Assuntos Agente Administrativo

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AUTOMAÇÃO
Com o avanço da tecnologia da informação e, 
consequentemente, a organização da sociedade em 
“redes”, surgem diversos instrumentos que possibili-
tam a gestão documental, a democratização da infor-
mação e o acesso à cultura. Os arquivos e suas formas 
de gestão e de disponibilização de informação devem 
evoluir em rede, concomitante à sociedade, entrela-
çando todos em volta do conhecimento que uma ins-
tituição arquivística pode proporcionar. Muitas vezes, 
pelo seu alto custo, a implementação de ambientes 
digitais é difícil. Algumas formas de automação da 
informação são:
z GED (Gestão Eletrônica de Documentos): “con-
junto de tecnologias utilizadas para organização 
da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes fun-
cionalidades: captura, gerenciamento, armazena-
mento e distribuição. Entende-se por informação 
não estruturada aquela que não está armazenada 
em banco de dados, como mensagem de correio 
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, pla-
nilha” (CONARQ, 2009).
 z GED é a tecnologia que provê um meio de facilmen-
te armazenar, localizar e recuperar informações 
existentes em documentos e dados eletrônicos, 
durante o início do ciclo de vida documental.
 z O GED não acompanha todo o ciclo vital do 
documento!
 z O GED não se preocupa em manter a organicida-
de do documento, trata os documentos de maneira 
compartimentada!
 z O GED é um conjunto de tecnologias!
 z O GED não segue necessariamente os princípios 
arquivísticos!
 z Pode ser usado em documentos digitais ou em 
suportes convencionais (sistemas híbridos)!
 z SIGAD (Sistema informatizado de gestão arqui-
vística de documentos): “é um conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas que visam o 
controle do ciclo de vida dos documentos, des-
de a produção até a destinação final, seguindo os 
princípios da gestão arquivística de documentos e 
apoiado em um sistema informatizado” (CONARQ, 
2009).
Os requisitos básicos de um SIGAD são:
 z Captura, armazenamento, indexação e recupera-
ção de todos os tipos de documentos arquivísticos;
 z Captura, armazenamento, indexação e recupera-
ção de todos os componentes digitais do documen-
to arquivístico como uma unidade complexa;
 z Gestão dos documentos a partir do plano de clas-
sificação para manter a relação orgânica entre os 
documentos;
 z Implementação de metadados associados aos 
documentos para descrever os contextos desses 
mesmos documentos (jurídico-administrativo, de 
proveniência, de procedimentos, documental e 
tecnológico);
 z Integração entre documentos digitais e convencionais;
 z Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
 z Avaliação e seleção dos documentos para recolhi-
mento e preservação daqueles considerados de 
valor permanente;
 z Aplicação de tabela de temporalidade e destinação 
de documentos;
 z Transferência e recolhimento dos documentos por 
meio de uma função de exportação;
 z Gestão de preservação dos documentos” (CONARQ, 
2009).
 z O SIGAD é um sistema de apoio à gestão 
documental!
 z O SIGAD tem que ser capaz de manter a relação 
orgânica entre os documentos e de garantir a con-
fiabilidade, a autenticidade e o acesso.
 z Pode ser usado em documentos digitais ou em 
suportes convencionais (sistemas híbridos)! 
 z Um SIGAD inclui operações como: captura de 
documentos, aplicação do plano de classificação, 
controle de versões, controle sobre os prazos de 
guarda e destinação, armazenamento seguro e 
procedimentos que garantam o acesso e a pre-
servação a médio e longo prazo de documentos 
arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e 
autênticos. Deve abranger todos os documentos 
de uma instituição! 
 z Um SIGAD tem que se dar a partir da implemen-
tação de uma política arquivística no órgão ou 
entidade. 
 z Um SIGAD sempre acompanha todo o ciclo vital do 
documento! 
 z Um SIGAD é um conjunto de procedimentos e ope-
rações técnicas.
Como vimos, o SIGAD é um instrumento de ges-
tão arquivística com requisitos específicos, enquanto 
o GED é um conjunto de tecnologias que não segue 
critérios específicos. O conceito de documento que 
aprendemos não muda porque ele mudou para um 
ambiente digital. O documento continua tendo que 
passar pelos mesmos processos de classificação, ava-
liação, arquivamento, protocolo, uso, destinação, o 
que muda é o ambiente no qual é feito.
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO 
DE DOCUMENTOS
Conservação 
Esse é um dos conteúdos mais temidos em Arqui-
vologia, pois é um assunto abrangente e muitas vezes, 
difícil. Fiz um mapeamento do que as bancas mais 
cobram para vermos a seguir:
Aqui temos uma fórmula que as bancas adoram 
cobrar:
Conservação = Preservação + Restauração
Agora vamos destrinchar cada elemento dessa 
fórmula!
Conservação: 
 z “Promoção da preservação e da restauração dos 
documentos” (DBTA, 2005).
 z “É um conjunto de ações estabilizadoras que visam 
desacelerar o processo de degradação de docu-
mentos ou objetos, por meio de controle ambien-
tal e de tratamentos específicos (higienização, 
reparos e acondicionamento)” (CASSARES, 2000).
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A conservação ainda pode se dividir em três tipos:
Conservação Preventiva: “é um conjunto de medi-
das e estratégias administrativas, políticas e operacio-
nais que contribuem direta ou indiretamente para a 
conservação da integridade dos acervos e dos pré-
dios que os abrigam. São ações para adequar o meio 
ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, 
visando prevenir e retardar a degradação” (SPINELLI, 
BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
Conservação Reparadora: “trata-se de toda inter-
venção na estrutura dos materiais que compõem os 
documentos, visando melhorar o seu estado físico” 
(SPINELLI, BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
Conservação Curativa: “todas aquelas ações apli-
cadas de maneira direta sobre um bem ou um grupo 
de bens culturais que tenham como objetivo deter os 
processos danosos presentes ou reforçar a sua estrutu-
ra. Estas ações somente se realizam quando os bens 
se encontram em um estado de fragilidade adiantada 
ou estão se deteriorando a um ritmo elevado, de tal 
forma que poderiam perder-se em um tempo relativa-
mente curto. Estas ações às vezes modificam o aspecto 
dos bens” (ABRACOR, 2010).
Importante!
A conservação é um conjunto de medidas que 
contribuem para preservar ou diminuir a deterio-
ração dos documentos. A conservação vai des-
de a estrutura do prédio (controle ambiental) que 
guarda os documentos até a higienização dos 
documentos (tratamentos específicos).
Perceba as diferenças entre os diferentes tipos de 
conservação:
 z Conservação Preventiva: ela ocorre como medi-
da de prevenção, ou seja, antes dos danos ocor-
rerem, ela tenta evitar que eles aconteçam. Por 
exemplo, escolher abrigar os documentos em um 
prédio que seja longe de lugares úmidos, é uma 
medida de conservação preventiva. Porque esco-
lher abrigar os documentos em condições boas de 
umidade é uma tentativa de prevenir que o docu-
mento se deteriore.
 z Conservação Reparadora: ela ocorre depois, ou 
seja, quando o documento já foi danificado. Então, 
quando se coloca uma nova capa em um livro que 
estava com a capa toda rasgada, é uma medida 
reparadora.
 z Conservação Curativa: a conservação curativa 
está associada à Museologia, portanto, ela não se 
preocupa em manter a organicidade, integrida-
de ou caráter histórico do documento.
Segundo PAES (2004), as operações de conservação são:
Lembre-se que conservar é lidar (LDAR)!
Limpeza (higienização)
Desinfestação
Alisamento
Restauração (reparo)
Desinfestação feita por fumigação
Fonte: Google.
 z Desinfestação: “Processo de destruição ou inibi-
ção da atividade de insetos” (DBTA, 2005). A prin-
cipal forma de fazer a desinfestação é por meio 
da fumigação. Ela acontece quando se expõe 
documentos a vapores químicos, geralmente em 
câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição 
de insetos, fungos e outros micro-organismos. 
Limpeza de umdocumento com escova
Fonte: Google.
 z Limpeza: é a fase posterior à fumigação (matar 
insetos por vapores químicos), feita com um pano 
macio, uma escova ou aspirador de pó. 
 z Higienização (limpeza): “retirada, por meio de 
técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, 
com vistas à preservação dos documentos” (DBTA, 
2005). A higienização pode ser feita com diversos 
materiais, como:
 z Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados 
na limpeza mecânica, de diferentes formas, tama-
nhos, qualidade e tipos de cerdas (podem ser usa-
dos com carga estática atritando as cerdas contra o 
nylon, material sintético ou lã);
 z Flanela: serve para remover sujidade de encader-
nações, por exemplo;
 z Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e 
com potência de sucção controlada;
 z Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pin-
ça, espátula, agulha, cotonete; (CASSARES, 2000).
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Alisamento feito em jornal
Fonte: Google.
 z Alisamento: “consiste em colocar os documentos 
em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação 
do ar com forte percentagem de umidade (90 a 
95%), durante uma hora, em uma câmara de umi-
dificação. Em seguida, são passados a ferro, folha 
por folha, em máquinas elétricas. Caso existam 
documentos em estado de fragilidade, recomen-
da-se o emprego de prensa manual sob pressão 
moderada. Na falta de equipamento adequado, 
aconselha-se usar o ferro de engomar caseiro” 
(PAES, 2004). É como se fosse literalmente engomar 
o documento, a fim de melhorar suas condições.
 z Restauração (reparo): “a restauração exige um 
conhecimento profundo dos papéis e tintas empre-
gados. Vários são os métodos existentes. O método 
ideal é aquele que aumenta a resistência do papel 
ao envelhecimento natural e às agressões externas 
do meio ambiente – mofo, pragas, gases, manuseio 
– sem que advenha prejuízo quanto à legibilida-
de e flexibilidade, e sem que aumente o volume e 
o peso. Nos métodos mais comuns aplica-se uma 
película protetora em um dos lados do papel, por 
meio de solução vaporizadora, imersão ou dos 
processos de laminação e silking. Essa película não 
deve impedir a passagem dos raios ultravioletas 
ou infravermelhos. O processo deve ser fácil e tão 
elástico que permita o tratamento dos documentos 
antigos como modernos, seja qual for o seu estado 
de conservação. A matéria-prima e o equipamento 
utilizados devem ser de baixo custo e de fácil aqui-
sição” (PAES, 2004).
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (VUNESP – 2019) O nome dado ao conjunto de ações 
voltadas para a preservação de um único bem e objeti-
va a estabilização de danos físicos ou químicos, tendo 
em conta o não comprometimento da integridade e do 
caráter histórico do documento é
a) conservação preventiva.
b) conservação curativa.
c) intervenção conservadora.
d) preservação interventiva.
e) restauração preventiva.
 Como vimos, a conservação curativa se preocupa 
em recuperar o bem, sem considerar a organicida-
de, integridade ou caráter histórico do documento. 
Resposta: Letra B.
2. (CESPE-CEBRASPE – 2019) A retirada de poeira de 
documentos em suporte papel deve ser feita com 
pano levemente úmido.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
Os instrumentos mais utilizados para a retirada de 
poeira (higienização) dos documentos são: pincéis, 
flanelas, aspiradores de pó, bisturis, pinça, espátula, 
agulhas e cotonetes. Um pano levemente úmido em 
um documento de papel danificaria a superfície, não 
é recomendado. Resposta: Errado. 
PRESERVAÇÃO
Preservação: 
 z “Prevenção da deterioração e danos em documen-
tos, por meio de adequado controle ambiental e/ou 
tratamento físico e/ou químico” (DBTA, 2005).
 z “É um conjunto de medidas e estratégias de ordem 
administrativa, política e operacional que contri-
buem direta ou indiretamente para a preservação 
da integridade dos materiais” (CASSARES, 2000).
 z “Em um sentido geral, trata-se de toda a ação que 
se destina à salvaguarda dos registros documen-
tais” (SPINELLI, BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
A preservação refere-se aos procedimentos ANTES 
dos documentos serem deteriorados, são medidas 
preventivas. A sua banca pode cobrar qualquer um 
desses conceitos de preservação.
A preservação ocorre tanto nos documentos tradi-
cionais como nos digitais. As bancas sempre tentam 
colocar questões dizendo que as funções arquivísticas 
(classificação, avaliação, preservação) não ocorrem 
nos documentos digitais. Isso está errado.
Cada suporte recebe um tipo de tratamento. Então 
vamos pensar em um médico indicando a um paciente 
como se prevenir de uma doença! Ele vai indicar proce-
dimentos de acordo com as características do paciente, 
da mesma forma ocorre com documentos. Documentos 
em papel não receberão o mesmo tratamento que um 
documento em um pen drive, por exemplo.
A preservação também abrange o planejamento 
de emergência ou plano de desastre, o qual seria um 
plano de proteção civil aplicada aos arquivos, que 
estabelece medidas preventivas e de emergência em 
caso de sinistros. Seria, então, ter um protocolo de 
procedimentos quando acontecer incêndios, enchen-
tes, vandalismo e furto. 
“O planejamento para os casos de emergência não 
deverá acontecer de forma isolada. Para funcionar 
efetivamente, ele terá de ser integrado aos proce-
dimentos operacionais rotineiros da instituição. O 
plano precisará contemplar todos os tipos de emer-
gência e calamidades que a instituição pode vir a 
enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de 
longo prazo para os esforços de resgate e recupera-
ção. O plano deverá ser de fácil execução, de modo 
que instruções concisas e treinamento são funda-
mentais para que o êxito seja total” (COSTA, 2003).
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Algumas medidas de preservação são:
 z Adequação, por meio de equipamentos, da tem-
peratura e da umidade relativa do ar a parâme-
tros favoráveis à preservação dos documentos 
(climatização).
 z Criação e manutenção de ambiente de armazena-
mento propício à preservação.
 z Controle da qualidade do ar.
 z Controle da luminosidade.
 z Prevenção de infestação biológica.
 z Procedimentos de manutenção, segurança e prote-
ção contra fogo e danos por água.
RESTAURAÇÃO
Restauração: 
 z “conjunto de procedimentos específicos para recu-
peração e reforço de documentos deteriorados e 
danificados” (DBTA, 2005).
 z “é um conjunto de medidas que objetivam a estabi-
lização ou a reversão de danos físicos ou químicos 
adquiridos pelo documento ao longo do tempo e 
do uso, intervindo de modo a não comprometer 
sua integridade e seu caráter histórico” (CASSA-
RES, 2000).
 z “considerada como um conjunto de ações técni-
cas de caráter intervencionista nos suportes dos 
documentos, a restauração se propõe a executar o 
trabalho de reversão de danos físicos ou químicos 
que tenham ocorrido nos documentos ao longo do 
tempo” (SPINELLI, BRANDÃO & FRANÇA, 2011).
Importante!
A restauração ocorre depois que o dano já foi 
feito. É a tentativa de colocar um band-aid em 
um machucado ou uma cirurgia em um membro 
fraturado.
Segundo PAES (2004), os procedimentos de restau-
ração são:
Lembre-se que, para restaurar, o Ben Stiller Tem 
de LEr (BSTLE)!
Banho de gelatina
Silking
Tecido
Laminação
Encapsulação
Banho de gelatina: “Consiste em mergulhar o 
documento em banho de gelatina ou cola, o que 
aumenta a sua resistência, não prejudica a visibili-
dade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos 
raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, 
porém, tratados por este processo, que é manual, tor-
nam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, 
além de exigir habilidade do executor” (PAES, 2004).
Esse método é literalmente um banho em cola ou 
em gelatina no documento, a fim de aumentar a fir-
meza do papel.
O banho de gelatina:
 z Aumenta a resistência;
 z Não prejudica a visibilidade e flexibilidade;
 z Proporciona a passagem dos raios ultravioletas e 
infravermelhos;
 z Pode causar ataques de insetos e fungos.
Silking: “Este método utiliza tecido –crepeline 
ou musseline de seda – de grande durabilidade, mas, 
devido ao uso de adesivo à base de amido, suas quali-
dades são afetadas permanentemente. Tanto a legibi-
lidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame 
pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco 
prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil 
execução e cuja matéria-prima é de alto custo” (PAES, 
2004). É como se fosse feito uma plastificação do 
documento com esse adesivo de amido.
O silking:
 z Afeta o material que é feito o documento;
 z Prejudica pouco a flexibilidade, a reprodução e o 
exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos;
 z É difícil de ser feito e o material é caro.
Tecido: “Processo de reparação em que são usa-
das folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta 
de amido. A durabilidade do papel é aumentada con-
sideravelmente, mas o emprego do amido propicia 
o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos 
raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir 
a legibilidade e a flexibilidade” (PAES, 2004). A plastifi-
cação com tecido é basicamente o mesmo processo do 
silking, mas seu método é feito com material de menor 
qualidade e custo.
Laminação: 
 z “Processo em que se envolve o documento, nas 
duas faces, com uma folha de papel de seda e outra 
de acetato de celulose, colocando-o numa prensa 
hidráulica, sob pressão média de 7 a 8 kg/cm e tem-
peratura entre 145 a 155°C. O acetato de celulose, 
por ser termoplástico, adere ao documento jun-
tamente com o papel de seda e dispensa adesivo. 
A durabilidade e as qualidades permanentes do 
papel são asseguradas sem perda da legibilidade e 
da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fun-
gos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso 
pode ser removida com água e sabão. O volume 
do documento é reduzido, mas o peso duplica. A 
aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a maté-
ria-prima, de fácil obtenção. A fotografia é simpli-
ficada e o material empregado na restauração não 
impede a passagem dos raios ultravioletas e infra-
vermelhos. Assim, as características da laminação 
são as que mais se aproximam do método ideal” 
(PAES, 2004).
 z “Processo de restauração que consiste no reforço 
de documentos deteriorados ou frágeis, colocan-
do-os entre folhas de papel de baixa gramatura, 
fixadas por adesivo natural, semissintético ou sin-
tético, por meio de diferentes técnicas, manuais 
ou mecânicas” (DBTA, 2005). A laminação parece, 
dessa forma, com a ação de adicionar ao docu-
mento uma camada de tecido para que ele fique