Apostila - Microsoft Project

Prévia do material em texto

Microsoft Project 
Apostila de apoio para planejamento e 
controle de projetos com Microsoft Project 
Messias Reis 
 
2 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
1. INTRODUÇÃO E APRESENTAÇÃO DO PROJECT ................................................. 3 
2. CONFIGURAÇÕES GERAIS ................................................................................... 3 
3. CRIAÇÃO DE CALENDÁRIOS ............................................................................... 4 
4. CRIAÇÃO E AGRUPAMENTO DE ATIVIDADES ..................................................... 6 
5. DURAÇÃO DAS ATIVIDADES ................................................................................ 7 
6. SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES .................................................................. 8 
7. TAREFA RECORRENTE (PERIÓDICA) ..................................................................... 9 
8. CAMINHO CRÍTICO ............................................................................................ 10 
9. ATRIBUIÇÃO DE CALENDÁRIO ........................................................................... 10 
10. DATA DE RESTRIÇÃO ......................................................................................... 11 
11. VALIDAÇÃO DO CRONOGRAMA ................................................................... 12 
12. CADASTRAMENTO DE RECURSOS .................................................................... 13 
13. VINCULAÇÃO DE RECURSOS ........................................................................... 14 
14. RECURSOS SUPERALOCADOS .......................................................................... 15 
15. TIPO DE TAREFA ................................................................................................. 18 
16. CUSTOS FIXOS.................................................................................................... 20 
17. PERSONALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE GANTT .................................................. 20 
18. TABELAS E EXIBIÇÕES ........................................................................................ 23 
19. IMPRESSÃO DO CRONOGRAMA ..................................................................... 27 
20. ORGANIZADOR ................................................................................................. 29 
21. VALIDAÇÃO FINAL ............................................................................................ 30 
22. LINHA DE BASE .................................................................................................. 31 
23. PREVISTO VERSUS REALIZADO .......................................................................... 31 
24. PERCENTUAL CONCLUÍDO ............................................................................... 36 
25. RELATÓRIOS ....................................................................................................... 37 
26. FÓRMULAS ......................................................................................................... 41 
27. INDICADORES GRÁFICOS ................................................................................ 46 
28. AJUSTE NA LINHA DE BASE ............................................................................... 50 
29. VISÃO GERAL DO PROJECT ONLINE ................................................................ 54 
30. CONCLUSÕES ................................................................................................... 57 
 
 
Messias Reis 
 
3 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
1. Introdução e apresentação do Project 
Esta apostila é parte do material do treinamento em Microsoft Project desktop 
disponibilizado pela empresa Mundo de Projetos e não pode ser compartilhado nem 
utilizado de forma comercial. 
Este material deve ser utilizado para apoiar e aumentar o nível do aprendizado. 
Recomendamos que você assista ao vídeo relacionado ao conteúdo, abra o exercício 
e utilizando esta apostila realize a prática. 
Os exercícios são sequenciais, facilitando a criação de cronogramas e seguindo uma 
ordem lógica de elaboração de projetos. 
2. Configurações gerais 
Neste exercício utilize o arquivo de exercícios: Configurações gerais 
Para iniciar um cronograma em branco é importante realizar as configurações gerais 
antes de inserir as atividades. Seguindo os passos, navegue pelas configurações e faça 
os ajustes de acordo com sua necessidade. 
 
 
Messias Reis 
 
4 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
 
3. Criação de calendários 
Neste exercício utilize o arquivo de exercícios: Criação de calendários 
Para criar os calendários do projeto vá até o menu “Projetos” e clique em “alterar o 
período de trabalho”. 
 
Importante atentar que dois ambientes precisam ser configurados: 
 Semana de trabalho: Configuração do período da semana padrão para cada 
calendário criado. 
Messias Reis 
 
5 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
 
 Exceção: feriados e períodos que não serão considerados úteis. 
 
Messias Reis 
 
6 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Para praticarmos, criaremos três calendários: 
Um com o nome “Dias Úteis”, respeitando todos os feriados. 
Outro chamado “Dias úteis - sáb”. Será criado com base no calendário “Dias Úteis”. 
Outro chamado “Dias Corridos”, considerando que todos os dias são úteis. Será criado 
com base no calendário padrão, pois não queremos herdar exceções. 
O período de trabalho será das 08:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:00 para ambos os casos 
apresentados. 
Você pode ajustar o horário, de acordo com a realidade do seu cenário. 
Caso você tenha criado um calendário e queira renomear ou excluir, siga os passos: 
menu arquivo >> informações >> organizador >> aba superior “calendários” >>. 
Encontre seu calendário e faça o ajuste. 
4. Criação e agrupamento de atividades 
Neste exercício utilize o arquivo de exercícios: Criação de agrupamento de atividades 
Como nosso treinamento está embasado na reforma de um quarto, neste momento 
vamos inserir todas as entregas com suas respectivas atividades, realizando os passos: 
É importante marcar a tarefa resumo do projeto, pois o projeto fica na linha zero, através 
do menu “Gráfico de Gantt Formato”. 
 
 
Messias Reis 
 
7 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Deixe seu cronograma conforme imagem abaixo. 
 
 
Observação: a criação das entregas e atividades foram criadas com base em um 
projeto fictício, desconsiderando aspectos técnicos. O usuário pode fazer ajustes que se 
fizerem necessários. 
5. Duração das atividades 
Utilize o arquivo de exercício: Duração das atividades. 
Insira a duração de cada atividade do projeto, lembrando que para as de resumo não 
será necessário, uma vez que elas herdarão a duração das atividades regulares (filhas). 
Nesse momento não se preocupe com a duração total do projeto, pois ainda não 
efetuamos as vinculações. Isso será feito em momento posterior. 
Messias Reis 
 
8 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Lembre-se que a duração de cada atividade pode ser: 
 Minutos (m) 
 Horas (h) 
 Dias (D): é o padrão do MS Project 
 Semanas (se) 
 Meses (me) 
 Ano (an) 
 Marco tem duração zero. 
Não insira duração em tarefas que são resumo. Use apenas as atividades que são filhas. 
 
 
Observação: as durações das atividades foram criadas com base em um projeto 
fictício, desconsiderando aspectos técnicos. O usuário pode fazer ajustes que se fizerem 
necessários. 
6. Sequenciamento das atividades 
Utilize o arquivo de exercício: Sequenciamento das atividades. 
Utilizando os tipos de vinculação vistos, sequencie o projeto conforme ilustrado. 
Messias Reis 
 
9 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
Observação: o sequenciamento das atividades foi criado com base em um projeto 
fictício, desconsiderando aspectos técnicos. O usuário pode fazer ajustes que se fizerem 
necessários. 
7. Tarefa recorrente (periódica) 
Utilizeo exercício: Tarefa recorrente 
Seguindo os passos indicados, crie uma recorrência em seu cronograma. 
 
 
Messias Reis 
 
10 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Observação: as recorrências podem ou não ser inseridas em todo projeto. Este foi um 
exemplo para demonstrar a funcionalidade. 
8. Caminho crítico 
Para este exercício utilize o arquivo: Caminho crítico. 
Abra o arquivo e siga os passos: 
 
Faça uma análise do cronograma, tanto nas tarefas críticas quanto nas não críticas. 
 
Como simulação, altere a duração das atividades críticas, como “Elaborar o Termo de 
Abertura” para ver os impactos no cronograma. 
9. Atribuição de calendário 
Utilize o arquivo: Atribuição de calendário. 
Messias Reis 
 
11 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Para entendermos como utilizar os calendários, vamos deixar nosso projeto conforme 
imagem ilustrada. 
 
 
Para que nosso projeto mostre o período que realmente irá ocorrer, levando em 
consideração o calendário das atividades, vamos inserir o calendário “Dias corridos” no 
projeto. 
 
10. Data de restrição 
Utilize o arquivo: Data de restrição 
Para exemplificarmos como inserir uma restrição, siga os passos sugeridos: 
Dê dois cliques sobre a atividade “Comprar material de reforma” e insira uma restrição 
do tipo “Deve iniciar em” e coloque a data de 23/01/2023. 
Messias Reis 
 
12 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Na tela que surgirá, confirme a restrição, clicando na última opção. 
 
Perceba que a atividade foi alterada a data e no na coluna de indicadores ficará um 
calendário vermelho indicando a restrição. 
 
Cada projeto deve ser analisado para verificar a necessidade de restrição. 
Para excluir uma restrição basta dar dois cliques na atividade, ir até a data de restrição 
e colocar as letras “ND”. 
 
11. Validação do cronograma 
Utilize o arquivo de exercícios: validação do cronograma. 
É importante validar o cronograma antes de apresentarmos para os envolvidos. Alguns 
pontos importantes que iremos avaliar de acordo com a imagem abaixo: 
Messias Reis 
 
13 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Da esquerda para a direita podemos avaliar: 
 Na coluna indicadores, indicada pelo símbolo podemos avaliar se existe 
atividade sem calendário. Toda atividade que possui um calendário aparece a 
imagem de um calendário nesta coluna. 
 Ainda na coluna indicadores é possível ver se existem comentário, simbolizado 
por uma pasta amarela e se existe restrição, representado por um calendário 
com um ponto vermelho. 
 Na coluna “Modo da tarefa” é possível ver se tem atividades manuais. 
 Na coluna duração, caso tenha uma interrogação na linha zero, indica que 
alguma atividade está sem a duração exata. 
 Na parte do gráfico de Gantt é possível ver as tarefas críticas e se o 
sequenciamento está correto. Isso depende de cada projeto. 
12. Cadastramento de recursos 
Utilize o arquivo de exercícios: Cadastramento de recursos. 
Com o arquivo aberto siga os passos e cadastre os recursos, conforme figuras abaixo: 
 
Messias Reis 
 
14 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
Observação: a lista de recursos foi criada de acordo com o projeto fictício. Os recursos 
podem variar totalmente de projetos para projeto. 
13. Vinculação de recursos 
Utilize o arquivo de exercícios: vinculação de recursos. 
Uma vez que os recursos foram cadastrados eles precisam ser vinculados às atividades. 
Esse trabalho pode variar de projeto a projeto. 
Relembrando as três maneiras citadas para cadastrar recursos. 
 
 
Messias Reis 
 
15 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Recomenda-se utilizar as opções de clicar com o botão direito e escolher “Atribuir 
recursos” ou no meu recurso, selecionar a tarefa desejada e clicar em “Atribuir recursos”. 
Essas opções dão mais possibilidades na hora do cadastramento. 
Cadastre os recursos conforme indicado na coluna “Nomes dos recursos”. 
 
Observação: para este projeto foram escolhidos apenas recursos externos. Caso seu 
projeto esteja acontecendo dentro de uma empresa, você poderá cadastrar todos os 
membros das equipes e optar por inserir ou não os valores financeiros. 
14. Recursos superalocados 
Utilize o arquivo de exercícios: Recursos superalocados. 
Para realizarmos o nivelamento dos recursos poderíamos apenas clicar nas opções de 
nivelamento, na aba de recursos. 
 
Clicando em “Nivelar recursos” o programa nos daria as opções de nivelar recursos 
individualmente ou em conjunto. 
 
Na opção nivelar tudo a ferramenta nivelaria todos os recursos de uma vez. Neste caso 
a ferramenta prioriza os recursos e reagenda todas as atividades. Pode impactar o 
projeto. 
Caso o usuário queira fazer o nivelamento manualmente, ele pode acessar a visão de 
“Uso dos recursos”. 
 
Messias Reis 
 
16 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
Chegando à planilha, para garantir que todos os dados estejam na tela, vá no menu 
“Exibir”, “Projeto inteiros” e coloque o zoom em “Dias”. 
 
Navegue até o recurso superalocados, que estará em vermelho, role para a direita até 
encontrar o período de superalocação, também em vermelho. 
 
Neste caso podemos, manualmente, ir até a coluna que estão alocadas as horas e 
colocar, por exemplo, seis horas na atividade “Lixar parede” e duas horas na atividade 
“Pintar parede”, totalizando as oito horas do dia, que está configurado o cronograma. 
 
Messias Reis 
 
17 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
A superalocação desaparece. 
Outra maneira de resolver esse problema seria dividir o percentual de alocação dos 
recursos nas atividades. Desfazendo o trabalho de nivelar recursos “Ctrl Z” três vezes 
neste mesmo exercício, o recurso volta a ficar superalocados. Agora iremos analisar no 
gráfico de Gantt. 
 
Navegando até a atividade com o recurso superalocados “Lixar parede” clicaremos 
com o botão direito e escolheremos “Atribuir recursos”, como já visto. 
Na coluna de “Unidade” iremos colocar “0,8” no recurso “Auxiliar de pintor” que 
representa oitenta por cento de esforço. 
 
Faremos o mesmo procedimento para a atividade “Pintar parede”, mas neste caso 
iremos colocar “0,20” que representa vinte por cento, fechando os 100% do recurso 
disponível. 
Messias Reis 
 
18 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Este procedimento também resolve a superalocação. 
Em ambos os casos é preciso verificar se vai ter impacto nos custos, cronograma ou em 
outras áreas. 
15. Tipo de tarefa 
Utilize o arquivo de exercício: Tipo de tarefa. 
Para entendermos como o Microsoft Project se comporta ao alocarmos os recursos, 
vamos entender os três tipos: Unidade fixa – trabalho fixo e unidade fixa. Para isso siga 
os passos: 
 Abra o arquivo e coloque a atividade A, coluna “Tipo” como Duração fixa 
 Atividade B – coluna “Tipo” como Trabalho fixo 
 Atividade C – Coluna “Tipo” como unidade fixa 
Agora iremos alocar o recurso A na atividade A, o recurso B na atividade B e o recurso 
C na atividade C. 
 
Perceba que as durações não mudaram. Apenas a coluna trabalho recebeu as horas 
e a coluna custo os valores financeiros. 
Neste momento insira o recurso D na atividade A. 
 
Perceba que a duração não mudou, pois ela está configurada como “Duração fixa”. 
Isso quer dizer que independentemente da quantidade de recursos a duração não 
muda. 
Na atividade B insira o recurso E. 
Messias Reis 
 
19 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Aqui a duração caiu pela metade, pois o trabalho é fixo. Neste caso a hora não muda 
nem o valor financeiro. Quanto mais recursos é alocado, mais a duração cai. 
Por fim vamos analisar o caso da atividade C. Não iremos alocar mais recursos, mas sim 
trabalhar na sua capacidade. 
Clique com o botão direito do mouse e na coluna de “Unidade”, coloque “0,5”, que 
representa cinquenta por cento do esforço. 
 
Como colocamos apenas cinquentapor cento do esforço na tarefa, ela dobrou a 
duração, pois aqui está se levando em consideração a produtividade/esforço do 
recurso na tarefa. 
Em um outro exemplo, na mesma atividade, caso o recurso dobrasse sua produção 
“200%” colocando “2” no campo de unidade, a tarefa seria realizada na metade do 
tempo. 
 
 
Messias Reis 
 
20 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
16. Custos fixos 
Utilize o arquivo de exercício: Custo fixo. 
Com o arquivo aberto, digite os valores na coluna “custo fixo” e veja que os valores 
serão herdados pela coluna custo. 
 
Note que a coluna custo fixo não somou os valores na atividade resumo. Por outro lado, 
a coluna “Custo” adquiriu os valores digitados e os somou. 
O usuário também pode inserir recurso em atividades que já possuem custos vindos da 
coluna custo fixo. Neste caso será somado o valor do custo fixo, acrescido do calor do 
recurso. 
Adicione o recurso A na atividade A e veja o resultado. 
 
A tarefa A ficou com R$ 500,00, sendo 100 vindos de custos fixos e R$ 400,00 do recurso. 
17. Personalização do gráfico de Gantt 
Utilize o arquivo de exercício: personalização do gráfico de Gantt. 
Com o arquivo aberto, clique com o botão direito do mouse na área branca do gráfico 
de Gantt e vá até “Estilo de barra” ou dê um duplo clique na área branca. A janela 
para configurações irá surgir. 
Messias Reis 
 
21 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Selecione do lado esquerdo “Resumo”, que são as tarefas resumo. Na parte inferior 
esquerda coloque a sexta opção de seta, de cima para baixo, no item “Forma”. Faça 
tanto para o lado esquerdo quanto para o lado direito. No item do meio “Forma”, 
escolha a segunda opção para deixar seu gráfico desta maneira: 
 
Voltando na parte de configuração, selecione o item “Tarefa” e na parte inferior 
esquerda marque o item “Texto”. 
Messias Reis 
 
22 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Qualquer coluna existente na ferramenta pode ser exibida junto ao gráfico, mas é 
preciso tomar cuidado para não colocar informações demais. Aqui vamos mostrar os 
valores que estiverem na coluna “Contato” ao lado direito da barra. 
Você deve fazer isso também para as tarefas críticas, que ficam abaixo nesta tela, 
precisando rolar a barra um pouco. 
 
A coluna contato é uma coluna livre para inserção de informações. 
Insira a coluna “contato na parte de tabelas para você inserir os dados”. Os nomes irão 
aparecer do lado esquerdo da barra. 
 
O usuário também pode formatar a parte textual, para auxiliar em alguns cenários. 
Vá até águia “Formato” e em seguida clique em “Estilos de Textos”, e a seguinte tela 
surgirá: 
 
Messias Reis 
 
23 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Marque a opção de tarefa resumo e coloque um plano de fundo claro, como o azul, 
por exemplo. 
 
Seu projeto ficará com a seguinte aparência: 
 
Todas as tarefas resumo ficarão com essa aparência. 
18. Tabelas e exibições 
Utilize o arquivo de exercícios: tabelas e exibições. 
Navegue até o menu “Exibição”, clique em “Tabelas” e vá até a opção “Mais Tabela”. 
 
Na caixa de diálogo que irá surgir, clique em “Nova”, informando que uma nova tabela 
será criada. Dê o nome de “Planejamento”: 
Messias Reis 
 
24 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
deixando-a com as seguintes colunas: 
ID – Nome – Início – duração - Término – Predecessora. Bloqueie a primeira coluna e 
marque a opção de “Adicionar Nova Coluna”. No canto superior direito marque a 
opção de “Mostrar no Menu”. 
 
Clique em “ok” e em seguida “Aplicar. Sua tabela estará criada. 
Neste momento você pode ajustar largura e outros itens para melhorar a visualização.
 
Sua tabela também estará disponível no menu “Exibir” >> “Tabelas”. 
 
Você poderá criar outras tabelas que necessitar. 
Ainda no menu exibir, existem filtros, realces, grupos e muitos outros recursos que a 
ferramenta nos fornece. Podemos mostrar apenas as tarefas resumo, por exemplo, 
navegando até o menu “exibir”, “filtro”, “tarefa resumo”. 
Messias Reis 
 
25 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Apenas as tarefas resumo serão exibidas. 
 
O usuário pode salvar este modo de exibição, para facilitar o acesso. Para isso siga os 
passos: 
 
Dê um nome, como cronograma resumo, por exemplo. 
 
O modo de exibição ficará disponível no menu à esquerda. 
Messias Reis 
 
26 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Clique no menu do gráfico de Gantt e limpe o filtro. 
 
Menu “Exibir” “Filtro”, “sem filtro”. 
 
Voltando ao seu modo de exibição salvo ele está do mesmo jeito que anteriormente. 
 
 
Sempre que for criar um modo de visualização, após salvar, volte ao gráfico de Gantt e 
limpe a formatação. 
Podem ser criadas várias tabelas e vários modos de exibição, seja com filtro, realce ou 
grupos. 
Messias Reis 
 
27 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
19. Impressão do cronograma 
Para imprimir seu cronograma de forma que, tanto as atividades, quanto o gráfico de 
Gantt fiquem visíveis, o usuário pode optar por salvar em formato PDF, através de uma 
impressora virtual. 
Primeiramente o usuário deve deixar as colunas que deseja, ajustar o gráfico de Gantt 
e ir até o menu “Arquivo” >> “Imprimir”. 
 
Na tela de impressão é usual que o Project esteja configurado para imprimir em formato 
A4. 
 
Com a impressora virtual, selecione o formato A3. 
Messias Reis 
 
28 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Já foram reduzidas as páginas por causa da formatação. 
O usuário pode tirar também a legenda, que não é muito amigável. 
Para tirar a legenda, clique em configurações de página e siga os passos. 
 
 
Mais espaço é liberado por página. 
Messias Reis 
 
29 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
20. Organizador 
Utilize o arquivo de exercício: Organizador 
Abra o arquivo, vá até o menu “Arquivo, siga os passos para compartilhar as 
informações. 
 
 
 
Messias Reis 
 
30 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Através do organizador é possível compartilhar modos de exibição, tabelas, calendários 
e outras informações, como mostra o cabeçalho da figura acima. 
Na parte inferior o Global.MPT significa, de forma simples, o seu computador. A sigla MPT 
significa – Microsoft Project Template. 
O cuidado que precisa ter é de onde as informações estão e para onde elas irão. 
Nota! Para compartilhar as informações entre arquivos, é preciso que o arquivo a ser 
utilizado esteja aberto. 
Importante! Se um modo de exibição foi criado utilizando uma tabela, essa tabela 
também precisa ser migrada para o arquivo de destino, assim como os filtros, campos 
personalizados e demais informações. 
21. Validação final 
Ao final do planejamento é importante revisar o cronograma para ver se as informações 
estão corretas, como por exemplo: 
 Verificar se existe atividade manual 
 Verificar se todas as atividades estão vinculadas 
 Verificar se todas as durações foram inseridas 
 Verificar as restrições 
 Verificar os calendários 
 Recursos (se for o caso), etc. 
 
 
Messias Reis 
 
31 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
22. Linha de base 
Utilize o arquivo de exercício: Linha e base 
Para congelar a linha de base do projeto, siga os passos: 
 
O Microsoft Project irá pegar as informações de planejamento e abastecer as colunas 
de linha de base, como mostra o cronograma abaixo: 
 
De agora em diante iremos iniciar a execução, informando o andamento das 
atividades. 
Importante! Não insira informações de realizados, percentuais antes de congelar a linha 
de base. 
23. Previsto versus realizado 
Utilize o arquivo de exercício: Previsto versus realizado. 
Para atualizar o cronograma temos que ter congelado a linha de base. Após congelar 
a linha de base coloque o seu gráfico de Gantt no modo Gantt de “controle”. 
Messias Reis 
 
32 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 96450104 
 
Ele terá duas barras, sendo a superior, de cima, a execução e a inferior, de baixo, a linha 
de base. 
 
 
Com ela congelada iremos utilizar as seguintes colunas para acompanhar o projeto: 
 ID – identificador da tarefa 
 Indicadores – mostra as informações da tarefa 
 Modo da tarefa – se é manual ou automática 
 Nome – Nome da tarefa 
 Início da Linha de Base – início planejado e congelado 
 Duração da linha de base – duração congelada 
 Término da linha de base – Término planejado e congelado 
 Início real – data que a tarefa realmente iniciou 
 Duração real – tempo que realmente levou a tarefa 
 Término real – data que a tarefa realmente terminou 
 Início agendado – início agendado (replanejado) 
 Duração agendada - (replanejada) 
 Término agendado - (término replanejado) 
 Percentual concluído – percentual concluído com base no tempo 
 Variação do término – quanto variou o término da tarefa 
 Variação da duração – quanto variou a duração da tarefa 
 Custo da linha de base – custo congelado 
 Custo real – custo real da tarefa 
 Trabalho da linha de base – horas de trabalho congeladas 
Messias Reis 
 
33 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 Trabalho real – duração reais de horas gastas 
 
Para facilitar o entendimento será demonstrado duas formas de atualização: 
1. Apenas cronograma, sem recursos ou custos 
2. Cronograma com recursos e custos 
Para atualização do cronograma usaremos apenas as colunas de datas. 
Como nosso projeto modelo inicia dia 02/01/2023 iremos colocar a data de status para 
o dia 13/01/2023, simulando que se passaram duas semanas. 
 
Significa dizer que a data de referência para atualização será dia 13/01/2023. 
Para facilitar a atualização você pode usar um filtro “Intervalo de Datas” que demonstre 
apenas as atividades que estão entre dia 02/01/2023 e 13/01/2023. 
 
Messias Reis 
 
34 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
Apenas as atividades do período aparecem. 
 
Caso não queira usar filtro, realce também funciona, marcando em amarelo o período 
escolhido. 
Iremos atualizar a tarefa “1.1.1 “Elaborar Termo de abertura” e dizer que ela realmente 
iniciou na data programada, durou o planejado e terminou na data planejada. 
Essas informações serão inseridas nas colunas início real, duração real e término real. 
 
O percentual concluído automaticamente foi para 100% e não houve 
reagendamentos. 
Agora vamos colocar o início real da atividade “1.1.2 Aprovar Termo de Abertura” para 
a data de 05/01/23, um dia após a data planejada na linha de base. 
 
Messias Reis 
 
35 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Como ela é uma atividade crítica, houve um reagendamento em cascata das demais 
atividades e consequentemente a data de término agendada do projeto foi para 
13/01/23, gerando uma variação de término de 3 dias. 
Perceba que todas as atividades impactadas ficam um fundo levemente azul. 
Neste caso podemos trabalhar manualmente nas colunas de início agendado, duração 
agendada e término agendado para tentar trazer o projeto novamente para a linha de 
base. 
Como exemplo, vamos mudar a duração agendada da atividade “1.2.1 Elaborar o 
plano do projeto” de 5 para 3 dias. 
 
O projeto volta novamente para 10/02/12 que é a mesma da linha de base. 
Isso significa que podemos ajustar nosso cronograma trabalhando nas colunas de 
agendamento sem alterar a linha de base. 
Agora faremos atualização, como exemplo, em uma atividade que tenha recursos e 
custos alocados. 
Relembrando que, para inserir custos reais a opção deve estar desmarcada nas 
configurações gerais. 
Menu arquivo >> opções >> cronograma. 
 
Iremos atualizar a atividade “4.2.1 Instalar mobília” e informar que ela custou R$ 1.600 e 
que levou 40 horas. 
 
Ao informarmos que o trabalho real foi concluído, o início real, duração real e término 
real foram atualizados. 
Messias Reis 
 
36 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Neste caso o usuário pode escolher em qual campo ele irá atualizar, pois pode ser que 
a tarefa tenha terminado em uma data diferente. 
Outras colunas podem ser analisadas como trabalho restante, para saber quantas horas 
ainda estão disponíveis. 
Importante atentar para a data de status, pois ao finalizar toda atualização é uma boa 
prática atualizar o projeto e ele irá atualizar tudo com base nesta data. 
 
 
Caso o usuário faça essa ação a ferramenta irá atualizar todas as datas reais conforme 
a linha de base. Existe um risco de se perder o histórico das datas em que realmente as 
tarefam ocorreram. 
24. Percentual concluído 
Utilize o arquivo de exercícios: percentual concluído 
Para entendermos o percentual concluído usaremos três colunas 
 Concluída – leva em consideração apenas o tempo decorrido. 
 Físico concluído – leva em consideração o trabalho realizado. 
 % Trabalho realizado – quanto do trabalho planejado já foi executado 
Ao inserirmos 100% na coluna “%concluído”, o MS Project irá atualizar o início real e 
término real de acordo com o planejado. 
A coluna “% físico concluído” não é preenchida, pois ela não é automática, ou seja, os 
dados devem ser inseridos manualmente. 
O usuário também pode inserir o % concluído manualmente em uma atividade, mas 
deve tomar o cuidado, pois se uma atividade dura 10 dias e estivermos no 5º dia, então 
irá demonstrar 50%. Se por alguma razão a duração tiver que ser reagendada para 15 
dias por exemplo, os 5 dias passados representação apenas 33,33%, sendo um 
percentual menor que do que fora apresentado antes, pois essa coluna leva em 
consideração apenas o tempo e não o físico. 
Messias Reis 
 
37 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Faremos um teste na atividade “2.1.1Elaborar contrato”. Iremos simular que ela já está 
100% concluída e coloramos esse percentual na coluna “% concluída”. 
 
Perceba que o início real, duração real e término real foram atualizados. 
Se estivermos em uma data anterior a esta da tarefa o cronograma irá mostrar uma 
atividade que teve sua realização em um período futuro. 
Neste caso o ideal seria atualizar o início real e o término real com a data que realmente 
a tarefa aconteceu. 
25. Relatórios 
Utilize o arquivo de exercícios: Relatórios 
Há uma quantidade considerável de relatório que podem ser utilizados sem muito 
esforço, como o “Painel Geral do Projeto”. 
 
Messias Reis 
 
38 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Para editar o relatório basta clicar com o botão direito do mouse sobre ele e marcar os 
campos desejados. 
 
Vamos criar um relatório do zero para entender todo o processo. 
 
 
Para saber quais dados aparecem no gráfico é preciso ver quais campos estão 
marcados. 
Messias Reis 
 
39 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Desmarque todos os campos selecionados para deixar nosso relatório vazio. 
 
Agora insira os campos de duração: 
 Duração da linha de base 
 Duração real 
 Duração agendada 
 
Para que os dados apareçam no gráfico clique com o botão direito do mouse e peça 
para “Adicionar rótulos de dados” em todas as séries do gráfico. 
Messias Reis 
 
40 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
O usuário também pode copiar partes de outros relatórios para compor o seu. 
Vamos navegar até o “Visão geral do Projeto” e copiar o relatório de percentual de 
conclusão. 
 
 
No menu de relatórios, todos os relatórios criados ficam no item “Personalizado” 
Messias Reis 
 
41 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Clique no relatório criado e cole o painel copiado. 
 
O usuário pode personalizar seu relatório. conforme o projeto vai sendo atualizado os 
dados são calculados automaticamente. 
26. Fórmulas 
Utilize o arquivo de exercício: Fórmulas 
Para criarmos fórmulas precisamos utilizar as colunas personalizadas. O Microsoft Project 
nos fornece um conjunto de colunas para utilizamos, como por exemplo: Números 
 Texto 
 Custo 
 Data 
 Trabalho 
Exemplificando: 
 
Messias Reis 
 
42 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Iremos criar uma fórmula que multiplique o valor da coluna “Número1” vezes a coluna 
“Número2”. Ao inserir a coluna de número é necessário colocar o acento na letra “u”. 
Com o botão direito do mouse na coluna “Número3” iremos a opção “Campos 
personalizados”. 
 
Seguindo os passos, iremos criar a fórmula. 
 
 
Repita o mesmo processo para inserir o campo “Número2” e seu espaço de fórmula 
estará como ilustrado. Não se esqueça de inserir a multiplicação entre os números, 
utilizando o asterisco. 
Messias Reis 
 
43 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Dê um “Ok” e aparecerá a seguinte mensagem. 
 
Essa mensagem é para informar que de agora em diante toda informação da coluna 
será substituída pela fórmula. Clique em “Ok”. 
Na tela seguinte é preciso definir qual será o resultado esperado para as atividades 
resumo. 
O usuário pode obter por usar as opções de soma, média etc., ou utilizar a mesma 
fórmula. 
 
 
Em nosso exemplo iremos marcar a opção de “Usar fórmula”, pois queremos que as 
atividades resumos usem a mesma fórmula as atividades. 
 
Para vermos se a fórmula iremos digitar alguns valores na coluna “Número1” e na coluna 
“Número2”. 
Messias Reis 
 
44 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Foi feita a multiplicação, porém a atividade resumo não realizou os cálculos. Para que 
os cálculos sejam refletidos nelas é preciso configurar as colunas “Número1” e 
“Número2”. O processo é o mesmo para ambas as colunas. 
Clique com o botão direito na coluna “Número1” e vá até a opção de “Campos 
personalizados”. 
Marque a opção de “Cálculo de resumo” como média. 
 
Repita o processo para a coluna “Número2”. 
Agora as tarefas resumo irão calcular. 
 
Agora será criada utilizando o campo “texto1”. Clicando com o botão direito do mouse, 
clicando em fórmula iremos usar uma função. 
Messias Reis 
 
45 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
A função “Iif” (se) é utilizada para testar cenários. Se for determinado cenário, então 
faça isso, senão faça aquilo. 
Em nosso caso iremos utilizar a seguinte lógica. 
Se o campo “Número” for menor ou igual a 10 então aparecerá a informação “Ok”, 
senão aparecerá a informação “Verificar. 
A separação na fórmula do “Se” é com a utilização do ponto e vírgula. 
Como se trata de texto, é preciso utilizar aspas. 
Fórmula utilizada: IIf( [Número3] [Término da 
linha de base];1;(ProjDateDiff([Início da Linha de Base];[Data de status];[Calendário do 
projeto]))/(ProjDateDiff([Início da Linha de Base];[Término da linha de base];[Calendário 
do projeto]))))*100)) & "%" 
Use uma coluna de texto e não se esqueça de mudar a data de status para a data que 
quer saber qual será o percentual previsto. 
27. Indicadores gráficos 
Utilize o arquivo de exercícios: Indicadores gráficos 
Os indicadores servem para demonstrar cenários que facilitam saber se o projeto está 
no prazo, no custo e demais informações. 
Para criar um indicador vamos utilizar a coluna “Número1”. 
Com o mesmo procedimento do exercício de fórmulas iremos criar uma fórmula que 
insira o valor da coluna “Variação do término” na coluna “Número1”. 
A coluna variação do término demonstra a variação do cronograma, comparando a 
linha de base com o agendado. Se o resultado for negativo o projeto está adiantado. 
Messias Reis 
 
47 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Se for zero está no prazo. Se o resultado for positivo está atrasado. Serve tanto para o 
projeto quanto para as atividades. 
Clicando com o botão direito do mouse na coluna “Número” vamos selecionar fórmula 
e inserir a seguinte informação: 
 
 
Importante: o Microsoft Project armazena as informações em minutos. Como nosso 
projeto está em “dias” precisando transformar minutos da seguinte maneira: 
 Dividiremos por 8, que são as horas do dia 
 Dividiremos por 60, que é a quantidade de minutos por hora 
 
A fórmula utilizada: [Variação do término] /8/60. 
Nas opções de cálculo de resumo marque a opção “Usar fórmula”. 
 
Messias Reis 
 
48 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Para vermos os efeitos de atrasos e adiantamento, vamos mudar a data de “Término 
agendado da atividade “1.1.1 Elaborar Termo de Abertura” para a data de 
“07/01/2023”. 
 
Automaticamente a coluna variação do término passou de zero para três dias. Como 
é positivo, então significa um atraso. 
Agora iremos criar nosso indicador gráfico na coluna “Número1”. 
Clicando com o botão direito do mouse, navegando até “Campos personalizados” 
agora iremos marcar a opção de “Indicadores gráficos”. 
 
Teremos a tela para configurar os indicadores. 
 
Da esquerda para a direita temos as opções: 
Messias Reis 
 
49 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 Teste para “Número1” – local para escolha da lógica a ser utilizada 
 Valor(es) pode ser utilizada uma coluna do MS Project ou um valor digitado 
 Imagem: ícone que representa o valor 
Para nosso indicador iremos utilizar uma lógica simples. 
Como o campo “Número” está herdando o valor da coluna “Variação do término” 
adotaremos a seguinte lógica: 
 Se for menor que zero então ícone com carinha verde 
 Se for igual a zero então carinha azul 
 Se for menor que dez então amarelo. Neste caso seria um atras de até dez dias. 
 Acima de nove ficará com um ícone de carinha vermelha. 
A lógica utilizada deve ser de cima para baixo, pois o MS Project testará cada condição 
de cima para baixo. 
 
Para que essa lógica se aplique às tarefas resumo, bem como no projeto, o seguinte 
passo deve ser seguido. 
Marque a opção de “Linhas de resumo” e em “linhas de resumo herdam critérios de 
linhas regulares”. 
 
Faça o mesmo procedimento para “Resumo do projeto”. 
Messias Reis 
 
50 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Finalizado o procedimento clique em “Ok”. O indicador estará criado. 
 
Para ver uma mudança na cor do indicador, coloque o “Término agendado” da tarefa 
“1.1.2 Aprovar Termo de Abertura” para 15/10/22. 
 
A partir de agora, todas as vezes que o cronograma for atualizado os indicadores se 
atualizam automaticamente. 
28. Ajuste na linha de base 
Caso seja necessário modificar o cronograma após ter a linha de base congelada, 
vamos analisar algumas opções. 
Se alguma atividade ou várias precisarem ser inseridas após a linha de base ser 
congelada, o MS Project mostrará as informações de “ND” nas colunas de início e 
término da linha de base. 
Messias Reis 
 
51 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
No exemplo a atividade “Transportar materiais” foi inserido pós congelamento da linha 
de base. 
No caso de se optar por uma nova linha de base, o MS Project permite congelar até 11 
vezes, como mostra o exemplo. 
 
Uma boa prática é a de salvar uma cópia da linha de base antes congelar novamente, 
pois assim é possível manter o histórico. 
Várias colunas do MS Project fazem comparação utilizando a linha de base zero. Por isso 
é importante ter o cuidado quando for congelar novamente. 
Para criar uma cópia antes de congelar novamente a linha de base, vá até o menu 
“Projeto”, “Definir linha de base”, “Salvar plano provisório”, e copie a linha de base zero 
para a linha de base 1. 
 
Aofinal clique em “Ok”. 
Neste caso você fez uma cópia da linha de base zero, que está armazenada na linha 
de base 1. 
agora, no menu projeto, peça para congelar a linha de base. 
Messias Reis 
 
52 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Irá surgir uma mensagem dizendo que a linha de base já foi utilizada. 
 
Quando o usuário clicar em “Sim” todas as informações de reagendamento serão 
transformadas em linha de base. Todos os indicadores ficarão com o indicador dizendo 
que o projeto está no prazo. 
Por essa razão é importante uma aprovação ao alterar a linha de base. 
Em nosso caso, clicaremos em sim. 
A tarefa inserida terá uma linha de base. 
 
Agora iremos inserir a coluna “Início da linha de base1” que armazenou a cópia da linha 
de base zero. 
 
Messias Reis 
 
53 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Na coluna “Início da linha de base 1” a atividade inserida não possui linha de base, pois 
ela é uma cópia da linha de base zero. 
Neste caso, qualquer mudança que tive no projeto será possível uma comparação com 
a linha de base zero, que foi copiada para a linha de base 1. Não perderemos o 
histórico. 
Quando se faz uma cópia da linha de base todas as informações são copiadas, como 
início, duração, término, custo etc. No exemplo foi demostrada apenas a coluna “início 
da linha de base” como forma de demonstrar o procedimento. 
Com o andamento do projeto também pode acontecer de atividades que não irão 
mais ocorrer. O usuário poder optar por excluir ou desativar. A vantagem de desativar 
é que não se perde o histórico. 
Para desativar uma ou mais atividade basta clicar com o botão direito sobre e ir até a 
opção “Desativar”. 
 
Quando se desativa uma ou mais tarefas todas as informações como durações, custos, 
trabalho deixam de ser contabilizadas no cronograma. 
 
Outro cenário também é o de dividir uma tarefa. Como exemplo, uma atividade pode 
ser paralisada em um momento e retomada em momento posterior. 
Para dividir uma tarefa, clique sobre a tarefa desejada e no menu “Tarefa” vá até a 
opção “Dividir tarefa”. 
 
Leve o mouse, sem clicar, até a tarefa desejada e mova o mouse da direita para a 
esquerda até encontrar a data que deseja parar. Clique, segure e arraste para a direita 
até a data que deseja parar. 
Messias Reis 
 
54 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
A tarefa será dividida. 
 
Caso a divisão precise ser desfeita, basta selecionar a parte final da tarefa dividida, 
clicar, segurar e arrastar para a esquerda até ela ser ligada novamente à primeira parte. 
 
29. Visão geral do Project Online 
O Project online é um ambiente que envolve várias aplicações, não somente o 
cronograma. 
Para que o usuário ou empresa possa ter acesso ao Project online e todas suas 
funcionalidades é preciso assinar um plano, de acordo com o site da Microsoft. 
Link para site da Microsoft. Clique aqui 
De acordo com cada plano um conjunto de funcionalidades podem vir junto, como 
por exemplo: 
 Project 
 Sharepoint 
 Planner 
 Power BI 
 Forms 
 Power Automate 
 Power Apps 
 To Do 
 Dentre outros. 
Com as configurações corretas os projetos todos são exibidos em uma central, como 
ilustrado. 
Messias Reis 
 
55 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Cada linha em azul é um projeto que ao ser clicado abrirá as informações. 
 
No exemplo estamos vendo o cronograma online, mas que também pode ser criado e 
editado utilizado a versão desktop. 
Os planos 3 e 5 permitem criar os cronogramas no desktop e subir para a versão online, 
assim como permite atualização tanto na nuvem quanto no computador. 
Como os projetos são hospedados em ambiente de nuvem, cada projeto tem seu 
próprio site, podendo ser customizado. 
 
Cada projeto terá seu espaço para lançamento e acompanhamento de riscos, 
pendências, fotos, documentos e demais informações. 
Como se trata de um ambiente que pode ser integrado, o Power BI é uma opção pra 
criação e acompanhamento dos indicadores. 
Messias Reis 
 
56 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
Para acompanhamento das atividades do dia a dia uma integração com o Planner 
pode facilitar o trabalho dos times. 
 
Outras aplicações como o Power Apps, podem criar formulários personalizados. 
 
E o ambiente pode ser automatizado com o Power Automate. 
Messias Reis 
 
57 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
 
 
Importante! todo o conteúdo que foi apresentado mostra dados fictícios da própria 
empresa Mundo de Projetos. 
Nota! Todo o conteúdo que foi apresentado em relação ao Project desktop é 
aproveitado 100% dentro do ambiente online, uma vez que a plataforma permite utilizar 
tanto na nuvem quanto no desktop. 
30. Conclusões 
Você chegou até aqui. Parabéns! 
Sabemos que é muito conteúdo e que a prática deve ser constante para aumentar o 
domínio da ferramenta. 
Pela grande quantidade de opções que a ferramenta oferece, seria uma tarefa árdua 
trazer 100%, mas o nosso objetivo foi o de trazer as informações que permitirão que 
qualquer pessoa consiga planejar e acompanhar qualquer tipo de cronograma. 
Pratique sempre! 
O Microsoft Project não é como andar de bicicleta. Você esquecerá se não praticar. 
 
 
Em nome de toda equipe da Mundo de Projetos... 
 
 
 
 
 
Messias Reis 
 
58 
messiasreiss@hotmail.com | (62) 9 9645 0104 
Muito obrigad@!