Proposta de Arquivamento e Controle

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<p>SENAC RS</p><p>MARCO ANTONIO CORDEIRO DE MATTOS</p><p>Proposta de Arquivamento e Controle de Documentos</p><p>CAMPOS DOS GOYTACAZES</p><p>2024</p><p>1. Planilhas de controle de entrada e saída de funcionários</p><p>· Método de arquivamento: Utilização de software especializado em gestão de ponto eletrônico, com suporte a arquivamento digital.</p><p>· Formato de arquivo: Planilhas eletrônicas (Excel ou Google Sheets), integradas a um sistema de ERP.</p><p>· Justificativa: O arquivamento digital permite que os gestores acessem e atualizem as informações em tempo real, oferecendo maior eficiência e confiabilidade na gestão de horários dos colaboradores.</p><p>2. Controle de distribuição de EPIs e uniformes</p><p>· Método de arquivamento: Sistema digital de controle de inventário, integrado ao setor de RH.</p><p>· Formato de arquivo: Planilhas eletrônicas ou banco de dados especializado para controle de EPIs.</p><p>· Justificativa: Um sistema digitalizado facilita o rastreamento e controle de entrega de EPIs, garantindo que todos os colaboradores recebam seus equipamentos e uniformes de maneira organizada.</p><p>3. Folhas de pagamento, 13º salário e férias</p><p>· Método de arquivamento: Arquivamento digital através de software de gestão de folha de pagamento.</p><p>· Formato de arquivo: Arquivos em PDF gerados por softwares de RH, como TOTVS, SAP ou ADP.</p><p>· Justificativa: A utilização de um sistema especializado permite que a empresa siga as exigências legais com mais precisão, além de proporcionar acesso rápido a relatórios e documentação necessária para auditorias.</p><p>4. Pastas de colaboradores com fichas de registro e documentos pessoais</p><p>· Método de arquivamento: Arquivamento híbrido, combinando digitalização e preservação de cópias físicas.</p><p>· Formato de arquivo: Documentos digitalizados em PDF e pastas físicas organizadas por ordem alfabética ou número de registro.</p><p>· Justificativa: A digitalização dos documentos permite uma recuperação rápida e eficiente das informações, enquanto a manutenção de cópias físicas garante a preservação dos originais para consultas ou auditorias futuras.</p><p>Considerações finais:</p><p>· Segurança: É essencial garantir que todos os dados, principalmente os pessoais, estejam armazenados de forma segura, com uso de criptografia e controle de acessos.</p><p>· Acessibilidade e controle: O gerenciamento adequado das permissões de acesso é crucial para garantir que somente pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar documentos sensíveis.</p><p>Com essa abordagem, será possível otimizar o fluxo de documentos no setor de RH da academia Saúde e Vida, promovendo uma gestão eficiente e moderna.</p><p>4o</p>