Gestão de processos_ O que é e como utilizar na sua empresa_

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<p>GESTÃO DE PROCESSOS</p><p>Gestão de processos: o que é e como implementar na organização</p><p>Por Kymberli de Souza Tempo de leitura: 13 minutos</p><p>A Gestão de processos ou gerenciamento de processos tem como objetivo modelar, documentar, medir e monitorar os</p><p>processos. Para qualquer empresa, organização e consistência são dois aspectos de grande importância, mas nada disso</p><p>pode ser alcançado se não houver uma ordem clara e bem definida dos processos.</p><p>O que você verá neste artigo:</p><p>O que é um processo de negócio?</p><p>Diferença entre gestão de processos e gestão de projetos</p><p>O que é gestão de processos?</p><p>Como funciona o BPM?</p><p>Visão funcional x visão por processos</p><p>Fases da implementação da Gestão de Processos</p><p>Benefícios da gestão de processos</p><p>Concluindo sobre a Gestão de Processos:</p><p>O que é um processo de negócio?</p><p>Um processo de negócio pode ser definido por uma atividade ou um grupo de atividades que são estruturadas de modo</p><p>que após a sua finalização seja entregue um produto ou um serviço. Então, podemos dizer que todo o processo possui</p><p>uma entrada, uma transformação e uma saída.</p><p>Na prática e de forma simples, um processo é uma sequência de atividades que são realizadas para que, no fim, seja</p><p>entregue um produto ou serviço.</p><p>Por exemplo, quando você precisa solicitar um reembolso na sua empresa, existem as etapas de solicitação, análise,</p><p>Demo grátis</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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São várias etapas e informações que compõe fluxo</p><p>de atividades entre os departamentos envolvidos para que o processo seja concluído</p><p>Diferença entre gestão de processos e gestão de projetos</p><p>A gestão de processos envolve atividades contínuas e repetitivas que transformam entradas em saídas, sendo essencial</p><p>para manter a eficiência e a padronização dentro de uma organização. Já a gestão de projetos é temporária, com início,</p><p>meio e fim definidos, focada em alcançar um objetivo específico ou criar um produto único.</p><p>Projetos podem ser utilizados para implementar ou melhorar processos, mas são distintos em sua natureza e finalidade.</p><p>Para mais detalhes, leia o artigo completo sobre a diferença entre processos e projetos. Ou então, assista ao vídeo da</p><p>Bruna Amaral Castro, uma de nossas especialista:</p><p>O que é gestão de processos?</p><p>A gestão de processos, também conhecida como gerenciamento de processos, tem como objetivo otimizar os processos</p><p>de negócios do início ao fim, visando aumentar o valor para o cliente e melhorar o desempenho da empresa,</p><p>direcionando-a para o alcance de seus objetivos estratégicos.</p><p>É relevante ressaltar que a gestão de processos não é uma metodologia em si, mas sim uma disciplina gerencial que faz</p><p>parte do conjunto de práticas conhecido como BPM �Business Process Management).</p><p>Conforme o BPM CBOK, a gestão de processos de negócio se dá pela utilização de princípios e métodos da disciplina</p><p>BPM em processos interfuncionais, buscando o alinhamento dos processos à estratégia da organização. Ou seja, a</p><p>aplicação de melhores práticas para o gerenciamento de processos de negócio.</p><p>Na prática, a gestão por processos permite o alinhamento dos departamentos do negócio para que, no decorrer dos</p><p>processos, sejam atingidos os objetivos estabelecidos.</p><p>Gestão de processos e Gestão de projetos, como diferenciar?Gestão de processos e Gestão de projetos, como diferenciar?</p><p>Exclusivo! Seja um dos primeiros a testar a IA do Zeev!</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Este tipo de processo é chamado de processo ponta a ponta, que é quando um processo permeia diversos</p><p>departamentos e funções até a sua saída final.</p><p>Processo de tipo ponta a ponta</p><p>Como funciona o BPM?</p><p>O BPM é uma disciplina de gestão que propõe as melhores práticas de como gerenciar a empresa. Veja a definição do</p><p>BPM pelo CBOK 4.0�</p><p>“O Gerenciamento de Processos de Negócio é uma abordagem de gerenciamento disciplinada para identificar, projetar,</p><p>executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, tanto automatizados como não</p><p>automatizado, para alcançar resultados consistentes e direcionados, alinhados aos objetivos estratégicos da</p><p>organização. O BPM envolve a definição deliberada, colaborativa e, cada vez mais assistida, por tecnologia, melhoria,</p><p>inovação e gerenciamento de processos de negócio de ponta a ponta que direcionam resultados de negócio, criam</p><p>valor para os clientes e permitem que uma organização atinja seus objetivos de negócio com mais agilidade”</p><p>De acordo com o BPM CBOK, a implementação da disciplina de gerenciamento de processos tem o objetivo de tornar as</p><p>organizações mais eficientes e, para isso, propõe princípios e práticas que levam as empresas a atingirem resultados</p><p>consistentes e alinhados aos objetivos estratégicos da organização.</p><p>Com o BPM, a empresa pode definir, analisar, otimizar, monitorar e controlar seus processos de negócios para melhorar</p><p>seu desempenho e gerar competitividade.</p><p>Para que você entenda melhor, vamos tomar como exemplo um processo de recrutamento de pessoal. Para gerenciar</p><p>esse processo, é necessário mapeá-lo para identificar cada atividade a ser realizada, como:</p><p>Abrir o processo de seleção;</p><p>CBOK 4.0 � Association of Business Process Management Professionals International �ABPMP� | 2022</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Dessa forma, cada tarefa deve ser analisada para encontrar formas de otimizá-las e, assim,</p><p>melhorar o desempenho do processo.</p><p>Para um relógio funcionar bem, sem falhas ou atrasos, todas as engrenagens devem estar em perfeitas condições, certo?</p><p>A gestão por processos é exatamente isso, mas aplicada às organizações.</p><p>Visão funcional x visão por processos</p><p>Diferentemente de uma estrutura de negócios funcional, mais tradicional, com departamentos e hierarquia vertical, a</p><p>cultura de uma empresa orientada a processos concentra-se em analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar os</p><p>processos de negócios para melhorar seu desempenho e gerar competitividade, de uma forma horizontal.</p><p>Existem diferentes estruturas organizacionais no mercado, cada uma com seu funcionamento, falhas e realidades. Aqui, é</p><p>preciso diferenciar dois modelos, que operam por meio de diferentes visões e culturas organizacionais: empresas</p><p>funcionais e aquelas orientadas a processos.</p><p>Visão funcional</p><p>Organizações funcionais são aquelas empresas que possuem uma hierarquia vertical, composta por conselhos de</p><p>administração e gerentes de diferentes departamentos, cada um com sua função e olhando para o seu respectivo</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Como vimos, os processos dentro das organizações são realizados em vários departamentos diferentes e eles</p><p>devem se comunicar de forma clara e fluída.</p><p>Sendo assim, a responsabilidade dos participantes das tarefas não fica limitada a sua área ou função, mas sim sobre os</p><p>resultados do processo como um todo.</p><p>Fases da implementação da Gestão de Processos</p><p>Para colocá-lo em prática, é preciso primeiro criar uma cultura de processos dentro da empresa e abandonar a estrutura</p><p>funcional tradicional.</p><p>Você deve estar se perguntando, como eu faço isso? Bom, primeiro você precisa conhecer como o seu processo</p><p>funciona. Então, você terá que fazer um mapeamento do seu processo. Assim, você vai conhecer e entender cada etapa</p><p>do seu processo.</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Sendo assim, o plano</p><p>estratégico é uma base para o alinhamento dos processos organizacionais e a estratégia da empresa.</p><p>Esta fase é muito importante para você identificar a questão crítica, ou seja, quais são os fatores que impedem a</p><p>organização de atingir os objetivos definidos na estratégia. Sabendo qual é a questão crítica, você consegue alinhar os</p><p>processos com o objetivo da organização.</p><p>Fase 2 � Arquitetar as mudanças</p><p>A fase dois é a etapa em que ocorre o desenho, análise, medição de desempenho e modelagem do processo. Parece</p><p>muita coisa, não é mesmo? Bom, existe uma sequência lógica para você fazer isso. Vou te contar.</p><p>Primeiro, você vai determinar prioridade para implementação para que você possa analisar o processo as is e avaliar o</p><p>desempenho. Depois, você vai desenhar o processo to be, identificando gaps de processos.</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. Para ajustes nas configurações, dúvidas e</p><p>demais informações relacionadas a privacidade e proteção de dados, clique em Saiba mais</p><p>https://www.fm2s.com.br/blog/gap</p><p>https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev-botao-rolagem</p><p>https://conteudo.smlbrasil.com.br/o-que-fazemos-com-seus-dados</p><p>Minha dica aqui é: Leia o texto sobre AS IS e TO BE. Nele, te contamos como utilizá-los na melhoria de processos.</p><p>E, caso você nunca tenha mapeado um processo, fique tranquilo. Temos um guia completo sobre mapeamento de</p><p>processos que vai te ajudar, prometo.</p><p>Fase 3 � Desenvolver as iniciativas</p><p>Bom, agora que você já analisou e identificou as mudanças que deverão ser realizadas,é hora de planejar! Faça planos de</p><p>ação para as mudanças que você precisa realizar. Para isso, você pode seguir as práticas indicadas pelo CBOK, que são:</p><p>Desenvolva planos de gestão de processos e treinamentos;</p><p>Desenvolva planos de gestão de mudança e projetos;</p><p>Desenvolva planos de mudança de tecnologia;</p><p>Desenvolva planos de realização de benefícios.</p><p>Agora a minha dica. Tenha em mente que você está introduzindo uma cultura orientada a processos dentro da sua</p><p>organização, então, não esqueça de envolver toda a empresa para gerar o engajamento que você precisa.</p><p>Passo 4 � Implementar as mudanças</p><p>Hora de mudar, melhorar! Nesta fase você executará as ações do seu plano de ação,</p><p>que são ações que você planejou</p><p>visando chegar ao estado ideal do seu processo, o to be.</p><p>Agora, lembre-se, na implementação das mudanças a tecnologia pode ser o seu maior aliado. Um sistema de BPM, o</p><p>BPMS, por exemplo, pode salvar a sua vida. O CBOK confirma isso que estou te falando quando cita as boas práticas</p><p>desta fase, veja só:</p><p>�� Implementar mudanças no design organizacional e nas funções;</p><p>�� Implementar as mudanças no processo e treinamento para o trabalho;</p><p>�� Implementar a entrada em operação da tecnologia;</p><p>�� Estabilizar a tecnologia e monitorar o desempenho do processo.</p><p>Então, bora utilizar a tecnologia a seu favor.</p><p>Passo 5 � Medir o sucesso</p><p>Por último, hora de monitorar o desempenho do processo. Para que isso aconteça você precisa que as mudanças que</p><p>você realizou estejam documentadas em procedimentos ou em instruções de trabalho, ok? Ou alguma outra forma que</p><p>permita que você monitore a evolução do seu trabalho no processo. Você precisa conseguir identificar o que melhorou, ou</p><p>não.</p><p>Então, revise os processos periodicamente. Quando eles estiverem atingindo o esperado, volte e execute ações de</p><p>melhoria. Você pode utilizar ferramentas como o ciclo PDCA para manter viva a cultura de melhoria contínua na sua</p><p>organização. É muito importante você se abastecer de metodologias e ferramentas que ajudem você neste ciclo.</p><p>Benefícios da gestão de processos</p><p>As vantagens são inúmeras, pois duas de suas principais características são a flexibilidade e a fácil adaptação a qualquer</p><p>tipo de processo.  De uma visão mais detalhada, podemos observar um conjunto de benefícios que afetam positivamente</p><p>as organizações e as pessoas que nelas trabalham:</p><p>1. As pessoas trabalham com “mais significado” conhecendo os objetivos do</p><p>processo</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Aumenta a capacidade da organização de se adaptar e antecipar</p><p>Aumenta a capacidade da organização de se adaptar e antecipar novos requisitos de seus clientes, o que é muito</p><p>importante hoje, com um ambiente em rápida mudança e onde novas necessidades surgem a cada dia.</p><p>3. O trabalho colaborativo é incentivado</p><p>Fica evidente a utilidade de trabalhar de forma inter-relacionada e coordenada para atingir os objetivos da organização,</p><p>cada dia mais desafiadores. O trabalho em equipe é fortalecido em benefício da organização, seus membros e seus</p><p>clientes.</p><p>4. A melhoria contínua dos processos é incentivada</p><p>São estabelecidos proprietários ou responsáveis pelos processos, que entendem sua missão de otimizar fluxos de</p><p>trabalho para torná-los eficazes e eficientes. E a geração de equipes para melhoria de processos torna-se viável.</p><p>5. Padroniza os processos</p><p>A padronização faz parte das práticas da gestão de processos. Isso permite que os processos sejam mais claros e que</p><p>não tenham uma execução diferente por cada novo colaborador que entra, mantendo a qualidade dos processos.</p><p>6. Aumenta a satisfação do cliente</p><p>Se os produtos forem melhores, isso terá um impacto significativo na satisfação do cliente, que é, lembremos, o principal</p><p>objetivo de qualquer estratégia de vendas.</p><p>Mais uma coisa: a gestão de processos também ajuda a democratizar as empresas, ou seja, não só elimina as barreiras à</p><p>interação de todos os seus componentes, como também gera espaços de trabalho mais abertos e fluidos, conforme</p><p>exigido pelos modelos de negócios.</p><p>7. Facilita e agiliza a tomada de decisão</p><p>Como todas as áreas da empresa estão alinhadas, a alta administração evita a reiteração desnecessária de ordens e,</p><p>assim, pode tomar decisões com clareza e sem contradições. Além disso, com processos padronizados e monitorados,</p><p>fica muito mais fácil obter informações verdadeiras sobre o que está acontecendo.</p><p>8. Melhora o gerenciamento e a implantação de recursos</p><p>Se melhora a comunicação e o relacionamento entre as diferentes áreas, é lógico que ao mesmo tempo também melhora</p><p>a utilização dos recursos. Desta forma evitaremos a formulação de soluções adicionais e os gastos orientados para a</p><p>correção de falhas.</p><p>9. Facilita a identificação de novas necessidades do cliente</p><p>As empresas de sucesso devem ser responsivas. Eles devem ser capazes de reconhecer as necessidades do cliente e</p><p>reagir rapidamente. A gestão de processos permite que ao invés de nos preocuparmos em como melhorar os processos</p><p>para obter um produto ou serviço mais rapidamente, queremos melhorar os processos para melhor atender às</p><p>necessidades de nossos clientes.</p><p>Isso tem um impacto direto em métricas como satisfação e retenção de clientes. Uma boa solução de gestão de</p><p>processos de negócios nos permitirá antecipar essas necessidades, a partir de indicadores de gestão.</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. Para ajustes nas configurações, dúvidas e</p><p>demais informações relacionadas a privacidade e proteção de dados, clique em Saiba mais</p><p>https://conteudo.zeev.it/bofu-contato-vamos-conversar-zeev-botao-rolagem</p><p>https://conteudo.smlbrasil.com.br/o-que-fazemos-com-seus-dados</p><p>10. Reduz custos</p><p>Papo mais sério de toda organização, custos. Veja, só a gestão de processos otimiza atividades e o uso de recursos,</p><p>elimina desperdício nos processos. Todo desperdício é custo! Todo recurso mal utilizado é custo! Identificando o</p><p>problema, que provavelmente está no processo, é possível reduzir essas perdas.</p><p>Concluindo sobre a Gestão de Processos:</p><p>Implementar a gestão por processos é um passo muito importante para a sua organização, afinal, tudo é processo, não é</p><p>mesmo?</p><p>Para aqueles que desejam acompanhar a evolução ágil da inovação de produtos e serviços seria quase que uma</p><p>imposição do mercado aderir a gestão de processos. E, também, para aqueles que desejam impulsionar, criar ou manter o</p><p>sucesso da organização. Em todos os casos a questão não é “se” a empresa vai aderir e desenvolver um projeto para</p><p>migrar para a gestão por processos, a questão é “quando”.</p><p>#Automatização de processos #Gestão de processos #modelagem de processos</p><p>Destaques</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Tenho experiência na área da controladoria, atuei em</p><p>uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê</p><p>de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de</p><p>aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta.</p><p>ANTERIOR</p><p>O que é Healthtech e tendências neste mercado</p><p>Matriz RACI� o que é e como aplicar?</p><p>Fluxograma: passo a passo e dicas de ferramentas</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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Nossos clientes passam a ter acesso a uma oferta mais ampla de soluções – tecnologias e serviços para</p><p>automação de processos ponta a ponta.</p><p>Para clientes</p><p>Universidade Zeev</p><p>Help Zeev</p><p>Conteúdo</p><p>Assinar Newsletter</p><p>Web Stories</p><p>YouTube</p><p>Materiais</p><p>Blog</p><p>Categorias do Blog</p><p>Gestão de Processos</p><p>Gestão de Documentos</p><p>Planejamento Estratégico</p><p>Gestão de Projetos</p><p>Low-code</p><p>Inovação e Tecnologia</p><p>O Zeev</p><p>BPMS</p><p>ECM</p><p>Low-code</p><p>No-code</p><p>Workflow</p><p>Para PME</p><p>Nos Conheça</p><p>Site da Stoque</p><p>Sobre o Zeev</p><p>Parceiros</p><p>Clientes</p><p>Mapa do Site</p><p>Trabalhe Conosco</p><p>Perguntas Frequentes</p><p>Fale conosco</p><p>Automatize seus workflows com inteligência artificial</p><p>Faça sua demonstração gratuita</p><p>A Zeev coleta, via cookies, dados essenciais para o funcionamento do site e métricas de acesso. 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