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Guia do sucesso na gestão financeira Do conceito ao diagnóstico 2 S U M Á R IO Introdução Assim como o consumo de nutrientes é indispensável para o funcionamento do corpo, o gerenciamento do dinheiro de uma empresa é vital para a sua sobrevivência e, mais que isso, permanência no mercado. Se até agora medidas financeiras mais elementares e intuitivas vinham dando conta do recado, mas, em algum momento, elas se mostraram insuficientes, é hora de profissionalizar a gestão financeira do seu negócio, não é mesmo? Com o intuito de apoiar você nessa missão, neste e-book iremos desbravar a gestão financeira de empresas e, para isso, vamos reunir as principais informações sobre o tema e, de quebra, ao fim do conteúdo, apresentaremos a você um desafio, a fim de verificar se sua empresa vem praticando uma boa gestão financeira. Imperdível, hein? http://gestão financeira de empresas http://gestão financeira de empresas 3 S U M Á R IOS u m ár io Afinal, o que é gestão financeira?04 Quais são os papéis da gestão financeira nas empresas?07 Como fazer uma gestão financeira eficaz14 Principais consequências de uma gestão financeira malfeita25 Faça o teste e veja se sua empresa vem praticando uma gestão financeira eficiente29 Saiba como a AM3 Soluções pode ajudar na gestão financeira da sua marca36 01 Afinal, o que é gestão financeira? 5 S U M Á R IO Pode perguntar a qualquer gestor como é administrar as finanças de um empreendimento que, na certa, a resposta será: “um tanto quanto desafiador”. E isso é a mais pura verdade, afinal, um negócio em desenvolvimento vai apresentando situações cada vez mais complexas e as ferramentas de gerenciamento de antes vão se tornando insuficientes. Bom, sem delongas, vamos responder à pergunta que intitula este tópico: afinal, o que é gestão financeira? Trata-se do processo de analisar, planejar e administrar investimentos, custos, despesas, entradas e saídas do negócio. Para que uma marca seja bem-sucedida é imprescindível que os recursos utilizados para o bom funcionamento da organização e as receitas geradas pelas operações sejam corretamente administrados. Só assim a empresa consegue entender quanto ela tem a receber, a pagar e como está o equilíbrio entre essas duas questões. Além disso, por meio da gestão financeira, é possível arcar com as responsabilidades empresariais, quitando dívidas, por exemplo. Gerar novos recursos para investimentos que poderão ser feitos mais à frente, garantido a sustentabilidade do negócio é outra finalidade indispensável da gestão financeira, ela que permite assegurar as condições adequadas para o sucesso da marca a longo prazo. 6 S U M Á R IO Não podemos deixar de mencionar estas outras principais funções da gestão financeira em um empreendimento. São elas: • Controle do caixa • Gerenciamento de contas a pagar e receber • Planejamento tributário • Contabilidade • Verificação se determinada operação está dando lucro ou prejuízo • Administração de investimentos No tópico seguinte, iremos aprofundar essas questões. Continue por aqui! 02 Quais são os papéis da gestão financeira nas empresas? 8 S U M Á R IO Dos processos organizacionais, a gestão financeira, quando bem-feita, exerce um papel crucial nas empresas, na medida em que influencia diretamente as estratégias do negócio, promove resultados cada vez incríveis, garante o melhor aproveitamento dos recursos e, consequentemente, maior longevidade à marca. A partir de agora, iremos abordar os principais papéis que a gestão financeira desempenha nas organizações. 9 S U M Á R IO Planejamento financeiro O primeiro passo de qualquer tarefa dentro de uma organização deve ser o planejamento. É ele, afinal de contas, que irá estabelecer parâmetros e uma direção a seguir. Vale lembrar que ele precisa seguir o planejamento estratégico da empresa, ou seja, deve mostrar como os recursos serão utilizados de forma que os objetivos traçados sejam alcançados. Nesse sentido, o planejamento financeiro tem que caminhar junto com o orçamento disponível. Cada (novo) direcionamento do negócio deve levar em consideração os custos gerados pela mudança, a fim de ter a dimensão do impacto financeiro, das possibilidades de lucro sobre o investimento e ainda saber se há recursos suficientes para sustentar as metas da empresa. Somente tendo a noção exata da situação econômica da empresa é que se deve montar um plano de ação. Quando for fazer o planejamento financeiro da sua empresa, lembre-se de que ele deve ter: • Projeção para o futuro • Ações a serem desenvolvidas • Especificação dos custos referentes ao que deve ser feito • Recursos necessários e disponíveis ao plano de ações • Padrões a serem seguidos • Métricas para mensuração dos resultados https://www.am3solucoes.com.br/blog/planejamento-estrategico-2021/ 10 S U M Á R IO Correta aplicação dos recursos financeiros Essa ação resulta do planejamento financeiro. Ela nada mais é do que um plano de aplicação dos recursos financeiros, que corresponde a uma previsão de desembolsos necessários para colocar em prática o planejamento de um negócio ou de projetos específicos. Pode parecer óbvio, mas não custa dizer que todas as ações de uma empresa dependem de recursos. Dessa forma, podemos entender o custo como algo próprio da atividade empresarial. Isto é, cada propósito da organização, por menor que seja, dependerá de investimentos. É importante lembrar que a aplicação de recursos em uma empresa envolve: • Recursos físicos: equipamentos, imóveis, mobiliário, insumos • Recursos humanos: processos que englobam atração e retenção de talentos • Recursos de gestão: técnicas e comportamentos que devem estar alinhados à estratégia do negócio Não esqueça! A aplicação dos recursos financeiros da empresa deve estar equilibrada entre esses três itens. 11 S U M Á R IO Controle das contas a pagar e a receber De maneira sucinta, podemos dizer que o controle das contas a pagar e receber refere-se a administrar as despesas e receitas da organização respectivamente. O contas a pagar abrange todos os gastos financeiros da companhia, incluindo suas obrigações financeiras (vencimentos dos colaboradores, energia elétrica, água, matérias-primas, custos com outros serviços, como manutenção de ar-condicionado e limpeza). O contas a receber, por sua vez, diz respeito às entradas de dinheiro previstas para compor o caixa da empresa. Isso implica ter um controle das faturas a serem quitadas, incluindo as compras realizadas por cartão de crédito (e as respectivas bandeiras). https://www.am3solucoes.com.br/blog/contas-a-pagar/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/controle-de-contas-a-receber/ 12 S U M Á R IO No quadro abaixo, mostraremos as principais diferenças entre contas a pagar e receber: CONTAS A PAGAR CONTAS A RECEBER Mapeia todas as despesas da empresa Verifica os créditos a receber Controla o fluxo de gastos Acompanha a evolução dos recursos Realiza os pagamentos devidos Confere a entrada de valores devidos Faz projeções de pagamentos futuros Projeta recebimentos futuros Gerencia as dívidas Gerencia prazos referentes a crédito 13 S U M Á R IO Administração do fluxo de caixa O fluxo de caixa controla a entrada e saída de recursos no dia a dia da organização, registrando resultados diários e fazendo projeções baseadas nas contas a pagar e a receber. Na administração do fluxo de caixa, é de suma importância avaliar a origem das receitas. Agindo assim, é possível identificar quais produtos ou serviços estão aquecendo a receita do negócio e quais itens têm apresentado menor saída. Quando se fala em fluxo de caixa, é importante considerar estes três fluxos distintos: Fluxo de caixa das operações: indica o quanto a empresa gera de caixa e é composto por receita das vendas, custos de produção,salários dos colaboradores etc.; Fluxo de caixa de investimento: mostra os valores investidos em ativos que geram receitas; Fluxo de caixa de financiamento: apresenta as movimentações referentes a capital próprio e a de terceiros. https://www.am3solucoes.com.br/blog/o-que-e-fluxo-de-caixa/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/projecao-de-vendas/ 03 Como fazer uma gestão financeira eficaz 15 S U M Á R IO Para ter uma gestão financeira eficiente, é preciso superar uma série de desafios de forma a viabilizar o giro da empresa. Trata-se de processos que exigem análises, planejamentos, controle e apuração de resultados. Mas como resolver todas essas demandas? Isso varia de empresa para empresa, afinal, cada organização tem seus próprios métodos e, muitas vezes, o que dá certo para um negócio não funciona para outro. Porém, há práticas que servem para a maioria dos empreendimentos e geralmente trazem resultados imediatos e efetivos. Uma delas é a separação dos gastos pessoais e corporativos. Vamos conhecer outras principais atitudes que tornam a gestão financeira eficiente? 16 S U M Á R IO Mapeando os custos Conhecer com profundidade a situação econômica da empresa é um ponto- chave da gestão financeira. Isso porque, em todas as análises da área, a consideração dos custos vai ser solicitada. Além do mais, acompanhar de perto todas as despesas do negócio aumenta a eficiência do empreendimento. O mapeamento de custos nada mais é do que um relatório (ou um mapa mesmo) contendo todos os valores usados para o custeio, isto é, a manutenção da empresa. Vale destacar que um mapa de custos eficaz deve conter: • Segmentação da empresa em centros de custos • Despesas fixas e variáveis e os respectivos valores • Custos com depreciações • Reserva em caixa para quitar custos futuros https://www.am3solucoes.com.br/blog/como-calcular-valuation/ 17 S U M Á R IO Programando a aplicação das finanças Antever como as finanças serão aplicadas é outro aspecto fundamental da gestão financeira, pois isso ajuda a estruturar os elementos que compõem o capital do negócio. Esse plano auxilia na priorização e coordenação de atividades, de maneira que a companhia cumpra com suas obrigações financeiras nos prazos corretos e obtenha lucro nas atividades que desempenha. Sem planejamento, as tomadas de decisão seguem a linha do improviso — desconsiderando as reservas — o que, a longo prazo, pode tornar a manutenção do empreendimento insustentável. É sempre bom lembrar que saldos positivos no caixa nem sempre representam lucro, uma vez que é necessário calcular todas as despesas da empresa para, aí sim, chegar ao valor do excedente. Nesse sentido, a gestão financeira não pode se basear apenas em decisões intuitivas e observações superficiais. É preciso lançar um olhar 360º à empresa e, a partir do que for observado, fazer um planejamento. https://www.am3solucoes.com.br/blog/business-intelligence/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/despesas-fixas-e-variaveis/ 18 S U M Á R IO Fazendo orçamentos frequentes Realizar orçamentos significa prever investimentos, despesas e custos futuros, e isso deve fazer parte do planejamento financeiro estratégico. Obviamente não é possível ter absoluta certeza dos gastos e ganhos futuros do negócio, no entanto, há como traçar perspectivas, definir prioridades e separar uma reserva para cobrir despesas emergenciais e/ou inesperadas. Ao fazer o orçamento da sua empresa, lembre-se de considerar os gastos fixos, como impostos estaduais e vencimentos dos colaboradores e os variáveis, que podem oscilar de acordo com o volume de produtos a serem adquiridos e a contratação de serviços. Assim sendo, esquematize as informações financeiras, sistematizando esses valores (tipos de custos e despesas) e prevendo quanto vai ser gasto nos próximos meses. Essa previsão pode ser feita a partir da análise financeira de períodos anteriores. Evite administrar os gastos de maneira improvisada, pois isso pode acarretar sérios prejuízos para o empreendimento. https://www.am3solucoes.com.br/blog/matriz-gut/ 19 S U M Á R IO Realizando controle diário, semanal, mensal e anual Uma boa gestão financeira, como já dissemos aqui, começa com um bom planejamento, que deve contar com parâmetros que meçam os resultados esperados. O ponto alto da gestão acontece quando verificamos que os objetivos traçados foram alcançados. Há várias maneiras de fazer essa verificação nas diferentes áreas da empresa. Como exemplo, podemos citar a utilização de balanços patrimoniais e demonstrativos de resultados. Ao usar relatórios para acompanhar os resultados do negócio, é importante se atentar à periodicidade com que eles serão analisados, a fim de comparar os números atingidos em períodos diferentes. https://www.am3solucoes.com.br/blog/o-que-e-balanco-patrimonial/ 20 S U M Á R IO Veja estas sugestões. Controle diário: fluxo de caixa, conciliação bancária, controle de contas a pagar e a receber; Controle semanal: conferência de estoque, caixa e contas; Controle mensal: Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), Balanço Patrimonial; Controle anual: Balanço Patrimonial e DRE. A apuração dessas informações deve ser usada nas tomadas de decisão, inclusive nas mudanças (e correções) de planos. https://www.am3solucoes.com.br/blog/conciliacao-bancaria/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/administracao-de-estoque/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/administracao-de-estoque/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/o-que-e-balanco-patrimonial/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/o-que-e-balanco-patrimonial/ 21 S U M Á R IO Utilizando ferramentas de automação Planejar, executar e controlar são palavras de ordem quando o assunto é gestão financeira. E essas três ações, para serem desenvolvidas, envolvem uma quantidade imensa de informação. Em vista disso, é quase impraticável realizar uma gestão financeira de qualidade sem contar com o suporte de recursos tecnológicos capazes de automatizar processos. As soluções tecnológicas, como ERPs, trazem agilidade, segurança e precisão para as operações e, por isso, são grandes aliadas do negócio. Ao utilizar essas ferramentas, é possível resolver questões burocráticas de forma centralizada, com rapidez e qualidade, evitando falhas humanas e aquecendo a produtividade. Os principais benefícios da automação para a gestão financeira são: • Redução de custos • Mais rapidez na realização das tarefas • Geração de dados estratégicos para o negócio • Melhor aproveitamento dos recursos • Maior eficiência financeira e operacional https://www.am3solucoes.com.br/blog/software-de-gestao-financeira/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/software-de-gestao-financeira/ 22 S U M Á R IO Fazendo o gerenciamento de dívidas Outra iniciativa importante para a gestão financeira diz respeito ao controle de dívidas. Ela precisa ser feita com muito critério, pois, do contrário, esses débitos vão só aumentando e comprometendo a saúde financeira do negócio. Capital e custos devem ser avaliados a fundo, de forma a identificar quais atitudes e demandas geraram o endividamento e, se possível, evitar que essas condutas se repitam. Cortar gastos é outra prática que deve fazer parte da política da empresa. Para isso, é necessário fazer uma análise global do negócio e detectar em que áreas e operações é possível diminuir os custos. Exemplos de boas ações para enxugar gastos: • Digitalizar documentos, diminuindo consequentemente os custos com a compra de papéis, impressão e tinta • Substituir copos descartáveis por canecas retornáveis — além de ser uma prática que poupa gastos, ela é ecologicamente correta • Renegociar dívidas, buscando reduzir juros e flexibilizar prazos https://www.am3solucoes.com.br/blog/saude-financeira/ https://www.am3solucoes.com.br/blog/saude-financeira/ 23 S U M ÁR IO Usando indicadores de desempenho Por meio dessas ferramentas de gestão, é possível mensurar as variáveis envolvidas no setor financeiro e avaliar, portanto, como o negócio está caminhando. Os resultados trazidos por esses indicadores acabam por nortear a elaboração das novas metas da empresa. Assim, em vez de lidar com uma quantidade impraticável de informações, os gestores passam a avaliar aquelas que efetivamente contribuem para o sucesso da marca. Os indicadores de desempenho mais recomendados para analisar na gestão financeira são: Margem de lucro Ao estabelecer o preço de um produto ou serviço, é preciso estabelecer a margem de lucro, que equivale a uma porcentagem adicionada ao valor de custo, para que a empresa obtenha um rendimento na venda. A margem de lucro é calculada com base nos custos e nos preços praticados pela concorrência. https://www.am3solucoes.com.br/blog/indicadores-de-produtividade/ 24 S U M Á R IO Custos fixos e variáveis Podemos entender os custos como o capital investido para manter o funcionamento de uma empresa. Esses custos podem ser fixos, isto é, não apresentarem muitas variações (vencimentos dos colaboradores, aluguel, material de limpeza) ou variáveis, que são diretamente afetados pelo volume de produção. Exemplos: aumento dos gastos com energia elétrica e matéria-prima. ROI O Retorno sobre o Investimento, como o próprio nome sugere, relaciona o capital aplicado em uma operação e o retorno que ele gerou. A fórmula para calcular o ROI é esta: ROI = Valor obtido - custo / custo X 100 Imagine que você tenha investido R$ 500 em uma campanha de marketing e isso impulsionou as vendas, gerando R$ 2.500. Aplicando a fórmula, teremos: ROI = [(2.500 - 500) / 500] .100 ----> Retorno de 400% Endividamento Esse índice mostra a relação entre as dívidas da empresa e o total de ativos que ela possui. Ele permite visualizar o quanto da companhia não é bancado por ela própria. Fluxo de caixa Evidencia o giro da empresa, considerando as entradas e saídas em determinado intervalo de tempo. 04 Principais consequências de uma gestão financeira malfeita 26 S U M Á R IO Praticar uma gestão financeira de qualidade permite aplicar o dinheiro da empresa da forma mais adequada ou pelo menos mais promissora. Por outro lado, quando esse gerenciamento não é bem-feito, as consequências podem ser desastrosas. Então, atenção para não cair nos erros que iremos citar logo abaixo nem perder o controle da sua empresa, hein?! Perda de oportunidades e da competitividade Sem ter disponibilidade de dinheiro e sem prever como os recursos da companhia serão aplicados, aumentam as chances de boas oportunidades serem perdidas. Isso porque elas podem surgir inesperadamente, e, caso o caixa da empresa não esteja equilibrado o suficiente para investir nelas, rapidamente elas deixam de existir. A falta de controle financeiro da organização impede (ou dificulta) também seu processo de modernização, o que impacta muitas vezes a qualidade das entregas realizadas aos clientes. Por conta disso, a marca vai perdendo o potencial competitivo, ficando em desvantagem diante da concorrência. 27 S U M Á R IO Lentidão em reagir aos imprevistos financeiros Todo negócio, em algum momento, corre o risco de ter que enfrentar imprevistos financeiros. Pode acontecer de surgir um concorrente que ofereça produtos e serviços mais atraentes e, por conta disso, a demanda pela sua marca pode sofrer uma queda considerável. Outros acontecimentos desafiadores podem afetar o seu empreendimento — a própria recessão provocada pela pandemia do novo coronavírus é prova disso. Diante de cenários assim, é importante ter as finanças sob controle, de forma que a empresa continue operando mesmo com a diminuição do lucro. Lembre-se de que superar crises financeiras não é fácil mesmo tendo um controle rigoroso do caixa. Sem ele, então, a situação beira o desespero. Então, a mensagem que fica é: seu empreendimento deve estar sempre preparado para uma imprevisibilidade financeira. https://www.am3solucoes.com.br/blog/impacto-do-coronavirus-na-sua-empresa/ 28 S U M Á R IO Comprometimento do desenvolvimento do negócio e falência Manter um empreendimento em constante crescimento vai além de vender muito e aumentar a carteira de clientes. Para o desenvolvimento efetivo de um negócio, é preciso financiar sua expansão, de forma que ela seja sustentável. Nesse sentido, investir em estrutura, treinamento, pesquisa e relacionamento com cliente é essencial. Sem um controle financeiro, a companhia perde o fôlego necessário para expandir e, por mais que consiga permanecer no mercado, fica difícil se tornar escalável e aumentar o lucro com regularidade. Por fim, a pior consequência de um planejamento financeiro malfeito é a falência. Nenhum empreendedor quer cair nessa cilada. https://www.am3solucoes.com.br/blog/escalabilidade/ 05 Faça o teste e veja se sua empresa vem praticando uma gestão financeira eficiente 30 S U M Á R IO Qual é o foco da sua empresa hoje? Impulsionar as vendas na busca frenética pelo lucro imediato? Criar produtos e oferecer serviços que irão desbancar a concorrência? Mas e o controle financeiro, como anda? Quer saber de verdade em que pé está a gestão financeira do seu negócio? Então, faça o teste abaixo e descubra! Sua empresa faz investimentos financeiros e dispõe de uma reserva de capital? (A) A empresa conta com uma reserva aplicada cujos valores são capazes de cobrir meses de custos fixos. (B) A empresa possui reserva em caixa, e não aplicada. (C) A empresa não tem reservas. (D) A empresa não possui reservas nem faz investimentos financeiros. 01 31 S U M Á R IO Com relação à administração do fluxo de caixa: (A) O controle é feito em um sistema com fluxo de caixa projetado. (B) O controle é feito em um sistema ou planilha com o registro de todas as entradas e saídas. (C) A empresa possui um livro onde são registradas as movimentações diárias do caixa. (D) Fluxo de caixa? Nem sei o que é. Você sabe diferenciar despesas de investimento? (A) Sim. Na empresa há um planejamento financeiro para cobrir as despesas e outro voltado para investimentos. (B) Sim. Há um planejamento financeiro que abrange essas duas demandas. (C) Sim, embora essa ideia não seja levada muito a sério na empresa. (D) Não. Na empresa, todo o capital que sai é considerado despesa. 02 03 32 S U M Á R IO E o capital de giro da sua empresa? (A) Todo fim de mês, a empresa reserva parte do faturamento justamente para manter sempre vivo o capital de giro. (B) Sempre que possível, a empresa poupa capital para esse fim. (C) A empresa está operando no limite, isto é, o faturamento está todo voltado para o pagamento de contas. (D) A empresa precisou fazer empréstimo para pagar as contas. Há uma separação entre as contas da pessoa física (proprietário da empresa) e da pessoa jurídica? (A) As finanças são rigorosamente separadas. (B) Há uma separação básica dessas contas. (C) Existe uma distinção, mas, por vezes, as contas se misturam. (D) As finanças da empresa e do(s) proprietário(s) não são separadas. 04 05 33 S U M Á R IO Como anda o controle de gastos na sua empresa? (A) Há uma previsão e um controle criterioso de todos os gastos da empresa. (B) A empresa registra todos os gastos em um sistema. (C) A empresa contabiliza os gastos, depois de realizados, em uma planilha. (D) A empresa não se preocupa com o controle de gastos. No que se refere ao regime de tributação adotado pela sua empresa, você avalia quanto gastaria se adotasse outra opção? (A) Sim. Anualmente a empresa avalia qual seria o enquadramento mais vantajoso para o negócio. (B) Sim. Essa análise é feita com certa frequência. (C) Não. A avaliação já foi feita uma vez, mas não achamos necessário repeti-la. (D) Não. Nuncafizemos essa análise. 06 07 34 S U M Á R IO A empresa possui um controle contábil criterioso? (A) A empresa conta com um controle contábil sério e inclusive está sempre atenta a maneiras legais de se desonerar. (B) O controle contábil da empresa é feito com certa frequência. (C) A empresa conta com um contador. (D) A empresa não dispõe de um contador. A empresa tem uma visão 360º de todos os custos envolvidos em seus processos? (A) A empresa conta com um sistema eficaz de classificação, análise e rastreamento de custos. (B) A empresa tenta manter o controle de todos os custos de suas operações. (C) A empresa acompanha os custos mensais, mas não os analisa. (D) A empresa não dá tanta atenção aos custos, e sim aos resultados obtidos ao fim de cada mês. 08 09 35 S U M Á R IO MAIORIA LETRA A Sua empresa possui uma gestão financeira eficiente. MAIORIA LETRA B É preciso aprimorar o controle financeiro do seu negócio. MAIORIA LETRA C É preciso acender a luz amarela, pois a gestão financeira do seu empreendimento tem deixado a desejar. MAIORIA LETRA D Cuidado, pois o seu negócio pode estar sofrendo perigo. Reveja a gestão financeira que vem sendo praticada e a reestruture, se possível, com a ajuda de um consultor. Como a empresa controla seus recebimentos? (A) A empresa tem total controle de seus devedores e dos valores a receber. (B) A empresa sabe de cor quem está inadimplente. (C) A empresa sabe os valores que tem a receber. (D) A empresa tem dificuldade de entender a procedência dos valores que compõem o faturamento. re su lt ad o 10 36 S U M Á R IO A AM3 Soluções é uma prestadora de serviços em Tecnologia da Informação que atua sempre com o objetivo de melhorar os resultados das empresas contratantes. Para isso, por meio da automação comercial, ela possibilita otimizar os processos envolvidos na gestão financeira, na medida em que garante e facilita o gerenciamento das receitas, despesas fixas e variáveis, folha de pagamento dos colaboradores, e, principalmente, fluxo de caixa. Além disso, a AM3 Soluções, por meio do que há de mais moderno na área de TI, auxilia na gestão fiscal, no controle de estoque e no gerenciamento administrativo das organizações. Os serviços gerenciados também estão no catálogo de produtos oferecidos pela AM3 Soluções. 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