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AULA 2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO Prof. Carlos Costa Cedro 2 TEMA 1 – ASPECTOS TÉCNICOS: WORKFLOW E RPA Imagine que você foi contratado para ser o analista contábil em uma grande multinacional. Uma de suas responsabilidades é registrar em uma planilha todos os pedidos de compra e os pagamentos feitos pelos clientes, anexar a planilha em um e-mail e enviar para o gestor financeiro diariamente. Após um tempo, você se sente frustrado ao executar essa tarefa repetitiva que consome boa parte do seu dia de trabalho. O Robot Process Automation (RPA) é uma ferramenta que permite que você automatize as tarefas rotineiras do dia a dia, transferindo a execução de tarefas repetitivas e rotineiras para robôs baseados em software, que são capazes de repetir a interação humana em um processo da organização. O RPA utiliza técnicas de automação para robotizar processos de escritório, executando automaticamente tarefas manuais repetitivas, como lançamento de folha de pagamento, registro de fornecedores e conciliações bancárias, por exemplo. Esse tipo de automação torna o processo muito mais produtivo, já que o robô baseado em software é capaz de executar uma atividade até cinco vezes mais rápido do que um ser humano. Além disso, o RPA funciona 24 horas por dia, todos os dias da semana, já que o robô não fica doente, não tira férias e não tem a jornada de trabalho limitada ao horário comercial. Diferentemente do que mostram os filmes de ficção científica, os robôs do RPA não têm uma forma humanoide, eles são programas de software abstratos, configurados para substituir o ser humano na execução de atividades repetitivas. Outro benefício do RPA é a redução de erros no processo, já que, diferentemente dos seres humanos, o robô não comete erros operacionais como erros de digitação e preenchimento de campos incorretos. O RPA é um grande aliado para as organizações modernas, que buscam a eficiência operacional como vantagem competitiva, procurando sempre fazer mais com menos recursos, já que eles liberam os seres humanos para atividades mais estratégicas que envolvem algum tipo de atividade intelectual que o RPA não consegue executar. Ou seja, o RPA não consegue substituir o ser humano nas organizações, porque ele não é capaz de realizar atividades intelectuais que envolvem interpretação dos dados, tomada de decisão ou pensamento crítico. 3 A pesquisa do Gartner (Gartner, 2021) descobriu que a quantidade média de retrabalho evitável nos departamentos de contabilidade pode levar até 30% do tempo total de um funcionário em tempo integral. Isso equivale a uma economia de 25.000 horas por ano a um custo de USD 878.000 para uma organização com 40 funcionários de contabilidade em tempo integral. Os principais benefícios do RPA são: • Redução de custos operacionais, já que os robôs de software substituem os seres humanos na execução de tarefas diárias manuais e repetitivas. • Satisfação do cliente, os robôs de software não cometem os mesmos erros que os humanos na execução dos processos automatizados por RPA, e menos erros operacionais refletem em maior satisfação do cliente. • Redução de treinamentos, pois os processos automatizados por RPA dispensam o treinamento dos usuários, visto que estes são executados automaticamente pelos robôs de software. • Melhor aproveitamento dos recursos de TI, visto que os robôs de software podem ser configurados para executar as atividades como processamento em lotes, em janelas fora do horário comercial, o que evita a concorrência de processamento computacional com os usuários, minimiza a ociosidade do SIG e reduz a necessidade de novos investimentos em hardware. • Facilidade na migração, pois a automação dos processos pode ajudar a migração entre sistemas de informações gerenciais; por exemplo, caso sua organização escolha por trocar o software de contabilidade, basta reconfigurar o robô do RPA para buscar os dados no novo software, assim o processo de migração ocorre de maneira transparente para o usuário. A implantação do RPA envolve 4 fases básicas: Planejamento, Desenvolvimento, Testes e Manutenção. 1.1 Planejamento A fase de planejamento envolve identificar potenciais processos que possam ser automatizados. Para que o processo possa ser automatizado, ele deve ser um processo repetível e padronizado. Por exemplo: na situação mencionada no começo deste 4 capítulo, em que os pedidos de compra dos clientes e os registos de pagamento sempre eram armazenados em um mesmo local. Além disso, o e-mail do relatório com a planilha em anexo é enviado sempre para o mesmo endereço de e-mail. 1.2 Desenvolvimento A fase de desenvolvimento engloba o desenvolvimento do robô de software, que irá executar os passos do processo mapeados durante a fase de planejamento. Existem várias ferramentas de RPA no mercado e todas elas possuem um ponto em comum, elas exigem pouca ou nenhuma linha de código para o desenvolvimento dos robôs de software. Qualquer pessoa, sem nenhuma experiência prévia com desenvolvimento de software, é capaz de programar um robô no RPA usando interfaces gráficas intuitivas, que permitem desenhar o fluxo do processo “arrastando” e “soltando” objetos na tela, ou drag and drop em inglês. 1.3 Testes Depois de desenvolvido, o robô de software precisa ser testado para garantir que todos os erros de software, mais conhecidos como bug, em inglês, foram eliminados. Essa atividade consiste em uma execução supervisionada do robô de software, em que os dados são controlados e o resultado da operação é monitorado para garantir a assertividade do processo. Essa é a última fase necessária para que o usuário possa usar o RPA no seu processo. 1.4 Manutenção A fase de manutenção é uma atividade recorrente que envolve o monitoramento contínuo do sistema de informações gerenciais, para que as alterações realizadas na base de dados ou nos próprios processos sejam também refletidas na programação do robô de software. 1.5 Estudo de caso Agora que você já conhece os conceitos básicos do Robot Process Automation, ou RPA, você consegue identificar qual dos processos abaixo não 5 poderia ser automatizado por um robô de software? As respostas de todos os exercícios estão na aula gravada. • Registro de novos leads que fizeram contato pelo site institucional. • Lançamento de notas fiscais de despesas por centro de custo. • Envio do relatório do nível de satisfação dos clientes por e-mail. • Conciliação contábil mensal de todas as informações lançadas no SIG. • Tomada de decisão sobre a troca de um determinado fornecedor de matéria-prima para uma fábrica. TEMA 2 – ASPECTOS TÉCNICOS: BUSINESS INTELLIGENCE Os sistemas de apoio à decisão são também conhecidos como sistemas de business intelligence ou BI, em inglês. Business intelligence não é apenas o software ou alguma ferramenta como o Microsoft Excel, por exemplo, é um conjunto de técnicas e conceitos que tem como objetivo apresentar informações analíticas para suportar a tomada de decisão nos níveis tático e estratégico da organização. O BI utiliza diversas técnicas para simular uma situação futura com base no desempenho histórico da organização, ou seja, com base nas informações do passado, o BI aplica técnicas avançadas que identificam tendências de resultados no futuro. Com uma combinação de ferramentas, tecnologias e métodos, o BI realiza uma série de processos analíticos, baseados principalmente em: • Mineração de dados, que é um processo de descoberta da informação, por meio da utilização de banco de dados, estatísticas e aprendizado de máquina ou machine learning, em inglês, que permite descobrir uma informação até então desconhecida para a organização. Um exemplo é o caso da comparação entre vendas de fraldas e cervejas em um grandevarejista norte-americano. • Análise preditiva, que permite identificar uma tendência futura, com base em dados históricos. Imagine uma organização que comercializa um produto com venda sazonal, como por exemplo o sorvete; com base nos dados históricos, é possível prever qual seria a produção ideal da fábrica para o ano que vem. 6 • Mineração de texto é uma técnica que permite extrair informação relevante de textos. Por exemplo, imagine que sua organização é uma grande indústria automotiva, e como gestor de marketing, você precisa identificar a opinião dos consumidores após o lançamento de um novo modelo de carro. Utilizando a mineração de texto, com base nas redes sociais como o Twitter, você pode usar o BI para buscar por palavras-chave como o nome do novo modelo de carro e analisar a opinião dos consumidores. • A análise estatística aplica técnicas estatísticas para prever a evolução de um determinado indicador de desempenho, por exemplo, o BI pode aplicar a análise de desvio padrão para traçar um intervalo de confiança para as receitas esperadas no próximo ano fiscal para a sua organização. Alguns exemplos de benefícios do BI para a organização são: • Identificar formas de aumentar os lucros; • Analisar o comportamento dos clientes; • Comparar dados com a concorrência; • Acompanhar o desempenho da organização; • Identificar tendências de mercado; • Descobrir erros ou problemas. Por exemplo, imagine que você é o novo gestor da área de marketing de uma grande organização. Sua primeira atividade é descobrir por que houve uma queda nas vendas que representa uma perda de R$2,5 milhões no último trimestre. Sem o uso do BI, você teria que solicitar diversas planilhas de vendas para cada regional, consolidar os dados, consultar pessoas de diversas áreas para entender o que foi alterado desde o penúltimo trimestre e que possa ser a causa para essa perda de faturamento, o que envolveria um trabalho manual árduo e um tempo considerável para concluir a sua análise. Já com o uso de BI, você conseguiria um suporte muito mais rápido para essas informações. Como o BI tem acesso a todas as informações históricas da empresa, você poderia abrir rapidamente o painel de vendas, de todas as regionais e configurar um filtro comparativo entre o último e o penúltimo trimestre, para encontrar quais as regiões que tiveram perda de faturamento. 7 Em seguida, você poderia analisar o aumento de reclamações dos clientes no painel de satisfação dos clientes, filtrando as informações para essas mesmas regiões. Usando a mineração de texto, você poderia descobrir que a principal palavra existente nas reclamações dos clientes para essa regional é “demora no atendimento”. Agora, pelo relatório de colaboradores das mesmas regiões, você descobre que o time de vendas teve um turnover (troca de funcionários) de 50%, ou seja, metade da força de vendas foi trocada no último trimestre. Essa informação pode levar à conclusão sobre o que pode ser a causa para a perda de faturamento no último trimestre naquelas regiões. TEMA 3 – ASPECTOS TÉCNICOS: MACHINE LEARNING Desde os primórdios a humanidade utiliza máquinas para apoiar a execução de tarefas. Com o advento da era digital, o uso do aprendizado de máquina ou machine learning, em inglês, tem crescido cada vez mais nas organizações. Aprendizado de máquina é a aplicação de algoritmos computacionais para reconhecimento de padrões em uma determinada base de dados, permitindo a previsão de uma situação desejada. Sua utilização traz mais assertividade à tomada de decisão nas organizações. Um dos casos mais famosos de aplicação de aprendizado de máquina foi o caso de um dos maiores sites de comércio eletrônico dos Estados Unidos, que identificou um padrão de navegação de uma usuária, que sempre pesquisava produtos para bebês no site. Então, o algoritmo de aprendizado de máquina enviou uma correspondência para a usuária com o catálogo de produtos para bebês, pois havia uma grande probabilidade de que ela fizesse a compra desses produtos em um curto espaço de tempo. Entretanto, quando a correspondência foi recebida, ela foi aberta pelos pais da usuária, que descobriram naquele momento que a sua filha estava grávida. Desconsiderando a questão do constrangimento da usuária e de seus pais, o algoritmo teve sucesso no seu aprendizado, pois é empírico que os pais são mais suscetíveis às compras de produtos para bebês. Desse modo, assim que a gestação é confirmada e é feita a compra em um momento tão marcante na vida 8 da pessoa, é criado um laço sentimental com a empresa que comercializou o produto. Ou seja, havia grande potencial de conversão de vendas e de fidelização do cliente nessa estratégia. O aprendizado de máquina utiliza cinco perguntas para fazer as suas previsões: Isso é A ou B? Isso é estranho? Quanto custa ou quantos? Como isso é organizado? O que devo fazer agora? (Microsoft, 2019). 3.1 Algoritmos de classificação Iniciaremos pela pergunta: Isso é A ou B? Esses são os chamados algoritmos de classificação. Lembra de quando você era criança e aprendeu com os seus pais a classificar os animais? Você apontava para o passarinho e dizia: cachorro? Seus pais respondiam, não, esse não é o cachorro! Então você apontava para o cachorro e dizia: novamente cachorro? Aí seus pais confirmavam, sim, esse é um cachorro! Dessa forma, você aprendeu quais são as características que definem um cachorro e como classificar os cachorros em relação aos outros animais. No aprendizado de máquina, essa técnica é chamada de aprendizado supervisionado, por meio da qual você aprende com a supervisão de alguém. O aprendizado de máquina pode ser utilizado nas organizações para classificar os dados e responder perguntas sobre o desempenho da organização, como por exemplo, esse desempenho atual é aceitável ou não? 3.2 Algoritmos de detecção de anomalias A próxima pergunta que o aprendizado de máquina pode responder é: isso é estranho? Os algoritmos que respondem essa pergunta são chamados de detecção de anomalias. O algoritmo de detecção de anomalias encontra informações que fogem do padrão histórico, por exemplo, você poderia utilizar esse algoritmo em um site de comércio eletrônico para traçar um perfil comportamental do usuário e alertar caso aconteça uma compra fora do padrão de consumo, criando um mecanismo de segurança para o seu cliente. 9 3.3 Algoritmos de regressão O aprendizado de máquina também pode prever a resposta para quanto custa? Ou quantos? Os algoritmos de regressão respondem a essa pergunta. Os algoritmos de regressão fazem previsões numéricas, como: qual será a cotação do dólar no próximo ano? Qual será o meu funil de vendas em meu quarto trimestre? Eles ajudam a responder qualquer pergunta cuja resposta seja um número. Um exemplo de uso dos algoritmos de regressão em um SAD é fazer a previsão de retenção de clientes para o trimestre. 3.4 Algoritmos de agrupamento As duas últimas perguntas que o aprendizado de máquina responde são ainda mais complexas. Existem perguntas em que não existem exemplos para os quais você já conhece o resultado. Por exemplo, como o perfil comportamental dos meus clientes está organizado? Nesse caso, você ainda não conhece todas as categorias possíveis de agrupamento dos seus clientes, considerando o perfil comportamental. Para responder a essa pergunta, o agrupamento separa os dados em "grupos" naturais para facilitar a interpretação. Com o agrupamento, não há uma resposta correta. Exemplos comuns de perguntas das organizações respondidas com o agrupamento são: quais clientes compram o mesmo tipo de produto? Quais produtos apresentam uma mesma taxa de defeito? Ao compreender como os dados são organizados, você pode entender melhor e prevercomportamentos e eventos. 3.5 Algoritmos de aprendizado reforçado Outra pergunta para a qual você ainda não tem exemplos que você já conhece o resultado é: o que devo fazer agora? Para responder a essa pergunta, utilizamos os algoritmos de aprendizado de reforço. Baseado na experiência da caixa de Skinner (Skinner, 1959), segundo a qual o cérebro humano, assim como o dos ratos, apresenta um padrão de 10 respostas ao sofrimento e às recompensas, foram criados os algoritmos de aprendizado reforçado. Esses algoritmos aprendem com os resultados e decidem sobre a próxima ação, ou seja, algo muito parecido com o modelo de tentativa e erro, como quando nós aprendemos a andar, por exemplo. Um exemplo de uso do aprendizado reforçado nas organizações poderia ser a tomada de pequenas decisões como a melhor forma de programar uma linha de produção ou o gerenciamento do estoque de matéria-prima de uma fábrica. Algoritmos de aprendizado de reforço coletam os dados conforme eles surgem, aprendendo por tentativa e erro. 3.6 Exercício Você consegue pensar em cinco perguntas, uma para cada um dos cinco tipos que vimos nesse capítulo, que o aprendizado de máquina poderia ajudar a responder para uma organização? TEMA 4 – ASPECTOS TÉCNICOS: INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL A Inteligência artificial é uma das áreas da ciência da computação que emprega o uso de máquinas para realizar tarefas como aprender a raciocinar, simulando o pensamento humano. Uma pesquisa da PWC, feita com executivos de negócios e de Tecnologia da Informação (TI), apontou que 54% deles fazem investimentos substanciais em IA. Além disso, 72% acreditam que essa solução gerará vantagens significativas no futuro (PWC, 2019). Uma das técnicas mais utilizadas para a simulação do pensamento humano na inteligência artificial é o uso das redes neurais artificiais (Medeiros, 2018). As redes neurais artificiais são algoritmos computacionais que simulam a estrutura do cérebro humano. Observe a representação de um neurônio biológico na Figura 1 a seguir. 11 Figura 1 – Neurônio biológico Créditos: icomic Bestiary/Shutterstock. Nessa estrutura, o pensamento humano é criado em decorrência de sinapses, que são reações eletroquímicas que geram impulsos entre os neurônios. Cada neurônio possui vários dendritos que representam as diversas possibilidades pelas quais o pensamento humano pode ser conduzido. Fazendo uma analogia com a rede artificial neural, o algoritmo avalia as hipóteses similarmente aos dendritos, ou seja, cada neurônio trata de uma situação específica, como as vendas da organização por exemplo. Dentro do “neurônio de vendas”, os dendritos representam as possibilidades de tomada de decisão, como por exemplo, aumentar o market share e abrir novos mercados, entre outros. Com o uso do aprendizado de máquina, é possível, de maneira supervisionada, treinar o algoritmo de inteligência artificial para a tomada de decisão, por meio da tentativa e erro. Por exemplo, nesse caso do “neurônio de vendas”, em um estágio inicial todas as possibilidades possuem o mesmo peso, ou seja, têm a mesma prioridade. Dado que o algoritmo recebeu o problema de aumentar as vendas no trimestre e tomou a decisão por aumentar o market share na sua primeira execução, esse dendrito passa a ter uma prioridade maior sobre os demais, ou 12 seja, quando houver a necessidade de tomada de decisão usando os mesmos dados, o algoritmo dará preferência para essa mesma alternativa. Porém, você pode entender que essa não é a melhor opção e retreinar o algoritmo para que ele escolha a opção de abrir novos mercados, para decisões semelhantes. Assim, o algoritmo computacional evolui constantemente, ou seja, a cada decisão acertada, a prioridade daquela hipótese (dendrito) é aumentada, assim como a cada decisão errada, a prioridade da hipótese é reduzida. Dessa forma, a inteligência artificial é treinada para a tomada de decisão simulando o pensamento humano. 4.1 Aplicações reais de inteligência artificial Existem vários exemplos de aplicação de inteligência artificial como suporte para a tomada de decisão nas organizações. Um exemplo usual é o uso de robôs de software para comunicação via chat, os chatbots em inglês. Esses robôs de software são capazes de processar o texto digitado pelos clientes, interpretando inclusive a linguagem natural, além de interagir com o cliente, guiando-o até a solução do problema. Esses chatbots são amplamente utilizados em respostas às perguntas frequentes e abertura de chamados de assistência técnica, entre outros. Outra aplicação da Inteligência artificial para a área de marketing é a avaliação do comportamento do usuário, que permite analisar um determinado conteúdo digital e aplicar algoritmos computacionais para segmentar o perfil do cliente, identificando os seus hábitos. Na área financeira, a inteligência artificial pode ser usada para prever risco de análise de crédito, automatizar o cálculo de preço dos produtos e até mesmo escolher, entre as diversas possibilidades de investimento, a que trará o melhor retorno sobre o investimento para a organização. Na área de operação ou produção, a inteligência artificial é um dos pilares da indústria 4.0, aliada a outras tecnologias que podem executar atividades como mapear e reduzir gargalos na linha de produção, antecipar as manutenções preditivas das máquinas, evitar manutenções desnecessárias e realizar simulações virtuais no parque fabril em busca de processos com melhor desempenho (também conhecidos como gêmeos digitais). 13 TEMA 5 – ASPECTOS TÉCNICOS: BIG DATA Os sistemas integrados de gestão buscam informações em fontes de dados externas para aplicar modelos analíticos de dados que suportam a tomada de decisão. O Big Data permite a análise e a interpretação de grandes volumes de dados, que são compostos pelos mais variados tipos de dados, como textos, imagens e áudios, por exemplo. Esse conjunto de dados é processado por meio de técnicas computacionais avançadas que permitem trabalhar enorme quantidades de dados não estruturados com grande velocidade. O Big Data foi a base que tornou possível o avanço das técnicas de aprendizado de máquina e inteligência artificial, que vimos nos capítulos anteriores. Um exemplo comum do dia a dia poderia ser o uso do aplicativo de navegação Waze, em que um enorme volume de dados é gerado a todo instante, como informações sobre acidentes e velocidade dos carros nas vias, entre outros. Esses dados são processados em tempo real e retornam a informação para o usuário sobre qual o melhor trajeto para o percurso selecionado pelo usuário. O conceito do Big Data é estruturado pelos 5 v’s: Volume, variedade, velocidade, veracidade e valor (Taurion, 2013). 5.1 Volume O conceito de volume está relacionado com a grande quantidade de dados que são gerados por nós a cada dia. Geramos diariamente petabytes de dados, e estima-se que esse valor dobre a cada dezoito meses (Taurion, 2013). O Big Data é capaz de processar enormes volumes de dados em tempo real, o que pode ser uma vantagem competitiva para a organização. Por exemplo, imagine um grande varejista, que pode utilizar o Big Data para processar milhões de cupons fiscais gerados mensalmente e com isso descobrir alguma informação relevante para a sua operação. 14 5.2 Variedade A variedade representa os diversos tipos de dados que podem ser trabalhados com o Big Data, que podem ser dados estruturados e não estruturados. Dados estruturados são aqueles obtidos internamente na organização, que geralmente são registrados por SPT, como cadastro de clientes, pedido de produtos etc. Dados não estruturados são aqueles obtidos de fontes externas, os quais não possuem um padrão e um formato específico, comopor exemplo imagens, postagens em redes sociais, vídeos, documentos eletrônicos, informação de sensores etc. Por exemplo, imagine uma grande indústria automotiva que monitora várias redes sociais como Twitter, Facebook, Instagram e YouTube para coletar informação sobre a opinião dos clientes sobre os seus produtos. 5.3 Velocidade Velocidade define a necessidade de obtenção da informação em tempo hábil para a tomada de decisão, que geralmente exige o processamento em tempo real. Como o Big Data processa um grande volume de informações, é necessário o uso de técnicas computacionais avançadas para otimizar a análise e interpretação desses dados, para que o usuário consiga tomar a decisão em tempo hábil. Imagine um SIE que processa dados utilizando Big Data para avaliar o nível de satisfação odos clientes com base em postagens em redes sociais. Se esse sistema demorar muito tempo para retornar a informação, pode ser tarde demais para a tomada de decisão. 5.4 Veracidade Veracidade certifica que os dados que foram obtidos pelo Big Data são autênticos e verdadeiros. Como os dados são obtidos de diversas fontes externas, que não estão sob controle da organização, é importante garantir que essas fontes de dados sejam confiáveis, para garantir a assertividade na tomada de decisão. 15 Um exemplo da importância da veracidade poderia ser o uso do Big Data como fonte de dados para a avaliação de risco de crédito para os clientes da organização, consultando informação sobre a situação financeira do cliente em várias fontes diferentes. 5.5 Valor Por fim, o valor é o que garante que a informação retornada pelo Big Data gere algum tipo de vantagem para a organização. As informações geradas devem fazer sentido e agregar valor para as operações da organização. Por exemplo, imagine uma grande indústria de tubos e conexões, que usa o Big Data para obter informações sobre o custo de matéria- prima, que são na maioria importadas para o Brasil. A informação sobre a previsão de alta do dólar e comportamento dos mercados financeiros agrega valor para a tomada de decisão. 5.6 Exercício Você consegue pensar em como o Big Data poderia prover dados para suportar a tomada de decisão em uma organização? 16 REFERÊNCIAS GARTNER. Press Releases. Gartner, 23 jan. 2021. Disponivel em: <https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-10-02-gartner- says-roboticprocess-automation-can-save-fina>. Acesso em: 4 fev. 2022. MEDEIROS, L. F. D. Inteligência artificial aplicada, uma abordagem introdutória. 1. ed. Curitiba: Intersaberes, 2018. MICROSOFT. Machine Learning. Azure, 23 mar. 2019. Disponivel em: <https://docs.microsoft.com/pt-br/azure/machine-learning/classic/data-science- for-beginnersthe-5-questions-data-science-answers>. Acesso em: 4 fev. 2022. PWC. Consumer Intelligence Series. PWC, 2019. Disponivel em: <http://pwcartificialintelligence.com/>. Acesso em: 4 fev. 2022. SKINNER, B. F. Cumulative record. [S.l.]: B.F. Skinner Foundation, 1959. TAURION, C. Big Data. 1. ed. Rio de Janeiro: Brassport, 2013. v. 1.