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Arquivologia
Polícia Federal
Livro Eletrônico
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AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
Sumário
Apresentação ................................................................................................................................... 3
1. Ciclo Vital dos Documentos e Tabela de Temporalidade ..................................................20
2. Arquivamento e Ordenação dos Documentos .................................................................... 23
3. Protocolo .................................................................................................................................... 26
4. Preservação de Documentos .................................................................................................28
5. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ........................................................................... 29
6. Classificação dos Documentos .............................................................................................. 30
7. Microfilmagem ............................................................................................................................31
8. Gestão de Documentos ........................................................................................................... 33
9. Políticas Públicas de Arquivo. Legislação Arquivística ....................................................34
10. Princípios Arquivísticos ......................................................................................................... 36
11. Documentos Digitais ............................................................................................................... 37
12. Políticas de Acesso aos Documentos de Arquivo.............................................................38
13. Classificação dos Arquivos ................................................................................................... 39
14. Sistemas e Redes de Arquivos .............................................................................................40
15. Diagnóstico da Situação Arquivística e Realidade Arquivística Brasileira ................. 41
16. Normas Nacionais e Internacionais de Arquivos .............................................................43
Questões de Concurso .................................................................................................................46
Gabarito ......................................................................................................................................... 126
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ApresentAção
Nesta Aula 80/20, o objetivo é otimizar a sua preparação. Em um primeiro momento, fare-
mos uma análise do último edital da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) para o concurso do 
Departamento de Polícia Federal (DPF), com ênfase no cargo de Escrivão, que é o cargo em 
que a disciplina de Arquivologia é cobrada.
O conteúdo programático de Arquivologia é relativamente extenso, abrangendo muitos tó-
picos. A fim de extrair os conteúdos mais relevantes, faremos uma análise das provas já reali-
zadas pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) ao longo do tempo. Dessa análise, podemos 
extrair os pontos mais recorrentes, direcionando a sua preparação para o que é mais impor-
tante, indo direto ao ponto. Destaco que esta Aula 80/20 acaba sendo uma espécie de resumo 
das aulas que compõem o curso de Arquivologia (aulas autossuficientes em PDF, Gran Cursos 
Online), e deve ser utilizada como complemento daquelas, para fixação dos tópicos mais im-
portantes e mais cobrados pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB), de forma a otimizarmos 
sua preparação. Desta forma, vamos direto ao que interessa!
Análise da Banca Cebraspe (Antigo Cespe-UnB)
Análise do presente edital do concurso para o Departamento de Polícia Federal (Cargo: 
Escrivão de Polícia Federal):
Segundo o Edital n. 1/2021 – DGP/PF, de 15 de janeiro de 2021, a prova objetiva será com-
posta por questões de CERTO ou ERRADO, como é típico da banca.
A prova objetiva para o cargo de Escrivão será composta por um total de 120 (cento e vin-
te) itens, distribuídos de forma que as questões de Arquivologia estão no Bloco III, juntamente 
com os itens de Contabilidade Geral, num total de 24 (vinte e quatro) itens para as duas disci-
plinas. Desta forma, o mais provável, é que tenhamos 12 (doze) itens de Arquivologia (não há 
obrigatoriedade de que a banca cobre a mesma quantidade das duas disciplinas, mas é uma 
tendência), um número bem significativo, se considerarmos as diversas disciplinas cobradas 
na prova. Na última prova, de 2018, também foram cobrados 12 itens desta disciplina.
O Edital apresentou o seguinte conteúdo programático a ser cobrado nas questões de Ar-
quivologia:
1 Arquivística. 1.1 Princípios e conceitos. 2 Políticas públicas de arquivo, legislação arquivística. 3 
Normas nacionais e internacionais de arquivo. 4 Sistemas e redes de arquivo. 5 Gestão de documen-
tos; implementação de programas de gestão de documentos. 6 Diagnóstico da situação arquivística 
e realidade arquivística brasileira. 7 Protocolo. 7.1 Recebimento, registro, distribuição, tramitação 
e expedição de documentos. 8 Funções arquivísticas. 8.1 Criação de documentos. 8.2 Aquisição 
de documentos. 8.3 Classificação de documentos. 8.4 Avaliação de documentos. 8.5 Difusão de 
documentos. 8.6 Descrição de documentos. 8.7 Preservação de documentos. 9 Análise tipológica 
dos documentos de arquivo. 10 Políticas de acesso aos documentos de arquivo. 11 Sistemas infor-
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matizados de gestão arquivística de documentos. 11.1 Documentos digitais. 11.2 Requisitos. 11.3 
Metadados. 12 Microfilmagem de documentos de arquivo.
Mais uma vez destaco que TODOS os conteúdos elencados no edital estão contemplados 
em meu curso de Arquivologia (aulas autossuficientes em PDF, Gran Cursos Online). Como 
o objetivo agora é otimizar a sua preparação, trabalharemos de forma objetiva os conteúdos 
mais relevantes para a sua preparação – isto é, os conteúdos mais cobrados nas provas ante-
riores da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB).
Assim, começaremos por uma análise das provas anteriores e, depois partiremos para 
uma revisão dos conteúdos teóricos mais importantes (sempre partindo da ideia de que você 
já assistiu às aulas do curso completo e agora está reforçando os tópicos mais relevantes). Ao 
final, concluímos esta jornada com a resolução de questões, ilustrando o modo como cada um 
dos conteúdos é abordado pela banca.
Conteúdos mais Cobrados nas Provas Anteriores
Provas Analisadas
A minha análise fundamenta-se nas questões extraídas de provas anteriores aplicadas 
pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) ao longo de sua existência. Estou há mais de 20 
anos produzindo material e ministrando aulas de Arquivologia para concursos e sempre bus-
quei acompanhar tudo o que é cobrado pelas diversas bancas em todo o país, acumulando e 
organizado as questões aplicadas para análise.
Hoje, com as diversas plataformas disponíveis na Internet, este trabalho fica bem mais 
facilitado. Um destaque neste aspecto é a nossa plataforma Gran Cursos Questões (área “As-
suntos Frequentes”): http://questoes.grancursosonline.com.br/.bem 
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
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Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos docu-
mentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, trami-
tados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda.
No que se refere aos arquivos privados, a Lei destaca, em seu artigo 12, que estes podem 
ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, desde que sejam con-
siderados importantes para a história e o desenvolvimento científico nacional.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público 
e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e de-
senvolvimento científico nacional.
Uma vez identificados como de interesse público e social, estes arquivos privados não po-
derão ser alienados com dispersão (ou seja, se o proprietário quiser vender o arquivo, terá de 
ser com todos os documentos, e não em partes) e nem transferidos para o exterior.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alie-
nados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
10. prinCípios ArquiVístiCos
Este é um tópico que costuma confundir muito a cabeça dos alunos, pois aborda princípios 
que norteiam a disciplina arquivística e que, sem um contexto para sua aplicação, às vezes são 
difíceis de compreender.
Seguindo a ideia de que você já teve acesso à aula completa da matéria, onde analisamos com 
mais calma e detalhes cada assunto, vamos ao resumo dos princípios arquivísticos mais importan-
tes e mais suscetíveis de cobrança pela banca, de acordo com a análise das provas anteriores:
PRINCÍPIO RESUMO
Organicidade
Os documentos de arquivo surgem a partir das atividades da 
entidade acumuladora (pessoa ou instituição), comprovando 
suas transações com o decorrer do tempo.
Proveniência ou 
Respeito aos Fundos
Quando reunidos em um mesmo local, arquivos de entidades 
distintas não devem se misturar uns aos outros.
Respeito à Ordem 
Original
Quando encaminhado para guarda por terceiro, o arquivo deve 
conservar o arranjo (ordem dada aos documentos) definido pela 
entidade acumuladora.
Unicidade
Os documentos de arquivo são únicos, no que diz respeito ao 
contexto de sua produção.
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PRINCÍPIO RESUMO
Cumulatividade
O arquivo é uma formação progressiva e contínua de 
documentos.
Territorialidade
Os documentos de arquivo devem ser mantidos no local em 
que foram acumulados, a fim de que seu potencial histórico seja 
atingido.
Reversibilidade
Na aplicação de técnicas de restauração de documentos, devem 
ser utilizados procedimentos que permitam serem revertidos 
(desfeitos), se necessário, sem que os documentos sejam 
prejudicados.
Integridade
O arquivo não deve sofrer destruição, alienação, acréscimo 
indevido que prejudique sua integridade.
11. doCumentos digitAis
Apesar de não ter sido, até o momento, um dos assuntos mais abordados pela banca CE-
BRASPE (antigo Cespe-UnB), imagino que a tendência futura seja de um aumento do número 
de questões relativas à automação de arquivos, já que a cada dia temos mais e mais informa-
ções armazenadas em meio digital e menos informações nos meios tradicionais, destacada-
mente o papel.
O primeiro aspecto que o candidato nunca deve se esquecer é o de que, ao contrário do 
que muita gente imagina, informações em meio digital TAMBÉM FAZEM PARTE DO ARQUIVO.
As informações em meio digital podem ser de duas naturezas: temos os documentos na-
todigitais, que já nascem em meio digital, e os documentos digitalizados, que são cópias de 
documentos originalmente em meio tradicional (destacadamente o papel) para o meio digital.
Um aspecto importante a ser observado nas questões da banca CEBRASPE (antigo Cespe-
-UnB) a respeito do assunto são os cuidados a serem observados na preservação de documen-
tos digitais a longo prazo, conforme descrito a seguir:
PRESERVAÇÃO DE
DOCUMENTOS
EM MEIO DIGITAL
Exige realização
periódica de cópias de
segurança (backup);
Exige atualização de
suporte (m ídias), antes
de se tornarem
obsoletas.
Exige atualização do formato dos
arquivos, que se tornam obsoletas
rapidamente;
Exige ambiente climatizado, a fim
de conservar as mídias de
armazenamento;
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Ainda com relação aos documentos digitais, há que se destacar o procedimento de digi-
talização de documentos, que sempre foi uma técnica que visava a facilitação do acesso e a 
preservação dos documentos originais e que, por força do Decreto 10.782/2020, passou a ter 
validade legal, assim como a microfilmagem e, desta forma, pode ser utilizada a partir de então 
como forma de eliminar os originais e garantir espaço nos arquivos, desde que os documentos 
originais não sejam de importância histórica e guarda permanente (mesmo critério adotado na 
microfilmagem).
12. polítiCAs de ACesso Aos doCumentos de ArquiVo
Este tópico trata da aplicação da Lei n. 12.527/2011, conhecida como a Lei de Acesso à 
Informação, nos arquivos públicos.
O que a banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) faz é buscar os artigos mais importantes des-
ta Lei e “jogá-los” na prova, muitas vezes invertendo as afirmações previstas nesta legislação.
Os artigos mais importantes e mais cobrados são os seguintes:
O artigo 5º prevê que é dever do governo garantir que o cidadão tenha acesso às informa-
ções contidas nos arquivos públicos de forma ágil e transparente.
Art. 5 É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante 
procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreen-
são.
Certamente, os artigos mais cobrados e “mais importantes”, em termos arquivísticos, des-
ta Lei, são os artigos 23 e 24, que afirmam que nem toda informação presente nos arquivos 
públicos estará disponível à sociedade. O governo tem a prerrogativa de considerar determina-
dos assuntos como sigilosos, sendo que, para isso, atribuirá a estes documentos determinado 
grau de sigilo, retirando-os do acesso pleno à sociedade por tempo determinado:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão 
de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como 
ultrassecreta, secreta ou reservada.
Cabe aqui destacar a importância de se memorizar os prazos máximos que cada grau de 
sigilo pode alcançar, pois é um detalhe cobrado de forma sistemática pela banca em suas pro-
vas. Estes prazos máximos estão previstos ainda no artigo 24 desta lei.
Art. 24,§ 1 Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação pre-
vista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II – secreta: 15 (quinze) anos; e
III – reservada: 5 (cinco) anos.
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A partir deste artigo, cabe-nos concluir que nenhum documento pode ser restrito de forma 
definitiva no Brasil, como acontecia antes da vigência desta lei.
O artigo 27 traz a relação de autoridades competentes para atribuir grau de sigilo a docu-
mentos, no âmbito da Administração Pública Federal (Poder Executivo Federal):
Art. 27. A classificação de informação é de competência:
I – no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.
II – no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de autarquias, fun-
dações, empresas públicas e sociedades de economia mista;
III – no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções 
de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento 
Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão 
ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
Com relação às informações pessoais existentes nos arquivos públicos, que de alguma 
forma possam prejudicar a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem do indivíduo, esta 
legislação prevê um prazo máximo de 100 (cem) anos de restrição. Este prazo poderá ser re-
duzido, se autorizado pela pessoa a que a documentação se referir.
Art. 31, § 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida priva-
da, honra e imagem:
I – terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 
100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à 
pessoa a que elas se referirem; e
II – poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou con-
sentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.
13. ClAssiFiCAção dos ArquiVos
Apesar de não ser muito cobrado, este item pode fazer uma boa diferença. Um aspecto 
positivo é o fato de que não há muito o que inventar aqui. O que a banca CEBRASPE (antigo 
Cespe-UnB) faz é simplesmente copiar e colar os conceitos previstos na obra “Arquivo: Teoria 
e Prática”, da autora Marilena Leite Paes, misturando as definições entre os itens, tornando-os 
muitas vezes incorretos. Portanto, há que se observar estas definições, conforme previstas a 
seguir. Fiz questão de, na medida do possível, utilizar os termos previstos nesta bibliografia, 
pois são os mesmos que normalmente aparecem nas provas, já que os examinadores costu-
mam simplesmente copiar estes conceitos.
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CLASSIFICAÇÃO
DOSARQUIVOS
Quanto os
estágios de
evolução
Quanto à
entidade
mantenedora
Quanto à
natureza dos
documentos
Quanto à
extensão de
sua atuação
INTERMEDIÁRIOS: Arquivos que guardam documentos
que já foram resolvidos mas ainda podem ser questionados
PERMANENTES: Arquivos que guardam documentos que já
prescreveram e são guardados pelo valor histórico
PÚBLICOS: Arquivos de órgãos e entidades públicas
PRIVADOS: Mantidos por
entidades privadas.
INSTITUCIONAIS: Mantidos por
entidades sem fins lucrativos
PESSOAIS: Mantidos por pessoas físicas
ESPECIAIS: Mantêm sob guarda documentos de
formas físicas diversas e que exijam tratamento
diferenciado no que se refere à guarda e conservação
SETORIAIS: Instalados junto aos órgãos operacionais (setores),
cumprindo funções de arquivos correntes
CENTRAL ou GERAL: Acumulam em um único local
documentos correntes provenientes das diversas áreas da
instituição , centralizando os documentos correntes
ESPECIALIZADOS: Mantêm sob guarda documentos de
determinada área do conhecimento
CORRENTES: Arquivos que guardam documentos
mais novos e que estão sendo resolvidos
COMERCIAIS: Mantidos por entidades
comerciais que visam o lucro
14. sistemAs e redes de ArquiVos
Como vimos na estatística, não é dos assuntos mais cobrados (responde por 1,2% das 
questões já aplicadas), ou seja, muito raramente aparece nas provas, mas de qualquer forma 
merece atenção.
Este é outro tópico relacionado à legislação arquivística brasileira. Em regra, temos dois 
grandes sistemas de arquivos públicos no Brasil: o SINAR (Sistema Nacional de Arquivos), que 
engloba todos os órgãos e entidades públicas do país, e o SIGA (Sistema de Gestão de Docu-
mentos Arquivísticos), que engloba apenas os órgãos do Poder Executivo Federal.
Enquanto o órgão central do SINAR é o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), o órgão 
central do SIGA é o Arquivo Nacional.
Perceba que os órgãos do Poder Executivo Federal pertencem aos dois sistemas.
Um sistema de arquivos é criado para que haja uniformidade de procedimentos entre os 
seus integrantes, no que se refere à política de tratamento dos documentos. Desta forma, as 
normas emitidas pelo Conarq devem ser seguidas por todos os órgãos e entidades públicas do 
país, enquanto as normas emitidas pelo Arquivo Nacional se restringem aos órgãos do Poder 
Executivo Federal.
Vejamos a seguir os principais tópicos da legislação que tratam destes órgãos e sistemas.
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Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, 
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
O Decreto 4.073/2002 apresenta o SINAR como Sistema que envolve todos os órgãos e 
entidades públicas do país, em todas as esferas e poderes. O CONARQ é o órgão central deste 
sistema, com competência para criar normas e resoluções na área de arquivo a serem cumpri-
das por todos os integrantes (ou seja, todos os órgãos e entidades públicas do país).
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I – o Arquivo Nacional;
II – os arquivos do Poder Executivo Federal;
III – os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV – os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V – os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI – os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII – os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
O Decreto n. 4.915/2003 apresenta o SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo), 
que envolve apenas os órgãos e entidades vinculados à Administração Pública Federal (Poder 
Executivo Federal) e tem o Arquivo Nacional como órgão central.
Art. 1º Ficamorganizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo – SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e 
entidades da administração pública federal.
Ao analisar as questões anteriores, vemos que o Cebraspe (antigo Cespe-UnB) cobra, com 
certa frequência, a qual sistema pertence determinada instituição ou quem é o órgão central 
de cada sistema. Em boa parte das questões, a banca inverte as informações, para tornar o 
item incorreto.
Há que se memorizar que, se o órgão/entidade é do Poder Executivo Federal, fará parte 
dos dois sistemas, e se não for do Poder Executivo Federal, fará parte apenas do SINAR, e 
não do SIGA.
15. diAgnóstiCo dA situAção ArquiVístiCA e reAlidAde ArquiVístiCA brA-
sileirA
Outro assunto que não aparece com muita frequência, se comparado aos demais previstos 
no edital (responde por 1,0% das questões já aplicadas.
O diagnóstico da situação arquivística de uma instituição é o instrumento que direciona as 
ações a serem tomadas no planejamento dos recursos humanos, físicos, materiais e tecnoló-
gicos empregados no gerenciamento da informação e na gestão de documentos.
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Em regra, o diagnóstico da situação arquivística deve conter informações relativas à insti-
tuição em sua individualidade, ou seja, o diagnóstico da situação arquivística é aplicado para o 
tratamento de uma instituição, em caráter particular.
De um modo geral, o diagnóstico visualiza e possibilita de forma precisa as mudanças que 
a instituição, seja ela pública ou privada, necessita realizar para alcançar os objetivos relativos 
aos procedimentos adequados para gestão documental eficiente. Com esse instrumento de 
avaliação é possível observar a relação que os documentos têm entre si e entre a instituição 
que o gerou, como, por exemplo, as suas funções e atividades as quais se destinam.
Deste modo, o diagnóstico levanta os elementos necessários que estão relacionados ao 
gerenciamento da informação e destaca soluções que priorizam mudança no tratamento dos 
documentos gerados e que são arquivados de maneira equivocada.
O enfoque do diagnóstico pode ser: maximalista (quando visa levantar dados de todas os 
órgãos da Justiça Eleitoral, por exemplo) ou minimalista (quando o objetivo é um órgão ou um 
setor onde o arquivo está sendo tratado).
DIAGNÓSTICO
ARQUIVÍSTICO
MAXIMALISTA (quando visa levantar
dados de diversas instituições ao
mesmo tempo, para subsidiar uma
política arquivística mais ampla.)
MINIMALISTA (quando visa levantar
dados de uma entidade específica, a
fim de subsidiar um tratamento
arquivístico mais específico.)
Para fins de tratamento, o ideal é o minimalista, porque contempla informações importan-
tes a serem utilizadas pelo arquivista na organização do acervo. O maximalista é utilizado em 
políticas relacionadas à gestão documental e possui uma visão mais abrangente.
A opção por um diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é feita, por exem-
plo, para coletar informações necessárias para a elaboração de planos de classificação e ta-
belas de temporalidade.
Realidade Arquivística Brasileira
Segundo Renato Tarciso Barbosa de Sousa, no Brasil, temos o seguinte cenário para os 
arquivos públicos:
• acumulação diária de um grande volume documental;
• necessidade de manter a documentação por questões legais, fiscais e técnicas;
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• pouca disponibilidade de espaço físico e mobiliário para guarda dos documentos nos 
setores de trabalho;
• inexistência de locais adequados para o armazenamento de documentos;
• falta de orientação para a gestão dos documentos;
• métodos ineficientes e improvisados para a organização e acesso aos documentos.
Segundo o autor, atualmente, o cenário mais comum nas organizações públicas brasileiras 
é o da existência de dois grandes conjuntos documentais: arquivos montados nos setores de 
trabalho e massas documentais acumuladas.
Entende-se por massas documentais acumuladas grandes volumes de documentos acu-
mulados sem o tratamento arquivístico adequado. Em geral, tais documentos não foram sub-
metidos à tabela de temporalidade, ou seja, não há um controle do prazo de guarda e, assim, 
documentos que já deviam ter sido eliminados dividem o espaço com documentos que ainda 
precisam ser mantidos, por questões legais ou administrativas.
A Lei n. 8.159/1991 foi um marco importante na realidade arquivística brasileira, ao esta-
belecer a necessidade, em todo órgão público, da implantação de um programa de gestão de 
documentos. Ocorre que esta obrigatoriedade não foi seguida por ações efetivas pelos órgãos 
públicos, nas diversas esferas e poderes.
O que temos hoje são instituições públicas em níveis satisfatórios de avanço no que se 
refere à gestão documental (principalmente na esfera federal) e órgãos que sequer dispõem 
de tabelas de temporalidade que garantam um mínimo de organização a seus acervos (princi-
palmente nas esferas estadual / municipal).
Tais dificuldades são decorrentes da falta de mão de obra especializada e de recursos fi-
nanceiros disponíveis para a área de arquivo e gestão documental.
16. normAs nACionAis e internACionAis de ArquiVos
Dos assuntos previstos no edital, este é o menos cobrado (não considerei nesta análise 
provas que exijam formação superior em Arquivologia, pois o foco destas provas é bem dife-
rente daqueles para os quais não se exige formação na área. Destaco este aspecto porque es-
tas normas são, na prática, restritas à atuação do profissional graduado na área, o que explica 
o baixo número de questões em concursos que não exijam esta formação.
Este tópico está ligado às normas utilizadas para a descrição de documentos, na elabora-
ção dos instrumentos de pesquisa adotados nos arquivos permanentes.
Após o acervo de um arquivo ser organizado, é necessário que os pesquisadores e usuá-
rios do arquivo encontrem os documentos (informações) de que necessitam para seu interes-
se. O profissional arquivista responsável pelo acervo documental deve elaborar instrumentos 
de pesquisa ou busca, a fim de identificar a documentação que existe no arquivo.
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
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Entende-se por descrição um conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos 
formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
A classificação dos documentos só consegue atingir plenamente seus objetivos mediante 
a descrição. Sendo assim, a descrição é proveniente do processo de classificação e de ava-
liação, devendo ser aliada a um conjunto de metadados que representem as informações que 
identificam o acervo arquivístico e explicam o seu contexto.
No intuito de padronizar a descrição arquivística em nível internacional, o Conselho Inter-
nacional de Arquivos criou uma normamundial de descrição arquivística, General International 
Standard Archival Description, a ISAD(G). Esta norma propõe padronizar a descrição arquivísti-
ca a partir de uma estruturação multinível, isto é, do geral ao particular, inserindo cada item da 
descrição na estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relação hierárquica. Existe também 
outras normas como a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE).
Vejamos a seguir as principais normas utilizadas no processo de descrição de arquivos.
ISAD (G)
A ISAD(G) – General International Standard Archival Description, ou Norma Geral Interna-
cional de Descrição Arquivística – é uma norma desenvolvida pelo Conselho Internacional de 
Arquivos / International Council on Archives (ICA) que estabelece directrizes gerais para a des-
crição arquivística, devendo ser usada em conjunto com normas ou recomendações nacionais 
existentes em cada país.
ISAAR (CPF)
A ISAAR (CPF) (Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Co-
letivas, Pessoas Singulares e Famílias) foi elaborada pelo Conselho Internacional de Arquivos.
A primeira edição da ISAAR(CPF) foi desenvolvida entre 1993 e 1995 e publicada em 1996. 
A atual segunda edição de 2004 contém uma seção descrevendo o modo como os registos de 
autoridade arquivística se podem ligar à documentação de arquivo e a outros recursos, incluin-
do as descrições arquivísticas segundo a norma ISAD(G).
Esta norma dá diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística que for-
neçam descrições de entidades (entidades coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à pro-
dução e manutenção de arquivos.
Registros de autoridade arquivística podem ser usados para:
• descrever uma entidade coletiva, pessoa, ou família como unidades dentro de um siste-
ma de descrição arquivístico; e/ou
• controlar a criação e uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas;
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• documentar relações entre diferentes produtores de documentos e entre essas entida-
des e os documentos que produziram e/ou outros recursos sobre ou produzidos por 
essas mesmas entidades.
ISDIAH
A ISDIAH é uma norma internacional que tem por objetivo apresentar “regras gerais para a 
normalização de descrições de instituições com acervos arquivísticos”.
Esta norma apresenta regras gerais para a normalização de descrições de instituições com 
acervos arquivísticos, permitindo assim:
• o fornecimento de orientação prática na identificação e contato com instituições com 
acervos arquivísticos e no acesso ao acervo e aos serviços disponíveis;
• a elaboração de diretórios de instituições com acervo arquivístico e/ou listas de autori-
dade;
• o estabelecimento de conexões com listas de autoridade de bibliotecas e museus e/
ou o desenvolvimento de diretórios comuns de instituições de patrimônio cultural nos 
níveis regional, nacional e internacional; e
• a produção de estatísticas de instituições com acervo arquivístico, nos níveis regional, 
nacional ou internacional.
NOBRADE
Esta norma estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, 
compatíveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e ISAAR(CPF), e tem em vista 
facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional.
Normas para descrição de documentos arquivísticos visam garantir descrições consisten-
tes, apropriadas e autoexplicativas. A padronização da descrição, além de proporcionar maior 
qualidade ao trabalho técnico, contribui para a economia dos recursos aplicados e para a oti-
mização das informações recuperadas. Ao mesmo tempo que influem no tratamento técnico 
realizado pelas entidades custodiadoras, as normas habilitam o pesquisador ao uso mais ágil 
de instrumentos de pesquisa que estruturam de maneira semelhante a informação.
Assim como as normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF) demandam normas nacio-
nais, a norma brasileira advoga a padronização de procedimentos em sistemas de arquivos e/
ou em entidades custodiadoras.
Com isso a gente conclui nosso resumo com os tópicos mais relevantes a serem refor-
çados para as questões de Arquivologia da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB). Pra refor-
çar mais ainda, segue bateria de questões da banca cobradas nos últimos anos. Para fins de 
ordenação, separei as questões por assunto e, dentro do assunto, em ordem cronológica, da 
mais recente para a mais antiga, a fim de otimizar nossa análise. Mãos à obra e divirta-se com 
as questões.
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QUESTÕES DE CONCURSO
001. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) A atividade funcional ou intelectual de instituições ou pes-
soas explica a origem do acervo de arquivos.
O acervo dos arquivos (conjunto de documentos acumulados) das pessoas ou instituições é 
formado a partir das atividades desenvolvidas por estas entidades, uma vez que tais documen-
tos servem para provar tais atividades.
Certo.
002. (CEBRASPE/EBSERH/2018) O termo arquivo pode ser utilizado para denominar o local 
onde o acervo documental será conservado, bem como para designar um órgão governamen-
tal cuja finalidade é guardar e conservar documentações.
O termo arquivo, além de designar o conjunto de documentos acumulados por uma entidade 
(pessoa física ou jurídica), também serve para designar um órgão governamental responsável 
pela guarda de documentos.
Certo.
003. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Em geral, documentos arquivísticos são reflexos de ativida-
des administrativas, legais ou fiscais.
Os documentos de arquivo comprovam as atividades e transações da entidade acumuladora.
Certo.
004. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A capacidade de provar fatos ocorridos é uma das utilidades 
dos documentos de arquivo.
O documento de arquivo tem como uma de suas características o fato de provar atividades 
desenvolvidas pela entidade que o acumulou, seja pessoa física ou jurídica.
Certo.
005. (CEBRASPE/ANVISA/2016) Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, 
os documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos e(ou) 
recebidos no desenvolvimento das atividades administrativas da agência.
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O item apresenta o conceito de arquivo utilizando a Anvisa, como exemplo. É uma situação 
muito comum em provas do Cespe-UnB, como veremos em diversas questões seguintes.
Certo.
006. (CEBRASPE/FUB/2016) Uma justificativa para se conservarem os documentos na unida-
de de trabalho ou na instituição é o poder de prova que eles podem apresentar.
Os documentos de arquivo têm como uma de suas características servirem para provar as 
atividades ou transações.
Certo.
Conceitos de Documento e de Suporte
007. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Para se definir um documento, um aspecto essencial é a exis-
tência de um suporte no qual os signos sejam registrados, embora o tipo de suportenão in-
fluencie na definição de se tratar ou não de um documento.
Todo documento de arquivo deve receber tratamento arquivístico adequado, independente-
mente de seu suporte. Portanto, o tipo de suporte não influencia na definição de se tratar ou 
não um documento.
Certo.
008. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Os documentos de arquivo podem ser aqueles acumulados 
por uma pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza deles.
O item apresenta corretamente o conceito de documento de arquivo.
Certo.
009. (CEBRASPE/TELEBRAS/2015) Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo 
da TELEBRAS é formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do desenvolvi-
mento de atividades dessa empresa.
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O item apresenta corretamente uma definição para arquivo, de acordo com a bibliografia arqui-
vística: conjunto de documentos de uma pessoa (física ou jurídica) acumulado ao longo de sua 
existência, em decorrência de suas atividades.
Certo.
Finalidades dos Arquivos
010. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A função básica do arquivo é preservar a memória de uma 
instituição e, justamente por isso, existe a guarda permanente de documentos.
Na verdade, a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações mantidas sob a 
sua guarda, o que está relacionado à atividade funcional da instituição. Preservar a memória 
está relacionado à finalidade histórica, que é uma finalidade secundária dos arquivos.
Errado.
011. (CEBRASPE/DPF/2018) Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e ad-
ministrativos.
Em um primeiro momento, os documentos de arquivos são utilizados com objetivos funcio-
nais. Em um segundo momento, os documentos são utilizados para fins históricos.
Certo.
012. (CEBRASPE/EMAP/2018) O objetivo primeiro do arquivo é servir de testemunho histórico.
Em um primeiro momento, o arquivo conserva os documentos para fins administrativos, e não 
para testemunho histórico, o que só ocorrerá em um segundo momento.
Errado.
013. (CEBRASPE/MP-PI/2018) O documento de arquivo tem como característica ser produzi-
do e conservado com objetivos históricos e culturais.
Os documentos de arquivo são produzidos com objetivos funcionais, isto é, servirem de apoio 
às atividades administrativas da instituição.
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Errado.
Diferenças Básicas entre Arquivo e Biblioteca
014. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Os objetivos do arquivo são técnicos, científicos e culturais.
De acordo com a bibliografia utilizada para esta questão (Marilena Leite Paes), o objetivo dos 
arquivos é funcional, ou seja, subsidiar as atividades da entidade acumuladora (pessoa física 
ou jurídica), ao passo que o objetivo das bibliotecas e museus é científica ou cultural.
Errado.
015. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) As formas pelas quais o material entra no arquivo são, em 
geral, a compra, a doação ou a permuta.
Os arquivos são formados a partir da produção ou recebimento de documentos pelas entida-
des acumuladoras (pessoas físicas ou jurídicas). Compra, doação e permuta são formas de 
acumulação de documentos das bibliotecas, e não dos arquivos.
Errado.
016. (CEBRASPE/EMAP/2018) Define-se arquivo como o conjunto de material impresso dis-
posto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
O item apresenta a definição de biblioteca, a partir da bibliografia de Marilena Leite Paes, e não 
de arquivo.
Errado.
017. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O arquivo é composto, em sua maioria, de documentos ori-
ginais e respectivas cópias.
Os documentos de arquivo são arquivados, em regra, por um único exemplar (normalmente 
original) ou limitado número de cópias. Portanto, é possível que cópias de documentos sejam 
arquivadas sim, mas isso seria uma exceção. Da forma como está colocada a situação, dá a 
entender que o normal é que sejam arquivados original e cópia como regra, o que torna o item 
incorreto.
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Errado.
018. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Coleção de manuscritos históricos reunidos por uma institui-
ção também constitui um arquivo.
O termo coleção caracteriza conjunto de documentos não orgânicos, e não pode ser utilizado 
para designar arquivos, e sim bibliotecas e museus.
Errado.
019. (CEBRASPE/FUB/2016) Os arquivos da Universidade de Brasília (UnB) atendem objeti-
vos funcionais.
Os documentos de arquivo são acumulados com objetivos funcionais, ao contrário dos docu-
mentos das bibliotecas, que são acumulados para pesquisa e consulta.
Certo.
020. (CEBRASPE/FUB/2016) Os documentos textuais normalmente presentes nos arquivos 
são também encontrados nas bibliotecas.
Os documentos encontrados nos arquivos não são os mesmos encontrados nas bibliotecas. 
Enquanto os documentos de arquivo são orgânicos (criados de acordo com as atividades de-
senvolvidas pela entidade, a biblioteca reúne material de estudo e pesquisa considerado não 
orgânico).
Errado.
021. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) Os documentos de arquivo distinguem-se 
de outros conjuntos documentais em razão de a sua finalidade original ser
a) histórica.
b) social.
c) política.
d) cultural.
e) administrativa.
Os documentos arquivísticos são criados para atender às necessidades da instituição, ou seja, 
são criados para fins administrativos, enquanto os documentos de biblioteca são criados para 
fins de estudo e pesquisa.
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Letra e.
022. (CEBRASPE/FUB/2015) Os documentos de um arquivo são produzidos e conservados 
com objetivos funcionais e a essência da documentação não é o documento propriamente 
dito, mas sim a informação contida nele.
Os documentos de arquivo se caracterizam por serem informações registradas em determi-
nado material (suporte). Tais documentos são produzidos de acordo com as atividades da 
instituição e servem para subsidiar tais atividades.
Certo.
Classificação dos Arquivos
Quanto aos Estágios de Evolução
023. (CEBRASPE/FUB/2015) No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos po-
dem ser classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e arquivos de 
terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.
O item apresenta corretamente a classificação dos arquivos com relação aos estágios de evo-
lução dos documentos, que é um dos critérios de classificação dos arquivos apresentados por 
Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: Teoria e Prática”, da editora FGV.
Certo.
Quanto à Extensão de sua Atuação024. (CEBRASPE/FUB/2015) Segundo a abrangência de atuação dos documentos, os arqui-
vos podem ser classificados como especial e especializado.
Os arquivos podem ser classificados a partir de quatro critérios distintos, segundo a bibliogra-
fia arquivística (com destaque para a obra “Arquivo: Teoria e Prática”, da autora Marilena Leite 
Paes): 1) quanto à entidade mantenedora (públicos, institucionais, comerciais ou pessoais); 
2) quanto aos estágios de evolução (correntes, intermediários ou permanentes); 3) quanto à 
natureza dos documentos (especiais e especializados); e 4) quanto à extensão de sua atua-
ção (setoriais ou central/geral). O item está incorreto por apresentar os exemplos de arquivos 
classificados quanto à natureza dos documentos, e não quanto à extensão (abrangência) de 
atuação, como afirma.
Errado.
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025. (CEBRASPE/FUB/2015) Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades 
em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as 
suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em 
função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos.
Os arquivos podem ser classificados a partir de quatro critérios distintos, segundo a bibliogra-
fia arquivística (com destaque para a obra “Arquivo: Teoria e Prática”, da autora Marilena Leite 
Paes): 1) quanto à entidade mantenedora (públicos, institucionais, comerciais ou pessoais); 
2) quanto aos estágios de evolução (correntes, intermediários ou permanentes); 3) quanto à 
natureza dos documentos (especiais e especializados); e 4) quanto à extensão de sua atuação 
(setoriais ou central/geral). O item está incorreto pois o arquivo geral, citado, é um exemplo de 
arquivo classificado quanto à extensão de atuação, e não quanto à natureza dos documentos, 
como afirma.
Errado.
Classificação dos Documentos
026. (CEBRASPE/DPF/2018) Os caracteres externos do tipo documental são o código da sé-
rie, o destinatário e a tramitação.
O gênero, o suporte, o formato e a forma são os caracteres externos que fazem parte do tipo 
documental.
Errado.
Gênero
027. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Filme, fotografia, disco, planta, microficha e relatório são os 
gêneros em que se diferem os documentos arquivísticos.
Os itens citados não são gêneros documentais.
Errado.
028. (CEBRASPE/STM/2018) Os documentos iconográficos são formados por documentos 
em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
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O item se refere à definição do gênero iconográfico, que são documentos contendo informa-
ções em forma de imagens estáticas. É uma questão recorrente em provas do Cespe/UnB.
Certo.
029. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são mo-
dalidades de classificação quanto à natureza do assunto.
Os exemplos apresentados correspondem a gêneros de documentos, e não modalidades de 
classificação quanto à natureza do assunto. Quanto à natureza do assunto, os documentos 
são ostensivos ou sigilosos.
Errado.
030. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) As plantas arquitetônicas de um edifício mantidas em ar-
quivo são consideradas documentos cartográficos de acordo com a classificação quanto 
ao gênero.
O gênero cartográfico é aquele que envolve os documentos com representações geográficas, 
arquitetônicas ou de engenharia. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.
Certo.
031. (CEBRASPE/DPU/2016) O gênero documental iconográfico é aquele que reúne docu-
mentos eletrônicos e digitais.
O gênero documental iconográfico é aquele em que o documento contém imagens estáticas. 
O gênero Informático que reúne documentos meio digital.
Errado.
032. (CEBRASPE/FUB/2016) Os mapas e as plantas arquitetônicas ou de engenharia fazem 
parte do arquivo da instituição.
Mapas e plantas fazem parte do arquivo da instituição e são classificados, quanto ao gênero, 
como documentos cartográficos.
Certo.
033. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) Os gêneros documentais comumente en-
contráveis em arquivos incluem o gênero
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a) emulativo.
b) iconográfico.
c) cultural.
d) tridimensional.
e) natural.
Encontram-se no arquivo documentos de gêneros diversos. A literatura apresenta diversos 
exemplos de gêneros documentais: escritos/textuais, iconográficos, cartográficos, filmográfi-
cos/audiovisuais, sonoros, micrográficos e informáticos, por exemplo. Destaque-se o fato de 
que o termo “tridimensional”, encontrado em um dos itens, é um termo aplicado a objetos, o 
que caracteriza os museus, e não os documentos de arquivo.
Letra b.
Espécie/Tipologia
034. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Requerimento de informações é uma espécie documental co-
mum em arquivos universitários.
Requerimento de informações é um tipo (ou tipologia), e não espécie documental, uma vez 
que reúne a espécie (requerimento) com a atividade a que o documento está vinculado (in-
formações).
Errado.
035. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Carta, ofício, memorando e relatório são exemplos de tipos 
documentais.
Carta, ofício, memorando e relatório são exemplos de espécies, e não de tipos documentais, 
uma vez que são denominações atribuídas a documentos onde não aparece a atividade ou 
função do documento, mas apenas o aspecto formal dos mesmos.
Errado.
036. (CEBRASPE/DPF/2018) Entre os tipos documentais, inclui-se a portaria de instauração 
de inquérito.
Entende-se por tipo ou tipologia documental o nome dado aos documentos que engloba sua 
espécie (aspecto formal do documento) com sua atividade ou função. O exemplo apresentado 
é composto pela espécie (portaria) com a atividade/função do documento (instauração de 
inquérito).
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Certo.
037. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Relatórios de atividades, processos de compra de material 
de consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos de tipos documentais.
Os exemplos apresentados são realmente considerados tipos ou tipologias documentais, pois 
apresentam em sua estrutura a espécie documental e a função que o documento desenvolve. 
Exemplo: relatório (espécie), atividades (função); processo (espécie), compra de material de 
consumo (função); formulário (espécie), solicitação de férias (função).
Certo.
038. (CEBRASPE/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipo documental.
Formulário é um exemplo de espécie documental (apresenta apenas o aspecto formal do do-
cumento)e não uma tipologia. Formulário de férias, por exemplo, seria uma tipologia ou um 
tipo documental, já que foi acrescido da atividade ou função que o formulário está vinculado 
(no caso, férias).
Errado.
039. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) Tendo em vista que a identificação do tipo 
documental proporciona uma série de vantagens na organização de um arquivo, assinale a 
opção que apresenta corretamente um tipo documental.
a) ofício
b) relatório de atividades
c) ordem bancária
d) laudo
e) processo
Tipo ou tipologia documental é a junção (soma) da espécie (aspecto formal) do documento 
com sua atividade ou função. Dos exemplos citados, teríamos, na verdade, dois exemplos de 
tipologias: relatório de atividades (relatório + atividades) e ordem bancária (ordem + bancária), 
o que possibilitaria a anulação da questão. De qualquer forma, o gabarito oficial considerou 
apenas relatório de atividades como item correto. Na minha opinião, a questão está claramen-
te mal formulada, por apresentar duas opções corretas.
Letra b.
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040. (CEBRASPE/STJ/2015) O tipo documental é a junção de uma espécie documental com 
a função que originou a necessidade do documento.
O item apresenta a definição correta de tipo ou tipologia documental, que é a junção (soma) da 
espécie (aspecto formal) do documento com sua atividade ou função.
Certo.
041. (CEBRASPE/STJ/2015) A espécie documental textual é a mais encontrada nos acervos 
arquivísticos brasileiros.
O termo “textual” se refere a um gênero documental, e não uma espécie, como o item afirma.
Errado.
042. (CEBRASPE/TELEBRAS/2015) Uma ata de reunião da diretoria é um exemplo de tipo 
documental.
Entende-se por tipo ou tipologia documental a soma ou junção da espécie do documento (seu 
aspecto formal) com sua atividade ou função. Ata de reunião da diretoria apresenta esta fór-
mula (ata = espécie + reunião da diretora = função ou atividade).
Certo.
Quanto à Natureza do Assunto
043. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A correspondência oficial que trata de informação de caráter 
pessoal é classificada como ostensiva.
A documentação da instituição é separada em oficial e particular. A correspondência oficial 
pode ser dividida em sigilosa (de acesso restrito) e ostensiva (sem restrição quanto ao acesso). 
A correspondência particular não entra nesta classificação (sigilosa ou ostensiva), apesar de 
também ser de acesso restrito, como a correspondência sigilosa.
Errado.
044. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Uma fotografia classificada quanto a sua natureza como os-
tensiva deve ser armazenada em ambiente de acesso restrito.
Documentos ostensivos são aqueles que não têm restrição de acesso e, portanto, não exigem 
ambiente de acesso restrito.
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Errado.
045. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Recomenda-se que os documentos de acesso restrito que 
integram um acervo arquivístico sejam alocados no mesmo espaço físico onde estejam docu-
mentos de acesso livre.
Documentos de acesso restrito (sigilosos) devem ser alocados em locais diferentes dos docu-
mentos ostensivos (que podem ser divulgados), a fim de garantir a segurança da informação 
contidas nos documentos.
Errado.
046. (CEBRASPE/MPU/2018) Todo documento emitido pelo poder público ou por instituições 
de direito privado e que seja capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de 
um fato é um documento sigiloso.
Documento sigiloso é aquele que apresenta assunto de natureza restrita e que exige cuidados 
especiais no que se refere à sua custódia e divulgação, e não o que o item afirmou.
Errado.
047. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Documentos de um acervo que podem ser amplamente di-
vulgados à sociedade são considerados ostensivos quanto à natureza do assunto.
Os documentos podem ser, de acordo com a natureza do seu assunto, ostensivos ou sigilosos. 
Documentos que podem ser divulgados livremente são considerados ostensivos.
Certo.
048. (CEBRASPE/DPU/2016) Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, po-
dem ser ostensivos ou sigilosos.
Quanto à natureza do assunto tratado, os documentos podem ser: ostensivos (cuja divulgação 
pode ser divulgada sem prejudicar a administração a que está vinculado) ou sigilosos (cujo 
assunto é restrito e não pode ser divulgado livremente).
Certo.
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AULA ESSENCIAL
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Ciclo Vital dos Documentos
Teoria das Três Idades
049. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser 
correntes, intermediários ou permanentes.
A teoria das três idades, fundamentada no ciclo vital dos documentos, divide os arquivos em 
três fases ou idades: arquivos de primeira idade ou correntes, arquivos de segunda idade ou 
intermediários e arquivos de terceira idade ou permanentes.
Certo.
Valor dos Documentos
050. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) Documento de arquivo de valor primário pertence ao arquivo 
permanente.
Os documentos das idades corrente e intermediária apresentam valor primário, enquanto os 
documentos da terceira idade (permanente) apresentam valor secundário.
Errado.
051. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O recolhimento de documentos para guarda permanente jus-
tifica-se tão somente em função do seu valor histórico documental.
O valor histórico (ou secundário) dos documentos implica no seu recolhimento para guarda 
permanente (nos arquivos de terceira idade).
Certo.
052. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) No arquivo corrente, prevalece o valor secundário, isto é, 
probatório e informativo.
Na fase corrente, os documentos apresentam valor primário (valor administrativo), e não valor 
secundário, como o item afirma.
Errado.
053. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário 
pode ser eliminado.
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Após perder o valor primário ou administrativo, os documentos podem ser eliminados ou, caso 
tenham valor secundário ou histórico, preservados de forma permanente. Ou seja, nem todo 
documento é eliminado após perder seu valor primário.
Errado.
054. (CEBRASPE/DPU/2016) Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário são 
definidos a partir da existência de valor primário nos documentos de arquivo.
Os documentos dos arquivos corrente e intermediário ainda possuem valor primário e adminis-
trativo, ao passo que nos arquivos permanentes os documentos apresentam valor secundário 
ou histórico.
Certo.
055. (CEBRASPE/DPU/2016) A inclusão de documento no arquivo permanente é feita com a 
identificação,nesse documento, do valor secundário, que é dividido em valor administrativo, 
valor fiscal e valor legal.
Os documentos são preservados, nos arquivos permanentes, em função de seu valor secun-
dário (histórico). O detalhe é que a importância administrativa, fiscal e legal está vinculada ao 
valor primário, e não ao valor secundário.
Errado.
056. (CEBRASPE/DPU/2016) A teoria dos valores de documentos de arquivo é a maneira 
mais consistente de se fazer a definição das três idades documentais.
Os documentos de arquivo são distribuídos nas idades do ciclo de vida dos documentos de 
acordo com seus valores (primário e secundário), que estão relacionados, respectivamente, à 
importância administrativa e histórica.
Certo.
057. (CEBRASPE/DPU/2016) A diminuição do valor primário dos documentos indica a neces-
sidade do recolhimento desses documentos aos arquivos correntes.
Na verdade, os documentos de arquivo das idades corrente e intermediária possuem valor pri-
mário (administrativo). A literatura indica que, na idade corrente, os documentos possuem seu 
valor primário em nível máximo (valor primário alto) e, à medida em que envelhecem, passam 
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a ser menos utilizados e, por isso, têm seu valor primário diminuído. Na idade intermediária, 
portanto, os documentos apresentam baixo valor primário.
Errado.
058. (CEBRASPE/DPU/2016) Se um documento já for criado com valor secundário, ele deverá 
ser recolhido imediatamente ao arquivo permanente.
Os documentos de arquivo são criados em função de sua importância administrativa, ou seja, 
todo documento arquivístico é criado com valor primário. O valor secundário só aparece, quan-
do aparece, pois não é obrigatória para todo documento, quando da prescrição da importância 
administrativa. Portanto, não há que se falar em documentos que já nascem pela importância 
histórica e já na idade permanente.
Errado.
059. (CEBRASPE/FUB/2016) Um documento de arquivo com valor primário pertence ao ar-
quivo corrente ou arquivo intermediário.
Os documentos dos arquivos corrente e intermediário ainda possuem valor primário e adminis-
trativo, ao passo que nos arquivos permanentes os documentos apresentam valor secundário 
ou histórico.
Certo.
060. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) Os documentos de arquivo da Secretaria 
de Defesa Social devem ser avaliados de acordo com seu valor
a) secundário e terciário.
b) terciário e quaternário.
c) cultural e prescritivo.
d) territorial e de pertinência.
e) primário e secundário.
Os documentos de arquivos são preservados em função de seus valores primário e secundá-
rio, que estão ligados, respectivamente, à importância administrativa e histórica.
Letra e.
061. (CEBRASPE/PREF. SÃO PAULO-SP/2016) No arquivo intermediário, considerado uma 
extensão do arquivo corrente, predomina o valor
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a) probatório.
b) histórico.
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.
Os documentos de arquivos são preservados em função de seus valores primário e secundá-
rio, que estão ligados, respectivamente, à importância administrativa e histórica. Nas idades 
corrente e intermediária os documentos são preservados em função do valor primário, enquan-
to na idade permanente os documentos são preservados em função de seu valor secundário.
Letra e.
Idade Corrente
062. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) O arquivo corrente caracteriza-se pela existência de uso em 
grande frequência ou de possibilidade de uso em um conjunto documental.
O item apresenta característica da primeira idade do ciclo vital dos documentos, a fase corren-
te, que seria a grande frequência de uso dos seus documentos.
Certo.
063. (CEBRASPE/IFF/2018) Um dos motivos para a manutenção dos documentos nos arqui-
vos correntes é
a) o valor informativo.
b) o prazo precaucional.
c) o encerramento da tramitação.
d) a destinação final.
e) a grande possibilidade de uso dos documentos.
Na idade corrente, os documentos apresentam grande possibilidade de uso.
Letra e.
064. (CEBRASPE/STM/2018) O ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três ida-
des. A primeira delas é a idade corrente, durante a qual os documentos têm localização física 
mais próxima ao acumulador do documento.
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O ciclo vital dos documentos é composto por três idades: corrente, intermediária e permanen-
te. A idade corrente, primeira idade do ciclo vital, é composta por documentos mais novos e 
mais utilizados e que, por esta característica, devem estar localizados próximos aos usuá-
rios diretos.
Certo.
065. (CEBRASPE/DPU/2016) A possibilidade de determinado documento de arquivo ser mui-
to usado é uma característica importante para que ele seja considerado como pertencente ao 
arquivo corrente da instituição.
Uma das características dos documentos correntes é a sua alta possibilidade de uso. Os arqui-
vos correntes guardam os documentos mais novos e mais utilizados da instituição.
Certo.
066. (CEBRASPE/PREF. SÃO PAULO-SP/2016) Os arquivos correntes da PMSP são forma-
dos pelo conjunto dos documentos correntes existentes nas suas várias unidades político-ad-
ministrativas. Esses documentos
a) só podem ser eliminados após o prazo mínimo de dois anos.
b) são de grande interesse para a pesquisa científica.
c) têm grande possibilidade/frequência de uso.
d) possuem valor secundário.
e) são normalmente classificados como sigilosos.
Uma das características dos documentos correntes é a sua alta possibilidade de uso. Os arqui-
vos correntes guardam os documentos mais novos e mais utilizados da instituição.
Letra c.
Idade Intermediária
067. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) O arquivo intermediário armazena, por determinado interva-
lo de tempo, documentos que ainda podem ser solicitados pelas unidades organizacionais que 
os acumularam.
Quando encaminhados para a idade intermediária, os documentos de arquivo podem ser soli-
citados pelas unidades que os encaminharam, que mantêm a propriedade dos mesmos.
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Certo.
068. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) O arquivo intermediário, por sua natureza, deve ser descen-
tralizado e ficar localizado próximo do usuário direto.
O arquivo intermediário, que armazena documentos menos utilizados, deve ser instalado de 
forma centralizada (reunir documentos de diversas áreas diferentes em um único local) e não 
precisa ficar próximo dos usuários diretos, em virtude da baixa frequência de uso dos seus 
documentos.
Errado.069. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Em instituições públicas, é permitida a guarda de arquivos 
intermediários em locais distantes de onde foram produzidos, se houver essa necessidade em 
razão do volume crescente de documentos físicos.
É normal a instalação de arquivos intermediárias em locais distantes dos usuários diretos, em 
função da baixa possibilidade de uso.
Certo.
070. (CEBRASPE/DPU/2016) O arquivo intermediário, por ser pouco consultado pela adminis-
tração, pode ficar fisicamente afastado do seu acumulador.
Uma das características da segunda idade, ou arquivo intermediário, é a baixa frequência de 
consulta aos documentos, o que permite que seja instalado distante do usuário.
Certo.
071. (CEBRASPE/DPU/2016) O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de 
uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.
O período em que o documento tem sua frequência de uso diminuída é aquele em que ele já foi 
resolvido na fase corrente e, salvo exceções, é transferido para o arquivo intermediário.
Errado.
072. (CEBRASPE/DPU/2016) O acesso aos documentos no arquivo intermediário ainda é res-
trito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou.
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Nas fases corrente e intermediária, o acesso aos documentos é restrito à área em que o mes-
mo foi acumulado ou a outras áreas autorizadas por ela. Na idade permanente, o documento 
passa a ter acesso liberado ao público em geral.
Certo.
Idade Permanente
073. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Os documentos existentes no arquivo permanente podem 
retornar aos arquivos correntes.
Documentos que ingressaram no arquivo permanente já tiveram seu valor administrativo pres-
crito, e são guardados pela importância histórica que apresentam. Desta forma, não retor-
narão à fase corrente ou intermediária, devendo ser preservados de forma definitiva na fase 
permanente.
Errado.
074. (CEBRASPE/FUB/2018) No arquivo permanente de uma instituição devem ser armaze-
nados documentos administrativos que já não sejam utilizados com frequência.
No arquivo permanente são armazenados, na verdade, documentos que já prescreveram admi-
nistrativamente e são conservados pelo valor histórico. As caraterísticas citadas se referem ao 
arquivo intermediário, e não ao arquivo permanente.
Errado.
075. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O arquivo permanente é destinado à guarda de documentos 
que perderam seu valor administrativo, mas que ainda possuem valor legal ou histórico.
O arquivo permanente é composto por documentos que perderam o valor administrativo ou 
jurídico, e são preservados pelo valor histórico que apresentam. O item afirma que na fase per-
manente os documentos ainda podem possuir valor legal, detalhe que torna o item incorreto. 
Destaque-se o fato de que a banca considerou o item como certo no gabarito desta prova, o 
que, a meu ver, não procede, em virtude do detalhe citado. Cabe destacar ainda nas diversas 
vezes que esta informação foi cobrada em provas anteriores, a banca considerou o valor legal/
jurídico como característica das fases corrente e intermediária, como bem afirma a bibliografia 
arquivística.
Certo.
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076. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Os arquivos permanentes devem ser preservados apenas se 
ficar constatado o seu uso específico, imediato ou remoto.
Os documentos permanentes devem ser preservados em função de seu valor histórico, de for-
ma permanente, independentemente de sua frequência de uso.
Errado.
077. (CEBRASPE/DPU/2016) Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao públi-
co em geral.
No arquivo permanente, o acesso aos documentos é liberado ao público em geral, para que 
cumpra sua finalidade de divulgação da história para a sociedade. Nas fases anteriores (cor-
rente e intermediária, o acesso é restrito à área acumuladora ou a outra área autorizada por ela).
Errado.
078. (CEBRASPE/DPU/2016) As restrições de acesso a documentos de arquivo são limitado-
ras das ações de difusão nos arquivos permanentes.
No arquivo permanente, o acesso aos documentos é liberado ao público em geral, para que 
cumpra sua finalidade de divulgação da história para a sociedade. Nas fases anteriores (cor-
rente e intermediária, o acesso é restrito à área acumuladora ou a outra área autorizada por ela).
Errado.
Avaliação e Tabela de Temporalidade
079. (CEBRASPE/MPC-PA/2019) A tabela de temporalidade controla o acúmulo dos docu-
mentos, permitindo a eliminação daqueles que não são mais necessários às atividades da ins-
tituição e a preservação dos considerados de valor permanente. A fase arquivística que inicia 
a aplicação da tabela de temporalidade é a do arquivo
a) permanente.
b) inativo.
c) intermediário.
d) semiativo.
e) corrente.
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A tabela de temporalidade é o instrumento arquivístico que controla os prazos de guarda e a 
destinação final dos documentos nos arquivos. Deve ser aplicada nas idades corrente e inter-
mediária do ciclo vital, já que na idade permanente não é necessário o controle dos prazos, 
uma vez que os documentos são conservados de forma definitiva.
Letra e.
080. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A tabela de temporalidade, instrumento de aplicação das de-
cisões tomadas no processo de avaliação, é fundamentada na teoria dos valores.
A tabela de temporalidade é criada durante o processo de avaliação dos documentos, onde há 
a análise de seus valores, a fim de definir seus prazos de guarda e sua destinação final (elimi-
nação ou recolhimento para guarda permanente).
Certo.
081. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) O instrumento que operacionaliza a avaliação de documen-
tos é a tabela de temporalidade.
A avaliação dos documentos consiste na definição dos prazos de guarda e da destinação final 
dos documentos (eliminação ou guarda permanente). A tabela de temporalidade é o instru-
mento de gestão arquivística que efetuará este controle na instituição.
Certo.
082. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) No arquivo, o método de avaliação aplica-se a unida-
des isoladas.
A avaliação dos documentos consiste na definição dos prazos de guarda e da destinação 
final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). É realizada analisando grupos de 
documentos, e não unidades isoladas. Define-se o prazo, por exemplo, para solicitações de 
aposentadorias em geral, e não a solicitação da aposentadoria especifica de tal servidor (não 
o documento isolado).
Errado.
083. (CEBRASPE/DPF/2018) A tabela de temporalidade é um trabalho multidisciplinar, pois 
envolve profissionais de várias áreas para definir os prazos de guarda e a destinação final dos 
documentos, que pode ser a eliminação ou guarda permanente.
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A elaboração da tabela de temporalidade, que consiste na avaliação dos documentos, é reali-
zada por uma comissão multidisciplinar, que definirá os prazos de guarda e a destinação final 
dos documentos (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
Certo.
084. (CEBRASPE/DPF/2018) Após o prazo de guarda no arquivo intermediário, a tabela de 
temporalidade define a destinação final, que é diferente para documentos tradicionais (em 
papel) e documentos digitais.
Os prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos da instituição valem não ape-
nas para documentos em papel, mas para todos os suportes encontrados no arquivo da enti-
dade, o que inclui os documentos em meio digital. O mesmo vale para a destinação final dos 
documentos (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
Errado.
085. (CEBRASPE/EBSERH/2018) A tabela de temporalidade do arquivo de uma instituição 
pública deve contemplar informações relativas à eliminação ou à guarda permanente dos do-
cumentos, além dos prazos de permanência em cada fase do arquivamento.
A tabela de temporalidade é o instrumento que definirá os prazos de guarda (tempo que o do-
cumento será guardado nas fases corrente e intermediária) e também a destinação final dos 
documentos (eliminação ou guarda permanente).
Certo.
086. (CEBRASPE/EMAP/2018) A teoria das três idades é utilizada para configurar a tabela de 
temporalidade.
A teoria das três idades fundamenta a elaboração da tabela de temporalidade, uma vez que ela 
definirá os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e também a destinação final 
dos documentos (eliminação ou guarda permanente).
Certo.
087. (CEBRASPE/EMAP/2018) A tabela de temporalidade é formada, exclusivamente, pe-
los documentos da atividade-fim, que são os mais importantes e a razão de ser da própria 
instituição.
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A tabela de temporalidade deve contemplar todos os tipos de documentos da instituição, e não 
apenas os documentos da área-fim.
Errado.
088. (CEBRASPE/EMAP/2018) São duas as possíveis destinações dos documentos: a guar-
da permanente ou a eliminação.
Entende-se por destinação final dos documentos de arquivo a sua eliminação ou o recolhimen-
to para guarda permanente, que estará previsto na tabela de temporalidade da instituição.
Certo.
089. (CEBRASPE/IFF/2018) Na tabela de temporalidade, a indicação do prazo de guarda no 
arquivo intermediário deve ser feita
a) pelo tempo de vigência.
b) pela relação com a emulação.
c) pela quantidade de anos.
d) pela existência do valor informativo.
e) pela indicação da reformatação.
Os prazos de guarda dos documentos são indicados, na tabela de temporalidade, geralmente, 
pela quantidade de anos que os mesmos permanecerão nas idades corrente e intermediária.
Letra c.
090. (CEBRASPE/MPU/2018) A tabela de temporalidade é o resultado prático do processo de 
avaliação dos documentos de arquivo.
A avalição, que a análise dos documentos, quando se define os seus prazos de guarda e sua 
destinação final (eliminação ou guarda permanente) resulta na criação da tabela de temporali-
dade da instituição, que colocará em prática o que foi definido no processo de avaliação.
Certo.
091. (CEBRASPE/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um documento des-
tinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
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Não há a necessidade de se efetuar a digitalização de documentos quando da sua eliminação. 
A digitalização pode ser adotada nas instituições como forma de facilitar o acesso às informa-
ções, mas não como pré-requisito para sua eliminação, como afirma o item.
Errado.
092. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do 
processo de avaliação.
Entende-se por avaliação a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus pra-
zos de guarda e sua destinação final, o que resultará na criação da tabela de temporalida-
de do órgão.
Certo.
093. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que descreve a documentação a 
ser descartada, auxilia a realização do processo de avaliação para reduzir a massa documental 
produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação essencial e indispensável para a 
entidade produtora.
É a tabela de temporalidade, e não o inventário, o instrumento que informa os documentos a 
serem eliminados e os de guarda permanente.
Errado.
094. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os documentos fisicamente dete-
riorados devem ter redução do prazo de arquivamento.
A avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda dos documentos, é feita conside-
rando o prazo de questionamento jurídico e a importância histórica do documento, e não sua 
condição física.
Errado.
095. (CEBRASPE/ANVISA/2016) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição 
do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
As opções de destinação final dos documentos são eliminação ou guarda permanente. Guarda 
corrente e intermediária são chamados de prazos de guarda, na tabela de temporalidade.
Errado.
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096. (CEBRASPE/DPU/2016) A tabela de temporalidade é o instrumento que, quando aplica-
do, permite a constituição dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
A tabela de temporalidade é o instrumento que determina os prazos de guarda dos documen-
tos nas idades corrente e intermediária e sua destinação final (eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente). Na prática, a tabela de temporalidade é que controla o ciclo vital dos 
documentos.
Certo.
097. (CEBRASPE/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com 
a tabela de temporalidade.
A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda e o destino final dos documentos 
de arquivo, independentemente do suporte que apresentem.
Certo.
098. (CEBRASPE/FUB/2016) Cabe ao servidor, quando encontrar um documento que não tem 
mais uso, a decisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setor de trabalho.
Não é competência do servidor determinar o que deve eliminar. Ele deve cumprir os prazos pre-
vistos na tabela de temporalidade da instituição, que é criada por uma comissão permanente 
de avaliação de documentos instituída no âmbito da instituição.
Errado.
Cumprimento do Ciclo Vital (Transferência/Recolhimento/Eliminação)
099. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Recolhimento consiste na passagem dos documentos dos 
arquivos correntes aos arquivos intermediários, de acordo com os prazos de guarda existentes 
na tabela de temporalidade.Imagino que as disciplinas como Português e Direito, pelo grande volume de questões 
acumuladas, uma vez que são objeto de cobrança praticamente em toda prova, exijam uma 
análise por amostragem, considerando as provas mais recentes.
A disciplina de Arquivologia, entretanto, não é cobrada para todos os cargos em concursos 
públicos. Na verdade, eu diria que apenas uma pequena porcentagem das provas cobra esta 
disciplina, o que nos permite trabalhar com praticamente tudo o que já foi cobrado pela banca, 
até mesmo porque, salvo pequenas mudanças na legislação em alguns tópicos isolados, a 
grande maioria dos assuntos abordados na disciplina é baseado em fundamentos que perma-
necem inalterados ao longo do tempo.
Assim, relaciono a seguir as provas da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) onde encon-
trei questões de Arquivologia vinculadas aos assuntos cobrados neste edital para Escrivão da 
DPF, ordenadas cronologicamente, da mais recente para a mais antiga. Estas provas serviram 
de análise para os dados estatísticos que trabalharemos em seguida.
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
Destaco que faço este acompanhamento há quase 20 anos, de forma que o volume de pro-
vas da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) é bem significativo. É, de longe, a banca que mais 
cobrou a disciplina Arquivologia até hoje. Foram ao todo, pelo meu acompanhamento, 320 
provas, em que pude analisar as questões. São elas, em ordem cronológica (da mais recente 
para a mais antiga):
ANO CONCURSO CARGO
2019 PGE/PE Assistente de Procuradoria
2019 MPC/PA Assistente Ministerial de Controle Externo
2019 TJ-AM Analista Judiciário: Arquivologia
2018 ABIN Oficial de Inteligência – Arquivologia
2018 ABIN Oficial de Inteligência – Biblioteconomia
2018 CGM JOÃO PESSOA/PB Técnico Municipal de Controle Interno
2018 CGM JOÃO PESSOA/PB Técnico Municipal de Controle Interno
2018 DPF Escrivão da Polícia Federal
2018 DPF Papiloscopista da Polícia Federal
2018 EBSERH Assistente Administrativo
2018 EMAP Assistente Portuário – Área Administrativa
2018 FUB Assistente Administrativo
2018 IFF Arquivista
2018 IPHAN Auxiliar Institucional – Administração
2018 IPHAN Técnico I: Área Arquivologia
2018 MPE/PI Técnico Ministerial: Área Administrativa
2018 MPU Técnico Administrativo
2018 PCMA Escrivão de Polícia
2018 STM Técnico Judiciário – Administrativa
2018 TCE/PB Agente de Documentação
2017 SEE/DF Apoio Técnico Administrativo
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ANO CONCURSO CARGO
2017 SEE/DF Técnico de Gestão Educacional: Secretário 
Escolar
2017 SEE/DF Analista de Gestão Educacional: Arquivologia
2017 TRE/BA Técnico Judiciário – Segurança Judiciária
2016 ANVISA Técnico Administrativo
2016 DPU Agente Administrativo
2016 DPU Arquivista
2016 DPU Técnico em Assuntos Educacionais
2016 FUB Auxiliar em administração
2016 FUNPRESP/JUD Assistente: Secretariado Executivo
2016 POLÍCIA CIENTÍFICA/PE Auxiliar de Legista
2016 POLÍCIA CIENTÍFICA/PE Auxiliar de Perito
2016 POLÍCIA CIENTÍFICA/PE Perito Papiloscopista
2016 PREF. SÃO PAULO/SP Assistente de Gestão de Políticas Públicas I
2015 DPU Arquivista
2015 FUB Arquivista
2015 FUB Assistente Administrativo
2015 FUB Técnico em Arquivo
2015 ICMBIO Técnico Administrativo
2015 MP/ENAP Arquivista
2015 MPOG Arquivista
2015 SPU Arquivista
2015 STJ Analista Judiciário: Arquivologia
2015 TELEBRÁS Analista Superior: Administrativo
2014 ANATEL Técnico Administrativo
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ANO CONCURSO CARGO
2014 ANTAQ Técnico Administrativo
2014 CADE Agente Administrativo
2014 DPF Agente Administrativo
2014 DPF Arquivista
2014 FUB Técnico de Arquivo
2014 MDIC Agente Administrativo
2014 MTE Agente Administrativo
2014 SUFRAMA Agente Administrativo
2014 TCDF Analista de Administração Pública: 
Arquivologia
2014 TCDF Técnico de Administração Pública
2013 ANCINE Analista Administrativo: Área 1: Arquivologia
2013 ANP Analista Administrativo Área 1: Arquivologia
2013 ANS Técnico Administrativo
2013 ANS Técnico em Regulação de Saúde 
Complementar
2013 ANTT Técnico Administrativo
2013 BACEN Analista: Análise e Desenvolvimento de 
Sistemas
2013 BACEN Analista: Infraestrutura e Logística
2013 BACEN Técnico: Suporte Administrativo
2013 CNJ Analista Judiciário: Arquivologia
2013 CNJ Técnico Judiciário: Área Administrativa
2013 DPF Escrivão da Polícia Federal
2013 FUB Arquivista
2013 INPI Analista de Planejamento: Arquivologia
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ANO CONCURSO CARGO
2013 MC Atividades de Complexidade Intelectual
2013 MI Assistente Técnico Administrativo
2013 MPU Analista: Arquivologia
2013 MPU Técnico Administrativo
2013 MS Contador
2013 PCDF Escrivão de Polícia
2013 SEE/AL Secretário Escolar
2013 SERPRO Analista: Arquivologia
2013 SERPRO Analista: Área Pericial em Cálculo Judicial
2013 SERPRO Analista: Gestão Logística
2013 SERPRO Técnico: Suporte Administrativo
2013 STF Técnico Judiciário: Área Administrativa
2013 TCE/ES Analista Administrativo: Arquivologia
2013 TCE/RO Agente Administrativo
2013 TCE/RS Oficial de Controle Externo
2013 TELEBRÁS Assistente Administrativo
2013 TELEBRÁS Especialista em Gestão: Administrativo
2013 TRE/MS Técnico Judiciário: Área Administrativa
2013 TRT 17ª REG (ES) Analista Judiciário: Arquivologia
2013 TRT 17ª REG (ES) Analista Judiciário: Biblioteconomia
2013 UNIPAMPA Assistente de administração
2013 UNIPAMPA Secretário Executivo
2012 ANAC Técnico Administrativo
2012 ANATEL Analista Administrativo
2012 ANATEL Técnico Administrativo
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ANO CONCURSO CARGO
2012 ANCINE Técnico Administrativo
2012 CAPES Analista em Tecnologia Júnior I: Arquivologia
2012 DPF Papiloscopista da Polícia Federal
2012 DPRF Técnico em Assuntos Educacionais
2012 DPRF Técnico de Nível Superior
2012 IBAMA Técnico Administrativo
2012 INEMA Especialista em Recursos Hídricos: Área 
Sociedade
2012 INPI Analista: Área Administração Geral
2012 INPI Analista em Tecnologia Júnior I: Arquivologia
2012 MCTINa verdade, a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedi-
ários é chamada tecnicamente de transferência, e não de recolhimento. O termo recolhimento 
é utilizado para a passagem de documentos para a idade permanente.
Errado.
100. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O trânsito entre diferentes tipos de arquivo que compõem um 
sistema ocorre por meio de transferências e recolhimentos.
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Entende-se por transferência o envio de documentos para a idade intermediária e recolhimento 
o envio de documentos para a idade permanente.
Certo.
101. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Os documentos existentes no arquivo permanente podem 
retornar aos arquivos correntes.
Documentos que foram recolhidos aos arquivos permanentes já prescreveram para fins admi-
nistrativos e serão preservados pelo valor histórico. Não há por que retornarem aos arquivos 
correntes, como afirma o item.
Errado.
102. (CEBRASPE/EMAP/2018) Transferência é a atividade de passagem dos documentos ao 
arquivo permanente.
A entrada de documentos no arquivo permanente é chamada de recolhimento, e não de trans-
ferência. O termo transferência é utilizado para designar a passagem de documentos para o 
arquivo intermediário.
Errado.
103. (CEBRASPE/IFF/2018) O segundo momento do ciclo de vida dos documentos de arqui-
vos inicia-se com o (a)
a) recolhimento.
b) eliminação.
c) transferência.
d) expurgo.
e) reformatação.
A segunda idade do ciclo vital dos documentos é a fase intermediária. A passagem de docu-
mentos para o arquivo intermediário é chamada de transferência.
Letra c.
104. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A eliminação de um documento público só será permitida se 
ele estiver em um arquivo intermediário.
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A eliminação de documentos pode ocorrer nas idades corrente e intermediária.
Errado.
105. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua 
destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções, corresponde ao 
ciclo vital do documento.
O item apresenta um resumo do ciclo vital dos documentos, que compreende todas as etapas 
da vida do documento, desde a sua produção até a sua destinação final, onde será eliminado 
ou recolhido para guarda permanente.
Certo.
106. (CEBRASPE/MP-PI/2018) A eliminação dos documentos pode ocorrer em qualquer uma 
das idades arquivísticas.
A eliminação de documentos ocorre nas idades corrente e intermediária, mas não na idade 
permanente.
Errado.
107. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Um documento passou que pela atividade de recolhimento 
não pode ser mais eliminado.
Entende-se por recolhimento a entrada de documentos no arquivo permanente. Uma vez que o 
documento foi para esta idade, não será mais eliminado, por se tratar de documento com valor 
histórico.
Certo.
108. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O programa de gestão de documentos surgiu em razão da 
necessidade de redução dos espaços destinados aos documentos de arquivo; por isso, a ava-
liação passou a ser realizada no momento de transferência dos documentos aos arquivos 
permanentes.
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A avaliação é feita já na fase corrente, e não quando o documento será enviado ao arquivo per-
manente. O termo transferência também foi utilizado incorretamente. O envio para o arquivo 
permanente é chamado de recolhimento.
Errado.
109. (CEBRASPE/DPU/2016) A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta 
a transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira técnica e científica.
A tabela de temporalidade, instrumento criado a partir da avaliação de documentos, controla 
os prazos de guarda e a destinação final dos documentos. Desta forma, podemos afirmar que 
a ausência deste instrumento dificulta o controle do ciclo vital dos mesmos, incluindo o mo-
mento adequado de sua transferência (envio para a idade intermediária) e recolhimento (envio 
para o arquivo permanente).
Certo.
110. (CEBRASPE/FUB/2016) A operação de transferência dos documentos do arquivo corren-
te para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.
O envio de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário é chamado de 
transferência, e não de recolhimento. Recolhimento é o envio de documentos para o arquivo 
permanente.
Errado.
Protocolo
Tramitação
111. (CEBRASPE/DPF/2018) A tramitação dos documentos, uma das atividades mais impor-
tantes durante a fase do seu uso administrativo, consiste na distribuição dos documentos aos 
destinatários.
A tramitação dos documentos é o caminho ou trajetória que o documento percorre desde a sua 
produção ou recepção na instituição até o cumprimento de sua função administrativa (até ser 
resolvido). A distribuição, atividade citada no item, consiste no encaminhamento de documen-
tos que deram entrada no protocolo aos seus destinatários.
Errado.
112. (CEBRASPE/EMAP/2018) O curso do documento, desde a sua produção ou recepção 
até o cumprimento de sua função administrativa, é denominado distribuição.
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O item apresenta o conceito de tramitação (passagem do documento pelas áreas necessárias 
ao cumprimento de sua missão administrativa), e não de distribuição. Distribuição seria o en-
caminhamento de documentos pelo protocolo à área competente.
Errado.
113. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) A movimentação de um documento de um 
setor para outro para que decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada
a) tramitação.
b) registro.
c) expedição.
d) distribuição.
e) classificação.
O enunciado apresenta a definição de tramitação, que consiste na movimentação dos docu-
mentos entre os setores da instituição, ou até mesmo entre instituições distintas.
Letra a.
Protocolo e o Ciclo Vital dos Documentos
114. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) Nas instituições públicas, as atividades de protocolo, que 
são supervisionadas por arquivista do órgão, são realizadas no arquivo intermediário.
A atividade de protocolo está vinculada à idade corrente, e não à idade intermediária como 
afirma o item. Além disso, esta atividade não é necessariamente supervisionada por arquivista 
(profissional formado em Arquivologia) do órgão.
Errado.
115. (CEBRASPE/DPF/2018) O protocolo é uma atividade que se inicia nos arquivos corren-
tes e finaliza suas ações no arquivo permanente.
A atividade de protocolo ocorre, exclusivamente, na idade corrente do ciclo vital dos documen-
tos, não abrangendo as idadesintermediária e permanente.
Errado.
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116. (CEBRASPE/MPU/2018) As atividades de protocolo e arquivo corrente, apesar de distin-
tas, devem funcionar de forma integrada.
A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e 
deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos 
próprios setores da instituição.
Certo.
117. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arqui-
vo intermediário.
As atividades de protocolo estão vinculadas à fase corrente, e não à fase intermediária do ciclo 
vital dos documentos.
Errado.
Atividades de Protocolo
118. (CEBRASPE/MPC-PA/2019) Os documentos de arquivo recebidos pela instituição de-
vem ser entregues ao setor de protocolo, onde é efetuada a separação entre a correspondên-
cia particular e a oficial. Em seguida, são identificadas as correspondências ostensivas e as 
sigilosas. A primeira etapa que inicia a sequência de procedimentos a serem realizados no 
protocolo é
a) a expedição.
b) o registro.
c) a tramitação.
d) a distribuição.
e) a avaliação.
Depois de recebidos no setor de protocolo, os documentos têm seus dados de acesso inseri-
dos em um sistema de controle manual ou informatizado, o que possibilitará localizá-los quan-
do necessário. Esta atividade consiste no registro dos documentos.
Letra b.
119. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O registro, a autuação e o controle da tramitação de docu-
mentos integram a atividades de protocolo.
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São atividades vinculadas à área de protocolo: recebimento, registro, autuação, classificação, 
expedição, distribuição e controle da movimentação (ou tramitação) dos documentos.
Certo.
120. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Denomina-se distribuição a passagem dos documentos do 
setor de protocolo ao setor destinatário.
O item apresenta corretamente a definição de distribuição, uma das atividades de proto-
colo. Uma vez recebido no protocolo da instituição, o documento é distribuído aos setores 
competentes.
Certo.
121. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O protocolo faz o registro apenas dos documentos recebidos 
pela instituição.
O setor de protocolo controla tanto a entrada quanto a saída de documentos da instituição, ou 
seja, tanto dos documentos recebidos quanto dos documentos expedidos.
Errado.
122. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Anotar os metadados objetivos e subjetivos de um documen-
to recebido no protocolo consiste em uma atividade de registro.
O item apresenta um resumo da atividade de registro, onde o setor de protocolo identifica 
e cadastra dos dados de acesso (metadados) dos documentos em sistema manual ou in-
formatizado.
Certo.
123. (CEBRASPE/ABIN/2018) O protocolo providencia a tramitação dos documentos de ar-
quivo e toma decisões sobre as demandas contidas neles.
O setor de protocolo controla a tramitação dos documentos na instituição. A tomada de deci-
sões sobre as demandas contidas nestes documentos, no entanto, cabe às autoridades das 
áreas a que tais documentos estejam vinculados.
Errado.
124. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Uma das atividades que podem ser realizadas no protocolo 
é o registro dos documentos.
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O registro é umas atividades vinculadas à área de protocolo, e consiste no cadastro dos dados 
dos documentos que ingressam na instituição, que permitirá sua localização quando necessário.
Certo.
125. (CEBRASPE/EMAP/2018) O registro de determinado documento consiste na identifica-
ção de pontos de acesso a esse documento.
O registro é umas atividades vinculadas ao protocolo, e consiste no cadastro dos dados dos 
documentos que ingressam na instituição, ou seja, os “pontos de acesso” que o item se refere 
são estes dados, que permitirão a localização dos documentos quando necessário.
Certo.
126. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A avaliação de documentos é uma das atividades precípuas 
da área de protocolo, visto que subsidia a criação da tabela de temporalidade dos documentos.
Não faz parte das atividades do protocolo a avaliação (análise a fim de definir os prazos de 
guarda e a destinação final) de documentos. Está é uma atividade realizada pela Comissão 
Permanente de Avaliação da instituição.
Errado.
127. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Depois de recebidos no protocolo, os documentos devem ser 
registrados e, em seguida, distribuídos aos destinatários.
Quando entram na instituição, os documentos devem ser registrados (ter seus dados cadastra-
dos em sistema manual ou informatizado). A distribuição (encaminhamento dos documentos 
aos respectivos destinatários) é uma etapa posterior ao registro. Note que antes da distribui-
ção ainda ocorre a autuação e a classificação, mas o item não é considerado errado em virtu-
de disso. O termo “em seguida” não é considerado como “imediatamente posterior”. Não é a 
primeira vez que a banca cobra uma questão desta forma.
Certo.
128. (CEBRASPE/MPU/2018) Distribuição e redistribuição de documentos, tarefas realizadas 
no protocolo, referem-se à movimentação dos documentos.
Cabe ao protocolo realizar a distribuição dos documentos, que consiste na entrega dos docu-
mentos aos seu primeiro destinatário (primeiro setor em que o documento tramitará), e con-
trolar a movimentação dos mesmos quando estes passarem pelos demais setores, o que o 
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item chamou de “redistribuição”. Ambas as atividades estão vinculadas à movimentação dos 
documentos.
Certo.
129. (CEBRASPE/STM/2018) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de 
protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em 
um sistema informatizado.
O setor de protocolo, após receber a correspondência (o ofício citado, por exemplo), efetua 
o cadastramento dos dados deste documento em sistema manual ou informatizado, que é a 
atividade de registro do documento. O cadastramento destes dados é que permite localizar o 
documento quando necessário.
Certo.
130. (CEBRASPE/STM/2018) A eliminação de documentos deve ser feita diretamente pelo 
setor de protocolo.
Dentre as atividades do setor de protocolo, não está incluída a eliminação de documentos. A 
eliminação é tarefa realizada pela área de arquivo, após o cumprimento dos prazos de guarda 
previstos na tabela de temporalidade.
Errado.
131. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do 
protocolo.
Autuação e distribuiçãosão atividades do setor de protocolo. No entanto, o descarte não faz 
parte de suas atividades.
Errado.
132. (CEBRASPE/ANVISA/2016) Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e 
movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento 
intermediário.
As atividades descritas constituem etapas da atividade maior, que é o protocolo, e estão vincu-
ladas à idade corrente, e não intermediária.
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133. (CEBRASPE/DPU/2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do 
protocolo.
Expedição é uma atividade do protocolo, e consiste no envio de documentos para fora da ins-
tituição. Microfilmagem, por sua vez, não é uma atividade de protocolo.
Errado.
134. (CEBRASPE/DPU/2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade 
do arquivo permanente.
O registro (cadastro dos dados básicos dos documentos quando de sua entrada na instituição) 
compete ao setor de protocolo, vinculado à fase corrente.
Errado.
135. (CEBRASPE/PREFEITURA DE SÃO PAULO-SP/2016) Na administração de documentos, 
entre as rotinas do protocolo, a identificação dos metadados para controle e recuperação de 
dados faz parte da rotina de
a) movimentação.
b) registro.
c) classificação.
d) tramitação.
e) expedição.
O enunciado da questão apresenta a definição da atividade de registro, que consiste na iden-
tificação e cadastro dos dados dos documentos que ingressam na instituição, o que permitirá 
sua localização futura.
PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À DOCUMENTAÇÃO PARTICULAR / SIGILOSA / OSTENSIVA
Letra b.
136. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) Quando do recebimento de documentos no setor de proto-
colo, deve-se separar as correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
O protocolo deve separar as correspondências ostensivas (sem restrição de acesso) das de 
caráter sigiloso (acesso restrito). Enquanto a correspondência ostensiva pode ser aberta e lida 
pelos funcionários que atuam no protocolo, a correspondência sigilosa deve ser encaminhada 
diretamente aos destinatários, sem que sejam abertas no protocolo.
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Certo.
137. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Em caso de correspondência ostensiva, o protocolo deve en-
caminhá-la ao setor destinatário sem a identificação do assunto.
Documentos ostensivos são aqueles que não apresentam nenhuma restrição de acesso. Cabe 
ao protocolo abrir tais documentos, identificar seu assunto e efetuar seu registro (cadastro dos 
dados), bem como as demais atividades a que tem competência. São os documentos particu-
lares e sigilosos que não são abertos e não tem seu assunto identificado pelo protocolo.
Errado.
138. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Quando do recebimento de documentos no protocolo, a cor-
respondência particular deve ser separada da oficial e enviada diretamente ao destinatário.
Documentos particulares, quando recebidos pelo protocolo, devem ser separados dos docu-
mentos oficiais (que são destinados à instituição) e encaminhados diretamente aos respecti-
vos destinatários, sem serem abertos pela unidade de protocolo.
Certo.
139. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A expedição de documentos, seja de uma instituição para ou-
tra ou para particulares, seja de uma unidade da instituição para outra unidade dessa mesma 
instituição, é feita pelo protocolo.
A tramitação de documentos de uma unidade para outra dentro da mesma instituição é conhe-
cida como tramitação, e não expedição, e é feita pelos próprios setores, sem necessidade de 
intervenção do protocolo, apesar deste controlar tal tramitação por meio de sistema manual 
ou informatizado.
Errado.
140. (CEBRASPE/IPHAN/2018) No protocolo, a documentação oficial e a documentação par-
ticular recebem o mesmo tratamento, tanto na fase de recebimento quanto na de distribuição.
Documentos particulares recebem tratamento diferenciado em relação aos documentos ofi-
ciais, quando entram no protocolo.
Errado.
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141. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Ao receber uma correspondência ostensiva, o protocolo deve 
abri-la para efetuar o registro.
Documentos ostensivos devem ser abertos pelo protocolo, a fim de que tenham seus dados 
identificados para que se efetue o registro dos mesmos.
Certo.
142. (CEBRASPE/MPU/2018) Os documentos de arquivo recebidos pelo protocolo que sejam 
considerados ostensivos devem ser encaminhados diretamente ao destinatário, sem serem 
abertos ou registrados.
Na verdade, são os documentos sigilosos, e não os ostensivos, como afirma o item, que devem 
ser encaminhados diretamente ao destinatário sem serem abertos ou registrados.
Errado.
Preservação de Documentos
143. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Para realmente ter efetividade, a preservação deve ser feita 
quando os documentos chegarem ao arquivo permanente.
As atividades de preservação se iniciam desde o início da vida do documento, ou seja, desde a 
idade corrente, e não na idade permanente, como afirma o item.
Errado.
144. (CEBRASPE/DPF/2018) A promoção da preservação e da restauração de documentos é 
realizada por meio de políticas de preservação.
Uma política de preservação engloba procedimentos buscando a preservação e a restauração 
de documentos, quando necessário.
Certo.
145. (CEBRASPE/DPF/2018) A preservação dos documentos de arquivo inicia-se quando o 
documento chega ao arquivo permanente.
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As atividades de preservação se iniciam desde o início da vida do documento, ou seja, desde a 
idade corrente, e não na idade permanente, como afirma o item.
Errado.
146. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Os elementos causadores de danos aos documentos podem 
ser físicos, químicos e biológicos.
Os elementos que provocam danos aos documentos são divididos, na bibliografia arquivística, 
em três categorias: físicos, químicos e biológicos.
Certo.
147. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A preservação de documentos envolve atividades de acondi-
cionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.
As atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração envolvem a 
preservação dos documentos.
Certo.
148. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Em um plano de emergência, devem ser estabelecidos a pre-
venção contra riscos potenciais e os meios de salvamento de acervos documentais em situa-
ções de calamidade com fogo, água, insetos, roubo e vandalismo.
O item apresenta corretamente os elementos que devem constar em um plano de emergência.
Certo.
149.(CEBRASPE/STM/2018) A preservação de documentos de arquivo, em qualquer suporte, 
independe dos procedimentos adotados em sua produção e tramitação.
O documento de arquivo, para ser preservado, “depende dos procedimentos adotados em sua 
produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico”. Este trecho faz parte das 
Recomendações para a Produção de Armazenamento de Documentos de Arquivo, elaborado 
pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos). O item apresentado nega esta afirmação, o que 
o torna incorreto.
Errado.
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Fatores Físicos (Ambientais)
150. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Deve-se manter o ar seco em depósitos de armazenamento 
de documentos em suporte papel.
O ar seco é prejudicial à conservação dos documentos.
Errado.
151. (CEBRASPE/EBSERH/2018) É adequado o arquivamento, em um mesmo local, de ma-
neira conjunta, de documentos pertencentes a uma instituição hospitalar compostos por gra-
vações em pendrives, documentos impressos e microfilmes.
A recomendação é que, pra fins de preservação dos documentos, o arquivo tenha espaço se-
parado para cada tipo de material.
Errado.
152. (CEBRASPE/EMAP/2018) Subsolos e porões são os locais mais indicados para a insta-
lação e o armazenamento de arquivos, uma vez que o elevado peso dos documentos de arqui-
vo poderia comprometer a estrutura do prédio nos andares mais altos.
A bibliografia arquivística não recomenda a instalação de arquivos em subsolos ou porões 
(apesar de que, na prática, isso é muito frequente). O Manual de Recomendações para a Pro-
dução e o Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Arquivo Nacional, destaca que “A lo-
calização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança contra 
perigos iminentes, evitando-se, por exemplo áreas de risco de vendavais e outras intempéries, 
e de inundações, como margens de rios e subsolos”.
Errado.
153. (CEBRASPE/EMAP/2018) Para preservar documentos em papel, é necessário controlar 
as condições ambientais: a temperatura deve ser alta e a umidade do ar deve ser baixa.
Não é recomendável a umidade baixa em ambientes que guardam documentos. O papel, que é 
o suporte citado no item, por exemplo, tende a ressecar em ambientes com esta característica.
Errado.
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154. (CEBRASPE/EMAP/2018) Os documentos serão mais bem preservados e conservados 
se houver controle sobre a luminosidade nos depósitos de arquivo.
A luminosidade nos ambientes de arquivo deve ser controlada. Tanto a luz solar quanto a luz 
artificial são prejudiciais aos documentos, devendo ser evitadas sempre que possível.
Certo.
155. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O índice de umidade relativa do ar adequado para a preserva-
ção de documentos em papel deve ser inferior a 35%.
A literatura apresenta como umidade adequada para os documentos de arquivo algo em torno 
de 50 a 55%.
Errado.
156. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Os documentos de arquivo devem ser armazenados em locais 
que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, 
pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.
A escolha do local de arquivamento deve levar em consideração o tipo de material e o prazo de 
guarda dos documentos em questão, de acordo com a tabela de temporalidade da instituição.
Certo.
157. (CEBRASPE/STM/2018) Nas áreas de armazenamento de documentos, deve-se dar pre-
ferência à luz solar para a iluminação do ambiente.
A luz solar é altamente prejudicial aos documentos, e deve ser evitada nos ambientes de arqui-
vo. Esta é uma das questões mais cobradas em provas do Cespe/UnB.
Errado.
158. (CEBRASPE/STM/2018) Para a otimização do espaço nas áreas de depósito, recomenda-
-se que, ao se armazenar documentos, desconsidere-se o gênero documental de cada um deles.
A conservação dos documentos de arquivo pressupõe a separação de documentos em am-
bientes adequados e devidamente climatizados, de acordo com suas particularidades. Docu-
mentos do gênero informático, por exemplo, exigem cuidados diferenciados dos documentos 
tradicionais. Desta forma, é importante considerar os diversos aspectos de cada documento 
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(suporte e gênero, por exemplo), para que sejam alocados em ambientes que garantam sua 
conservação.
Errado.
159. (CEBRASPE/STM/2018) Para facilitar o acesso das pessoas ao ambiente, as áreas de 
trabalho e de circulação do público podem ser compartilhadas com as áreas de armazenamen-
to de documentos.
Na verdade, a área de armazenamento de documentos deve ser totalmente separada das áre-
as de trabalho e de circulação do público. O manual de recomendações para a Produção e o 
Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Conarq, apresenta o seguinte texto: “As áreas 
de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de funcionalidade e 
conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independen-
tes das demais”.
Errado.
160. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A incidência da luz solar sobre os documentos deve 
ser evitada.
A luz solar tende a envelhecer os documentos e, portanto, deve ser evitada.
Certo.
161. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservação das informações, a manuten-
ção de arquivos digitais deve seguir as mesmas condições de arquivamento dos documen-
tos em papel.
Documentos em meio digital devem receber tratamento diferenciado no que se refere à sua 
guarda e conservação, devendo ser mantidos em arquivos separados, em condições especiais.
Errado.
162. (CEBRASPE/DPU/2016) Recomenda-se que os documentos de arquivo recebam dire-
tamente e em grande intensidade as radiações do Sol, uma vez que a luz solar é um agente 
microbicida.
A luz do sol é altamente prejudicial à conservação documental, pois a radiação solar envelhece 
e amarela o papel. Portanto, a luminosidade natural deve ser proibida no ambiente de guarda 
dos documentos. A própria luz artificial deve ser evitada, na medida do possível.
Errado.
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Fatores Químicos
163. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) A retirada de poeira de documentos em suporte papel deve 
ser feita com pano levemente úmido.
Na verdade, a recomendação de pano úmido no ambiente de arquivo é indicado para os móveis 
e o chão, e não para os documentos. A bibliografia sugere a retirada de poeira em documentos 
por meio de aspirador de pó ou câmaras especiais para esta finalidade, conhecidas como câ-
marasde higienização.
Errado.
164. (CEBRASPE/DPF/2018) A estabilidade química do material e sua resistência aos agen-
tes de degradação são fundamentais para o acondicionamento dos documentos de arquivo.
Entende-se por acondicionamento a colocação de documentos em suas respectivas embala-
gens (pastas, caixas ou envelopes, por exemplo). O material utilizado deve ser escolhido de for-
ma que sua estabilidade química (material com pH neutro ou alcalino são os mais indicados) 
e sua resistência favoreçam à conservação dos documentos.
Certo.
165. (CEBRASPE/EBSERH/2018) Em documentos mantidos em arquivos permanentes, as re-
ações químicas devido aos materiais utilizados nos invólucros são situações esperadas, mas 
praticamente impossíveis de ser evitadas.
Para evitar as reações químicas desfavoráveis à preservação dos documentos relacionadas 
aos invólucros (embalagens), estas devem ser confeccionadas em material de pH neutro ou 
alcalino, ou seja, é um problema que pode ser evitado, ao contrário do que afirma o item.
Errado.
166. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Para evitar a deterioração por umidade e acidez, as fotogra-
fias devem ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro.
A bibliografia recomenda o acondicionamento de fotografias em folders (pastas) de pH neutro.
Certo.
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167. (CEBRASPE/STM/2018) Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invó-
lucros devem ser alcalinos.
Materiais alcalinos são recomendados para a conservação dos documentos, pois evitam al-
tos índices de acidez, que provocam o envelhecimento do material armazenado. O manual de 
recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo, do Conarq, 
apresenta o seguinte texto: “Todos os materiais usados para o armazenamento de documen-
tos permanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo 
provocar quaisquer reações que afetem a preservação dos documentos. Os papéis e cartões 
empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e corresponder às expec-
tativas de preservação dos documentos”.
Certo.
168. (CEBRASPE/STM/2018) As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de compu-
tador, devem ser preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço tratado com pintura 
sintética de efeito antiestático.
O item apresenta corretamente uma recomendação para o armazenamento de documentos 
em mídias magnéticas. O manual de recomendações para a Produção e o Armazenamento de 
Documentos de Arquivo, do Conarq, apresenta o seguinte texto: “As mídias magnéticas, como 
fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos 
que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmen-
te em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático”.
Certo.
169. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O material utilizado na confecção das caixas que acondicio-
nam documentos de arquivo é irrelevante na preservação documental.
Recomenda-se o acondicionamento de documentos em embalagens de pH neutro, a fim de 
conservar os documentos.
Errado.
170. (CEBRASPE/DPU/2016) Uma maneira de se garantir a preservação de documentos de 
arquivo consiste na utilização de materiais permanentes em sua produção.
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Recomenda-se o acondicionamento de documentos em embalagens de pH neutro (também 
chamados de material permanente), a fim de conservar os documentos. A criação de docu-
mento com este tipo de material também é altamente recomendada para a guarda de docu-
mentos de grande temporalidade.
Certo.
Fatores Biológicos
171. (CEBRASPE/FUB/2015) O manuseio é um dos fatores que contribuem para a deteriora-
ção dos documentos de um acervo.
A utilização do dia a dia (manuseio) desgasta os documentos e prejudica a sua conservação.
Certo.
172. (CEBRASPE/CADE/2014) Para a assinatura de documentos, recomenda-se a utilização 
de caneta esferográfica como forma de preservação do papel.
A utilização de caneta esferográfica prejudica a conservação do papel, uma vez que criam sul-
cos e provocam sua degradação.
Errado.
173. (CEBRASPE/FUB/2014) As embalagens são utilizadas para evitar que os documentos 
fiquem vulneráveis aos microrganismos existentes nos depósitos de arquivo.
A limpeza, além do controle de umidade e da temperatura no ambiente é que evita a presença 
de insetos e microrganismos no ambiente. A embalagem, apesar de importante na conserva-
ção dos documentos, não interfere neste aspecto.
Errado.
Microfilmagem
Conceito de Microfilmagem
174. (CEBRASPE/MPOG/2015) Microfilmagem é o resultado do processo de reprodução, em 
filme, de documentos em diferentes graus de redução.
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O item apresenta corretamente o conceito de microfilmagem, técnica que permite criar uma 
cópia fiel do documento em formato altamente reduzido.
Certo.
Aplicações da Microfilmagem
175. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A liberação do espaço ocupado anteriormente por documen-
tos em suporte papel é o objetivo primordial da microfilmagem.
Apesar de a maioria das empresas adotarem a microfilmagem como recurso para liberação do 
espaço ocupado anteriormente por documentos em suporte papel, a bibliografia não considera 
este como o objetivo primordial da microfilmagem.
Errado.
176. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A técnica da microfilmagem tem como limitação a dificulda-
de de acesso múltiplo, uma das vantagens da digitalização de documentos.
A cópia obtida por meio da digitalização pode ser disponibilizada em sistema, permitindo a vi-
sualização simultânea por diferentes usuários em tempo real. A microfilmagem não apresenta 
esta vantagem, por se tratar de cópia em película fotográfica, não em meio digital.
Certo.
Legislação Referente à Microfilmagem
Lei n. 5.433/1968 – Lei do Microfilme
Art. 1º, § 1º, Validade Legal do Microfilme
177. (CEBRASPE/CADE/2014) A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade 
legal quando esse processo ocorre simultaneamente à digitalização.
A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade legal, de acordo com o artigo 1º, 
§ 1º, da Lei n. 5.433/1968. Não há necessidade de que o documento seja também digitalizado 
para garantir esta validade, como afirma o item.
Errado.
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178. (CEBRASPE/DPF/2014) A legislação brasileira aceita o microfilme como prova legal e 
autêntica.
A legislação brasileira aceita o microfilmecomo prova legal e autêntica, de acordo com o artigo 
1º, § 1º, da Lei n. 5.433/1968: “Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, 
os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos 
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele”.
Certo.
179. (CEBRASPE/MTE/2014) A microfilmagem, que garante a autenticidade de documentos, 
é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte documental.
A microfilmagem tem validade legal garantida por lei (artigo 1º, § 1º, da Lei n. 5.433/1968), o 
que garante a autenticidade de documentos e a possibilidade de substituição do documen-
to original.
Certo.
Decreto n. 1.799/1996
180. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O Decreto n. 1.799/1996 regulamenta a lei de microfilma-
gem de 1968.
A microfilmagem é regida no Brasil pela Lei n. 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto 
n. 1.799/96.
Certo.
Art. 5º, § 3º, Armazenamento das 2 Vias do Microfilme em Locais Distintos
181. (CEBRASPE/FUB/2015) O filme original e o filme cópia devem ser arquivados no mesmo 
local, para facilitar as consultas.
A legislação arquivística (Lei n. 5.433/1968 e o artigo 5º do Decreto n. 1.799/1996) prevê que 
cada microfilme deve ser gerado em duas vias, que devem ser armazenadas em locais sepa-
rados, por segurança.
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Art. 13 – Eliminação de Documentos Permanentes
182. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Os originais de documentos permanentes que tenham sido 
microfilmados devem ser eliminados após cinco anos.
O artigo 13 do Decreto n. 1.799/1996, que regulamenta a Lei n. 5.433/1968 (Lei da Microfilma-
gem) afirma que “Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não 
poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de 
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor”.
Errado.
183. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Após a microfilmagem, os documentos oficiais ou públicos 
com valor de guarda permanente poderão ser eliminados, desde que se garanta sua inutiliza-
ção por completo.
Documentos permanentes não podem ser eliminados, ainda que tenham sido submetidos ao 
processo de microfilmagem, de acordo com o artigo 13 do Decreto n. 1.799/1996, que regula-
menta a Lei da Microfilmagem (Lei n. 5.433/1968).
Errado.
184. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Após a microfilmagem, os documentos de arquivo podem 
ser eliminados, salvo os de valor permanente.
A microfilmagem de documentos permite a eliminação dos documentos originais, de acordo 
com a legislação a respeito do assunto. A exceção são os documentos de valor histórico ou 
permanente, conforme prevê o artigo 13 do Decreto n. 1.799/1996.
Certo.
185. (CEBRASPE/DPU/2016) A microfilmagem de documentos arquivísticos considerados 
permanentes sem a eliminação do original constitui procedimento correto.
Documentos permanentes podem ser microfilmados, mas não podem ser eliminados, de acor-
do com a legislação arquivística (Lei n. 5.433/1968 e art. 13 do Decreto n. 1.799/1996).
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Automação de Arquivos
Documentos Digitais
186. (CEBRASPE/ABIN/2018) Redução de espaços físicos e ganhos de produtividade são 
vantagens da geração de documentos arquivísticos digitais, mas dificultam o acesso aos esto-
ques de informações e a distribuição de dados e informações.
Na verdade, a utilização de documentos em meio digital tem como vantagem a maior facilida-
de de acesso às informações, uma vez que estas podem ser disponibilizadas em rede e, assim, 
estarem disponíveis de forma rápida e simultânea por diferentes usuários.
Errado.
187. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) É dispensável submeter documentos arquivísticos digitali-
zados ou natodigitais ao plano de classificação ou à tabela de temporalidade.
Documentos em meio digital, sejam digitalizados ou natodigitais (aqueles já criados em meio 
digital) devem receber o mesmo tratamento arquivístico dispensados aos documentos tradi-
cionais, o que implica a aplicação do plano de classificação, na organização destes documen-
tos, e da tabela de temporalidade, no controle dos prazos de arquivamento.
Errado.
188. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O conteúdo de bases de dados não pode ser considerado 
documento arquivístico.
Informações em sistemas digitais, como bases de dados, são considerados parte do arquivo 
da instituição, ao contrário do que afirma o item.
Errado.
189. (CEBRASPE/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com 
a tabela de temporalidade.
Os documentos eletrônicos ou em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivísti-
co dado aos documentos em meio tradicional, ou seja, também devem ter seu prazo de guarda 
controlados por meio da tabela de temporalidade.
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190. (CEBRASPE/DPU/2016) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de mecanismos 
modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do acervo.
Os documentos eletrônicos ou em meio digital devem receber tratamento arquivístico da mes-
ma forma que os documentos em meio tradicional.
Certo.
191. (CEBRASPE/DPU/2016) Todo documento digital é codificado em dígitos binários.
Os documentos digitais são gravados em sistema informatizado, onde as informações são 
representadas por meio de dígitos binários (0 e 1).
Errado.
192. (CEBRASPE/FUB/2016) Os documentos de arquivo digitais ou que foram digitalizados 
na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma organização diferente daquela 
dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos os tipos de documentos têm nature-
zas diversas.
Os documentos em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivístico dado aos 
documentos em meio tradicional, no que se refere ao controle de prazos de guarda, aplicação 
da tabela de temporalidade controle de tramitação, acesso, e demais controles relacionados à 
gestão de documentos.
Certo.
Digitalização
193. (CEBRASPE/CGM-PB/2018) Uma das indicações para a digitalização de documentos é 
a necessidade do múltiplo acesso ou a grande demanda pela documentação.
A principal vantagem da digitalização de documentos é a facilidade de acesso aos mesmos, o 
que torna esta tecnologia uma excelente opção em situações que demandam necessidade de 
acesso múltiplo e rápido às informações.
Certo.
194. (CEBRASPE/STM/2018) De acordo com a tabela de temporalidade, um documento des-
tinado à eliminação deve ser previamente digitalizado.
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Não há a necessidade de se efetuar a digitalização de documentos quando da sua eliminação. 
A digitalização pode ser adotada nas instituições como forma de facilitar o acesso às informa-
ções, mas não como pré-requisito para sua eliminação, como afirma o item.
Errado.
195. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade da imagem di-
gital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de compressão e a resolução 
óptica adotada no escaneamento.
A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores: da resolução óptica ado-
tada no escaneamento, da profundidade de bit, dos processos de interpolação (quando utili-
zados) e dos níveis de compressão, além das características dos próprios equipamentos e 
técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
Certo.
196. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a redução do ma-
nuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
Uma das vantagens da digitalização é permitir a conservação dos documentos originais, que 
podem ser guardados enquanto sua cópia digitalizada é utilizada no dia a dia da instituição.
Certo.
197. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser 
considerado como documento original.
A digitalização de documentos resulta numa cópia do documento, que, de acordo com a le-
gislação vigente, até pode, se realizada com critérios específicos e desde que não se trate de 
documentos permanentes (de valor histórico), substituir os documentos originais. De qualquer 
forma, a versão digitalizada, ainda que tenha valor legal, não deixa de ser uma cópia do docu-
mento original.
Errado.
198. (CEBRASPE/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao processo de or-
ganização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de maneira que a digita-
lização dos documentos do arquivo intermediário seja realizada antes da aplicação da tabela 
de temporalidade.
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Os documentos a serem digitalizados já foram submetidos à tabela de temporalidade, pois é 
necessário levar em consideração o prazo de guarda dos mesmos para verificar a viabilidade 
ou não de sua digitalização.
Errado.
199. (CEBRASPE/DPU/2016) Digitalização é o procedimento a ser adotado antes da elimina-
ção de qualquer processo com trânsito em julgado.
A eliminação de documentos não exige, necessariamente, sua prévia digitalização, como o 
item afirma.
Errado.
Legislação acerca da Digitalização
Lei n. 12.682/2012
Art. 2º-A – Eliminação de Documentos Permanentes após a Digitalização
200. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acumulada 
pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos ori-
ginais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
A legislação atual (Lei n. 12.682/2020 atualizada pela Lei n. 13.874/2019) até permite a elimi-
nação de documentos originais após sua digitalização, desde que tenham sido digitalizados a 
partir dos critérios estabelecidos em legislação específica e desde que não sejam de caráter 
permanente (de valor histórico). O artigo 2ºA desta lei prevê que “§ 1º Após a digitalização, 
constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o 
original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação 
observará o disposto na legislação específica”.
Errado.
201. (CEBRASPE/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor secundário 
poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser mantida sua versão 
original em papel.
O item apresenta corretamente o que está previsto no artigo 2º A da Lei n. 12.682/2012, atua-
lizada pela Lei n. 13.874/2019.
Certo.
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Preservação de Documentos Digitais
202. (CEBRASPE/IPHAN/2018) O armazenamento e a garantia da legibilidade de documen-
tos eletrônicos requerem o desenvolvimento de ações que possibilitem a minimização de ris-
cos, destacando-se, entre elas, a preservação e a migração de mídias, com vistas a evitar os 
riscos da obsolescência tecnológica.
Migração (alteração) de mídias e formatos são medidas importantes para a preservação de 
documentos digitais a longo prazo.
Certo.
203. (CEBRASPE/POLÍCIA CIENTÍFICA-PE/2016) A digitalização, apesar de muito utilizada 
para a preservação de documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.
b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
A rápida obsolescência de hardware e software, que exige a migração (alteração) de mídias 
e formatos de forma contínua são obstáculos para a preservação de documentos digitais a 
longo prazo.
Letra e.
Métodos de Arquivamento
Método Geográfico
Método Ideográfico
204. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A aplicação do método ideográfico de arquivamento é consi-
derada complexa.
O método de arquivamento ideográfico é considerado de difícil aplicação, porque exige a inter-
pretação dos documentos e conhecimento doa assuntos da instituição.
Certo.
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Plano de Classificação
205. (CEBRASPE/MPC-PA/2019) A classificação de documentos de arquivo é determinada
a) pelo tema do documento.
b) pelo assunto do documento.
c) pelas funções e atividades da instituição.
d) pelo ato de recebimento ou pela expedição.
e) pela pertinência do conjunto documental.
A bibliografia arquivística sugere que o plano de classificação, instrumento utilizado para clas-
sificar os documentos, seja criado com base nas funções e atividades da instituição.
Letra c.
206. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) Plano de destinação é a denominação do instrumento utili-
zado na classificação de documentos no arquivo corrente.
O instrumento utilizado na classificação de documentos é o plano de classificação, e não o pla-
no de destinação, como afirma o item. Esta classificação consiste na atribuição de um código 
ao documento referente ao seu assunto. O plano de destinação, na verdade, é um instrumento 
utilizado para o tratamento de massas documentais acumuladas (grandes conjuntos de docu-
mentos acumulados sem qualquer tratamento arquivístico) a fim de determinar o que deve ser 
eliminado ou não.
Errado.
207. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) De acordo com a literatura arquivística, os instrumentos de 
classificação de documentos devem ser elaborados com base nas funções da instituição.
O plano de classificação é elaborado a partir da estrutura e do funcionamento da instituição, 
de forma que cada instituição terá um plano de classificação que espelha as suas atividades.
Certo.
208. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Na gestão de documentos inserem-se o planode classifica-
ção de documentos e a tabela de temporalidade, como instrumentos que viabilizam o desen-
volvimento das atividades.
O plano de classificação é o instrumento utilizado na organização dos documentos no arquivo, 
enquanto a tabela de temporalidade controla os prazos de guarda e a destinação final (elimi-
nação ou recolhimento para guarda permanente) dos documentos.
Certo.
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209. (CEBRASPE/DPF/2018) A classificação de documentos de arquivo é realizada com a 
aplicação do código de classificação, instrumento que é preparado a partir das funções e das 
atividades que gerem os documentos.
A elaboração do código de classificação, instrumento que apresenta os códigos de assunto a 
serem anotados nos documentos visando sua organização no arquivo, é baseada nas funções 
e atividades da instituição. Em função desta situação, cada instituição terá o seu próprio plano 
de classificação que refletirá suas atividades.
Certo.
210. (CEBRASPE/DPF/2018) A classificação estrutural, um dos tipos de classificação de do-
cumentos de arquivo, baseia-se na estrutura orgânica da entidade.
A classificação de documentos requer a adoção e aplicação de métodos que, segundo a teoria 
arquivística (no caso T. R. Schellemberg) são três: o organizacional ou estrutural, por assunto 
e o funcional. No método de classificação organizacional ou estrutural o arranjo é baseado na 
estrutura administrativa do órgão, ou seja, as séries são estabelecidas de acordo com as divi-
sões administrativas ou estrutura orgânica da entidade.
Certo.
211. (CEBRASPE/EBSERH/2018) Realizar o estudo de um documento mediante a leitura do 
assunto tratado é um procedimento adotado para realizar a classificação documental.
A classificação é uma atividade que consiste em ler o documento, identificando seu assunto 
de acordo com o plano de classificação da instituição.
Certo.
212. (CEBRASPE/EMAP/2018) Os documentos de arquivo são classificados de acordo com 
a sua função.
A classificação dos documentos é realizada com base no plano de classificação da instituição, 
e consiste em atribuir um código ao mesmo, de acordo com seu assunto ou função.
Certo.
213. (CEBRASPE/EMAP/2018) A classificação dos documentos de arquivo é feita por meio 
do plano denominado plano de destinação.
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A classificação dos documentos é realizada com base no plano de classificação da instituição, 
e não no plano de destinação, como o item sugere.
Errado.
214. (CEBRASPE/EMAP/2018) A ordenação numérica dos processos administrativos torna a 
classificação desses processos desnecessária.
A classificação dos documentos é o ato de identificar seu assunto e anotar um código nos 
mesmos, que identifica este assunto. A numeração sequencial dos processos não tem nada 
a ver com este código de assunto, ou seja, não torna a classificação desnecessária, como o 
item afirma.
Errado.
215. (CEBRASPE/MP-PI/2018) A classificação de um documento de arquivo deve ser feita no 
momento em que ele chega ao arquivo permanente.
A classificação dos documentos é o ato de identificar seu assunto e anotar um código nos 
mesmos, que identifica este assunto. É uma atividade realizada no momento da criação ou 
entrada do documento na instituição, ou seja, na idade corrente do ciclo vital dos documentos.
Errado.
216. (CEBRASPE/MPU/2018) A classificação de documentos de arquivo é feita a partir do 
plano de classificação, que pode ser o mesmo utilizado na biblioteca do órgão.
O plano de classificação dos documentos de arquivo não é o mesmo adotado na bibliotecono-
mia. Na arquivologia, cada órgão desenvolve seu próprio plano de classificação, ao contrário 
da biblioteconomia, que adota um plano de classificação universal.
Errado.
217. (CEBRASPE/MPU/2018) Os documentos de arquivo devem ser classificados pela fun-
ção e atividade que tenham motivado a criação do documento.
A classificação dos documentos, que consiste na sua análise a fim de separá-los por assunto, 
leva em consideração a função/atividade de cada documento.
Certo.
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218. (CEBRASPE/PCMA/2018) A classificação de documentos de arquivo, para fins de orga-
nização e recuperação, é realizada com base na
a) espécie do documento.
b) expedição do documento.
c) tramitação do documento.
d) reformatação do documento.
e) função do documento.
A classificação dos documentos é realizada com base no plano de classificação da instituição, 
e consiste em atribuir um código ao mesmo, de acordo com seu assunto ou função.
Letra e.
219. (CEBRASPE/STM/2018) O instrumento utilizado para a classificação dos documentos 
de arquivo é o inventário analítico.
O instrumento utilizado para a classificação dos documentos de arquivo é o plano de classifi-
cação, e não o inventário analítico, como afirma o item.
Errado.
220. (CEBRASPE/ANVISA/2016) Na gestão de documentos, a atividade arquivística de clas-
sificação atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo informativo.
A atividade de classificação pode ser entendida como aquela em que os documentos recebem 
códigos, identificando seus assuntos principais.
Certo.
221. (CEBRASPE/DPU/2016) O plano de classificação é uma estrutura hierárquica e lógica, 
que vai do geral (classes) ao específico (subdivisões).
O item apresenta corretamente a estrutura do plano de classificação, instrumento utilizado 
para classificar os documentos da instituição, e que apresenta os assuntos e as atividades da 
instituição, com códigos para representar os mesmos.
Certo.
222. (CEBRASPE/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de acordo com 
a tabela de temporalidade e classificados a partir do plano de classificação.
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O item apresenta os dois instrumentos arquivísticos utilizados para controlar os prazos de 
guarda dos documentos e para organizá-los (classificá-los) nos arquivos.
Certo.
223. (CEBRASPE/FUB/2016) A elaboração do plano ou do código de classificação dos docu-
mentos de arquivo da UnB exige conhecimento da relação entre as unidades, da organização e 
do funcionamento dos órgãos da universidade.
Para a elaboração do plano de classificação da instituição, é imprescindível que o profissional 
conheça a estrutura e o funcionamento da instituição, bem como as atividades desenvolvi-
das por ela.
Certo.
Escolha do Método a Ser Adotado
224. (CEBRASPE/MPC-PA/2019) O modo como o usuário consultaos documentos de arqui-
vo gera indicações acerca da melhor forma de organizá-los. Não ocorrendo tal orientação, o 
modo-padrão de ordená-los é
a) numericamente.
b) alfabeticamente.
c) geograficamente
d) cronologicamente.
e) tematicamente.
A bibliografia arquivística apresenta o método cronológico como método padrão a ser adota-
do nos documentos. De qualquer forma, é importante que haja um estudo dos documentos a 
serem ordenados e do funcionamento da instituição, a fim de verificar qual método atenderá 
melhor o usuário.
Letra d.
225. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A aplicação deficiente de técnicas de organização do acervo 
resulta em demora na localização de documentos.
É importante a escolha do método adequado na organização dos documentos, a fim de que 
haja a localização rápida e eficiente dos mesmos, quando necessário.
Certo.
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226. (CEBRASPE/IPHAN/2018) No arquivamento de documentos, é fundamental a seleção 
de apenas um método, para evitar dificuldades de localização no momento da busca.
Não existe a indicação de se utilizar apenas um método quando da organização do arquivo. O 
normal é que sejam adotados vários critérios, de acordo com a natureza dos documentos e a 
necessidade da instituição.
Errado.
227. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases 
intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter sido descar-
tada na fase corrente.
A organização da documentação deve se dar desde o início, ou seja, desde a primeira fase do 
ciclo vital, a fase corrente.
Errado.
Princípios Arquivísticos
Organicidade
228. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) O vínculo arquivístico, um dos elementos principais para a 
distinção entre arquivo, biblioteca e museu, é o inter-relacionamento existente entre os docu-
mentos acumulados pela mesma atividade da organização.
O enunciado apresenta características vinculadas ao princípio da organicidade, que caracteri-
za os documentos de arquivo.
Certo.
229. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O caráter orgânico que interliga os documentos de um mes-
mo conjunto constitui característica primordial dos arquivos.
O caráter orgânico dos documentos é uma característica básica dos arquivos, que os diferen-
ciam das bibliotecas.
Certo.
230. (CEBRASPE/DPF/2018) Os arquivos não são colecionados, mas sim agrupados por um 
processo natural.
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Os documentos de arquivo, ao contrário dos documentos de biblioteca (que são reunidos arti-
ficialmente, o que é conhecido tecnicamente como coleção), são acumulados de forma natural 
e orgânica, ou seja, os documentos nascem vinculados à entidade que os acumula (pessoa 
física ou jurídica), refletindo suas atividades.
Certo.
231. (CEBRASPE/DPF/2018) Uma das características básicas do arquivo é que o significado 
do acervo documental não depende da relação que os documentos mantenham ente si.
A organicidade, característica fundamental dos documentos de arquivo, faz com que os docu-
mentos mantenham uma relação com os demais documentos do conjunto. Um documento de 
arquivo fora do seu conjunto perde muito do seu significado.
Errado.
232. (CEBRASPE/MPE-PI/2018) A existência de um sentido orgânico no arquivo é o que o 
distingue da biblioteca e do museu.
A organicidade é uma característica dos documentos de arquivo, característica esta não en-
contrada nos documentos de biblioteca e nos itens de museu, que são colecionados, isto é, for-
mam suas coleções a partir de documentos/itens acumulados a partir de escolhas aleatórias.
Certo.
233. (CEBRASPE/MPU/2018) A relação entre os documentos de um arquivo, a qual decorre 
das atividades da instituição que os tenha acumulado, constitui a organicidade dos documen-
tos de arquivo.
O item apresenta corretamente o conceito do princípio da organicidade, que fundamenta os 
documentos de arquivo e os diferencia dos documentos de biblioteca.
Certo.
234. (CEBRASPE/FUB/2015) Uma coleção de documentos manuscritos, reunida por uma pes-
soa, que contenha a história da origem do povoado de um município é denominada arquivo.
Os documentos de arquivo, ao contrário dos documentos de biblioteca (que são reunidos arti-
ficialmente, o que é conhecido tecnicamente como coleção), são acumulados de forma natural 
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e orgânica, ou seja, os documentos nascem vinculados à entidade que os acumula (pessoa 
física ou jurídica), refletindo suas atividades. o termo coleção, portanto, caracteriza as biblio-
tecas, e não os arquivos.
Errado.
Proveniência ou Respeito aos Fundos
235. (CEBRASPE/MPC-PA/2019) O princípio arquivístico segundo o qual os documentos acu-
mulados por pessoa física ou jurídica não podem ser misturados a conjuntos documentais 
produzidos e(ou) recebidos por outras pessoas ou organização é o
a) princípio da proveniência.
b) princípio da ordem original.
c) princípio da territorialidade.
d) princípio da pertinência.
e) princípio da estrutura interna.
O princípio da proveniência, também chamado de princípio do respeito aos fundos pela bi-
bliografia arquivística, defende que não devem ser misturados arquivos (enquanto conjunto 
de documentos de uma pessoa física ou jurídica) de entidades distintas, quando reunidos em 
um mesmo espaço. Nesta situação, o arquivo de cada entidade é chamado de fundo ou fundo 
de arquivo.
Letra a.
236. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) A constituição do fundo arquivístico de determinado órgão 
público é resultado da aplicação do princípio da proveniência.
O princípio da proveniência, também chamado de princípio do respeito aos fundos pela bi-
bliografia arquivística, defende que não devem ser misturados arquivos (enquanto conjunto 
de documentos de uma pessoa física ou jurídica) de entidades distintas, quando reunidos em 
um mesmo espaço. Nesta situação, o arquivo de cada entidade é chamado de fundo ou fundo 
de arquivo.
Certo.
237. (CEBRASPE/DPF/2018) De acordo com o princípio de respeito aos fundos, o arquivo de 
uma pessoa jurídica ou física deve ser mantido separadamente de arquivos de outras pessoas 
jurídicas ou físicas.
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O item apresenta corretamente a definição do princípio da proveniência, também conhecido 
como princípio do respeito aos fundos. Segundo este princípio, arquivos de pessoas/entidades 
distintas não devem se misturar uns aos outros quando reunidos em um mesmo local.
Certo.
238. (CEBRASPE/EMAP/2018) O princípio da proveniência,cujo objetivo é gerar o fundo de 
arquivo, é o primeiro princípio a ser aplicado na classificação dos documentos de arquivo.
O princípio da proveniência, também conhecido como princípio do respeito aos fundos, defen-
de que arquivos de entidades diferentes não devem se misturar uns aos outros quando ocu-
parem o mesmo espaço. Este princípio fundamenta a organização de arquivos, em especial 
arquivos permanentes, onde é comum a reunião de arquivos de entidades distintas.
Certo.
239. (CEBRASPE/IPHAN/2018) De acordo com o princípio de respeito aos fundos, princípio 
básico da arquivologia, o documento deve pertencer ao local de sua origem e não pode ser 
armazenado em local distinto daquele de sua criação e acumulação.
O item apresenta a definição do princípio da territorialidade, e não do princípio do respeito aos 
fundos, como afirma o item.
Errado.
240. (CEBRASPE/MPE-PI/2018) A reunião de documentos de instituições distintas em um 
único acervo fere o princípio da proveniência.
O princípio da proveniência defende que não devem ser misturados arquivos de entidades 
distintas quando estes forem reunidos em um único local. Portanto, a reunião de arquivos de 
instituições distintas em um único acervo fere este princípio.
Certo.
241. (CEBRASPE/STM/2018) Na organização de arquivos, o princípio da proveniência funda-
menta os principais procedimentos.
O princípio da proveniência, também conhecido como princípio do respeito aos fundos, defende 
que arquivos de entidades diferentes não devem se misturar uns aos outros quando ocuparem 
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o mesmo espaço. Este princípio fundamenta a organização de arquivos, em especial arquivos 
permanentes, onde é comum a reunião de arquivos de entidades distintas.
Certo.
242. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O princípio da procedência, também chamado de princípio 
do respeito aos fundos, dispõe que tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa 
ou família, não deve ser misturado aos fundos de outras entidades produtoras.
O princípio da proveniência, também chamado de princípio da procedência na literatura arqui-
vística, defende que não devem ser misturados arquivos de entidades distintas, quando estes 
ocuparem o mesmo espaço. Ocorre que o item fala em “tudo o que for produzido”, o que englo-
baria também publicações bibliográficas, que não seguem este princípio.
Errado.
Respeito à Ordem Original
243. (CEBRASPE/DPF/2018) A aplicação do princípio da reversibilidade permite manter os 
documentos da forma como eles foram acumulados pela pessoa jurídica ou física que o tiver 
produzido.
O item apresenta a definição do princípio do respeito à ordem original, e não do princípio da 
reversibilidade.
Errado.
244. (CEBRASPE/STM/2018) O princípio da ordem original, utilizado na organização interna 
de um fundo de arquivo, determina que os documentos devam ser reclassificados por assunto.
O princípio do respeito à ordem original é aquele que defende que, quando um arquivo (enquan-
to conjunto de documentos acumulados por uma entidade) for encaminhado para guarda por 
terceiro, deve conservar o arranjo (ordem dada aos documentos) definido pela entidade acu-
muladora. Ou seja, a ordem dos documentos será aquela definida pela entidade acumuladora 
para cada documento (por nome, por local, por data, por assunto...) e não especificamente por 
assunto, como afirma o item.
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Territorialidade
245. (CEBRASPE/ABIN/2018) A aplicação do princípio da territorialidade restringe-se ao ní-
vel nacional.
O princípio da territorialidade defende que os documentos devem ser mantidos no local ou 
região em que foram acumulados, seja cidade, estado ou país, por exemplo. Não é apenas a 
nível nacional, como afirma o item.
Errado.
246. (CEBRASPE/FUB/2016) Considerando o princípio da territorialidade, os documentos de 
arquivo da UnB devem ser organizados de maneira temática ou por assunto.
O princípio da territorialidade defende que os documentos devem ser mantidos no local ou 
região em que foram acumulados. Não diz respeito ao assunto do documento.
Errado.
247. (CEBRASPE/TELEBRAS/2015) O princípio da territorialidade defende que os arquivos 
sejam mantidos, guardados e conservados nos locais onde foram acumulados.
O princípio da territorialidade defende que os documentos devem ser mantidos no local ou 
região em que foram acumulados, a fim de que seja mantido seu potencial histórico.
Certo.
Unicidade
248. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) O documento de arquivo é considerado único se produzido 
em uma única via e múltiplo se, embora seu conteúdo seja único, é remetido a diferentes des-
tinatários.
A unicidade é uma característica dos documentos de arquivo e está relacionada ao contexto 
único em que o documento foi criado. Esta característica não se refere à quantidade de vias do 
documento e nem ao número de destinatários.
Errado.
249. (CEBRASPE/DPU/2016) O princípio da unicidade é utilizado para a manutenção dos con-
juntos documentais nas regiões em que foram acumulados.
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AULA ESSENCIAL
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O item apresenta um resumo do princípio da territorialidade, e não da unicidade, como afirma.
Errado.
Reversibilidade
250. (CEBRASPE/DPU/2016) Havendo necessidade de reversão de procedimento ou de trata-
mento empreendido em determinado arquivo, aplica-se o princípio da pertinência.
O princípio da reversibilidade (e não pertinência, como o item afirma) é aquele aplicado em ati-
vidades de restauração de documento, e afirma que os procedimentos empreendidos possam 
ser revertidos, se necessário.
Errado.
Legislação Arquivística
Lei n. 8.159/1991
Art. 1º – Função e Finalidades dos Arquivos
251. (CEBRASPE/FUB/2014) São deveres do poder público a gestão documental e a proteção 
especial a documentos de arquivo, tais como instrumentos de apoio à cultura e ao desenvolvi-
mento científico.
O item apresenta corretamente o disposto no artigo 1º da Lei n. 8.159/1991.
Certo.
Art. 4º – Direito de Acesso à Informação
252. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A gestão de documentos assegura ao cidadão o direito de 
acesso à informação, que lhe é legalmente conferido.
O artigo 4º da Lei n. 8.159/1991 garante ao cidadão o acesso à informação. Este artigo é base-
ado no artigo V, inciso XXXIII, da Constituição Federal. A Lei n. 12.527/2011, conhecida como 
a Lei de Acesso à Informação, regulamenta este assunto.
Certo.
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253. (CEBRASPE/ICMBIO/2015)Técnico I: Área Apoio Técnico
2012 MPE/PI Analista Ministerial: Documentação
2012 MPE/PI Técnico Ministerial: Área Administrativa
2012 SEI/BA Especialista: Área Disseminação de 
Informações
2012 TJAL Analista Judiciário: Arquivologia
2012 TJAL Técnico Judiciário
2012 TJRR Auxiliar Administrativo
2012 TRE/RJ Técnico Judiciário: Área Administrativa
2011 ALES Técnico Legislativo Senior I: Área Protocolo
2011 CNPQ Assistente
2011 EBC Analista: Acervo e Pesquisa
2011 EBC Analista: Arquivologia
2011 EBC Técnico: Administração
2011 ECT (CORREIOS) Analista de Correios: Arquivologia
2011 ECT (CORREIOS) Analista de Correios: Formação História
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ANO CONCURSO CARGO
2011 FUB Assistente Administrativo
2011 FUB Secretário Executivo
2011 IFB Assistente em Administração
2011 MEC Analista de Processos
2011 SEBRAE NACIONAL Analista Técnico: Biblioteconomia
2011 SEDUC/AM Assistente Administrativo
2011 SEGER/ES Especialista: Área Arquivologia
2011 SEGER/ES Especialista: Área Biblioteconomia
2011 STM Analista Judiciário: Restauração
2011 STM Analista Judiciário: Arquivologia
2011 STM Técnico Judiciário: Área Administrativa
2011 TJES Analista Judiciário: Arquivologia
2011 TRE/ES Analista Judiciário: Arquivologia
2011 TRE/ES Técnico Judiciário: Área Administrativa
2010 ABIN Agente Técnico de Inteligência: Área de 
Administração
2010 ABIN Oficial Técnico de Inteligência: Área de 
Arquivologia
2010 AGU Agente Administrativo
2010 ANEEL Analista Administrativo: Área 4: Arquivologia
2010 ANEEL Técnico Administrativo: Área 1
2010 CETURB/ES Técnico em Transportes: Área Auxiliar
2010 DETRAN/ES Assistente Técnico de Trânsito
2010 DPU Agente Administrativo
2010 DPU Arquivista
2010 EMBASA Assistente de Serviço Administrativo I
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ANO CONCURSO CARGO
2010 INCA/MS Assistente em C&T 1: Apoio Técnico 
Administrativo
2010 INMETRO Analista: Área Ciência da Informação
2010 INMETRO Analista Executivo em Metrologia: Área 
Inovação
2010 MPS Agente Administrativo
2010 MPS Nível 1: Área de Atuação: Administrativa
2010 MPU Analista: Arquivologia
2010 MPU Técnico Administrativo
2010 MS Arquivologista
2010 SERPRO Analista: Gestão Logística
2010 TRE/BA Técnico Judiciário: Área Administrativa
2010 TRE/MT Técnico Judiciário: Área Administrativa
2010 TRT 21a REG (RN) Analista Judiciário: Arquivologia
2010 TRT 21a REG (RN) Técnico Judiciário: Área Administrativa
2009 ANAC Técnico Administrativo
2009 ANATEL Técnico Administrativo
2009 ANTAQ Analista Administrativo: Arquivologia
2009 ANTAQ Técnico Administrativo
2009 DPF Escrivão da Polícia Federal
2009 FUB Arquivista
2009 FUB Secretário Executivo
2009 IBRAM/DF Analista de Atividades do Meio Ambiente: 
Arquivista
2009 IBRAM/DF Analista: Educação Ambiental
2009 IBRAM/DF Técnico: Agente Administrativo
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ANO CONCURSO CARGO
2009 MCT Analista em Ciência Júnior I
2009 MEC Agente Administrativo
2009 MI Assistente Técnico Administrativo
2009 MMA Agente Administrativo
2009 SEAD/CEHAP/PB Assistente Administrativo
2009 SEAD/SES/FHS/SE Assistente Administrativo I: Área Suprimentos 
SAMU
2009 SEAD/SES/FHS/SE Assistente Administrativo I
2009 SEAD/SES/FHS/SE Assistente Administrativo II: Área Materiais
2009 SEAPA/DF Técnico: Área Agente Administrativo
2009 TRE/GO Técnico Judiciário: Área Administrativa
2009 TRE/MA Técnico Judiciário: Área Administrativa
2009 TRE/MG Técnico Judiciário: Área Administrativa
2009 TRE/MG Técnico Judiciário: Contabilidade
2009 TRT 17ª REG (ES) Analista Judiciário: Arquivologia
2009 UNIPAMPA Secretário Executivo
2008 ABIN Agente de Inteligência
2008 ABIN Oficial de Inteligência
2008 DFTRANS Analista de Transportes Urbanos: Área 
Arquivista
2008 FUB Arquivista
2008 FUB Assistente Administrativo
2008 FUB Secretário Executivo
2008 FUNDAC/PB Agente Operacional
2008 FUNDAC/PB Assistente Técnico
2008 HEMOBRÁS Técnico em Almoxarife
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ANO CONCURSO CARGO
2008 INSS Analista do Seguro Social: Arquivologia
2008 MCT Analista em Tecnologia Junior I
2008 MCT Analista em Tecnologia Júnior I: Administração
2008 MCT Assistente em Tecnologia 1-1 (Z11)
2008 MCT Técnico em Administração
2008 MCT Técnico Tema VII
2008 ME Agente Administrativo
2008 ME Arquivista
2008 ME Bibliotecário
2008 MPE/AM Agente de Apoio: Área Agente Administrativo
2008 MPE/RR Assistente Administrativo
2008 MPE/RR Atendente: Área Recepecionista
2008 MS Agente Administrativo
2008 MS Técnico: Área Qualificação dos Processos de 
Pesquisa
2008 MTE Agente Administrativo
2008 PREF. VITÓRIA/ES Arquivista
2008 PREF. VILA VELHA/ES Assistente Administrativo
2008 SEAD/UEPA Agente Administrativo
2008 SEBRAE Analista Técnico: Área Arquivologia
2008 SEBRAE Assistente
2008 SEBRAE Apoio Administrativo
2008 SECAD/TO – PC/TO Papiloscopista
2008 SERPRO Analista: Especialização Gestão Logística
2008 SMA VITÓRIA/ES Técnico Municipal de Nível Superior: 
Arquivologia
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ANO CONCURSO CARGO
2008 STJ Técnico Judiciário: Área Administrativa
2008 TJDFT Analista Judiciário: Arquivologia
2008 TJDFT Técnico Judiciário: Área Administrativa
2008 TST Analista Judiciário: Arquivologia
2008 TST Técnico Judiciário: Área Administrativa
2007 ANVISA Técnico Administrativo
2007 PGE/PA Assistente de Procuradoria
2007 PREF. RIO BRANCO/AC Arquivista
2007 SEAD/FCPTN Assistente Administrativo
2007 SEAD/FCPTN Assistente Cultural: Área Produção
2007 SEAD-PCPA Assistente Administrativo
2007 TSE Analista Judiciário: Arquivologia
2007 TSE Técnico Judiciário: Área Administrativa
2006 ANA Analista Administrativo: Área Arquivologia
2006 ANATEL Analista Administrativo: Arquivologia
2006 ANCINE Técnico Administrativo – Área Qualquer 
Formação
2006 CENSIPAM Técnico de Formação Específica – Área 
Finanças Públicas
2006 CLDF Técnico Legislativo – Área Técnico de Arquivo
2006 DETRAN/PA Assistente Administrativo
2006 DETRAN/PA Técnico em Administração e Finanças:O cidadão tem direito de receber dos órgãos públicos infor-
mações de seu interesse ou de interesse coletivo.
O item afirma corretamente o que está previsto na Constituição Federal, em seu artigo 5º, inci-
so XXXIII, e também na Lei n. 8.159/1991, Art. 4º.
Certo.
Art. 7º – Arquivos Públicos
254. (CEBRASPE/MP-PI/2018) Conjuntos de documentos acumulados por entidades priva-
das encarregadas da gestão de serviços públicos são considerados documentos privados.
De acordo com o artigo 7º da Lei n. 8.159/1991, arquivos de entidades privadas encarregadas 
da gestão de serviços públicos são considerados arquivos públicos, e não privados, como 
afirma o item.
Errado.
255. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas de serviços públicos 
não são considerados arquivos públicos.
O item traz exatamente o conceito de arquivos públicos, segundo o artigo 7º da Lei n. 8.159/1991.
Errado.
256. (CEBRASPE/FUB/2015) São documentos públicos os produzidos e recebidos por agen-
tes do poder público no exercício de cargo público ou função pública, ou os decorrentes desse 
exercício.
Segundo a legislação arquivística (Lei n. 8.159/1991) os arquivos vinculados a órgãos e enti-
dades públicas são considerados arquivos públicos.
Certo.
257. (CEBRASPE/FUB/2015) Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarrega-
das da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
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O item traz exatamente o conceito de arquivos públicos, segundo o artigo 7º da Lei n. 8.159/1991.
Certo.
Art. 8º – Constituição dos Arquivos Públicos
258. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários ou permanentes.
O artigo 8º da Lei n. 8.159/1991 define que os documentos públicos (acumulados por enti-
dades do governo) são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Desta 
forma, a aplicação da teoria das três idades é obrigatória nos arquivos públicos.
Certo.
259. (CEBRASPE/DPU/2016) Quando o documento está sem movimentação, mas constitui 
objeto de consulta frequente, é correto considerá-lo documento corrente.
O artigo 8º, § 1º, da Lei n. 8.159/1991 define arquivo corrente como “aqueles em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”.
Certo.
260. (CEBRASPE/ICMBIO/2015) Os documentos públicos são identificados como ativos, 
temporários e elimináveis.
Os documentos públicos são identificados em correntes, intermediários e permanentes, de 
acordo com o Art. 8º da Lei n. 8.159/1991.
Errado.
261. (CEBRASPE/MPOG/2015) Os documentos públicos, de acordo com a Lei dos Arquivos, 
podem ser identificados como especiais ou natodigitais.
A Lei n. 8.159/1991, em seu Art. 8º, afirma que os documentos públicos devem ser identifica-
dos como correntes, intermediários e permanentes, e não especiais ou natodigitais.
Errado.
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Art. 9º – Eliminação de Documentos nos Arquivos Públicos
262. (CEBRASPE/PGE-PE/2019) A eliminação de documentos acumulados por instituições 
públicas deverá ser realizada mediante autorização da secretaria de justiça, no âmbito federal, 
ou de seu similar, nos estados.
O artigo 9º da Lei n. 8.159/1991 define que a eliminação de documentos nos órgãos públicos 
depende de autorização da instituição arquivística pública, na esfera de competência do órgão. 
Isto significa que, no Executivo Federal esta eliminação depende de autorização do Arquivo Na-
cional. No Legislativo e no Judiciário Federal, o próprio órgão funciona como instituição arqui-
vística púbica, o que significa que não depende de autorização externa. Nas esferas estadual, 
do DF e municipal, haverá legislação específica para cada esfera/poder.
Errado.
263. (CEBRASPE/FUB/2015) A eliminação de documentos de arquivo acumulados pela ad-
ministração pública federal somente poderá ocorrer com a autorização do Arquivo Nacional.
O artigo 9º da Lei n. 8.159/1991 define que a eliminação de documentos nos órgãos públicos 
depende de autorização da instituição arquivística pública, na esfera de competência do órgão. 
Isto significa que, no Executivo Federal esta eliminação depende de autorização do Arquivo 
Nacional, que faz a função de instituição arquivística pública nesta esfera/poder.
Certo.
264. (CEBRASPE/ICMBIO/2015) Prevista na legislação arquivística, a eliminação de docu-
mentos produzidos por instituições públicas é permitida desde que seja autorizada por insti-
tuição arquivística pública.
A Lei n. 8.159/1991, em seu Art. 9º, afirma que a eliminação de documentos em órgãos públi-
cos no Brasil deve ser precedida por autorização de instituição arquivística pública, na esfera 
de competência do órgão, como por exemplo, autorização do Arquivo Nacional, para os órgãos 
do Poder Executivo Federal.
Certo.
Art. 10 – Arquivos Permanentes
265. (CEBRASPE/FUB/2015) Os documentos considerados de valor permanente são prescri-
tíveis e alienáveis.
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A Lei n.º 8.159/1991 estabelece que os arquivos de valor permanente são considerados im-
prescritíveis e inalienáveis.
Errado.
Art. 13
266. (CEBRASPE/IPHAN/2018) Os arquivos privados identificados pelo Estado como de inte-
resse público e social não podem ser transferidos para o exterior.
A Lei n. 8.159/1991 prevê que arquivos privados identificados como de interesse público e 
social não podem ser transferidos para o exterior, em seu artigo 13).
Certo.
Art. 17 – Organização e Administração de Arquivos Públicos
267. (CEBRASPE/EMAP/2018) São considerados arquivos estaduais o arquivo do Poder Exe-
cutivo, o do Poder Legislativo e o do Poder Judiciário.
A questão foi considerada correta, com base no artigo 17 da Lei n. 8.159/1991, que afirma que, 
na esfera estadual, existem arquivos públicos dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. 
É uma questão, a meu ver, mal formulada, pois nas demais esferas (federal, distrital e munici-
pal também há arquivos destes poderes).
Certo.
Art. 18 – Competências do Arquivo Nacional
268. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Compete ao Arquivo Nacional resguardar os documentos 
oriundos das atividades exercidas pelo Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas.
O Arquivo Nacional, de acordo com o artigo 18 da Lei n. 8.159/1991, é responsável pela gestão 
e recolhimento dos arquivos da administração pública federal (Poder Executivo Federal). O TJ-
-AM é do Poder Judiciário estadual e, portanto, não está inserido nas competências do Arquivo 
Nacional, como afirma o item.
Errado.
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269. (CEBRASPE/EMAP/2018) A gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pe-
los arquivos estaduais são de responsabilidade do Arquivo Nacional.
Ao Arquivo Nacional compete a gestão e o recolhimento de documentos acumulados pelo 
Poder Executivo Federal, conforme previsto no artigo 18 da Lei n. 8.159/1991. Não é de com-
petência do Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos arquivos estaduais.
Errado.
270. (CEBRASPE/ICMBIO/2015) A responsabilidade pela gestão dos documentos dos ór-
gãos públicos é do Arquivo Nacional.
O Arquivo Nacional é responsável pelo recolhimento dos documentos históricos vinculados 
aos órgãos do Poder Executivo Federal, de acordo com a Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 18.
Errado.
Art. 20 – Administração dos Arquivos Públicos Federais do Poder Judiciário
271. (CEBRASPE/DPU/2016) Os documentos arquivísticos acumulados pelo Poder Judiciá-
rio federal devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional, por serem documentos federais.
A Lei n. 8.159/1991, em seu artigo 18, afirma que o Arquivo Nacional será responsável pelo 
recolhimento dos documentos permanentes dos órgãos do Poder Executivo Federal. Nos po-
deres Legislativo e Judiciário Federal, os próprios órgãos deverão controlar seus documentos 
permanentes (art. 19 e 20 da mesma lei).
Errado.
Decreto n. 4.073/2002
Art. 11
272. (CEBRASPE/TCE-ES/2013) O órgão central do SINAR é o
a) Conselho Nacional de Arquivos.
b) Arquivo Nacional.
c) Ministério da Justiça.
d) Ministério da Educação.
e) Ministério da Cultura.
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O Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) é o órgão central do SINAR (Sistema Nacional de 
Arquivos).
Letra a.
Art. 12 – Integrantes do Sinar
273. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Os arquivos da SEE/DF fazem parte do Sistema Nacional de 
Arquivos (SINAR).
Todos os arquivos públicos do país fazem parte do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos).
Certo.
274. (CEBRASPE/FUB/2015) O Sistema Nacional de Arquivos é composto exclusivamente 
por órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.
Na verdade, todos os arquivos públicos do país fazem parte do SINAR (Sistema Nacional de 
Arquivos). O sistema restrito aos órgãos do Poder Executivo Federal é o SIGA.
Errado.
Decreto n. 4.915/2003 – Siga
Art. 3º
275. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) As orientações a serem seguidas pela SEE/DF são aquelas 
emanadas pelo Sistema de Gestão de Documentos da Administração Pública Federal (SIGA), 
em razão das características especiais dessa unidade da Federação.
O SIGA é aplicado apenas no âmbito do Poder Executivo Federal. A SEE/DF, como órgão distri-
tal, não integra o SIGA.
Errado.
276. (CEBRASPE/FUB/2015) O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos abrange as 
instituições da administração pública federal, estadual, distrital e municipal.
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O SIGA é aplicado apenas no âmbito do Poder Executivo Federal, e não nas demais esferas, 
como afirma o item.
Errado.
277. (CEBRASPE/FUB/2015) O Arquivo Nacional é o órgão central do Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo.
O Arquivo Nacional é, realmente, o órgão central do SIGA (Sistema de Gestão de Documentos 
de Arquivo), como afirma o item.
Certo.
Lei n. 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação)
Art. 24 – Graus de Sigilo e Prazos Máximos
278. (CEBRASPE/ABIN/2018) Transcorrido o prazo de classificação dos documentos ou con-
sumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de 
acesso público.
O item apresenta o que está previsto na Lei n. 12.527/2011, art. 24, § 4º.
Certo.
279. (CEBRASPE/ABIN/2018) O prazo máximo de classificação de sigilo da informação como 
reservada é de quinze anos.
O artigo 24 da Lei n. 12.527/2011 prevê que “os prazos máximos de restrição de acesso à infor-
mação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção 
e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinze) anos; e 
III – reservada: 5 (cinco) anos”.
Errado.
280. (CEBRASPE/IFF/2018) O prazo máximo de restrição de acesso para documentos classi-
ficados como ultrassecretos é de
a) cinco anos.
b) dez anos.
c) quinze anos.
d) vinte anos.
e) vinte e cinco anos.
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O prazo máximo para documentos classificados como ultrassecretos permanecerem restritos, 
de acordo com a Lei n. 12.527/2011, é de 25 anos. A questão não trabalha com a possibilidade 
de renovação, que é prevista para este grau de sigilo.
Letra e.
281. (CEBRASPE/IPHAN/2018) As informações e os arquivos devem ser abertos ao público 
de forma ampla, caso não haja restrições de acesso decorrentes da classificação do sigilo dos 
documentos.
O acesso às informações mantidas em arquivos públicos, que seja de interesse do cidadão, é 
garantido pela constituição federal, em seu Art. 5º, que destaca que tal acesso pode restringi-
do no caso de informações classificadas como sigilosas. O sigilo dos documentos públicos é 
regulamentado pela Lei n. 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação.
Certo.
282. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Todos têm direito à informação, desde que ela não esteja 
classificada em um dos graus de sigilo: ultrassecreto, secreto e reservado.
A Constituição Federal, em seu artigo 5º, inciso XXXIII, garante o direito de o cidadão ter acesso 
às informações nos órgãos públicos, salvo aquelas protegidas por sigilo. A Lei n. 12.527/2011, 
em seu artigo 24, estabelece como graus de sigilo os graus ultrassecreto, secreto e reservado.
Certo.
283. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A Lei n. 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para 
documentos.
É a Lei n. 12.527/2011, a chamada Lei de acesso à informação, que estabelece categorias de 
sigilo para os documentos, e não a Lei n. 8.159/1991.
Errado.
284. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por 
prazo inferior a vinte e cinco anos.
Documentos classificados como ultrassecretos poderão assim permanecer por até 25 anos, 
que é o prazo máximo estabelecido na Lei n. 12.527/2011. Fica facultado à autoridade definir 
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um prazo menor ou ainda liberar o acesso antes do prazo definido,se a divulgação da informa-
ção não colocar em risco a segurança da sociedade.
Certo.
285. (CEBRASPE/TRE-BA/2017) A respeito do grau de sigilo e do tempo para desclassifica-
ção das informações de documentos sigilosos, assinale a opção que, de acordo com a legis-
lação pertinente, apresenta a associação correta entre o grau de sigilo de um documento e o 
prazo máximo para a desclassificação desse grau.
a) ultrassecreto – setenta e cinco anos.
b) secreto – trinta anos.
c) reservado – cinco anos.
d) secreto – trinta e cinco anos.
e) reservado – doze anos.
O Art. 24 da Lei n. 12.527/2011 apresenta como prazos máximos de restrição para documentos 
classificados como sigilosos: ultrassecretos, 25 anos, secretos, 15 anos e reservados, 5 anos.
Letra c.
286. (CEBRASPE/ANVISA/2016) De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a 
dados contidos em documento classificado como reservado poderá ser restringido por até 
cinco anos.
A Lei n. 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, prevê o prazo máximo de 
sigilo para documentos reservados como 5 anos.
Certo.
287. (CEBRASPE/MPOG/2015) Com relação ao grau de sigilo, os documentos podem ser 
classificados como ostensivos, reservados, secretos ou ultrassecretos.
O Art. 24 da Lei n. 12.527/2011 apresenta como graus de sigilo as opções de ultrassecreto, 
secreto ou reservado. Ostensivo não é um grau de sigilo. Na verdade, um documento ostensivo 
é exatamente aquele que não apresenta qualquer restrição de acesso.
Errado.
288. (CEBRASPE/MPOG/2015) Informação sigilosa é aquela submetida temporariamente à 
restrição de acesso público.
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O item apresenta corretamente a definição de informação sigilosa. O art. 24 da Lei n. 12.527/2011 
apresenta como graus de sigilo as opções de ultrassecreto, secreto ou reservado. Os prazos 
máximos de sigilo para tais graus são, respectivamente, 25 anos, 15 anos e 5 anos.
Certo.
289. (CEBRASPE/MPOG/2015) A informação, quando classificada na categoria secreta, per-
manece por quinze anos com restrição de acesso.
O art. 24 da Lei n. 12.527/2011 apresenta como graus de sigilo as opções de ultrassecreto, 
secreto ou reservado. Os prazos máximos de sigilo para tais graus são, respectivamente, 25 
anos, 15 anos e 5 anos. Não há qualquer problema de se liberar o acesso ao documento antes 
do prazo máximo, se o governo achar conveniente. Desta forma, não se pode afirmar que o 
documento no grau de sigilo secreto permanecerá 15 anos com restrição de acesso.
Errado.
Art. 27 – Autoridades Competentes para Classificar Documentos
290. (CEBRASPE/IFF/2018) A classificação do grau de sigilo secreto para um documen-
to compete a
a) titulares de fundações.
b) autoridades que exerçam funções de direção.
c) chefes de seção.
d) arquivistas do órgão expedidor do documento.
e) advogados do órgão expedidor do documento.
A Lei n. 12.527/2011, em seu artigo 27, estabelece as autoridades competentes para classifi-
car documentos em cada grau de sigilo. O grau secreto, que é o grau tratado na questão, pode 
ser atribuído pelas autoridades com competência para atribuir o grau ultrassecreto, além dos 
titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista.
Letra a.
Art. 31 – Documentos Pessoais
291. (CEBRASPE/ABIN/2018) Informações pessoais são de acesso restrito e são classifica-
das como ultrassecretas.
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Informações pessoais são de acesso restrito apesar de não se enquadram nos em nenhum 
dos graus de sigilo. A Lei n. 12.527/2011 prevê, em seu artigo 31, que “terão seu acesso res-
trito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a 
contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que 
elas se referirem”.
Errado.
Gestão de Documentos
Conceito de Gestão de Documentos
292. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Um dos componentes do programa de gestão de documen-
tos é a elaboração de diretrizes referentes à tramitação de documentos de uso corrente.
O controle da tramitação de documentos é uma das atividades previstas em um programa de 
gestão de documentos.
Certo.
293. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) Produção e avaliação documental são operações técnicas 
referentes à gestão de documentos.
Gestão de documentos é o conjunto de todos os procedimentos e operações técnicas referen-
tes à produção, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos nas instituições. Portan-
to, produção e avaliação estão incluídas no conceito de gestão de documentos.
Certo.
294. (CEBRASPE/TELEBRAS/2015) O acesso à informação é um direito constitucional regu-
lamentado há poucos anos no Brasil; esse direito, para ser cumprido na sua totalidade, deman-
da o desenvolvimento de programas de gestão de documentos.
A implementação de programa de gestão de documentos nos órgãos e instituições públicas 
possibilita a organização e a localização rápida e precisa de informações, garantindo o acesso 
às informações por parte da sociedade.
Certo.
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Gestão de Documentos e o Ciclo Vital dos Documentos
295. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A gestão de documentos compreende o conjunto de procedi-
mentos realizados na idade permanente dos documentos.
A gestão de documentos compreende atividades implementadas nas idades corrente e inter-
mediária. A idade permanente não está contemplada em um programa de gestão documental.
Errado.
296. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos deve ser feita nas três idades 
documentais.
A gestão de documentos compreende atividades implementadas nas idades corrente e inter-
mediária. A idade permanente não está contemplada em um programa de gestão documental. 
Estranhamente, o Cespe (Cebraspe) considerou este item correto no gabarito definitivo, con-
trariando a bibliografia sobre o assunto e todas as demais vezes em que esta afirmação foi 
feita em provas anteriores (e posteriores), onde a afirmação de que a gestão de documentos 
ocorre em todas as três idades é considerada incorreta. A meu ver, erro grosseiro da banca no 
gabarito desta questão.
Errado.
297. (CEBRASPE/STM/2018) A gestão de documentos é aplicada na fase permanente do 
ciclo vital dos documentos de arquivo.
A gestão de documentos compreende as atividades e procedimentos arquivísticos realizados 
nas fases corrente e intermediária, conhecidas como fases de gestão, e não na fase perma-
nente do ciclo vital.
Errado.
298. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) As principais atividades da gestão de documentos são reali-
zadas no arquivo permanente.
A gestão de documentos ocorre nas fases corrente e intermediária, e não na fase permanente.
Errado.
299. (CEBRASPE/FUB/2015) A gestão de documentos engloba o tratamento da documenta-
ção na fase de arquivamento permanente.
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A gestão de documentos engloba os procedimentos arquivísticos implementados nas fases 
corrente e intermediária, e não na fase permanente.
Errado.
300. (CEBRASPE/MPOG/2015) A implementação do programa de gestão de documentos in-
depende da existência dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
A gestão de documentos engloba os procedimentos arquivísticos implementados nas fases 
corrente e intermediária, visando a eliminação de tais documentos ou o recolhimento para a 
idade permanente. Ou seja, a implementação de um programa de gestão documental é base-
ada no ciclo vital dos documentos, que pressupõe a existência das idades corrente, intermedi-
ária e permanente.
Errado.
Fases da Gestão de Documentos
301. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) Um projeto de gestão de documentos inclui o planejamento 
de ações de organização do acervo, ao passo que a gestão do espaço físico, de equipamentos 
e de recursos humanos é dele excluída.
Controle do espaço físico, equipamentos e recursos humanos estão vinculados à fase de pro-
dução, dentro de um programa de gestão de documentos.
Errado.
302. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) A avaliação, que constitui uma das fases da gestão de docu-
mentos, caracteriza-se pela análise do documento e pelo estabelecimento de prazos de guarda 
do acervo.
Um programa de gestão de documentos envolve as fases de produção, utilização e destina-
ção. A terceira fase também é chamada na bibliografia de “avaliação e destinação” e o item 
apresenta corretamente um resumo desta etapa.
Certo.
303. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A produção, a utilização e a destinação dos documentos são 
as três fases básicas da gestão de documentos.
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Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três 
fases: produção, utilização e destinação.
Certo.
304. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos não abrange a elaboração de nor-
mas para consulta de documentos.
A elaboração de normas para consulta de documentos é uma atividade prevista para a fase de 
utilização, dentro de um programa de gestão documental.
Errado.
305. (CEBRASPE/IPHAN/2018) A gestão de documentos inclui a coordenação da equipe de 
trabalho do arquivo e do espaço físico em que o acervo está armazenado.
Controle de pessoal que trabalhará nos arquivos e do espaço que a documentação será arma-
zenada fazem parte de um programa de gestão documental.
Certo.
306. (CEBRASPE/STM/2018) O protocolo é uma atividade da fase de utilização do programa 
de gestão de documentos.
Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três 
fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo, que consiste no controle da 
tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item.
Certo.
307. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A definição da criação de documentos essenciais à admi-
nistração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do programa de gestão de 
documentos.
A definição da criação de documentos ocorre na fase de produção, e não na fase de utilização 
do programa de gestão de documentos.
Errado.
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308. (CEBRASPE/SEE-DF/2017) A gestão de formulários e a padronização de modelos são 
atributos da função avaliação de documentos.
A gestão de formulários e a padronização de modelos são atributos da função produção, e não 
avaliação.
Errado.
309. (CEBRASPE/FUNPRESP-JUD/2016) As fases básicas da gestão de documentos são a 
produção, a utilização e a destinação.
A gestão de documentos é constituída por três fases: produção, utilização e destinação.
Certo.
Diagnóstico
310. (CEBRASPE/DPF/2014) O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organiza-
ção, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da 
situação dos arquivos.
De acordo com a literatura, o ponto de partida de todas as funções arquivísticas é o diagnós-
tico da situação arquivística, que identificará a situação do arquivo e servirá de base para a 
adoção de procedimentos de gestão de documentos.
Certo.
311. (CEBRASPE/MTE/2014) Para a formulação do programa de gestão de documentos, é 
necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
É necessário o diagnóstico da situação arquivística, a fim de se efetuar a formulação de um 
programa de gestão de documentos.
Certo.
Diagnóstico Maximalista x Minimalista
312. (CEBRASPE/TJ-AM/2019) O estudo da realidade arquivística brasileira constitui um 
diagnóstico maximalista.
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O diagnóstico pode ser minimalista, quando trata apenas do arquivo da instituição, ou maxima-
lista, quando trata de sistema de arquivos que envolvem diversas entidades distintas, como o 
estudo da realidade arquivística brasileira, citado no item.
Certo.
313. (CEBRASPE/ABIN/2018) Um dos objetivos que se pretende alcançar com um diagnósti-
co maximalista é a elaboração de plano de classificação e de tabela de temporalidade para a 
organização.
É o diagnóstico minimalista, e não o maximalista, que tem como foco o arquivo da própria 
entidade. O diagnóstico maximalista tem como foco o estudo de sistemas arquivísticos que 
envolvam diferentes entidades.
Errado.
Realidade Arquivística Brasileira
314. (CEBRASPE/AN.JUD.ARQ/TJ-AM/2019) A ausência de organização dos locais de arma-
zenamento do acervo e a inexistência de controle e identificação dos documentos, considera-
das características da realidade arquivística brasileira, podem obstar o acesso do cidadão à 
informação.
O item apresenta corretamente problemas advindos da falta de organização dos arquivos no 
nosso país.
Certo.
315. (CEBRASPE/ARQUIVISTA/FUB/2015) É correto afirmar que os arquivos brasileiros en-
frentam limitações com relação a recursos materiais e humanos.
O item apresenta corretamente uma das dificuldades encontradas pelas instituições arquivís-
tica brasileiras.
Certo.
316. (CEBRASPE/ARQUIVISTA/MPOG/2015) O uso de tecnologias da informação sem o de-
vido tratamento arquivístico contribui para o surgimento de massas documentais digitais.
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Realmente, ao se utilizar tecnologias da informação sem que haja preocupação com o trata-
mento arquivístico adequado dos documentos criados neste meio, acaba por criar enormes 
massas documentais acumuladas (documentação sem tratamento) nas instituições.
Certo.
317. (CEBRASPE/ARQUIVISTA/MPOG/2015) O gerenciamento da informação nos arquivos 
públicos e nos serviços arquivísticos das organizações governamentais é padronizado, com 
recursos materiais e tecnológicos que facilitam o processamento técnico da informação.
Na verdade, um dos problemas dos arquivos públicos no país é a falta de padronização das 
atividades e falta de recursos humanos, materiais e tecnológicos, que dificultam o acesso ade-
quado às informações pela sociedade.
Errado.
318. (CEBRASPE/ARQUIVISTA/MPOG/2015) O acesso do cidadão à informação dos servi-
ços arquivísticos das instâncias organizacionais públicas, com fins científicos ou de compro-
vação de direitos, é limitado devido a condições físicas e intelectuais dos acervos.
O item apresenta corretamente problemas existentes nos arquivos públicos brasileiros, decor-
rentes da falta de recursos humanos e materiais, que dificultam a obtenção de informações 
por parte dos cidadãos.
Certo.
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219. E
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244. E
245. E
246. E
247. C
248. E
249. E
250. E
251. C
252. C
253. C
254. E
255. E
256. C
257. C
258. C
259. C
260. E
261. E
262. E
263. C
264. C
265. E
266. C
267. C
268. E
269. E
270. E
271. E
272. a
273. C
274. E
275. E
276. E
277. C
278. C
279. E
280. e
281. C
282. C
283. E
284. C
285. c
286. C
287. E
288. C
289. E
290. a
291. E
292. C
293. C
294. C
295. E
296. E
297. E
298. E
299. E
300. E
301. E
302. C
303. C
304. E
305. C
306. C
307. E
308. E
309. C
310. C
311. C
312. C
313. E
314. C
315. C
316. C
317. E
318. C
Elvis Miranda
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em 
Gerência de Projetos. É Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também 
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas 
para concursos públicos na área de Arquivologia.
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	Apresentação
	1. Ciclo Vital dos Documentos e Tabela de Temporalidade
	2. Arquivamento e Ordenação dos Documentos
	3. Protocolo
	4. Preservação de Documentos
	5. Conceitos Fundamentais de Arquivologia
	6. Classificação dos Documentos
	7. Microfilmagem
	8. Gestão de Documentos
	9. Políticas Públicas de Arquivo. Legislação Arquivística
	10. Princípios Arquivísticos
	11. Documentos Digitais
	12. Políticas de Acesso aos Documentos de Arquivo
	13. Classificação dos Arquivos
	14. Sistemas e Redes de Arquivos
	15. Diagnóstico da Situação Arquivística e Realidade Arquivística Brasileira
	16. Normas Nacionais e Internacionais de Arquivos
	Questões de Concurso
	Gabarito
	AVALIAR 5: 
	Página 129:Biblioteconomia
2006 DOCAS/PA Assistente Administrativo
2006 INPI Assistente Administrativo
2006 IPAJM Assistente Administrativo
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
ANO CONCURSO CARGO
2006 MDIC Auxiliar Administrativo
2006 MDS Agente Administrativo
2006 MDS Arquivista
2006 MI Agente Administrativo
2006 MI Arquivista
2006 MPE/TO Técnico Ministerial – Área Assistente 
Administrativo
2006 SGA/AC Arquivista
2006 TCE/AC Assistente Administrativo
2006 TJPA Analista Judiciário: Área Administrativa
2005 ANTAQ Analista Administrativo: Área Arquivologia
2005 ANTAQ Técnico Administrativo
2005 ANS Técnico Administrativo
2005 FUNAG Arquivista
2005 FUNAG Agente Administrativo
2005 IBAMA Analista Ambiental: Área Educação Ambiental
2005 IGEPREV/PA Assistente Administrativo
2005 MEC Assistente Administrativo
2005 PRG-DF Analista: Especialidade Arquivista
2005 PRG-DF Analista: Especialidade Bibliotecário
2005 PRG-DF Assistente: Apoio Administrativo
2005 SEAD/EGPA Assistente Administrativo
2005 TRE/GO Técnico Judiciário: Área Administrativa
2005 TRE/MA Técnico Judiciário: Área Administrativa
2005 TRE/MT Técnico Judiciário: Área Administrativa
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
ANO CONCURSO CARGO
2005 TRE/PA Técnico Judiciário: Área Administrativa
2005 TRE/TO Técnico Judiciário: Área Administrativa
2005 TRT 16ª REG (MA) Técnico Judiciário: Área Administrativa
2005 TRT 16ª REG (MA) Técnico Judiciário: Área Serviços Gerais
2004 ANATEL Técnico Administrativo
2004 ANVISA Analista Administrativo: Área Arquivologia
2004 CEARÁPORTOS Assistente de Desenvolvimento Logístico
2004 CERR Assistente Administrativo
2004 CERR Secretário Executivo
2004 COHAB/BAURU/SP Escriturário Administrativo
2004 DESO/SE Assistente de Gestão Administrativa
2004 DPF Agente Administrativo
2004 DPF Arquivista
2004 DPF Papiloscopista
2004 FHCGV Lactarista
2004 FUB Assistente Administrativo
2004 FUNCAP/PA Agente Administrativo
2004 INPA Técnico I: Área Técnico em Editoração
2004 INPE Analista em Ciência Júnior I: Secretariado 
Executivo
2004 HEMOPA/PA Assistente Administrativo
2004 MCT Analista: Área Administração de Empresas
2004 MCT Analista em Tecnologia Pleno I: Área 
Arquivologia
2004 MCT Analista: Área Secretariado Executivo
2004 MME/CPRM Assistente Administrativo
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
ANO CONCURSO CARGO
2004 PREF. BOA VISTA/RR Analista Municipal: Área Secretariado 
Executivo
2004 PREF. BOA VISTA/RR Analista Municipal: Área Bibliotecário
2004 SEAD/PA Agente Administrativo
2004 SESPA/PA Agente Administrativo
2004 SESPA/PA Atendente de Consultório Dentário
2004 SESPA/PA Biblioteconomista
2004 SGA/DF Analista de Administração Pública: Arquivista
2004 SGA/DF Analista de Administração Púbilca: 
Bibliotecário
2004 SGA/DF Agente Administrativo
2004 STJ Analista Judiciário: Arquivologia
2004 STJ Técnico Judiciário: Área Administrativa
2004 STM Técnico Judiciário: Área Administrativa
2004 TERRACAP Técnico Administrativo
2004 TRE/AL Analista Judiciário: Área Administrativa
2004 TRE/AL Técnico Judiciário: Área Administrativa
2004 TRT 10ª REG (DF) Técnico Judiciário: Área Administrativa
2004 TRT 17ª REG (ES) Analista Judiciário: Arquivologia
2003 CNPQ Assistente Administrativo
2003 CREA/DF Técnico em Arquivo
2003 MEC Assistente Administrativo
2003 MMA Assistente Administrativo
2003 TJBA Atendente de Recepção
2003 TJBA Encarregado de Recepção
2003 TRE/RS Analista Judiciário: Área Administrativa
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AULA ESSENCIAL
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ANO CONCURSO CARGO
2003 TRE/RS Técnico Judiciário: Área Administrativa
2003 TST Técnico Judiciário: Área Administrativa
2002 PARANÁ PREVIDÊNCIA Técnico Financeiro: Área Contábil-Financeira
2002 TRT 6ª REG (PE) Técnico Judiciário: Área Administrativa
2000 TJDFT Analista Judiciário: Especialidade Arquivologia
2000 TJDFT Técnico Judiciário: Área Administrativa
1999 STJ Técnico Judiciário: Área Administrativa
1999 STF Técnico Judiciário: Área Administrativa
1999 STM Analista Judiciário: Especialidade Arquivologia
1997 CAESB Técnico de Suporte: Área Administrativa
1997 INFRAERO Assistente Administrativo
1997 TJDFT Técnico Judiciário: Área Administrativa
1996 FEDF Apoio Técnico Administrativo
Distribuição dos Conteúdos Abordados nas Provas
Foram, ao todo, 320 provas da banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) em que identifiquei 
questões de Arquivologia. Selecionando apenas as questões referentes aos assuntos co-
brados neste edital do DPF, que são os que nos interessam, tivemos o seguinte quantitativo 
de questões:
TÓPICO Questões %
Ciclo Vital dos Documentos (Função: Avaliação) 731 24,9%
Arquivamento e Ordenação de Documentos 
(Função: Classificação)
439 15,0%
Protocolo 287 9,8%
Preservação de Documentos 237 8,1%
Conceitos Fundamentais de Arquivologia 201 6,9%
Critérios de Classificação dos Documentos 151 5,1%
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TÓPICO Questões %
Microfilmagem 150 5,1%
Gestão de Documentos 143 4,9%
Políticas Públicas de Arquivo. Legislação 
Arquivística
143 4,9%
Princípios Arquivísticos 123 4,2%
Automação de Arquivos (Documentos digitais) 120 4,1%
Políticas de Acesso aos Documentos (Lei de Acesso 
à Informação)
66 2,2%
Classificação dos Arquivos 54 1,8%
Sistemas e Redes de Arquivos 36 1,2%
Diagnóstico da Situação Arquivística e Realidade 
Arquivística Brasileira
28 1,0%
Normas Nacionais e Internacionais de Arquivo 25 0,9%
TOTAL 2934 100%
Tabela – Assuntos mais cobrados nas provas de Arquivologia da Banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) no perí-
odo de 1996 a 2021
Ciclo Vital dos 
Documentos
25%
Arquivamento e 
Ordenação
15%
Protocolo
10%
Preservação de 
Documentos
8%
Conceitos Fundamentais
7%
Classificação dos Documentos
5%
Microfilmagem
5%
Gestão de Documentos
5%
Políticas Públicas de Arquivo.
5%
Princípios Arquivísticos
4%
Documentos digitais
4%
Políticas de Acesso
2%
Classificação dos 
Arquivos
2% Sistemas e Redes de 
Arquivos 
1%
Diagnóstico da 
Situação Arquivística
1%
Normas Nacionais e 
Internacionais
1%
DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOSNAS QUESTÕES DE 
ARQUIVOLOGIA NAS PROVAS DO CEBRASPE
Gráfico – Porcentagem dos conteúdos cobrados nas questões de Arquivologia da Banca CEBRASPE (antigo Ces-
pe-UnB no período de 1996 a 2021
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Conteúdos mais Cobrados
Percebemos então, a partir do levantamento efetuado, que 2 assuntos respondem por 
39,9% das questões. São eles: Ciclo vital dos documentos (que inclui os conceitos das três 
idades, valores dos documentos, avaliação dos documentos e tabela de temporalidade) e Ar-
quivamento e Ordenação de Documentos (que envolve os detalhes acerca dos métodos de 
arquivamento). No edital do DPF, estes tópicos estão inseridos no item 8.3 Classificação de 
documentos e 8.4 Avaliação de documentos.
Na sequência, temos o tópico relacionado a protocolo, que corresponde às atividades de 
controle da tramitação dos documentos, preservação dos documentos e conceitos funda-
mentais de arquivologia, sendo que este último envolve os conceitos de arquivo e suporte, 
função e finalidades dos arquivos. Estes três tópicos juntos respondem por 24,7% das ques-
tões cobradas.
Os demais assuntos, juntos, respondem pelos restantes 35,4% restantes de questões.
Na sequência, veremos então um resumo de cada assunto, que serão ordenados de acordo 
com o volume de questões cobradas pela banca nestas provas anteriores, destacando as-
pectos principais que devem ser observados, baseados na análise das questões levantadas. 
Vamos lá, então?
1. CiClo VitAl dos doCumentos e tAbelA de temporAlidAde
Não foi surpresa descobrir que o assunto mais cobrado pela banca CEBRASPE (antigo 
Cespe-UnB) em suas provas de Arquivologia é o ciclo vital dos documentos, pois esta é uma 
realidade comum na maioria das bancas em suas provas, quando abordam esta disciplina. E 
isso não é à toa, pois este assunto é, sem sobra de dúvidas, o mais importante da matéria, e 
serve de base para todo o tratamento arquivístico.
O que você vai ter que lembrar neste assunto? Praticamente todos os detalhes que fun-
damentam a aplicação do ciclo vital dos documentos nos arquivos das instituições. Vamos 
relembrar então?
Os documentos de arquivo cumprem um ciclo formado por três fases ou idades, daí poder-
mos utilizar os termos ciclo vital dos documentos ou teoria das três idades para representar 
este fluxo. São as idades: corrente, intermediária e permanente.
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Arquivologia
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Durante sua utilização nas instituições, portanto, os documentos irão passar de uma idade 
para outra até a sua destinação final, quando então será eliminado ou guardado de forma per-
manente na terceira idade.
Valor dos Documentos
O primeiro aspecto que devemos compreender para entender este ciclo é a chamada valo-
ração dos documentos, ou seja, o valor que os documentos apresentam e que justificam a sua 
guarda. A bibliografia apresenta dois valores distintos: primário e secundário. O valor primário 
está ligado à importância administrativa, fiscal e jurídica do documento e o valor secundário 
está vinculado à importância histórica do documento para a instituição e para a sociedade.
VALORES DOS
DOCUMENTOS
Valor Primário
Valor Secundário
Importância administrativa
Importância jurídica
Importância fiscal
Ocorre no início da vida do
documento
Prescreve com o tempo
Importância histórica
Nem todo documento atingirá
esse valor
Ocorre em um segundo momento
na vida do documento
Éum valor imprescritível
O valor primário estará presente nas duas primeiras idades e o valor secundário estará 
presente na terceira idade do ciclo vital.
Características das Três Idades
Outro aspecto importantíssimo dentre deste assunto são as características das três ida-
des documentais. É comum, pela análise realizada, a banca misturar os aspectos de cada uma 
e o candidato ter que identificar a qual idade cada aspecto se refere. O interessante para gravar 
estas características é entender a lógica do ciclo de vida:
Os documentos nascem (são criados) na idade corrente, e estarão vinculados a determi-
nado assunto que buscam resolver. Enquanto estão sendo resolvidos, os documentos per-
tencerão a esta idade, quando deverão estar o mais próximo possível das áreas que estão 
vinculadas a seus assuntos.
Depois de resolvidos, os documentos devem ser guardados durante determinado período, 
para fins de questionamentos jurídicos ou administrativos. A guarda, neste momento, ocorrerá 
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no arquivo de segunda idade, o arquivo intermediário. Neste período, não há a necessidade de 
que fiquem próximos aos usuários, devido à sua baixa frequência de uso. Ali, os documentos 
aguardam sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Uma vez identificados como de importância histórica, os documentos são encaminhados para 
o arquivo de terceira idade, onde permanecerão à disposição da sociedade, em caráter definitivo.
IDADESDO
CICLO VITAL
IDADECORRENTE
IDADEINTERMEDIÁRIA
Criação dos documentos
Documentos mais novos
Documentos mais utilizados
Deve estar localizado o mais
próximo possível do usuário
Documentos que já foram
resolvidos
Não há necessidade de estarem
próximos aos usuários
Baixa frequência de uso
Normalmente, ficam em locais
afastados e de baixo custo
PERMANENTE
Os documentos aguardam sua
destinação final
Documentos com importância história
Documentos que já prescreveram
administrativa e juridicamente
Documentos que JAMAISserão eliminados
Deve estar aberto ao público em geral,
sem qualquer restrição de acesso
Estes detalhes são muito cobrados pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) em suas 
provas, de forma que a memorização dos mesmos se torna essencial.
O detalhe agora é: como controlar o período em que os documentos serão mantidos nas 
duas primeiras idades, e como controlar o que será eliminado e o que será encaminhado para 
guarda permanente? Tudo isso será objeto de controle da tabela de temporalidade.
Código de 
classificação Documentos
Prazos de guarda
Destinação 
finalFase 
corrente
Fase 
intermediária
010.1 Legislação Interna Enq. Vig – Guarda Perm.
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação
024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação
025.3 Folha de frequência 5 anos 47 anos Eliminação
029.7 Greve dos servidores 5 anos 5 anos Guarda Perm.
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
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A tabela de temporalidade é, portanto, o instrumento que controla o ciclo de vida dos do-
cumentos. É criada poruma comissão multidisciplinar, chamada de Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos e será aprovada por uma autoridade competente do órgão para ser 
aplicada na instituição.
Desta forma, o que se espera do candidato, e a banca trabalha em cima disso, é saber 
que os prazos de guarda e a destinação final dos documentos deverá ser controlado por meio 
desta tabela.
Para finalizar o resumo do assunto, dois termos importantes a se lembrar: transferência e 
recolhimento.
O termo transferência é utilizado para designar o envio de documentos para a idade inter-
mediária, enquanto o termo recolhimento é utilizado para indicar o envio de documentos para 
idade permanente.
É importante memorizar estas duas palavras, pois é comum, pelo que percebemos, a ban-
ca trocar um termo pelo outro e considerar o item incorreto a partir desta troca. Ou seja, o do-
cumento é transferido (e não recolhido) para o arquivo intermediário e recolhido (e não trans-
ferido) para o arquivo permanente.
2. ArquiVAmento e ordenAção dos doCumentos
Este assunto foi abordado, de acordo com meu levantamento, 439 vezes pela banca CE-
BRASPE (antigo Cespe-UnB) em suas questões de Arquivologia, o que corresponde a 15,0% 
das questões encontradas (lembrando que estamos tratando apenas dos assuntos ligados ao 
nosso edital). Ou seja, é um tema bastante frequente. Este é provavelmente o assunto mais 
cheio de detalhes e regras desta disciplina. Como nosso propósito neste momento é focar nos 
aspectos mais cobrados e mais importantes de cada assunto, não será possível entrar em to-
dos os detalhes deste tema. De qualquer forma, nesta altura, pressuponho que você já assistiu 
às aulas autossuficientes de Arquivologia e agora quer apenas reforçar os tópicos mais cobra-
dos, certo? Vamos lá então.
A análise das questões mostra que a Banca busca informações na obra: “Arquivo: Teoria e 
Prática”, da autora Marilena Leite Paes, onde há um capítulo inteiro para falar dos chamados 
métodos de arquivamento, que são as maneiras pelas quais os documentos são ordenados 
nos arquivos.
Em resumo, há quatro métodos básicos de arquivamento: o alfabético, o geográfico, o nu-
mérico e o ideográfico.
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
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MÉTODOSDE
ARQUIVAMENTO
GEOGRÁFICO
IDEOGRÁFICO
Organiza os documentos por LOCAL ou
PROCEDÊNCIA (cidade, estado ou país)
Quando os documentos são ordenados
apenas por cidade, estas devem ser
ordenadas ALFABETICAMENTE
Quando os documentos são
organizados por ESTADO ou PAÍS,
estes devem ser ordenados
alfabeticamente e, dentro de
cada estado ou país, a CAPITAL deve
vir em primeiro lugar, seguida das
demais cidades em ordem alfabética
Organiza os documento por ASSUNTO
ou TEMA
Os assuntos podem ser ordenados de
forma ALFABÉTICA ou NUMÉRICA
Exige conhecimentos dos assuntos e
do funcionamento da instituição para
que se possa aplicá-lo
NUMÉRICO
ALFABÉTICO
Ordena os documentos por NOME
Deve obedecer às 13 regras de
alfabetização previstas na bibliografia
Organiza os documentos
por NÚMERO
É subdividido em número SIMPLES,
CRONOLÓGICO ou DÍGITO-TERMINAL
Regras de Alfabetação
No caso do método alfabético, é bom lembrar que existem as chamadas “regras de alfa-
betação”, um conjunto de 13 regras a serem observadas quando da ordenação dos nomes. 
Segundo tais regras, o arquivamento deve ser feito pelo sobrenome, e não pelo prenome da 
pessoa. O problema é que a regra geral prevê que a ordenação deve ser feita pelo último sobre-
nome do indivíduo, mas em alguns casos devem ser aplicadas as regras de exceção.
Em resumo, temos as seguintes regras (já estudadas com detalhes nas aulas autossu-
ficientes):
• 1ª) A ordenação deve ser feita pelo último sobrenome;
• 2ª) Sobrenomes compostos não podem ser separados;
• 3ª) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa e São também não podem ser 
separados;
• 4ª) Iniciais abreviadas devem vir em primeiro lugar dentro da letra a que se referem;
• 5ª) Artigos, conjunções e preposições não devem ser consideradas na alfabetação;
• 6ª) Sobrenomes de parentesco devem ir para o início acompanhados do sobrenome 
anterior;
• 7ª) Títulos não são considerados. São colocados no final do nome da pessoa, entre pa-
rênteses, quando da ordenação;
• 8ª) Nomes estrangeiros também são ordenados pelo último sobrenome, com exceção 
dos nomes espanhóis, orientais e árabes;
• 9ª) Partículas estrangeiras que acompanham o último sobrenome só serão considera-
das na alfabetação se começarem com letra maiúscula;
• 10ª) Nomes espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome, de forma que 
os dois últimos sobrenomes são deslocados para o início;
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
Elvis Miranda
• 11ª) Nomes orientais e árabes devem ser ordenados como se apresentam, sem neces-
sidade de que seja feito qualquer deslocamento de nome ou sobrenome para o início;
• 12ª) No caso de nomes de instituições, se houver artigo no início, este deve ser desloca-
do para o final, entre parênteses;
• 13ª) No caso de nomes de eventos, se houver numeral no início, este deve ser deslocado 
para o final, entre parênteses.
Plano de Classificação
Um aspecto muito cobrado nos últimos anos pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) 
dentro deste assunto, pelo que pudemos observar na análise das questões, é com relação à 
aplicação do chamado PLANO DE CLASSIFICAÇÃO para organizar os documentos.
O plano de classificação pressupõe a organização dos documentos por assunto, a par-
tir da atribuição de códigos numéricos para identificar cada assunto, de maneira hierarquiza-
da, ou seja, dos assuntos mais amplos para os mais específicos. Como assim? Veja o exem-
plo a seguir:
1 – Finanças
1-1 – Empréstimos
1-1-1 – Comerciais
1-1-2 – Rurais
2 – Pessoal
2-1 – Admissão
2-2 – Férias
2-3 – Licenças
2-3-1 – Maternidade
2-3-2 – Paternidade
2-3-3 – Prêmio
A criação do plano de classificação é feita com base nas atividades e funções da institui-
ção e, a partir da aplicação do mesmo, todo documento que ingressa na instituição receberá 
em sua primeira página o código que identifica seu assunto principal (no nosso exemplo, um 
documento de férias receberá o código de classificação 2-2). É a mesma metodologia utilizada 
pelas bibliotecas para organizar os livros nas estantes.
Em resumo, itens que afirmam que o instrumento utilizado para organizar os documentos 
ou “classificar” os documentos nos arquivos é o plano de classificação ou código de classifi-
cação estará correto. Por outro lado, itens que afirmam que o instrumento utilizado para clas-
sificar ou organizar os documentos é a tabela de temporalidade ou outro instrumento qualquer, 
que não o plano de classificação, estará incorreto.
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
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Escolha do Método a ser Adotado
Um dos itens frequentes em questões da banca é a afirmação de que a instituição deve 
adotar sempre este ou aquele método,ou que deve escolher apenas um método na organiza-
ção de seu arquivo, o que caracteriza claramente itens incorretos.
Na verdade, o que a bibliografia (no caso, o livro da Marilena Leite Paes) afirma é que, 
quando da escolha do método a ser adotado, deve-se considerar a natureza dos documentos 
(ou seja, cada tipo de documento deverá ser analisado a fim de identificar a melhor forma de 
organizá-los), além da estrutura e o funcionamento da instituição (ou seja, cada instituição terá 
suas particularidades, que irão influenciar na escolha do método).
Desta forma, cada entidade adotará a metodologia de arquivamento que atenda às suas 
necessidades, podendo misturar os métodos da forma como achar conveniente.
Por exemplo, uma instituição poderia organizar suas contas por assunto (água, luz, aluguel 
e telefone) e depois, secundariamente, dentro de cada tipo de conta, fazer uma ordenação por 
ano e mês (ordem cronológica). As contas de telefone, ainda poderiam ser ordenadas pelo 
nome da operadora (ordem alfabética) e os aluguéis, por exemplo, poderiam ser ordenados por 
localidade dos imóveis, se for o caso (método geográfico).
Ou seja, quando o item, de alguma forma, afirmar que a instituição deve adotar um único 
método de arquivamento, estará incorreto, e quando afirmar que a instituição deve escolher 
sua metodologia de arquivamento de acordo com suas necessidades, podendo adotar quan-
tos métodos achar necessário, estará correta.
3. protoColo
Eis um assunto com presença quase constante nas provas de Arquivologia e, na banca 
CEBRASPE (antigo Cespe-UnB), não é diferente, como pudemos confirmar a partir da análise 
das questões já cobradas.
O que se deve entender aqui é que o termo “protocolo” consiste no controle da tramitação 
dos documentos na instituição, a fim de acompanhar seus andamentos e poder prestar infor-
mações aos interessados.
Este controle pode ser feito de forma manual, por meio de um livro ou ficha de protocolo, 
ou por meio de sistema informatizado, que recebe o mesmo nome (sistema de protocolo). 
Atualmente, o modelo informatizado, por razões óbvias, é o mais utilizado.
Nos órgãos e entidades públicas, existe uma área responsável por este controle, que não à 
toa se chama PROTOCOLO. Cabe ao protocolo, a fim de controlar a tramitação dos documen-
tos, desempenhar as seguintes etapas de controle:
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Arquivologia
AULA ESSENCIAL
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PROTOCOLO
RECEBIMENTO
REGISTRO
Controle da entrada dos documentos na instituição
Cadastro dos dados dos documentos em
sistema manual ou informatizado
AUTUAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
EXPEDIÇÃO
DISTRIBUIÇÃO
CONTROLEou MOVIMENTAÇÃO
Transformação do documento que deu
entrada na entidade em processo
Encaminhamento dos documentos a
destinatários externos da instituição
Estes dados dos documentos são chamados,
tecnicamente, de dados de acesso ou metadados
Na prática, costuma ser chamado de
abertura ou formação de processo
Separação dos documentos por
área ou por assunto
Encaminhamento dos documentos a
destinatários internos da instituição
Controle da circulação dos
documentos pelas áreas competentes
O que percebemos, a partir das questões anteriores, é que a banca costuma atribuir ao 
protocolo atividades que não são de sua competência, o que torna diversos itens incorretos. 
Na prática, tudo o que fugir das atividades descritas como de competência do protocolo estará 
errado, mas podemos destacar como mais passíveis de cair em prova (sempre de acordo com 
o que já foi cobrado): avaliação, arquivamento, empréstimo, digitalização e microfilmagem.
Outro detalhe importante neste assunto é o fato de que, quando da entrada dos documen-
tos na instituição, o protocolo precisa fazer uma leitura superficial no teor dos mesmos, a fim 
de identificar do que se trata e cadastrar (fazer o registro) dos dados destes documentos em 
sistema, enviando-os para os destinatários corretos. Para tanto, muitas vezes o setor de pro-
tocolo deve efetuar a abertura dos envelopes nos quais os documentos vieram, a fim de fazer 
o seu serviço.
Ocorre que, para os documentos particulares e sigilosos, existe a regra de que o setor de 
protocolo não deve efetuar esta abertura, devendo encaminhar os documentos diretamente 
aos seus destinatários, que efetuarão sua abertura.
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Arquivologia
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Em resumo, documentos particulares e sigilosos não devem ser abertos no protocolo e 
não terão o seu registro (cadastro dos dados) completo no mesmo. Haverá simplesmente 
controle de recebimento e encaminhamento de tais documentos. Já os documentos ostensi-
vos (não sigilosos) deverão ser abertos e registrados antes de serem encaminhados aos seus 
destinatários.
Não é preciso dizer que a banca adora inverter tal situação, certo? Então muito cuidado 
com questões que afirmam o que pode e o que não pode ser aberto no setor de protocolo.
Docume nto
recebido no
pr otocolo
Ostensivo: pode ser aberto pelo
protocolo e ter seus dados registrados
antes de encaminhados aos destinatários
Particulares e Sigilosos: não podem ser
abertos pelo protocolo e devem ser
encaminhados diretamente aos destinatários
4. preserVAção de doCumentos
Em se tratando do assunto “preservação de documentos”, a banca CEBRASPE (antigo Ces-
pe-UnB) costuma focar nos principais aspectos que costumam deteriorar os documentos ao 
longo do tempo, evitando que os mesmos durem o tempo previsto para os mesmos e que, 
portanto, devem ser evitados.
A bibliografia arquivística divide estes fatores em três grupos: físicos (ou ambientais), quí-
micos e biológicos. A seguir temos um resumo destes aspectos:
PRINCIPAIS FATORES DE
DETERIORAÇÃO DOS
DOCUMENTOS NOS
ARQUIVOS
FATORES
FÍSICOS
FATORES
QUÍMICOS
Temperatura inadequada (calor ou frio)
Umidade inadequada (muito alta ou muito baixa)
Luminosidade (natural ou artificial)
FATORES
BIOLÓGICOS
Poeira e sujeira em geral
Fumaça e gases no ambiente
Índice de pH inadequado do material em que o
documento foi confeccionado (pH ácido)
Insetos
Microrganismos
Roedores
Ser humano
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Em regra, há que se observar se o item aborda corretamente que tais fatores devem ser 
evitados, pois muitas vezes a banca acaba por apresentar itens que afirmam que tais aspectos 
favorecem a conservação dos documentos, o que, evidentemente, torna tais itens incorretos.
5. ConCeitos FundAmentAis de ArquiVologiA
Neste tópico, a banca costuma cobrar alguns conceitos básicos da área, como arquivo, 
documento e suporte.
Arquivo: conjunto de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de 
sua existência e que comprova suas atividades.
Documento: conjunto de informações registradas em determinado suporte.
Suporte: qualquer material utilizado para registrar as informações, como por exemplo o 
papel e as mídias digitais.
É importante ainda, dentro deste assunto,lembrar a função básica dos arquivos, que é de 
guardar e organizar os documentos, visando dar acesso de forma rápida e eficiente ao usuário, 
quando necessário.
Outro detalhe muito frequente nas questões do Cebraspe, com relação aos conceitos fun-
damentais de Arquivologia são as diferenças básicas entre arquivo e biblioteca. Apesar de os 
dois lidarem com a guarda e o tratamento da informação, são áreas distintas e a banca busca 
na obra da autora Marilena Leite Paes um quadro resumo com tais diferenças:
ARQUIVO BIBLIOTECA
Objetivo dos 
documentos
Funcional Cultural
Quantidade de 
exemplares
Único ou limitado 
número de cópias Múltiplos exemplares
Formas de ingresso 
na instituição
Produção ou 
recebimento
Compra, doação ou 
permuta
Acumulação de 
documentos
Orgânica (natural) Coleção (não orgânica 
ou artificial)
Classificação dos 
documentos
Varia de instituição para 
instituição Padronizada
O que se percebe, nas questões deste assunto, é que o examinador busca nesta tabela 
características do arquivo ou da biblioteca e cria o item afirmando que o arquivo tem determi-
nada característica. Não é normal a questão afirmar que a biblioteca (e não o arquivo), tem tal 
característica, já que o item não deixa claro que está sendo feita a comparação entre arquivo e 
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biblioteca. Quando o item apresenta características vinculadas ao arquivo, estará correto. Não 
é preciso dizer que, na maioria das vezes, são apresentadas características da biblioteca, para 
que o item se torne incorreto.
Um destaque aqui vai para a forma de acumulação dos documentos que, pela minha análi-
se, é o item mais cobrado pela banca neste assunto.
Enquanto os documentos de arquivo nascem vinculados às atividades da entidade acumu-
ladora, seja pessoa física ou jurídica, em um processo que chamamos de orgânico (derivado 
do princípio da organicidade dos arquivos), os documentos de biblioteca são acumulados de 
forma artificial, sem estarem vinculados organicamente à entidade acumuladora, em um pro-
cesso chamado de coleção ou acumulação artificial (não orgânica).
Em resumo, quando a banca diz que o arquivo é uma coleção de documentos, ou que os 
documentos de arquivo são “colecionados”, estará incorreto. E, pelo que percebi, é um dos 
itens mais cobrados, até porque poucos candidatos sabem que este termo técnico faz alguma 
diferença.
6. ClAssiFiCAção dos doCumentos
Neste tópico, a banca costuma cobrar os aspectos previstos na bibliografia arquivística 
para a análise dos documentos de arquivo (não é à toa que o edital chamou este tópico de 
“análise tipológica dos documentos”, sendo que os aspectos gênero e espécie são os mais 
frequentes nas questões.
Gênero dos Documentos
GÊNERO
DOCUMENTAL
ESCRITO
OU
TEXTUAL
ICONOGRÁFICO
Informação em
forma de texto
Ex.: Ofícios,
memorandos,
relatórios
FILMOGRÁFICO
Informação em forma
de imagem estática
Ex.: Fotografias,
desenhos e gravuras
Informação em forma de imagem
em movimento (fi lmagens e vídeos)INFORMÁTICO
SONOROS
MICROGRÁFICO
CARTOGRÁFICO
Informação em forma de imagem
reduzida, representando uma área maior
Ex. Mapas e plantas
Cópias dos documentos em microfi lme
Informação em forma de áudio (som)
Informação em meio digital
Espécie/Tipo (Tipologia Documental)
Temos aqui um assunto bastante cobrando pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB), 
como você vai confirmar com as questões que resolveremos ao final deste resumo.
O importante aqui é saber diferenciar os conceitos de espécie documental e tipo (tipologia) 
documental.
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A banca costuma cobrar tanto os conceitos quanto exemplos dos dois aspectos, en-
tão vamos lá:
• Espécie documental: Configuração que assume um documento de acordo com a natu-
reza e a disposição de suas informações. Em resumo, é o modelo, o nome que o docu-
mento recebe a partir de seu aspecto formal, como por exemplo: ofício, memorando, 
relatório ou certidão;
• Tipo ou tipologia documental: Configuração que assume uma espécie documental quan-
do acrescida de uma atividade ou função.
Exemplos: certidão de nascimento ou processo disciplinar.
Parece complicado e confuso, mas não é. O que temos que entender é que os documen-
tos, em geral, recebem nomes que os identificam a partir da fórmula ESPÉCIE + ATIVIDADE ou 
FUNÇÃO. Veja os exemplos a seguir:
• Certidão de nascimento -> certidão (espécie) + nascimento (atividade);
• Processo licitatório -> processo (espécie) + licitatório (atividade);
• Aviso de férias -> aviso (espécie) + férias (atividade);
• Folha de pagamento -> folha (espécie) + pagamento (atividade).
Assim, o que a banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB) faz é misturar estes dois conceitos 
e exemplos. Considere o seguinte: todo nome de documento em que há o isolamento apenas 
da primeira palavra que o identifica (ofício, memorando, alvará, contrato, parecer, boletim, cer-
tidão, atestado...) será um exemplo de espécie. Quando, a esta espécie for(em) acrescido(os) 
mais termo(s) que identifique a atividade a que está vinculado teremos as chamadas tipolo-
gias documentais. Agora ficou mais fácil, não?
Outro aspecto importante e bastante cobrado nas provas da banca CEBRASPE (antigo Ces-
pe-UnB) é a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, onde os documentos 
podem ser ostensivos, quando não há qualquer restrição de acesso, e a divulgação pode ser 
feita sem que isso traga problemas para a instituição, ou sigilosos, quando o acesso deve ser 
restrito à sociedade.
7. miCroFilmAgem
Aqui temos um assunto que aborda uma tecnologia que já foi muito utilizada no passado e 
que está caindo em desuso, principalmente depois do advento da digitalização.
Não é dos assuntos mais cobrados pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB), como vi-
mos na estatística anterior, mas pode garantir ponto(s) importante(s) em uma prova.
Você deve entender que a microfilmagem é uma tecnologia utilizada para se criar cópias de 
documentos, em tamanho altamente reduzido, em película fotográfica, que são os chamados 
microfilmes ou microfichas (depende do formato que a microforma for gerada).
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Rolo de microfilme Microficha
Aqui o que nos interessa mais, considerado o que envolve o assunto e as questões já co-
bradas pela banca CEBRASPE (antigo Cespe-UnB), são as vantagens da aplicação da microfil-
magem e os aspectos envolvidos na legislação sobre o assunto (Lei n. 5.433/1968 e Decreto 
n. 1.799/1996).
APLICAÇÕES DA
MICROFILMAGEM
Substituição dos documentos
temporários, com vistas aos
ganho de espaço;
Utilização como cópia de
segurança (backup).
Preservação de documentos
permanentes, que são
“guardados” e são utilizadas
suas cópias no dia a dia;
A Lei n. 5.433/1968 trata da microfilmagem no país, destacando em seu artigo 1º que a 
cópia em microfilmetem validade legal, conforme trecho a seguir:
Art. 1º, § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias 
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos 
originais em juízo ou fora dele.
O Decreto n. 1.799/1996 regulamenta esta lei, estabelecendo critérios técnicos para a exe-
cução do procedimento de microfilmagem. A seguir, temos os principais artigos deste Decre-
to, que devem ser observados quando da aplicação de provas pela banca CEBRASPE (antigo 
Cespe-UnB):
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Arquivologia
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DECRETO N. 1.799/1996
Art. 3º Entende-se por microfi lme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em fi lme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 5° § 3° O armazenamento do fi lme
original deverá ser feito em local
diferente do seu fi lme cópia.
Art. 5° § 1º Será obrigatória, para
efeito de segurança, a extração de
fi lme cópia do fi lme original.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com
valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfi lmagem.
8. gestão de doCumentos
Gestão de documentos acaba sendo um resumo de praticamente tudo o que estudamos em 
Arquivologia, já que é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar o 
documento desde a sua criação até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
A definição de gestão de documentos prevista no artigo 3º da Lei n. 8.159/1991 é bastante 
cobrada pela banca, de forma que é sempre bom reforçar o trecho da lei:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermedi-
ária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A bibliografia sugere, a partir da interpretação deste artigo, que as atividades de gestão de 
documentos se concentram nas duas primeiras idades do ciclo vital. Portanto, não há que se 
falar em “gestão de documentos” na idade permanente.
Outro aspecto importante é que um programa de gestão de documentos deve ser implan-
tado em três fases (que não são as três fases do ciclo de vida, cuidado pra não confundir uma 
coisa com a outra): produção, utilização e destinação.
Mais uma vez a bibliografia adotada é a obra “Arquivo: Teoria e Prática”, da autora Marilena 
Leite Paes. A autora faz o seguinte resumo das três fases da gestão documental:
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GESTÃO DE
DOCUMENTOS
PRODUÇÃO
DESTINAÇÃO
UTILIZAÇÃO
Criação apenas dos docum entos
essenciais à adm inistração;
Evitar duplicação e em issão de vias
desnecessárias;
Consolidar os atos norm ativos alterados ou
atualizados com certa frequência;
Criar ou extinguir m odelos de
docum entos e form ulários;
Adequar e m elhorar o aproveitam ento de
recursos reprográficos (para cópias de
docum entos) e inform áticos;
Escolher de form a adequada m ateriais e
equipam entos ligados à produção de
docum entos;
Selecionar de form a adequada
recursos hum anos na inst ituição.
Im plantação de sistem a de protocolo, que visa o
controle da tram itação dos docum entos;
Organização e arquivam ento dos docum entos
no arquivo (escolha dos m étodos a serem
adotados e cuidados na conservação e
preservação dos docum entos);
Elaboração de norm as de acesso (tanto
para em préstim o com o para consulta);
Elaboração de norm as para
recuperação (localização) das
inform ações.
análise e avaliação dos docum entos
acum ulados nos arquivos, com vistas
a estabelecer seus prazos de guarda
e sua destinação final;
Criação da tabela de
tem poralidade da inst ituição.
9. polítiCAs públiCAs de ArquiVo. legislAção ArquiVístiCA
Este tópico foca a chamada Lei dos Arquivos, que é a Lei n. 8.159/1991. Esta lei tem como 
finalidade dispor sobre a política nacional de arquivos públicos e privados no Brasil.
O bom é que é uma lei relativamente pequena (não mais do que 2 ou 3 páginas) e contém, 
em seu texto, diversos conceitos estudados na disciplina de Arquivologia, de forma que se 
torna mais clara para aqueles que já estão estudando a matéria.
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Arquivologia
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A lei trata, na sua maior parte, dos arquivos públicos, ou seja, os arquivos vinculados aos ór-
gãos e entidades públicas, nas diversas esferas e poderes, conforme destaca em seu artigo 7º:
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício 
de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal 
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
A Lei deixa claro que é obrigação do governo gerenciar e cuidar de seus arquivos, implan-
tando política de gestão documental que permita este controle.
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arqui-
vos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação.
De acordo com a Lei em questão, os arquivos públicos devem adotar, na sua organização, 
a teoria das três idades, assunto estudado à exaustão nos cursos de Arquivologia.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e infor-
mativo que devem ser definitivamente preservados.
Em seu artigo 18, a Lei n. 8.159/1991 apresenta o Arquivo Nacional, órgão responsável 
pela gestão e pelo recolhimento (guarda de documentos permanentes) dos arquivos do Poder 
Executivo Federal.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e 
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos 
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Dentro das atribuições do Arquivo Nacional, está a de autorizar a eliminação dos documen-
tos no âmbito da Administração Pública Federal (Poder Executivo Federal).
No âmbito do Poder Judiciário e Legislativo Federal, a Lei atribui aos próprios órgãos com-
petência para fazer esta gestão e cuidar de seus documentos permanentes.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos docu-
mentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções,