AUDITORIA INTERNA 3

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16/07/13	
  
1	
  
AUDITORIA	
  INTERNA	
  
3	
  
Prof.	
  Carlos	
  A	
  Pereira	
  
	
  
•  Setor	
   requisitante:	
   informa	
   ao	
   setor	
   de	
   compras,	
   por	
  
meio	
  de	
  um	
   formulário	
   de	
   requisição,	
   que	
  necessita	
   de	
  
determinado	
  bem.	
  
•  Setor	
   de	
   compras:	
   verifica	
   se	
   a	
   requisição	
   do	
   setor	
  
requisitante	
   foi	
   aprovada	
   segundo	
   os	
   limites	
   de	
  
competência	
   estabelecidos	
   nas	
   normas	
   internas	
   da	
  
empresa,	
   seleciona	
   possíveis	
   fornecedores,	
   faz	
   cotação	
  
de	
   preços,	
   seleciona	
   o	
   forneceor	
   com	
   melhores	
  
condições	
  e	
  efetua	
  a	
  compra.	
  
•  Setor	
   de	
   recepção:	
   recebe	
   os	
   bens	
   e	
   a	
   nota	
   fiscal	
   do	
  
fornecedor	
  e	
  confere	
  quanRdades	
  e	
  estado	
  dos	
  bens.	
  
•  Setor	
   de	
   contabilidade:	
   recebe	
   a	
   nota	
   da	
   recepção	
   e	
  
efetua	
   lançamentos	
   contábeis	
   e	
   envia-­‐o	
   para	
  
processamento	
  no	
  setor	
  de	
  computador.	
  
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2	
  
•  Setor	
  de	
  computador:	
  processa	
  o	
  lançamento	
  contábil	
  e	
  
remete	
   os	
   relatórios	
   contábeis	
   para	
   o	
   setor	
   de	
  
contabilidade.	
  
•  Setor	
   de	
   compras	
   a	
   pagar:	
   recebe	
   do	
   setor	
   de	
  
contabilidade	
  a	
  nota,	
  verifica	
  se	
  foi	
  cerRficada	
  pelo	
  setor	
  
de	
   recepção,	
   confronta	
   com	
   ordem	
   de	
   compra,	
   e	
  
habilita-­‐a	
  para	
  pagamento.	
  
•  Setor	
   financeiro:	
   recebe	
   do	
   setor	
   de	
   contas	
   a	
   pagar	
   a	
  
nota	
   fiscal,	
   verifica	
   se	
   foi	
   devidamente	
   habilitada	
   pro	
  
esse	
  setor	
  e	
  processa	
  o	
  pagamento.	
  
•  Setor	
   de	
   contabilidade:	
   recebe	
   o	
   processo	
   de	
  
pagamento	
   do	
   setor	
   financeiro,	
   verifica	
   se	
   todos	
   os	
  
documentos	
  estão	
  em	
  ordem,	
  faz	
  o	
  lançamento	
  contábil	
  
e	
  envia	
  para	
  processamento	
  no	
  setor	
  de	
  computador.	
  
Há	
  possibilidade	
  de	
  setores	
  colocarem	
  
documentos	
  falsos	
  no	
  sistema?	
  
•  Setor	
   requisitante:	
   não	
   tem	
  acesso	
  à	
  nota	
  fiscal	
  
do	
   fornecedor	
  no	
  processo	
  normal	
  de	
   compra	
  e	
  
pagamento.	
  
•  Setor	
  de	
  compras:	
  igual	
  ao	
  requisitante.	
  
•  Setor	
   de	
   recepção:	
   detectável	
   pelo	
   setor	
   de	
  
contas	
  a	
  pagar	
  (exisRria	
  uma	
  nota	
  fiscal	
  sem	
  que	
  
o	
   setor	
   de	
   compras	
   Rvesse	
   enviado	
   o	
  
instrumento	
  formalizador	
  da	
  aquisição)	
  
•  Setor	
  de	
  contabilidade:	
  igual	
  setor	
  recepção.	
  
•  Setor	
  de	
  computador:	
  igual	
  setor	
  requisitante.	
  
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3	
  
Há	
  possibilidade	
  de	
  setores	
  colocarem	
  
documentos	
  falsos	
  no	
  sistema?	
  
•  Setor	
   de	
   contas	
   a	
   pagar:	
   o	
   documento	
   falso	
  
poderia	
   até	
   ser	
   pago,	
   entretanto,	
   o	
   setor	
   de	
  
contabilidade	
  descobriria	
  essa	
   irregularidade	
  por	
  
ocasião	
   da	
   análise	
   da	
   conta	
   de	
   fornecedores,	
   já	
  
que	
   não	
   exisRria	
   o	
   crédito	
   (registrado	
   pela	
  
contabilidade	
   quando	
   do	
   recebimento	
   do	
   bem)	
  
para	
  eliminar	
  o	
  débito	
  pelo	
  pagamento.	
  
•  Setor	
   financeiro:	
   a	
  mesma	
   situação	
   do	
   setor	
   de	
  
contas	
  a	
  pagar.	
  
Auditoria	
  Interna	
  
•  Deve	
   ser	
   verificado	
   periodicamente	
   se	
   os	
  
funcionários	
   estão	
   cumprindo	
   o	
   que	
   foi	
  
determinado	
  no	
  sistema;	
  
•  Ou	
  novas	
  adaptações	
  às	
  novas	
  circunstâncias.	
  
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4	
  
Princípios	
  e	
  fundamentos	
  do	
  Controle	
  Interno	
  
CONTRO L E	
   I N T E RNO	
   A	
   S E R	
  
ADOTADO	
  
MOTIVO	
  
a . 	
   D e v e m	
   s e r	
   fi x a d a s	
   a s	
  
responsabilidades	
  
Se	
  não	
  exisRr	
  delimitação	
  extra,	
  o	
  controle	
  
será	
  deficiente.	
  
b.	
   A	
   contabilidade	
   e	
   as	
   operações	
  
devem	
  estar	
  separadas	
  
Um	
  empregado	
  não	
  deve	
  ocupar	
  um	
  posto	
  
em	
  que	
  tenha	
  controle	
  da	
  contabilidade	
  e,	
  
ao	
  mesmo	
   tempo,	
   controle	
   das	
   operações	
  
que	
  ocasionam	
  lançamentos.	
  
c.	
   Controles	
   cruzados.	
   	
   (Ex:	
   as	
  
vendas	
   diárias	
   devem	
   ser	
   acumula-­‐
das	
   e	
   confrontadas	
   ao	
   final	
   do	
  
período	
   com	
   a	
   soma	
   das	
   eRquetas	
  
das	
  mercadorias	
  entregues.	
  
Devem	
   ser	
   uRlizadas	
   todas	
   as	
   provas	
  
disponíveis	
   para	
   se	
   comprovar	
   a	
   exaRdão,	
  
visando	
  assegurar	
  que	
  as	
  operações	
   foram	
  
registradas	
  corretamente	
  na	
  contabilidade.	
  
d.	
   Nenuma	
   pessoa	
   individualmente	
  
deve	
   ter	
   completamente	
   a	
   seu	
  
cargo	
  uma	
  transação	
  comercial.	
  
Qualquer	
   pessoa,	
   deliberadamente	
   ou	
  
inadverRdamente,	
   cometerá	
   erros;	
  
entretanto,	
   é	
   provável	
   que	
   se	
   descubram	
  
os	
  erros	
  se	
  o	
  manejo	
  de	
  uma	
  trasação	
  está	
  
dividido	
  entre	
  duas	
  ou	
  mais	
  pessoas.	
  
Princípios	
  e	
  fundamentos	
  do	
  Controle	
  Interno	
  
CONTRO L E	
   I N T E RNO	
   A	
   S E R	
  
ADOTADO	
  
MOTIVO	
  
e.	
   Deve-­‐se	
   escolher	
   e	
   treinar	
  
cuidadosamente	
  os	
  empregados	
  
Um	
   treinamento	
   cuidadoso	
   oferece	
   como	
  
resultados:	
   melhor	
   rendimento,	
   custos	
  
reduzidos	
   e	
   empregados	
   mais	
   atentos	
   e	
  
aRvos.	
  
f.	
  Se	
  for	
  possível:	
  	
  
•  Deve	
   haver	
   rotaRvidade	
   entre	
  
empregados	
   desRnados	
   a	
   cada	
  
trabalho.	
  
•  Deve	
  ser	
  imposta	
  a	
  obrigação	
  de	
  
usufruto	
  de	
   férias	
   para	
   todas	
   as	
  
pessoas	
   que	
   ocupam	
   postos	
   de	
  
confiança.	
  
Isso	
   reduz	
   as	
   oportunidades	
   de	
   fraude	
   e	
  
indica	
  a	
  adaptabilidade	
  do	
  empregado.	
  
g.	
   As	
   instruções	
   de	
   operações	
   para	
  
cada	
   cargo	
   devem	
   ser	
   sempre	
  
fornecidas	
  por	
  escrito.	
  
Os	
  manuais	
  de	
  procedimentos	
  fomentam	
  a	
  
eficiência	
  e	
  evitam	
  erros	
  ou	
  interpretações	
  
erradas.	
  
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5	
  
Limitações	
  do	
  Controle	
  Interno	
  
•  As	
   limitações	
   do	
   C.I.	
   são	
   principalmente	
   com	
  
relação	
  a:	
  
– Conluio	
   de	
   funcionários	
   na	
   apropriação	
   de	
   bens	
  
da	
  empresa;	
  
–  Instrução	
   inadequada	
   dos	
   funcionários	
   com	
  
relação	
  às	
  normas	
  internas;	
  
– Negligência	
  dos	
  funcionários	
  na	
  execução	
  de	
  suas	
  
tarefas	
  diárias.	
  
Exemplos	
  de	
  desfalques	
  temporários	
  
•  Funcionário	
   apodera-­‐se	
   do	
   dinheiro	
   recebidode	
   clientes,	
   proveniente	
   de	
   vendas	
   a	
   prazo,	
  
antes	
  do	
  registro	
  contábil	
  do	
  recebimento…	
  
•  Funcionário	
   assenhoreia-­‐se	
   do	
   dinheiro	
  
recebido	
  de	
  clientes,	
  após	
  registro	
  contábil	
  do	
  
recebimento…	
  
•  Funcionário	
   apoderou-­‐se	
   de	
   um	
   aRvo	
   da	
  
empresa	
   (dinheiro	
   de	
   caixa,	
   cautelas	
   de	
  
htulos,	
  estoques,	
  imobilizado,	
  etc)…	
  
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6	
  
Desfalques	
  permanentes	
  
•  Funcionário	
   desvia	
   bens	
   da	
   empresa	
   e	
  
modifica	
   os	
   registros	
   contábeis.	
   Necessário	
  
que	
   funcionário	
   tenha	
   acesso	
   aos	
   aRvos	
   e	
  
registros	
  contábeis:	
  
– Debitar	
  despesa	
  ou	
  receita	
  e	
  creditar	
  um	
  aRvo;	
  
– Subavaliar	
   os	
   débitos	
   ou	
   superavaliar	
   os	
   créditos	
  
na	
  conta	
  do	
  aRvo	
  correspondente;	
  e	
  subavaliar	
  os	
  
créditos	
   em	
   conta	
   de	
   receita	
   ou	
   superavaliar	
   os	
  
débitos	
  em	
  conta	
  de	
  despesa	
  ou	
  provisão	
  
Exemplos	
  de	
  desfalques	
  permanentes	
  
•  Funcionário	
  responsável	
  pelos	
  recebimentos	
  de	
  clientes	
  e	
  
pelo	
   preparo	
   dos	
   registros	
   contábeis	
   de	
   vendas	
   e	
  
recebimentos	
  desvia	
  um	
  recebimento	
  de	
  vendas	
  a	
  prazo	
  
e	
  baixa	
  a	
  duplicata	
  correspondente	
  contra	
  vendas;	
  
•  Funcionário	
   responsável	
   pelas	
   matérias-­‐primas	
   e	
   pela	
  
elaboração	
   de	
   lançamentos	
   contábeis	
   rouba	
   uma	
  
matéria-­‐prima	
   e	
   baixa	
   o	
   bem	
   correspondente	
   para	
  
despesa;	
  
•  Funcionário	
  responsável	
  pelos	
  recebimentos	
  de	
  vendas	
  a	
  
prazo	
   e	
   pelo	
   registro	
   contábil	
   das	
   vendas	
   desvia	
  
recebimento	
  de	
  $1.000	
  e	
  registra	
  as	
  vendas	
  do	
  mês;	
  
•  Funcionário	
  responsável	
  pelos	
  recebimentos	
  e	
  pela	
  baixa	
  
das	
  duplicatas	
  incobráveis	
  desvia	
  recebimentos	
  de	
  $5.000	
  
e	
   registra	
   as	
   duplicatas	
   incobráveis	
   baixadas,	
   acrescidas	
  
desse	
  valor.	
  
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7	
  
Responsabilidade	
  pela	
  prevenção	
  e	
  
detecção	
  da	
  fraude	
  
•  Principal	
   responsável	
   à	
   responsáveis	
   pela	
  
Gove rnança	
   da	
   enRdade	
   e	
   da	
   sua	
  
administração.	
  
– EnfaRzar	
  a	
  prevenção	
  da	
  fraude;	
  
– Criar	
   cultura	
   de	
   honesRdade	
   e	
   comportamento	
  
éRco;	
  
– Consideração	
  do	
  potencial	
  de	
  burlar	
  controles	
  ou	
  
de	
   influências	
   indevidas	
   sobre	
   o	
   processo	
   de	
  
elaboração	
  de	
  informações	
  contábeis.	
  
Informações	
  sobre	
  o	
  controle	
  interno	
  
•  São	
  obRdas:	
  
–  Leitura	
   dos	
   manuais	
   internos	
   de	
   organização	
   e	
  
procedimentos;	
  
–  Conversa	
  com	
  funcionários	
  da	
  empresa;	
  
–  Inspeção	
  lsica	
  desde	
  o	
  início	
  da	
  operação	
  (compra,	
  venda,	
  
pagamento,	
  etc)	
  até	
  o	
  registro	
  no	
  razão	
  geral.	
  
•  São	
  registradas	
  pelo	
  auditor:	
  
–  Memorandos	
  narraRvos;	
  
–  QuesRonários	
  padronizados;	
  
–  Fluxogramas.	
  
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8	
  
AVALIAÇÃO	
  DO	
  SISTEMA	
  DE	
  CONTROLE	
  INTERNO	
  
•  Medidas	
  a	
  considerar:	
  
–  Tipos	
  de	
  erros	
  e	
  irregularidades	
  que	
  poderiam	
  ocorrer;	
  
–  Determinar	
   os	
   procedimentos	
   de	
   controle	
   contábil	
   que	
  
devam	
   preven i r	
   ou	
   detec ta r	
   esses	
   e r ros	
   e	
  
irregularidades;	
  
–  Determinar	
   se	
   os	
   procedimentos	
   necessários	
   são	
  
estabelecidos	
  e	
  estão	
  sendo	
  seguidos	
  saRsfatoriamente;	
  
–  Aval iar	
   quaisquer	
   fa lhas,	
   não	
   cobertas	
   pelo	
  
procedimento	
  de	
  controle	
  existente.	
  
–  EmiRr	
   relatório-­‐comentário	
   dando	
   sugestões	
   para	
   o	
  
aprimoramento	
   do	
   sistema	
   de	
   controle	
   interno	
   da	
  
empresa.	
  
AVALIAÇÃO	
  DO	
  SISTEMA	
  DE	
  
CONTROLE	
  INTERNO	
  
•  O	
   processo	
   de	
   avaliação	
   do	
   controle	
   interno	
  
compreende	
  03	
  etapas:	
  
– REALCE	
  DO	
  SISTEMA	
  
– AVALIAÇÃO	
  PROPRIAMENTE	
  DITA	
  DO	
  SISTEMA	
  
– REALIZAÇÃO	
   DE	
   TESTES	
   DE	
   CUMPRIMENTO	
   DE	
  
NORMAS	
  INTERNAS	
  
16/07/13	
  
9	
  
REALCE	
  DO	
  SISTEMA	
  
•  Durante	
  a	
  etapa	
  de	
  planejamento	
  do	
  exame.	
  
•  ObjeRva	
   obter	
   informação	
   se	
   supõe	
   que	
   o	
  
sistema	
   funcione	
   e	
   pode-­‐se	
   alcança-­‐lo	
  mediante	
  
discussão	
  (pessoal	
  de	
  alto	
  nível	
  hierárquico)	
  com	
  
as	
  pessoas	
  responsáveis	
  pelo	
  controle	
  interno.	
  
•  Obter	
   evidências	
   –	
   confirmar	
   o	
   conhecimento,	
  
executar	
   procedimentos	
   de	
   reconsRtuição	
   ou	
  
recapitulação	
   dos	
   controles	
   de	
   fluxo	
   de	
  
documentação	
  –	
  documentar	
  a	
  análise	
  do	
  C.I.	
  nos	
  
papéis	
  de	
  trabalho.	
  
AVALIAÇÃO	
  
•  Avaliação	
   críRca	
   do	
   C.I.	
   para	
   determinar	
   sua	
  
eficácia	
  e	
  pontos	
  passíveis	
  de	
  melhoria.	
  
•  IdenRficar	
  os	
  controles-­‐chaves	
  do	
  sistema:	
  
– Assegura	
   que	
   um	
   sistema	
   administraRvo	
   produza	
  
informação	
  fidedigna;	
  
– Serve	
   de	
   base	
   para	
   saRsfação	
   dos	
   objeRvos	
   de	
  
auditoria.	
  
	
  
Enquanto	
   a	
   administração	
   interessa	
   por	
   todos	
   os	
   aspectos	
   do	
  
sistema	
   de	
   controle	
   interno,	
   o	
   auditor	
   volta-­‐se	
   para	
   os	
  
controles	
  relevantes	
  à	
  consecução	
  de	
  seus	
  objeRvos	
  (controles-­‐
chaves).	
  
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10	
  
TESTES	
  DE	
  CUMPRIMENTO	
  DE	
  
NORMAS	
  INTERNAS	
  
•  Etapas:	
  
a)  Determinar	
  os	
  objeRvos	
  do	
  teste.	
  Confirmar	
  que	
  
os	
   controles	
   previamente	
   idenRficados	
   como	
  
“controles-­‐chaves”	
   funcionaram	
  durante	
   todo	
  o	
  
período	
  submeRdo	
  a	
  exame;	
  
b)  Definir	
   o	
   universo	
   (conjunto	
   de	
   transações	
  
homogêneas	
  submeRdas	
  ao	
  sistema	
  de	
  controle	
  
e	
  registro	
  que	
  se	
  testa)	
  
QuesRonário	
  de	
  Avaliação	
  do	
  C.I.	
  
•  Auxilia	
  a	
  avaliação	
  da	
  eficiência	
  ou	
  adequação	
  
dos	
  C.I.	
  (operacionais	
  e	
  contábeis)	
  do	
  cliente:	
  
•  São	
   divididos	
   em	
   seções	
   em	
   função	
   da	
  
natureza	
  de	
  cada	
  aRvidade	
  ou	
  operação.	
  
•  As	
   seções	
   contém	
   uma	
   lista	
   dos	
   controles	
  
internos	
  que	
  deverão	
  ser	
  confrontados	
  com	
  as	
  
respostas	
   dadas	
   às	
   questões	
   durante	
   os	
  
trabalhos	
  de	
  avaliação	
  dos	
  controles.	
  
•  Usar	
  técnica	
  de	
  fluxogramas.