significa que os clientes poderão atrasar os 
pagamentos e que há uma necessidade de controle sobre isto e esse é o 
trabalho do responsável por Contas a Receber.
CONTAS A RECEBER
- O atraso nas contas a receber, chamado de Inadimplência, pode fazer com 
que o dinheiro entre mais tarde do que o esperado e sem dinheiro é mais 
difícil honrar com as contas a pagar, portanto o controle desde a liberação 
de crédito até a pontualidade dos recebimentos é fundamental para que 
prejuízos e até consequências mais graves afetem a empresa.
- Toda empresa estabelece então seu controle financeiro e o papel dos 
colaboradores que trabalham no setor de contas a receber é de organizar, 
controlar e executar os recebimentos. Vamos ver a seguir as principais 
atividades a serem desempenhadas nesse setor:
GERENCIANDO AS CONTAS A RECEBER
- Não demorar a emitir as cobranças;
- Facilitar o pagamento antecipado ou em dia;
- Estabelecer um controle de Inadimplência;
- Cobrar;
- Manter o Controle Financeiro dos recebimentos em dia.
ATÉ LÁ...
Como você deve ter observado, esses procedimentos são de alta 
responsabilidade. Deve ser efetuado com cuidado e controle. Até 
porque, por serem atividades-chaves do Financeiro, ela pode 
fornecer diversas vantagens, como permitir extrair informações 
seguras para as tomadas de decisão, sabendo-se exatamente os 
compromissos financeiros assumidos pela organização.
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