Manual Assistentes adm - Manual Assistente Administrativo PCPR

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<p>PR</p><p>MANUALDOASSISTENTE</p><p>ADMINISTRATIVO</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>2</p><p>MANUAL DO</p><p>ASSISTENTE ADMINISTRATIVO</p><p>CURITIBA</p><p>2022</p><p>APRESENTAÇÃO</p><p>Prezado (a) Assistente Administrativo (a),</p><p>Seja bem-vindo à Polícia Civil do Estado do Paraná.</p><p>Elaboramos este manual para que você tenha conhecimento</p><p>das atribuições que irá desempenhar, bem como o compor‐</p><p>tamento que deverá apresentar enquanto prestador de serviço</p><p>terceirizado para a Polícia Civil do Estado do Paraná.</p><p>Não obstante os serviços serem acessórios, eles contribuem</p><p>indiretamente para o cumprimento da missão institucional, a‐</p><p>cilitando a prestação de serviços para a sociedade.</p><p>É imprescindível, portanto, prestação de serviço de qualidade</p><p>para melhor atender a população. Além de criar boas condições</p><p>técnicas, de inraestrutura e de relações de trabalho para</p><p>garantir excelência no atendimento.</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>4</p><p>1. O assistente administrativo.................................................. 5</p><p>2. Funções básicas do assistente administrativo..............6</p><p>3. Jornada de trabalho ................................................................8</p><p>4. Salário..........................................................................................8</p><p>5. Atestado médico.......................................................................9</p><p>6. Substituição do assistente administrativo .....................9</p><p>7. Feriados, dias de recesso E ponto facultativo ................9</p><p>8. Deveres do assistente administrativo............................ 10</p><p>9. Vedações................................................................................... 12</p><p>10. Uso de redes sociais............................................................ 13</p><p>Expediente.................................................................................... 15</p><p>SUMÁRIO</p><p>Clique no tópico para ir à página</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>5</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>MANUAL DO ASSISTENTE</p><p>ADMINISTRATIVO</p><p>1. O ASSISTENTE ADMINISTRATIVO</p><p>O Assistente Administrativo é empregado contratado de</p><p>empresa prestadora de serviços continuados para atender às</p><p>necessidades do Departamento da Polícia Civil, sob o regime</p><p>celetista, com remuneração a ser paga pela empresa contra‐</p><p>tada, conorme previsão na respectiva Convenção Coletiva,</p><p>acrescido dos demais beneícios estipulados.</p><p>Apesar de não manter vínculo empregatício com a Administra‐</p><p>ção Pública, o Assistente Administrativo é equiparado a</p><p>uncionário público para fns de responsabilização penal, razão</p><p>pela qual deverá manter discrição em relação as unções de‐</p><p>sempenhadas na unidade de lotação, bem como sigilo em</p><p>relação às inormações sensíveis que tiver acesso.</p><p>Todas as demandas relacionadas à relação empregatícia, tais</p><p>como recebimento de vale-transporte, vale-alimentação,</p><p>pagamento de salário, apresentação de atestado médico,</p><p>concessão de érias, etc, deverão ser tratadas pelo Assistente</p><p>Administrativo diretamente com a empresa contratante.</p><p>Somente nos casos de atraso ou ausência dos pagamentos</p><p>das obrigações trabalhistas, o chee da unidade de lotação</p><p>(Delegado de Polícia) e/ou pessoa por ele designada (demais</p><p>servidores), deverá ser expressamente inormado, por meio</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>6</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>de protocolo eletrônico, para adoção das providências perti‐</p><p>nentes junto à empresa prestadora do serviço.</p><p>2. FUNÇÕES BÁSICAS DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO</p><p>O Assistente Administrativo deverá atuar na execução das</p><p>atividades auxiliares, instrumentais e/ou acessórias, conorme</p><p>solicitações/orientações do chee da unidade de lotação</p><p>(Delegado de Polícia) e/ou pessoa por ele designada (demais</p><p>servidores). Para tanto, será criado e-mail institucional indi‐</p><p>vidualizado para acesso aos sistemas Sisdoc e e-</p><p>Protocolo.</p><p>Havendo a necessidade de acesso a outros sistemas, o chee</p><p>da unidade deverá encaminhar e-protocolo à DIE solicitando</p><p>o acesso e apresentando justifcativa.</p><p>2.1. São unções básicas do Assistente Administrativo:</p><p>a. Executar serviços de apoio nas áreas de recursos</p><p>humanos, administração, inanças e outras de interesse</p><p>da Administração Pública Estadual; executar serviços</p><p>de protocolo, classifcação, registro, conerência e</p><p>digitação de planilhas, relatórios, processos, publica‐</p><p>ções e outros documentos; realizar entrada e</p><p>transmissão de dados; redigir e digitar memorandos,</p><p>oícios e outras correspondências.</p><p>b. Atualizar cadastros e sistemas; azer levantamento</p><p>patrimonial; organizar e manter arquivos de documen‐</p><p>tos; receber, despachar e azer triagem de</p><p>correspondências; conerir produtos e materiais; realizar</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>7</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>levantamentos patrimoniais; controlar estoques;</p><p>receber contas e tributos; armazenar produtos e</p><p>materiais;</p><p>c. Organizar almoxariado; receber requisições de</p><p>compras de materiais ou serviços; acompanhar</p><p>processos de licitação de compras e serviços; eetuar</p><p>serviços bancários e de correio, transportando corres‐</p><p>pondências, documentos e objetos; receber notas</p><p>fscais, verifcar os documentos que acompanham as</p><p>notas, realizar a conerência, providenciar os trâmites</p><p>necessários para pagamento; eetuar cálculos e con‐</p><p>erência de dados.</p><p>d. Operar máquinas copiadoras, microcomputadores,</p><p>equipamentos eletrônicos e máquinas eletroeletrônicas;</p><p>e. Manter a escala de trabalho dos uncionários atualiza‐</p><p>da e fxada em local visível; eetuar registros de controle</p><p>de requências e enviá-los ao GARH;</p><p>. Realizar os devidos registros, controles e encaminha‐</p><p>mentos de licenças médicas, acidentes de trabalho,</p><p>luto, casamento, nascimento de flho, etc, de servido‐</p><p>res; Providenciar a prestação de contas da verba de</p><p>adiantamento para material de consumo; controlar e</p><p>supervisionar os serviços de copa, ornecimento de</p><p>reeições, limpeza, manutenção predial e lavanderia;</p><p>g. Providenciar a solicitação mensal de materiais de</p><p>consumo, tais como: gêneros alimentícios, materiais</p><p>de higiene, materiais de limpeza, materiais de expedi‐</p><p>ente, pedagógicos e medicamentos.</p><p>h. Controlar a validade dos extintores de incêndio, provi‐</p><p>denciando a reposição sempre que necessário;</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>8</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>i. Recepcionar, atender e prestar inormações ao</p><p>público;</p><p>j. Atender e executar chamadas teleônicas anotando</p><p>recados e ornecendo inormações;</p><p>k. Atuar nas rotinas das unidades ou centros de docu‐</p><p>mentação ou de inormação;</p><p>l. Outras atribuições posteriormente defnidas.</p><p>3. JORNADA DE TRABALHO</p><p>A jornada de trabalho do Assistente Administrativo é de 40</p><p>(quarenta) horas semanais, de segunda a sexta-eira, nos</p><p>limites estabelecidos na CLT, observado o horário de uncio‐</p><p>namento e necessidades da unidade de lotação.</p><p>4. SALÁRIO</p><p>Assistente Administrativo I – salário base da categoria acrescido</p><p>de 30% + vale alimentação + vale-transporte (variável);</p><p>Assistente Administrativo II – salário base da categoria + vale</p><p>alimentação + vale transporte (variável)</p><p>O Assistente Administrativo é empregado contratado de</p><p>empresa prestadora de serviços continuados para atender às</p><p>necessidades do Departamento da Polícia Civil, sob o regime</p><p>celetista. Portanto, as anotações na CTPS e pagamentos de</p><p>verbas salariais devem ser realizados pelo empregador.</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>9</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>Cabe ao Setor de Atesto e Fiscalização da DIE a averiguação</p><p>e controle dos documentos encaminhados pela empresa, após</p><p>a prestação do serviço. Portanto, nesse momento, serão ana‐</p><p>lisados, entre outros quesitos, a correta anotação na CTPS de</p><p>cada um dos Assistentes Administrativos, conorme pactuado</p><p>no contrato.</p><p>5. ATESTADOMÉDICO</p><p>Em hipótese alguma devem ser apresentados atestados</p><p>médicos à unidade de lotação com a fnalidade de abonar/</p><p>justifcar altas/ausências ao trabalho.</p><p>Os atestados médicos devem ser apresentados diretamente</p><p>à empresa empregadora, devendo o Assistente Administrativo</p><p>inormar o chee da unidade de lotação quanto a sua</p><p>ausência, a fm de que seja providenciada a sua substituição.</p><p>6. SUBSTITUIÇÃO DO ASSISTENTE</p><p>ADMINISTRATIVO</p><p>Nos casos em que fcar constatado descumprimento das</p><p>obrigações relativas à execução dos serviços, bem como cuja</p><p>conduta seja julgada inconveniente/incompatível com as</p><p>normas da Administração Pública, o chee da unidade de</p><p>lotação (Delegado de Polícia) e/ou pessoa por ele designada</p><p>(demais servidores) poderá solicitar, de orma justifcada, a</p><p>substituição do Assistente Administrativo, por meio de protocolo</p><p>encaminhado à DIE.</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>10</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>7. FERIADOS, DIAS DE RECESSO E PONTO FACULTATIVO</p><p>Sem prejuízo dos serviços considerados essenciais, os Assis‐</p><p>tentes Administrativos serão dispensados de prestarem</p><p>serviço nas unidades de lotação nos eriados, dias de recesso</p><p>e de ponto acultativo, conorme or estabelecido em Decreto</p><p>do Governador do Estado do Paraná para cumprimento pelos</p><p>Órgãos e Entidades da Administração Direta do Poder Executivo.</p><p>8. DEVERES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO</p><p>O Assistente Administrativo deverá adaptar-se às necessidades</p><p>e características da unidade em que o serviço estiver sendo</p><p>realizado, acatando as determinações do chee da unidade de</p><p>lotação (Delegado de Polícia) e/ou pessoa por ele designada</p><p>(demais servidores), de acordo com a peculiaridades do local.</p><p>Assim, além de demonstrar responsabilidade, prudência, equi‐</p><p>líbrio e controle emocional, destreza, dinamismo, capacidade</p><p>de concentração e proatividade, deverá:</p><p>a. Usar obrigatoriamente o crachá de identiicação no local</p><p>de trabalho;</p><p>b. Ser pontual e assíduo;</p><p>c. Manter em dia as atividades que lhe orem designadas</p><p>d. Zelar pela conservação do material e patrimônio da</p><p>unidade de lotação;</p><p>e. Manter o asseio e higiene do local de trabalho;</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>11</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>. Manter asseio e higiene pessoal;</p><p>g. Alimentar-se em horários e locais adequados e desti‐</p><p>nados para tal fm;</p><p>h. Apresentar-se para o serviço na unidade de lotação</p><p>usando vestimentas adequadas ao exercício da unção;</p><p>i. Não umar nos ambientes internos e externos do local</p><p>de trabalho;</p><p>j. Respeito à hierarquia administrativa da unidade de</p><p>lotação;</p><p>k. Cuidado e respeito no trato com as pessoas, subordi‐</p><p>nados, superiores e colegas;</p><p>l. Atender às chamadas teleônicas com cortesia e</p><p>presteza, identifcando a Unidade e o atendente. Por</p><p>exemplo: “Delegacia de Polícia, ulano de tal, boa</p><p>tarde!”;</p><p>m. Prestar atendimento ao público, pessoalmente ou</p><p>atendimento teleônico, sempre dirigindo-se às pessoas</p><p>utilizando os vocativos “senhor(a)” ou aquele adequado</p><p>à unção, evitando utilizar “você”;</p><p>n. Prestar atendimento ao público com presteza,</p><p>probidade, urbanidade, atenção, interesse, respeito,</p><p>discrição, moderação e objetividade;</p><p>o. Manter sob sigilo os documentos e assuntos que lhes</p><p>orem confados;</p><p>p. Apresentar conduta compatível com a exigida pela</p><p>Polícia Civil do Paraná;</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>12</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>q. Acatar as normas internas da Administração Pública.</p><p>9. VEDAÇÕES</p><p>De acordo com as atribuições administrativas previstas, o</p><p>Assistente Administrativo não poderá ser desviado de suas</p><p>unções, nem tampouco anuir para que ocorra o desvio de</p><p>unção, sob pena de rescisão contratual imediata e responsa‐</p><p>bilização penal, sendo, ainda, vedado:</p><p>a. Utilizar símbolos, distintivo, insígnias, armas, trajes ope‐</p><p>racionais e/ou uniormes da Polícia Civil;</p><p>b. Retirar, modifcar ou substituir qualquer documento da</p><p>unidade de lotação sem prévia autorização do chee</p><p>da unidade e/ou pessoa por ele designada;</p><p>c. Atender pessoas estranhas aos serviços administrativos</p><p>para tratar de assuntos particulares dentro da unidade</p><p>de lotação;</p><p>d. Retirar objetos ou empregar materiais e bens da unidade</p><p>de lotação em serviço particular, sem prévia autorização</p><p>do chee da unidade de lotação e/ou pessoa por ele</p><p>designada ;</p><p>e. Exercer qualquer tipo de comércio entre os servidores</p><p>da unidade de lotação;</p><p>. Dirigir veículos ofciais;</p><p>g. Perceber valores correspondentes ao ressarcimento</p><p>de despesas de deslocamento de viagem, alimentação</p><p>e pousada;</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>13</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>h. Prestar serviços externos ainda que acompanhado pelo</p><p>supervisor ou Chee da Unidade ou por pessoa por</p><p>este designada, exceto nos casos em que a atividade</p><p>esteja correlacionada com as previstas no Contrato de</p><p>Trabalho;</p><p>i. Usar one de ouvido, teleone celular e aparelhos afns,</p><p>durante o horário de expediente, para fns particulares.</p><p>j. Realizar serviços de limpeza e de copa, salvo do</p><p>próprio uso ou para auxiliar alguém por gentileza ou</p><p>cortesia;</p><p>k. Executar trabalhos particulares solicitados por servidor</p><p>ou por qualquer outra pessoa;</p><p>l. Assinar documentos que tenham é pública e que</p><p>sejam privativos dos cargos de carreira da Polícia Civil.</p><p>10. USO DE REDES SOCIAIS</p><p>É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de inor‐</p><p>mações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades,</p><p>assegurando a sua proteção. Portanto, é vedado ao Assistente</p><p>Administrativo, assim como aos demais servidores da Polícia</p><p>Civil:</p><p>a. Fazer reerência em redes sociais ou outros meios de</p><p>comunicação de símbolos, materiais e imagens oiciais,</p><p>conteúdos de investigações e operações policiais;</p><p>b. A publicação de imagens que identifquem indivíduos</p><p>presos em qualquer circunstância;</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>14</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>c. Publicação de imagens das vítimas;</p><p>d. Publicação de imagens, distintivos, insígnias, armas,</p><p>trajes operacionais, viaturas, símbolos ou qualquer</p><p>outros bens ou materiais de propriedade da Polícia Civil</p><p>em redes sociais e mídias em geral;</p><p>e. Divulgar imagens do interior das unidades da Polícia</p><p>Civil, ou de viaturas como plano de undo, ou, de</p><p>qualquer modo, o emprego de bens de uso especial</p><p>da Polícia Civil em postagens pessoais em redes sociais</p><p>e mídias em geral;</p><p>. Registrar perfl social em rede social usando endereço</p><p>de e-mail institucional;</p><p>g. Usar, em seus perfs particulares, elementos visuais ou</p><p>textuais que possam induzir outros usuários a acreditar</p><p>que se trata de perfl institucional;</p><p>h. Utilizar aplicativos de imagem e vídeo com músicas,</p><p>danças, dublagens ou imitações popularmente conhe‐</p><p>cidas como “memes”, envolvendo a imagem da Polícia</p><p>Civil;</p><p>i. Compartilhar ou maniestar apoio a conteúdo ou inor‐</p><p>mações sabidamente alsas.</p><p>i.</p><p>Manual do Assistente Administrativo</p><p>15</p><p>Volte ao</p><p>sumário</p><p>Componentes do Grupo de Trabalho</p><p>Silvio Jacob Rockembach</p><p>Delegado-Geral</p><p>Italo Biancardi Neto - Delegado de Polícia</p><p>Chee do Grupo Auxiliar de Planejamento (GAP)</p><p>Getulio de Moraes Vargas – Delegado de Polícia</p><p>Chee da Divisão de Inraestrutura (DIE)</p><p>Grupo de Trabalho</p><p>Gabriela Osório de Carvalho Arruda</p><p>Karen Giane Borges Ramos</p><p>Revisão</p><p>Gabriela Osório de Carvalho Arruda</p><p>Diagramação e Projeto Gráfco</p><p>Marcelo Limoeiro</p><p>EXPEDIENTE</p><p>PR</p><p>Este manual oi elaborado e desenvolvido em agosto de 2022 pela Divisão de Inraestrutura</p><p>com o auxílio do Grupo Auxiliar de Planejamento da Polícia Civil do Estado do Paraná.</p><p>Divisão de Inraestrutura</p><p>Rua Barão do Rio Branco, 399, Centro, Curitiba - PR</p><p>(41) 3321 8200 - gap@pc.pr.gov.br</p>