Pratica de cerimonial e protocolo em eventos

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28/8/2013
Trabalho Acadêmico sobre a Prática de Protocolo, Cerimonial e Etiqueta em Eventos
Proposição para a execução de Eventos 
Introdução
O presente trabalho constitui o exercício estruturado da disciplina Cerimonial e Protocolo do Curso de Graduação de Secretariado Executivo Trilíngue da Faculdade Estácio – FAL
Conceitos
Cerimonial 
É o conjunto de normas estabelecidas cuja finalidade é ordenar corretamente o desenvolvimento do ato solene. Envolve procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, bom senso, bom gosto e simplicidade. O cerimonial consiste na aplicação prática do protocolo.
Protocolo 
É a regulamentação de um cerimonial, é o responsável pela concessão de prerrogativas, privilégios e imunidade aos participantes de um evento.
Precedência
É o conceito ou ordem hierárquica de disposição de autoridades, de instituições, de bandeiras, de honras, ou de grupos sociais. Constitui a base do protocolo e está definida pelo Decreto nº 70.274, de 09 Mar 72, alterado pelo Decreto nº 83.186, de 19 Fev 79.
Tipos de eventos
Eventos Sociais;
Batizados, casamentos, noivados, festas de aniversário (debutantes) etc. 
Podem ser iniciados com uma cerimônia religiosa seguida de um almoço, jantar ou coquetel. Não tem caráter comercial, mas podem ser promovidos por empresas que às vezes os realizam para confraternizações.
Eventos Profissionais 
Promovidos por empresas ou instituições e de caráter comercial, visando ou não ao lucro. A abertura dos eventos profissionais é feita geralmente pelos organizadores ou mestre de cerimônias. No caso de convidados especiais forma-se uma mesa de honra.
Eventos desse tipo são: congressos, simpósios, fóruns, palestras, concursos, mesa-redonda etc.
Eventos Mistos
Possuem caráter institucional e social.
Exemplo: congressos seguidos de um jantar ou um coquetel de entrada (boas vindas) para uma convenção ou fórum. Na maioria das vezes os eventos são de natureza mista.
Eventos técnico-científicos
Ligados às áreas específicas e onde se debatem assuntos técnico-científicos.
Eventos de Caráter
Estão ligados à área de negócios em geral.
Eventos Artísticos e Culturais
Todos os tipos de shows (artístico) e certames de escolas, teatro, feiras de arte, cinema, 
folclore etc.
Eventos Religiosos
São ligados à liturgia religiosa. Pode haver uma parte do evento que seja social, mas o motivo maior será sempre o religioso.
Abordaremos neste presente trabalho os eventos técnico- científico, eventos profissionais e eventos mistos
Para eventos sociais
Almoços e jantares banquetes; Café da manhã; Brunch (eventos intermediários entre o 
almoço e o café da manhã – 10h e 11h); Chás (para aniversários ou eventos beneficentes. Ocorrem entre 16:30h e 17:30h);Coquetel (os de cunho profissional iniciam 18h, 19:30h ou 20h, já os sociais podem começar mais tarde, mas em ambas as situações deve ser um evento rápido);Festas ao ar livre (geralmente churrascos); Festas beneficentes, de debutantes e Noivados.
Para eventos profissionais
Coffee-break – (serviço de cafezinhos sofisticados que acontecem nos intervalos de reuniões, cursos, palestras entre outros tipos de eventos). (Normalmente são oferecidos café, sucos, água, biscoitos e bolachas e pequenos sanduíches); 
Cursos, Desfiles, Leilões, Visitas Institucionais.
Para eventos técnico-científicos
Conferências – Proferidas por autoridades em assuntos específicos. Não são permitidas interrupções e as perguntas devem ser feitas no final da apresentação escritas e devidamente identificadas. O evento conta com um coordenador que conduz os trabalhos e cronometra o tempo da exposição do conferencista.
Ciclo de palestras – Menos formal que uma conferência e consiste numa série de apresentações de palestras pronunciadas por especialistas e com um tema específico. O grupo que compõe a plateia já tem conhecimento sobre o assunto. Há perguntas no final da apresentação e conta com um moderador que coordena o tempo.
Fórum – É um debate livre. São sempre voltados para a comunidade e os assuntos debatidos.
Concursos – Tem caráter de competição. 
Caracterizado por um regulamento, júri e premiação. O cerimonial consiste em abertura, hinos, bandeiras e discursos.
 Entrevistas coletivas – Pronunciamento a respeito de um tema específico feito por um especialista ou algum representante de entidade particular ou do governo. O entrevistado responde às perguntas de uma plateia formada por jornalistas.
Guia de Geral para Eventos
Definição e Planejamento 
Objetivo, Nome do Evento, Publico Alvo, Data, Hora e Local;
Divulgação, Recursos humanos e Recursos materiais, Decoração, Custos, Transportes Hospedagem, Recepção e Credenciamento, Cerimonial e Pós evento.
Convites:
                  Todo convite é o espelho da organização ou da instituição que o expede, portanto deve-se primar pelo rigor do objetivo, da redação, da estética, da boa qualidade do papel e, principalmente, pelo prazo (antecedência que respeite a agenda do convidado), que, no caso de convites impressos, deve ser de no mínimo 15 dias.
A definição da lista de convidados necessita do aval do responsável direto pelo evento ou da direção da entidade promotora.
                      Emprego das expressões "HONRA" e "PRAZER" no texto do convite:
                      A expressão "tem o prazer de receber", geralmente é usada quando a autoridade convida pessoas de hierarquia inferior à sua, nos convites informais, essa expressão também é muito encontrada.
                      Já a expressão "tem a honra de convidar" é mais usada quando a autoridade que convida tem, entre seus convidados, pessoa(s) com hierarquia igual ou superior à sua própria. Pode também ser usada para autoridades de menor precedência, pois não ferirá suscetibilidade. 
                     
Para convites personalizados devem ser respondidas todas as perguntas que um convidado faz:
- Quem convida - Motivo - Tipo de evento - Horário - Local
- Data (em convites formais usa-se escrevê-la por extenso – sete de setembro de 2001)
- Traje (para civis) e uniforme (para militares)
- R.S.V.P. (sigla das palavras francesas: Répondez s’il vous plaît - Responda, por favor)
- Número de telefone para confirmar a presença (que deverá ser atendido por uma pessoa
 previamente preparada para responder a qualquer dúvida do convidado).
              
Sugestões de trajes para cada ocasião
                 A roupa é um fator cultural, porém o convite é o ponto de referência para o traje apropriado a um evento.
	TRAJE
	ORIENTAÇÃO - Masculina
	ORIENTAÇÃO - Feminina
	Gala
	- Casaca ou Fraque
	- Vestido Longo em tecido nobre
O traje para esse tipo de evento deve possuir alto grau de formalidade e sofisticação
	Rigor
	- Smoking, Summer, ou Dinner Jacket
	- Vestido Longo, o traje é sofisticado e elegante, aceita-se variações como o “demi-longue”, em tecidos nobres.
	Passeio Completo
	- Terno escuro c/gravata
- Sapato social escuro
	Pedem estilo de produção. Devem ajustar-se a ocasião. O uso do longo não é obrigatório, podendo ser substituído por longuete (na altura dos joelhos), tailleur, ou terninho 
Por analogia não devem usar roupas esportes ou em tecido tipo “jeans”
	Passeio
	- Terno ou blazer c/gravata 
- Sapato social
	Tailleur, terninho e o pretinho básico. Salto alto. Os cabelos devem estar bem alinhados e a maquiagem, suave.
Devem ajustar-se ao traje local e á ocasião, evitando modelos em “jeans”
	Esporte Fino
	- Camisa social, manga comprida, com ou sem blazer
- Calça social (não podendo ser jeans)
- Sapato social (não podendo ser tênis)
	Significa sofisticação a meio termo. Devem ajustar-se ao traje local e á ocasião, evitando modelos em “jeans”- 
- Sapato social (não podendo ser tênis)
	Esporte
	- Calça (se avisado, pode ser jeans ou bermuda)
- Camisa, podendo ser meia-manga ou modelo pólo 
- Sapato esporte ou tênis 
- Agasalho (livre)
	Devem ajustar-se ao traje local e á ocasião. Não é necessária uma produção sofisticada Vestidos curtos ou na alturados joelhos são ideais para a ocasião, além de outras opções como saias, calças de alfaiataria, jeans e bermudas. As composições pedem tecidos leves e sem brilho. Sandálias de saltos médios ou baixos, sapatilhas ou botas, maquiagem discreta e cabelos bem penteados e tratados
    
    O Cerimonial
Para a execução do cerimonial, observam-se os seguintes passos: 
• Introdução do Cerimonial 
• Órgãos promotores 
• Apoiadores e Patrocinadores 
• Ordem da saudação e dos pronunciamentos 
• Quando citar autoridades presentes 
• Hino 
• Discursos 
• Agradecimentos
Com a finalidade de qualificar os eventos, alguns detalhes precisam ficar claros na organização de um cerimonial: 
- Identificação de Autoridades no início do evento: aconselha-se colocar um guichê de recepção, sinalizando “Identificação de Autoridades”. Os nomes devem ser conferidos em fichas, cada entidade em uma, com letra script, tamanho grande e legível. Destacando-se que este trabalho fica a cargo da comissão organizadora do evento. 
- Conferência dos equipamentos de áudio: o equipamento de som, tanto do púlpito, quanto da mesa de honra, cd, disquete, vídeo ou qualquer recurso audiovisual, deve ser testado com antecedência e, se possível, sem público no auditório. 
- Água na mesa: deve ser providenciada água mineral, sem gás e servida em copos de vidro, na mesa de honra da solenidade. 
- Arranjo: o arranjo na mesa de honra deve se usado como uma discreta ornamentação e, nunca, em tamanho e altura exagerados que tirem o foco da atenção do público.
Mestre de Cerimonias
O Mestre de Cerimônias é a pessoa quem conduz a cerimônia. O responsável pelo cerimonial, denominado cerimonialista, é quem estabelece o protocolo, cuida dos detalhes e monta o cenário da solenidade. 
Um evento pode acontecer com ou sem a presença do mestre de cerimônias; 
Deverá ser observada a abrangência e finalidade do evento. Por exemplo, em eventos pequenos, o próprio anfitrião pode receber os convidados, fazer a saudação inicial e conduzir os pronunciamentos. Contudo, para organização do cerimonial, a presença do mestre de cerimônia é muito relevante.
O Mestre de Cerimônias é a figura da maior responsabilidade em uma solenidade. A ele compete conduzir com segurança o evento.. Em cerimonial o Mestre de Cerimônia é o primeiro a chegar e o último que se retira. Já, as autoridades, podem atrasar (embora não devam).
  Recepção de convidados em eventos sociais
              A recepção aos convidados, em eventos sociais que exigem formalidades, se fará por meio da tradicional linha de recepção, que se traduz em uma pequena fileira de pessoas que estão à entrada do local onde se realiza um evento. A primeira pessoa a ser cumprimentada por quem chega é o anfitrião e a segunda será a anfitriã. Havendo um homenageado, o mesmo poderá ser posicionado logo após o casal anfitrião. Ainda, se for o caso, em seguida se encontrará o casal co-anfitrião.
              Não é obrigação dos anfitriões esperar pelos retardatários; cabe aos convidados a pontualidade rigorosa e constitui gafe chegar atrasado.
              A fila de cumprimentos far-se-á, na maioria das vezes, da esquerda para a direita a fim de que o anfitrião possa ser saudado em primeiro lugar, sem deixar de dar a direita para sua esposa. Se houver apenas homens, a fila poderá também ser da direita para a esquerda
              Na aproximação de um casal, a primeira a ser cumprimentada pelo anfitrião é a "senhora" do casal. Caso o anfitrião não a conheça, o senhor que a acompanha deve apresentá-la, antes mesmo de ser cumprimentado.
              Nessa ocasião os militares deverão estar descobertos.
OBSERVAÇÕES:
                 - O tempo que o homenageado ficará em pé na fila de recepção deverá ser de trinta minutos, no máximo.
                 - No caso do homenageado ser uma autoridade de precedência maior do que a do anfitrião, às vezes é mais prudente organizar uma equipe de recepção. Desta forma, nem o homenageado nem o anfitrião precisarão permanecer em pé na entrada.
                 - Na despedida, os anfitriões devem acompanhar os convidados até a porta.
                   No caso de um almoço ou jantar, logo após a porta de entrada ou no local em que se reúnem os convidados, poderá ser colocado, sobre uma mesinha ou pedestal, o "plano de mesa", isto é, uma miniatura do tampo de mesa onde se inserem etiquetas com os nomes dos convidados, na ordem em que se sentarão, a fim de que possam identificar seus lugares.
Composição de mesas
              Os almoços e jantares, com lugares marcados, impõem certas regras e cuidados especiais.
              Para uma refeição formal deve-se reunir pelo menos seis pessoas, pois número menor dificulta a precedência na mesa. Excepcionalmente, poderá ser com cinco pessoas com uma só cabeceira de mesa.
              Um número par de convidados facilita a composição da mesa.
              Se houver muitos convidados, podem ser dispostos em várias mesas, cada qual formando um grupo para conversação.
              Em mesa só de homens, o lugar de honra é à direita do anfitrião. Em mesa de casais, o lugar de honra é à direita da anfitriã.
              Na própria mesa, junto a cada prato ou sobre o guardanapo ou, ainda em suportes, coloca-se um cartão com o nome do convidado, assinalando o lugar em que se sentará.
 Exemplo de cartão de mesa (ou de lugar)
 Orientações Gerais para Precedência, Composição de Mesa de Honra, Hino Nacional e Bandeiras
A ordem de precedência é a ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima de um Estado. As normas de Cerimonial e Protocolo Oficiais estão descritas no Decreto 70.274 de 9 de março de 1972. O decreto determina todos os níveis hierárquicos das autoridades constituídas em todos os níveis (Federal, Estadual e Municipal).
Composição de Mesas de Honra
Chama-se para compor uma mesa de honra da maior autoridade presente em um evento para a menor. Os pronunciamentos dão-se de forma inversa, do menor para o maior. 
Hino Nacional e Bandeira
O hino Nacional quando instrumentado, não é repetido; somente será repetido quando for cantado. Terá início quando todas as autoridades tiverem ocupado seus lugares. O hino em qualquer circunstância deverá ser ouvido de pé. Não se bate palmas para o hino, salvo em caso de execução ao vivo, quando se bate palmas para os seus executores.
A Bandeira Nacional pode aparecer em qualquer evento, sendo hasteada ou arriada a qualquer hora do dia ou da noite. Ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro ou à direita deste quando alinhada a outras bandeiras. Em tribunas, mesas de reuniões ou trabalhos deve ser colocada à direita. A bandeira fica em local de fácil visualização e destaque. 
A Bandeira do Estado fica no centro-esquerdo, ao lado central da bandeira Nacional; a Bandeira da Faculdade no canto direito, ao lado da bandeira Nacional.
Importante: considera-se à direita de um dispositivo de bandeiras, à direita de uma pessoa posicionada junto a ele e voltada para a rua, para a plateia ou, de modo geral, para o público que observa o dispositivo.
Eventos técnico-científicos e Eventos Profissionais
Palestra, Seminário, Curso, Treinamento ou Workshop
Objetivo - Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop.
Expectativa e Resultados – o que se espera alcançar. 
Generalista ou especialista? - Se for uma palestra técnica, contrate um técnico e specializado em sua área. 
Palestrantes - O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Se o assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico com habilidade de comunicação. 
Preço - Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele poderá acrescentar ao seu evento.
Bastidores -  preparativosdo evento.
Atividades extras - Se o palestrante chegar com poucas horas de antecedência para a palestra, evite programar um grande número de atividades extras. Lembre-se de que seu palestrante irá precisar de toda a energia possível para fazer um bom trabalho no palco. 
Jantares - No caso de jantares, é preferível que a palestra seja antes do jantar e que o serviço comece apenas ao final. A circulação de garçons e o serviço de bebidas e alimentos durante a palestra prejudica a atenção do público e a concentração do palestrante. 
Tempo - O tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um café a cada duas horas e intervalo para o almoço.
Agenda - Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade ou reduza o tempo de todas. Dificilmente você conseguirá fazer com que o intervalo de quinze minutos dure exatamente isso ou que uma palestra de uma hora não passe alguns minutos do prazo. Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensação de estresse nos palestrantes e participantes. É preferível prever prazos flexíveis para evitar que o palestrante omita o fim da piada só porque o tempo está esgotado.
Avisos - Se precisar avisar os palestrantes do tempo, dê preferência a recepcionistas com cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrás do público, e nunca na frente. Calcule uma margem do tempo regulamentar.
Assentos - Em auditórios improvisados, disponha os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. Em treinamentos ou workshops, dê preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe (Fig1) com mesas para dinâmicas e atividades. Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de interação com o público. 
Iluminação - Verifique se a iluminação está adequada. Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde estão os interruptores e que lâmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminação durante a palestra para passar um vídeo, por exemplo. 
Lei de Murphy – Controle e atenção para resolver problemas inesperados. Se existir um fio ou cabo elétrico no chão sem estar protegido por um carpete ou fita adesiva, alguém irá tropeçar nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as duas coisas.
Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar muito próxima da beirada do palco. Nem muito próxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa torçam o pescoço. Observar se há barreiras ou algum alçapão no piso do palco, mantenha-o fechado.
Mesa - Certifique-se de colocá-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter espaço para se movimentar. Lembre-se de que é melhor colocá-la em diagonal numa das laterais do palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus lugares durante a palestra. 
Obstáculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público. Grandes espaços podem causar um efeito de distanciamento e devem ser evitados
Tela de Projeção - Deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para ele apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as instruções se ele for canhoto. 
Equipamentos - Microfones, equipamento de som e projetores devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas e tenha um ótimo microfone na reserva, porque certamente será ele o titular após os primeiros cinco minutos de palestra.
Projeção - Prefira que o palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua apresentação em pen-drive, CD ou disquete instale com antecedência.
Operador - Apenas em último caso a mudança dos slides deve ser feita por um operador. Se não existir controle remoto para a mudança ou o notebook estiver longe do palestrante, e certifique-se de que ele esteja atento ao palestrante.
Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena e ele deve saber como ligá-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela durante o intervalo.
Som - Se o palestrante utilizar som de seu próprio notebook, providencie amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. 
Água - Coloque um copo e garrafa de água à disposição do palestrante. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a atenção do público.
Circulação - Evite que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante. Alguns palestrantes não permitem filmagens, portanto é melhor perguntar antes para evitar embaraços.
Programa prévio - Alguns profissionais contratados para cuidar do áudio e vídeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus próprios vídeos.
Música ambiente - É aconselhável ter música ambiente antes ( alto para animar) e depois (mais baixo para as pessoas conversarem) da palestra. Dê preferência a um jazz instrumental com ritmo alegre. Quando utilizar música é bom consultar o ECAD, pois você pode precisar pagar direitos autorais pela execução. Desligue a música antes de começar a palestra, obviamente.
Plateia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a plateia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra.
Abertura - O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir para que desliguem os celulares, insistir no desligamento dos celulares. 
Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado de antemão pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da sequência de perguntas. Dê preferência a perguntas feitas por escrito.
Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão. Em grandes eventos é bom avisar que os participantes levem seus objetos de valor. Lembre-se de que seu evento não acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete, toalhas e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra, não durante os intervalos.
Mestre de cerimônias - Jamais deverá continuar no palco verificando seus papéis durante a palestra ou conversando animadamente nos bastidores. Também não deve se colocar ao lado do palestrante durante a finalização da palestra, e nem ficar consultando o relógio, para não desviar a atenção do público.
Finalização - O mestre de cerimônias deve reassumir no final para acordar os presentes, dar avisos de horários, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma breve descrição da próxima palestra, solicitando o retorno rápido da audiência a seus lugares. 
Apresentação - Apresente o palestrante rapidamente, sem ler currículos enormes ou exagerar nos adjetivos.
Sugestão de apresentação: 
	Convidamos hoje [ Fulano de Tal ] para falar sobre [tema]. ___ é autor de___. Além de palestrante, é consultor e professor de_____. [Fulano de Tal] é convidado comfrequência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional. Com vocês, para falar sobre [tema ]: [Fulano de Tal]!
Organização do ambiente - Certifique-se de que a entrada para a sala da palestra ou treinamento seja feito pela parte posterior, nunca do lado onde está o palestrante, para evitar distrações. Quem entra ou sai deve fazê-lo pelos fundos. Para treinamentos ou workshops é ideal ter mesas e devem ser evitados auditórios com poltronas fixas, pois impedem dinâmicas e interação do público. Para palestras pode ser utilizado um auditório ou sala com cadeiras na disposição de sala de aula.
fig. 1
Modelos 
	
CICLO DE PALESTRAS
Curso de Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue da Estácio- FAL
 Convida a Comunidade Acadêmica e demais interessados para a celebração do Dia Nacional do Secretariado Executivo com a apresentação de Ciclo de Palestras “Conquistando Metas Pessoais e Profissionais”.
Marketing Pessoal e Networking 
Objetivo: Como estabelecer sua marca pessoal
Data: 30/09/2013
Horário: 19h às 20h
Local: Auditório 12 - USU.
Gestão das Emoções  
Objetivo: Sensibilizar os funcionários para a importância de gerir as emoções.
Data: 30/09/2013
Horário: 20h05 às 21h
Local: Auditório 12 - USU.
Conteúdo: O papel das emoções em nossas vidas; o desenvolvimento do cérebro humano; inteligência emocional; educação emocional; as emoções na gestão de pessoas.
Autocoaching  
Objetivo: Como alcançar sua metas pessoais e profissionais.
Data: 30/09/2013
Horário: 21h às 22h
Local: Auditório 12 - USU.
Conteúdo: O estabelecimento de metas de vida lhe dá a perspectiva global que molda todos os outros aspectos da sua tomada de decisão. 
 INSCRIÇÕES ABERTAS
 Mais informações pelo hotsite do evento http://secretariadofestaciofal/fisec
	
I FÓRUM DE INOVAÇÃO EM SECRETARIADO EXECUTIVO
 
I Fórum de Secretariado Executivo vai abordar temas como inteligência global, superação de desafios, marketing pessoal e desenvolvendo networking.
As inscrições para a I Edição do Fórum de Secretariado Executivo já estão abertas.
Dia 30 de setembro, no Hotel XYZ em Maceió.
O tema será “Inovação e Superação” e a programação consistirá em palestras sobre comunicação eficaz, superação de desafios, autoconhecimento, inteligência global, desenvolvimento de networking. Estarão presentes Consultores de Marketing Pessoal e de imagem.
O valor da Inscrição até 15/9 é de R$650,00 por pessoa, mas há pacotes promocionais para grupos.
Mais informações pelo hotsite do evento http://secretariadofestaciofal/fisec
	
Faculdades Estácio –AL
Curso de Graduação Secretariado Executivo Trilíngue
 A Coordenação do Curso de Graduação de Secretariado Executivo Trilíngue tem a satisfação de convidar V.Exa / V.Sa para o Ciclo de palestra “ Conquistando Metas Pessoais e Profissionais”, a realizar-se no dia 30 de setembro às 19h30, no Auditório Localizado na Rua Pio x, nº 100 – Ponta Verde
 
	
Curso de Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue da Estácio- FAL
Em comemoração ao Dia Nacional do Secretariado Executivo
Curso Etiqueta e Comportamento Corporativo 
Ministrado pela especialista em cerimonias Profª SALOME GARCIA 
Objetivos
O objetivo é mostrar caminhos para o desenvolvimento e aprimoramento de habilidades no relacionamento interpessoal por repensar e criar hábitos, gestos e atitudes para se ter uma postura que resulte na conquista de um diferencial que possibilita cada um perceber, absorver e reagir às situações que envolvem as atividades ao se relacionar com os diversificados públicos no ambiente profissional.
Programa
1. A etiqueta profissional no mundo dos negócios
- Competência relacional e inteligência social: o diferencial nas relações de trabalho
- A comunicação pessoal e interpessoal
- A excelência na convivência com as pessoas em ambientes (in)formais
- Imagem e comportamento pessoal versus cultura e imagem institucional
- Imagem e postura: uma coerência necessária
- Postura é comunicação
- Aspectos da linguagem corporal e gestual no local de trabalho
- Situações que podem destruir a imagem profissional e social
- Espelho, espelho meu... Como está minha apresentação pessoal?
2. O protocolo no mundo corporativo
- Como apresentar pessoas: ordem de precedência e tratamento
- As formas de cumprimentar
- Aperto de mão: firme e curto
- E o beijo social no escritório?
- Quando levantar para cumprimentar uma pessoa?
- Ao esquecer o nome de uma pessoa: como contornar a situação
- Cartão de visita profissional e social: reflexo de quem somos
- O ritual da troca de cartões de visita
- A pontualidade em reuniões de trabalho
- Telefone: quem liga, desliga
- Os bons modos em eventos de trabalho: coquetéis, recepções, viagens
- Ao receber clientes: o papel de anfitriã(ao)
- Convivência em espaços públicos: elevadores, escadas, automóveis, ruas...
- Orientações com base no cerimonial e protocolo público: precedências, características, composição de mesa de autoridades, disposição de bandeiras, pronunciamentos e discursos.
Trajes de acordo com a ocasião
As inscrições já estão abertas. Dia 30 de setembro, no auditório Estacio-Fal
O valor da Inscrição até 15/9 é de R$650,00 por pessoa, mas há pacotes promocionais para grupos.
Mais informações pelo hotsite do evento http://secretariadofestaciofal/curso/
Cerimonial de Colação de Grau
A Formatura ou colação de grau é um ato oficial e de participação obrigatória para todos os estudantes que concluem um curso superior de graduação. Realiza-se em sessão pública com dia, hora e local marcados pela instituição de ensino.
 O período definido para as colações de grau é previamente estabelecido em Calendário Acadêmico aprovado em reunião de Diretoria.
Neste sentido, por ter relevância, a solenidade de Colação de Grau poderá ser realizada de acordo com o seguinte roteiro: 
1. Apresentação inicial 
2. Composição da Mesa 
3. Abertura oficial 
4. Entrada de Formandos 
5. Hino Nacional 
6. Juramento dos Formandos 
7. Outorga de grau 
8. Chamada individual dos formandos 
9. Discurso do orador 
10. Discurso do Paraninfo 
11. Discurso do Patrono 
12. Homenagens Gerais 
13. Palavras Finais do Mestre de Cerimônias 
14. Encerramento da sessão feito pelo Reitor
Comissão de Formatura
A turma concluinte deverá inicialmente formar uma comissão. Esta terá autonomia para projetar, decidir e representar os interesses dos formandos. A estrutura básica de uma comissão deverá ser: Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro e Secretário. Cabe à comissão de formatura as seguintes atribuições:
Entregar à Assessoria de Comunicação os telefones e email de cada membro da comissão; 
Tomar conhecimento do calendário das Colações de Grau; 
Entregar na Assessoria de Comunicação os nomes do Paraninfo, do Patrono ou Patronese, professores e funcionários, homenageados, orador, nome de turma, juramentista e outros convidados de honra; 
Convidar e confirmar a presença dos convidados de honra; apresentar à Assessoria de Comunicação o layout do convite para que esta realize conferência sobre os dados obrigatórios que devem constar no convite; 
Entregar à Assessoria de Comunicação dois convites para arquivo na Faculdade; informar aos demais formandos sobre os procedimentos e determinações da faculdade e informar aos professores e funcionários homenageados que eles não comporão mesa. Será reservada uma fileira no auditório para convidados especiais. 
Do Traje
Os formandos deverão trajar beca na cor preta, faixa na cintura na cor do curso e capelo, que é colocado na cabeça após a outorga de grau. 
Sugere-se que os formandos utilizem por baixo da beca roupas leves e confortáveis em tons escuros, assim como sapato ou sandálias (mulher). Já aos membros da Mesa de honra recomenda-se usar traje escuro de passeio completo.
Segue a descrição de algumas peças das vestes talares, que fazem parte do cerimonial: capa acadêmica (não é considerada uma veste talar, mas se insere nos trajes especiais para o cerimonial na universidade); a beca (capa preta de tecido diverso)tem vários modelos. (O mais comum é com mangas longas e duplas, pala larga, grandes costais, com sobrepeliz e franzido na cintura); a borla (enfeite em forma de círculo, geralmente de madeira, recoberto de seda, com fios pendentes, preso pelo torçal que circunda a pala ou a gola da beca); o capelo (chapéu daquele que recebe a outorga de grau na cor preta, no caso do doutor, sempre na área do seu conhecimento e na cor branca para o Reitor. Representa o poder temporal fazendo uma analogia com o símbolo da coroa real. Usado nas cerimônias de caráter oficial das Faculdades e Universidades, o capelo é obrigatório nas solenidades de concessão de grau, outorgas, posse, transmissão de cargo e na presença de autoridades. Os Reitores podem optar por não usá-los, devendo nesse caso, trazê-lo na mão esquerda e coloca-lo no centro da mesa, durante o evento); a murça (pequena capa, que vai até o cotovelo, usada sobre a sobrepeliz, assim como a samarra. Também conhecida como Muça); a samarra (Também conhecido como chimarra ou simarra, é a veste superior das autoridades universitárias. Trata-se de uma túnica, pendente dos ombros até a altura do cotovelo, somente usado pelos reitores, chanceleres e doutores. Outras pessoas, mesmo que representando o reitor, não podem vesti-la. Os reitores usam na cor branca e os doutores, nas cores de sua área do conhecimento); o torçal (espécie de corda trançada, geralmente de seda, que reveste a pala e a gola da beca. É complementada pelas borlas pendentes).
 Atos Protocolares
Consistem nos atos obrigatórios do Cerimonial Universitário, conduzidos por um Mestre de Cerimônias:
Música de Abertura; Abertura ( Mestre de Cerimônia); Composição da Mesa; Entrada dos Formandos (Música); Instalação da solenidade e abertura de sessão (Diretor Executivo); Ato cívico (Hino Nacional); Discurso do Orador da Turma ; Música; Juramento (específico do curso);
Outorga do Grau (por aluno) 
 Chamada em Ordem Alfabética – Imposição do grau acadêmico com entrega simbólica do diploma; Assinatura do livro; Música; Discurso do coordenador; Discurso do Paraninfo; 
Homenagens (Roteiro à parte); 
Encerramento da Sessão Solene – Discurso do Diretor-Executivo;
Música de encerramento e confraternização. 
A Assessoria de Comunicação é responsável pelo planejamento, organização e execução do cerimonial em solenidades de outorga de grau. Todos os formandos devem participar do ensaio geral com data, horário e local definidos pela Assessoria. A comunicação poderá ser feita via e-mail e telefone aos membros da Comissão de Formatura que devem avisar aos demais formandos.
Da Celebração Religiosa 
A celebração religiosa é de responsabilidade da Comissão de Formatura, que deverá: convidar os formandos; definir local, data e hora; número de convidados; marcar ensaio; definir quem fará as leituras e o que será lido e reservar os lugares dos formandos. 
Da Festa
A festa de formatura também é de responsabilidade da comissão. As orientações para a realização deste evento são: definição dos formandos que irão participar; reserva de local, data e hora; confecção dos convites individuais; número de convites por formandos e reserva de uma mesa para os convidados de honra e homenageados. 
Composição da Mesa
A Mesa de Honra da colação de grau será composta da seguinte forma: 
Diretor Executivo
Diretor-Sócio da Mantenedora 
Vice-Diretora Acadêmica
Vice-Diretor de Extensão 
 Vice-Diretor Administrativo e Financeiro 
Vice-Diretor de Ações Comunitárias
Coordenador do curso
Paraninfo 
A posição do anfitrião na mesa de honra é a central, o primeiro convidado à sua direita, o segundo convidado à esquerda, e assim por diante (mesa de número ímpar de integrantes); No caso de mesa de honra com número par, será utilizado o princípio de cabeceira dupla, devendo o anfitrião (diretor executivo) sentar-se ao centro esquerdo, dando sua direita para o primeiro convidado.
Do Juramento
O mestre de cerimônia convida o juramentista para ir até a tribuna e proferir o juramento em nome dos formandos. Este dirige-se à tribuna e, com o braço direito estendido, lê o juramento, enquanto os demais, em pé, também com o braço estendido, acompanham a leitura. Ao final, todos em uma só voz repetem: “Assim o prometo”. 
Orador
Os formandos escolherão, dentre eles, o seu orador. A responsabilidade do orador é elaborar um discurso à altura da importância da solenidade. É aconselhável que o orador apresente antecipadamente o discurso à turma para aprovação, uma vez que estará falando em nome de todos. O discurso não poderá ultrapassar, sob qualquer hipótese, o tempo limite de 6 minutos - O orador deve possuir uma boa dicção e seu discurso deve enfatizar a trajetória da turma, a importância da faculdade na sua graduação e suas expectativas para o futuro.
Paraninfo de Turma
É o padrinho. Compete a ele o discurso aos formandos. Seu discurso deve ressaltar a importância da profissão dos graduados e desejar sucesso na nova etapa de suas vidas. O tempo máximo para o discurso é de 6 minutos. É escolhido pela turma e sugere-se que seja alguém de destaque local ou nacional, ou que tenha alguma relação com o curso ou a instituição. 
Paraninfo Pessoal
Os paraninfos pessoais ficarão em lugares reservados no auditório. Quando o graduando for chamado, o paraninfo pessoal levanta-se e se posiciona do lado esquerdo do formando e seguem para o palco. O formando pára em frente ao Diretor Executivo para receber a outorga de grau. Após a outorga de grau, o formando responde: “ Assim prometo sob a minha honra”.
Um representante da Mesa de honra entrega o canudo ao paraninfo pessoal que o entrega ao graduado. Os dois descerão do palco e o paraninfo pessoal caso queira, colocará o anel na parte inferior do palco. Apenas o paraninfo pessoal poderá acompanhar o graduando. Crianças de colo não poderão subir. A idade mínima para o paraninfo pessoal é de dez anos.
 Patrono
Significa o cargo máximo na hierarquia das homenagens. O patrono é uma personalidade destacada no âmbito do corpo científico da área de atuação dos Formandos. É também uma pessoa de notório saber acadêmico, reconhecida competência e padrão de referência na área específica do conhecimento. A escolha deverá ser feita pela turma por aclamação ou por eleição direta. Não discursa e não compõe a mesa de honra, mas tem um lugar reservado na primeira fileira do auditório. Pode ser homenageado com uma placa após o discurso do paraninfo. 
A placa deverá ser entregue por um representante da comissão de formatura. O patrono lê a mensagem da placa, agradece e retorna ao seu lugar de origem.
 Nome da Turma
Não discursa e não compõe a mesa de honra. 
Deve se homenageado na Aula da Saudade. O nome da turma fica na placa de graduação, que será providenciada pela comissão de formatura. O nome de turma em geral, é uma homenagem a alguém, que mantém prestígio incondicional junto à turma, podendo ser, inclusive, como homenagem póstuma.
Convite
A confecção e a impressão dos convites ficam a critério dos formandos. Antes da aprovação final, o convite deve ser apreciado pela turma a respeito do conteúdo e modelo e em seguida (antes da impressão) submetido à Assessoria de Comunicação da Instituição, que deverá conferir os dados obrigatórios: 
Nome da Instituição; 
Nome do curso;
 Nomes dos diretores;
Nome do coordenador do curso;
Nome do paraninfo, patrono e dos professores e funcionários homenageados; 
Nome do Orador; 
Nome do juramentista;
Nome de todos os formandos (por ordem alfabética); 
Integrantes da Comissão (opcional);
Juramento;
Homenagens.
A Recepção deverá dispor de recepcionistas na entrada do auditório; na área dos convidados; para encaminhar os formandos na outorga do grau; para apoio de palco e assinatura de atas. 
MESA – Para assinatura de atas;
PALCO;
PLACAS – Para identificar as áreas de cada curso na distribuição das cadeiras;
SONORIZAÇÃO – Será utilizado o equipamento de som da Instituição;
DECORAÇÃO – Será contratada uma empresa de decoração para o auditório (toalha e o arranjo de flores da mesa de honra);
CERIMONIAL – Elaboraçãodo cerimonial de colação de grau;
MESTRE DE CERIMÔNIAS - Disponibilização de um mestre de cerimônias para a colação de grau;
BANDEIRAS;
TRIBUNA;
APOIO – Águas e copos para a mesa de honra.
Fotografar a missa, colação de grau e baile, para fins de registro e publicação do evento. 
RECOMENDAÇÕES
Chegar ao local da Solenidade (devidamente arrumado) com pelo menos 1 hora de antecedência. Em especial juramentista e orador que terão o uso da palavra. 
Caso eles não cheguem no horário determinado, a solenidade inicia sem a presença deles;
Reunir-se com o fotógrafo e tirar a foto com a turma e familiares;
Solicitar ao fotógrafo e filmador contratados para manter um mínimo de ordem, sem incomodar o bom andamento da Solenidade. Sugere-se escolher apenas um fotografo e um filmador para toda a turma;
Caso a comissão de formatura tenha algum vídeo, cd musical ou slides para apresentar, entregar com três dias de antecedência à Assessoria de Comunicação para que não haja problema no momento da Colação de Grau;
Não conversar, falar alto, assoviar ou brincar durante a solenidade de colação;
Obedecer às regras de protocolo do Cerimonial Universitário.
CERIMONIAL DE ABERTURA DE SEMANA/SIMPÓSIO/SEMINÁRIO
DATA: 		
HORÁRIO: 
LOCAL: 		
DESENVOLVIMENTO DA SESSÃO
MESTRE DE CERIMÔNIAS 	senhoras e senhores, boM DIA! Damos início à cerimônia de ABERTURA DO (nome do evento), COM O TEMA (TEMA). 
REALIZAÇÃO: (nome dos realizadores)
O OBJETIVO DO EVENTO É (COMPLETAR).
 
MESTRE DE CERIMÔNIAS 	PARA COMPOR A MESA DIRETIVA, CONVIDAMOS:
(ANEXAR LISTA, CHAMANDO AUTORIDADES DA MAIOR PARA MENOR HIERARQUIA)
MESTRE DE CERIMÔNIAS 	CONVIDAMOS OS PRESENTES PARA, EM POSIÇÃO DE RESPEITO, OUVIRMOS O HINO NACIONAL BRASILEIRO.
(CASO O HINO SEJA APRESENTADO AO VIVO, ACRESCENTAR: QUE SERÁ APRESENTADO POR....
MESTRE DE CERIMÔNIAS 	REGISTRAMOS E AGRADECEMOS A PRESENÇA DAS SEGUINTES AUTORIDADES:
(LISTAR AUTORIDADES PRESENTES – CARGO E NOME)
MESTRE DE CERIMÔNIAS	COM A PALAVRA:
		
COODENADOR GERAL DO EVENTO (NOME);
(CHAMAR O RESTANTE DAS AUTORIDADES DA MENOR PARA MAIOR HIERARQUIA)
MESTRE DE CERIMÔNIAS 	AGRADECEMOS A PRESENÇA DOS COMPONENTES DA MESA DIRETIVA E OS CONVIDAMOS A OCUPAR LUGAR NO AUDITÓRIO PARA ASSISTIREM À CONTINUIDADE DA PROGRAMAÇÃO.
MESTRE DE CERIMÔNIAS	AGORA, TEREMOS A PALESTRA (TEMA). PARA CONVIDAR O PALESTRANTE E APRESENTAR O MINICURRÍCULO, COM A PALAVRA, O COORDENADOR-GERAL DO EVENTO (NOME).
DIVISÃO DAS EQUIPES / GRUPOS TRABALHOS
Equipe 01 – Meio Ambiente – (Croqui, Posicionamento, Mapeamento, Roteiro, nº de Convidados Sentados e Seus Lugares de Acordo com as regras de Cerimonial e Protocolo demarcação dos lugares dos convidados de honra no auditório Primeiras Fileiras).
–– Conteúdo das Apresentações estipulação do tempo Máximo de cada Convidado – (Cópias PPT, Cálculo de Tempo. Mini Currículos, Monitoramento do tempo durante o Evento
Equipe 02 – Mídia – Veículos de Comunicação Externa - Material Gráfico de Divulgação – Panfletos – Outdoor – Revistas – Jornais – Filmagem do Evento.
– Mídia – Logo - Web / Blog, Making Off, Coleta dos relatórios semanais das equipes, placas de Mesa Papéis de Perguntas Certificados, Credencias de Organização, Participantes e Convidados (VIP E PALESTRANTES) e Cartas de Agradecimento. Programação Impressa do Evento para todos os Convidados - Lista de equipes e seus Membros – Pesquisa de Opinião de 0 a 10 – Colocar o Nome de Quem Conseguiu o Que
Equipe 03 – Decoração – (Flores, Vasos, Tecidos, Toalhas de Mesa, Luzes e Som Ambiente, Microfone, Datashow, Tela de Projeção – (DJ) – Som do Evento, walk talks). – Brindes de entrada e de saída – Patrocínios – Apoios e Montagem dos kits – canetas – pastas sacolas blocos de anotação e material de papelaria necessário, Fita Crepe, Tinta de Impressora, Papel Sulfite, Papel para Certificados etc.
Equipe 04 - Alimentos e Bebidas ( Bolachas, Biscoitos, Pães, Frios, Salgados, Doces, Chocolates, Petiscos, Patês, Balas e Utensílios, Água, Sucos e Refrigerantes Energéticos e Utensílios )
– Convites e Confirmações – (Autoridades, Palestrantes e Coordenadores). Sala-Vip – Lista de Convidados e Autoridades – Estacionamento – Recepção e Encaminhamento dos Convidados – Transporte dos Convidados - (Autoridades, Palestrantes e Coordenadores)- Garçom e Garçonete.
DIVISÃO DOS GRUPOS
Grupo 1:  (nome); 
Grupo 2: (nome) 
Grupo 3: (nome) 
Grupo 4: (nome )
Modelo de mensagem
“É com imensa satisfação que convido os senhores para serem nossos patrocinadores, no evento "nome do evento", realizado pelos alunos do 4°semestre da Faculdade Estacio - AL.
Saliento que sua participação é muito importante para realização do nosso evento, toda contribuição será bem recebida.
Coloco-me a disposição para maiores esclarecimentos.
(Nome)
4° semestre – Curso de Secretariado Executivo Trilíngue
Estácio- FAL - Campus Jatiúca
BIBLIOGRAFIA
Manual de Cerimonia, faculdade Salesiana Dom Bosco
http://www.fsdb.edu.br/pdf/Manual_de_Cerimonias_FSDB.pdf
Guia de Eventos Cerimoniais e Protocolo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia - Tocantins,
http://www.ifto.edu.br/portal/docs/proex/Guia_eventos_e_cerimonial_Final%20Portal.pdf
Superintendência de Recursos Humanos – UFRJ
http://web.srh.uerj.br/index.php?option=com_content&view=article&id=403&Itemid=61
Dicas para Contratar Palestrantes e Organizar eventos
http://mariopersona.com.br/dicas.html
Normas e Eventos - UNICAMP
 http://www.reitoria.unicamp.br/manualdeeventos/eventos/proto-eventos_cientificos.shtml
Secretariado Executivo Bilíngue Eventos - http//secretariadoeventos2-3.blogspot.com.br
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