Apostila - 5W2H para Concepção de Projetos

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PROFESSOR(A): DANILO MOREIRA SOARES
Introdução ao Gerenciamento de Projetos Públicos
5W2H para Concepção de Projetos
Objetivo da Aula
Aplicar a ferramenta 5W2H para a concepção de projetos.
Apresentação
Olá, estudante! Na aula anterior você compreendeu as características de projetos e de 
processos. Agora, você conhecerá a ferramenta 5W2H e como ela pode ser usada para a 
concepção de projetos.
Essa é uma ferramenta muito usada na área de gestão, por ser simples e de fácil aplicação. 
Ela tem como objetivo propor as sete perguntas que devem ser respondidas para o devido 
entendimento de um projeto. Um detalhe interessante é que, apesar de essa ferramenta 
ser bastante usada e ser alvo de vários estudos, não é possível definir exatamente quem 
foi o seu criador.
Ficou curioso para saber mais sobre a ferramenta e como você pode usá-la? Então 
acompanhe esta aula e bons estudos!
1. Planejamento com 5W2H
Você sabe que um bom planejamento é necessário e que, se executado da maneira 
correta, pode trazer ótimos benefícios e facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. 
Isso também é verdade no setor público, em que o planejamento tem um papel de extrema 
importância.
O planejamento está relacionado sempre à capacidade de uma instituição de se adaptar à 
incerteza permanente que envolve o futuro e às mudanças imprevistas nos ambientes. Isso 
vale tanto para o setor privado como para o público. Desde a Constituição Federal de 1988, o 
planejamento de médio e longo prazo é obrigatório pelo art. 165 e, após a aprovação do Poder 
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Legislativo, ele se tornou lei. Todo governo deve definir suas prioridades na forma de programa 
e projetos, com diretrizes, objetivos e metas. (TONI, 2016, p. 28)
Conforme o trecho citado acima, você pode perceber que o planejamento é importante 
tanto para o setor privado quanto para o setor público. Mas será que o planejamento 
também é importante para a gestão de projetos? A resposta é sim, e vou te mostrar como.
Acredito que você, caro(a) estudante, deve lembrar que, no final da aula anterior, eu 
apresentei algumas das falhas mais comuns em gestão de projetos. Gostaria de apresentar 
novamente alguns daqueles pontos para você relembrar:
• Planejamento inadequado das metas e dos objetivos;
• Baixa compreensão do nível de complexidade do projeto;
• Definição inadequada do tempo para a realização de cada atividade;
• Estimativa incompleta ou inadequada para mensurar os custos do projeto;
• Existência de poucos dados para a gestão do projeto;
• Treinamento e capacitação insuficientes dos envolvidos;
• Não destinação de tempo para o planejamento;
• Stakeholders com expectativas divergentes.
Como um bom planejamento poderia mitigar essas falhas?
Acredito que você percebeu que a maioria das falhas foi causada por erros no planejamento. 
Então, o planejamento é uma parte fundamental para a gestão de projetos. É na etapa de 
planejamento que são alinhadas as expectativas dos stakeholders, além de definir vários 
aspectos do projeto que podem influenciar o sucesso deste.
Outro ponto importante que justifica a relevância da fase de planejamento são as 
características de um projeto que vimos anteriormente: temporalidade e individualidade. 
Temporalidade significa que um projeto tem uma duração finita. Já a individualidade 
significa que um projeto é único, e é esse o ponto que gostaria de focar. Como cada projeto 
é singular, você pode deduzir que as características, os requisitos e os desafios de um 
projeto são diferentes de outros projetos. Cada projeto tem as suas particularidades, pois 
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são conduzidos em ambientes e/ou períodos de tempo diferentes. Mesmo que dois projetos 
tenham o mesmo objetivo e sejam iniciados de forma simultânea, em dois locais similares, 
a evolução e os desafios de cada um deles podem ser completamente diferentes. Dessa 
forma, o planejamento para um projeto se difere do outro.
Como cada projeto é único, você pode deduzir que existe um componente de incerteza 
em um projeto. Segundo Costa (2019), todo projeto tem um grau de incerteza, que varia de 
acordo com a clareza de um escopo definido no planejamento. Por exemplo, se, durante o 
planejamento, o objetivo do projeto não foi bem estabelecido, o grau de incerteza aumenta.
Já que o planejamento é tão importante, existe alguma ferramenta que possa 
auxiliar nessa fase?
A resposta é sim! Existe uma infinidade de ferramentas que podem ser utilizadas no 
planejamento de um projeto. Mas gostaria de destacar uma: o 5W2H.
5W2H é uma técnica de organização das informações cuja denominação remete a expressões 
em inglês what, who, when, where, why, how, how many (em português, respectivamente, “o 
quê?”, “quem?”, “em que prazo?”, “em que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”). (TONI, 
2016, p. 377)
O nome dessa ferramenta faz referência a sete perguntas que devem ser respondidas: 
cinco perguntas que começam com a letra “W”, em inglês (what, who, when, where, why), 
e duas perguntas que começam com a letra “H”, também em inglês (how, how many/how 
much). Em português, podemos traduzi-las para “o quê?”, “quem?”, “em que prazo?”, “em 
que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”. Responder a essas perguntas é essencial 
para um realizar um bom planejamento.
A implantação de qualquer metodologia de excelência em uma organização passa por tópicos 
comuns que auxiliarão nas respostas ao 5W2H (O quê? Quando? Onde? Quem? Quanto? Como? 
Por quê?), como: planejamento, objetivos, seleção de áreas/projetos, seleção de pessoas etc. 
Esses itens devem ser tratados adequadamente para obter sucesso na implantação. (SOUZA; 
BERGAMO FILHO; OLIVEIRA, 2021, p. 21)
Como citado anteriormente, essa ferramenta tem como base as perguntas fundamentais 
para a construção de um bom planejamento. Apesar de a sua aplicação ser bastante simples, 
essa ferramenta produz resultados ótimos. Então, vou detalhar cada pergunta do 5W2H:
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• What: significa “o quê?”. Você deverá pensar no que será feito no projeto. Você deverá 
definir com detalhes o objetivo, as etapas e as fases do projeto.
• Who: significa “quem?”. Você deverá pensar em quem deve fazer as ações para a exe-
cução do projeto. Você deverá definir com detalhes quais são os recursos humanos 
envolvidos, os responsáveis, as equipes envolvidas e as funções de cada um.
• When: significa “em que prazo?” ou “quando?”. Você deverá pensar quando as ações 
para a execução do projeto deverão ser feitas. Você deverá definir com detalhes quais 
são os prazos, como será o cronograma e qual o tempo para cada atividade.
• Where: significa “em que local?” ou “onde?”. Você deverá pensar onde as atividades do 
projeto serão realizadas ou implantadas. Você deverá definir com detalhes quais serão os 
locais, as áreas, os departamentos ou os contextos que serão impactados pelo projeto.
• Why: significa “por quê?”. Você deverá pensar no motivo do projeto. Você deverá definir 
com detalhes quais serão as justificativas, os desafios, os benefícios e os resultados 
esperados.
• How: significa “como?”. Você deverá pensar em como o projeto será conduzido. Você 
deverá definir com detalhes quais os métodos, as atividades e os processos que serão 
executados.• How many ou how much: significa “quanto?” ou “quanto custa?”. Você deverá pensar 
o quanto custará esse projeto. Você deverá definir os custos e os orçamentos para a 
realização do projeto.
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Para resumir, veja a imagem a seguir:
Figura 1: Resumo da ferramenta 5W2H
Fonte: Elaborada pelo autor (2022).
Agora que você já conhece bem as características dessa ferramenta, gostaria de te 
convidar para ver algumas situações nas quais ela pode ser aplicada.
2. Aplicando 5W2H em Projetos
Como você já percebeu, a fase de planejamento é muito importante em um projeto, 
e a ferramenta 5W2H é uma poderosa aliada nessa fase. Então, irei apresentar algumas 
situações simuladas, nas quais será aplicada o 5W2H. Mas, antes, gostaria de deixar algumas 
recomendações para o uso da ferramenta:
• Registre as respostas: em algumas situações, você ficará tentado a responder as 
perguntas apenas mentalmente e não realizar o registro. Isso é um erro. É importante 
que você registre as informações obtidas pela 5W2H.
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• Envolva os stakeholders: se possível, envolva todos os stakeholders no processo de 
planejamento e encoraje que eles participem de forma ativa nessa fase. Para isso, você 
pode usar um brainstorming.
O brainstorming ou tempestade de ideias é uma ferramenta para incentivar a 
participação e o desenvolvimento de ideias em um grupo. De forma resumida, é 
um processo em rodadas, em que todos os participantes devem contribuir com 
ideias na sua vez. Ou seja, todos terão espaço para mostrar as suas ideias e poderão 
contribuir.
• Foque os detalhes importantes: em algumas situações, é comum que as pessoas 
simplifiquem determinadas informações do 5W2H. Isso pode ser um problema quando 
o resumo omite informações que poderão ser úteis no futuro. Então, tenha clareza e 
tente construir uma resposta que seja de fácil compreensão para todos os envolvidos 
no projeto.
• Nem sempre a primeira resposta é a melhor: em vários momentos, o grupo de pes-
soas que está usando o 5W2H pode chegar a uma resposta inicialmente. Tente ver 
diferentes ângulos e perspectivas para validar essa resposta. Uma sugestão é voltar e 
revisar as respostas após responder todas elas.
Agora que você já conhece algumas boas práticas para a aplicação do 5W2H, posso 
apresentar algumas situações para você acompanhar. Irei descrever alguns exemplos 
hipotéticos para você entender as etapas da construção do 5W2H e alguns possíveis 
resultados. É importante ressaltar que as respostas apresentadas não são a única verdadeiras. 
Fique à vontade para usar a sua criatividade e pensar em possíveis outras respostas.
• Primeira situação: determinado departamento de um órgão público deseja diminuir 
em 70% o consumo de copos descartáveis.
− Preparativo para o 5W2H: foram convocados todos os colaboradores para participar 
do plano de ação desse projeto. Durante a reunião, foi aplicado um brainstorming 
para incentivar a participação de todos. Uma pessoa foi escolhida para registrar 
todas as ideias em uma folha de papel. Após responder todas as perguntas, foi rea-
lizada uma revisão para verificar possíveis inconsistências ou novos pontos de vista.
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− Resultado:
Projeto: Redução do consumo de copo descartável do setor em 70%
5W2H
What
O que?
C o m p r a r c a n e c a s n ã o 
descartáveis para os servidores
C r i a r c a m p a n h a d e 
conscientização
Why
Por que?
Para o órgão que orienta sobre 
a diminuição do consumo de 
materiais descartáveis, foi criada 
uma diretriz
Para incentivar os servidores a 
não usarem os copos descartáveis 
e dar preferência às canecas
When
Quando?
Até o início do próximo mês Começar no início do próximo mês
Where
Onde?
No setor do órgão público
(salas 1, 2 e 3)
No setor do órgão público
(salas 1, 2, 3 e anfiteatro)
Who
Quem?
Responsável pelo setor Todos do setor
How
Como?
Realizar a cotação das canecas
Verificar a possibilidade de 
aquisição das canecas
Comprar canecas para os 
servidores utilizarem
Colocar cartazes orientando 
sobre o impacto na geração de 
lixo por copos descartáveis
How much
Quanto?
R$ 850,00 R$ 55,00
• Segunda situação: determinado departamento de um órgão público deseja melhorar 
a organização da sala de almoxarifado. Isso é necessário, pois diversos servidores já 
relataram que é difícil saber o que precisa ser adquirido ou onde estão determinados 
materiais.
Agora é a sua vez! Monte um plano de ação para esse projeto. Não se esqueça das 
recomendações feitas anteriormente.
Considerações Finais
Você chegou ao final da segunda aula! Vamos relembrar um pouco o que foi visto nela?
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Você conheceu a ferramenta 5W2H, que faz referência às sete perguntas que devem ser 
respondidas: cinco perguntas que começam com a letra “W” em inglês (what, who, when, 
where, why) e duas perguntas que começam com a letra “H” em inglês (how, how many/
how much). Em português, podemos traduzi-las para “o quê?”, “quem?”, “em que prazo?”, 
“em que local?”, “por quê?”, “como?” e “quanto custa?”.
Você percebeu que, a partir das respostas a essas perguntas, é possível realizar um 
bom planejamento. Em seguida, você foi apresentado(a) a uma situação de aplicação da 
ferramenta para o planejamento de um projeto.
Na próxima aula, você compreenderá as principais características do gerenciamento de 
projetos com base no Guia PMBOK. Até a próxima aula.
Material Complementar
5W2H: é hora de tirar as dúvidas e colocar a produtividade no seu dia a dia. Disponível 
em: https://endeavor.org.br/pessoas/5w2h/. Acesso em: 23 out. 2022.
Referências
COSTA, A. B. da. Fundamentos da Gestão de Projetos: da teoria à prática – como geren-
ciar projetos de sucesso. Curitiba: Intersaberes, 2019.
SOUZA JR., A. P. de; BERGAMO FILHO, C.; OLIVEIRA, L. C. A. Modelo híbrido: evolução na 
gestão empresarial para eficiência e inovação ágil. Rio de Janeiro: Brasport, 2021.
TONI, J. de. O planejamento estratégico governamental: Reflexões metodológicas e im-
plicações na gestão pública. Curitiba: Intersaberes, 2016.
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	Projetos Versus Processos: Fundamentos, Ciclo de Vida de Projetos e Desafios
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	Introdução ao Gerenciamento de Projetos (Project by PMBOK)
	Área do PMBOK: Integração de Projetos (Alinhamento de Expectativas e Inter-relações entre Interesses)
	Área do PMBOK: Gerenciamento de Escopo (Planejamento de Projetos)