2 Introdução às funções da administração_ planejamento, organização, direção e controle

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<p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 1/17</p><p>Vamos conhecer as organizações, as formas como elas se estruturam,</p><p>seus fluxos operacionais e, principalmente, o papel do técnico de RH dentro</p><p>delas.</p><p>Geralmente, quando falamos em “administrar”, pensamos em empresas,</p><p>mas, analisando nosso dia a dia, verificamos que o ato de “administrar” nos</p><p>acompanha, mesmo que estejamos fora das organizações, afinal quem nunca</p><p>teve que planejar uma viagem ou uma rota a seguir? Quem nunca organizou</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 2/17</p><p>A partir da análise do cotidiano e das primeiras funções</p><p>desempenhadas pelo homem, que os estudiosos desenvolveram a base</p><p>teórica da administração e seus princípios. Inicialmente, conforme descreveu</p><p>Henri Fayol, os princípios administrativos contemplavam cinco funções</p><p>voltadas às demandas pertinentes ao dia a dia operacional, eram elas: prever,</p><p>organizar, comandar, coordenar e controlar demandas. Com o</p><p>desenvolvimento dos estudos em administração, ao longo do século XX, as</p><p>cinco ações administrativas foram sintetizadas em quatro, organizadas como:</p><p>planejamento, organização, direção e controle.</p><p>algo que estava em desordem ou fora de fluxo? Quem nunca precisou se</p><p>posicionar frente uma situação, indicando o melhor caminho a seguir ou quem</p><p>nunca se viu controlando estoques domésticos ou reservas financeiras? Todos</p><p>já passamos por pelo menos uma das situações citadas, não é mesmo?</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 3/17</p><p>As funções desempenhadas em cada uma delas são apresentadas no</p><p>quadro a seguir:</p><p>FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO</p><p>PLANEJAR</p><p>Analisar quais são as possíveis</p><p>ações que poderão garantir o</p><p>futuro da empresa.</p><p>Verificar quais caminhos a</p><p>empresa seguirá e de que forma</p><p>esses caminhos serão trilhados.</p><p>Traçar objetivos e decidir a</p><p>melhor forma de alcançá-los.</p><p>ORGANIZAR</p><p>Avaliar os recursos disponíveis</p><p>e organizá-los de forma a obter</p><p>os melhores resultados.</p><p>DIRIGIR</p><p>Liderar, conduzir a empresa,</p><p>administrar os recursos e as</p><p>pessoas para que os planos</p><p>sejam cumpridos e os objetivos</p><p>alcançados.</p><p>CONTROLAR</p><p>Verificar se os objetivos estão</p><p>sendo alcançados e traçar plano</p><p>alternativo, caso as metas não</p><p>sejam atingidas.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 4/17</p><p>Como podemos perceber, o planejamento, a organização, a direção e o</p><p>controle formam os processos administrativos das organizações. Isso significa</p><p>que essas funções resumem as principais tarefas dos administradores na</p><p>organização. O foco principal está centrado em alcançar o equilíbrio entre</p><p>elas, tendo em vista que a principal função da administração é saber e</p><p>compreender os objetivos desejados pela empresa, a fim de transformá-los</p><p>em ações que tornem possível alcançá-los, isso por meio do planejamento, da</p><p>organização, da direção e do controle em todas as áreas e em todos os níveis</p><p>da empresa.</p><p>Tendo em vista que, posteriormente à tomada de decisão, o</p><p>administrador deverá gerenciar e controlar o resultado de suas intervenções,</p><p>de modo que os objetivos da organização, os quais caracterizam o ponto de</p><p>partida, sejam atingidos, é oportuno verificar cada uma das funções da</p><p>administração detalhadamente, a fim de mapear os impactos na organização.</p><p>Agora que você conheceu a forma como se desenvolvem as ações e</p><p>compreendeu, inicialmente, o conceito da administração, é chegado o</p><p>momento de aprofundar os conhecimentos.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 5/17</p><p>PLANEJAMENTO</p><p>Intimamente ligado à missão da organização, o planejamento é o ponto</p><p>de partida para qualquer ação voltada a resultados. Por meio dele, a empresa</p><p>vislumbra o que pretende fazer e de que forma a ação será realizada. No</p><p>planejamento, são definidos os objetivos para o futuro desempenho</p><p>organizacional e identificados os recursos e as tarefas necessárias para</p><p>alcançá-los adequadamente.</p><p>O primeiro passo para a formulação do planejamento é responder às</p><p>seguintes questões:</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 6/17</p><p>Exemplo:</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 7/17</p><p>Planejamento para redução do absenteísmo</p><p>(faltas/ausências ao trabalho)</p><p>O que</p><p>fazer?</p><p>Identificar os setores com o maior</p><p>percentual nesse indicador.</p><p>Desenvolver ações e campanhas</p><p>para reverter a situação.</p><p>Promover a divulgação da situação</p><p>atual desse índice, das práticas</p><p>que serão adotadas para reverter o</p><p>quadro e dos benefícios que serão</p><p>concedidos para motivar o</p><p>comprometimento de todos.</p><p>Como</p><p>fazer?</p><p>Mapear todas as áreas da</p><p>empresa.</p><p>Gerar relatórios do índice das faltas</p><p>de cada setor.</p><p>Desenvolver ações relevantes a</p><p>cada departamento para reverter o</p><p>alto índice.</p><p>Onde</p><p>fazer?</p><p>Ações corretivas: em todos os</p><p>setores em que o índice estiver</p><p>acima de 50%.</p><p>Ações preventivas: em todos os</p><p>setores em que o índice estiver</p><p>acima de 30%.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 8/17</p><p>Planejamento para redução do absenteísmo</p><p>(faltas/ausências ao trabalho)</p><p>Com</p><p>que</p><p>meios?</p><p>Por meio de incentivos financeiros</p><p>e benefícios mensais.</p><p>Como é possível verificar, esses questionamentos poderão oferecer os</p><p>parâmetros iniciais para que as ações sejam praticadas. Respondendo a</p><p>essas questões, é possível projetar um cenário futuro e elaborar um plano de</p><p>ação. O plano de ação deve conter, minuciosamente, todos os procedimentos</p><p>para alcançar os objetivos, apontando os recursos necessários (financeiros,</p><p>materiais, tecnológicos e humanos), ou seja, é necessário que, a partir desse</p><p>planejamento inicial, se tenha condições de discutir e prever todas as demais</p><p>ações necessárias para que tudo funcione adequadamente, gerando o</p><p>resultado esperado.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conteu… 9/17</p><p>Além disso, é importante que o planejamento tenha certo</p><p>nível de flexibilidade, podendo ser alterado ou adaptado no</p><p>decorrer do processo. Essa flexibilidade visa ações voltadas a</p><p>possíveis imprevistos, tanto relacionados a fatores internos</p><p>quanto externos. Como forma de previsão, possíveis cenários</p><p>podem ser construídos, com a finalidade de simular situações</p><p>adversas, criando condições de desenvolvimento de ações</p><p>preventivas.</p><p>Vale ressaltar que o planejamento não diz respeito a decisões futuras,</p><p>mas ao impacto futuro das decisões do presente. A ausência de planejamento</p><p>ou um planejamento realizado de maneira precária podem trazer</p><p>consequências frustrantes para as organizações. Com o planejamento, o</p><p>administrador tem as orientações necessárias para alcançar objetivos de</p><p>curto, médio e de longo prazo, com base em métodos, planos, meios ou</p><p>lógicas e não ao acaso, baseando-se apenas na intuição e em experiências</p><p>vividas.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 10/17</p><p>O PLANEJAMENTO DE ACORDO COM OS</p><p>NÍVEIS ORGANIZACIONAIS</p><p>O planejamento organizacional é estruturado em etapas que visam</p><p>contemplar a empresa, o cenário em que ela está inserida, seu ramo de</p><p>atuação, seus objetivos e o público que pretende atingir, por este motivo, tal</p><p>etapa é elaborada nos três níveis gerenciais da organização, ou seja, no nível</p><p>estratégico, tático e operacional, tendo cada um deles determinadas</p><p>especificidades e diferentes importâncias no contexto do planejamento geral</p><p>da empresa.</p><p>Planejamento estratégico</p><p>Estabelece os objetivos da organização em todos os níveis. Ele é</p><p>projetado para longo prazo, ou seja, seus efeitos e suas consequências se</p><p>estendem por vários anos. Atuam neste planejamento os diretores, os</p><p>presidentes e até mesmo os proprietários das empresas.</p><p>Planejamento tático</p><p>Estabelece os objetivos a serem alcançados por cada departamento.</p><p>Ele é projetado para médio prazo; geralmente refere-se ao período de um</p><p>ano. Trabalham neste planejamento, além dos diretores, os gerentes e os</p><p>supervisores da empresa. É por meio do planejamento tático que se definem</p><p>as estruturas de cada área da empresa, os processos, os recursos humanos</p><p>que vão trabalhar em cada função e os mecanismos de controle de</p><p>desempenho.</p><p>Planejamento operacional</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 11/17</p><p>Estabelece as metas específicas que contribuirão para atingir os</p><p>objetivos definidos nos níveis estratégico e tático. Este planejamento é</p><p>projetado para curto prazo (imediato) e envolve cada uma das atividades ou</p><p>tarefas isoladamente. Na construção do planejamento operacional, estão</p><p>envolvidos, junto com os gerentes e os supervisores, os funcionários que</p><p>executam atividades operacionais de fato (os operadores de máquinas de</p><p>uma indústria, as secretárias de um escritório, os recepcionistas de um hotel</p><p>etc.).</p><p>PENSANDO NA PRÁTICA</p><p>Como podemos perceber, nessa etapa do processo administrativo, o</p><p>Técnico de RH poderá ter uma atuação mais expressiva, uma vez que, este é</p><p>o momento de estruturação da empresa no que se refere à autoridade,</p><p>responsabilidade e divisão do trabalho, ou seja, é o momento em que o</p><p>profissional de RH poderá apresentar alternativas para reunir as pessoas, os</p><p>equipamentos e a estrutura para atender o planejamento efetuado. Além</p><p>disso, cabe ressaltar sobre a importância de manter o registro de tudo que foi</p><p>estruturado, assim como de todas as alterações que foram necessárias ao</p><p>longo do desenvolvimento da empresa.</p><p>DIREÇÃO</p><p>Dirigir é o ato de acompanhar o processo, de modo a verificar se tudo</p><p>aquilo que foi previamente planejado e organizado pelos gestores está sendo</p><p>praticado. Para fazer isso, o administrador deve influenciar seus</p><p>colaboradores de modo que eles se sintam motivados a alcançar os objetivos</p><p>organizacionais com base nos processos pré-estabelecidos.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 12/17</p><p>PENSANDO NA PRÁTICA</p><p>A função do técnico de RH, dentro desse contexto, é basicamente de</p><p>apuração e verificação de dados e informações, a fim de alimentar o</p><p>administrador com informações idôneas e atuais, necessárias a sua tomada</p><p>de decisão. Portanto, percebe-se que ter uma visão sistêmica inter-</p><p>relacionando os processos, os setores e as funções com o que foi planejado</p><p>Dentro deste contexto, podemos perceber que o ato de</p><p>dirigir envolve relacionamento, interação, influência, liderança e</p><p>comunicação, bem como manter a equipe motivada, para que</p><p>desempenhem as tarefas essenciais do negócio.</p><p>Em linhas gerais, a etapa do processo administrativo voltada a “dirigir”</p><p>nada mais é do que ter em mente tudo o que foi planejado, acompanhar os</p><p>processos organizacionais e verificar se tudo está ocorrendo em</p><p>conformidade. Em caso positivo, o administrador deverá medir a eficácia das</p><p>operações (etapa relacionada ao controle que veremos em seguida), e em</p><p>caso negativo, verificar o impacto da alteração no processo, pois, como dito</p><p>anteriormente, o planejamento deverá comportar certa flexibilidade; caso a</p><p>alteração traga ganhos para o alcance dos objetivos, é de responsabilidade</p><p>do administrador atuar imediatamente para ajustar o planejamento, para que</p><p>essa nova prática, mediante a verificação sua eficácia, seja admitida como</p><p>padrão pela empresa. Porém, se alteração não tiver representatividade</p><p>positiva, deverá o administrador atuar imediatamente para corrigi-la, fazendo</p><p>com que o que foi planejado se cumpra.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 13/17</p><p>anteriormente, assim como, interagir com as equipes e saber pesquisar e</p><p>coletar dados e informações referentes ao processo organizacional, de modo</p><p>geral, são premissas básicas para o bom desempenho da função de técnico</p><p>de Recursos Humanos.</p><p>Por exemplo</p><p>Ao verificar que a ausência dos colaboradores da empresa está</p><p>elevada, seu gestor planejou algumas ações para reverter esse quadro. Tais</p><p>ações, já estão sendo colocadas em prática há alguns meses. Deste modo, o</p><p>administrador necessita verificar se os resultados esperados estão sendo</p><p>alcançados, ou seja, ele precisa fazer o acompanhamento, o direcionamento</p><p>de suas ações. Nessas circunstâncias, ele solicita que você realize o</p><p>levantamento do índice de absenteísmo atual de cada setor e,</p><p>consequentemente, o comparativo com a situação anterior, para que ele</p><p>analise os resultados.</p><p>Nesse caso, se você não estiver com os documentos dos colaboradores</p><p>organizados, se o sistema operacional da empresa não estiver alimentado</p><p>com as informações atualizadas ou se, pelo menos, o acesso a essas</p><p>informações não ocorrer de forma ágil e confiável, todo o processo de</p><p>planejamento, organização, direção e, posteriormente, do controle estarão</p><p>prejudicados, pois a verificação dos dados e dos comparativos não será</p><p>possível, comprometendo parte do processo de gestão.</p><p>Mas por outro lado, se você estiver ciente de suas obrigações,</p><p>percebendo a empresa de forma sistêmica, e cumprir com o seu papel,</p><p>mantendo atualizado o que é de sua responsabilidade, você contribuirá para</p><p>que o processo administrativo, dentro da organização em que você trabalha,</p><p>ocorra de forma adequada, colaborando de forma efetiva para</p><p>desenvolvimento da empresa. Pense nisso!</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 14/17</p><p>CONTROLE</p><p>O controle é a última etapa do processo administrativo. Por meio dele,</p><p>acompanha-se, monitora-se e avalia-se o desempenho organizacional para</p><p>conferir se tudo está ocorrendo de acordo com o que foi planejado,</p><p>organizado e dirigido.</p><p>O</p><p>ato de controlar possibilita realizar as correções necessárias para</p><p>reduzir ou corrigir desvios. O processo de controle, portanto, assegura que as</p><p>atividades estejam em conformidade com o que foi planejado.</p><p>Resumidamente, as atividades de controle podem ser sistematizadas da</p><p>seguinte forma:</p><p>1. Definição dos padrões de desempenho.</p><p>2. Monitoramento do desempenho.</p><p>3. Comparação do desempenho com os padrões previamente</p><p>definidos.</p><p>4. Tomadas de ação corretiva para assegurar o alcance dos</p><p>objetivos traçados.</p><p>Por exemplo</p><p>Após realizar a análise do comparativo dos índices de absenteísmo nos</p><p>setores - tarefa desempenhada por você - o administrador verifica que as</p><p>ações estão surtindo o resultado esperado, pois os índices estão reduzindo</p><p>chegando bem próximo ao padrão que ele havia definido previamente.</p><p>Neste caso, ele apenas incentiva que as ações continuem sendo</p><p>praticadas, de modo que o padrão aceitável para este indicador seja atingido.</p><p>Caso as ações não estivessem gerando resultado positivo, seria preciso</p><p>planejar e praticar ações corretivas, a fim de assegurar o alcance das metas.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 15/17</p><p>Fica evidenciado que cada função administrativa depende do nível de</p><p>atuação do administrador. Em cada nível, as atividades são diferentes. Na</p><p>medida em que ascende na hierarquia, o administrador tem uma função mais</p><p>ampla e abrangente, ou seja, seu poder de atuação profissional vai se</p><p>ampliando.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 16/17</p><p>RESUMINDO</p><p>No nível operacional, o administrador elabora planos focados no</p><p>cotidiano da empresa; desenha cargos e tarefas, por meio de métodos e</p><p>processos de operação; dirige com a supervisão de pessoas e aplica</p><p>controles operacionais para avaliar o desempenho individual dos</p><p>colaboradores.</p><p>No nível tático ou intermediário, o administrador elabora o planejamento</p><p>e decide sobre a alocação de recursos (financeiros, materiais e humanos),</p><p>desenha o perfil departamental, estrutura órgãos e equipes, define regras e</p><p>procedimentos de trabalho, dirige as pessoas por meio de liderança e</p><p>motivação e utiliza controles para avaliar o desempenho departamental.</p><p>Já no nível estratégico ou institucional, o administrador elabora o</p><p>planejamento estratégico para alcançar objetivos da empresa, define a</p><p>estrutura organizacional e cuida da direção e das políticas gerais do negócio,</p><p>definindo os controles e a avaliação do desempenho da empresa.</p><p>PENSANDO NA PRÁTICA</p><p>O profissional técnico de recursos humanos deverá auxiliar o</p><p>administrador, nos diversos níveis operacionais, dando suporte e fornecendo</p><p>todos os subsídios necessários para tomada de decisão em relação à Gestão</p><p>de Pessoas. É função do técnico de RH manter as informações pertinentes às</p><p>pessoas e aos processos de RH atualizados e organizados. Além disso, deve</p><p>ter postura pró-ativa e positiva em relação às demandas voltadas às práticas</p><p>e políticas necessárias para conduzir o gerenciamento das pessoas e do</p><p>trabalho, estabelecendo um elo de apoio aos colaboradores e aos gestores</p><p>da empresa.</p><p>08/09/2024 18:54 Introdução às funções da administração: planejamento, organização, direção e controle</p><p>https://alt-638e5f8fa10ff.blackboard.com/bbcswebdav/pid-11250864-dt-content-rid-295330764_1/institution/Senac RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC01/conte… 17/17</p><p>Encerramos este tópico com uma visão mais ampla sobre a atuação do</p><p>gestor dentro das organizações, assim como, sobre as etapas que compõem</p><p>a função administrativa e sobre o papel e postura do técnico de RH nas</p><p>empresas.</p><p>Percebemos que manter as atividades e processos de Recursos</p><p>Humanos organizados colaboram de forma efetiva para o desenvolvimento da</p><p>função de técnico, uma vez que, desse modo, efetivam o vínculo entre os</p><p>colaboradores, os resultados operacionais e os gestores da organização,</p><p>garantindo assim que a tomada de decisão seja baseada em informações</p><p>atualizadas e idôneas.</p><p>Sabendo disso, siga em frente nos estudos e</p><p>torne-se o melhor profissional que você pode ser!</p>