Gestao_integrada_de_acervos_questoes_con

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Gestão integrada de acervos: questões contemporâneas 
 
Monteiro, JM1; Bevilacqua, G.M.F2 
 
Resumo 
Este trabalho pretende discutir e problematizar questões envolvendo a produção, 
circulação, uso e disseminação de informação em museus a partir da perspectiva da 
gestão integrada de acervos de naturezas diversas (museológica, arquivística e 
biblioteconômica) que tendem a se apresentar em instituições desse tipo. Do ponto de 
vista técnico e metodológico intenciona-se apresentar e debater a utilização de bancos 
de dados e sistemas informatizados de gestão dentro dessa realidade complexa, 
entendidos como ferramentas fundamentais e imprescindíveis para a implantação de 
políticas normalizadas de recuperação de informação. A partir desta afirmação também 
objetiva-se abordar a importância da colaboração interdisciplinar dos profissionais 
especializados da instituição na elaboração dos parâmetros técnicos e vocabulários 
controlados necessários para o adequado desenvolvimento dessas ferramentas. 
 
Palavras chaves: museu; arquivo; biblioteca; gestão integrada de acervos; banco de 
dados 
 
Grupo de trabalho proposto: GT: Informação e Tecnologia 
 
Filiação institucional e contato dos autores 
Juliana Monteiro - Secretaria de Estado da Cultura de São Paulo 
Gabriel Moore Forell Bevilacqua - Pinacoteca do Estado de São Paulo 
Contato: Pinacoteca do Estado de São Paulo - Largo General Osório, 66 - 1º andar 
(Centro de Documentação e Memória) - São Paulo/SP - CEP 01213-010. 
Telefone: (11)3335-4994 / Fax: (11)3335-4998 / e-mails: gmoore@pinacoteca.org.br e 
jumonteiro@sp.gov.br 
 
 
1 Graduada em Museologia/UFBA e Especialista em Gestão Pública pela Fundação Escola de Sociologia 
e Política de SP. Museóloga da Unidade de Preservação do Patrimônio Museológico/Secretaria de Estado 
da Cultura de São Paulo. 
2 Graduado em história pela USP, mestre em história social pela mesma universidade e especialista em 
organização de arquivos pelo IEB/USP. Atualmente coordena o Centro de Documentação e Memória da 
Pinacoteca do Estado de São Paulo. 
Resumo expandido 
 
O objetivo desta comunicação é problematizar questões contemporâneas 
relacionadas à gestão e ao uso da informação em instituições museológicas a partir de 
uma perspectiva prática e ferramental. Os museus se constituem em espaços 
privilegiados para as discussões que envolvem a biblioteconomia, a museologia e a 
arquivística. Isso se dá por dois fatores mutuamente imbricados: trata-se de uma das 
poucas organizações que possui (em maior ou menor escala dependendo da tipologia do 
museu e do seu tamanho) acervos constituídos por conjuntos de objetos/documentos de 
três naturezas distintas (museológica, arquivística e biblioteconômica), e vastas 
demandas de organização e disseminação de informação, tanto internas quanto externas. 
Partindo deste pressuposto, o uso de sistemas informatizados de gestão se 
apresenta como a solução mais adequada para a estruturação dos museus como serviços 
públicos de informação. Sendo assim, a forma de aplicação destes sistemas 
informatizados ou bancos de dados na realidade dos museus também é uma questão de 
interesse deste trabalho, uma vez que entendemos que seu desenvolvimento deve, 
necessariamente, ser fruto de uma ação integrada e interdisciplinar da própria equipe 
técnica da instituição. 
Com o desenvolvimento e a evolução das ferramentas informatizadas de 
organização e disseminação da informação e a universalização das redes de 
computadores, o potencial informativo das instituições museológicas tem se expandido 
enormemente nas últimas duas décadas. O tradicional foco dos museus na utilização de 
recursos expositivos e publicações analógicas como principais meios de comunicação 
de seus acervos e da extroversão de conhecimentos gerados a partir de suas atividades 
não se coloca como uma perspectiva a ser suplantada, mas sim potencializada. A 
especificidade da instituição museológica, fruto de sua natureza preservacionista e da 
garantia da permanência material e temporal de uma seleção representativa da cultura 
humana, aliada à capacidade de resignificação e fruição críticas desses conjuntos, 
aponta também para uma apropriação peculiar do universo digital contemporâneo. 
As novas tecnologias podem ser interpretadas como recursos necessários para a 
expansão de ações de extroversão informativa e cognitiva, mas de fato, não poderão 
substituir o caráter único e presencial da experiência museal. Sem dúvida, a 
intensificação da produção e circulação digital de objetos, obras e documentos deverão 
incidir diretamente na concepção e no entendimento da materialidade de nossos acervos, 
e por consequência nas estratégias e métodos que utilizamos. 
Uma das grandes vantagens em se trabalhar com um sistema informatizado está 
na sua grande versatilidade, que permite a construção de diferentes formas de descrição 
e recuperação de informação. A partir desses parâmetros não existem formas 
excludentes de descrição e recuperação de informação (sejam elas quais forem). O 
paradigma de um sistema linear e único de recuperação de informação pertence ao 
tempo das limitações impostas pelo alcance da ordenação física da documentação e das 
ferramentas de pesquisa manuais, já há muito ultrapassados. Tal característica torna os 
bancos de dados o meio mais adequado para a implantação de ferramentas de gestão 
integrada de acervos de naturezas diversas - necessidade inerente ao trabalho técnico em 
instituições culturais complexas, como os museus. 
 Nesse sentido, compreendemos gestão integrada de acervos em museus como 
um conjunto de estratégias e procedimentos adotados no âmbito de uma instituição 
museológica responsável pela salvaguarda de acervos culturais de naturezas diferentes 
(museológica, arquivística e biblioteconômica) com o objetivo de dinamizar e qualificar 
fluxos de trabalho e disseminação de informação. Esta pode ser entendida a partir de 
duas perspectivas complementares: 
 
1. Estruturação do museu enquanto centro e serviço de informação, onde os vários 
usuários (públicos) obtêm respostas às suas demandas de pesquisa por meio de um 
sistema integrado de recuperação, independente da natureza do acervo ou do setor 
responsável por sua administração (biblioteca, arquivo, centro de documentação ou 
núcleo de documentação museológica). Implica, invariavelmente, no uso de sistemas 
informatizados de gerenciamento de bancos de dados e aplicativos de Intranet e ou 
Internet que permitam a busca cruzada de informação e a geração de relatórios 
dinâmicos de pesquisa, oferecendo ao interessado diferentes possibilidades de consulta 
e acesso aos acervos da instituição em uma única plataforma ou interface de 
comunicação. Demanda uma política institucional integrada de produção, circulação e 
disseminação de informação. 
 
2. Organização de um sistema de gestão de acervos baseado em uma política 
institucional integrada, visando uma interlocução dinâmica e produtiva entre os diversos 
acervos salvaguardados pela instituição e um maior alinhamento com o objetivo e a 
missão da mesma. Parte da concepção e aplicação de diretrizes comuns e inter-
relacionadas para a gestão de acervos: políticas de incorporação, delimitação de 
enfoques temáticos/áreas de interesse, metodologias de catalogação/descrição e 
identificação, procedimentos de tramitação/movimentação, políticas de acesso à 
informação/consulta interna e externa, padronização de documentos, formatação de 
instrumentos de pesquisa, áreas de atuação e responsabilidades e definição/delimitação 
conceitual dos acervos etc. 
É importante ressaltar que uma perspectiva integrada de gestão de acervos não 
parte necessariamente da supressão ou substituição de metodologias específicas e 
fundamentais colocadas pelas disciplinas da biblioteconomia, museologia e 
arquivologia, mas sim de umaaproximação técnica e ferramental híbrida e não 
excludente, baseada na normalização de procedimentos e no uso de sistemas 
informatizados de descrição e recuperação de informação de parâmetros múltiplos. 
Assim, o museu pode se constituir em um rico campo não só para investigações 
teóricas envolvendo uma perspectiva de políticas integradas de informação, mas 
também como espaço de experimentação e aplicação de novas ferramentas de 
tecnologia da informação. Apesar da cada vez mais ampla a necessidade de um enfoque 
integrado, é necessário ressaltar que não se trata de justificar a negação das 
independências teórico-metodológicas de nenhuma ciência ou disciplina aqui envolvida. 
A perspectiva da informação não é suficiente para resolver todas as questões colocadas 
em cada uma dessas áreas do conhecimento ou materializadas por acervos de naturezas 
diversas, mas pode ser entendida como um ponto de inflexão comum se analisada pelo 
viés dos serviços ou das demandas geradas a partir de uma realidade institucional 
específica. 
Parte do trabalho de reflexão aqui apresentado é baseado em questões de ordem 
técnica surgidos na prática cotidiana de museus e órgãos gestores de museus. Outra 
fonte para a problematização do tema proposto são as discussões realizadas em grupos 
de estudos compostos por profissionais de formações múltiplas oriundos de diferentes 
instituições museológicas de São Paulo. Dentre estes fóruns podemos destacar o Comitê 
de Política de Acervo da Secretaria de Estado da Cultura de São Paulo (SEC)3 e o 
Grupo de Trabalho Arquivos de Museus e Pesquisa4. 
 
3 O Comitê de Política de Acervo é um dos 5 Comitês organizados no âmbito da Unidade de Preservação 
do Patrimônio Museológico da SEC, cujo objetivo é promover discussões técnicas e difundir e ou 
construir normativas para todos os museus vinculados à Pasta. Ele é composto por profissionais ligados às 
Os pressupostos teórico-conceituais para o desenvolvimento dessa discussão 
baseiam-se em diferentes autores das áreas do conhecimento aqui abordadas. Sobre 
conceitos de biblioteconomia, ciência da informação e gestão do conhecimento 
utilizamos apontamentos de Metodología em la Bibliotecologia (MORALES LÓPEZ, 
2005), Arquivologia e ciência da informação (FONSECA, 2005), Informação e 
informática (LUBISCO; BRANDÃO, 2000), Gestão da Informação nas Organizações 
(ASSIS, 2008) e Gestão do Conhecimento nas Organições (ALVARENGA NETO, 
2008). No que se refere à função da documentação museológica no museu 
contemporâneo contamos com Museología y documentación (GUTIÉRREZ USILLOS, 
2010) e Historia de la documentación museológica (MARÍN TORRES, 2002). Em se 
tratando da discussão conceitual envolvendo a constituição de acervos em museus nos 
baseamos em The Museum in transition (HEIN, 2000) e Museums, objects and 
collections (PEARCE, 1992). Para o estudo de novas tecnologias e serviços de difusão 
cultural em museus utilizamos Arte, museos y nuevas tecnologias (BELLIDO GANT, 
2001) e La difusión cultural em el museo: servicios destinados ao gran público 
(VALDÉS SAGÜÉS, 1999). No que se refere à gestão de coleções e administração de 
museus em geral nos pautamos em Museum registration methods (BUCK; GILMORE, 
2010). Quanto aos conceitos e procedimentos gerais arquivísticos e documentais, a 
principal bibliografia e referências utilizadas podem ser resumidas nas seguintes obras: 
Dicionário de Terminologia Arquivística (BELLOTTO; CAMARGO, 1996), Arquivos 
Permanentes: Tratamento documental (BELLOTTO, 2004) e Archivistica General: 
Teoria y practica (HERRERA, 1988). Parte da metodologia e da discussão conceitual 
necessária para a gestão do arquivo do museu foi extraída do livro editado por Deborah 
Wythe, Museum Archives: an introduction (2004) e dos Anais do I Seminário 
Internacional Arquivos de Museus e Pesquisa (2010). A apresentação e abordagem dos 
conceitos de banco de dados, tecnologia da informação e sistemas de informação e 
gestão integrada partiram basicamente dos estudos e perspectivas de Laudon (2007), 
Turban (2004), Terra (2002) e da obra Géstion de Archivos Electrónicos (CASANOVA, 
2008). 
 
áreas de tratamento técnico-documental de acervos dos museus da SEC e por profissionais da UPPM, que 
se encontram periodicamente. 
4 O Grupo de Trabalho Arquivos de Museus e Pesquisa foi criado no âmbito do I Seminário Arquivos de 
Museus e Pesquisa (parceria entre Pinacoteca do Estado de São Paulo e o Museu de Arte Contemporânea 
da USP - realizado no auditório do MAC-USP entre 9 e 10 de novembro de 2009) para agregar 
profissionais de todas as áreas técnicas dos museus envolvidos e continuar as discussões, investigações e 
proposições sobre conceitos e práticas dos arquivos em instituições museológicas. 
Referências bibliográficas selecionadas 
 
ALVARENGA NETO, Rivadávia Correa Drummond de. Gestão do conhecimento em 
organizações: proposta de mapeamento conceitual integrativo. São Paulo: Saraiva, 
2008. 
 
ASSIS, Wilson Martins de. Gestão da informação nas organizações: como analisar e 
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de Janeiro: Editora FGV, 2004. 
 
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Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas 
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