SECRETARIA ESCOLAR

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MATERIAL DO CURSO 
ASSISTENTE DE SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
 
APOSTILA 
 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SECRETARIA ESCOLAR 
 
 
A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua 
peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda 
crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em 
complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola 
contribui positivamente para desenvolver os sentimentos de confiança e 
satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania. 
 
A secretaria escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa. 
Ela é também a produtora e guardiã da memória e da documentação da 
instituição, de seus alunos, professores e pessoal de apoio, e garante o 
controle de toda a situação escolar: atendimento, qualidade dos serviços e 
funcionamento. 
 
A secretaria escolar é um braço executivo da equipe gestora e pedagógica e 
dela depende o bom funcionamento da organização escolar. 
 
Ela é o órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, 
correspondência e processos referentes a vida do estabelecimento de ensino e 
à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão 
administrativa e pedagógica do estabelecimento de ensino. Juntamente com o 
gestor da escola, todos os envolvidos na secretaria respondem 
administrativamente e legalmente pela documentação escolar. 
 
O serviço desenvolvido na secretaria escolar é importantíssimo na dinâmica de 
uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos chamados 
registros escolares que são verificados: 
 
Os direitos de um candidato à matrícula; 
A regularidade da vida escolar; 
O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; -o acompanhamento 
pedagógico; 
Os resultados finais de cada aluno para a promoção ou expedição de 
certificados de conclusão. 
 
A secretaria da escola representa, perante a comunidade, o órgão de maior 
importância na produção e organização de informações para dentro e para fora 
da escola. 
 
Para dentro da escola inclui as informações usadas por alunos, professores e 
equipe gestora. Para fora inclui informações às autoridades públicas 
responsáveis pela administração de redes de ensino e pelas políticas nacionais 
e à comunidade. 
 
O responsável pela secretaria é o secretário e na ausência deste, o escriturário 
deve absorver as atividades e desempenhá-las com eficiência. 
 
 
PERFIL DO SECRETÁRIO E ESCRITURÁRIO 
 
A seguir, destacamos alguns aspectos que devem ser observados em qualquer 
área de trabalho por todos servidores públicos e fundamentalmente aos 
secretários e escriturários: 
 
Dignidade – O desempenho da profissão de secretário e de escriturário 
requer honradez e dignidade, ambos devem abster-se de qualquer 
comportamento que pressuponha infração ou implique descrédito para a 
instituição; 
Integridade – A lealdade e boa fé são requisitos para exercer a profissão. 
O sigilo profissional exige a observância rigorosa do princípio da 
confidencialidade e da responsabilidade nos fatos e notícias que o 
profissional conhecer no exercício da sua profissão; 
Discrição – é a qualidade exigida para se salvaguardar o sigilo profissional. 
Constantemente chega ao conhecimento do secretário e do escriturário 
assuntos confidenciais relacionados à escola que exigem discrição e 
contenção; 
Polidez – o secretário e o escriturário devem abster-se de comentários 
desrespeitosos, jocosos para com os alunos, colegas de profissão e 
superiores. Assim como duvidar da qualidade técnica das chefias ou criticar 
publicamente a gestão do sistema de ensino; 
Presteza – é obrigação de qualquer secretário e escriturário oferecer a sua 
colaboração a todos os seus colegas, quando a sua intervenção for 
necessária para agilizar o trabalho e o funcionamento da instituição; 
Atualização – aprimorar sempre os conhecimentos pertinentes à área para 
que seu trabalho atinja o rendimento máximo; 
Organização – a eficiência do secretário e do escriturário facilita o trabalho 
da gestão, selecionando e encaminhando a ela somente as atividades que 
lhe são pertinentes; 
Conhecimento e exatidão de procedimentos – o domínio dos 
procedimentos da secretaria poupa tempo, dá segurança ao gestor do 
estabelecimento de ensino e diminui gastos, como por exemplo, com 
impressos errados. 
Apresentação - cultivar a comunicação correta, a aparência pessoal, a 
cortesia, o respeito e a autodisciplina. 
Pontualidade/assiduidade – a responsabilidade pelo funcionamento da 
instituição exige do secretário e do escriturário, sua presença nos horários 
previstos com assiduidade e pontualidade; 
Espírito de equipe – o secretário alcançará maior produtividade e obterá 
melhores resultados se sua equipe souber claramente o que se espera 
dela, se as instruções forem suficientemente claras, se forem traçadas 
metas, se houver um ambiente agradável e cordial; 
Relações interpessoais – usar sempre as expressões: por favor, por 
gentileza e obrigado. Tais expressões fazem parte da boa educação. 
 
 
 
 
 
O DIA A DIA NA SECRETARIA 
 
 
Deixar as mesas sempre em ordem, sem excesso de papéis; 
Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares; 
Manter a atenção redobrada quando estiver conferindo a documentação 
escolar; -Evitar idas e vindas ou levantar-se a todo o momento, ausentando-
se do ambiente do trabalho; 
Não perder a calma diante de situações de conflito; 
Evitar choque de opiniões, sempre chegar a um consenso; 
Cumprir e fazer cumprir as determinações de superiores hierárquicos; 
(Secretário) 
Distribuir as tarefas inerentes à Secretaria entre os auxiliares; (Secretário) 
Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico 
e/ou mental; 
Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do gestor e enviados 
para a SME; 
Apresentar ao gestor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser 
assinados; 
Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino e seu 
nome com nitidez, repetindo tantas vezes quanto necessário até que seja 
compreendido; 
Nunca se exaltar ou responder com impertinência a quem quer que seja; 
Deixar disponível junto ao telefone caneta e bloco para anotações de 
recados. 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA (COTIDIANO) 
 
 
Assistir aos órgãos de administração municipal quando solicitado, aos 
gestores, à equipe escolar e à comunidade; 
Proceder à matrícula escolar dos alunos; 
Controlar e guardar os livros registro de classe, livro ponto e documentos 
pertinentes às rotinas da escola; 
Manter os registros atualizados nos prontuários dos alunos, professores e 
funcionários; 
Manter em dia, o arquivo e os registros das fichas individuais dos alunos, 
por período letivo, de acordo com Regimento escolar; 
Fazer controle das ocorrências diárias da escola: falta de funcionários, 
professores e alunos; 
Expedir e assinar, juntamente com o gestor do estabelecimento, histórico 
escolar e livro ponto; (Secretário) 
Conhecer o Regimento da escola, garantindo sua aplicação, em especial no 
que diz respeito à escrituração da vida escolar dos alunos e a regularização 
da vida funcional de todos os servidores da escola; 
 
 
Contribuir para a integração escola-comunidade, garantindo que todos os 
que precisam da secretaria da escola sejam atendidos com respeito e 
urbanidade; 
Encaminhar ao órgão competente os documentos de rotinas e outros que 
forem solicitados; 
Executar a redação e a gestão de correspondência; 
Elaborar atas de reuniões; 
Controlar as chamadas telefônicas recebidas e realizadas; 
Articular a comunicação interna; divulgar as informações pertinentes 
recebidas; Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; 
Manter os quadros estatísticos da escola em dia; 
Manter atualizados e organizados os arquivos de legislação e da vida da 
escolar; -Participar em conjunto com a equipe escolar, da formulação e 
implementação do PPP; 
Atender bem as pessoas que tenham assuntos a tratarna escola; 
Manter registros do material permanente recebido pela escola e do que lhe 
for cedido, bem como elaborar inventário anual dos bens patrimoniais; 
Atender os funcionários/servidores da escola, prestando-lhes orientações e 
esclarecimentos relativos à escrituração e à legislação; 
Colaborar na execução de atividades cívicas, sociais e culturais da escola; 
Atender prontamente e com preferência as solicitações de autoridades 
judiciárias ou administrativas, estadual e municipal. 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: JANEIRO E FEVEREIRO 
 
 
Realizar as matrículas para os alunos remanescentes e transferidos; -
Cadastrar os alunos no Sistema GDAE; -Organizar a listagem de alunos; 
Preparar os livros de registro de classe; 
Assessorar o gestor da escola na elaboração do horário das aulas; -
Preencher os livros de ponto docente e administrativo; 
Analisar os documentos apresentados para deferimento das matrículas pelo 
gestor; 
Efetuar a conferência das rematrículas; 
Efetuar a expedição de Históricos escolares dos concluintes; 
Organizar o arquivo ativo do período letivo em curso (prontuários 
individuais, com documentação dos alunos e professores); 
Redigir Ata de aprovação do Calendário Escolar – 1ª Ata do Conselho de 
Escola; 
Redigir Ata de Prestação de Contas PDDE (Ano anterior) – 1ª Ata; 
Efetuar a declaração da RAIS Negativa (APM); 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: março e abril 
 
Atualizar os livros de registro de classes com as transferências recebidas e 
expedidas; 
Observar o vencimento e mandato para eleição do Conselho de escola; 
 
 
Receber e conferir as papeletas do 1º Bimestre, entregue pelos professores 
à equipe pedagógica, com registro de frequência e avaliação dos alunos ou 
outras formas de registro; 
Alimentar o Sistema utilizado para registro dos resultados da frequência e 
avaliações do 1º bimestre; 
Imprimir os boletins, para divulgação desses resultados quando for o caso; 
Preencher relatório do Programa Bolsa Família e enviar à SME; (2ª 
quinzena de março) 
Auxiliar o gestor no preenchimento do PDE Interativo; 
Imprimir relação de alunos para Censo Escolar (data base - 30/03); 
Cadastrar os Docentes no Sistema GDAE; 
Verificar os Históricos Escolares e demais documentos dos alunos 
concluintes de cursos, para inspeção do Supervisor de Ensino, visando a 
publicação das laudas no Sistema Informatizado – GDAE; 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: MAIO, JUNHO E JULHO 
 
 
Atualizar os livros de registro de classes com as transferências recebidas e 
expedidas; 
Receber e conferir as papeletas do 2º Bimestre, entregue pelos professores 
à equipe pedagógica, com registro de frequência e avaliação dos alunos ou 
outras formas de registro; 
Alimentar o Sistema utilizado para registro dos resultados da frequência e 
avaliações do 2º bimestre; 
Imprimir os boletins, para divulgação desses resultados quando for o caso; 
Observar vencimento do mandato para Eleição da APM; 
Efetuar a Declaração do Imposto de Renda; (Maio) 
Preencher relatório do Programa Bolsa Família e enviar à SME; (2ª 
quinzena de julho) 
Iniciar contagem dos dias trabalhados - para preenchimento do Anexo de 
contagem tempo dos docentes (30/06); 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: AGOSTO E SETEMBRO 
 
 
Atualizar os livros de registro de classes com as transferências recebidas e 
expedidas; 
Receber e conferir as papeletas do 3º Bimestre, entregue pelos professores 
à equipe pedagógica, com registro de frequência e avaliação dos alunos ou 
outras formas de registro; 
Alimentar o Sistema utilizado para registro dos resultados da frequência e 
avaliações do 3º bimestre; 
Imprimir os boletins, para divulgação desses resultados quando for o caso; 
Cumprir cronograma da Matrícula Antecipada no Sistema GDAE seguindo 
orientação da Diretoria de Ensino (Estado); 
 
 
Preparar os históricos escolares dos alunos que irão concluir o curso 
naquele ano (deixar digitado até a penúltima série); 
Preencher relatório do Programa Bolsa Família e enviar à SME; (2ª 
quinzena de setembro); 
Verificar as Atas e Livros da APM e Conselho de Escola - Crédito PDDE – 
(2ª quinzena de setembro); 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: OUTUBRO E NOVEMBRO 
 
 
Atualizar os livros de registro de classes com as transferências recebidas e 
expedidas; 
Preparar os históricos escolares dos alunos que irão concluir o curso 
naquele ano (deixar digitado até a penúltima série); 
Expedir correspondência aos pais ou responsáveis sobre a decisão do 
aluno continuar ou não no estabelecimento de ensino no próximo período 
letivo, solicitando atualização de endereço; 
Programar as matrículas, atendendo ao disposto na instrução anual de 
matrículas SEE/DIRETORIA DE ENSINO; 
 
 
AÇÕES DA SECRETARIA: DEZEMBRO 
 
 
Atualizar os livros de registro de classes com as transferências recebidas e 
expedidas; 
Receber e conferir as papeletas do 4º Bimestre, entregue pelos professores 
à equipe pedagógica, com registro de frequência e avaliação dos alunos ou 
outras formas de registro; 
Alimentar o Sistema utilizado para registro dos resultados da frequência e 
avaliações do 4º bimestre; 
Imprimir os boletins, para divulgação desses resultados quando for o caso; 
Programar o número de turmas para o próximo período letivo; 
Programar e efetivar as matrículas, atendendo ao disposto na instrução 
anual de matrículas do SEE e Diretoria de Ensino; 
Realizar as rematrículas dos alunos aprovados e que permanecerão no 
sistema de ensino; 
Identificar o número de vagas para as séries iniciais, quando for o caso; 
Identificar o número de vagas existentes para outras séries, quando for o 
caso; Efetuar as matrículas de alunos recebidos por transferência da rede 
privada de ensino, de outros municípios, estados, etc; 
Expedir boletins, editais ou outros documentos para divulgação dos 
resultados finais dos alunos; 
Preencher, assinar e arquivar as fichas individuais, no prontuário dos 
alunos; 
Expedir históricos escolares dos alunos concluintes; 
 
 
Divulgar para a comunidade o período de recesso da escola (quando 
autorizado pela SME), bem como o horário de atendimento da secretaria 
durante o período de férias escolares; 
 
 
ROTINA: IMPORTANTE NÃO DESCUIDAR! 
 
 
Expedir toda a documentação solicitada pelos alunos: históricos escolares, 
transferências, declarações, certidões, etc; 
Controlar e atualizar diariamente o Livro Ponto (docente e administrativo); 
Encerrar mensalmente o Livro Ponto (docente e administrativo) com as 
assinaturas do Secretário e do Diretor; 
Expedir B.O. – para pagamento de professor estadual afastado na 
municipalização ou de docentes que trabalham em outras escolas; 
Efetuar relatório da frequência do professor estadual afastado na 
municipalização de ensino e encaminhar para a SME até o primeiro dia útil 
do mês; 
Manter Livros da APM, Livros de Inventário e Livro Tombo atualizados; 
Protocolizar e controlar atestados médico de docentes e do pessoal 
administrativo, lançando no livro de ponto e encaminhar para a Secretaria 
Municipal de Educação, quando necessário; 
Manter organizado e identificado o arquivo morto; 
Manter atualizado o Sistema de cadastro alunos – Sistema GDAE; 
(Matrículas, transferências, abandono, transporte escolar) 
Preparar folha de pagamento, docente e administrativo, submetendo à 
supervisão do gestor; 
Receber, registrar, distribuir e expedir correspondências, processos e 
documentação em geral que tramitam na escola, organizando e mantendo 
em dia o protocolo e o arquivo escolar; 
Efetuar o levantamento da documentação pendente de alunos para 
proceder à cobrança desses documentos; 
Atender as solicitações da SME e da Diretoria Regional de Ensino, dentro 
do prazo estipulado; 
Verificar diariamente os e-mails dirigidos à escola; 
Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico 
e/ou mental; 
Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho ao diretor e SME; 
Apresentar ao gestor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser 
assinados; 
Protocolizar toda documentação recebida e expedida.RELAÇÃO DE DOCUMENTOS: PRONTUÁRIO DO PROFESSOR 
 
 
Documentos pessoais: Cópia do R.G, CPF, título de eleitor, comprovante de 
votação (última eleição), certidão de nascimento ou casamento (verificar se 
o nome está atualizado), certidão de nascimento dos filhos menores, 
certificado de reservista (quando for o caso); 
Comprovante de residência: conta de luz ou telefone, outros comprovantes; 
Comprovante de conta bancária para fins de recebimento de salário; 
Títulos: Diplomas com histórico escolar / Certificados de cursos com mais 
de 30 (trinta) horas; 
Fichas 100 atualizadas; 
Requerimentos e Comunicados; 
Ficha de assentamento funcional; 
Declaração de acúmulo (com declaração de horário) ou não de cargo. 
 
 
RELAÇÃO DE DOCUMENTOS: PRONTUÁRIO DO ALUNO 
 
 
Documentos pessoais: Cópias da certidão de nascimento, do RA / RG, 
(providenciar ao longo do período); 
Comprovante de residência; 
Comprovante de escolaridade anterior (se for o caso); 
Histórico escolar atualizado; 
Ficha de matrícula devidamente preenchida e assinada; 
Atestados (médicos); 
Ficha de acompanhamento (desempenho e disciplinar); 
Comunicados (para os pais, Conselhos, etc.). 
 
 
ARQUIVO E INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES 
 
 
O arquivamento de documentos escolares, de inteira responsabilidade das 
instituições de ensino, tem por finalidade resguardar a identidade, 
integridade e autenticidade dos documentos referentes aos alunos e 
funcionários. 
 
O arquivamento deverá ser realizado em local devidamente adequado, 
organizado da seguinte forma: 
 
 
I.- arquivo ativo ou de movimento, referente aos alunos e funcionários da 
escola, para pronta consulta e escrituração; 
II.- arquivo inativo ou permanente (denominado popularmente por arquivo 
morto), referente aos alunos e funcionários que não estão mais vinculados à 
 
 
instituição de ensino, para consulta e informação aos interessados, quando 
solicitadas. 
 
A responsabilidade pelo manuseio, reprodução e guarda dos documentos 
arquivados, é do Secretário da Unidade Escolar e, na sua ausência, de 
profissional por ele designado (escriturário). 
 
 
DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE 
 
 
I.- ato de criação da instituição, quando se tratar de escola municipalizada 
ou municipal; 
II.- portarias de credenciamento, autorização de nível e ou modalidade de 
ensino, aprovação de Regimento Escolar ou Emenda Regimental, 
autorização de mudança de: endereço, mantenedor e denominação da 
escola, paralisação ou extinção de nível e ou modalidade de ensino, e 
portaria de municipalização ou estadualização; 
III - matrizes curriculares; 
IV - proposta pedagógica; 
V.- livros de registro de matrículas e de expedição de certificados e /ou 
diplomas; 
VI.- atas de reuniões, de incineração de documentos; de resultados finais e 
de exames de classificação e reclassificação; 
VII.- formulários de visitas de Supervisão Escolar ou outras autoridades 
escolares; 
VIII.- ficha individual dos alunos; 
IX.- pareceres de regularidade de vida escolar dos alunos. 
 
 
DOCUMENTOS DE GUARDA TRANSITÓRIA 
 
 
I.– diários de classe; 
II.- calendários escolares; 
III.– provas de classificação e reclassificação; 
IV.- requerimentos de matrícula e de transferência; 
V - declaração provisória de transferência; 
VI. - atestados médicos e documentação relativa à dispensa da prática 
Educação Física; 
 
Extinta a instituição de ensino, todo o acervo deverá ser entregue: 
 
I.- na Diretoria Regional de Ensino, no caso de escolas públicas estaduais 
ou particulares; 
II.– na Secretaria Municipal de Educação, no caso de escolas municipais. 
As Instituições, acima citadas, ficarão responsáveis pela guarda do acervo e 
expedição de documentação escolar ou funcional. 
 
 
A incineração de documentos escolares deve ser realizada pela instituição 
de ensino, na presença do gestor (a), secretário (a) e representantes do 
Conselho de Escola, a fim de otimizar a utilização dos arquivos, eliminando 
os documentos desnecessários. 
 
São passíveis de incineração apenas os documentos de guarda transitória, 
a seguir relacionados: 
 
I.– diários de classe, após 05 (cinco) anos, desde que conferidos com as 
Atas de Resultados Finais; 
II.- calendários escolares, após 02 (dois) anos; 
III.- exames de classificação e reclassificação, após 05 (cinco) anos da 
realização dos mesmos; 
IV.- requerimentos de matrícula e de transferência, após 01 (um) ano; V.-
declarações provisórias de transferência após expedição dos Históricos 
Escolares; 
VI.– atestados médicos e documentação relativa à dispensa da prática de 
Educação Física, após 01 (um) ano, desde que registrada nas Atas de 
Resultados Finais e no Histórico Escolar. 
 
Os documentos referentes à vida funcional dos professores e demais 
funcionários da escola não deverão ser incinerados. 
 
Para realizar a incineração de documentos escolares, a instituição de 
ensino deverá: 
 
I.separar os diários de classe por turmas de acordo com as respectivas 
séries/anos, fases, ciclos e turmas; 
II.verificar se o registro dos diários de classe consta nas Atas dos 
Resultados Finais; 
III.compatibilizar o registro realizado nos diários de classe com o das Atas 
de Resultados Finais e, no caso de haver divergência, providenciar a 
retificação das Atas de Resultados Finais; 
IV.comunicar à Secretaria Municipal de Educação a data da realização da 
incineração, com a descrição dos documentos a serem incinerados. 
 
 
O ato de incineração de documentos escolares deverá ser registrado em 
Livro de Ata Especial de Incineração, na qual deverão constar o quantitativo 
dos documentos e o ano letivo, com a discriminação das séries/anos, fases, 
ciclos e turmas por nível e ou modalidade de ensino assinada pelo 
secretário, pelo gestor da escola e pelos representantes do Conselho de 
Escola. 
 
BONS ESTUDOS E FELIZ PROVA-PE