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AULA 5 AUDITORIA CONTÁBIL Prof. Luiz Eduardo Croesy Jenkins 2 TEMA 1 – A DEFINIÇÃO DE EVIDÊNCIAS O trabalho do auditor externo ou independente consiste basicamente em apresentar um produto final, que é o de expressar a sua opinião acerca da situação patrimonial da organização auditada. Essa opinião está calcada em procedimentos de auditoria executados através de exames, inspeções documentais, diligências, contagem física, conferência de cálculos (recálculos), diligências, averiguações, correlações e revisões analíticas. 1.1 Conceito De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade Técnica de Auditoria 500 (NBC-TA 500), a evidência de auditoria compreende as informações utilizadas pelo auditor para chegar às conclusões em que se fundamentam à sua opinião. A evidência de auditoria inclui as informações contidas nos registros contábeis que suportam as demonstrações contábeis e outras informações. Quando da execução dos testes de controles e testes substantivos de detalhes, utilizados para suportar a evidenciação por parte dos auditores, a equipe de auditoria deverá utilizar métodos para definir os itens a serem testados a fim de que os mesmos se mostrem eficazes para cumprir os objetivos propostos no planejamento da auditoria. 1.2 Exemplos de evidenciação na auditoria Apresentamos a seguir alguns exemplos da aplicação do processo de evidenciação nos trabalhos de auditoria. 1.2.1 Exames Os exames consistem na verificação in loco de um bem, um objeto, um item específico ou mesmo uma situação que necessita ser averiguada. São aplicados em todas as fases do trabalho de auditoria e a título exemplificativo, podemos citar a realização de um exame pelos auditores para verificar se uma máquina antiga, que se encontra totalmente depreciada, ainda está em pleno funcionamento. Ou ainda se itens registrados como estoque de 3 matéria-prima ou produto acabado estão em condições de uso ou devem ser baixados como obsoletos. 1.2.2 Inspeções documentais As inspeções são os procedimentos mais “clássicos” da auditoria e consistem na análise de documentos de propriedade da empresa, ou de terceiros que causam algum tipo de influência nas transações da empresa auditada. Exemplo mais comum é a solicitação das notas fiscais selecionadas em uma determinada base amostral, para que o auditor possa certificar-se de que o registro de uma determinada operação está adequado. 1.2.3 Diligências A diligência consiste na solicitação formal para a realização de inspeção nas dependências de uma empresa para a execução de procedimentos de auditoria. Esse procedimento é aplicado quando o auditor necessita executar procedimentos de auditoria em outras unidades do cliente, em filiais ou terceiros já que para a execução dos trabalhos de auditoria no cliente, o auditor já dispõe de prévia autorização. 1.2.4 Contagem física São procedimentos de auditoria basicamente aplicados a ativos de natureza física (estoques e imobilizados). Como há uma normativa legal do Regulamento do Imposto de Renda para que as empresas efetuem contagem física dos estoques, também denominado de inventário físico, pelo menos 1 vez ao ano, preferencialmente ao final do ano, a contagem física é um procedimento rotineiramente aplicado para acompanhamento dos inventários físicos realizados pelas empresas. Algumas empresas, por conta da sua característica operacional, realizam inventários cíclicos periódicos e em alguns projetos, no escopo do trabalho de auditoria, já é definido que os auditores participem destes inventários cíclicos. 4 1.2.5 Conferência de cálculos (teste de recálculo) Este é outro procedimento “clássico” adotado pelos auditores, que consiste em realizar a conferência de cálculos executados pelos clientes em planilhas, memórias de cálculo e documentos em geral. Exemplo de conferência de cálculos ocorre quando o auditor efetua somatório de uma lista de itens apresentados pelo cliente, um relatório que se utilizou como base para uma contabilização, para fins de verificar se o mesmo encontra-se correto. 1.2.6 Averiguações As averiguações consistem em comprovar se determinada informação levada ao conhecimento do auditor, por meio de entrevistas com empregados do cliente, ocorre realmente da forma como foi descrita. Como exemplo, na etapa de avaliação dos controles internos, foi identificado em entrevista realizado junto ao almoxarife que todas as saídas de materiais do almoxarifado são realizadas mediante apresentação de uma requisição formalmente assinada pelo responsável do setor solicitante. Então, o auditor realiza procedimentos de averiguação para identificar, durante a requisição de um material, se realmente o processo ocorre da forma como foi descrito, tanto da parte de cobrança da requisição por parte do almoxarife, como a apresentação formal da requisição, preenchida e assinada, pelo requisitante. 1.2.7 Correlações e Revisões analíticas São procedimentos que visam estabelecer comparações de saldos em 2 períodos ou mesmo efetuar comparações entre contas contábeis distintas, buscando identificar possíveis inconsistências, como erros e fraudes que possam desqualificar a informação registrada contabilmente. Como exemplo, os auditores podem comparar as contas contábeis de bancos, conta movimento entre 2 anos consecutivos e verificar que contas existentes no ano anterior não se encontram mais nas demonstrações contábeis do ano atual. Com isso, podem questionar ao cliente o motivo desta exclusão e caso a resposta tenha sido o encerramento da conta-corrente no ano atual, 5 solicitar ao departamento financeiro que apresente o documento de encerramento da conta-corrente. TEMA 2 – O PROCESSO DE AMOSTRAGEM NA AUDITORIA CONTÁBIL Em razão da limitação de tempo e de recursos humanos que permitam auditar 100% das transações e contas contábeis, a auditoria adota a abordagem de aplicação de testes em base amostral. Com isso, são realizadas técnicas estatísticas para escolha de amostra, além de utilizar o julgamento profissional e conhecimento para escolha da parte da população que será auditada para cada grupo de transações, operações ou contas contábeis. A seguir, apresentamos os principais aspectos a serem analisados pelas equipes de auditoria. 2.1 Conceito de escopo O escopo é definido como sendo o objetivo do que se pretende e no caso específico da auditoria, consiste em definir quais os objetivos que se querem atingir com o planejamento e execução de procedimentos por parte da equipe de auditores, nas diversas etapas do processo de auditoria. Essa condição faz com que os auditores expressem em seus documentos de auditoria (papéis de trabalho) quais os objetivos que se pretende atingir ao executar a auditoria em determinada área do ativo, do passivo, do patrimônio líquido ou do resultado. 2.2 Importância da determinação do escopo Os objetivos de auditoria estão diretamente relacionados ao estabelecimento do planejamento definido previamente. É importante definir o escopo inclusive quando se estabelece o contrato de prestação de serviços de auditoria junto ao cliente, para que não se criem expectativas incorretas por parte do cliente em relação ao produto final a ser entregue. O estabelecimento do escopo auxilia o auditor a definir o volume e a extensão dos testes a serem executados, determinando o tamanho da amostra, os itens mais relevantes, o período sob análise. 6 Na auditoria específica para fins de apresentação de opinião de asseguração, o escopo de trabalho está diretamente relacionado ao tipo de auditoria que se quer realizar: • Asseguração razoável ou Auditoria completa (full audit); • Asseguração limitada ou Revisão Limitada (Limited Review); • Procedimentos de asseguração previamente acordados ou procedimentos pré-acordados (Agreed Uppon Procedures).2.3 Amostragem Amostragem é a aplicação de procedimentos de auditoria em um universo inferior à totalidade (100%) dos itens de população relevante para fins de auditoria, de modo que todos os itens que compõem a amostra tenham a mesma chance de serem selecionados para proporcionar uma base razoável que possibilite o auditor concluir sobre toda a população. A amostra deve representar as características esperadas para o conjunto da população. A população é o conjunto completo de dados sobre o qual a amostra é selecionada e sobre o qual o auditor deseja concluir. TEMA 3 –A APLICAÇÃO DE TESTES EM AUDITORIA Durante a execução dos procedimentos de campo, os auditores buscam racionalizar e otimizar o tempo dispendido nas diversas etapas do processo de auditoria. Os auditores examinam as contas contábeis, processos internos, controles internos, áreas e departamentos e são realizadas inúmeras reuniões com funcionários de áreas administrativas, operacionais e de direção. A realização desses procedimentos requer que o auditor tenha a noção de qual procedimento é mais efetivo para as diversas áreas que se quer auditar e consequentemente emitir uma opinião de auditoria. Torna-se, portanto, interessante ao aluno dispor de conhecimento acerca das formas de abordagem e aplicação dos procedimentos de auditoria, conhecendo os conceitos teóricos, obtendo contato com a exemplificação prática de modelos de procedimentos executados pelos auditores. 7 3.1 A confirmação junto a terceiros (circularização) A circularização, conforme destaca Crepaldi (2016) é uma nomenclatura estabelecida pela NBC T11, para os procedimentos de confirmação de informações junto a terceiros. A NBC TA 500 inclusive, descreve o procedimento como confirmação e não mais como circularização. A circularização ou confirmação de saldos junto a terceiros é considerada um dos procedimentos mais robustos visando à obtenção de evidenciação por parte dos auditores, haja vista o alto grau de independência na colheita de informações, já que o respondente não é aquele auditado, mas um terceiro com o qual ele estabelece algum tipo de relação. Adaptando-se ao alto grau de informatização e dependência dos recursos eletrônicos disponíveis na atualidade, as firmas de auditoria aceitam que as respostas de confirmação (ou não confirmação) de saldos sejam apresentadas não somente de forma impressa (por cartas como é o padrão usual), mas também por meio eletrônico ou outra mídia, desde que a equipe de auditoria consiga confirmar a fidedignidade e confiabilidade da fonte. Os auditores externos costumam adotar os procedimentos de circularização com vistas à emissão de opinião para as seguintes informações: • Operações junto às instituições financeiras (conta-corrente, aplicações, empréstimos e financiamentos, derivativos); • Operações junto a clientes (contas a receber) e a fornecedores (contas a pagar); • Demandas judiciais (ações judiciais nas esferas federal, estadual, cível, trabalhista, penal, tributária); • Bens em poder de terceiros (estoques e imobilizados); • Títulos em poder de terceiros; • Operações com empresas coligadas e controladas. 3.1.1 Tipos de circularização As circularizações ou confirmações de saldo são classificadas de 2 formas: Circularização positiva: este tipo é também denominado de “em branco” (sem informação prévia de valores) ou “em preto” (com informações apresentadas na carta) (Lins, 2017). É o tipo de confirmação na qual o auditor espera a obtenção 8 de uma resposta por parte do circularizado, confirmando ou não as informações contidas na carta (Crepaldi, 2016). É comumente empregada nas cartas a advogados, nas quais se questiona sobre o andamento das ações sob a sua responsabilidade e nas confirmações de saldo em aberto a receber e a pagar, junto a clientes e fornecedores. Circularização negativa: é menos usual do que a positiva. Ela somente prevê a manifestação do circularizado em casos de discordância daquele quanto à posição informada na carta de circularização (Crepaldi, 2016). Esse tipo é aplicado quando se procura medir a eficiência dos controles internos da organização auditada, geralmente os controles financeiros de recebimento e pagamento, quando a população é altamente estratificada (composta por vários títulos de menor valor individual). Não há necessariamente uma regra para aplicação de uma ou outra metodologia, contudo, o auditor deverá discutir internamente com a equipe, com o sócio líder e o gerente do trabalho, qual a forma de circularização mais adequada a ser utilizada, em função dos procedimentos de auditoria já adotados nas fases anteriores do trabalho. 3.1.2 Procedimentos operacionais na circularização O fluxo de procedimentos no processo de circularização está disposto da seguinte forma: • Definição dos saldos e informações a serem circularizados; • Avaliação da materialidade definida para a etapa de auditoria (o que vai influenciar a seleção de maior ou menor quantidade de circularizados); • Escolha dos circularizados; • Repasse ao cliente dos modelos de cartas de confirmação de saldos em português, inglês ou espanhol (para circularizados no exterior) e circularizados escolhidos; • Informação ao cliente das instruções para preenchimento da carta: impressão em documento oficial com logo ou timbre, assinatura de um responsável, anexar a composição dos saldos quando aplicável e nº de vias a imprimir); • Obtenção e checagem das vias impressas; • Envio das cartas diretamente pela firma de auditoria aos circularizados; 9 • Elaboração de controle de envios e recebimentos das cartas de circularização; • Análise das respostas obtidas; • Repasse aos clientes das respostas não conciliadas; • Aplicação de testes alternativos para as respostas não obtidas; • Conclusão final após a obtenção das respostas conciliadas pelo cliente e dos testes alternativos. 3.2 Os testes ou procedimentos substantivos Na etapa subsequente à realização dos exames de auditoria nos controles internos, também reconhecida como etapa de testes substantivos, os auditores procedem à avaliação das demonstrações contábeis da organização, analisando os aspectos materiais aplicados à auditoria, de: • Registro: se os fatos e transações foram contabilizados; • Classificação: respeito às normas contábeis para alocação nas contas contábeis corretas; • Apresentação: base de mensuração e avaliação das transações respeitaram as normas aplicadas à contabilidade; • Propriedade: se os ativos registrados efetivamente pertencem à organização; • Existência: se o fato que motivou o reconhecimento do bem, direito ou obrigação é real e pode ser comprovado; • Realização: se os ativos registrados são capazes de gerar renda e se os passivos registrados estão sendo liquidados; • Integridade: se a informação apresentada é confiável, consistente, não manipulável; • Materialidade: se os valores registrados são materiais para fins de controlá- lo (custo x benefício da transação); • Mensuração: análise dos aspectos de subavaliação e superavaliação. As análises da equipe de auditoria visam verificar se as demonstrações contábeis da organização estão apresentadas adequadamente, em todos os seus aspectos materiais e representam a apropriada posição patrimonial e financeira da organização. 10 A depender da natureza e grupo das transações, relacionadas, os auditores adotarão abordagens distintas para a avaliação das contas patrimoniais e de resultados que compõem as demonstrações contábeis. 3.2.1 Inspeção física ou acompanhamento de inventário físico Os exames ou contagens físicas, também denominados de inspeção física, consistem em evidenciar a existência e adequado funcionamento de itens de natureza tangível, como estoques e imobilizados. São procedimentos de verificação “in loco” na qualo auditor atesta a condição de existência e adequado funcionamento/condição física do item inspecionado. 3.2.2 Outros procedimentos substantivos A conferência de cálculos é um dos procedimentos mais usuais aplicado na fase de análise das demonstrações contábeis do cliente auditado. A conferência dos cálculos consiste não somente em testes de soma, mas também outros cálculos mais complexos, como inclusive, validar equações e fórmulas matemáticas, financeiras, econômicas e atuariais utilizadas pelo cliente para fins de registro de saldos na contabilidade. Outro procedimento muito comum aplicado pelos auditores é a inspeção de documentos, que consiste na verificação documental visando à sustentação de registros realizados na contabilidade. Nestes procedimentos, busca-se verificar se o documento apresentado é lícito, válido, relacionado à empresa auditada e se as informações são condizentes com os registros contábeis. A averiguação é um procedimento que o auditor aplica em todas as fases do processo de auditoria, indagando a empregados da empresa auditada sobre determinada forma de atuação, características internas peculiares relativas à rotina operacional e administrativa da empresa ou mesmo indagações que são fruto de distorções identificadas pelos auditores quando da realização de procedimentos de revisão analítica. A correlação é uma técnica fundamentada na sistemática das partidas dobradas, princípio amplamente utilizado na contabilidade, em relação ao registro das transações contábeis. Visa analisar se as informações apresentadas nos registros contábeis estão livres de erros sistêmicos e de interpretação quanto à natureza das transações, que influenciam na apresentação das informações registradas. 11 Exames a serem aplicados na auditoria dos testes substantivos: • Análise das conciliações contábeis; • Exames documentais (contratos, notas fiscais, memórias de cálculo, livros contábeis e fiscais, atas de reunião); • Recálculo de valores apresentados/registrados; • Acompanhamento de inventário físico; • Aplicação de procedimentos de circularização; • Revisão analítica; • Diligências e entrevistas com pessoal-chave na área contábil. Os procedimentos substantivos de auditoria, para fins de otimização e racionalização do tempo de execução dos trabalhos de auditorias, são geralmente realizados em 2 etapas: 3.2.3 Auditoria preliminar (ou auditoria de pré-balanço) • Nesta etapa são analisadas as demonstrações contábeis para o período compreendido entre janeiro e outubro (ou novembro). • São executados os procedimentos para seleção e preparação dos terceiros a serem circularizados: bancos, clientes, fornecedores, advogados e seguradoras. • Ainda, como análise dos controles internos na área contábil-financeira, são analisadas as conciliações contábeis preparadas para o período preliminar (janeiro a outubro/novembro). 3.2.4 Auditoria Final • Nesta etapa são analisadas as demonstrações contábeis para o período remanescente (novembro e dezembro). • São realizadas as análises das respostas de circularização de bancos, clientes, fornecedores, advogados e seguradoras. • São analisadas as contas de resultados, as movimentações do lucro obtido (constituição e reversão de reservas, distribuições de lucros, cálculo do IRPJ e CSLL final). • Fechamento e revisão final dos documentos de auditoria preparados para a auditoria do cliente. 12 TEMA 4 – MATERIALIDADE EM AUDITORIA A materialidade é definida como sendo a relevância que determinado item ou valor possui em relação ao objeto auditado e, por conta disso, necessita que seja avaliado quanto à necessidade de estabelecer exames mais específicos durante o processo de auditoria do cliente. 4.1 A materialidade para fins de aceitação dos erros O conceito de materialidade é aplicado, por exemplo, quando o auditor avalia uma determinada população, estabelecendo se o montante previamente estabelecido a ser auditado é material (ou representativo), a ponto de se poder concluir acerca da adequação ou não daquilo que foi auditado. A materialidade é ainda aplicada quando o auditor apura uma distorção, um erro e avalia se é significativo a ponto de distorcer a apresentação das demonstrações contábeis do cliente auditado. A materialidade está normatizada através da NBC TA 320 que trata da responsabilidade do auditor independente em aplicar o conceito de materialidade no planejamento e na execução de auditoria de demonstrações contábeis. A determinação de materialidade pelo auditor é uma questão de julgamento profissional e é afetada pela percepção do auditor das necessidades de informações financeiras dos usuários das demonstrações contábeis. A materialidade auxilia a equipe na: • Seleção de itens para procedimento de auditoria (seleção de amostra); • Avaliar e opinar se um erro ou distorção identificada são relevantes (significativos). É importante ressaltar que a materialidade está diretamente relacionada à avaliação do ambiente de controle organizacional realizada na etapa de auditoria do controle interno. A tendência é que a materialidade seja elevada, à medida que a avaliação dos controles internos apresenta uma empresa um sistema adequado e confiável de controles internos. Ao contrário, ao se avaliar o sistema de controles internos de uma organização como pouco eficaz, mediante a execução de procedimentos de auditoria, a tendência é que a materialidade seja reduzida. 13 Quanto maior a materialidade, definida pela equipe de auditoria para determinada etapa do processo, menor tende a ser a amostra selecionada para testes e consequentemente maior tende a ser a aceitação por erros significativos apresentados. Por outro lado, quanto menor a materialidade definida pela equipe, maior será a base amostral a ser auditada e consequentemente, os valores aceitáveis como incorretos tende a ser maior. As grandes firmas de auditoria independente, denominadas Big Four, PricewaterhouseCoopers (PwC), Ernst&Young (EY), Deloite e KPMG, por conta de sua estrutura e complexidade, desenvolvem sistemas e planilhas de mensuração e cálculo de materialidade, na qual os auditores inserem algumas premissas e características relacionadas ao cliente auditado e obtêm, a partir desta inserção de dados, o valor da materialidade para a etapa específica em que está inserido. Esses programas levam em consideração, além dos critérios inseridos pelos auditores como grau de risco da área auditada, conhecimento anterior de desvios ou erros ocorridos, número total da população a ser auditada, valor total auditado entre outros aspectos de natureza estatística que podem ser contemplados. Outros auditores, não dispondo de sistemas específicos, acabam por estabelecer critérios específicos, mensurando, com base em suas experiências anteriores no próprio cliente, em clientes de mesmo porte ou por conta da experiência do sócio, diretor e gerente do projeto, valores específicos em função de um referencial, como o total de ativos, o patrimônio líquido, o total da receita bruta e o lucro. É importante ressaltar que a materialidade deve ser revisada periodicamente, a cada etapa de trabalho executada pela equipe de auditoria, visto que a estrutura ou características da organização podem modificar-se ao longo do tempo de execução do processo de auditoria. 4.2 Exemplificação quanto à aplicação da materialidade Para que se possa melhor esclarecer o conceito de materialidade e sua forma de adoção, vamos apresentar a seguir uma situação prática que pode ser aplicada a um trabalho de auditoria com fins de apresentar um relatório de asseguração razoável: 14 A Equipe de Auditoria da ABC Auditores Independentes está realizando uma auditoria na Cia Industrial XYZ Ltda., e ao iniciar o trabalho de auditoria nas demonstrações contábeis obteve o balançopatrimonial e a demonstração do resultado do exercício, que está apresentado de forma simplificada como segue: BALANÇO PATRIMONIAL EM 31/12/2016 Grupo: Saldo em (R$) Grupo: Saldo em (R$) Ativo Circulante 6.450.000,00 Passivo Circulante 3.800.000,00 Ativo Não Circulante 12.300.000,00 Passivo Não Circulante 6.000.000,00 Total Ativo 18.750.000,0 Patrimônio Líquido 8.950.000,00 D.R.E. em 31/12/2016 Receita Bruta 15.000.000,00 (-) Deduções da Receita (2.600.000,00) (-) Custos (6.400.000,00) (-) Despesas (1.980.000,00) (-) IRPJ/CSLL (1.200.000,00) (=) Lucro Líquido Exercício 2.820.000,00 A Equipe de auditoria, por conta do conhecimento histórico anterior do cliente auditado, a avaliação do seu controle interno e a experiência da equipe de auditoria, estabeleceu a materialidade como sendo 1% do total da Receita Operacional Bruta, ou seja R$ 15.000.000,00 x 1% = R$ 150.000,00. Na etapa de auditoria preliminar foi efetuado o processo de seleção dos clientes para efetuar o processo de circularização. Com base na materialidade estabelecida, foram selecionados para circularização os clientes cujos saldos a receber possuíam valores superiores a R$ 150.000,00. Com isso, o universo amostral de circularizações dos saldos de contas a receber, para o auditado Cia Industrial XYZ Ltda, foi de 7 clientes. TEMA 5 – APLICAÇÃO DA AUDITORIA E O CONTROLE INTERNO A seguir, são apresentadas 2 situações hipotéticas de informações quanto ao comportamento de contas contábeis no ano de 2021. 15 Diante das informações apresentadas, e com base nos conceitos apresentados em relação à revisão analítica, discorrer sobre em quais meses o auditor deveria aplicar procedimentos de verificação documental, ou obtenção de explicações, justificando o motivo de escolha dos respectivos períodos e elencando quais procedimentos adicionais seriam requeridos para obter evidência de auditoria: a. Revisão analítica nas aplicações financeiras Conta contábil Dez/20 Jan/21 Fev/21 Mar/21 Abr/21 Mai/21 Saldo Mensal Aplic. Financ. 3.700.000 4.500.000 5.700.000 5.000.000 8.500.000 7.500.000 Receita Financeira Mensal 35.000 43.000 42.000 73.000 68.000 Média Mensal 0,8537% 0,8431% 0,7850% 1,0815% 0,8500% a. Revisão analítica na folha de pagamentos: Conta contábil Jan/21 Fev/21 Mar/21 Abr/21 Mai/21 Jun/21 Desp. c/ salários / benefícios 800.000 750.000 1.000.000 990.000 870.000 910.000 Qtde. Funcionários 145 138 179 177 175 174 Gasto Médio Mensal por func. (R$) 5.517 5.435 5.587 5.593 4.971 5.230 16 REFERÊNCIAS ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012. ATTIE, W. Auditoria: Conceitos e Aplicações. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2011 CRC-SP. Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo. Controles internos contábeis e alguns aspectos de auditoria. São Paulo: Atlas, 2000 CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. S. Auditoria contábil: teoria e prática. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2016. PEREZ JUNIOR, J. H. Auditoria das Demonstrações Contábeis: normas e procedimentos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2012