Aula Simplificada 04 - Sistemas e Métodos de Arquivamento

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Arquivologia p/ Concursos - Curso
Regular
Autor:
Ricardo Campanario
28 de Junho de 2024
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Índice
..............................................................................................................................................................................................1) Sistemas e Métodos de Arquivamento - AULA SIMPLIFICADA 3
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 SISTEMAS & MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Organização e Administração de Arquivos
A organização de arquivos, assim como a organização de qualquer outro setor ou 
departamento de uma instituição, tem como premissa o desenvolvimento de algumas etapas de 
trabalho. São essas etapas que caracterizam o que as bancas costumam cobrar como 
"Organização e/ou Administração de arquivos". São elas:
o Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, 
organogramas e regulamentos da instituição produtora, assim como as 
espécies de documentos e formulários mais frequentes, volume e estado 
do acervo, processos regularmente adotados para arquivamento, consultas 
e empréstimos e outras informações que constituam um verdadeiro 
"saber" arquivístico.
o Análise dos dados coletados: analisar a situação e iniciar a confecção de 
um diagnóstico. 
o Planejamento: formulação de um plano arquivístico considerando todas as 
disposições legais levantadas e as necessidades da instituição para a qual 
se está trabalhando 
o Implantação e acompanhamento: elaboração de documento final 
composto de três partes fundamentais: situação real encontrada, análise / 
diagnóstico e plano de ação.
Após o cumprimento destas etapas parte-se para o arquivamento propriamente dito, o 
que veremos ao longo da aula de hoje. 
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Operações de Arquivamento
Introdução
Antes de se guardar os documentos no arquivo (seja em pastas, dossiês, móveis ou mesmo 
em locais de guarda eletrônicos), o profissional de arquivo deve respeitar uma sequência de 
etapas. Quanto melhor e mais rigorosamente estas etapas forem cumpridas, melhor será o 
estado de arquivamento dos documentos e, portanto, melhor e mais eficiente será o futuro 
arquivístico da respectiva organização.
Tais etapas são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem muita distinção entre 
onde uma termina e a outra se inicia. Vamos examinar cada uma delas. Atenção, pois, algumas 
bancas se referem a este processo completo como Classificação ou Rotina de arquivamento. As 
etapas são:
o Inspeção
o Estudo
o Classificação 
o Codificação
o Ordenação 
o Guarda de documentos
Inspeção
Nesta etapa inicial o profissional deve checar se o documento está mesmo destinado ao 
arquivamento. Para isso deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para 
o arquivamento. Além disso o arquivista checa a existência de anexos e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada.
Estudo
O estudo é a leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão 
em que assunto o documento deverá ser classificado (entrada que lhe deverá ser atribuída) e 
quais as suas eventuais referências cruzadas (pode citar outros interessados no mesmo 
documento ou coisa parecida).
Classificação
Na etapa de classificação o arquivista, após efetuar o estudo do documento, deverá 
identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas 
referências cruzadas.
A atividade de classificação é puramente interpretativa e, portanto, depende totalmente 
do nível de conhecimento do responsável em relação as funções da organização para a qual 
trabalha. Lembra quando falávamos do levantamento de dados da organização (estudo da 
estrutura, regimento, normas e organograma)? Então...
É necessário conhecer tudo isso. Se o responsável não tiver esse conhecimento 
certamente não poderá fazer uma boa classificação nesse momento.
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Codificação
Na codificação o arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua 
classificação, conforme análise na etapa anterior.
A codificação reduz o tempo de ordenação, facilitando o arquivamento e a localização 
posterior.
Ordenação
A ordenação consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. 
Caso os documentos estejam ordenados de maneira adequada, será possível manter 
todos os documentos de um mesmo assunto reunidos e previamente preparados para o 
arquivamento.
Essa etapa tem dois grandes objetivos:
o Agilizar o arquivamento
o Racionalizar o trabalho
Guarda de documentos
A guarda é a última atividade desta sequência pré-arquivamento e que consolida o seu 
resultado. 
Consiste em colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), 
caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito e, dependendo desta operação, 
o trabalho pode ser um sucesso ou um completo fracasso, pois o documento arquivado em local 
errado pode ficar perdido por longos períodos sem que seja novamente localizado e recuperado.
Por fim - e após a guarda do documento - temos a atividade de empréstimo (retirada e 
controle) que ocorre quando processos, expedientes, dossiês ou outros documentos são 
retirados dos arquivos para consulta ou juntada de outros documentos e posterior devolução.
Nessa fase é fundamental que o controle da retirada seja efetuado por meio do emprego 
de recibos e de sistemas de gestão arquivísticos que possam controlar a saída e eventual nova 
tramitação do documento.
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Métodos de Arquivamento
Introdução
Antes de partir para os métodos de arquivamento, vale conhecermos os tipos de 
arquivamento com base na disposição física dos seus documentos. É a posição em que eles são 
dispostos que distingue o tipo de arquivamento e não a forma dos móveis ou da estrutura física 
do arquivo. São apenas dois:
HORIZONTAL
Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, 
escaninhos ou estantes. Formato bastante utilizado pra plantas, mapas e desenhos, 
especialmente em arquivos permanentes. 
Seu uso não é aconselhável para arquivos correntes e para documentos com alta 
frequência de uso pois para se consultar um documento é necessário retirar todos aqueles que 
estão sobre ele.
VERTICAL
Documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida consulta e manuseio, 
sem necessidade de remover os demais documentos ao redor.
Indicado para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos 
correntes.
Bem, vamos conhecer agora os métodos de arquivamento.
Os métodos de arquivamento podem basicamente ser divididos em duas classes: Básicos 
e Padronizados.
CLASSES DE MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
Antes de entrar nas classes e nos métodos propriamente ditos, vale lembrar que os 
métodos acima (divididos em classes) pertencem a dois grandes sistemas: Direto e Indireto. 
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No sistema Direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha 
guardado. 
Já no Indireto, para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou 
índice. Para efeito de prova, sabendo isso você certamente já gabarita a questão relativa a esse 
tema. Veja abaixo:
Finalmente, há ainda o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e 
números. Ele não está incluído em nenhuma das classes de métodos (básicos e 
padronizados) e é considerado do sistema semi-indireto.É importante 
conhecê-lo pois é uma exceção, às vezes cobrada em prova.
Esse resumo abaixo é importante memorizar para a prova:
MÉTODO SISTEMA
ALFABÉTICO DIRETO
GEOGRÁFICO DIRETO
NUMÉRICO INDIRETO
IDEOGRÁFICO
ALFABÉTICO - DIRETO
NUMÉRICO - INDIRETO
ALFANUMÉRICO SEMI-INDIRETO
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Métodos Básicos
MÉTODO ALFABÉTICO
Esse é o método de sistema direto que tem como elemento principal das buscas o NOME. 
Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem alfabética que possui diversas 
regras que devem ser respeitadas e veremos abaixo. São as 13 regras de alfabetação e as 2 
regras de ordenação.
O método alfabético tem como vantagens ser rápido, direto, fácil e barato.
Por outro lado, tende a gerar erros de arquivamento quando seu volume de documentos é 
muito grande, em função de cansaço visual, variação na grafia dos nomes e mesmo equívocos na 
aplicação das regras de alfabetação e ordenação abaixo.
Vamos a elas:
Regras de Alfabetação
REGRA 01 - Nos nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome e depois o 
prenome.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
ANDRÉ ROBERTO RIGOTTO FONSECA, FERNANDO MARTINS
FERNANDO MARTINS FONSECA GALLO, THIAGO SILVA
 THIAGO SILVA GALLO RIGOTTO, ANDRÉ ROBERTO
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
ZULEIKA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, JULIO
MARIANA CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, MARIANA
 JULIO CONCEIÇÃO CONCEIÇÃO, ZULEIKA
REGRA 02 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen 
não se separam.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
MARIO CASTELO BRANCO CASTELO BRANCO, MÁRIO
JOSE VILLA-LOBOS SILVA-SANTOS, MARCELO
 MARCELO SILVA-SANTOS VILLA-LOBOS, JOSE
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REGRA 03 - Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra 
dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
REINALDO SÃO PEDRO SANTA BRANCA, GISELE
GISELE SANTA BRANCA SANTO CRISTO, ABIGAIL
 ABIGAIL SANTO CRISTO SÃO PEDRO, REINALDO
REGRA 04 - As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
R. SILVA SILVA, R.
ROBERTO SILVA SILVA, ROBERTO
 SAUL SILVA SILVA, SAUL
REGRA 05 - Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são 
considerados (ver também regra 9).
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
Maria do Socorro Abreu, Marta d'
Marta d'Abreu Almeida, Ailton de
Ailton de Almeida Silva, Benedito da
Benedito da Silva Socorro, Maria do
Saulo de Andrade Trigo Trigo, Saulo de Andrade*
* Note que se o artigo/preposição estiver localizado junto a outro sobrenome que não o último, isso não 
influencia a regra que considera sempre o último sobrenome para fazer a ordenação alfabética. No caso de "Saulo 
de Andrade Trigo", o que vale para a ordenação é "Trigo", mesmo que a preposição esteja localizada antes de 
"Andrade". Cuidado! 
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REGRA 06 - Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, 
Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
RICARDO DE OLIVEIRA FILHO DANTAS SOBRINHO, MARCIO
MARIO DANTAS JUNIOR DANTAS JUNIOR, MARIO
MARCIO DANTAS SOBRINHO OLIVEIRA FILHO, RICARDO DE
* Note que na ordenação acima "Dantas Sobrinho" vem antes de "Dantas Junior" pois o critério leva em 
conta a comparação entre "Marcio" e "Mario", que devem ficar nesta ordem, apenas quando os nomes são iguais é 
que o grau de parentesco deve ser considerado para a ordenação alfabética. Veja abaixo e cuidado! 
Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de 
elemento de distinção.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
LEONEL MIRANDA SOBRINHO MIRANDA FILHO, LEONEL
LEONEL MIRANDA NETO MIRANDA NETO, LEONEL
 LEONEL MIRANDA FILHO MIRANDA SOBRINHO, LEONEL
REGRA 07 - Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
MINISTRO SERGIO ANDRADE ALMEIDA, DIÓGENES (PROFESSOR)
PROFESSOR DIÓGENES ALMEIDA ANDRADE, SERGIO (MINISTRO)
CAPITÃO PAULO MORAES MORAES, PAULO (CAPITÃO)
 DOUTOR VINICIUS ZENO ZENO, VINICIUS (DOUTOR)
REGRA 08 - Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos 
casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11).
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
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SARAH GOLDBERG DAVIDSON, MARTIN
PAUL PFEIFER GOLDBERG, SARAH
 MARTIN DAVIDSON PFEIFER, PAUL
REGRA 09 - As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais 
comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
Paolo di Caprio Caprio, Paolo di
Michel Du Pont De Gutierrez, Juan
 Juan De Gutierrez Du Pont, Michel
Steve O´Brian Mac Alister, John
John Mac Alister O´Brian, Steve
REGRA 10 - Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que 
corresponde ao sobrenome da família do pai.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
Jose de Oviedo y Baños Arco y Molinero, Angel del
Francisco de Pina de Mello Oviedo y Baños, Jose de
Angel del Arco y Molinero Pina de Mello, Francisco de
REGRA 11 - Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se 
apresentam.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
LI YUTANG AL BEN-HUR
HAO CHEN HAO CHEN
AL BEN-HUR LI YUTANG
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REGRA 12 - Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem 
ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os 
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos 
iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
PETROBAS CARLOS DE CAMPOS & CIA.
THE GUARDIAN FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
EL PAIS GUARDIAN (THE)
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS PAIS (EL)
 CARLOS DE CAMPOS & CIA. PETROBRAS
REGRA 13 - Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e 
assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, 
entre parênteses.
CONJUNTO DE DOCUMENTOS ARQUIVAM-SE
11A. JORNADA DA ARTE MODERNA CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA (III)
PRIMEIRO ENCONTRO NACIONAL DE 
UFÓLOGOS
ENCONTRO NACIONAL DE UFÓLOGOS 
(PRIMEIRO)
III CONGRESSO DE MEDICINA ESPORTIVA JORNADA DA ARTE MODERNA (11A.)
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é mais um método do sistema direto, assim como o alfabético. Seu 
uso é indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser levado em conta no 
documento é a sua procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de 
correspondências. Tem como principais vantagens ser direto e de fácil manuseio. Por outro lado, 
como exige duas classificações (local e nome do correspondente) traz um pouco de 
complexidade.
A ordenação neste caso pode ser feita por cidade, estado ou país.
ORDENAÇÃO POR ESTADO / CIDADE / CORRESPONDENTE - Quando se organiza o 
arquivo priorizando o estado, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independente da ordem alfabética em relação as demais cidades listadas
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
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BAHIA SALVADOR LOBO, ALFREDO
BAHIA ILHÉUS GAMA, BASILIO
PERNAMBUCO RECIFE MOURA, PAULO
PERNAMBUCO BELO JARDIM GUIMARÃES, LUCIO
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
SÃO PAULO SANTOS COSTA, MARIANA
ORDENAÇÃO POR CIDADE / ESTADO / CORRESPONDENTE - Quando o principal 
elemento para a identificação dos arquivos é a cidade (e não o estado, como acima), deve-se 
adotar a ordem alfabética das cidades, independente do estado ao qual pertençam. Neste caso 
não há qualquer destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
BELO JARDIM PERNAMBUCO GUIMARÃES, LUCIO
ILHEUS BAHIA GAMA, BASILIO
RECIFE PERNAMBUCO MOURA, PAULO
SALVADOR BAHIA LOBO, ALFREDO
SANTOS SÃO PAULO COSTA, MARIANA
SÃO PAULO SÃO PAULO BASTOS, LEONARDO
ORDENAÇÃO POR PAÍS - Quando o foco principal da ordenação é o país, alfabeta-se o 
próprio país em primeiro lugar, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serão 
alfabetadas após a capital que, nesta ordenação, novamente ganha relevância.
PAIS CIDADE CORRESPONDENTE
BOLIVIA LA PAZ MORALES, HUGO
BOLIVIA SANTA CRUZ DA LA SIERRA SANCHEZ, EVO
ITÁLIA ROMA PACELLO, PAOLO
ITÁLIA FLORENÇA BERTOLUCCI, PIERO
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PORTUGAL LISBOA BONAVIDES, FREDERICO
PORTUGAL ESTORIL DURÃO, VASCO
MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico é utilizado quando o principal elemento de referência em um 
documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos documentos (como nos 
métodos alfabético e geográfico), o método numérico é considerado indireto. 
Nele é preciso recorrer a um índice que fornecerá o número do documento ou da pasta de 
arquivamento para localização. Já vimos que quando a busca é feita em outro lugar que não 
propriamente nos documentos, o método é considerado indireto.
Existem três tipos de métodos numéricos (todos indiretos!): método simples, método 
cronológico e método dígito-terminal. Vamos estudá-los a partir de agora:
Método Numérico Simples
O método numérico simples consiste na atribuição de um número a cada correspondente 
ou cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
Neste método não há qualquer preocupação com a ordem alfabética visto que o emprego 
deste método exige a criação de um índice remissivo alfabético, onde os itens serão pesquisados 
(por isso é um método indireto!).
Este método é geralmente aplicado a arquivos especiais (discos, CDs, fotografias, etc.) e 
especializados (arquivos de medicina, economia, entre outros). 
Você se lembra das classificações de arquivos que já estudamos? Se não se lembra, volte 
lá para revisar. Esse é um assunto que você já deve dominar neste momento!
Vamos exemplificar para ficar mais fácil.
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA
SECRETARIA DA FAZENDA 1
REGINA AUGUSTO DA SILVA 2
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
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BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
Note que as correspondências têm suas pastas numeradas na ordem em que foram 
recebidas. A primeira correspondência a chegar tinha como remetente a Secretaria da Fazenda, 
depois veio mais uma, de Regina Augusto da Silva e assim por diante, até a última, do Estratégia 
Concursos. 
Para facilitar a localização das pastas, cria-se um índice alfabético, apontando a numeração 
de cada um dos remetentes e, nesse caso, aplica-se a ordenação alfabética e todas as suas 
regras. Veja abaixo:
CORRESPONDENTE NÚMERO DA PASTA
BANCO SANTANDER 5
ESTRATÉGIA CONCURSOS 6
SANTOS FUTEBOL CLUBE 3
SECRETARIA DA FAZENDA 1
SILVA, REGINA AUGUSTO DA 2
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE SÃO PAULO 4
Dessa forma, quem estiver procurando o documento, consulta o índice (não se esqueça 
que é um método indireto) e, em seguida, localiza a pasta que contém os documentos do 
remetente buscado, que está organizada por ordem numérica.
Por fim, vale destacar que correspondentes eventuais serão arquivados em pastas 
"Miscelânea", representadas por "M", evitando a abertura desenfreada de pastas, o que poluiria 
o arquivo.
Método Numérico Cronológico
Neste método, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. Desta 
feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. É um método muito utilizado no 
sistema público por meio do uso de seus sistemas de protocolo único (fichas ou registros 
eletrônicos), ou seja, uma numeração única e sequencial que é atribuída aos documentos 
produzidos e recebidos.
Assim como o numérico simples, o numérico cronológico também é um método indireto 
visto que também é necessária a consulta de um índice para a localização de um documento.
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Este método tem como vantagens um maior grau de sigilo (visto que se trabalha apenas 
com os números atribuídos ao documento) e menor possibilidade de erros pois considera-se mais 
fácil trabalhar com números do que com letras.
Método Numérico Dígito-Terminal
Este método surgiu com o objetivo de reduzir a ocorrência de erros no processo de 
arquivamento de grande volume de documentos que têm com elemento principal de 
identificação o número.
Consiste em decompor o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e 
lê-los da direita para a esquerda, formando pares. Isso mesmo! Da direita para a esquerda, ao 
contrário do que estamos acostumados.
Justamente por isso o método tem como maior desvantagem a dificuldade de uma ordem 
de leitura não convencional. Como vantagens apresenta a redução de erros de arquivamento e 
rapidez na localização.
Parece confuso, né? Vejamos:
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES NOVA ORDEM MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
672.789 97-26-89
972.689 67-27-89
Note que os números são ordenados de forma crescente (do menor para o maior), 
usando-se para isso o último grupo de dois dígitos, do lado direito: 03, 12, 12, 17, 89 e 89. 
Quando ocorre o empate (12 x 12 ou 89 x 89), analisa-se o dígito do meio (26 menor que 27) ou, 
persistindo o empate, o grupo da esquerda (05 menor que 08). Essa é a lógica.
Outro ponto importante e que você deve ter estranhado pois ainda não expliquei: quando 
o número é composto por menos de 5 dígitos, 0 (zeros) são acrescentados a sua esquerda, 
portanto, no exemplo acima, 56.212 tornou-se 05-62-12.
Importante saber também que cada dupla de dígitos tem um nome. E é importante 
lembrar que a contagem é feita da direita para esquerda. Sendo assim, veja o exemplo a seguir:
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21-87-03
03 - GRUPO PRIMÁRIO
87 - GRUPO SECUNDÁRIO
21 - GRUPO TERCIÁRIO
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
O método ideográfico é aquele no qual o principal elemento a ser considerado é o 
assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do usuário, além 
de tornar necessário o completo conhecimento das atividades da instituição. É recomendado 
para grandes massas documentais e grandes quantidades de assuntos.
Dessa forma, para que se tenha um critério objetivo e seja possível minimizar a 
subjetividade da classificação, cada instituição deverá gerar o seu plano de classificação. Nele, 
todos os assuntos relativos as atividades da organização devem estar registrados sob títulos 
principais e subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre do genérico para o 
específico. 
O conhecimento profundo das atividades da instituição é requerido pois a confecção do 
plano de classificação exigirá um mapeamento completo do funcionamento da organização, 
assim como um levantamento detalhadode toda a sua documentação.
O método ideográfico subdivide-se em alfabético e numérico, o primeiro um sistema 
direto e o segundo, indireto. Em seguida, novamente se subdivide, como vimos na introdução 
deste capítulo. Relembre abaixo:
Método Ideográfico ou por Assunto
● Alfabético (sistema DIRETO)
o Dicionário
o Enciclopédico
● Numérico (sistema INDIRETO)
o Duplex
o Decimal
o Unitermo ou Indexação Coordenada
Vamos entender cada uma dessas subdivisões.
O método ideográfico alfabético, em geral, deve ser utilizado quando o volume e a 
diversidade de assuntos da documentação alvo de arquivamento são pequenos.
Método Ideográfico Alfabético Dicionário
Assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à sequência de letras. 
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Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico
Assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. 
Este e outros exemplos desta aula foram inspirados ou extraídos de "Arquivo: Teoria e Prática" - Marilena Leite Paes 
Método Ideográfico Numérico Duplex
Quando se fala de métodos numéricos - mesmo que dentro da subclasse dos ideográficos 
- devemos lembrar sempre que, além do esquema ou plano de classificação, é necessário 
elaborar um índice alfabético remissivo, ou seja, estamos falando de métodos do sistema 
indireto.
Esse procedimento em geral facilita a localização. Por meio da aposição de um número ao 
documento torna-se fácil localizá-lo no momento da busca, bastando para isso efetuar a consulta 
ao índice acima citado.
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No método Duplex a documentação é dividida em classes, por assuntos, partindo-se do 
geral para o particular e não há limite para a criação de novas classes (ao contrário do método 
decimal que veremos na sequência), o que é uma grande vantagem quando os dois são 
comparados. 
Por outro lado, se as classes não forem bem definidas e forem criadas de forma 
desordenada, poderemos encontrar documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em 
mais de um lugar, o que acontece demais na prática!
Veja abaixo um exemplo e note a ordenação do geral para o particular e a independência 
da ordenação alfabética:
Método Ideográfico Numérico Decimal
O método ideográfico numérico decimal baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey e 
hoje é universalmente conhecido.
A divisão dos assuntos novamente parte do geral para o particular e cada classe é 
novamente dividida em subclasses. Note que é bastante semelhante ao método Duplex que 
acabamos de estudar.
A maior diferença é que no método decimal as classes podem ser no máximo 10 (9 
principais e uma reservada para demais assuntos) e isso exige um profundo conhecimento da 
atividade da organização para que todos os assuntos sejam esgotados nas 10 classes permitidas. 
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Esse procedimento acaba criando certa complexidade para o método, assim como a limitação 
imposta pelo limite das classes que podem ser utilizadas.
Por outro lado, uma vantagem é o fato de que todos os assuntos relacionados com 
determinado tópico ficam reunidos em grupos, assim como os números formam nomenclaturas 
fáceis de serem retidas na memória.
O número das classes é composto por três algarismos separados por um ponto. A parte 
inteira do número é composta por três algarismos, já a parte decimal pode ou não existir e pode 
ter um, dois, três ou mais algarismos. Veja a seguir:
Método Ideográfico Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada
Por fim temos o método ideográfico numérico unitermo, também chamado de indexação 
coordenada. Este método não tem sua aplicação recomendada a arquivos convencionais, mas 
vem sendo utilizado com grande êxito nos arquivos especiais e especializados.
Nesse método atribui-se a cada documento um número em ordem crescente, sempre de 
acordo com sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o documento no 
momento em que ele é procurado.
Após numerado, o documento é analisado e são identificadas as suas principais 
características e palavras-chave, que servirão para pesquisa posterior: nome, assunto, datas, 
acontecimentos, objetos, etc. Todos esses dados serão transferidos para uma ficha índice.
Essa ficha deverá ser arquivada respeitando a ordem alfabética e deverá ser consultada 
para que se possa descobrir quais os números dos arquivos que tratam daquele assunto.
Métodos Padronizados
Nos métodos padronizados (lembre-se sempre que são duas classes de métodos: básicos, 
que acabamos de estudar, e padronizados, ok?), foram empregadas também as cores, como 
recurso para a organização dos arquivos, ao lado dos números e letras, como já estudado.
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Os métodos padronizados mais conhecidos são o variadex, o automático, o soundex, o 
rôneo e mnemônico. Vamos a cada um deles:
MÉTODO VARIADEX
Desenvolvido por Remington Rand, o método Variadex introduz as cores como elementos 
auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos 
documentos.
O funcionamento do método se baseia em dividir os arquivos em seções menores, 
diminuindo o campo de pesquisa.
Neste método trabalha-se com 5 cores, conforme abaixo:
Veja um exemplo e preste atenção: como é impossível determinar uma cor para cada uma 
das letras do alfabeto, as cores devem ser atribuídas em função da segunda letra do nome de 
entrada e não da inicial, ok? Dessa forma, para cada grupo de letras do alfabeto teremos uma cor 
correspondente.
NOMES ENTRADA CORES
C. FORD, S.A. C. (ABREVIAÇÃO) OURO
DEROSO, MARIO ROBERTO DEROSO ROSA
FINAMORE, ROBSON FINAMORE VERDE
FLORENCIO, AUGUSTO JOSÉ FLORENCIO VERDE
POMERODE, ANTONIO POMERODE AZUL
TREMURA, LUIS TREMURA PALHA
A grande vantagem do variadex é que ele reduz o universo de procura sempre em 80%, 
visto que reduz as buscas a apenas 1/5 do universo, ou seja, uma entre as 5 cores disponíveis.
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MÉTODO AUTOMÁTICO
No método automático os documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam 
as divisões das letras do alfabeto.
É um método que não encontra aplicações práticas no país e praticamente não é cobrado 
em concursos. Não vale a pena investir muito tempo por aqui.
MÉTODO SOUNDEX
Já no método soundex as unidades de arquivamento são ordenadas por código, 
independentemente da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das consoantes 
dos nomes, ou seja, pela fonética e pela pronúncia dos nomes.
É mais um método que não tem aplicação prática no Brasil.
MÉTODO RÔNEO E MNEMÔNICO
Os métodos rôneo e mnemônico são considerados obsoletos.
Enquanto no rôneo combinam-se letras, números e cores, no mnemônico, criam-se 
mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
Método Alfanumérico
Por fim temos o método alfanumérico, que é uma combinação de letras e números.
Ele é analisado a parte pois não é incluído nem entre os métodos básicos e nem entre os 
padronizados. Além disso é considerado um método de sistema semi-indireto, ou seja, nem 
direto e nem indireto.
O método alfanumérico trabalha com uma tabela que abrange divisões do alfabeto, 
previamente planejadas pelo profissional responsável por sua elaboração. Todas são numeradas 
em ordem crescente. Abaixo temos um exemplo para que possamos materializar o que estamos 
discutindo:
DIVISÕES DO ALFABETO NÚMERO DA PASTA
AA-AF 1
AG-AL 2
AM-AS 3
AT-AZ 4
BA-BL 5BM-BZ 6
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CA-CH 7
... 8 A 88
YA-YZ 89
ZA-ZZ 90
Desta forma o arquivamento dos nomes deveria acontecer conforme abaixo:
NOME PASTA
ALVELADE, JOÃO ROBERTO 2
CAMPANATTI, RENATO 7
BOZELLI, JUAN 6
ZANOTTA, EDUARDO 90
O método alfanumérico tem como desvantagem a prévia determinação das divisões 
alfabéticas, devendo-se ter o cuidado de definir as quebras (Aa-Af, Ag-Al, etc.) de modo que 
contenham número similar de registros em seu conteúdo.
Bem, após conhecermos e estudarmos todos os métodos de arquivamento, vale 
novamente salientar que só há um jeito de apontar qual o método ideal para cada tipo de 
arquivo: conhecendo a documentação a ser tratada e as características e funções da organização 
para a qual o arquivo presta os seus serviços.
Já vimos que é praticamente impossível apenas um método endereçar todas as demandas 
arquivísticas de uma organização.
 Cabe, portanto, ao arquivista responsável, levando em conta os tipos (natureza dos 
documentos) e a demanda institucional (estrutura da entidade), escolher o melhor mix de 
métodos que dê à atividade arquivística a maior eficiência possível para a guarda, localização e 
preservação de documentos.
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QUESTÕES COMENTADAS
1. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
No caso de um arquivo corrente em que o sistema de organização é numérico, a busca dos 
documentos será feita de forma: 
(A) direta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca; 
(B) direta, com busca nos documentos sem mediação; 
(C) direta, por meio de uma tabela de equivalência; 
(D) indireta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca; 
(E) indireta, com busca nos documentos sem mediação.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. O enunciado se refere ao método numérico, classificado como do 
sistema indireto e não direto.
A alternativa B está incorreta. O enunciado se refere ao método numérico, classificado como do 
sistema indireto e não direto.
A alternativa C está incorreta. O enunciado se refere ao método numérico, classificado como do 
sistema indireto e não direto.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é tipicamente um 
sistema de busca indireta, justamente porque é necessário consultar um índice ou código antes 
de se buscar um documento, ao contrário dos métodos de sistema direta como o alfabético, o 
geográfico ou as variações alfabéticas do método ideográfico.
A alternativa E está incorreta. O enunciado se refere ao método numérico, classificado como do 
sistema indireto e que exigem mediação na busca do documento através do uso de índices 
alfabéticos ou códigos.
 
2. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
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Com o objetivo de tornar perceptível a hierarquia entre as classes e suas divisões em um plano 
de classificação, alguns métodos podem ser utilizados como recurso.
 
São exemplos desses métodos: 
(A) duplex e decimal; 
(B) numérico simples e decimal; 
(C) geográfico e numérico simples; 
(D) dicionário e numérico cronológico; 
(E) dígito terminal e dicionário.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Os métodos duplex e decimal são 
justamente as variações numéricas do método ideográfico que permitem tornar perceptível a 
hierarquia entre as classes e suas divisões em um plano de classificação. No decimal limitam-se 
ao uso de 10 classes iniciais (que depois podem ser divididas em subclasses) enquanto no duplex 
não há limite inicial no número de classes.
A alternativa B está incorreta. O enunciado descreve os métodos duplex e decimal e não o 
numérico simples (que não torna perceptível a hierarquia entre as classes e suas divisões) e o 
decimal.
A alternativa C está incorreta. O enunciado descreve os métodos duplex e decimal e não o 
geográfico e o numérico simples (que não tornam perceptível a hierarquia entre as classes e suas 
divisões).
A alternativa D está incorreta. O enunciado descreve os métodos duplex e decimal e não o 
dicionário (ideográfico alfabético) e o numérico cronológico (baseado em datas)
A alternativa E está incorreta. O enunciado descreve os métodos duplex e decimal e não o dígito 
terminal (numérico) e o dicionário (ideográfico alfabético).
 
3. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Se uma determinada empresa reúne correspondências com clientes e fornecedores de todo o 
país e tem interesse em realizar projetos regionais, a classificação e ordenação desse conjunto 
documental deve se dar utilizando: 
(A) o mesmo critério de ordenação em diferentes níveis; 
(B) o mesmo critério de ordenação em todos os níveis; 
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(C) mais de um critério de ordenação em diferentes níveis; 
(D) mais de um critério de ordenação em cada nível; 
(E) mais de um critério de ordenação em todos os níveis.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. A classificação e ordenação desse conjunto documental deve se 
dar utilizando mais de um critério de ordenação (e não o mesmo) em diferentes níveis. Veja mais 
comentários na alternativa gabarito da questão.
A alternativa B está incorreta. A classificação e ordenação desse conjunto documental deve se 
dar utilizando mais de um critério de ordenação (e não o mesmo) em diferentes níveis. Veja mais 
comentários na alternativa gabarito da questão.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Como estamos falando de uma empresa 
que reúne correspondências de destinatários e remetentes de todo o país, a classificação e 
ordenação desse conjunto documental deve se dar utilizando mais de um critério de ordenação 
em diferentes níveis (e não em um só). É bom lembrar que é dever do arquivista definir (mesmo 
que dentro de uma única instituição) quais os métodos (isso mesmo, não precisa ser 1 só!) mais 
indicados para a organização, levando em conta os tipos de documentos, os objetivos e 
restrições da instituição, os custos atrelados aos métodos, etc.
A alternativa D está incorreta. A classificação e ordenação desse conjunto documental deve se 
dar utilizando mais de um critério de ordenação em diferentes níveis (não necessariamente em 
cada um). Veja mais comentários na alternativa gabarito da questão.
A alternativa E está incorreta. A classificação e ordenação desse conjunto documental deve se 
dar utilizando mais de um critério de ordenação em diferentes níveis (mas não necessariamente 
em todos, dependendo do caso. Veja mais comentários na alternativa gabarito da questão.
4. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Para um projeto de organização de massa documental acumulada, é importante a quantificação 
da documentação. Se os documentos estão predominantemente em estantes, essa quantificação 
é feita em: 
(A) unidades; 
(B) dossiês; 
(C) metros lineares; 
(D) metros quadrados; 
(E) metros cúbicos.
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Comentário: 
A alternativa A está incorreta. A quantificação nesse caso (documentos guardados em caixas e 
estantes) é feita por metros lineares e não por unidades (usadas para outros formatos como 
DVDs, discos, fitas cassetes, etc).
A alternativa B está incorreta. A quantificação nesse caso (documentos guardados em caixas e 
estantes) é feita por metros lineares e não em dossiês.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Documentos custodiados em caixas e 
armazenados em estantes devem sempre ser quantificados em metros lineares e não por 
unidades.
A alternativaD está incorreta. A quantificação nesse caso (documentos guardados em caixas e 
estantes) é feita por metros lineares e não em metros quadrados.
A alternativa E está incorreta. A quantificação nesse caso (documentos guardados em caixas e 
estantes) é feita por metros lineares e não em metros cúbicos.
 
5. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Se o acervo é formado por discos e fitas cassetes, a quantificação deve ser feita em: 
(A) unidades; 
(B) dossiês; 
(C) metros lineares; 
(D) metros quadrados; 
(E) metros cúbicos.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Documentos com os formatos de discos e 
fitas cassetes devem sempre ser quantificados em unidades.
A alternativa B está incorreta. Documentos com os formatos de discos e fitas cassetes devem 
sempre ser quantificados em unidades e não em dossiês.
A alternativa C está incorreta. Documentos com os formatos de discos e fitas cassetes devem 
sempre ser quantificados em unidades e não em metros lineares, medida usada para documentos 
guardados em caixas e prateleiras.
A alternativa D está incorreta. Documentos com os formatos de discos e fitas cassetes devem 
sempre ser quantificados em unidades e não em metros quadrados.
A alternativa E está incorreta. Documentos com os formatos de discos e fitas cassetes devem 
sempre ser quantificados em unidades e não em metros cúbicos.
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6. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Um setor recebe um conjunto de documentos originais do gênero cartográfico de grandes 
dimensões.
 
Para melhor atender às orientações da preservação, eles devem ser mantidos: 
(A) abertos, em mapotecas; 
(B) enrolados, em canudos; 
(C) enrolados, em mapotecas; 
(D) dobrados, em caixas; 
(E) dobrados, em pastas suspensas.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Documentos de grande tamanho 
(geralmente os documentos cartográficos) devem ser preservados abertos (nunca dobrados) em 
mapotecas, ou seja, de acordo com o arquivamento do tipo horizontal (uns sobre os outros).
A alternativa B está incorreta. Documentos cartográficos devem preferencialmente ser arquivados 
abertos e na horizontal, em arquivos com grandes gavetas, e não enrolados.
A alternativa C está incorreta. Documentos cartográficos devem preferencialmente ser arquivados 
abertos e na horizontal, nas chamadas mapotecas, que não guardam documentos em canudos.
A alternativa D está incorreta. Documentos cartográficos ser arquivados abertos e nunca 
dobrados.
A alternativa E está incorreta. Documentos cartográficos ser arquivados abertos e nunca 
dobrados ou mesmo em pastas suspensas na vertical, mas sim na horizontal.
7. (Câmara de Rondonópolis/Agente Administrativo/Selecon /2024) 
De acordo com as regras de alfabetação, um documento recebido da organização empresarial 
“Fabiana Menezes & Filhos” deverá ser arquivado da seguinte maneira:
A) Fabiana Menezes & Filhos
B) Menezes & Filhos, Fabiana
C) Filhos, Fabiana Menezes &
D) Menezes, Fabiana & Filhos
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Comentários:
Usando as regras de alfabetação, vamos determinar como o documento deverá ser arquivado:
Fabiana Menezes & Filhos -> como se trata de um nome de pessoa jurídica, a alfabetação não 
deve sofrer qualquer alteração, portanto o documento deve ser armazenado da forma como está, 
ou seja, “Fabiana Menezes & Filhos”.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
8. (FIOCRUZ/TE13-Arquivologia-Rio de Janeiro/FioCruz/2024)
O método numérico em que a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, 
partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia, e que a relação entre as partes é 
indicada por um traço de união é o: 
(A) dígito-terminal. 
(B) enciclopédico. 
(C) duplex. 
(D) alfabético. 
(E) índice alfabético.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. O examinador descreve o método ideográfico numérico Duplex e 
não o dígito terminal.
A alternativa B está incorreta. O examinador descreve o método ideográfico numérico Duplex e 
não o enciclopédico.
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Definição literal do método Duplex. Note 
os "traços" que realmente são usados para indicar a relação entre as partes no método Duplex!
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A alternativa D está incorreta. O examinador descreve o método ideográfico numérico Duplex e 
não o alfabético.
A alternativa E está incorreta. O examinador descreve o método ideográfico numérico Duplex e 
não o "índice alfabético", que sequer existe.
9. (CEBRASPE/PC-PE/2024)
É apresentado a seguir o extrato de um plano de classificação de documentos de arquivos das 
atividades meio de determinada empresa. 
100. Administração Geral 
110. Gestão de pessoas 
120. Orçamento e finanças 
130. Documentação e informação 
131. Avaliação e destinação 
132. Classificação e organização 
140.Patrimônio 
141. Aquisição de produtos e serviços 
142. Descarte de produtos e serviços
Com base na classificação precedente, assinale a opção correta.
A) O edital de alienação de bens móveis considerados inservíveis deve ser classificado no código 
141. 
B) O edital de eliminação de documentos de arquivo deve ser classificado no código 131. 
C) As atas de registro de preços devem ser classificadas no código 140. 
D) As guias de recolhimentos devem ser classificadas no código 132. 
E) O formulário de frequência de servidor requisitado deve ser classificado no código 120.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. O edital de alienação de bens móveis considerados inservíveis 
deve ser classificado no código 142 e não 141.
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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O código 131 recepciona os documentos 
relativos a atividades de avaliação e destinação de documentos, o que é exatamente o caso do 
edital de eliminação de documentos de arquivo
A alternativa C está incorreta. As atas de registro de preços devem ser classificadas no código 
120 e não no 140.
A alternativa D está incorreta. As guias de recolhimentos devem ser classificadas no código 131 
se estivermos falando de recolhimento para guarda permanente e não no código 132.
A alternativa E está incorreta. O formulário de frequência de servidor requisitado deve ser 
classificado no código 110 e não no 120.
10. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.
a)  O método numérico é indireto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice 
ou arquivo de fichas para se encontrar o número atribuído ao assunto em questão.
b)  O método alfabético procura combinar as letras do alfabeto, de forma a auxiliar a memória na 
busca da informação no material de arquivo.
c)  No método numérico enciclopédico, prevalece a classificação pelos assuntos básicos ou temas 
que admitem diversas decomposições.
d)  No método alfanumérico, deve-se observar, além da ordem numérica, a data de produção do 
documento.
e)  O método genérico consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação do 
material de arquivo.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é mesmo o maior 
representante dos sistemas indiretos de arquivamento, exigindo a consulta prévia a código ou 
índice para a localização do documento.
A alternativa B está incorreta. Aquia banca se refere ao método mnemônico (combinação das 
letras) e não ao alfabético.
A alternativa C está incorreta. No método ideográfico enciclopédico (e não numérico 
enciclopédico, que nem existe...), prevalece a classificação pelos assuntos básicos ou temas que 
admitem diversas decomposições.
A alternativa D está incorreta. No método numérico cronológico (e não no alfanumérico), deve-se 
observar, além da ordem numérica, a data de produção do documento.
A alternativa E está incorreta. O método variadex (e não genérico) consiste em dar cores a um 
grupo de letras para buscar a informação do material de arquivo.
 
11. (QUADRIX - Arq (CRM MG)/CRM MG/2023)
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Assinale a alternativa que apresenta os métodos básicos de arquivamento.
a)  alfanumérico, alfabético, geográfico, numéricos, cronológicos, dígito-terminal e por assunto
b)  alfabético, alfanumérico, variadex, duplex e semiduplex
c)  alfabético, alfanumérico, variadex, duplex, semiduplex e monocromático
d)  alfanumérico, alfabético, geográfico, numéricos, variadex, decimal, índice alfabético, 
tetranumérico, suplex e monoplex
e)  alfabético, alfanumérico, por assunto e sudex
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O método alfanumérico não é 
tradicionalmente considerado um método básico porém, nesta questão, considerando que ele 
está presente em todas as alternativas, aqui temos a melhor escolha visto que todos os demais 
métodos de fato são métodos básicos: alfabético, geográfico, numéricos, cronológicos, 
dígito-terminal (variação do numérico) e por assunto.
A alternativa B está incorreta. O método Variadex é um método padronizado de arquivamento e 
não básico.
A alternativa C está incorreta. O método Variadex é um método padronizado de arquivamento e 
não básico, assim como os métodos semiduplex e monocromático não existem.
A alternativa D está incorreta. O método Variadex é um método padronizado de arquivamento e 
não básico, assim como os métodos tetranumérico, suplex e monoplex.
A alternativa E está incorreta. O método sudex não é um método de arquivamento.
12. (QUADRIX - AADC (PROCON DF)/PROCON DF/Arquivologia/2023)
 
Com base nos princípios e nos conceitos arquivísticos, julgue o item.
 
Na adoção do método numérico cronológico, devem ser observadas a ordem numérica e a data. 
Ressalta-se que a numeração deve constar na pasta, e não no documento.
Certo
Errado
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
O método numérico cronológico numera o próprio documento e não a pasta. O método que 
numera as pastas é o numérico simples. Cuidado para não confundir!
13. (QUADRIX - AADC (PROCON DF)/PROCON DF/Arquivologia/2023)
 
Com base nos princípios e nos conceitos arquivísticos, julgue o item.
 
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No processo de classificação, a codificação é o registro, nos documentos, de símbolos 
correspondentes ao método de arquivamento adotado, o qual pode ser numérico, alfanumérico 
e variadex.
Certo
Errado
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
Eu não gosto muito dessa questão pois considero, no mínimo, incompleta. De fato os métodos 
listados (variadex, numérico e alfanumérico) registram símbolos nos documentos como as cores e 
números correspondentes mas a princípio há outros métodos (como o mnemônico) que também 
registram códigos nos documentos e não foram citados na afirmativa. Além disso, classicamente 
a codificação é a etapa da classificação que registra o código documental de acordo com a 
tabela de temporalidade, ação diferente do registro de símbolos de acordo com o método de 
arquivamento. Mas, mesmo nesse cenário, a banca considerou a alternativa correta.
14. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
No que se refere à gestão de documentos, assinale a alternativa correta.
a)  O método alfabético pode ser subdivido em específico, geográfico, mnemônico e variadex.
b)  O método genérico, pertencente ao método alfabético, possui maior dificuldade de 
classificação, pela demanda da definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser 
arquivado.
c)  O método numérico genérico é direto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um 
índice ou a um arquivo de fichas relativo ao assunto em questão.
d)  O método semialfabético baseia-se na classificação e na ordem alfabética rigorosas.
e)  O método terminológico consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um 
número em ordem crescente, de acordo com sua entrada.
 
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Todos esses métodos de fato se utilizam 
da ordenação alfabética para realizar a organização dos documentos.
A alternativa B está incorreta. Tecnicamente não existe um método "genérico".
A alternativa C está incorreta. Os métodos numéricos são tipicamente indiretos, justamente 
porque exigem a preparação e a consulta anterior a um índice ou a um arquivo de fichas relativo 
ao assunto em questão
A alternativa D está incorreta. Tecnicamente não existe um método "semialfabético".
A alternativa E está incorreta. Tecnicamente não existe um método "terminológico". Aqui o 
examinador se refere ao método numérico simples.
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15. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.
a)  Não é recomendável que a fase de implementação seja precedida de uma campanha de 
sensibilização que atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos, para neutralizar possíveis 
resistências às mudanças que se pretenda implementar, quando da organização do arquivo.
b)  O método alfanumérico não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é 
considerado um sistema direto.
c)  No método numérico simples, os documentos são organizados tomando-se por base uma 
data que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere.
d)  O método de arquivamento por assunto é de fácil aplicação e depende da interpretação dos 
documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.
e)  O método geográfico é direto e possui o local ou a procedência do documento como 
elemento principal a ser considerado.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. Ao contrário, de modo gral mudanças devem ser precedidas por 
uma fase de sensibilização para minimizar as resistências em relação as mudanças.
A alternativa B está incorreta. O método alfanumérico de fato não se inclui nas classes de 
métodos básicos e padronizados, porém, é considerado um método semi indireto e não direto.
A alternativa C está incorreta. No método numérico cronológico (e não no numérico simples), os 
documentos são organizados tomando-se por base uma data que, em geral, é a data de 
produção do documento ou o período a que este se refere.
A alternativa D está incorreta. O método de arquivamento por assunto é de difícil (e não fácil) 
aplicação, justamente porque depende da interpretação dos documentos sob análise, além de 
amplo conhecimento das atividades institucionais.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Essas são mesmo as principais 
características do método geográfico.
16. (QUADRIX - Arq (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
O sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é um sistema
a)  organizado para cumprir com as funções específicas de criar, armazenar e acessar documentos 
para fins de provas.
b)  organizado para criar e desenvolver mecanismos de digitalização, com vistas à eliminação 
após a digitalização dos documentos originais.
c)  informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, independentemente 
do suporte, visando acabar com os documentos de papele eliminar os documentos originais.
d)  informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, sem se preocupar 
com a gestão documental.
e)  de negócios, organizado para cumprir com as funções específicas de criar e difundir as 
informações de processos de trabalho.
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Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Essas são, de fato, várias atividades 
esperadas de um sistema de gerenciamento arquivístico, ou seja, criar os documentos, 
armazená-los da forma correta e disponibilizá-los para consulta e acesso sempre que a 
informação for buscada.
A alternativa B está incorreta. Um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos não é 
um sistema voltado para a eliminação de documentos, mas sim para a sua gestão (produção, 
tramitação, arquivamento e acesso).
A alternativa C está incorreta. Um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos não é 
um sistema necessariamente informatizado.
A alternativa D está incorreta. Um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos não é 
um sistema necessariamente informatizado.
A alternativa E está incorreta. Um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos não é 
um sistema de negócios (?).
17. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
 
O método de arquivamento indireto, pressupõe que seja realizada uma consulta anterior a um 
índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão. É mais 
demorado, porém, mais sigiloso. Divide-se em simples e duplex. Assinale a alternativa que 
descreve este método de arquivamento.
a)  Método numérico
b)  Método alfabético
c)  Método secreto
d)  Método protegido
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Os métodos de arquivamento do sistema 
indireto têm como maior representante os métodos numéricos de arquivamento, que 
necessitam de uma consulta prévia aos códigos ou índices alfabéticos para que os documentos, 
numerados, possam ser encontrados.
A alternativa B está incorreta. O método alfabético é do sistema direto e não do indireto.
A alternativa C está incorreta. O método "secreto" não é um método de arquivamento 
tecnicamente reconhecido.
A alternativa D está incorreta. O método "protegido" não é um método de arquivamento 
tecnicamente reconhecido.
 
18. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
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Assinale a alternativa correta sobre qual o nome do método de arquivamento que é 
representado por palavras dispostas alfabeticamente.
a)  Específico
b)  Geográfico
c)  Mnemônico
d)  Variadex
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. O método específico (ou ideográfico ou 
mesmo "por assunto"), lista os assuntos de acordo com as letras/palavras, usando a ordenação 
alfabética.
A alternativa B está incorreta. O método geográfico se baseia na localização de seus itens, 
embora também utilize a ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. O método mnemônico é considerado obsoleto. Mistura letras 
para a formação de referências e expressões capazes de ajudar na memorização de assuntos. 
A alternativa D está incorreta. O método variadex usa cores na ordenação dos itens, embora 
também utilize a ordenação alfabética.
 
19. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992), 
Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a disposição dos 
documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada 
unidade. Assinale a alternativa que descreva o método de arquivamento Mnemônico.
a)  Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. Esse método é muito 
aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, 
que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local específico
b)  Busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da informação 
no material de arquivo
c)  Tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em 
dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de país para 
país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes
d)  Representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de 
arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se 
escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser arquivado
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. Esse é o método geográfico e não o mnemônico.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa é exatamente a definição do 
método mnemônico. É um método considerado obsoleto, mas tem mesmo como característica 
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a mistura de letras para a formação de referências e expressões capazes de ajudar na 
memorização de assuntos.
A alternativa C está incorreta. Esse é o método variadex e não o mnemônico.
A alternativa D está incorreta. Esse é o método ideográfico (ou específico, o IBFC gosta desse 
termo) e não o mnemônico.
20. (FUNDATEC - Ass Adm (CIGA SC)/CIGA SC/2023)
Arquivamento é o conjunto de operações técnicas destinadas ao acondicionamento e 
armazenamento de documentos. O método de arquivamento deve ser determinado pela 
natureza dos documentos e pela estrutura da instituição. Sobre métodos de arquivamento, 
analise as assertivas abaixo:
 
I. No método alfabético, em se tratando de nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome.
 
II. No método alfabético, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética 
do prenome.
 
III. No método numérico dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente 
e os números são dispostos em grupos de dois dígitos cada um, sendo lidos da direita para 
a esquerda, formando pares.
 
IV. O método ideográfico numérico decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey. Os documentos são classificados em 20 (vinte) classes principais e essas se 
dividem novamente em 20 (vinte) subclasses e assim sucessivamente.
 
Quais estão corretas?
a)  Apenas I e IV.
b)  Apenas I, II e III.
c)  Apenas I, II e IV.
d)  Apenas II, III e IV.
e)  I, II, III e IV.
Comentário: 
Vamos avaliar as afirmativas antes de buscar a alternativa correta.
I. No método alfabético, em se tratando de nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. CORRETA. Esta é uma das regras básicas de ordenação.
II. No método alfabético, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética 
do prenome. CORRETA. É a forma correta de “desempatar” quando há a coincidência de 
sobrenomes.
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III. No método numérico dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente e 
os números são dispostos em grupos de dois dígitos cada um, sendo lidos da direita para a 
esquerda, formando pares. CORRETA. É mesmo a forma que se usa para “ler” e organizar 
os documentos pelo método dígito terminal.
 
IV. O método ideográfico numérico decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey. Os documentos são classificados em 20 (vinte) classes principais e essas se 
dividem novamente em 20 (vinte) subclasses e assim sucessivamente. ERRADA. Sempre em 
10 (e não 20) classes.
Assim temos V-V-V-F.
A alternativa B está correta e é o gabaritoda questão. 
 
21. (FUNDATEC - AAd (Pref Sta Rosa)/Pref Santa Rosa/2023)
Segundo Paes (2012), de acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente 
procurado, em cada caso, pode-se organizar fichários ou arquivos em ordem:
 
I. Alfabética.
 
II. Geográfica.
 
III. Numérica.
 
IV. De tamanho.
 
Quais estão corretas?
a)  Apenas I e IV.
b)  Apenas II e III.
c)  Apenas I, II e III.
d)  Apenas II, III e IV.
e)  I, II, III e IV.
Comentário: 
Vamos avaliar as afirmativas antes de buscar a alternativa correta.
I. Alfabética. – método que usa letras/nomes para a ordenação.
 
II. Geográfica. – método que usa o local de procedência para a ordenação.
 
III. Numérica. – método que usa a ordem de entrada (ou números) para a ordenação.
IV. De tamanho. – não é um método de ordenação.
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Assim temos V-V-V-F.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão.
22. (FUNDATEC - Of Adm (ELETROCAR)/ELETROCAR/2023)
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a embalagem ou guarda de 
documentos visando a sua preservação e acesso denomina-se:
a)  Arranjo.
b)  Eliminação.
c)  Acondicionamento.
d)  Acumulação.
e)  Recolhimento.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. O examinador nesta questão se refere literalmente a definição de 
acondicionamento do DBTA e não de arranjo.
A alternativa B está incorreta. O examinador nesta questão se refere literalmente a definição de 
acondicionamento do DBTA e não de eliminação.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Aqui a banca se refere ao 
acondicionamento dos documentos. Vejamos a definição do DBTA: " Embalagem ou guarda de 
documentos visando à sua preservação e acesso”.
A alternativa D está incorreta. O examinador nesta questão se refere literalmente a definição de 
acondicionamento do DBTA e não de acumulação.
A alternativa E está incorreta. O examinador nesta questão se refere literalmente a definição de 
acondicionamento do DBTA e não de recolhimento.
23. (FGV - Tec (BBTS)/BBTS/Perfil Interno/2023)
 
Assinale a opção que apresenta exemplos dos métodos de arquivamento que utilizam, como 
meio de busca, o sistema direto.
a)  Geográfico e dicionário.
b)  Numérico cronológico e duplex.
c)  Unitermo e decimal.
d)  Enciclopédico e numérico simples.
e)  Alfabético e duplex.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Tanto o método Geográfico (utiliza a 
ordenação alfabética) como o método Ideográfico Dicionário (variação alfabética do Método 
Ideográfico) são métodos do sistema direto de busca.
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A alternativa B está incorreta. Os métodos numéricos são típicos representantes do sistema 
indireto de busca, por dependerem de consultas prévias a códigos ou índices para a localização 
dos documentos.
A alternativa C está incorreta. Os métodos Unitermo e Decimal são representantes do sistema 
indireto de busca, pois são variações numéricas do Método Ideográfico.
A alternativa D está incorreta. Os métodos numéricos são típicos representantes do sistema 
indireto de busca, por dependerem de consultas prévias a códigos ou índices para a localização 
dos documentos.
A alternativa E está incorreta. O método Duplex é representante do sistema indireto de busca, 
pois é uma variação numérica do Método Ideográfico.
 
24. (FGV - Ass Leg Adm (ALEMA)/ALEMA/Agente Legislativo/2023)
 
São exemplos de métodos de arquivamento por assunto:
a)  duplex, decimal e enciclopédico.
b)  alfabético, geográfico e numérico simples.
c)  numérico cronológico, decimal e unitermo.
d)  dígito-terminal, duplex e unitermo.
e)  geográfico, dicionário e decimal.
Comentário: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Os métodos duplex, decimal e 
enciclopédico são variações do Método Ideográfico (ou “por assunto”) de Arquivamento.
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A alternativa B está incorreta. Os métodos alfabético, geográfico e numérico simples não são 
representantes do Método Ideográfico, que se divide em Alfabéticos (Enciclopédico e Dicionário) 
e Numéricos (Duplex, Decimal e Unitermo).
A alternativa C está incorreta. O método numérico cronológico não é representante do Método 
Ideográfico, que se divide em Alfabéticos (Enciclopédico e Dicionário) e Numéricos (Duplex, 
Decimal e Unitermo).
A alternativa D está incorreta. O método dígito terminal não é representante do Método 
Ideográfico, que se divide em Alfabéticos (Enciclopédico e Dicionário) e Numéricos (Duplex, 
Decimal e Unitermo).
A alternativa E está incorreta. O método geográfico não é representante do Método Ideográfico, 
que se divide em Alfabéticos (Enciclopédico e Dicionário) e Numéricos (Duplex, Decimal e 
Unitermo).
 
25. (FGV - AJ (TJ RN)/TJ RN/Apoio Especializado/Arquivologia/2023)
 
Entre os métodos de arquivamento de documentos, são exemplos de métodos com sistema de 
busca indireto:
a)  unitermo e alfabético;
b)  numérico cronológico e dicionário;
c)  geográfico e enciclopédico;
d)  numérico simples e duplex;
e)  decimal e geográfico.
Comentário: 
A alternativa A está incorreta. O método alfabético é do sistema direto de busca.
A alternativa B está incorreta. O método dicionário é do sistema direto de busca.
A alternativa C está incorreta. Tanto o método geográfico como o enciclopédico são do sistema 
direto de busca.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Os métodos numéricos (entre eles o 
numérico simples e o duplex, que é uma variação numérica do Método Ideográfico) são típicos 
representantes do sistema indireto de busca, por dependerem de consultas prévias a códigos ou 
índices para a localização dos documentos.
A alternativa E está incorreta. O método geográfico é do sistema direto de busca.
26.CEBRASPE (CESPE) - Tec (CNMP)/CNMP/Apoio Técnico 
Administrativo/Administração/2023
A respeito da gestão de documentos, julgue o item subsequente.
 
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A ordenação de documentos estabelece o lugar que o documento ocupará dentro do 
agrupamento definido na atividade de classificação
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
A ordenação é uma das 6 etapas do processo de guarda, as chamadas Operações de 
Arquivamento. São elas (e acontecem nessa ordem): Inspeção, Análise/Estudo, Classificação, 
Codificação, Ordenação e Guarda (arquivamento). Na ordenação são estabelecidos os locais que 
os documentos ocuparão de acordo com sua classificação (geralmente próximos dos documentos 
que recebem a mesma codificação desde que pertença, ao mesmo fundo arquivístico de acordo 
com sua proveniência).
27. (CEBRASPE (CESPE) - Aux Per (POLC AL)/POLC AL/2023) Acerca da gestão da 
informação e de documentos, julgue o item subsecutivo.
 A ordenação e o arquivamento são feitos após a classificação dos documentos de arquivo.
Comentário: 
A afirmativa está CORRETA. 
O processo de arquivamento é composto por 6 grandes etapas, as chamadas Operações de 
Arquivamento, nessa ordem: inspeção, análise (ou estudo), classificação, codificação, ordenação 
e, finalmente, a guarda (o arquivamento propriamente dito do documento.
 
28. (CEBRASPE (CESPE) - Aux Per (POLC AL)/POLC AL/2023) A respeito de 
armazenamento, acondicionamento, preservação, conservação e tipologias 
documentais, julgue o item que se segue.
A caixa-arquivo de papelão é indicada para o acondicionamento adequado de documentos no 
arquivo corrente.
Comentário: 
A afirmativa está ERRADA. 
A caixa-arquivo de papelão é indicada para a guarda de documentos de caráter permanente em 
arquivos gerais (e nãodocumentos de uso corrente). Mesmo assim, deve ser confeccionada em 
cartão alcalino ou, quando impossível, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel 
alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
29. (FCM-CEFETMINAS/Pref. Guarani-MG/Técnico Administrativo/2019) Nas rotinas de 
arquivamento, o técnico administrativo deve observar as regras de classificação, de acordo 
com o grupo de operações integrado por:
a) envio / localização.
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b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
d) preenchimento / assinatura.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Na rotina de arquivamento não há atividades de envio ou de 
localização dos documentos.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. 
A atividade de classificação é uma das operações prévias de arquivamento que deve ser realizada 
pelo arquivista. Nela o arquivista deve, após efetuar o estudo do documento, identificar os 
assuntos principal e secundário do documento, assim como registrar as suas referências cruzadas. 
Dessa forma, após o estudo e a identificação do documento o profissional deve codificá-lo, antes 
de seguir para o arquivamento final. São todas atividades encadeadas e subsequentes, 
imprescindíveis para o correto arquivamento do documento.
A alternativa C está incorreta. Nas atividades prévias ao arquivamento, também não há atividades 
relacionadas ao recebimento.
A alternativa D está incorreta. Preenchimento e assinatura também não são atividades 
relacionadas a rotina de arquivamento de documentos.
30. (COSEAC/UFF-RJ/Técnico de Arquivo/2017) A tecnologia provocou uma explosão 
burocrática, que gera enormes quantidades de documentos, grande parte deles 
dependentes de arquivamento. Esta realidade se contrapõe aos espaços livres disponíveis, 
o que acarreta elevação de custos, mas também valorização das operações de 
arquivamento. Destas operações, fazem parte a inspeção, a classificação, além do(a):
a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
e) equilíbrio.
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
As atividades que fazem parte da rotina de operações do arquivamento são: inspeção, estudo, 
classificação, codificação, ordenação e a efetiva guarda do documento.
A alternativa B está incorreta. A seleção não faz parte da rotina de arquivamento. É considerada 
pelo DBTA como a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de 
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eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de 
temporalidade”.
A alternativa C está incorreta. O julgamento também não é uma atividade que faça parte das 
operações (rotina) de arquivamento.
A alternativa D está incorreta. A encomenda também não é uma atividade que faça parte das 
operações (rotina) de arquivamento e sequer se relaciona com o tema.
A alternativa E está incorreta. Por fim, o equilíbrio também não tem qualquer relação com o 
tema.
31. (COVEST-COPSET/UFPE/Arquivista/2017) Para que o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo possa ser aplicado eficientemente, as operações e rotinas para 
classificação e arquivamento de documentos devem ser observados.
1) Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de 
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe 
correspondem.
2) A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código 
correspondente ao assunto de que trata o documento.
3) No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) 
se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada.
4) A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob 
um mesmo assunto.
5) O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos 
são retirados do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma 
juntada.
Estão corretas:
a) 1, 2 e 4, apenas.
b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
d) 4 e 5, apenas.
e) 1, 2, 3, 4 e 5.
Comentários: 
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos avaliar cada uma das afirmativas do enunciado:
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Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de 
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe 
correspondem - Correto. A classificação depende do estudo, que define o assunto 
correto e as referências cruzadas do documento.
A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código 
correspondente ao assunto de que trata o documento - Exato. É na codificação que o 
arquivista atribui ao documento o código correspondente a sua classificação, conforma 
análise na etapa anterior.
No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) 
se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada. - Perfeito. Ao longo da inspeção, todas essas 
atividades são realizadas pelo profissional arquivista.
A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob 
um mesmo assunto - Correto. É na ordenação que documentos classificados sob um 
mesmo assunto são reunidos.
O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros 
documentos são retirados do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações 
ou efetuar uma juntada - Correto. Embora não seja uma atividade prévia ao 
arquivamento, a retirada de documentos ocorre justamente quando o documento é 
cedido (emprestado) a usuários para consulta ou juntada de nova documentação.
Dessa forma todas as afirmativas são corretas e a alternativa E está correta e é o gabarito da 
questão. 
32. (CS-UFG/IF GOIANO/Auxiliar Administração/2017) O processo de arquivamento de 
documentos tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua guarda. 
Entre essas duas etapas são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de 
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação 
dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
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c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
Comentários: 
Veja que o examinador solicita a ordem correta da ocorrência de cada uma das atividades 
listadas, após a inspeção e até a guarda do documento.
Como já estudamos, sabemos que após a inspeção, temos a atividade de estudo (III) do 
documento, depois a classificação (II), seguida da codificação (I) e da ordenação (IV), após o que, 
finalmente, o documento é arquivado. 
Lembre-se sempre que essas atividades são, na prática, realizadas de maneira sequencial sem 
muita distinção entre onde uma termina e a outra se inicia. Mas a ordem correta é essa: III, II, I e 
IV.
Dessa forma a alternativa C está correta e é o gabarito da questão. 
33. (IBADE/CM Cacoal-RO/Agente Administrativo/2018) O tipo de arquivamentocujos 
documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, 
sem necessidade de manipular ou mover os demais, é denominado:
a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
e) direto.
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
No arquivamento vertical os documentos são dispostos uns atrás dos outros, permitindo rápida 
consulta e manuseio, sem necessidade de remover os demais documentos ao redor. É indicado 
para arquivos com documentos de alta frequência de uso, como os arquivos correntes.
A alternativa B está incorreta. Semi-indireto não é um tipo de arquivamento, mas sim um sistema, 
do qual só faz parte o método alfanumérico.
A alternativa C está incorreta. No arquivamento horizontal os documentos e fichas são colocados 
uns sobre os outros, sendo arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Formato bastante 
utilizado pra plantas, mapas e desenhos, especialmente em arquivos permanentes. 
A alternativa D está incorreta. Indireto também é um sistema de arquivamento e não tipo. Nele, 
para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou índice. 
A alternativa E está incorreta. O sistema direto também não é um tipo de arquivamento. No 
sistema direto a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
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34. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Método de arquivamento define-se como 
uma sequência de operações que determina a disposição de um documento, em relação 
aos demais, em um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos métodos, 
criados de acordo com as necessidades das entidades acumuladoras. O método que tem 
por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, claras e contrastantes é 
o:
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O método específico é uma antiga subdivisão do método 
alfabético, mas já em desuso.
A alternativa B está incorreta. O método mnemônico, além de obsoleto consiste na criação de 
mnemônicos (esquemas, gráficos, símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método variadex, desenvolvido por 
Remington Rand, introduz as cores como elementos auxiliares, representando grupos de letras do 
alfabeto. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior localização dos 
documentos.
A alternativa D está incorreta. No método ideográfico numérico duplex, a documentação é 
dividida em classes, por assuntos, partindo-se do geral para o particular e não há limite para a 
criação de novas classes. Não há o emprego de cores.
A alternativa E está incorreta. No método rôneo, embora haja o emprego de cores, ele não tem 
por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. É conhecido como método 
híbrido e também é um método obsoleto. Seu mecanismo consiste na combinação do método 
alfanumérico com o numérico ordinário.
35. (VUNESP/ARSESP/Protocolo e Administrativo/2018) Método de Arquivamento é uma 
sequência de operações que determina a disposição de documentos de um arquivo ou 
coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Considerando- se 
os métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
a) O método alfabético é também denominado método específico.
b) O método numérico é um método de arquivamento indireto.
c) O método alfanumérico é subdividido em simples e duplex.
d) O método mnemônico busca combinar letras e números para facilitar a memória.
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e) O método variadex é uma variante do método numérico.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O método alfabético, em classificação antiga, dividia-se em 
algumas categorias, entre elas o método específico, o que não está mais em uso.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método numérico é mesmo um método 
indireto, no qual a busca do documento é feita por meio da consulta de um índice ou código.
A alternativa C está incorreta. O método alfanumérico não possui subdivisões.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico emprega mnemônicos (esquemas, gráficos, 
símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
A alternativa E está incorreta. O método variadex pertence a classe dos métodos padronizados, 
enquanto os métodos numéricos são da classe dos métodos básicos e subdividem-se em 
simples, cronológico e dígito-terminal.
36. (CS UFG/AparecidaPrev/Analista Financeiro/2018) Método de arquivamento de 
documentos é uma sequência de operações que determina a disposição e identificação de 
documentos em um arquivo. O método cuja codificação de identificação associa a um 
grupo de letras uma determinada cor, podendo estas cores variarem de país para país, é o:
a) alfabético.
b) rôneo.
c) duplex.
d) variadex.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O método alfabético não usa cores em sua classificação.
A alternativa B está incorreta. O método rôneo, embora empregue cores em sua dinâmica, não 
associa uma determinada cor a um grupo de letras. Essa é característica típica do método 
variadex.
A alternativa C está incorreta. O método ideográfico numérico duplex também não usa cores em 
sua classificação.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. O método variadex introduz as cores 
como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o arquivamento como a posterior 
localização dos documentos. As cores certamente variarão entre países, pois baseiam-se nas 
letras da grafia de cada país.
37. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto 
de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os 
métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e 
padronizados. O método básico, em que o principal elemento é o local ou procedência, 
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sendo sua aplicação aconselhável quando se deseja ordenar a documentação de acordo 
com países. cidades, municípios etc., como, por exemplo, em um departamento de 
vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as 
praças onde operam ou residem, é denominado: 
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Os métodos numéricos não são os mais indicados quando o 
principal elemento do documento é a sua procedência/local.
A alternativa B está incorreta. Os métodos ideográficos também não são os mais indicados 
quando o principal elemento do documento é a sua procedência/local.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método 
do sistema direto. Seu uso é indicado principalmente quando o elemento mais importante a ser 
levado em conta no documento é a sua procedência ou local.
A alternativa D está incorreta. O método mnemônico também não é o mais indicado quando o 
principal elemento de identificação no documento é a sua procedência.
A alternativa E está incorreta. O método alfabético é do sistema direto e tem como elemento 
principal das buscas o nome e não a procedência ou local do documento.
38. (VUNESP/CM Nova Odessa-SP/Assistente Legislativo/2018) Método de arquivamento é 
uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo 
ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. O método mais 
simples e mais antigo é o Alfabético. Assinale a alternativa correta de acordo com as regras 
de arquivamento desse método:a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, 
depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por 
último, depois do nome.
c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em 
primeiro lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não 
devem ser separados.
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e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados 
por último, depois do nome.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. A regra 1 diz que nos nomes de pessoas físicas considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome.
A alternativa B está incorreta. A regra 6 diz na verdade que os sobrenomes que exprimem grau 
de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último 
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
A alternativa C está incorreta. Os títulos não devem ser considerados na alfabetação. São 
colocados após o nome completo, entre parênteses. É o que diz a regra 7 que estudamos.
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Essa é a regra 2 de alfabetação. 
Sobrenomes com substantivo + adjetivo ou separados por hífen, não são separados.
A alternativa E está incorreta. A regra 3 anuncia que sobrenomes formados com as palavras 
Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo, portanto também não devem ser separados.
39. (DÉDALUS/LEMEPREV/Agente Administrativo/2018) Pode-se definir arquivamento como 
o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos 
serão armazenados, visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de 
arquivamento em dois grandes sistemas, denominados: 
a) Corrente e intermediário.
b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Corrente e Intermediário são classificações de arquivos, de 
primeira e segunda idade, respectivamente. Não dá para se confundir com isso a essa altura!
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Já vimos que todos os métodos de 
arquivamento, independentemente de sua classe (básicos ou padronizados), dividem-se em 2 
sistemas: direto e indireto. 
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Atenção apenas com o método alfanumérico que é uma grande exceção a toda essa regra. Não 
se encaixa nem nas classes básicos ou padronizados assim também como não é do sistema direto 
nem do indireto, mas constitui, ele sozinho, o sistema semi-indireto.
A alternativa C está incorreta. Setorial e Geral é uma classificação atribuída aos arquivos quanto a 
sua extensão, lembra-se? Se não lembra, volte as aulas anteriores, pois isso já estudamos!
A alternativa D está incorreta. Fixo e cíclico não são classificações atribuídas aos sistemas dos 
métodos de arquivamento.
40. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) Em relação aos sistemas e métodos de 
arquivamento, é correto afirmar que:
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um 
índice ou um código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um 
método básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de 
arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados 
com sistemas indiretos.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O correto é exatamente o contrário. O sistema direto é aquele no 
qual a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha guardado.
A alternativa B está incorreta. O sistema alfanumérico é uma exceção. Não se enquadra nem 
entre os básicos e nem entre os padronizados. Também não é um sistema direto. É o único 
método considerado de sistema semi-indireto.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Os métodos de arquivamento se dividem 
em duas classes: básicos e padronizados. Entre os padronizados estão os métodos variadex, 
automático, soundex, rôneo e mnemônico. 
A alternativa D está incorreta. Ambos os métodos estão enquadrados na classe dos métodos 
padronizados e não básicos.
A alternativa E está incorreta. Todos os métodos listados são métodos básicos e não 
padronizados, como já vimos acima.
41. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Os métodos de arquivamento “soundex” 
e “dígito-terminal” são considerados, respectivamente,
a) alfabético e ideográfico.
b) padronizado e alfabético.
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c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Alfabético e ideográfico são outros métodos de arquivamento e 
não classes nas quais os métodos soundex e dígito-terminal pudessem ser classificados.
A alternativa B está incorreta. O método soundex realmente é um método padronizado, porém o 
método dígito-terminal não é um método alfabético, mas sim numérico.
A alternativa C está incorreta. O método soundex não é ideográfico (método básico). Já o 
dígito-terminal é sim um método numérico, da classe dos métodos básicos.
A alternativa D está incorreta. O método soundex também não pode ser classificado como 
método alfanumérico, que é um método a parte, sem qualquer classifcação. E o método 
dígito-terminal também não pode ser classificado como geográfico, que é um outro tipo de 
método, da classe dos métodos básicos.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. O método soundex é classificado como 
um método padronizado, ao lado do variadex, automático, rôneo e mnemônico. Já o método 
dígito-terminal é uma das subdivisões dos métodos numéricos, da classe dos métodos básicos.
42. (COPESE-UFT/CM Palmas-TO/Técnico Legislativo/2018) O arquivamento eletrônico de 
informações não dispensa o conhecimento dos métodos tradicionais de classificação. 
Deve-se conhecer os métodos para propor soluções apropriados. Sobre o tema responda 
à questão. No método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas deve observar, 
EXCETO:
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos (Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o 
nome, são considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma 
regra do último sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte 
integrante do sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer 
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas 
considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Dessa forma a afirmativa está correta e a 
alternativa, errada.
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A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. De acordo com as normas 6 e 7, títulos e 
graus de parentesco não são considerados na ordenação alfabética. Assim a afirmativa está 
errada e a alternativa, correta.
A alternativa C está incorreta. Segundo a norma número 9, as partículas dos nomesestrangeiros 
podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome 
quando escritas com letra maiúscula. Assim a afirmativa está correta e a alternativa, errada.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 2, sobrenomes compostos de um substantivo e um 
adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Nesse cenário a afirmativa está correta e a 
alternativa, errada.
43. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um conjunto 
de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Os 
métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: básicos e 
padronizados. O método básico, em que o principal elemento é o local ou procedência. 
sendo sua aplicação aconselhável quando se deseja ordenar a documentação de acordo 
com países. cidades, municípios etc., como, por exemplo, em um departamento de 
vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as 
praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de 
referência em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos 
documentos como nos métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado 
indireto.
A alternativa B está incorreta. O método ideográfico é utilizado quando o principal elemento a 
ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação 
do usuário.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método 
do sistema direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é 
a sua procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa D está incorreta. Neste método criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, 
símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista. É considerado atualmente um 
método obsoleto.
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A alternativa E está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e 
tem como elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos 
seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
44. (PUC-PR/Pref. Foz do Iguaçú-PR/Assistente Administrativo/2018) A empresa Arquitetos e 
Associados S.A. possui seu arquivo organizado pelo método alfabético que classifica o 
nome do cliente, o número do respectivo projeto, o nome da cidade e o endereço. Não 
consta o nome do Estado. Hoje, surgiu a necessidade de saber em qual Estado brasileiro a 
empresa possui maior número de projetos em andamento e o método atual não atende. 
Será preciso incluir o nome do Estado e reordenar o arquivo de projetos. Entre os 
métodos de arquivamento listados a seguir, qual é o indicado para atender à necessidade 
que surgiu hoje na empresa?
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
e) Método por data.
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O método numérico é utilizado quando o principal elemento de 
referência em um documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos 
documentos como nos métodos alfabético e geográfico, o método numérico é considerado 
indireto.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. O método geográfico é mais um método 
do sistema direto. Indicado principalmente quando o elemento mais importante do documento é 
a sua procedência ou local. É um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
A alternativa C está incorreta. O método por assunto, também conhecido por ideográfico, é 
usado quando o principal elemento a ser considerado é o assunto. Não é de fácil aplicação pois 
está sempre submetido a interpretação do usuário.
A alternativa D está incorreta. O método alfabético também é um método de sistema direto e 
tem como elemento principal das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos 
seguindo a ordem alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
A alternativa E está incorreta. O método por data, também chamado de método numérico 
cronológico é aquele em que, além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a data. 
Neste método quem é numerado é o próprio documento e não a pasta.
45. (FCC/AGED-MA/Auxiliar de Fiscalização/2018) Observe as fichas que resultaram do 
cadastramento de instituições e pessoas que exercem atividades agropecuárias em 
determinada região:
a. José de Oliveira Júnior
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b. Carlos de Oliveira Filho 
c. O Boi Gordo Ltda.
d. Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza
f. Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa 
Ao ordená-las, de acordo com as regras de alfabetação, as fichas ficam assim dispostas: 
a) d, f, g, a, c, e, b.
b) d, b, f, e, a, g, c.
c) b, d, e, f, g, a, c.
d) c, d, f, b, a, g, e.
e) d, b, a, c, g, e, f. 
Comentários: 
Vamos primeiro fazer a ordenação dos nomes para, em seguida, analisar as alternativas:
a. José de Oliveira Júnior -> Oliveira Junior, José de 
b. Carlos de Oliveira Filho -> Oliveira Filho, Carlos de
c. O Boi Gordo Ltda.-> Boi Gordo LTDA (O)
d. Brasil Agropecuária & Cia.-> Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza -> Souza, Jose Cabral de
f. Companhia Boa Vista -> Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa -> Sousa, Paulo de
Assim, com a ordenação alfabética temos:
Boi Gordo LTDA (O) - C
Brasil Agropecuária & Cia. - D
Companhia Boa Vista - F
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Oliveira Filho, Carlos de - B
Oliveira Junior, José de - A
Sousa, Paulo de - G
Souza, Jose Cabral de - E
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. 
46. (FUNRIO/CM São João do Meriti-RJ/Auxiliar Administrativo/2018) Se aplicarmos a regra 
de alfabetação usual, um documento em nome de nome de Luis Carlos Oliveira dos 
Santos deve ser arquivado como:
a) dos Santos, Luis Carlos Oliveira.
b) Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
c) Oliveira dos Santos, Luis Carlos.
d) Oliveira, Luis Carlos dos Santos.
e) dos Santos Oliveira, Luis Carlos.
Comentários: 
De acordo com a regra 1 de alfabetação, nos nomes de pessoas físicas considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. Além disso, segundo a regra 9, os artigos e preposições tais 
como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados. Sendo assim teríamos Santos, Luis 
Carlos Oliveira dos.
A alternativa A está incorreta. A preposição "dos" não é levada em conta na ordenação 
alfabética.
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. 
A alternativa C está incorreta. O sobrenome Oliveira não é considerado na ordenação alfabética, 
mas apenas o último: Santos.
A alternativa D está incorreta. A ordenação apresentada alterou a ordem natural do nome 
proposto.
A alternativa E está incorreta. A ordenação apresentada também alterou a ordem natural do 
nome proposto.
47. (FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) De acordo com as regras de 
alfabetação, a entrada que pode ser intercalada em um catálogo alfabético, seguindo a 
forma que aparece entre parênteses, é:
a) Pires e Benevides Advogados Associados (Pires e Benevides Advogados Associados).
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b) XVIII Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (Congresso Brasileiro, 3o Setor, XVIII).
c) Companhia de Alimentos Cabeça Branca (Cabeça Branca, Companhia de Alimentos).
d) TransportadoraSanto André (Santo André, Transportadora).
e) Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda. (Innocenti Antonioli, Marcelo, Consultoria Ltda.).
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Segundo a regra 12 os nomes de firmas, 
empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não 
se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses 
após o nome. Desta forma, não teríamos qualquer alteração: Pires e Benevides Advogados 
Associados.
A alternativa B está incorreta. A regra 13 diz que nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso 
deverão aparecer no fim, entre parênteses: Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (XVIII).
A alternativa C está incorreta. Novamente aplica-se a regra 12. Ao contrário da alternativa, 
ficaríamos com: Companhia de Alimentos Cabeça Branca, sem alteração.
A alternativa D está incorreta. Mesmo caso acima: Transportadora Santo André.
A alternativa E está incorreta. Repete-se o caso. Como estamos falando do nome de uma 
empresa, aplica-se a regra 12: Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda.
48. (IBADE/IPM João Pessoa-PB/Analista Previdenciário Arquivista/2018) O setor de um 
arquivo precisa organizar os documentos das seguintes pessoas:
1. João Monte Verde
2. Marcos São Pedro
3. ChoYutang
4. Fábio d'Andrade
5. Joaquim Matos Neto
Considerando as regras de alfabetação, como ficam arquivados tais documentos?
a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
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Comentários: 
Vamos à análise caso a caso antes de escolher a alternativa correta:
1. João Monte Verde - Monte Verde, João
2. Marcos São Pedro - São Pedro, Marcos
3. ChoYutang - ChoYutang
4. Fábio d'Andrade - Andrade, Fabio d'
5. Joaquim Matos Neto - Matos Neto, Joaquim
Assim, com a ordenação alfabética temos:
Andrade, Fabio d' - 4
ChoYutang - 3
Matos Neto, Joaquim - 5
Monte Verde, João - 1
São Pedro, Marcos - 2
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. 
49. (NC-UFPR/COREN-PR/Secretário Executivo/2018) Em relação ao método alfabético de 
arquivamento, é correto afirmar que ele possui:
a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
Comentários: 
Como vimos ao longo da aula, dentro do método alfabético temos 13 regras de alfabetação e 2 
de ordenação.
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
50. (QUADRIX/CRF-AL/Auxiliar Administrativo/2018) No arquivamento de documentos por 
nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser 
seguidas na ordenação dos arquivos. Sobre elas, analise as seguintes afirmativas.
 
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I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de 
sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação 
devera ́ ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes 
deverão ser transpostos para o início.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no 
início, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A 
ordenação, nesse caso, se dará́ pelo nome do evento e não pelo numeral.
 
Pode-se afirmar que:
a) todas estão corretas.
b) somente uma está correta.
c) somente duas estão corretas.
d) somente três estão corretas.
e) todas estão incorretas.
Comentários: 
Vamos analisar cada uma das afirmativas antes de partir para as alternativas:
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de 
sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa - Errado. Sobrenomes compostos de 
um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam, assim como sobrenomes 
formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por 
um adjetivo e um substantivo. Regras 2 e 3.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de lińgua espanhola, a ordenação deverá 
ser feita pelo penu ́ltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser 
transpostos para o início - Correto. De acordo com a regra 10 os nomes espanhóis são 
registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
III. Tit́ulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no 
início, entre parênteses - Errado. Pela regra 7, embora os títulos realmente não sejam 
considerados na alfabetação, devem ser colocados após o nome completo, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre pare ̂nteses. A 
ordenação, nesse caso, se dara ́ pelo nome do evento e não pelo numeral. - Correto. Regra 13 da 
alfabetação: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os 
números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
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Temos, portanto: I - Errada, II - Correta, III - Errada e IV - Correta.
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. 
51. (IBADE/Pref. Ji-Paraná-RO/Agente Administrativo/2018) Utilizando-se as regras de 
alfabetação, qual dos nomes teve a forma correta de arquivamento?
a) nome: João Castelo Branco / arquiva-se: Branco, João Castelo
b) nome: João de Almeida / arquiva-se: de Almeida, João
c) nome: João dos Santos Silva / arquiva-se: Santos Silva, João dos
d) nome: João do Santo Cristo / arquiva-se: Cristo. João do Santo
e) nome: João de Abreu Sobrinho / arquiva-se: Abreu Sobrinho, João de
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. De acordo com a regra 2 sobrenomes compostos de um 
substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Aqui teríamos Castelo Branco, 
João.
A alternativa B está incorreta. A regra 5 diz que os artigos e preposições tais como a, o, de, d', 
da, do, e, um, uma, não são considerados. Forma correta é Almeida, João de.
A alternativa C está incorreta. De acordo com a regra 1, nos nomes de pessoas físicas 
considera-se o ultimo sobrenome e depois o prenome. Teríamos, portanto, Silva, João dos 
Santos.
A alternativa D está incorreta. Pela regra 3 os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo 
ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. O correto 
seria Santo Cristo, João do.
A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. Regra 6: os sobrenomes que exprimem 
grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do 
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
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LISTA DE QUESTÕES
1. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
No caso de um arquivo corrente em que o sistema de organização é numérico, a busca dos 
documentos será feita de forma: 
(A) direta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca; 
(B) direta, com busca nos documentos sem mediação; 
(C) direta, por meio de uma tabela de equivalência; 
(D) indireta, sendo preciso elaborar um instrumento de busca; 
(E) indireta, com busca nos documentos sem mediação.
2. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Com o objetivo de tornarperceptível a hierarquia entre as classes e suas divisões em um plano 
de classificação, alguns métodos podem ser utilizados como recurso.
 
São exemplos desses métodos: 
(A) duplex e decimal; 
(B) numérico simples e decimal; 
(C) geográfico e numérico simples; 
(D) dicionário e numérico cronológico; 
(E) dígito terminal e dicionário.
3. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Se uma determinada empresa reúne correspondências com clientes e fornecedores de todo o 
país e tem interesse em realizar projetos regionais, a classificação e ordenação desse conjunto 
documental deve se dar utilizando: 
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(A) o mesmo critério de ordenação em diferentes níveis; 
(B) o mesmo critério de ordenação em todos os níveis; 
(C) mais de um critério de ordenação em diferentes níveis; 
(D) mais de um critério de ordenação em cada nível; 
(E) mais de um critério de ordenação em todos os níveis.
4. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Para um projeto de organização de massa documental acumulada, é importante a quantificação 
da documentação. Se os documentos estão predominantemente em estantes, essa quantificação 
é feita em: 
(A) unidades; 
(B) dossiês; 
(C) metros lineares; 
(D) metros quadrados; 
(E) metros cúbicos.
5. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Se o acervo é formado por discos e fitas cassetes, a quantificação deve ser feita em: 
(A) unidades; 
(B) dossiês; 
(C) metros lineares; 
(D) metros quadrados; 
(E) metros cúbicos.
6. (TJMS/Arquivologia/FGV/2024)
 
Um setor recebe um conjunto de documentos originais do gênero cartográfico de grandes 
dimensões.
 
Para melhor atender às orientações da preservação, eles devem ser mantidos: 
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(A) abertos, em mapotecas; 
(B) enrolados, em canudos; 
(C) enrolados, em mapotecas; 
(D) dobrados, em caixas; 
(E) dobrados, em pastas suspensas.
7. (Câmara de Rondonópolis/Agente Administrativo/Selecon /2024) 
De acordo com as regras de alfabetação, um documento recebido da organização empresarial 
“Fabiana Menezes & Filhos” deverá ser arquivado da seguinte maneira:
A) Fabiana Menezes & Filhos
B) Menezes & Filhos, Fabiana
C) Filhos, Fabiana Menezes &
D) Menezes, Fabiana & Filhos
8. (FIOCRUZ/TE13-Arquivologia-Rio de Janeiro/FioCruz/2024)
O método numérico em que a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, 
partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia, e que a relação entre as partes é 
indicada por um traço de união é o: 
(A) dígito-terminal. 
(B) enciclopédico. 
(C) duplex. 
(D) alfabético. 
(E) índice alfabético.
9. (CEBRASPE/PC-PE/2024)
É apresentado a seguir o extrato de um plano de classificação de documentos de arquivos das 
atividades meio de determinada empresa. 
100. Administração Geral 
110. Gestão de pessoas 
120. Orçamento e finanças 
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130. Documentação e informação 
131. Avaliação e destinação 
132. Classificação e organização 
140.Patrimônio 
141. Aquisição de produtos e serviços 
142. Descarte de produtos e serviços
Com base na classificação precedente, assinale a opção correta.
A) O edital de alienação de bens móveis considerados inservíveis deve ser classificado no código 
141. 
B) O edital de eliminação de documentos de arquivo deve ser classificado no código 131. 
C) As atas de registro de preços devem ser classificadas no código 140. 
D) As guias de recolhimentos devem ser classificadas no código 132. 
E) O formulário de frequência de servidor requisitado deve ser classificado no código 120.
10. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.
a)  O método numérico é indireto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice 
ou arquivo de fichas para se encontrar o número atribuído ao assunto em questão.
b)  O método alfabético procura combinar as letras do alfabeto, de forma a auxiliar a memória na 
busca da informação no material de arquivo.
c)  No método numérico enciclopédico, prevalece a classificação pelos assuntos básicos ou temas 
que admitem diversas decomposições.
d)  No método alfanumérico, deve-se observar, além da ordem numérica, a data de produção do 
documento.
e)  O método genérico consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação do 
material de arquivo.
11. (QUADRIX - Arq (CRM MG)/CRM MG/2023)
Assinale a alternativa que apresenta os métodos básicos de arquivamento.
a)  alfanumérico, alfabético, geográfico, numéricos, cronológicos, dígito-terminal e por assunto
b)  alfabético, alfanumérico, variadex, duplex e semiduplex
c)  alfabético, alfanumérico, variadex, duplex, semiduplex e monocromático
d)  alfanumérico, alfabético, geográfico, numéricos, variadex, decimal, índice alfabético, 
tetranumérico, suplex e monoplex
e)  alfabético, alfanumérico, por assunto e sudex
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12. (QUADRIX - AADC (PROCON DF)/PROCON DF/Arquivologia/2023)
 
Com base nos princípios e nos conceitos arquivísticos, julgue o item.
 
Na adoção do método numérico cronológico, devem ser observadas a ordem numérica e a data. 
Ressalta-se que a numeração deve constar na pasta, e não no documento.
Certo
Errado
13. (QUADRIX - AADC (PROCON DF)/PROCON DF/Arquivologia/2023)
 
Com base nos princípios e nos conceitos arquivísticos, julgue o item.
 
No processo de classificação, a codificação é o registro, nos documentos, de símbolos 
correspondentes ao método de arquivamento adotado, o qual pode ser numérico, alfanumérico 
e variadex.
Certo
Errado
14. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
No que se refere à gestão de documentos, assinale a alternativa correta.
a)  O método alfabético pode ser subdivido em específico, geográfico, mnemônico e variadex.
b)  O método genérico, pertencente ao método alfabético, possui maior dificuldade de 
classificação, pela demanda da definição de uma palavra-chave para cada assunto a ser 
arquivado.
c)  O método numérico genérico é direto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um 
índice ou a um arquivo de fichas relativo ao assunto em questão.
d)  O método semialfabético baseia-se na classificação e na ordem alfabética rigorosas.
e)  O método terminológico consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um 
número em ordem crescente, de acordo com sua entrada.
 
15. (QUADRIX - Ag Adm (CRM MG)/CRM MG/2023)
Acerca das noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.
a)  Não é recomendável que a fase de implementação seja precedida de uma campanha de 
sensibilização que atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos, para neutralizar possíveis 
resistências às mudanças que se pretenda implementar, quando da organização do arquivo.
b)  O método alfanumérico não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é 
considerado um sistema direto.
c)  No método numérico simples, os documentos são organizados tomando-se por base uma 
data que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere.
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d)  O método de arquivamento por assunto é de fácil aplicação e depende da interpretação dos 
documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais.
e)  O método geográfico é direto e possui o local ou a procedência do documento como 
elemento principal a ser considerado.
16. (QUADRIX - Arq (CRM MG)/CRM MG/2023)
 
O sistema degerenciamento arquivístico de documentos é um sistema
a)  organizado para cumprir com as funções específicas de criar, armazenar e acessar documentos 
para fins de provas.
b)  organizado para criar e desenvolver mecanismos de digitalização, com vistas à eliminação 
após a digitalização dos documentos originais.
c)  informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, independentemente 
do suporte, visando acabar com os documentos de papel e eliminar os documentos originais.
d)  informatizado, organizado para criar, desenvolver e difundir a informação, sem se preocupar 
com a gestão documental.
e)  de negócios, organizado para cumprir com as funções específicas de criar e difundir as 
informações de processos de trabalho.
17. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
 
O método de arquivamento indireto, pressupõe que seja realizada uma consulta anterior a 
um índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão. É 
mais demorado, porém, mais sigiloso. Divide-se em simples e duplex. Assinale a 
alternativa que descreve este método de arquivamento.
a)  Método numérico
b)  Método alfabético
c)  Método secreto
d)  Método protegido
18. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
Assinale a alternativa correta sobre qual o nome do método de arquivamento que é 
representado por palavras dispostas alfabeticamente.
a)  Específico
b)  Geográfico
c)  Mnemônico
d)  Variadex
19. (IBFC - Ag Sau (Pref Cuiabá)/Pref Cuiabá/Técnico em Secretariado/2023)
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 
1992), Método de Arquivamento é uma sequência de operações que determina a 
disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a 
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==1365fc==
identificação de cada unidade. Assinale a alternativa que descreva o método de 
arquivamento Mnemônico.
a)  Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos. Esse método é muito 
aconselhável quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão 
geográfica, que pode envolver a busca por região, estado, município, bairro, rua e local 
específico
b)  Busca combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória na busca da 
informação no material de arquivo
c)  Tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste 
em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. As cores podem variar de 
país para país, mas a regra geral é que as cores devem ser claras e contrastantes
d)  Representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos 
de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a 
dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto a ser 
arquivado
20. (FUNDATEC - Ass Adm (CIGA SC)/CIGA SC/2023)
Arquivamento é o conjunto de operações técnicas destinadas ao acondicionamento e 
armazenamento de documentos. O método de arquivamento deve ser determinado pela 
natureza dos documentos e pela estrutura da instituição. Sobre métodos de arquivamento, 
analise as assertivas abaixo:
 
I. No método alfabético, em se tratando de nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome.
 
II. No método alfabético, quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética 
do prenome.
 
III. No método numérico dígito-terminal, os documentos são numerados sequencialmente 
e os números são dispostos em grupos de dois dígitos cada um, sendo lidos da direita para 
a esquerda, formando pares.
 
IV. O método ideográfico numérico decimal é baseado na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey. Os documentos são classificados em 20 (vinte) classes principais e essas se 
dividem novamente em 20 (vinte) subclasses e assim sucessivamente.
 
Quais estão corretas?
a)  Apenas I e IV.
b)  Apenas I, II e III.
c)  Apenas I, II e IV.
d)  Apenas II, III e IV.
e)  I, II, III e IV.
21. (FUNDATEC - AAd (Pref Sta Rosa)/Pref Santa Rosa/2023)
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Segundo Paes (2012), de acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente 
procurado, em cada caso, pode-se organizar fichários ou arquivos em ordem:
 
I. Alfabética.
 
II. Geográfica.
 
III. Numérica.
 
IV. De tamanho.
 
Quais estão corretas?
a)  Apenas I e IV.
b)  Apenas II e III.
c)  Apenas I, II e III.
d)  Apenas II, III e IV.
e)  I, II, III e IV.
22. (FUNDATEC - Of Adm (ELETROCAR)/ELETROCAR/2023)
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a embalagem ou 
guarda de documentos visando a sua preservação e acesso denomina-se:
a)  Arranjo.
b)  Eliminação.
c)  Acondicionamento.
d)  Acumulação.
e)  Recolhimento.
23. (FGV - Tec (BBTS)/BBTS/Perfil Interno/2023)
 
Assinale a opção que apresenta exemplos dos métodos de arquivamento que utilizam, como 
meio de busca, o sistema direto.
a)  Geográfico e dicionário.
b)  Numérico cronológico e duplex.
c)  Unitermo e decimal.
d)  Enciclopédico e numérico simples.
e)  Alfabético e duplex.
 
24. (FGV - Ass Leg Adm (ALEMA)/ALEMA/Agente Legislativo/2023)
 
São exemplos de métodos de arquivamento por assunto:
a)  duplex, decimal e enciclopédico.
b)  alfabético, geográfico e numérico simples.
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c)  numérico cronológico, decimal e unitermo.
d)  dígito-terminal, duplex e unitermo.
e)  geográfico, dicionário e decimal.
25. (FGV - AJ (TJ RN)/TJ RN/Apoio Especializado/Arquivologia/2023)
 
Entre os métodos de arquivamento de documentos, são exemplos de métodos com sistema de 
busca indireto:
a)  unitermo e alfabético;
b)  numérico cronológico e dicionário;
c)  geográfico e enciclopédico;
d)  numérico simples e duplex;
e)  decimal e geográfico.
26.CEBRASPE (CESPE) - Tec (CNMP)/CNMP/Apoio Técnico 
Administrativo/Administração/2023
A respeito da gestão de documentos, julgue o item subsequente.
 
A ordenação de documentos estabelece o lugar que o documento ocupará dentro do 
agrupamento definido na atividade de classificação
27. (CEBRASPE (CESPE) - Aux Per (POLC AL)/POLC AL/2023) Acerca da gestão da 
informação e de documentos, julgue o item subsecutivo.
 A ordenação e o arquivamento são feitos após a classificação dos documentos de arquivo.
28. (CEBRASPE (CESPE) - Aux Per (POLC AL)/POLC AL/2023) A respeito de 
armazenamento, acondicionamento, preservação, conservação e tipologias 
documentais, julgue o item que se segue.
A caixa-arquivo de papelão é indicada para o acondicionamento adequado de documentos no 
arquivo corrente.
29. (FCM-CEFETMINAS/Pref. Guarani-MG/Técnico Administrativo/2019) Nas rotinas de 
arquivamento, o técnico administrativo deve observar as regras de classificação, de 
acordo com o grupo de operações integrado por:
a) envio / localização.
b) estudo / codificação.
c) verificação / recebimento.
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d) preenchimento / assinatura.
30. (COSEAC/UFF-RJ/Técnico de Arquivo/2017) A tecnologia provocou uma explosão 
burocrática, que gera enormes quantidades de documentos, grande parte deles 
dependentes de arquivamento. Esta realidade se contrapõe aos espaços livres 
disponíveis, o que acarreta elevação de custos, mas também valorização das 
operações de arquivamento. Destas operações, fazem parte a inspeção, a classificação, 
além do(a):
a) ordenação.
b) seleção.
c) julgamento.
d) encomenda.
e) equilíbrio.
31. (COVEST-COPSET/UFPE/Arquivista/2017) Para que o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo possa ser aplicado eficientemente,as operações e rotinas 
para classificação e arquivamento de documentos devem ser observados.
1) Na classificação, a operação do estudo consiste na leitura de cada documento, a fim de 
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe 
correspondem.
2) A codificação é outra operação da classificação que consiste na atribuição do código 
correspondente ao assunto de que trata o documento.
3) No arquivamento, a inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) 
se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada.
4) A ordenação complementa o arquivamento, na reunião dos documentos classificados sob 
um mesmo assunto.
5) O processo de retirada e controle ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos 
são retirados do arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma 
juntada.
Estão corretas:
a) 1, 2 e 4, apenas.
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b) 2, 3 e 5, apenas.
c) 1, 2 e 3, apenas.
d) 4 e 5, apenas.
e) 1, 2, 3, 4 e 5.
32. (CS-UFG/IF GOIANO/Auxiliar Administração/2017) O processo de arquivamento de 
documentos tem início na operação de inspeção do documento e finaliza na sua 
guarda. Entre essas duas etapas são realizadas as operações a seguir:
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de 
assunto sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de 
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação 
dadas.
A ordem correta em que essas operações são realizadas é:
a) I, II, IV e III
b) II, III, I e IV
c) III, II, I e IV
d) IV, II, III e I
33. (IBADE/CM Cacoal-RO/Agente Administrativo/2018) O tipo de arquivamento cujos 
documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida 
consulta, sem necessidade de manipular ou mover os demais, é denominado:
a) vertical.
b) semi-indireto.
c) horizontal.
d) indireto.
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e) direto.
34. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Método de arquivamento define-se como 
uma sequência de operações que determina a disposição de um documento, em 
relação aos demais, em um fundo ou coleção. No decorrer dos anos, surgiram diversos 
métodos, criados de acordo com as necessidades das entidades acumuladoras. O 
método que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, 
claras e contrastantes é o:
a) específico.
b) mnemônico.
c) variadex.
d) duplex.
e) rôneo.
35. (VUNESP/ARSESP/Protocolo e Administrativo/2018) Método de Arquivamento é uma 
sequência de operações que determina a disposição de documentos de um arquivo ou 
coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. Considerando- 
se os métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.
a) O método alfabético é também denominado método específico.
b) O método numérico é um método de arquivamento indireto.
c) O método alfanumérico é subdividido em simples e duplex.
d) O método mnemônico busca combinar letras e números para facilitar a memória.
e) O método variadex é uma variante do método numérico.
36. (CS UFG/AparecidaPrev/Analista Financeiro/2018) Método de arquivamento de 
documentos é uma sequência de operações que determina a disposição e 
identificação de documentos em um arquivo. O método cuja codificação de 
identificação associa a um grupo de letras uma determinada cor, podendo estas cores 
variarem de país para país, é o:
a) alfabético.
b) rôneo.
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c) duplex.
d) variadex.
37. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um 
conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes 
classes: básicos e padronizados. O método básico, em que o principal elemento é o 
local ou procedência, sendo sua aplicação aconselhável quando se deseja ordenar a 
documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como, por exemplo, 
em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os 
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado: 
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
38. (VUNESP/CM Nova Odessa-SP/Assistente Legislativo/2018) Método de arquivamento 
é uma sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um 
arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade. O 
método mais simples e mais antigo é o Alfabético. Assinale a alternativa correta de 
acordo com as regras de arquivamento desse método: 
a) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o prenome, seguido do último sobrenome e, 
depois, do nome.
b) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser colocados por 
último, depois do nome.
c) Os títulos que acompanham os nomes (ex.: Presidente, Ministro, etc.) devem ser colocados em 
primeiro lugar.
d) Sobrenomes compostos por um substantivo e por um adjetivo, ou ligados por hífen, não 
devem ser separados.
e) Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa devem ser separados e colocados 
por último, depois do nome.
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39. (DÉDALUS/LEMEPREV/Agente Administrativo/2018) Pode-se definir arquivamento 
como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento 
de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os 
documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Podem-se dividir os 
métodos de arquivamento em dois grandes sistemas, denominados: 
a) Corrente e intermediário.
b) Direto e indireto.
c) Setorial e geral.
d) Fixo e cíclico.
40. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) Em relação aos sistemas e métodos de 
arquivamento, é correto afirmar que:
a) o sistema direto é aquele em que, para localizar um documento, é necessário consultar um 
índice ou um código.
b) o método alfanumérico que combina letras e números é considerado um sistema direto e um 
método básico.
c) o método variadex e o método soundex são considerados métodos padronizados de 
arquivamento.
d) o método automático e o método mnemônico são métodos básicos de sistema semi-indireto.
e) o método alfabético, o geográfico e o numérico dígito-terminal são métodos padronizados 
com sistemas indiretos.
41. (VUNESP/CM Piracicaba-SP/Arquivista/2019) Os métodos de arquivamento “soundex” 
e “dígito-terminal” são considerados, respectivamente,
a) alfabético e ideográfico.
b) padronizado e alfabético.
c) ideográfico e numérico.
d) alfanumérico e geográfico.
e) padronizado e numérico.
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42. (COPESE-UFT/CM Palmas-TO/Técnico Legislativo/2018) O arquivamento eletrônico de 
informações não dispensa o conhecimento dos métodos tradicionais de classificação. 
Deve-se conhecer os métodos para propor soluções apropriados. Sobre o tema 
responda à questão. No método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas 
deve observar, EXCETO:
a) em primeiro lugar deve constar o sobrenome, em caso de mais de um, o último sobrenome.
b) os títulos(Dr.; Ministro) ou parentescos (Sobrinho; Filho; Jr.) que seguem ou antecedem o 
nome, são considerados no arquivamento e devem ser colocados no início, conforme a mesma 
regra do último sobrenome.
c) sobrenomes precedidos de prefixos ou preposições, em letra maiúscula, fazendo parte 
integrante do sobrenome, (Vincent Van Gogh) devem ser arquivados pela letra do prefixo.
d) sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo (Maria Casa Grande) deve permanecer 
inseparável, embora possa se optar pelo último sobrenome.
43. (IBADE/CM Porto Velho-RO/Técnico Administrativo/2018) O arquivamento é um 
conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes 
classes: básicos e padronizados. O método básico, em que o principal elemento é o 
local ou procedência. sendo sua aplicação aconselhável quando se deseja ordenar a 
documentação de acordo com países. cidades, municípios etc., como, por exemplo, 
em um departamento de vendas, sendo de especial utilidade para agrupar os 
correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem, é denominado:
a) Numérico.
b) Ideográfico.
c) Geográfico.
d) Mnemônico.
e) Alfabético.
44. (PUC-PR/Pref. Foz do Iguaçú-PR/Assistente Administrativo/2018) A empresa Arquitetos 
e Associados S.A. possui seu arquivo organizado pelo método alfabético que classifica 
o nome do cliente, o número do respectivo projeto, o nome da cidade e o endereço. 
Não consta o nome do Estado. Hoje, surgiu a necessidade de saber em qual Estado 
brasileiro a empresa possui maior número de projetos em andamento e o método atual 
não atende. Será preciso incluir o nome do Estado e reordenar o arquivo de projetos. 
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Entre os métodos de arquivamento listados a seguir, qual é o indicado para atender à 
necessidade que surgiu hoje na empresa?
a) Método numérico.
b) Método geográfico.
c) Método por assunto.
d) Método alfabético.
e) Método por data.
45. (FCC/AGED-MA/Auxiliar de Fiscalização/2018) Observe as fichas que resultaram do 
cadastramento de instituições e pessoas que exercem atividades agropecuárias em 
determinada região:
a. José de Oliveira Júnior
b. Carlos de Oliveira Filho 
c. O Boi Gordo Ltda.
d. Brasil Agropecuária & Cia.
e. José Cabral de Souza
f. Companhia Boa Vista
g. Paulo de Sousa 
Ao ordená-las, de acordo com as regras de alfabetação, as fichas ficam assim dispostas: 
a) d, f, g, a, c, e, b.
b) d, b, f, e, a, g, c.
c) b, d, e, f, g, a, c.
d) c, d, f, b, a, g, e.
e) d, b, a, c, g, e, f. 
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46. (FUNRIO/CM São João do Meriti-RJ/Auxiliar Administrativo/2018) Se aplicarmos a 
regra de alfabetação usual, um documento em nome de nome de Luis Carlos Oliveira 
dos Santos deve ser arquivado como:
a) dos Santos, Luis Carlos Oliveira.
b) Santos, Luis Carlos Oliveira dos.
c) Oliveira dos Santos, Luis Carlos.
d) Oliveira, Luis Carlos dos Santos.
e) dos Santos Oliveira, Luis Carlos.
47. (FCC/CL-DF/Técnico de Arquivo e Biblioteca/2018) De acordo com as regras de 
alfabetação, a entrada que pode ser intercalada em um catálogo alfabético, seguindo 
a forma que aparece entre parênteses, é:
a) Pires e Benevides Advogados Associados (Pires e Benevides Advogados Associados).
b) XVIII Congresso Brasileiro do Terceiro Setor (Congresso Brasileiro, 3o Setor, XVIII).
c) Companhia de Alimentos Cabeça Branca (Cabeça Branca, Companhia de Alimentos).
d) Transportadora Santo André (Santo André, Transportadora).
e) Marcelo Innocenti Antonioli Consultoria Ltda. (Innocenti Antonioli, Marcelo, Consultoria Ltda.).
48. (IBADE/IPM João Pessoa-PB/Analista Previdenciário Arquivista/2018) O setor de um 
arquivo precisa organizar os documentos das seguintes pessoas:
6. João Monte Verde
7. Marcos São Pedro
8. ChoYutang
9. Fábio d'Andrade
10.Joaquim Matos Neto
Considerando as regras de alfabetação, como ficam arquivados tais documentos?
a) 4, 5, 1, 2, 3.
b) 3, 4, 5, 1, 2.
c) 4, 3, 5, 1, 2.
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d) 3, 4, 5, 2, 1.
e) 4, 5, 2, 1, 3.
49. (NC-UFPR/COREN-PR/Secretário Executivo/2018) Em relação ao método alfabético de 
arquivamento, é correto afirmar que ele possui:
a) 13 regras de alfabetação.
b) 12 regras de alfabetação.
c) 11 regras de alfabetação.
d) 10 regras de alfabetação.
e) 1 regra de alfabetação.
50. (QUADRIX/CRF-AL/Auxiliar Administrativo/2018) No arquivamento de documentos 
por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser 
seguidas na ordenação dos arquivos. Sobre elas, analise as seguintes afirmativas.
 
I. Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo devem ser separados, com exceção de 
sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa.
II. No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação 
devera ́ ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes 
deverão ser transpostos para o início.
III. Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados. Devem ser colocados no 
início, entre parênteses.
IV. Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A 
ordenação, nesse caso, se dará́ pelo nome do evento e não pelo numeral.
 Pode-se afirmar que:
a) todas estão corretas.
b) somente uma está correta.
c) somente duas estão corretas.
d) somente três estão corretas.
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e) todas estão incorretas.
51. (IBADE/Pref. Ji-Paraná-RO/Agente Administrativo/2018) Utilizando-se as regras de 
alfabetação, qual dos nomes teve a forma correta de arquivamento?
a) nome: João Castelo Branco / arquiva-se: Branco, João Castelo
b) nome: João de Almeida / arquiva-se: de Almeida, João
c) nome: João dos Santos Silva / arquiva-se: Santos Silva, João dos
d) nome: João do Santo Cristo / arquiva-se: Cristo. João do Santo
e) nome: João de Abreu Sobrinho / arquiva-se: Abreu Sobrinho, João de
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GABARITO
1. D
2. A
3. C
4. C
5. A
6. A
7. A
8. C
9. B
10.A
11.A
12.ERRADA
13.CORRETA
14.A
15.E
16.A
17.A
18.A
19.B
20.B
21.C
22.C
23.A
24.A
25.D
26.CORRETA
27.CORRETA
28.ERRADA
29.B
30.A
31.E
32.C
33.A
34.C
35.B
36.D
37.C
38.D
39.B
40.C
41.E
42.B
43.C
44.B
45.D
46.B
47.A
48.C
49.A
50.C
51.E
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RESUMO
฀ Organização e Administração de Arquivos: consiste no desenvolvimento das seguintes etapas 
de trabalho:
฀ Levantamento de dados: estudo dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e 
regulamentos da instituição produtora, assim como as espécies de documentos e 
formulários mais frequentes, volume e estado do acervo, processos regularmente 
adotados para arquivamento, consultas e empréstimos e outras informações que 
constituam um verdadeiro "saber" arquivístico.
฀ Análise dos dados coletados: analisar a situação e iniciar a confecção de um diagnóstico. 
฀ Planejamento: formulação de um plano arquivístico considerando todas as disposições 
legais levantadas e as necessidades da instituição para a qual se está trabalhando 
฀ Implantação e acompanhamento: elaboração de documento final composto de três 
partes fundamentais: situação real encontrada, análise / diagnóstico e plano de ação.
฀ Operações de Arquivamento: etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitarantes de efetuar o arquivamento.
฀ Inspeção: checar se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso 
deve ser lido o último despacho para observar se há instrução clara para o arquivamento. 
฀ Estudo: leitura cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em 
que assunto o documento deverá ser classificado e quais as suas eventuais referências 
cruzadas.
฀ Classificação: identificar os assuntos principal e secundário do documento, assim como 
registrar as suas referências cruzadas.
฀ Codificação: atribuir ao documento o código correspondente a sua classificação, 
conforma análise na etapa anterior.
฀ Ordenação: reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto. 
฀ Guarda de documentos: colocar o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou 
eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito.
฀ Métodos de Arquivamento: conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao 
armazenamento de documentos. 
฀ Tipos de arquivamento: posição física em que os documentos são dispostos: 
● Horizontal: Documentos e fichas são colocados uns sobre os outros. 
● Vertical: Documentos são dispostos uns atrás dos outros. 
฀ Sistemas de arquivamento: todos os métodos (exceção do alfanumérico) estão divididos 
em dois sistemas: 
● Direto: busca do documento é feita diretamente no local onde ele se acha 
guardado.
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● Indireto: para se localizar o documento é preciso antes consultar um código ou 
índice.
฀ Métodos Básicos
● Método Alfabético: o método de sistema direto que tem como elemento principal 
das buscas o nome. Nesse método os documentos são dispostos seguindo a ordem 
alfabética que possui diversas regras que devem ser respeitadas.
o Regras de alfabetação - 13 regras com impactos diversos na análise.
o Regras de ordenação - letra por letra ou palavra por palavra. São auto 
excludentes.
● Método Geográfico: mais um método do sistema direto. Indicado principalmente 
quando o elemento mais importante do documento é a sua procedência ou local. É 
um método bastante utilizado para o arquivo de correspondências.
● Método Numérico: utilizado quando o principal elemento de referência em um 
documento é um número. Como a busca não é realizada diretamente nos 
documentos como nos métodos alfabético e geográfico, o método numérico é 
considerado indireto.
o Simples - consiste na atribuição de um número a cada correspondente ou 
cliente, obedecendo sempre à ordem de entrada ou de registro.
o Cronológico - além de se utilizar a ordem numérica, observa-se também a 
data. Desta feita quem é numerado é o próprio documento e não a pasta. 
o Dígito-Terminal - Consiste em decompor o número do documento em 
grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando 
pares.
● Método Ideográfico (por assunto): o principal elemento a ser considerado é o 
assunto. Não é de fácil aplicação pois está sempre submetido a interpretação do 
usuário.
o Alfabético: subdivide-se mais uma vez em:
✔ Enciclopédico (agrupado sob títulos).
✔ Dicionário (dispostos alfabeticamente).
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o Numérico: subdivide-se novamente em:
✔ Duplex (documentação é dividida em classes, por assuntos, 
partindo-se do geral para o particular e não há limite para a criação de 
novas classes).
✔ Numérico Decimal (método Dewey. Divisão dos assuntos novamente 
parte do geral para o particular e cada classe - até o máximo de 10 - é 
novamente dividida em subclasses).
✔ Numérico Unitermo ou Indexação Coordenada (atribui-se a cada 
documento um número em ordem crescente, sempre de acordo com 
sua entrada no arquivo, com o objetivo de identificar e localizar o 
documento no momento em que ele é procurado).
฀ Métodos Padronizados: juntamente com os números e letras, foram empregadas 
também as cores.
● Variadex: introduz as cores como elementos auxiliares. O objetivo é facilitar tanto o 
arquivamento como a posterior localização dos documentos.
● Automático: documentos são arquivados com guias e pastas que já indicam as 
divisões das letras do alfabeto.
● Soundex: unidades de arquivamento são ordenadas por código, 
independentemente da sequência alfabética. Tal código é originado pelo som das 
consoantes dos nomes, ou seja, pela fonética e pela pronúncia dos nomes.
● Rôneo: obsoleto. Combinam-se letras, números e cores.
● Mnemônico: também obsoleto. Criam-se mnemônicos (esquemas, gráficos, 
símbolos, palavras, etc.) para auxiliar a memória do arquivista.
฀ Método Alfanumérico: combinação de letras e números. Considerado um método de 
sistema semi-indireto.
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