Apostila Escrivão PF 2021

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ARQUIVOLOGIA
ÍNDICE
Arquivística: princípios e conceitos. ................................................................................................................................................................ 01
Gestão da informação e de documentos. .................................................................................................................................................... 04
Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. ....................................................... 06
Classificação de documentos de arquivo. .................................................................................................................................................... 07
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. ...................................................................................................................... 08
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ........................................................................................................................... 10
Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. ................................................................................................. 10
Preservação e conservação de documentos de arquivo. ....................................................................................................................... 13
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de 
documentos. ............................................................................................................................................................................................................ 16
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ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIOS E CONCEITOS 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
Para iniciar nosso estudo, vamos, primeiramente, fazer uma distinção entre três conceitos que frequentemente se 
confundem.
ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIOS E CONCEITOS 
A arquivística é uma ciência que estuda as funções do arquivo, assim como os princípios e técnicas a serem obser-
vados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos, e tem por objetivo gerenciar todas as informações que 
possam ser registradas em documentos de arquivos.
A Lei nº 8.159/1991 (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e entidades privadas e dá outras provi-
dências) nos dá sobre arquivo: 
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No art, 2º da lei citada mencinada,
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por 
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
A título de conhecimento, segue algumas outras definições de arquivo.
Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública 
ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus suces-
sores, para fins de prova ou informação. (CONARQ)
É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer 
de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Solon Buck (Souza, 1950) (apud 
PAES, Marilena Leite, 1986).
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua 
atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. (PAES, 1986).
De acordo com uma das acepções existentes para arquivos, esse também pode designar local físico designado para 
conservar o acervo.
1. A arquivística está embasada em princípios que a diferenciam de outras ciências documentais existentes
Vejamos:
FIQUE ATENTO!
O princípio de proveniência nos remete a um conceito muito importante aos arquivistas: o Fundo de Arquivo, 
que se caracteriza como um conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independentemente da 
sua idade, suporte, modo de produção, utilização e conteúdo – reunidos automática e organicamente – ou 
seja, acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição –, criados e/ou 
acumulados e utilizados por uma pessoa física, jurídica ou por uma família no exercício das suas atividades 
ou das suas funções.
Esse Fundo de Arquivo possui duas classificações a se destacar.
Fundo Fechado – quando a instituição foi extinta e não produz mais documentos estamos.
Fundo Aberto – quando a instituição continua a produzir documentos que se vão reunindo no seu arquivo.
Temos ainda outros aspectos relevantes ao arquivo, que, por alguns autores, podem ser classificados como princí-
pios e, por outros, como qualidades ou aspectos simplesmente, mas que, independentemente da classificação concei-
tual adotada, são relevantes no estudo da arquivologia. São eles:
Territorialidade: arquivos devem ser conservados o mais próximo possível do local que os gerou ou que influenciou 
sua produção.
Imparcialidade: Os documentos administrativos são meios de ação e relativos a determinadas funções. Sua impar-
cialidade explica-se pelo fato de que são relativos a determinadas funções; caso contrário, os procedimentos aos quais 
os documentos se referem não funcionarão, não terão validade. Os documentos arquivísticos retratam com fidelidade 
os fatos e atos que atestam.
Autenticidade: Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, 
apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Por finalidade a arquivística, objetiva-se que o arquivo sirva de fonte de consulta, tornando possível a circulação de 
informação registrada, guardada e preservada sob cuidados da Administração, garantindo sua veracidade.
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FIQUE ATENTO!
Costumeiramente ocorre uma confusão entre Arquivo e outros dois conceitos relacionados à Ciência da Infor-
mação, que são a Biblioteca e o Museu, talvez pelo fato desses também manterem ali conteúdos guardados e 
conservados, porém, frisa-se que se trata de conceitos distintos.
O quadro abaixo demonstra bem essas distinções:
OBJETIVO FINALIDADE ORIGEM CONSTITUIÇÃO
ARQUIVO
provar, testemu-
nhar, informar.
funcional, adminis-
trativa, cultura (ape-
nas para o conheci-
mento da história).
criação e/ou recep-
ção de documentos 
no curso natural das 
atividades particula-
res, organizacionais 
e familiares.
único exemplar ou limita-
do número de documen-
tos (na maioria textuais).
BIBLIOTECA instruir, educar, sub-sidiar a pesquisa.
cultural, cientifica compra, permuta, 
doação
vários exemplares (na 
maioria impressos).
MUSEU 
preservar, conser-
var, entreter
cultural, didática exploração científi-
ca, doação, coleção.
peças e objetos históri-
cos, coleções diversas, 
legado artístico e familiar.
2. Arquivos Públicos
Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7º, Capítulo II:
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por ór-
gãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias.
Igualmente importante, os dois parágrafos do mesmo artigo dizem:
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documenta-
ção à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
FIQUE ATENTO!
Todos os documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos ou entidadesprivadas (revestidas 
de caráter público – mediante delegação de serviços públicos) são considerados arquivos públicos, inde-
pendentemente da esfera de governo.
3. Arquivos Privados
De acordo com a mesma Lei citada acima:
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, 
em decorrência de suas atividades.
Para elucidar possíveis dúvidas na definição do referido artigo, a pessoa jurídica a qual o enunciado se refere diz 
respeito à pessoa jurídica de direito privado, não se confundindo, portanto, com pessoa jurídica de direito público, 
pois os órgãos que compõem a administração indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios são também 
pessoas jurídicas, destituídas de poder político e dotadas de personalidade jurídica própria, porém, de direito público.
Exemplos:
• Institucional: Igrejas, clubes, associações etc.
• Pessoais: fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.
• Comercial: companhias, empresas etc.
A arquivística é desenvolvida pelo arquivista, profissional com formação em arquivologia ou experiência reconheci-
da pelo Estado. Ele pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados 
ou públicos, instituições culturais etc.
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Ao arquivista compete gerenciar a informação, cui-
dar da gestão documental, conservação, preservação e 
disseminação da informação contida nos documentos, 
assim como pela preservação do patrimônio documental 
de uma pessoa (física ou jurídica), institução e, em última 
instância, da sociedade como um todo. 
Também é função do arquivista recuperar informa-
ções ou elaborar instrumentos de pesquisas arquivísticas.
GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DE 
DOCUMENTOS.
Um documento (do latim documentum, derivado de 
docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretu-
do gráfico, que comprove a existência de um fato, a exa-
tidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídi-
co, documentos são frequentemente sinônimos de atos, 
cartas ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivístico: Informação registrada, inde-
pendentemente da forma ou do suporte, produzida ou 
recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou 
pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura sufi-
cientes para servir de prova dessa atividade. 
Administrar, organizar e gerenciar a informação é 
uma tarefa de considerável importância para as orga-
nizações atuais, sejam estas privadas ou públicas, tarefa 
essa que encontra suporte na Tecnologia da Gestão de 
Documentos, importante ferramenta que auxilia na ges-
tão e no processo decisório.
A gestão de documentos representa um: 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando 
a sua eliminação ou recolhimento para a guarda perma-
nente.
Por meio da Gestão Documental, é possível definir 
qual a política arquivística adotada, por meio da qual se 
constitui o patrimônio arquivístico. Outro aspecto im-
portante da gestão documental é definir os responsáveis 
pelo processo arquivístico.
A Gestão de Documentos é ainda responsável pela 
implantação do programa de gestão, que envolve ações 
como as de acesso, preservação, conservação de arquivo, 
entre outras atividades.
Por assegurar que a informação produzida terá ges-
tão adequada, sua confidencialidade garantida e pos-
sibilidade de ser rastreada, a Gestão de Documentos 
favorece o processo de Acreditação e Certificação ISO, 
processos esses que, para determinadas organizações, é 
de extrema importância que sejam adquiridos.
Outras vantagens de se adotar a gestão de documen-
tos é a racionalização de espaço para a guarda de docu-
mentos e o controle deste a produção até arquivamento 
final dessas informações.
A implantação da Gestão de Documentos associada 
ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias 
do Gerenciamento Eletrônico de Documentos deve ser 
efetiva visando à garantia no processo de atualização da 
documentação, interrupção no processo de deterioração 
dos documentos e na eliminação do risco de perda do 
acervo, por meio de backup ou pela utilização de siste-
mas que permitam acesso à informação pela internet e 
intranet.
A Gestão de Documentos no âmbito da administração 
pública atua na elaboração dos planos de classificação dos 
documentos, TTD (Tabela Temporalidade Documental) e 
comissão permanente de avaliação. Desta forma é assegu-
rado o acesso rápido à informação e preservação dos do-
cumentos.
DIAGNÓSTICO
Como diagnóstico entendemos “a análise das informa-
ções básicas (quantidade, localização, estado físico, condi-
ções de armazenamento, grau de crescimento, frequência 
de consulta e outros) sobre os arquivos, a fim de implantar 
sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhi-
mento, microfilmagem, conservação e demais atividades”.
É uma etapa que antecede a aplicação de um programa de 
gestão de documentos, representando uma ferramenta que é 
capaz de retratar determinado contexto da situação em que se 
encontra um conjunto de documentos, considerando volume, 
gênero, natureza dos documentos, suporte, espécie, tipologia, 
nível de conservação e período cronológico.
É preciso ter critérios que ajudem a selecionar o método 
mais apropriado à realidade pretendida, reconhecer o melhor 
momento para sua aplicação, enfim, é preciso estudar os di-
ferentes métodos a ponto de sentir-se seguro para fazer a es-
colha, pois “o talento do pesquisador consiste em adequar os 
métodos às necessidades dos objetos” (LOPES, 1997, p. 45).
É o instrumento norteador da implantação da política 
arquivística institucional.
O diagnóstico nos permite dois tipos de levantamen-
to, sendo o institucional e o documental.
1. Institucional
• Tempo histórico de existência;
• Tamanho e diversidade dos acervos acumulados;
• Variação e abrangência das atividades presentes e 
passadas;
• Número de pessoas vinculadas e as características 
estruturais;
• Uso de tecnologia da informação variadas, de redes 
de computadores, digitalização, microfilmagem 
etc.
2. Documental
• Quantidades dos documentos, expressas de acordo 
com regras aceitas universalmente (metragem li-
near, em unidades ou bits);
• Características diplomáticas – tipologias documen-
tais – que os individualizam;
• Conteúdos informacionais genéricos, expressos de 
modo sintético e hierárquico;
• Unidades físicas de arquivamento, isto é, a movela-
ria e embalagens utilizadas;
• Modo original de arquivamento – classificação, ava-
liação e descrição – mesmo que empírico e baseado 
no senso comum;
• Existência e modo de uso de tecnologias da informação;
• Características das instalações e situação dos acer-
vos no que se refere à preservação.
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Para realizar o diagnóstico, respeita-se cinco etapas essenciais:
• Pesquisa da legislação e histórico do órgão;
• Elaboração de roteiros de entrevistas/questionários;
• Visitas para aplicação de entrevistas/questionários;
• Análise dos dados coletados;
• Elaboração de diretrizes.
De uma forma geral, realizar um diagnóstico de arquivo significa fazer uso de informações gerais sobre quem o 
produziu, informações essas que são conseguidas por meio de questionários, entrevistas e relatos fornecidos pelo 
arquivista. 
O Diagnóstico pode ser de três tipos, como veremos a seguir.
Diagnóstico Estratégico 
Também denominado de análise do ambiente, tem por objetivo mapear o maior número possível de variáveis que 
de alguma forma afetam direta ou indiretamente uma organização.
De acordo com Chiavenato e Sapiro (2004), o diagnóstico estratégico se subdivide em duas modalidades: 
a) diagnóstico estratégico interno: situação frente às dinâmicas ambientais, relacionando as suas forças e fraquezas, 
criando as condições para a formulação de estratégias que representam o melhor ajustamento do elemento no 
ambiente em que se situa. 
b) Diagnóstico estratégicoexterno: procura antecipar oportunidades e ameaças para a concretização da visão, da 
missão e dos objetivos.
Diagnóstico Físico Ambiental
Deve ser feito com base no relatório do estado de conservação e no mapeamento de danos no ambiente, buscando 
identificar as causas da degradação neles registrados.
Diagnóstico Organizacional
É voltado para conhecer os Recursos humanos, físicos e materiais do arquivo, sem aprofundar em questões físico-
-ambiental de conservação, nem se apegar às questões de fluxo.
O diagnóstico apresenta-se, portanto, como uma necessária ferramenta para a gestão documental, pois fornece 
informações estruturadas para o provimento das ações no decorrer do processo de gerenciamento arquivístico. Dessa 
forma, tendo como principais dados a serem coletados a estrutura, as funções, as atividades e, por conseguinte, o fluxo 
de informações que permeiam a organização, absorvendo, assim, a complexidade e a diversidade de documentos e de 
informações existentes dentro destas. 
ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES
O arquivo também pode ser classificado quanto à sua evolução ou frequência de uso, existindo três tipos arquivís-
ticos que correspondem cada um a uma fase/idade do arquivo, conforme a Teoria das Três Idades:
Arquivo Corrente – Valor Primário – Representa Fase Obrigatória
Arquivo Intermediário – Valor Primário – Aguarda destino
Arquivo Permanente – Valor Secundário – Preservação definitiva
Vejamos:
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PROTOCOLO: RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE 
DOCUMENTOS
PROTOCOLO
Composto por: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Esse processo anteriormente descrito de gestão de informação e documentos segue um trâmite para que possa ser 
aplicado de forma eficaz, é o que chamamos de protocolo.
O protocolo é desenvolvido pelos encarregados das funções pertinentes aos documentos, como, recebimento, 
registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso. 
A finalidade principal do protocolo é permitir que as informações e os documentos sejam administrados e coor-
denados de forma concisa, otimizada, evitando acúmulo de dados desnecessários, de forma que, mesmo havendo um 
aumento de produção de documentos, sua gestão seja feita com agilidade, rapidez e organização.
Para atender essa finalidade, as organizações adotam um sistema de base de dados, no qual os documentos são 
registrados assim que chegam à organização.
A partir do momento que a informação ou documento chega, é adotada uma rotina lógica, evitando descontrole ou 
problemas decorrentes por falta de zelo com esses, como podemos perceber:
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua elimina-
ção ou recolhimento.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
As funções de classificação e avaliação são essenciais para a gestão dos documentos, pois permitem que as infor-
mações sejam organizadas racionalmente – facilitando a sua recuperação – e, quando não investidas de valor adminis-
trativo, histórico ou cultural, sejam adequadamente eliminadas.
De acordo com Lopes (1997), a classificação pode ser descrita como a sequência de operações que, de acordo com 
as estruturas organizacionais, funções e atividades de uma organização, visam a distribuir os documentos em classes e 
subclasses. Bernardes e Delatorre (2008) descrevem que, entre os objetivos e benefícios da classificação, destacam-se: 
a recuperação do contexto original de produção de documentos, a visibilidade às funções, subfunções e atividades 
do organismo produtor, o controle de trâmites e atribuição de códigos numéricos, além de fornecer subsídios para a 
avaliação dos documentos.
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A avaliação de documentos, fase posterior à classi-
ficação, cumpre a função de descartar o que não seja 
de interesse para as atividades das organizações, como, 
também, para a sociedade em geral, que busca informa-
ções para conhecer seu meio, seu passado e constituir 
uma identidade. Frente a isso, os critérios de avaliação 
devem ser pautados na visão crítica dos possíveis usos 
da informação arquivística. Bernardes e Delatorre (2008) 
explicam que existem documentos que jamais podem 
ser eliminados, pois comprovam fatos e atos fundamen-
tais para nossa existência civil e para nossa vida pessoal. 
Ao mesmo tempo, não é possível e nem desejável que 
todos os documentos sejam preservados, afinal, docu-
mentos que cumprem uma função importante durante 
determinado tempo, posteriormente, perdem o seu valor 
original, devendo ser eliminados, para que não dificultem 
o acesso a outros documentos com valor informativo e 
probatório relevantes.
Os principais instrumentos que possibilitam a classi-
ficação e avaliação de documentos são, respectivamen-
te, o plano de classificação e a tabela de temporalidade. 
Ambos devem ser constituídos com referência aos pre-
ceitos arquivísticos (de organicidade, coerência, adapta-
bilidade etc.), adequando-se ao contexto de produção 
informacional. A construção de um plano de classificação 
é observada por Gonçalves (1998), na qual:
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacioná-las 
a funções mais abrangentes já significa reunir elementos 
para a classificação dos documentos. A reunião lógica de 
funções e atividades, com a percepção de sua maior ou me-
nor autonomia ou subordinação interna, permitirá a elabo-
ração do plano de classificação (GONÇALVES, 1998, p. 22).
O estabelecimento das classes e subclasses de um 
plano de classificação pode ser por três critérios: fun-
cional, no qual as classes correspondem à função dos 
documentos; estrutural, de acordo com a estrutura or-
ganizacional de determinada instituição; e, por assunto, 
referente aos conteúdos registrados nos documentos. A 
definição de qual método é o mais adequado, por con-
senso, torna-se uma definição do arquivista, que deve 
analisar o contexto de produção documental em que 
atua, partindo da premissa de conseguir adequar o ins-
trumento no ambiente organizacional, como elemento 
associado às atividades administrativas, como acrescenta 
Gonçalves (1998, p. 23), “a elaboração do plano não pode 
estar desconectada da preocupação com sua aplicação”.
Enquanto isso, a tabela de temporalidade de do-
cumentos é definida por Bernardes e Delatorre (1998) 
como um instrumento aprovado por autoridade compe-
tente, que regula a destinação final dos documentos, de-
finindo prazos para a guarda dos documentos em função 
de seus valores administrativos, legais e fiscais, determi-
nando os prazos para sua transferência, recolhimento ou 
eliminação. A tabela de temporalidade pode ser conside-
rada o principal instrumento do processo de avaliação de 
documentos, proporcionando, como resultados práticos, 
a inexistência de massas documentais acumuladas e o 
descarte de informações supérfluas. 
Por ser um processo que requer procedimentos legais 
(inclusive atendendo prazos definidos em lei para execu-
ção de determinadas tarefas do processo), a avaliação de 
documentos requer atenção redobrada pelos arquivistas, 
para que sua efetivação não seja comprometida.
Os instrumentos que servem de referência são o 
Código de Classificação, Temporalidade e Destinação de 
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da 
Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e Des-
tinação de Documentos de Arquivo Relativos às Ativida-
des-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
Segundo o Arquivo Nacional (2001), a adoção desses 
instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida re-
cuperação de informações, orienta as atividades de raciona-
lização da produção e fluxo documentais, avaliação e desti-
nação dos documentos, aumentando a eficácia dos serviços 
arquivísticos da administração pública em todas as esferas. 
Portanto, o desenvolvimento da gestão de documen-
tos e informações interfere na qualidade das informações 
utilizadas pelas organizações e, para atingir esse objeti-
vo, as adoçõesde instrumentos voltados à classificação e 
avaliação tornam-se indispensáveis. 
Resumidamente, a avaliação documental, que tem 
base na teoria das Três Idades, é uma atividade essen-
cial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida 
em que define quais documentos serão preservados para 
fins administrativos ou de pesquisa e em que momento 
poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos in-
termediário e permanente, segundo o valor e o potencial 
de uso que apresentam para a administração que os ge-
rou e para a sociedade.
Suas principais vantagens são:
• Redução da massa documental;
• Agilidade na recuperação de documentos e informações;
• A conservação dos documentos de guarda permanente;
• A racionalização da produção e do fluxo dos docu-
mentos de arquivo;
• A eliminação dos documentos desprovidos de valor, 
gerando ganho de espaço físico;
• A otimização dos gastos com recursos humanos, 
materiais e financeiros;
• Incremento à pesquisa;
• Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE 
ARQUIVO
O conceito de classificação e o respectivo sistema 
classificativo adotado são de uma importância decisiva 
na elaboração de um plano de classificação que permita 
um bom funcionamento do arquivo. 
Um bom plano de classificação deve possuir as se-
guintes características:
• Satisfazer as necessidades práticas do serviço, ado-
tando critérios que potenciem a resolução dos 
problemas. Quanto mais simples forem as regras 
de classificação adotadas, tanto melhor se efetuará 
a ordenação da documentação;
• Ter a sua construção de acordo com as atribuições 
do organismo (divisão de competências) ou, em 
última análise, focando a estrutura das entidades 
das quais provém a correspondência;
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• Ter em conta a evolução futura das atribuições do 
serviço deixando espaço livre para novas inclusões;
• Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou 
classificações mal efetuadas e promover a sua 
atualização sempre que se entender conveniente.
A classificação por assuntos é utilizada com o obje-
tivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, 
como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as 
tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, sele-
ção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a 
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é 
realizado com base no conteúdo do documento, o qual 
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da in-
formação nele contida. A classificação define, portanto, 
a organização física dos documentos arquivados, cons-
tituindo-se em referencial básico para sua recuperação. 
Na classificação, as funções, atividades, espécies e ti-
pos documentais são distribuídos de acordo com as fun-
ções e atividades desempenhadas pelo órgão.
A classificação deve ser realizada de acordo com as 
seguintes características:
De acordo com a entidade criadora
• Público – arquivo de instituições públicas de âmbito 
federal ou estadual ou municipal.
• Institucional – arquivos pertencentes ou relaciona-
dos a instituições educacionais, igrejas, corpora-
ções não lucrativas, sociedades e associações.
• Comercial – arquivo de empresas, corporações e 
companhias.
• Familiar ou pessoal – arquivo organizado por grupos 
familiares ou pessoas individualmente.
De acordo com o estágio de evolução (considera-
-se o tempo de vida de um arquivo)
• Arquivo de primeira idade ou corrente – guarda a 
documentação mais atual e frequentemente con-
sultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso 
para facilitar a consulta.
• Arquivo de segunda idade ou intermediário – inclui 
documentos que vieram do arquivo corrente, por-
que deixaram de ser usados com frequência. Mas 
eles ainda podem ser consultados pelos órgãos 
que os produziram e os receberam, se surgir uma 
situação idêntica àquela que os gerou. 
• Arquivo de terceira idade ou permanente – nele se 
encontram os documentos que perderam o valor 
administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, 
é esporádico. Eles são conservados somente por 
causa de seu valor histórico, informativo para com-
provar algo para fins de pesquisa em geral, per-
mitindo que se conheça como os fatos evoluíram.
De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
• Arquivo setorial - localizado junto aos órgãos opera-
cionais, cumprindo as funções de um arquivo cor-
rente.
• Arquivo central ou geral - destina-se a receber os 
documentos correntes provenientes dos diversos 
órgãos que integram a estrutura de uma institui-
ção.
De acordo com a natureza de seus documentos
• Arquivo especial – guarda documentos de variadas 
formas físicas como discos, fitas, disquetes, foto-
grafias, microformas (fichas microfilmadas), slides, 
filmes, entre outros. Eles merecem tratamento 
adequado não apenas quanto ao armazenamento 
das peças, mas também quanto ao registro, acon-
dicionamento, controle e conservação.
• Arquivo especializado – também conhecido como 
arquivo técnico, é responsável por guardar os do-
cumentos de um determinado assunto ou setor/
departamento específico.
De acordo com a natureza do assunto
• Ostensivo: aqueles que, ao serem divulgados, não 
prejudicam a administração.
• Sigiloso: em decorrência do assunto, o acesso é limi-
tado, com divulgação restrita.
De acordo com a espécie
• Administrativo: Referente às atividades puramente 
administrativas.
• Judicial: Referente às ações judiciais e extrajudiciais.
• Consultivo: Referente ao assessoramento e orienta-
ção jurídica. Busca dirimir dúvidas entre pareceres, 
busca alternativas para evitar a esfera judicial.
De acordo com o grau de sigilo
• Reservado: Dados ou informações cuja revelação 
não autorizada possa comprometer planos, opera-
ções ou objetivos neles previstos.
• Secreto: Dados ou informações referentes a siste-
mas, instalações, projetos, planos ou operações de 
interesse nacional, a assuntos diplomáticos e de 
inteligência e a planos ou detalhes, programas ou 
instalações estratégicas, cujo conhecimento não 
autorizado possa acarretar dano grave à segurança 
da sociedade e do Estado.
• Ultrassecreto: Dados ou informações referentes à 
soberania e à integridade territorial nacionais, a 
plano ou operações militares, às relações interna-
cionais do País, a projetos de pesquisa e desen-
volvimento científico e tecnológico de interesse 
da defesa nacional e a programas econômicos, 
cujo conhecimento não autorizado possa acarretar 
dano excepcionalmente grave à segurança da so-
ciedade e do Estado.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE 
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedi-
mentos que visa ao acondicionamento e armazenamento 
dos documentos no arquivo.
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas uni-
dades competentes, o documento deverá ser encaminha-
do ao seu destino para arquivamento, após receber des-
pacho final.
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O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa 
toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado pos-
teriormente. 
O documento ficará arquivado na unidade até que cumpra o prazo para transferência ao Arquivo Central ou sua eliminação.
As operações para arquivamento são:
1. Verificar se o documento destina-se ao arquivamento;
2. Checar a classificação do documento, caso não haja, atribuir um código conforme o assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem sequencial;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existência de antecedentes na mesma pasta e agrupar aqueles que 
tratam do mesmo assunto, por consequência, o mesmo código;
5. Arquivar as pastas na sequência dos códigos atribuídos – usar uma pasta para cada código, evitando a classifi-
cação “diversos”;
6. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com a ordem estabelecida – cronológica, al-
fabética, geográfica –, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista ooriginal, manter uma 
única cópia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta apropriada, identificando externamente o 
seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou.
8. Endereçar – o endereço aponta para o local onde os documentos/processos estão armazenados. 
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical.
• Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros, ― deitados, dentro do mobiliário. 
É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras 
nos mesmos.
• Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado para 
arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os 
sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o 
uso de instrumentos.
Tudo o que isso quer dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou qualquer outro seme-
lhante) para localizar um documento em um arquivo. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exem-
plo, os métodos alfabético e geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os méto-
dos numéricos.
A ORDENAÇÃO é a reunião dos documentos que foram classificados dentro de um mesmo assunto. Sua finalidade 
é agilizar o arquivamento, de forma organizada e categorizada previamente para posterior arquivamento.
Para definir a forma da ordenação, é considerada a natureza dos documentos, podendo ser:
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Instrumento de destinação, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista transferência, recolhimen-
to e descarte de documentos, com a finalidade de garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
É um instrumento resultante da atividade de avaliação de documentos, que consiste em identificar seus valores 
(primário/administrativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda, registrando dessa forma o ciclo de vida 
dos documentos.
Para que a tabela tenha validade, precisa ser aprovada por autoridade competente e divulgada entre os funcionários 
na instituição.
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma 
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eli-
minação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Apresenta-se aqui os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o 
índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Trata-se do tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e inter-
mediária, visando a atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou.
Deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas, até homologação da apo-
sentadoria e até quitação da dívida. 
Os prazos são preferencialmente em ANOS.
Os prazos são determinados pelas: 
• Normas;
• Precaução;
• Informações recaptulativas;
• Frequência de uso.
3. Destinação final: Registra-se a destinação estabelecida que pode ser:
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta 
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidati-
vos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
FIQUE ATENTO!
A definição dos prazos de guarda deve ser definida com base na legislação vigente e nas necessidades 
administrativas.
ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados procedi-
mentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante 
o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação.
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FIQUE ATENTO!
Não podemos nos esquecer dos documentos eletrônicos, que hoje em dia estão cada vez mais presentes. 
As alternativas são diversas, como dispositivos externos de gravação, porém, o mais indicado hoje é arma-
zenar os dados em nuvem, que oferece, além da segurança, a facilidade de acesso.
1. Armazenamento
1.1 Áreas de armazenamento
Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivos deve prever facilidades de acesso e de segurança contra perigos iminen-
tes, evitando-se, por exemplo:
• Áreas de risco de vendavais e outras intempéries; e de inundações, como margens de rios e subsolos;
• Áreas de risco de incêndios, próximas a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções 
irregulares;
• Áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo;
• Áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aero-
portos.
Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e conforto, 
enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. 
1.2 Condições Ambientais
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das 
áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades 
específicas de preservação para cada tipo de suporte.
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são 
aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmos-
féricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade 
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relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando 
em altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.
Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação 
promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as pro-
porções dos danos.
Com base nessas constatações, recomenda-se:
• Armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guar-
da estabelecido, isto é, em temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada suporte documental;
• Monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir de meto-
dologia previamente definida;
• Utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de níveis de temperatura e umidade 
relativa estabilizados na média, evitando variações súbitas;
• Reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não pude-
rem ser mantidos em funcionamento sem interrupção;
• Proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou 
cortinas;
• Monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta;
• Reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadasfluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos 
ou às luminárias;
• Promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
• Manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;
• Monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, procurando reduzir ao máximo os con-
taminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;
• Armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em condições climáticas especiais, de 
baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, so-
bretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber: fotografias em preto e branco t 12ºc ± 
1ºc e ur 35% ± 5%; fotografias em cor t 5ºc ± 1ºc e ur 35% ± 5%; filmes e registros magnéticos t 18ºc ± 1ºc e ur 
40% ± 5%.
1.3 Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preser-
vação.
A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a 
disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no 
trabalho.
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e me-
cânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras apropriados a cada 
suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem 
ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confec-
cionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado 
diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos 
magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mo-
biliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variações externas de 
temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de 
ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os docu-
mentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados e devem ser sempre iguais às 
dos documentos que irão abrigar, ou, caso haja espaço, esses devem ser preenchidos para proteger o documento.
Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente 
estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às ex-
pectativas de preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionadas em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros internos de papel 
alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instáveis.
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PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 
A manutenção dos documentos pelo prazo determinado na tabela de temporalidade depende de três aspectos:
1. Fatores de deterioração em acervos de arquivos
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos 
quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para mini-
mizá-los.
A grande maioria dos arquivos é constituída de documentos impressos, e o papel é basicamente composto por 
fibras de celulose, portanto, identificar os principais agentes nocivos da celulose e descobrir soluções para evitá-los é 
um grande passo na preservação e na conservação documental.
Essa degradação à qual os acervos estão sujeitos não se limita a um único fator, pelo contrário, são várias as formas 
dessa degradação ocorrer, como veremos a seguir:
1.1 Fatores ambientais
São os agentes encontrados no ambiente físico do acervo, como por exemplo, temperatura, umidade relativa do 
ar, radiação da luz, qualidade do ar.
Temperatura e umidade relativa
O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, principalmente quando em 
suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. A velocidade de 
muitas reações químicas é dobrada a cada aumento de 10°C. A alteração da umidade relativa proporciona as condições 
necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais.
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e 
umidade relativa elevada.
Radiação da luz
Toda fonte de luz emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos por meio da oxi-
dação.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
• As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; 
• Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto 
em lâmpadas fluorescentes.
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Qualidades do ar
O controle da qualidade é muito importante porque 
os gases e as partículas sólidas contribuem muito para 
a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos, 
destacando que esses poluentes podem tanto vir do 
ambiente externo como podem ser gerados no próprio 
ambiente.
 
1.2 Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos 
são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os 
roedores e os fungos, cuja presença depende quase que 
exclusivamente das condições ambientais reinantes nas 
dependências onde se encontram os documentos.
Fungos
Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento 
e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém 
dos papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. 
A umidade é fator indispensável para o metabolismo dos 
nutrientes e para sua proliferação. Essa umidade é en-
contrada na atmosfera local, nos materiais atacados e na 
própria colônia de fungos. Além da umidade e nutrien-
tes, outras condições contribuem para o crescimento das 
colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e 
falta de higiene.
As medidas para proteger o acervo de infestação de 
fungos são:
• Estabelecer política de controle ambiental, princi-
palmente temperatura, umidade relativa e ar cir-
culante;
• Praticar a higienização tanto do local quanto dos 
documentos, com metodologia e técnicas adequa-
das;
• Instruir o usuário e os funcionários com relação ao 
manuseio dos documentos e regras de higiene do 
local;
• Manter vigilância constante dos documentos contra 
acidentes com água, secando-os imediatamente 
caso ocorram.
Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas 
e arquivos ocorre pelos mesmos motivos citados acima. 
Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes 
dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas, para 
que surtam efeito, devem ser definidas por especialistas 
em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que não 
provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia 
se faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e 
umidade relativa controladas, além de higiene periódica.
Ataques de insetos
Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto re-
vestimentos, provocam perdas de superfície e manchas 
de excrementos. As baratas se reproduzem no próprio 
local e se tornam infestação muito rapidamente, caso 
não sejam combatidas. 
Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos 
imensos em acervos, principalmente em livros.A fase de 
ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz 
por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. Uma 
vez instalado, ataca não só o papel e seus derivados, 
como também a madeira do mobiliário, portas, pisos e 
todos os materiais à base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os 
materiais para chegar à fase adulta. Na fase adulta, aca-
sala e põe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não 
só para as coleções como para o prédio em si. Os cupins 
percorrem áreas internas de alvenaria, tubulações, con-
duítes de instalações elétricas, rodapés, batentes de por-
tas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos 
olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, por meio 
de estantes coladas às paredes, caixas de interruptores 
de luz, assoalhos etc.
1.3 Intervenções inadequadas nos acervos
Trata-se de procedimentos de conservação que reali-
zamos em um conjunto de documentos com o objetivo 
de interromper ou melhorar seu estado de degradação e 
que, às vezes, resultam em danos ainda maiores.
Por isso, qualquer tratamento que se queira aplicar 
exige um conhecimento das características individuais 
dos documentos e dos materiais a serem empregados 
no processo de conservação. 
1.4 Problemas no manuseio de livros e documen-
tos
O manuseio inadequado dos documentos é um fa-
tor de degradação muito frequente em qualquer tipo de 
acervo.
O manuseio abrange todas as ações de tocar no do-
cumento, sejam elas durante a higienização pelos funcio-
nários da instituição, na remoção das estantes ou arqui-
vos para uso do pesquisador, nas foto-reproduções, na 
pesquisa pelo usuário etc. 
1.5 Fatores de deterioração 
Como podemos ver, os danos são intensos e mui-
tos são irreversíveis. Apesar de toda a problemática dos 
custos de uma política de conservação, existem medidas 
que podemos tomar sem despender grandes somas de 
dinheiro, minimizando drasticamente os efeitos desses 
agentes.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser fei-
tos, a começar por:
• Treinamento dos profissionais na área da conserva-
ção e preservação;
• Atualização desses profissionais (a conservação é uma 
ciência em desenvolvimento constante e a cada dia 
novas técnicas, materiais e equipamentos surgem 
para facilitar e melhorar a conservação dos docu-
mentos);
• Monitoração do ambiente – temperatura e umidade 
relativa em níveis aceitáveis;
• Uso de filtros e protetores contra a luz direta nos 
documentos;
• Adoção de política de higienização do ambiente e 
dos acervos;
• Contato com profissionais experientes que possam 
assessorar em caso de necessidade.
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1.6 Características gerais dos materiais emprega-
dos em conservação
Nos projetos de conservação/preservação de acervos 
de bibliotecas, arquivos e museus, é recomendado ape-
nas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, 
daqueles materiais livres de quaisquer impurezas, quimi-
camente estáveis, resistentes, duráveis. Suas característi-
cas, em relação aos documentos nos quais são aplicados, 
distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibili-
dade e inércia.
Dentro das especificações positivas, encontramos vá-
rios materiais: os papéis e cartões alcalinos, os poliésteres 
inertes, os adesivos alcalinos e reversíveis, os papéis orien-
tais, borrachas plásticas etc., usados tanto para pequenas 
intervenções sobre os documentos como para acondicio-
namento.
1.7 Critérios para a escolha de técnicas e de mate-
riais para a conservação de acervos
Como já enfatizamos anteriormente, é muito impor-
tante ter conhecimentos básicos sobre os materiais que 
integram nossos acervos para que não corramos o risco 
de lhes causar mais danos.
Vários são os procedimentos que, apesar de simples, 
são de grande importância para a estabilização dos docu-
mentos.
1.8 Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afe-
ta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando 
conjugada a condições ambientais inadequadas, provoca 
reações de destruição de todos os suportes num acervo. 
Portanto, a higienização das coleções deve ser um hábi-
to de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos, 
razão por que é considerada a conservação preventiva 
por excelência.
Processos de higienização
• Limpeza de superfície – o processo de limpeza de 
acervos de bibliotecas e arquivos se restringe à 
limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita 
a seco, com o objetivo de reduzir poeira, partículas 
sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de 
insetos ou outros depósitos de superfície. 
• Avaliação do objeto a ser limpo – cada objeto deve 
ser avaliado individualmente para determinar se a 
higienização é necessária e se pode ser realizada 
com segurança. No caso de termos as condições 
abaixo, provavelmente o tratamento não será pos-
sível:
• Fragilidade física do suporte; 
• Papéis de textura muito porosa. 
• Materiais usados para limpeza de superfície – a re-
moção da sujidade superficial (que está solta sobre 
o documento) é feita com pincéis, flanela macia, 
aspirador e inúmeras outras ferramentas que se 
adaptam à técnica, como bisturi, pinça, espátula, 
agulha e cotonete.
Limpeza de livros 
• Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha, 
pincel macio, aspirador, flanela macia, conforme o 
estado da encadernação;
• Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela 
lombada, apertando o miolo. Com uma trincha ou 
pincel, limpar os cortes, começando pela cabeça 
do livro, que é a área que está mais exposta à su-
jidade. Quando a sujeira está muito incrustada e 
intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de pó 
de baixa potência ou ainda um pedaço de carpete 
sem uso;
• O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, 
numa primeira higienização;
• Oxigenação – as folhas várias vezes.
Higienização de documentos de arquivo 
Materiais arquivísticos têm os seus suportes geral-
mente quebradiços, frágeis, distorcidos ou fragmenta-
dos. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez 
resultante do uso de papéis de baixa qualidade. As más 
condições de armazenamento e o excesso de manuseio 
também contribuem para a degradação dos materiais. 
Tais documentos têm que ser higienizados com muito 
critério e cuidado.
• Documentos manuscritos – os mesmos cuidados 
para com os livros devem ser tomados em relação 
aos manuscritos. O exame dos documentos, testes 
de estabilidade de seus componentes para o uso 
dos materiais de limpeza mecânica e critérios de 
intervenção devem ser cuidadosamente realizados.
• Documentos em grande formato:
• Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetu-
ra (no geral em papel vegetal) podem ser limpos 
com pó de borracha, após testes. Pode-se também 
usar um cotonete – bem enxuto e embebido em 
álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem 
ter distorções causadas pela umidade que são irre-
versíveis ou de difícil remoção.
• Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters 
são muito frágeis. Não se recomenda limpar a área 
pictórica. Todo cuidado é pouco, até mesmo na es-
colha de seu acondicionamento.
• Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma 
atenção especial na limpeza. Em mapas impressos, 
desde que em boas condições, o pó de borracha 
pode ser aplicado para tratar grandes áreas. 
1.9 Pequenos reparos
Os pequenos reparos são diminutas intervenções que 
podemos executar a visando interromper um processo 
de deterioração em andamento. Essas pequenas inter-
venções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e 
técnica e têm a função de melhorar o estado de conser-
vação dos documentos. Caso esses critérios não sejam 
obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito gran-
de e muitas vezes de caráter irreversível.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais an-
tigos devem ser tratados por especialistas da área. Os 
demais documentos permitem algumas intervenções, de 
simples a moderadas. Os materiais utilizados para esse 
fim devem ser de qualidadearquivística e de caráter re-
versível. Da mesma forma, toda a intervenção deve obe-
decer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso signi-
fica que, caso seja necessário reverter o processo, não 
pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais 
utilizados.
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FIQUE ATENTO!
Todo e qualquer procedimento acima citado deve obrigatoriamente ser feito com o uso dos EPIs – Equi-
pamentos de Proteção Individual – tais como avental, luva, máscara, touca, óculos de proteção e pró-pé/
bota, a fim de evitar diversas manifestações alérgicas, como rinite, irritação ocular, problemas respirató-
rios, protegendo, assim, a saúde do profissional.
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS: MICROFILMAGEM; AUTOMAÇÃO; 
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS.
1. Microfilmagem, automação, preservação, conservação e restauração de documentos
Segundo Bellotto (1989), a Tipologia Documental é a ampliação da Diplomática (ocupa-se da estrutura formal dos atos 
escritos de origem governamental e/ou notarial) em direção à gênese documental, perseguindo a contextualização nas atri-
buições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomática é a configu-
ração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto 
o objeto da Tipologia, além disso, é estudá-lo enquanto componente de conjuntos orgânicos, isto é, como integrante da 
mesma série documental, advinda da junção de documentos correspondentes à mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto 
homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos, com uniformidade de vigência.
A Tipologia Documental como parte integrante da identificação arquivística é etapa do tratamento dos documen-
tos, informações e conhecimento e se fundamentam na metodologia da Diplomática para identificar o documento 
contido nos arquivos (digitalizado, digital, papel, microfilme etc.).
Nessa configuração interna do documento, pontua-se alguns aspectos, como espécie (designação do documento 
segundo seu aspecto formal), o tipo (espécie e mais a sua finalidade – Ex.: espécie = atestado / tipo = médico).
O tipo documental agrega à espécie documental uma atividade/função/finalidade. 
Já o suporte, é o material sobre o qual as informações são registradas. Ex: fita magnética, filme de nitrato, papel, 
HD, CD, DVD, pen drive, nuvem.
1.1 Microfilmagem
Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, por meio da captação das imagens 
dos documentos por processo fotográfico.
A microfilmagem é uma técnica que propicia uma maneira prática, fácil e econômica de registrar, distribuir e loca-
lizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados. 
Seus principais benefícios são:
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Outros aspectos relevantes quanto à microfilmagem, conforme a Lei nº 5.433/1968, que Regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras providências:
Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados, não poderão ser eliminados antes de seu arquiva-
mento.
• Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados docu-
mentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
• Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repar-
tição detentora dos mesmos.
• É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para 
efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
• Entende-se por microfilme o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, 
por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
• O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
• A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a 
mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
• Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem 
efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme 
original.
• Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando: 
• Forem autenticados por autoridade estrangeira competente;
• Tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver auten-
ticado;
• Forem acompanhados de tradução oficial.
• Tipos: microfilmagem de substituição (aplicada nos arquivos correntes e intermediários) e microfilmagem de pre-
servação (aplicada nos arquivos permanentes).
1.2 Automação 
É o gerenciamento eletrônico dos documentos que funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias 
ópticas para armazenamento.
Tem por finalidade otimizar e racionalizar a gestão documental.
Permite, por meio de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, gerenciar a produção, uso e 
destinação dos documentos arquivísticos produzidos em uma organização.
1.3 Preservação, conservação e restauração de documentos
Conforme já visto acima, esses procedimentos podem ser conceituados como:
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Preservar e conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte etc.) é defendê-los da ação dos agentes 
físicos, químicos e biológicos que os atacam.
A partir desses procedimentos, mantemos protegido o patrimônio documental e cultural, preservando assim, a 
história, fatos ocorridos em uma organização como se preserva. Consequentemente, passa-se a diante toda a história 
percorrida e vivida por uma sociedade.
Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causados pelas mais diversas ameaças conforme vimos 
acima, mantendo, assim, o registro das informações originais, para que essas auxiliem na construção de uma futura 
geração, por meio da memória institucional que estará resguardada.
Billig Schäfer; Tiago Dijeison; Rayssa Macedo; Simone Francisco da Silva; George Melo Rodrigues; Norma Cianflo-
ne Cassares. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos; Murilo Fonte e texto adaptado de:
EXERCÍCIOS COMENTADOS
Instrução: Nas questões a seguir, preencha o campo designado com o código C, caso julgue o item CERTO; ou o cam-
po designado com o código E, caso julgue o item ERRADO.
1. (ABIN – CESPE – 2018) Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue:
O princípio da proveniência e o resultado de sua aplicação — o fundo de arquivo — impõem-se à arquivologia, pois 
esta tem como objetivo administrar documentos de pessoas físicas ou jurídicas.
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Certo. O princípio em questão fixa a identidade do documento (seja de pessoa física ou jurídica) a quem 
o produziu, organizando-os de forma a obedecer à competência e às atividades de sua origem produtora.
2. (ABIN – CESPE – 2018) Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue:
Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um fundo aberto.
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Certo. Se a instituição ainda está em atividade, como no caso, e continua gerando arquivo, trata-se de 
fundo aberto.
3. (ABIN – CESPE – 2018) Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue:
A imparcialidade, como característica do documento de arquivo, diz respeito à criação, à manutenção e à custódia 
de arquivos. 
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Errado. Imparcialidade: refere-se ao fato de que os documentos arquivísticos são inerentemente verda-
deiros. Os documentos arquivísticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam. Deve-se ressaltar que o 
contexto de produção dos documentos deve ser levado em consideração para se extrair a verdade dosfatos conti-
dos nos registros documentais.
O enunciado se refere à autenticidade do arquivo.
4. (ABIN – CESPE – 2018) A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir:
A gestão de documentos compreende a definição da política arquivística, a designação de responsabilidades, o plane-
jamento do programa de gestão e a implantação do programa de gestão.
( ) CERTO ( ) ERRADO
19
AR
Q
U
IV
O
LO
G
IA
Resposta:Certo. Por Gestão de Documento com-
preende-se o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e interme-
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
a guarda permanente.
Políticas arquivísticas, definição de responsáveis, pro-
grama de gestão, entre outras atividades, são decor-
rentes da implantação da Gestão de Documentos.
5. (ABIN – CESPE – 2018) No que se refere a protocolo, 
julgue o item subsequente:
O protocolo providencia a tramitação dos documentos 
de arquivo e toma decisões sobre as demandas contidas 
neles.
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Errado. A finalidade principal do protoco-
lo é permitir que as informações e documentos se-
jam administrados e coordenados de forma concisa, 
otimizada, evitando acúmulo de dados desnecessá-
rios, de forma que, mesmo havendo um aumento de 
produção de documentos sua gestão, seja feita com 
agilidade, rapidez e organização. Não se inclui nesse 
processo nenhuma tomada de decisão.
6. (SEDF – CESPE – 2017) Com relação às funções arqui-
vísticas de criação, classificação e avaliação de documen-
tos, julgue o item seguinte: 
Documentos de um acervo que podem ser amplamen-
te divulgados à sociedade são considerados ostensivos 
quanto à natureza do assunto.
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Certo. Em se tratando de classificação de 
documentos, quando falamos da natureza do assun-
to, falamos de assunto que pode ser divulgado ou de 
assunto que requer restrição no acesso. Ostensivo re-
fere-se ao que se revela, que se mostra, portanto está 
correto, trata-se de assunto que tem livre acesso.
7. (FUB – CESPE – 2014) Acerca da tabela de tem-
poralidade de documentos, julgue o próximo item. 
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo 
é o instrumento de gestão arquivística responsável pela 
organização dos documentos. 
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Errado. A tabela de temporalidade é um 
instrumento de destinação que determina prazos e 
condições de guarda, não sendo responsável pela or-
ganização desses documentos, sendo que essa é uma 
tarefa do plano de classificação.
8. (SEDF – CESPE – 2017) Em relação aos conceitos e 
princípios da arquivística, julgue o item a seguir:
De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem 
ser correntes, intermediários ou permanentes.
( ) CERTO ( ) ERRADO
Resposta: Certo. 
Arquivo Corrente – Valor Primário – Representa Fase 
Obrigatória.
Arquivo Intermediário – Valor Primário – Aguarda 
destino.
Arquivo Permanente – Valor Secundário – Preserva-
ção definitiva.