Redação Oficial e Correspondência

Prévia do material em texto

LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TEMA 7 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
2 
 
Sumário 
1. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL ......................................................................................................................... 3 
1.1 Manual de Redação da Presidência da República (MRPR) ...................................................................... 5 
1.2 Tipos de correspondência oficial ............................................................................................................. 6 
2. ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL ...................................................................................................... 8 
2.1 Clareza e Precisão .................................................................................................................................... 9 
2.2 Objetividade .......................................................................................................................................... 11 
2.3 Concisão ................................................................................................................................................. 11 
2.4 Coesão e Coerência ............................................................................................................................... 11 
2.5 Impessoalidade ...................................................................................................................................... 12 
2.6 Formalidade e Padronização ................................................................................................................. 12 
3. FINALIDADE DOS EXPEDIENTES OFICIAIS .................................................................................................... 15 
3.1 Exposição de Motivos (EM) ................................................................................................................... 18 
3.2 Mensagem ............................................................................................................................................. 18 
3.3 Correio eletrônico (e-mail) .................................................................................................................... 19 
3.4 Ofício ...................................................................................................................................................... 19 
4. ADEQUAÇÃO DA LINGUAGEM AO TIPO DE DOCUMENTO .......................................................................... 20 
 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
3 
 
TEMAS DO DIA 
LÍNGUA PORTUGUESA 
Correspondência oficial (conforme Manual de Redação da Presidência da República); Aspectos gerais da 
redação oficial; Finalidade dos expedientes oficiais; Adequação da linguagem ao tipo de documento. 
 
Caros (as) alunos (as), 
O material de apoio abaixo foi elaborado com base no Manual de Redação da Presidência da 
República (MRPR) mais atualizado, qual seja a sua terceira edição (2018). 
Sugerimos a leitura do presente resumo em conjunto com as diretrizes do MRPR, como forma de 
melhor compreensão do conteúdo. 
 
1. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL 
 
Correspondência, em seu sentido amplo, pode ser entendida como os meios de difundir uma 
determinada informação com teores e públicos diversos. Por exemplo, carta, cartão postal, bilhetes, 
mensagens em redes sociais e e-mails são tipos de correspondências de caráter particular. Contudo, essas 
não se enquadram nas correspondências oficiais. 
Para o serviço público, são tipos de correspondências oficiais: ata, decreto, despacho e memorando. Os 
canais para o envio de cada mensagem oficial também possuem características próprias. 
Nessa lógica, de acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (MRPR): 
 
A redação oficial não é necessariamente árida e contrária à evolução da língua. É 
que sua finalidade básica – comunicar com objetividade e máxima clareza – impõe 
certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da 
literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular etc. (grifamos) 
 
Por definição, a comunicação oficial é aquela que se estabelece oficialmente entre algum órgão da 
Administração Pública, podendo este ser o expedidor e/ou receptor. A mensagem por vias oficiais deve 
obedecer a normas específicas das comunicações escritas, sendo elas internas ou externas, emitidas pelas 
repartições públicas. 
Não por acaso, a redação oficial é toda padronizada com base no MRPR. Em relação ao trânsito das 
mensagens, ou seja, as vias que percorrem, a correspondência oficial pode ser interna ou externa. Vejamos: 
 
a) Comunicação interna 
 
É aquela que tramita dentro do mesmo órgão administrativo; entre suas repartições, suas autoridades 
e seus respectivos subordinados. Assim, versa sobre qualquer assunto de serviço de interesse interno. 
Pode ser feita por meio de ofício, carta oficial, memorando, indicação, consulta, requerimento, relatório, 
circular, ordem de serviço, etc. 
 
b) Comunicação externa 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
4 
 
 
Nesse tipo de comunicação, a correspondência é realizada entre a autoridade geral e outra autoridade 
da administração local e as demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação. 
A mensagem também pode ser dirigida a um particular, seja pessoa física ou jurídica. É feita por meio de 
ofício, carta oficial, telegrama, radiograma, requerimento, relatório, proposta, etc. 
Sobre a comunicação oficial, o Manual de Redação da Presidência da República diz o seguinte (grifos 
nossos): 
 
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja 
comunicação, são necessários: 
a) alguém que comunique; 
b) algo a ser comunicado; 
c) alguém que receba essa comunicação. 
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta 
ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o 
que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que 
comunica; e o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada 
ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes. 
Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor e a finalidade do documento, 
para que o texto esteja adequado à situação comunicativa. A necessidade de 
empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais 
decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de 
outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter 
normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o 
funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua 
elaboração, for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os 
expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e 
objetividade. 
 
Quanto à redação oficial: 
 
• ENUNCIADOR – quem comunica: é sempre o serviço público (Ministério, Secretaria, Departamento, 
Divisão, Serviço, Seção, etc.); 
• MENSAGEM – o que se comunica: tópico relativo às atribuições do órgão que comunica; 
• RECEPTOR – destinatário: público, instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder 
Executivo ou dos outros Poderes. 
• Pontos importantes: intenção do emissor, finalidade do documento, e adequação do texto à situação 
comunicativa. 
 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
5 
 
1.1 Manual de Redação da Presidência da República (MRPR) 
 
Inicialmente, faz-se necessário compreender que o Manual de Redação da Presidência da República 
(MRPR) é “uma ferramenta teórico-referencial, que tem a finalidade de tratar das comunicações oficiais e da 
elaboração de atos normativos pelo Poder Executivo, com a definição de padrões a serem utilizados”1.Assim sendo, o manual funciona como uma diretriz, norteando a construção da literatura redacional dos 
atos oficiais e do processo legislativo da Presidência da República Federativa do Brasil. 
A primeira versão do MRPR surge com o Decreto n° 100.00, de janeiro de 1991. O objetivo, à época, era 
uniformizar e simplificar as normas de redação usadas em textos oficiais, buscando um padrão. Em seguida, 
no ano de 2002, com a Portaria n° 91, entra em vigor a segunda edição do MRPR. O principal intuito, na 
ocasião, era o de adequar a comunicação oficial aos avanços tecnológicos da época, como a informática, 
além de seguir as modificações legislativas cabíveis. 
Em dezembro de 2018, no DOU (Diário Oficial da União), foi publicada a terceira edição do Manual. Essa 
última versão foi disponibilizada em janeiro de 2019, no site oficial da Presidência da República. 
De acordo com Gilmar Mendes, no prefácio do mais recente MRPR: 
 
Muitas mudanças ocorreram. O Brasil inseriu-se na era da revolução digital, razão 
pela qual o uso da inteligência artificial e a automatização de processos alcançaram 
níveis surpreendentes. Os veículos de comunicação social foram alguns dos 
principais afetados por esse fenômeno, o que, definitivamente, impacta os meios e 
atos de comunicação oficial. As alterações de ordem legislativa também foram 
substanciosas. A partir de 2003, foram publicadas sessenta emendas 
constitucionais, sobre os mais diversos assuntos. Além disso, os órgãos de controle 
passaram a atuar de forma cada vez mais energética, visando ao fiel cumprimento 
da lei e fiscalizando os atos executivos. Práticas anteriormente usuais já não são 
mais aceitas. Nessa conjuntura, a partir de modificações fáticas e legislativas, bem 
como de maior fiscalização estatal, instaurou-se um novo método de se fazer 
administração pública no Brasil. Pretende-se, pois, que a terceira edição do Manual 
de Redação da Presidência República possa refletir as evoluções ocorridas nas 
últimas duas décadas, repetindo o legado de êxito deixado pelas edições anteriores 
na construção de uma cultura administrativa profissional e obediente às normas da 
Constituição da República. (BRASIL, 2018) 
 
O novo MRPR é dividido em duas partes: as Comunicações Oficiais e os Atos Normativos. Para o presente 
estudo, focaremos nas comunicações oficiais e suas características. 
 
 
 
1 Para mais informações sobre o Manual (terceira edição e anteriores), vide site oficial do Centro de Estudos Jurídicos, 
da Secretaria-Geral da Presidência da República: http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-
redacao-da-presidencia-da-republica 
 
 
 
 
http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica
http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
6 
 
1.2 Tipos de correspondência oficial 
 
 De acordo com o MRPR, são tipos de correspondência oficial as seguintes: 
 
ATA 
Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e 
assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a 
posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em 
livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos 
participantes. 
ATESTADO 
Documento assinado por servidor em virtude de seu cargo ou função 
exercida. A ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um 
exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas 
atividades em um período x. 
ATO 
Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da 
Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma 
situação com base na lei. 
CERTIDÃO 
Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, 
livro ou documento existente em repartições públicas. Quando 
autenticadas, têm o mesmo valor do documento original. 
CONSULTA 
Também chamada de carta-consulta, é uma das formas de 
correspondência interna e geralmente diz respeito a determinados 
orçamentos para a captação de financiamento de projetos. 
CONVOCAÇÃO 
Essa forma de comunicação escrita tem por objetivo convidar o público-
alvo para determinada reunião ou assembleia. Por isso, traz informações-
chave, como local, data e finalidade do encontro. 
DECISÃO 
Solução dada por meio de despacho ou sentença para determinada 
situação. 
DECRETO 
Sua finalidade é detalhar e especificar a lei, facilitando a sua execução e 
esclarecendo seus mandamentos. 
DESPACHO 
Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi 
encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma 
decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo. 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
7 
 
EDITAL 
Ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação, publicado por 
autoridade competente, e divulgado na imprensa oficial e em outros 
órgãos, de modo a ser facilmente acessado por todos. Geralmente 
comunica novos concursos públicos, intimações e convocações, que 
exigem ampla divulgação. 
INFORMAÇÃO 
Documento no qual servidores subordinados prestam esclarecimentos ou 
elucidam questões imprecisas sobre determinada situação, a pedido de 
alguma autoridade. 
LEI 
O objetivo dessa espécie normativa, prevista pela Constituição Federal, é 
disciplinar uma variedade de ações. Ela tem como características a 
generalidade e a abstração e só pode ser utilizada pelo Poder Legislativo. 
MEMORANDO 
Comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre unidades 
administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo nível ou de 
níveis diferentes. O caráter pode ser administrativo ou envolver projetos, 
ideias e diretrizes a serem adotados em certa instância do serviço público. 
MOÇÃO 
Proposta referente a alguma questão levantada durante reunião ou 
decorrente de algum incidente que tenha acontecido nela. Seu caráter 
pode ser de simpatia, apelo ou repúdio, por exemplo. 
PARECER 
Avaliação feita por órgãos especializados a respeito de situações que lhes 
foram colocadas para essa apreciação. Deve indicar a solução ou as razões 
e fundamentos necessários para a tomada de decisão por órgão 
competente. 
PORTARIA 
Documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo 
estabelece normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. 
Assinada, por exemplo, por presidente, diretor-geral, entre outros. 
PROCESSO 
É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos pareceres, 
anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação. 
REQUERIMENTO 
Documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público 
algo que ele acredite que lhe pertença ou que deva usufruir, ou ainda para 
se defender de determinada prática ou situação que o lese de alguma 
maneira. 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
8 
 
RELATÓRIO 
Submetido à autoridade superior, traz um panorama das atividades 
realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em exercício 
no cargo. É geralmente adotado para prestações de conta ou para expor o 
avanço de determinadas iniciativas planejadas. 
OFÍCIO 
É como são feitas as comunicações administrativas entre autoridades ou 
entre autoridades e particulares, tendo como foco assuntos oficiais. 
 
2. ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL 
 
A redação oficial, resumidamente, é a forma pela qual o Poder Público elabora as comunicações oficiais 
e atos normativos. 
São algumas características da redação oficial: coesão e coerência, impessoalidade, clareza e 
objetividade, padronização e formalidade. 
 
ATENÇÃO! 
Redação e redação oficial, principalmente em provas de concurso, possuem significados diferentes. 
A redação, de forma geral, pode ser definida como o processo de escrever um texto diverso. Assim, 
pode-se usar como exemplo uma escrita de cunho argumentativo-dissertativo, quando a banca cobraque 
o candidato exponha e defenda suas ideias. 
Já a redação oficial, por sua vez, é um conjunto de normas elaboradas e utilizadas pelo Poder Público 
para redigir seus documentos. Essa documentação pode ser externa ou interna e precisa ser compreendida 
por todos os cidadãos. Conforme pontuado acima, as regras de escrita e elaboração estão compiladas no 
Manual de Redação da Presidência da República mais atualizado. 
 
Sobre redação oficial, o MRPR de 2002 trazia o seguinte entendimento (grifamos): 
 
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder 
Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de 
vista do Poder Executivo. 
 
 Sobre a mesma temática, o MRPR de 2018 se pronunciou da seguinte forma (grifamos): 
 
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder 
Público redige comunicações oficiais e atos normativos. Neste Manual, interessa-
nos tratá-la do ponto de vista da administração pública federal. 
 
Ou seja, ao alterar o texto para "administração pública federal", o MRPR atual indica que suas regras se 
aplicam às comunicações oficiais e aos atos normativos expedidos por todos os poderes da União - Executivo, 
Legislativo e Judiciário. 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
9 
 
Ainda, o MRPR de 2002 indicava os atributos ou princípios da redação oficial da seguinte forma: 
impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade (Capítulo 
I, item 1). 
A terceira edição, de 2018, atualizou a lista de atributos para a redação oficial da seguinte forma 
(grifamos): 
 
A redação oficial deve caracterizar-se por: 
• clareza e precisão; 
• objetividade; 
• concisão; 
• coesão e coerência; 
• impessoalidade; 
• formalidade e padronização; e 
• uso da norma padrão da língua portuguesa. 
 
 Ainda, o Manual explica que esses atributos foram inspirados na própria Constituição, mais 
especificamente em seu art. 37: “A administração pública direta, indireta, de qualquer dos Poderes da União, 
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, 
moralidade, publicidade e eficiência (...)”. 
De acordo com o Manual, a publicidade, a impessoalidade e a eficiência são princípios fundamentais de 
toda a administração pública, devendo, portanto, guiar a elaboração dos atos e das comunicações oficiais. 
Agora vejamos, de forma específica, cada um desses atributos. 
 
2.1 Clareza e Precisão 
 
 A clareza é compreendida como a qualidade básica de todo texto oficial, ou seja, que incentiva a 
imediata compreensão do seu conteúdo pelo leitor. 
 Segundo o MRPR de 2018: 
 
“A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-se definir como 
claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. Não se 
concebe que um documento oficial ou um ato normativo de qualquer natureza seja 
redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão.” 
 
Assim sendo, a Administração Pública busca evitar que um documento oficial ou um ato normativo 
de qualquer natureza seja redigido de forma obscura - dificultando ou impossibilitando sua compreensão. 
De acordo com o MRPR de 2018, 
 
“[...] transparência é requisito do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um 
texto oficial ou um ato normativo não seja entendido pelos cidadãos. O princípio 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
10 
 
constitucional da publicidade não se esgota na mera publicação do texto, 
estendendo-se, ainda, à necessidade de que o texto seja claro.” (grifamos) 
 
É importante relembrar que o Princípio da Publicidade obriga a Administração Pública a dar 
publicidade de seus atos administrativos para possibilitar o controle de terceiros – incluindo a própria 
população. 
Nessa lógica, são formas de abordar a clareza em um texto oficial: 
 
a) utilizar palavras e expressões simples, em seu sentido comum, salvo quando o 
texto versar sobre assunto técnico, hipótese em que se utilizará nomenclatura 
própria da área; 
b) usar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na ordem direta e 
evitar intercalações excessivas. Em certas ocasiões, para evitar ambiguidade, 
sugere-se a adoção da ordem inversa da oração; 
c) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto; d) não utilizar 
regionalismos e neologismos; 
e) pontuar adequadamente o texto; 
f) explicitar o significado da sigla na primeira referência a ela; 
g) utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, 
em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou de não 
terem exata tradução. 
 
Sobre as palavras estrangeiras, devem ser grifadas em itálico (vide subitem 10.2 do MRPR 2018). 
Precisão, por sua vez, funciona de forma complementar à clareza: 
 
“O atributo da precisão complementa a clareza e caracteriza-se por: 
a) articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão da 
ideia veiculada no texto; 
b) manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras, evitando o 
emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico; 
e c) escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto.” 
(MRPR, 2018) 
 
Logo, um texto conciso é resumido ao essencial, pois preza pela economia linguística: dizer mais com 
menos. 
Recomenda-se que ideias secundárias sejam evitadas. 
 
a) Não necessariamente haverá “economia de pensamento”, pois assim o texto seria pobre de 
informações; 
b) Termos técnicos e abreviações são permitidos, desde que não limitem o entendimento; 
c) O MRPR não aprova o uso de termos que não sejam claros ou familiares para os cidadãos; 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
11 
 
d) Defende-se que a clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial; 
e) Nessa lógica, um documento oficial não pode ser obscuro ou ambíguo; 
f) Não esquecer as características de todos os documentos oficiais – impessoalidade, formalidade, 
padronização, uso da norma culta e concisão; 
g) É importante evitar a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico. 
 
2.2 Objetividade 
 
“Ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem 
redundâncias. Para conseguir isso, é fundamental que o redator saiba de antemão 
qual é a ideia principal e quais são as secundárias. Procure perceber certa 
hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: as 
fundamentais e as secundárias. Essas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, 
detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias que não 
acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as 
fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas, o que também proporcionará 
mais objetividade ao texto. A objetividade conduz o leitor ao contato mais direto 
com o assunto e com as informações, sem subterfúgios, sem excessos de palavras 
e de ideias. É errado supor que a objetividade suprime a delicadeza de expressão 
ou torna o texto rude e grosseiro.” (MRPR, 2018) 
 
2.3 Concisão 
 
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que 
consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Não se deve de forma alguma 
entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se deve eliminar passagens substanciais do texto com 
o único objetivo de reduzi-lo em tamanho. Trata-se, exclusivamente, de excluir palavras inúteis, redundâncias 
e passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. Detalhes irrelevantes são dispensáveis: o texto deve 
evitar caracterizações e comentários supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis, subordinação excessiva. 
A concisão está intimamente relacionada com a ideia de evitar textos prolixos, repletos de elementos 
desnecessários. 
 
2.4 Coesão e CoerênciaÉ indispensável que o texto tenha coesão e coerência. Tais atributos favorecem a conexão, a ligação, a 
harmonia entre os elementos de um texto. Percebe-se que o texto tem coesão e coerência quando se lê um 
texto e se verifica que as palavras, as frases e os parágrafos estão entrelaçados, dando continuidade uns aos 
outros. A 
Alguns mecanismos que estabelecem a coesão e a coerência de um texto são: referência, substituição, 
elipse e uso de conjunção. A referência diz respeito aos termos que se relacionam a outros necessários à sua 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
12 
 
interpretação. Esse mecanismo pode dar-se por retomada de um termo, relação com o que é precedente no 
texto, ou por antecipação de um termo cuja interpretação dependa do que se segue. 
 
2.5 Impessoalidade 
 
“A impessoalidade decorre de princípio constitucional (Constituição, art. 37), e seu 
significado remete a dois aspectos: o primeiro é a obrigatoriedade de que a 
administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém, 
de que o seu norte seja, sempre, o interesse público; o segundo, a abstração da 
pessoalidade dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser 
exercida por intermédio de seus servidores, é resultado tão-somente da vontade 
estatal. A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre 
em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos 
dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a 
estritamente impessoal.” (MRPR, 2018) 
 
Segundo o MRPR, são formas seguir a impessoalidade de um texto: 
 
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, 
por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, a 
comunicação é sempre feita em nome do serviço público. Obtém-se, assim, uma 
desejável padronização, que permite que as comunicações elaboradas em 
diferentes setores da administração pública guardem entre si certa uniformidade; 
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação: ela pode ser dirigida a um 
cidadão, sempre concebido como público, ou a uma instituição privada, a outro 
órgão ou a outra entidade pública. Em todos os casos, temos um destinatário 
concebido de forma homogênea e impessoal; 
e c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das 
comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse 
público, é natural não caber qualquer tom particular ou pessoal. 
 
 O MRPR ainda explica que uma redação oficial não pode ser utilizada para impressões pessoais, como 
as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de 
um texto literário. 
Nesse sentido, de acordo com o documento, a redação oficial deve ser isenta da interferência da 
individualidade de quem a elabora. 
 
2.6 Formalidade e Padronização 
 
Importa pontuar que as comunicações administrativas devem ser sempre formais, ou seja, obedecem a 
certas regras de forma. 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
13 
 
Essa lógica é válida: 
 
a) Comunicações feitas em meio eletrônico (por exemplo, o e-mail, o documento gerado no SEI!, o 
documento em html etc.); 
b) Eventuais documentos impressos. 
 
Assim sendo, diz o MRPR que: 
 
“É imperativa, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente do 
correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade 
de certo nível, mais do que isso: a formalidade diz respeito à civilidade no próprio 
enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. A formalidade de 
tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, 
se a administração pública federal é una, é natural que as comunicações que expeça 
sigam o mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste 
Manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que 
se cuide, ainda, da apresentação dos textos. A digitação sem erros, o uso de papéis 
uniformes para o texto definitivo, nas exceções em que se fizer necessária a 
impressão, e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a 
padronização. Consulte o Capítulo II, “As comunicações oficiais”, a respeito de 
normas específicas para cada tipo de expediente. Em razão de seu caráter público 
e de sua finalidade, os atos normativos e os expedientes oficiais requerem o uso do 
padrão culto do idioma, que acata os preceitos da gramática formal e emprega um 
léxico compartilhado pelo conjunto dos usuários da língua. O uso do padrão culto 
é, portanto, imprescindível na redação oficial por estar acima das diferenças 
lexicais, morfológicas ou sintáticas, regionais; dos modismos vocabulares e das 
particularidades linguísticas.” (MRPR, 2018) 
 
 Importante refletir que: 
 
a) a língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra a sua simplicidade; 
b) o uso do padrão culto não significa empregar a língua de modo rebuscado ou utilizar figuras de 
linguagem próprias do estilo literário; 
c) a consulta ao dicionário e à gramática é imperativa na redação de um bom texto. 
 
Para o MRPR, portanto, não há um padrão oficial de linguagem, pois o que existe é o uso da norma 
padrão nos atos e nas comunicações oficiais. O MRPR também sugere que o jargão burocrático seja evitado. 
Deve-se lembrar, assim, que a comunicação oficial tem como premissa ser compreensível para todos os 
cidadãos – leigos ou não. 
Aspectos importantes da formalidade e padronização do serviço público: 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
14 
 
a) Clareza datilográfica; 
b) Uso de papéis uniformes para o texto definitivo; 
c) Correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização. 
 
Abaixo, segue tabela sintetizada para fixação: 
 
CLAREZA E PRECISÃO 
Imediata compreensão pelo leitor; texto articulado e claro. 
OBJETIVIDADE 
Explicar o assunto de forma que não se torne prolixo, sem redundâncias. 
CONCISÃO 
Transmite informações sem extrapolar o número de palavras e frases, ou seja, é a capacidade de síntese. 
COESÃO E COERÊNCIA 
Quando as palavras, frases e parágrafos de um texto possuem harmonia entre si. Dessa forma, se conectam. 
IMPESSOALIDADE 
É acima de tudo, um princípio constitucional. De acordo com ele, a Administração. 
 
ATENÇÃO! 
Meio que o texto seja escrito por um servidor público, deve expressar a vontade estatal, fugindo de qualquer 
pessoalidade. 
 
O Princípio da Impessoalidade (ou Finalidade) está disposto na Constituição de 1988 (art. 37, caput). 
Logo, esse princípio exclui a promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos sobre as suas 
realizações administrativas. 
De acordo com Hely Lopes Meirelles, a impessoalidade pode ser entendida como: 
 
“O princípio da impessoalidade, referido na Constituição de 1988 (art. 37, caput), 
nada mais é que o clássico princípio da finalidade, o qual impõe ao administrador 
público que só pratique o ato para o seu fim legal”. E o fim legal é unicamente 
aquele que a norma de direito indica expressa ou virtualmente como objetivo do 
ato, de forma impessoal”. (Meirelles, Hely Lopes Direito Administrativo Brasileiro, 
40ª Ed, 2013, pag.95). 
 
Nessa lógica, nas palavras de Daiane Garcias Barreto, sobre a impessoalidade: 
 
Objetiva coibir a prática de atos que visem a atingir fins pessoais, impondo, assim, 
a observância das finalidades públicas. O princípio da impessoalidade veda 
portanto, atos e decisões administrativas motivadas por represálias, 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
15 
 
favorecimentos, vínculos de amizade, nepotismo, dentre outro sentimentos 
pessoais desvinculados dos fins coletivos. 
 
Formalidade e padronização: as comunicações devem ser sempre formais. Assim, obedecem a certas regras 
de forma – inclusive o uso correto das formas de tratamento. As comunicaçõesoficiais também seguem a 
norma-padrão da língua portuguesa. 
 
3. FINALIDADE DOS EXPEDIENTES OFICIAIS 
 
Os expedientes oficiais são todo ato normativo e toda comunicação do Poder Público. Deve caracterizar-
se, conformes já vimos, pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, 
formalidade e uniformidade. 
Há dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e 
o memorando. Nos dois adota-se uma diagramação única. 
 
O padrão ofício é a forma de uniformizar os expedientes. 
 
 
O ofício e o memorando seguem o seguinte padrão: 
 
 
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede : 
Exemplos: 
Mem. 123/2002-MF 
Of. 123/2002-MME 
 
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: 
Exemplo: 
Brasília, 15 de março de 2007. 
 
c) assunto: resumo do teor do documento 
Exemplos: 
Assunto: Produtividade do órgão em 2006. 
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. 
 
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício 
deve ser incluído também o endereço. 
 
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente 
deve conter a seguinte estrutura: 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
16 
 
 
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto 
que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me 
informar que”, empregue a forma direta; 
 
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre 
o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; 
 
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada 
sobre o assunto. 
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam 
organizados em itens ou títulos e subtítulos. 
 
 
Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: 
 
 
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a 
remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, 
que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem 
ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte 
fórmula: 
 
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 
34, de 3 de abril de 2007, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor 
Fulano de Tal.” 
 
Ou 
 
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 10 de 
fevereiro de 2007, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de 
modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.” 
 
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do 
documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há 
parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. 
 
 
f) fecho 
 
g) assinatura do autor da comunicação; e 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
17 
 
 
h) identificação do signatário. 
 
FORMA DE DIAGRAMAÇÃO 
 
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de 
apresentação: 
 
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 
11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; 
 
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-ão utilizar as 
fontes Symbol e Wingdings; 
 
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; 
 
d) os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do 
papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas 
páginas pares (“margem espelho”); 
 
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem 
esquerda; 
 
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de 
largura; 
 
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; 
 
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada 
parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha 
em branco; 
 
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, 
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que 
afete a elegância e a sobriedade do documento; 
 
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão 
colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; 
 
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel 
de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
18 
 
 
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de 
texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos 
análogos; 
 
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da 
seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do 
conteúdo. 
Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2006” 
 
 Dentre os tipos de documentos, temos: 
 
3.1 Exposição de Motivos (EM) 
 
 Exposição de motivos (EM) é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente, 
com alguns intuitos: 
 
a) propor alguma medida; 
b) submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou 
c) informá-lo de determinado assunto. 
 
Importa lembrar que a EM é dirigida ao Presidente da República por intermédio de um Ministro de 
Estado. 
 
ATENÇÃO! 
Se o assunto envolver mais de um ministério, a EM deverá ser assinada por todos os ministros envolvidos. 
Quando ocorre, recebe o nome de EM interministerial. 
Assim, entende-se que a EM pode possuir apenas um autor ou ser interministerial. Em ambos os casos a 
sequência numérica das exposições será única. 
 
3.2 Mensagem 
 
A Mensagem é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. 
 
a) São as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar 
sobre fato da administração pública; 
b) Para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; 
c) Para submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; 
para apresentar veto; 
d) São comunicações de interesse dos Poderes Públicos e da Nação. 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
19 
 
As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades: 
a) Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinária, de projeto de lei 
complementar e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e 
créditos adicionais. 
b) Encaminhamento de medida provisória 
c) Indicação de autoridades 
d) Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do país por mais 
de 15 dias. 
e) Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV. 
f) Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior. 
g) Mensagem de abertura da sessão legislativa. 
h) Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos). 
i) Comunicação de veto. 
j) Outras mensagens remetidas ao Legislativo. 
 
3.3 Correio eletrônico (e-mail) 
 
Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, da mesma forma que o 
ofício. Contudo, o endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos, deve ser oficial (com o final 
“.gov.br” ou derivado). 
É, atualmente,a principal forma de comunicação para transmissão de documentos, principalmente pelo seu 
baixo custo e praticidade. 
 
 
No e-mail deve-se: 
 
a) Evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial; 
b) O campo assunto, do formulário de correio eletrônico, deve ser preenchido de modo a facilitar a 
organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. 
c) A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. 
d) Deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. 
 
A mensagem de correio eletrônico terá valor documental, sendo aceita como documento original, se 
existir certificação digital que venha a atestar a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. 
 
3.4 Ofício 
 
É a comunicação expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da Administração 
Pública ou a particulares. 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
20 
 
Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o 
destinatário, seguido de vírgula. 
 
Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Senhora Ministraa; Senhor Chefe de Gabinete... 
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: 
– nome do órgão ou setor; 
– endereço postal; 
– telefone e endereço de correio eletrônico. 
 
4. ADEQUAÇÃO DA LINGUAGEM AO TIPO DE DOCUMENTO 
 
Conforme já pontuado, a linguagem da correspondência oficial possui conteúdo e finalidade especiais. 
Deve obedece aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de formalidade. Nessa lógica, faz-se 
necessário o tratamento impessoal aos assuntos que constam das comunicações. 
Assim, não se deve utilizar: 
 
a) Regionalismos – pois dificultam a compreensão ampla e a uniformidade do texto oficial; 
b) Termos burocráticos – de modo que o seu conteúdo seja acessível. 
 
 
• Impessoalidade do Emissor: deve se isentar de opiniões pessoais, já que o texto tem caráter 
informativo (dados e fatos). 
• Impessoalidade do Receptor: utilização do modo impessoal, ou seja, sem demonstrar afeto 
ou desafeto. Ainda, sugere-se o uso de pronomes de tratamento adequados. Um tratamento 
afetivo e pessoal pode desviar o foco da finalidade pública no documento oficial. 
• Impessoalidade do Assunto: os assuntos tratados devem possuir interesse público e, 
portanto, não se deve tratar de assuntos de interesse pessoal do servidor. Lembrando que 
esse funcionário está representando o órgão. 
 
ATENÇÃO! 
O caráter de impessoalidade é encontrado na Constituição da República de 1988: “A 
administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos 
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, obedecerá aos princípios de legalidade, 
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. 
 
O MRPR prescreve a forma estrutural de certos expedientes. Contudo, o uso do padrão culto não 
indica uma linguagem modelo que deva ser utilizada apenas para o serviço público. Assim, há é o uso do 
padrão culto nos atos e comunicações oficiais. O uso da variedade padrão da língua na redação dos 
expedientes oficiais não pressupõe um padrão oficial de linguagem. 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
21 
 
IMPORTANTE! 
A redação oficial utiliza a normal culta da língua. Porém, não se utiliza de uma linguagem 
administrativista, com formalismos e/ou jargões – o famoso “burocratês”. 
 
 Sobre os pronomes de tratamento utilizados pelo serviço público, o MRPR cita alguns exemplos: 
 
 
 
 
 
 
LÍNGUA PORTUGUESA 
 
TEMA 7 
 
 
22 
 
 
 
a) Sobre os pronomes de tratamento, mesmo se referindo a segunda pessoa gramatical, levam a 
concordância para a terceira pessoa. Os pronomes “Vossa Excelência” ou “Vossa Senhoria” são 
utilizados para se comunicar diretamente com o receptor; 
b) Os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre na terceira pessoa; 
c) Em relação aos adjetivos, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere 
– e não com o substantivo que compõe a locução; 
d) O pronome Sua Excelência é utilizado para se fazer referência a alguma autoridade 
(indiretamente). 
 
 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 
 
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. São Paulo: Malheiros, 1998. PIETRO, Maria Sylvia 
Zanella de Direito Administrativo, 40º ed., Atlas, São Paulo, 2013. BARRETO, Daiane Garcias. Sinopses 
Jurídicas de Direito Administrativo, 2º ed. Edijur, São Paulo, 2012.