Questão Agente Administrativo

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 z Emitir folha líder
 z Ordenar os documentos
 z Numerar as folhas
 z Colar os documentos
 z Inutilizar os espaços em branco
 z Conferir o registro e a numeração de folhas
 z Encaminhar o processo
CLASSIFICAÇÃO
Já falamos muito dela e cá a classificação aparece 
de novo. Mas agora vamos focar nas rotinas de classi-
ficação. Segundo (CONARQ, 2004), a classificação deve 
ser feita da seguinte forma:
 z Receber o documento para classificação;
 z Ler o documento, identificando o assunto princi-
pal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteú-
do, inclusive os seus anexos;
 z Localizar o(s) assunto(s) no Código de Classifica-
ção de Documentos de Arquivo, utilizando o índi-
ce, quando necessário;
 z Anotar o código na primeira folha do documento;
 z Preencher a(s) folha(s) de referência para os 
assuntos secundários.
OBS.: Quando o documento possuir anexo(s), 
este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) 
correspondente(s).
Lembre-se que a classificação pode ser dividida 
em duas operações:
Estudo: consiste na leitura de cada documento, a 
fim de verificar sob que assunto deverá ser classifica-
do e quais as referências cruzadas que lhe correspon-
derão. A referência cruzada é um mecanismo adotado 
quando o conteúdo do documento se refere a dois ou 
mais assuntos.
Codificação: consiste na atribuição do código cor-
respondente ao assunto de que trata o documento.
EXPEDIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Depois do documento ser recebido, registrado, 
autuado e classificado, finalmente ele pode ser envia-
do ao seu destinatário, justamente a expedição e 
distribuição. 
Distribuição: “primeira tramitação do documen-
to, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre 
dentro do órgão ou entidade” (BRASIL, 2015).
Expedição: tramitação do documento, avulso ou pro-
cesso, para o destinatário, que ocorre para outros órgãos.
Conseguiu captar a diferença?
Se eu mando um documento da Polícia Federal ao 
IBAMA, é uma expedição (envio para outros órgãos).
Se eu mando um documento do setor de Recursos 
Humanos do STJ para a Ouvidoria do STJ é uma distri-
buição (entrega no próprio órgão).
Os documentos poderão ser expedidos ou distri-
buídos por mensageiro ou correio:
 z “Mensageiro: os documentos serão entregues por 
servidor/funcionário do órgão/entidade ou por 
empresa contratada para prestar este serviço;
 z Correio: os documentos serão enviados por meio 
dos serviços prestados pela Empresa Brasileira 
de Correios e Telégrafos – EBCT (Sedex®, carta, 
malote, telegrama, encomenda etc.)” (SÃO PAULO, 
2013).
Importante!
A expedição e a distribuição são tarefas exclusi-
vas do protocolo! 
Qualquer documento pode ser expedido, não 
importa o suporte, gênero ou espécie!
CONTROLE DE TRAMITAÇÃO (MOVIMENTAÇÃO)
Antes de saber o que é o controle da tramitação, 
devemos saber o que é a tramitação.
Tramitação: 
 z “Curso do documento desde a sua produção ou 
recepção até o cumprimento de sua função adminis-
trativa. Também chamado movimentação ou trâmi-
te” (DBTA, 2005).
 z “É a movimentação de documentos pelas unida-
des do próprio órgão/entidade ou entre unidades de 
órgãos/entidades distintos, para dar conhecimento, 
bem como para acolher manifestações, instruções e 
informações necessárias à tomada de decisões.
As unidades (Coordenadorias, Conselhos, Departa-
mentos, Divisões, Núcleos, Setores etc.) por onde cir-
culam os documentos são denominadas “pontos” ou 
“locais de tramitação”.
Na tramitação podem ser movimentados docu-
mentos simples (ofício, memorando etc.) ou compos-
tos (processos e expedientes)” (SÃO PAULO, 2013).
Portanto, a tramitação é o caminho do documento 
desde a sua produção até quando ele cumpre a função 
pela qual foi criado. A movimentação (tramitação) 
funciona como um centro de distribuição e redistri-
buição de documentos (PAES, 2004).
O controle da tramitação é justamente ver se 
o documento chegou onde devia e cumpriu suas 
funções.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E 
SUPORTES FÍSICOS
Antes de entrarmos nas tipologias e suportes pro-
priamente ditos, você precisa saber o que é uma espé-
cie e um tipo documental.
 z Espécie Documental: “divisão de gênero docu-
mental: que reúne tipos documentais por seu 
formato. São exemplos de espécies documentais: 
ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotogra-
fia, memorando, ofício, planta, relatório” (DBTA, 
2005).
 z Tipo Documental: “divisão de espécie documen-
tal que reúne documentos por suas características 
comuns no que diz respeito à fórmula diplomáti-
ca, natureza de conteúdo ou técnica do registro. 
São exemplos de tipos documentais: cartas pre-
catórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos 
sem número, decretos-leis, decretos legislativos, 
daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogra-
vuras” (DBTA, 2005).
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A fórmula do tipo documental é:
Tipo = Espécie + Atividade
Ex.: Contrato (espécie) + de aluguel (atividade) = 
Contrato de aluguel (tipo)
Carta (espécie) + precatória (atividade) = Carta pre-
catória (tipo)
Plano (espécie) + de ação (atividade) = Plano de 
Ação (tipo)
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (CESPE-CEBRASPE – 2019) Ata, correspondência e 
portaria são exemplos de espécies documentais.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
Como vimos, a espécie é justamente a configuração 
que o documento assume de acordo com a dispo-
sição e a natureza de sua informação. Resposta: 
Certo.
2. (CESPE-CEBRASPE – 2018) Entre os tipos documen-
tais, inclui-se a portaria de instauração de inquérito.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
A fórmula do tipo documental é: TIPO = ESPÉCIE + 
ATIVIDADE. Portaria (espécie) + de instauração de 
inquérito (atividade) = tipo documental. Resposta: 
Certo.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem é um assunto pouco cobrado nas 
provas mais recentes, mas sempre que cai, é de forma 
bem simples. No Brasil, ela é regulamentada pela Lei 
N° 5.433, de 8 de maio de 1968 e o Decreto Nº 1.799, 
de 30 de janeiro de 1996 (que serão as bases da nossa 
aula). O microfilme é como se fossem tiradas várias 
fotos das páginas de um documento e colocado em um 
rolo, por exemplo. Para melhor compreensão, observe 
o esquema abaixo do processo de microfilmagem de 
(REIS & SANTOS, 2015):
Arquivo em 
suporte de 
papel, por 
exemplo
Consultas dos 
microfilmes 
em máquinas
Máquina 
microfilmadora
Produto: rolos de 
microfilme
Fonte: REIS & SANTOS, 2015, p.111.
A microfilmagem é:
“Resultado do processo de reprodução em filme, 
de documentos, dados e imagens, por meios fotográfi-
cos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução” 
(BRASIL, 1996).
A banca pode cobrar também esse outro conceito 
de microfilmagem:
“Produção de imagens fotográficas de um docu-
mento em formato altamente reduzido” (DBTA, 2005).
Importante!
O microfilme não é um documento digital!
A microfilmagem pode ser de:
Substituição: “microfilme que serve à preserva-
ção das informações contidas em documentos que são 
eliminados, tendo em vista a racionalização e o apro-
veitamento de espaço” (DBTA, 2005). Quando se quer 
economizar espaço, esse tipo de microfilmagem é fei-
to a fim de que os documentos que já foram microfil-
mados possam ser eliminados. É aplicada geralmente 
nos arquivos correntes e intermediários.
Preservação: “microfilme que serve à preserva-
ção de documentos, protegendo-os do uso e manuseio 
constantes” (DBTA, 2005). Ou seja, é quando um docu-
mento é muito utilizado e não se quer desgastá-lo. 
Um dos propósitos da microfilmagem para preserva-
ção é fornecer cópias de itens a outras instituições e 
pesquisadores. É aplicada geralmente nos arquivos 
permanentes.
Segurança: “microfilme que serve de cópia de 
segurança, devendo ser armazenado em local distinto 
daquele dos originais, de preferência em câmara de 
segurança” (DBTA, 2005). Geralmente é utilizado para 
documentos importantes. É utilizada nas três ida-
des documentais.
As principais características da microfilmagem 
são:
 z É mais indicada para grandes conjuntos documentais 
com longo prazo de guarda.z Ela adota a sinalética (recurso de comunicação uti-
lizado em microfilmagem, contendo informações 
pertinentes ao conteúdo da microforma).
 z Um dos principais elementos de um programa de 
microfilmagem é a seleção, identificação, organi-
zação, higienização dos materiais.
 z Ela pode ser feita em qualquer microforma e grau 
de redução, garantida a legibilidade e a qualidade 
de reprodução.
 z Pode ser feita em documentos que ainda estão em 
trâmite.
 z Não pode ser feita em filmes atualizáveis.
 z A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita 
sempre em filme original, com o mínimo de 180 
linhas por milímetro de definição, garantida a 
segurança e qualidade de imagem e de reprodução.
 z As certidões e cópias em papel de documentos 
microfilmados necessitam de autenticação para 
surtir efeitos legais.
 z Os documentos de guarda permanente microfil-
mados não poderão ser eliminados.
 z Os documentos microfilmados poderão ser elimi-
nados por incineração, destruição mecânica ou 
por qualquer outro processo que assegure a sua 
desintegração.
 z A técnica da microfilmagem tem como limitação a 
dificuldade de acesso múltiplo, uma das vantagens 
da digitalização de documentos.
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AUTOMAÇÃO
Com o avanço da tecnologia da informação e, 
consequentemente, a organização da sociedade em 
“redes”, surgem diversos instrumentos que possibili-
tam a gestão documental, a democratização da infor-
mação e o acesso à cultura. Os arquivos e suas formas 
de gestão e de disponibilização de informação devem 
evoluir em rede, concomitante à sociedade, entrela-
çando todos em volta do conhecimento que uma ins-
tituição arquivística pode proporcionar. Muitas vezes, 
pelo seu alto custo, a implementação de ambientes 
digitais é difícil. Algumas formas de automação da 
informação são:
z GED (Gestão Eletrônica de Documentos): “con-
junto de tecnologias utilizadas para organização 
da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes fun-
cionalidades: captura, gerenciamento, armazena-
mento e distribuição. Entende-se por informação 
não estruturada aquela que não está armazenada 
em banco de dados, como mensagem de correio 
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, pla-
nilha” (CONARQ, 2009).
 z GED é a tecnologia que provê um meio de facilmen-
te armazenar, localizar e recuperar informações 
existentes em documentos e dados eletrônicos, 
durante o início do ciclo de vida documental.
 z O GED não acompanha todo o ciclo vital do 
documento!
 z O GED não se preocupa em manter a organicida-
de do documento, trata os documentos de maneira 
compartimentada!
 z O GED é um conjunto de tecnologias!
 z O GED não segue necessariamente os princípios 
arquivísticos!
 z Pode ser usado em documentos digitais ou em 
suportes convencionais (sistemas híbridos)!
 z SIGAD (Sistema informatizado de gestão arqui-
vística de documentos): “é um conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas que visam o 
controle do ciclo de vida dos documentos, des-
de a produção até a destinação final, seguindo os 
princípios da gestão arquivística de documentos e 
apoiado em um sistema informatizado” (CONARQ, 
2009).
Os requisitos básicos de um SIGAD são:
 z Captura, armazenamento, indexação e recupera-
ção de todos os tipos de documentos arquivísticos;
 z Captura, armazenamento, indexação e recupera-
ção de todos os componentes digitais do documen-
to arquivístico como uma unidade complexa;
 z Gestão dos documentos a partir do plano de clas-
sificação para manter a relação orgânica entre os 
documentos;
 z Implementação de metadados associados aos 
documentos para descrever os contextos desses 
mesmos documentos (jurídico-administrativo, de 
proveniência, de procedimentos, documental e 
tecnológico);
 z Integração entre documentos digitais e convencionais;
 z Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
 z Avaliação e seleção dos documentos para recolhi-
mento e preservação daqueles considerados de 
valor permanente;
 z Aplicação de tabela de temporalidade e destinação 
de documentos;
 z Transferência e recolhimento dos documentos por 
meio de uma função de exportação;
 z Gestão de preservação dos documentos” (CONARQ, 
2009).
 z O SIGAD é um sistema de apoio à gestão 
documental!
 z O SIGAD tem que ser capaz de manter a relação 
orgânica entre os documentos e de garantir a con-
fiabilidade, a autenticidade e o acesso.
 z Pode ser usado em documentos digitais ou em 
suportes convencionais (sistemas híbridos)! 
 z Um SIGAD inclui operações como: captura de 
documentos, aplicação do plano de classificação, 
controle de versões, controle sobre os prazos de 
guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a pre-
servação a médio e longo prazo de documentos 
arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e 
autênticos. Deve abranger todos os documentos 
de uma instituição! 
 z Um SIGAD tem que se dar a partir da implemen-
tação de uma política arquivística no órgão ou 
entidade. 
 z Um SIGAD sempre acompanha todo o ciclo vital do 
documento! 
 z Um SIGAD é um conjunto de procedimentos e ope-
rações técnicas.
Como vimos, o SIGAD é um instrumento de ges-
tão arquivística com requisitos específicos, enquanto 
o GED é um conjunto de tecnologias que não segue 
critérios específicos. O conceito de documento que 
aprendemos não muda porque ele mudou para um 
ambiente digital. O documento continua tendo que 
passar pelos mesmos processos de classificação, ava-
liação, arquivamento, protocolo, uso, destinação, o 
que muda é o ambiente no qual é feito.
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO 
DE DOCUMENTOS
Conservação 
Esse é um dos conteúdos mais temidos em Arqui-
vologia, pois é um assunto abrangente e muitas vezes, 
difícil. Fiz um mapeamento do que as bancas mais 
cobram para vermos a seguir:
Aqui temos uma fórmula que as bancas adoram 
cobrar:
Conservação = Preservação + Restauração
Agora vamos destrinchar cada elemento dessa 
fórmula!
Conservação: 
 z “Promoção da preservação e da restauração dos 
documentos” (DBTA, 2005).
 z “É um conjunto de ações estabilizadoras que visam 
desacelerar o processo de degradação de docu-
mentos ou objetos, por meio de controle ambien-
tal e de tratamentos específicos (higienização, 
reparos e acondicionamento)” (CASSARES, 2000).
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A conservação ainda pode se dividir em três tipos:
Conservação Preventiva: “é um conjunto de medi-
das e estratégias administrativas, políticas e operacio-
nais que contribuem direta ou indiretamente para a 
conservação da integridade dos acervos e dos pré-
dios que os abrigam. São ações para adequar o meio 
ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, 
visando prevenir e retardar a degradação” (SPINELLI, 
BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
Conservação Reparadora: “trata-se de toda inter-
venção na estrutura dos materiais que compõem os 
documentos, visando melhorar o seu estado físico” 
(SPINELLI, BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
Conservação Curativa: “todas aquelas ações apli-
cadas de maneira direta sobre um bem ou um grupo 
de bens culturais que tenham como objetivo deter os 
processos danosos presentes ou reforçar a sua estrutu-
ra. Estas ações somente se realizam quando os bens 
se encontram em um estado de fragilidade adiantada 
ou estão se deteriorando a um ritmo elevado, de tal 
forma que poderiam perder-se em um tempo relativa-
mente curto. Estas ações às vezes modificam o aspecto 
dos bens” (ABRACOR, 2010).
Importante!
A conservação é um conjunto de medidas que 
contribuem para preservar ou diminuir a deterio-
ração dos documentos. A conservação vai des-
de a estrutura do prédio (controle ambiental) que 
guarda os documentos até a higienização dos 
documentos (tratamentos específicos).
Perceba as diferenças entre os diferentes tipos de 
conservação:
 z Conservação Preventiva: ela ocorre como medi-
da de prevenção, ou seja, antes dos danos ocor-
rerem, ela tenta evitar que eles aconteçam. Por 
exemplo, escolherabrigar os documentos em um 
prédio que seja longe de lugares úmidos, é uma 
medida de conservação preventiva. Porque esco-
lher abrigar os documentos em condições boas de 
umidade é uma tentativa de prevenir que o docu-
mento se deteriore.
 z Conservação Reparadora: ela ocorre depois, ou 
seja, quando o documento já foi danificado. Então, 
quando se coloca uma nova capa em um livro que 
estava com a capa toda rasgada, é uma medida 
reparadora.
 z Conservação Curativa: a conservação curativa 
está associada à Museologia, portanto, ela não se 
preocupa em manter a organicidade, integrida-
de ou caráter histórico do documento.
Segundo PAES (2004), as operações de conservação são:
Lembre-se que conservar é lidar (LDAR)!
Limpeza (higienização)
Desinfestação
Alisamento
Restauração (reparo)
Desinfestação feita por fumigação
Fonte: Google.
 z Desinfestação: “Processo de destruição ou inibi-
ção da atividade de insetos” (DBTA, 2005). A prin-
cipal forma de fazer a desinfestação é por meio 
da fumigação. Ela acontece quando se expõe 
documentos a vapores químicos, geralmente em 
câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição 
de insetos, fungos e outros micro-organismos. 
Limpeza de um documento com escova
Fonte: Google.
 z Limpeza: é a fase posterior à fumigação (matar 
insetos por vapores químicos), feita com um pano 
macio, uma escova ou aspirador de pó. 
 z Higienização (limpeza): “retirada, por meio de 
técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, 
com vistas à preservação dos documentos” (DBTA, 
2005). A higienização pode ser feita com diversos 
materiais, como:
 z Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados 
na limpeza mecânica, de diferentes formas, tama-
nhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usa-
dos com carga estática atritando as cerdas contra o 
nylon, material sintético ou lã);
 z Flanela: serve para remover sujidade de encader-
nações, por exemplo;
 z Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e 
com potência de sucção controlada;
 z Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pin-
ça, espátula, agulha, cotonete; (CASSARES, 2000).