Workshop - Planejamento Estratégico de Contratações - PCA

Prévia do material em texto

<p>SESAI SECRETARIA DE</p><p>SAÚDE INDÍGENA</p><p>Workshop: Planejamento Estratégico de</p><p>Contratações</p><p>Ministrante:</p><p>Guilherme Krause Alves</p><p>APRESENTAÇÃO</p><p>Guilherme Krause Alves</p><p>Formação: Administrador; Mestre em Administração Universitária;</p><p>Servidor da UFSC desde setembro de 2012;</p><p>Diretor do Departamento de Compras da PROAD/UFSC de 5/2016 a</p><p>7/2022;</p><p>Vencedor do Prêmio Orgulho de ser PPGAU, edição 2020, em</p><p>decorrência da aplicação das propostas defendidas em dissertação de</p><p>mestrado.</p><p>CONTEXTUALIZAÇÃO:</p><p>ESTRUTURA DA PROAD</p><p>Pró-Reitor de</p><p>Administração</p><p>Departamento de</p><p>Compras</p><p>Departamento de</p><p>Gestão Patrimonial</p><p>Departamento de</p><p>Licitações</p><p>Departamento de</p><p>Projetos, Contratos</p><p>e Convênios</p><p>Imprensa</p><p>Universitária</p><p>Arquivo Central</p><p>Coordenadoria de</p><p>Apoio</p><p>Administrativo</p><p>Divisão</p><p>Administrativa</p><p>Biotério Central</p><p>CONTEXTUALIZAÇÃO:</p><p>INDICADORES UFSC</p><p>Indicador Número</p><p>Alunos matriculados 37.738</p><p>Servidores docentes 2.538</p><p>Servidores técnicos 2.928</p><p>Cursos oferecidos (graduação e</p><p>pós-graduação) 287</p><p>CONTEXTUALIZAÇÃO:</p><p>INDICADORES DCOM</p><p>Indicador 2022</p><p>Processos de compra nacional</p><p>tramitados (exceto adesões) 210</p><p>Economia para a UFSC pela redução do</p><p>número de processos R$ 9.299.452,00</p><p>Itens encaminhados para licitação 6150</p><p>Número de solicitações de empenho</p><p>emitidas 1703</p><p>Valor de empenhos registrados R$ 7.794.618,35</p><p>PROGRAMA</p><p>▰ Módulo I: Ciclo orçamentário, Lei 14.133/2021</p><p>e Plano de Contratações Anual</p><p>▰ Módulo II: Modalidades de licitação, seus ritos</p><p>e fases</p><p>▰ Módulo III: Processo de contratação e as fases</p><p>da execução orçamentária</p><p>▰ Módulo IV: Ferramentas e a importância do</p><p>planejamento</p><p>INTRODUÇÃO</p><p>▰ COMPRAR COM RECURSO PÚBLICO É</p><p>FÁCIL?</p><p>▰ DE QUEM É O RECURSO, AFINAL?</p><p>▰ A QUEM DEVO SATISFAÇÃO (OU: PARA</p><p>QUEM INSTRUO O PROCESSO)?</p><p>INTRODUÇÃO</p><p>▰ BUROCRACIA - subestima-se a</p><p>importância e superestima-se a</p><p>complexidade</p><p>▰ Senso comum + desconhecimento das</p><p>regras = dificuldade em realizar as ligações</p><p>lógicas, ou seja, "ligar o nome à pessoa"</p><p>▰ Armadilha</p><p>R$ 35.483.474,24</p><p>Total de economia de 2016 a 2021</p><p>PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO</p><p>Pode-se citar como objetivos do Planejamento</p><p>Estratégico, dentre outros:</p><p>▰ Levar a organização a atingir a resolutividade;</p><p>▰ Integrar decisões isoladas das áreas funcionais da</p><p>organização em um plano único e consistente com a</p><p>estratégia global da organização.</p><p>(PEREIRA, 2010).</p><p>Módulo 1</p><p>Ciclo orçamentário, Lei</p><p>14.133/2021 e Plano</p><p>de Contratações Anual</p><p>ORÇAMENTO PÚBLICO - PPA</p><p>O Plano Plurianual (PPA) estabelece, de forma</p><p>regionalizada, as diretrizes, objetivos e metas da</p><p>administração pública federal para as despesas de capital e</p><p>outras delas decorrentes e para as relativas aos programas</p><p>de duração continuada, para um período de quatro anos.</p><p>O PPA sempre inicia no segundo exercício financeiro do</p><p>mandato do chefe do executivo.</p><p>2023</p><p>Início do mandato</p><p>(ainda sob vigência do PPA</p><p>2020-2023)</p><p>2024</p><p>Início da vigência do PPA</p><p>2024-2027</p><p>2025</p><p>2026</p><p>2027</p><p>Início de novo mandato</p><p>(sob vigência do PPA</p><p>2024-2027)</p><p>2028</p><p>Início da vigência do PPA</p><p>2028-2031</p><p>Mandato</p><p>PPA 2024-2027</p><p>ORÇAMENTO PÚBLICO - LDO</p><p>A Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO):</p><p>▰ compreende as metas e prioridades da administração pública</p><p>federal;</p><p>▰ estabelece as diretrizes de política fiscal e respectivas metas,</p><p>em consonância com trajetória sustentável da dívida pública;</p><p>▰ orienta a elaboração da lei orçamentária anual;</p><p>▰ dispõe sobre as alterações na legislação tributária; e</p><p>▰ estabelece a política de aplicação das agências financeiras</p><p>oficiais de fomento.</p><p>ORÇAMENTO PÚBLICO - LOA</p><p>A LOA é o instrumento que:</p><p>▰ prevê a receita; e</p><p>▰ fixa as despesas</p><p>do Poder Público (toda a União).</p><p>Lei Orçamentária</p><p>Anual - LOA</p><p>(1 ano)</p><p>Lei de Diretrizes</p><p>Orçamentárias - LDO</p><p>(1 ano)</p><p>Plano Plurianual - PPA</p><p>(4 anos)</p><p>A principal base legal para o PPA, a LDO e a LOA é a Constituição Federal.</p><p>Na Lei nº 8.666/1993, há apenas uma menção</p><p>da palavra “planejamento”, se referindo a uma</p><p>das possibilidades de serviços técnicos</p><p>profissionais especializados.</p><p>Na Lei nº 14.133/2021, há 12 menções, sendo a</p><p>primeira delas um dos seus princípios.</p><p>PLANEJAMENTO NA LLC</p><p>Assim, entende-se que todas as</p><p>ações relacionadas com as</p><p>contratações públicas devem</p><p>permear o princípio do</p><p>planejamento.</p><p>Mas, na prática, como fica?</p><p>Em resumo, os órgãos e entidades precisam:</p><p>▰ realizar o seu planejamento anual para as</p><p>contratações pretendidas;</p><p>▰ realizar as contratações conforme o planejamento</p><p>realizado;</p><p>▰ em tese, o orçamento anual decorre do</p><p>planejamento realizado, assim como a execução</p><p>do orçamento deve ser realizada conforme esse</p><p>planejamento.</p><p>PLANEJAMENTO E A NOVA LLC - EXEMPLO</p><p>Execução</p><p>O órgão ou entidade tem</p><p>o recurso necessário</p><p>disponibilizado no</p><p>exercício financeiro de</p><p>2025 e executa a</p><p>aquisição das 100 mesas,</p><p>conforme planejado.</p><p>Planejamento</p><p>O órgão ou entidade</p><p>identifica, em 2024, que</p><p>precisará adquirir 100</p><p>mesas de escritório no</p><p>ano de 2025. Esta</p><p>demanda é incluída no</p><p>sistema que consolida o</p><p>planejamento</p><p>institucional.</p><p>Orçamento</p><p>Com base em tais</p><p>informações, o valor</p><p>necessário para adquirir</p><p>as 100 mesas é incluído</p><p>no orçamento de 2025</p><p>do órgão ou entidade</p><p>(partindo da própria</p><p>LOA).</p><p>O Plano de Contratações Anual (PCA) é um</p><p>documento que consolida as demandas que o órgão</p><p>ou a entidade planeja contratar no exercício</p><p>subsequente ao de sua elaboração.</p><p>PLANO DE CONTRATAÇÕES ANUAL</p><p>O Plano de Contratações Anual (PCA) tem como objetivos:</p><p>▰ Racionalizar as contratações por meio da promoção de</p><p>contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de</p><p>obter economia de escala, padronização de produtos e</p><p>serviços e redução de custos processuais;</p><p>▰ Garantir o alinhamento com o planejamento</p><p>estratégico, o plano diretor de logística sustentável e</p><p>outros instrumentos de governança existentes; [...]</p><p>O Plano de Contratações Anual (PCA) tem como objetivos:</p><p>▰ Subsidiar a elaboração das leis orçamentárias;</p><p>▰ Evitar o fracionamento de despesas; e</p><p>▰ Sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a</p><p>aumentar o diálogo potencial com o mercado e</p><p>incrementar a competitividade.</p><p>Para a elaboração do PCA do órgão ou entidade utiliza-se o</p><p>Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações</p><p>(PGC).</p><p>E como se faz para elaborar o PCA do meu órgão/entidade?</p><p>A elaboração do Plano</p><p>de Contratações Anual</p><p>é obrigatória!</p><p>▰ O prazo para envio das demandas pelo Sistema PGC é até o dia</p><p>1º de abril do ano de elaboração do plano.</p><p>▰ O ano de elaboração do plano é o anterior ao de execução.</p><p>▰ Entende-se que devem ser inseridos no PGC os itens que</p><p>efetivamente se pretende adquirir no ano de execução.</p><p>▰ Há períodos de abertura do sistema em outros períodos do</p><p>ano.</p><p>É possível a inserção fora dos prazos estabelecidos?</p><p>SIM!</p><p>Entretanto, deverá ser informada uma justificativa (no próprio</p><p>sistema) para o descumprimento do prazo, que será avaliada pela</p><p>Autoridade Competente.</p><p>SISTEMA PGC - INSERÇÃO FORA DO</p><p>PRAZO</p><p>Há alguns casos em que o registro no PCA é dispensado, quais sejam:</p><p>▰ Informações classificadas como sigilosas;</p><p>▰ Contratações realizadas por meio de concessão de suprimento de</p><p>fundos;</p><p>▰ Dispensas de licitação nos casos de:</p><p>▻ possível comprometimento da segurança nacional;</p><p>▻ guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou</p><p>de grave perturbação da ordem;</p><p>▻ emergência ou de calamidade pública; e</p><p>▰ Pequenas compras e prestação de serviços de pronto pagamento.</p><p>Não estando no rol de exceções, a demanda deverá ser</p><p>obrigatoriamente informada, mesmo quando for imprevista!</p><p>Link de acesso ao PGC:</p><p>https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp</p><p>(ou então via compras.gov.br, em “Acesso ao Sistema”)</p><p>Módulo 2</p><p>Modalidades de</p><p>licitação, seus ritos e</p><p>fases</p><p>Modalidades de licitação (art. 28 da</p><p>Lei nº 14.133/2021)</p><p>M</p><p>od</p><p>al</p><p>id</p><p>ad</p><p>es</p><p>Pregão</p><p>Concorrência</p><p>Concurso</p><p>Leilão</p><p>Diálogo Competitivo</p><p>MODALIDADE: CONCURSO</p><p>Concurso: modalidade de licitação</p><p>para escolha de trabalho</p><p>técnico, científico ou artístico, cujo critério de julgamento</p><p>será o de melhor técnica ou conteúdo artístico, e para</p><p>concessão de prêmio ou remuneração ao vencedor.</p><p>Exemplo: escolha de artista para realizar obra de arte que</p><p>fará parte da decoração da instituição.</p><p>MODALIDADE: LEILÃO</p><p>Leilão: modalidade de licitação para alienação de bens</p><p>imóveis ou de bens móveis inservíveis ou legalmente</p><p>apreendidos a quem oferecer o maior lance.</p><p>Exemplo: venda de imóvel; venda de produtos</p><p>apreendidos pela Receita Federal.</p><p>MODALIDADE: CONCORRÊNCIA</p><p>Concorrência: modalidade de licitação para contratação de</p><p>bens e serviços especiais e de obras e serviços comuns e</p><p>especiais de engenharia.</p><p>P.: O que é bem especial?</p><p>R.: É aquele que não é comum (por sua alta heterogeneidade</p><p>ou complexidade).</p><p>Exemplo: construção de um prédio.</p><p>MODALIDADE: PREGÃO</p><p>Pregão: modalidade de licitação obrigatória para aquisição de</p><p>bens e serviços comuns.</p><p>P.: O que é bem comum?</p><p>R.: É aquele cujos padrões de desempenho e qualidade podem ser</p><p>objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações</p><p>usuais de mercado.</p><p>Exemplos: caneta, café, computador, serv. terc. de limpeza,</p><p>manutenção…</p><p>MODALIDADE: PREGÃO</p><p>Algumas características:</p><p>▰ Não pode para obras, bens/serviços especiais, alienações,</p><p>etc.;</p><p>▰ Admite como critério de julgamento: menor preço ou</p><p>maior desconto;</p><p>▰ Utiliza o rito “comum” (assim como a concorrência);</p><p>▰ Preferencialmente na forma eletrônica (assim como as</p><p>demais modalidades).</p><p>SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS</p><p>O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de</p><p>procedimentos para realização, mediante contratação direta</p><p>ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de</p><p>registro formal de preços relativos à prestação de serviços, às</p><p>obras e à aquisição e à locação de bens para contratações</p><p>futuras.</p><p>SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS</p><p>Em outras palavras, o SRP permite que, do resultado da</p><p>licitação, decorra não diretamente a contratação, mas:</p><p>▰ o registro dos preços vencedores;</p><p>▰ para que a contratação possa ser realizada no futuro;</p><p>▰ quando e quanto a Administração necessitar; e</p><p>▰ dentro de um prazo de vigência.</p><p>SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS</p><p>O registro de preços:</p><p>▰ Também pode ser utilizado em situação específica de</p><p>inexigibilidade e de dispensa de licitação;</p><p>▰ Não implica em obrigação da Administração contratar;</p><p>▰ Implica em obrigação de atendimento pelo fornecedor,</p><p>quando acionado.</p><p>SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS</p><p>Prazo de vigência da Ata de Registro de Preços:</p><p>▰ 1 ano, podendo ser prorrogado por igual período</p><p>▰ desde que comprovado que o preço é vantajoso.</p><p>O planejamento de compras deverá observar o seu</p><p>processamento por meio do SRP, quando pertinente.</p><p>MODALIDADE:</p><p>DIÁLOGO COMPETITIVO</p><p>A modalidade ‘diálogo competitivo’ é destinada a contratações que</p><p>possuam as seguintes condições:</p><p>▰ inovação tecnológica ou técnica;</p><p>▰ impossibilidade de o órgão ou entidade ter sua necessidade</p><p>satisfeita sem a adaptação de soluções disponíveis no mercado;</p><p>e</p><p>▰ impossibilidade de as especificações técnicas serem definidas</p><p>com precisão suficiente pela Administração.</p><p>MODALIDADE: DISPENSA DE</p><p>LICITAÇÃO</p><p>Assim como as inexigibilidades, são casos chamados de</p><p>“contratação direta”, uma vez que não são realizadas por</p><p>intermédio de licitação.</p><p>MODALIDADE: DISPENSA DE</p><p>LICITAÇÃO</p><p>▰ Artigo 75, inciso II: para contratação que envolva valores</p><p>inferiores a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais), no caso</p><p>de outros serviços e compras.</p><p>▻ É a famosa “dispensa de baixo valor”;</p><p>▻ O valor é atualizado anualmente. Para o ano de 2024</p><p>o limite é de R$ 59.906,02;</p><p>O valor não pode ser o único</p><p>critério a ser considerado para</p><p>dispensar a licitação.</p><p>A dispensa é exceção à regra e</p><p>precisa ser justificada.</p><p>MODALIDADE: DISPENSA DE</p><p>LICITAÇÃO</p><p>▰ Artigo 75, inciso III: para contratação que mantenha todas as condições</p><p>definidas em edital de licitação realizada há menos de 1 (um) ano,</p><p>quando se verificar que naquela licitação:</p><p>▻ não surgiram licitantes interessados ou não foram apresentadas</p><p>propostas válidas;</p><p>▻ as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente</p><p>superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os</p><p>fixados pelos órgãos oficiais competentes.</p><p>MODALIDADE: DISPENSA DE</p><p>LICITAÇÃO</p><p>▰ Artigo 75, inciso IV, alínea ‘a’:</p><p>▻ bens, componentes ou peças;</p><p>▻ de origem nacional ou estrangeira necessários à manutenção de equipamentos;</p><p>▻ a serem adquiridos do fornecedor original desses equipamentos durante o</p><p>período de garantia técnica;</p><p>▻ quando essa condição de exclusividade for indispensável para a vigência da</p><p>garantia.</p><p>Exemplo: compra de peça de reposição para computador dentro do período de garantia, em</p><p>que a utilização de peça que não seja do fabricante ocasiona a perda da garantia.</p><p>MODALIDADE: DISPENSA DE</p><p>LICITAÇÃO</p><p>▰ Artigo 75, inciso VIII: nos casos de emergência ou de calamidade pública;</p><p>▻ quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar</p><p>prejuízo ou comprometer a continuidade dos serviços públicos ou a segurança de</p><p>pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares;</p><p>▻ somente para aquisição dos bens necessários ao atendimento da situação emergencial</p><p>ou calamitosa e para as parcelas de obras e serviços que possam ser concluídas no</p><p>prazo máximo de 1 (um) ano, contado da data de ocorrência da emergência ou da</p><p>calamidade;</p><p>▻ vedadas a prorrogação dos respectivos contratos e a recontratação de empresa já</p><p>contratada com base no disposto neste inciso.</p><p>MODALIDADE: INEXIGIBILIDADE</p><p>DE LICITAÇÃO</p><p>A inexigibilidade de licitação ocorre quando há inviabilidade de competição.</p><p>Assim, a licitação não pode ser exigida ou, em outras palavras, é inexigível.</p><p>O rol de possibilidades de inexigibilidade é exemplificativo.</p><p>É A EXCEÇÃO DA EXCEÇÃO!</p><p>MODALIDADE: INEXIGIBILIDADE</p><p>DE LICITAÇÃO</p><p>▰ A inexigibilidade de licitação deve ser caracterizada!</p><p>▰ A escolha ou preferência de marca é, em regra, proibida.</p><p>▰ Deve ser demonstrado de que maneira se chegou à</p><p>conclusão de que a solução escolhida é a única que</p><p>atende à necessidade da Administração.</p><p>FASES DA LICITAÇÃO</p><p>Podemos dividir a licitação em fases de duas formas.</p><p>Uma delas seria conforme prevê a Lei nº 14.133/2021 (rito</p><p>comum) e a outra é baseada na doutrina sobre o tema</p><p>FASES DA LICITAÇÃO</p><p>Fase</p><p>Doutrina Lei n° 14.133/2021</p><p>Interna Preparatória</p><p>Externa</p><p>De divulgação do edital de licitação</p><p>De apresentação de propostas e lances</p><p>De julgamento</p><p>De habilitação</p><p>Recursal</p><p>De homologação</p><p>FASES DA LICITAÇÃO</p><p>Módulo 3</p><p>Processo de contratação</p><p>e as fases da execução</p><p>orçamentária</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>Após a finalização da licitação ou do processo de dispensa,</p><p>inexigibilidade ou adesão, é hora de formalizar a contratação</p><p>propriamente dita.</p><p>Mas, para isso, é necessário que os recursos necessários para</p><p>fazer frente à despesa estejam disponíveis.</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>Exemplo: a SESAI fez uma licitação de 500 mesas de escritório</p><p>por meio do sistema de registro de preços, resultando em um</p><p>valor de R$ 200,00 cada.</p><p>A Ata de Registro de Preços teve sua vigência iniciada em</p><p>março de 2024.</p><p>Em agosto de 2024, se define uma demanda imediata de 100</p><p>mesas, que custarão, então, R$ 20.000,00 no total.</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>Qual é o caminho do recurso até ele ser utilizado para essa</p><p>aquisição, de fato?</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>Pode-se concluir que, para que possamos executar a compra</p><p>das 100 mesas que precisamos, é necessário:</p><p>1. Que o processo de compra, no caso uma licitação pelo SRP,</p><p>esteja concluído e em conformidade;</p><p>2. Que exista a dotação orçamentária, que percorre um</p><p>caminho distinto do processo licitatório.</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA</p><p>E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>Agora, vamos pensar o contrário: temos R$ 50 mil de recurso disponível</p><p>para uso no órgão/entidade, sem destinação exata definida.</p><p>É hora de ir à “caça” das demandas?</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>A definição intempestiva das demandas pode ocasionar:</p><p>1. Desequilíbrios de prioridades;</p><p>2. Desconsideração de necessidades reais;</p><p>3. “Fabricação” de necessidades;</p><p>4. Desperdício de recursos públicos;</p><p>5. Falhas nos procedimentos (e eventuais responsabilizações);</p><p>6. Fracasso nas aquisições;</p><p>7. Não atendimento do interesse público.</p><p>EXECUÇÃO DA CONTRATAÇÃO</p><p>Após a finalização da licitação ou do processo de dispensa,</p><p>inexigibilidade ou adesão, é hora de formalizar a contratação</p><p>propriamente dita.</p><p>Essa formalização é realizada por meio dos contratos</p><p>administrativos.</p><p>EXECUÇÃO DA CONTRATAÇÃO</p><p>O contrato é um ajuste entre partes, ou seja, um acordo</p><p>em que as partes assumem um compromisso.</p><p>Nos contratos privados, a relação é de igualdade. Já nos</p><p>contratos administrativos, existem as chamadas cláusulas</p><p>exorbitantes, que são dispositivos que colocam a</p><p>Administração em posição de superioridade em relação</p><p>ao particular, como por exemplo a possibilidade de</p><p>rescisão unilateral.</p><p>EXECUÇÃO DA CONTRATAÇÃO</p><p>A Lei nº 14.133/2021 nos diz que o instrumento de</p><p>contrato é obrigatório, salvo nas seguintes hipóteses</p><p>(quando pode ser substituído por outros instrumentos):</p><p>▰ dispensa de licitação em razão de valor;</p><p>▰ compras com entrega imediata e integral dos bens</p><p>adquiridos e dos quais não resultem obrigações</p><p>futuras, inclusive quanto a assistência técnica,</p><p>independentemente de seu valor.</p><p>O empenho é ato</p><p>obrigatório para a</p><p>realização da despesa.</p><p>EXECUÇÃO DA CONTRATAÇÃO</p><p>Na prática, como é o processo de contratação?</p><p>DEFINIÇÃO DA DEMANDA E</p><p>DISPONIBILIZAÇÃO DO RECURSO</p><p>LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO</p><p>A liquidação da despesa consiste na verificação do</p><p>direito adquirido pelo credor.</p><p>Tendo ocorrido a liquidação, o pagamento pode ser,</p><p>finalmente, realizado.</p><p>PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO DA</p><p>CONTRATAÇÃO, RECEBIMENTO E</p><p>PAGAMENTO</p><p>Módulo 4</p><p>Ferramentas e a</p><p>importância do</p><p>planejamento</p><p>FERRAMENTAS E A IMPORTÂNCIA</p><p>DO PLANEJAMENTO</p><p>A execução orçamentária depende diretamente dos</p><p>processos que demandam a utilização de recursos</p><p>públicos.</p><p>Há prazos, regras e procedimentos a serem cumpridos,</p><p>e que muitas das vezes são bastante intrincados.</p><p>Assim, é necessário que estes processos sejam</p><p>adequadamente organizados e conduzidos.</p><p>CALENDÁRIO DE COMPRAS</p><p>Todo processo de compras é muito trabalhoso, mesmo os</p><p>mais simples.</p><p>Também existem os prazos de encerramento do exercício</p><p>financeiro, que exigem que os processos que demandam</p><p>empenhos estejam prontos em tempo hábil para a</p><p>execução.</p><p>Assim, especialmente em instituições grandes, com muitos</p><p>setores requerentes, é necessário que se tenha um</p><p>cronograma que distribua as atividades no decorrer do</p><p>ano.</p><p>CALENDÁRIO DE COMPRAS</p><p>Vantagens de se ter um Calendário de Compras:</p><p>▰ Evita o gargalo em certos períodos do ano</p><p>(sazonalidade)</p><p>▰ Evita perda de validade de documentos</p><p>▰ Proporciona a continuidade de disponibilidade de atas</p><p>de registro de preços vigentes</p><p>▰ Proporciona organização dos setores requerentes</p><p>▰ Propicia a aglutinação de demandas semelhantes dos</p><p>diversos setores</p><p>▰ Facilita a padronização de especificações</p><p>▰ Propicia o aperfeiçoamento do “macroprocesso”</p><p>▰ …</p><p>CALENDÁRIO DE COMPRAS</p><p>Algumas observações:</p><p>▰ O Calendário é divulgado geralmente em meados</p><p>de dezembro do ano anterior</p><p>▰ Há a divulgação simultânea de uma lista sugerida</p><p>de itens de cada grupo</p><p>▰ Também é divulgado prazo para encaminhamento</p><p>de pedidos que gerarão empenho</p><p>Link: https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/</p><p>PLANO DE CONTRATAÇÕES</p><p>ANUAL</p><p>De que forma o PCA interage com o Calendário de Compras</p><p>do órgão/entidade?</p><p>DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS</p><p>Outro ponto imprescindível para a organização das</p><p>atividades é a definição de competências e atribuições.</p><p>Por exemplo:</p><p>▰ Quem é responsável pela definição das especificações</p><p>e pela pesquisa de preços?</p><p>▰ Quem é responsável por instruir o processo no</p><p>sistema?</p><p>▰ Quem é responsável pelo planejamento da Unidade?</p><p>DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS</p><p>Essa definição é imprescindível para que não haja confusão</p><p>no momento de cobrar ou executar as atividades.</p><p>MANUALIZAÇÃO DE</p><p>PROCEDIMENTOS</p><p>A partir do momento em que se sabe quais são as</p><p>atribuições do setor, é necessário que os</p><p>procedimentos sejam manualizados.</p><p>O manual é uma forma de comunicação objetiva,</p><p>clara, sempre disponível e isonômica.</p><p>Também evita o dispêndio de tempo com</p><p>atendimentos desnecessários, direcionando-se esse</p><p>tempo para o que for realmente importante.</p><p>MANUALIZAÇÃO DE</p><p>PROCEDIMENTOS</p><p>Podemos dividir a manualização em:</p><p>▰ Interna (direcionada aos procedimentos do próprio setor); e</p><p>▰ Externa (direcionada aos usuários dos serviços prestados</p><p>pelo setor).</p><p>MANUALIZAÇÃO DE</p><p>PROCEDIMENTOS</p><p>Link do Manual de Compras da UFSC:</p><p>https://compras.wiki.ufsc.br/</p><p>AUTOMAÇÃO DE ATIVIDADES</p><p>REPETITIVAS</p><p>Algumas tarefas são muito repetitivas e, muito comumente,</p><p>são realizadas manualmente.</p><p>Por exemplo: diferentes planilhas de controle que são</p><p>preenchidas com informações semelhantes.</p><p>A automação de determinadas tarefas, além de propiciar</p><p>celeridade aos procedimentos, evita falhas humanas, erros</p><p>de digitação, entre outros.</p><p>As cinco primeiras colunas são</p><p>preenchidas automaticamente, à</p><p>medida que uma outra planilha</p><p>interna é preenchida.</p><p>As outras duas são preenchidas</p><p>automaticamente a partir de fórmulas</p><p>que buscam dados em outras planilhas</p><p>com base nas informações das outras</p><p>colunas.</p><p>Link para acesso à planilha:</p><p>https://compras.ufsc.br/transparencia/atas-e-saldos-de-itens-srp-materiais-de-consumo-e-permanentes/</p><p>Link para acesso à planilha:</p><p>https://compras.ufsc.br/transparencia/processos-licitatorios-de-compras-em-andamento/</p><p>MAPEAMENTO DE PROCESSOS</p><p>A gestão de processos tem por vantagens:</p><p>▰ Redução dos tempos de ciclo;</p><p>▰ Diminuição de custos;</p><p>▰ Melhoria da eficiência interna;</p><p>▰ Melhoria da qualidade;</p><p>▰ Aumentos da satisfação dos colaboradores e clientes.</p><p>(AZEVEDO, 2010).</p><p>MAPEAMENTO DE PROCESSOS</p><p>O mapeamento de processos é uma ferramenta que</p><p>permite a visualização e, posteriormente, a gestão, ajuste ou</p><p>modificação do processo em questão.</p><p>O procedimento de solicitação</p><p>de empenho de materiais da</p><p>UFSC foi revisto em 2018</p><p>utilizando o mapeamento de</p><p>processos, resultando em</p><p>grande aumento de</p><p>produtividade e celeridade,</p><p>além de reduzir a taxa de erros.</p><p>UTILIZAÇÃO DE INDICADORES</p><p>Os indicadores permitem uma relação matemática que</p><p>mensura os atributos de um processo ou de seus resultados,</p><p>comparando as medições com metas pré-estabelecidas.</p><p>UTILIZAÇÃO DE INDICADORES</p><p>Alguns cálculos são</p><p>automatizados.</p><p>UTILIZAÇÃO DE INDICADORES</p><p>Exemplos de avaliação de indicadores:</p><p>https://compras.ufsc.br/transparencia/dcom-em-numeros/</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>Imprescindível para atendimento pleno e efetivo do interesse</p><p>público;</p><p>Falhas nas compras podem ocasionar prejuízos para a consecução</p><p>das atividades finalísticas das organizações, além do próprio</p><p>desperdício de recursos públicos, que são limitados;</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>A atividade de compras é ainda vista, por alguns setores, como</p><p>tarefas meramente operacionais, quando, em verdade, pode</p><p>interferir diretamente, positiva ou negativamente, no atingimento</p><p>das metas estratégicas da instituição.</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>Há interdependência entre os setores responsáveis pelas atividades</p><p>relacionadas às compras e aqueles que são os requisitantes do</p><p>material, que, de fato, irão se beneficiar diretamente pelo trabalho</p><p>realizado pelo setor de compras.</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>A atividade de compras deve ser orientada para alcançar a</p><p>capacidade técnica que</p><p>possibilite o planejamento, o</p><p>acompanhamento e a melhoria efetiva dos procedimentos</p><p>adotados.</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>● Quando planejar?</p><p>● Quando a compra é importante?</p><p>● Será que é de uma compra que eu preciso?</p><p>● Qual o problema que eu preciso solucionar?</p><p>● Consequências.</p><p>(Retirado da apresentação da Auditora da CGU Rosemary Zucareli)(Imagem retirada de https://ferramentasdaqualidade.org/pdca/)</p><p>Planejamento</p><p>micro</p><p>Planejamento</p><p>micro</p><p>Planejamento</p><p>macro</p><p>A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO</p><p>DAS CONTRATAÇÕES</p><p>O desafio não é só fazer ‘muito’. O maior desafio é fazer muito, com</p><p>eficiência, dentro dos preceitos legais e com recursos limitados.</p><p>Para isso, é necessário mais planejamento e menos “fazejamento”.</p><p>DÚVIDAS?</p><p>OBRIGADO!</p><p>Contato:</p><p>guilherme.k.alves@ufsc.br</p>