Apostila Anglo Cursos - Assistente Administrativo

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ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Módulo 1:
Conceito de Administração
Cada dia mais, com o aumento da complexidade, mudanças e incertezas políticas e econômicas, além de um
aumento da globalização e crescimento da escassez de recursos em gerais fica evidente a necessidade de
todos terem conhecimento de Administração.
A Administração passou a ser uma das áreas mais importantes da humanidade. Verifique que todos os
problemas poderiam ser muito bem resolvidos se tivessem uma gestão responsável e de excelência. A tarefa
básica da administração é, de maneira eficiente e eficaz, fazer as coisas por meio das pessoas. Essa ciência que
começamos a estudar, vem sendo considerada a principal chave para a solução dos mais graves problemas
que, atualmente, afligem o mundo moderno. Isso acontece pelo simples fato de não ser sufi ciente um avanço
tecnológico e o desenvolvimento do conhecimento humano, se a qualidade da administração sobre os grupos
organizacionais não permitir um investimento efetivo nos recursos humanos e materiais.
A palavra Administração não é nova, vem do latim Administratione, assim como manejo (que corresponde ao
inglês management) e gestão (que corresponde ao espanhol gestión). Todos têm o mesmo sentido: um
processo dinâmico de tomar decisões sobre a utilização de recursos, para possibilitar a realização de recursos,
para possibilitar a realização de objetivos.
Então, administrar é obter resultados por intermédio de outros. Exerce-se a função de fazer as coisas através de
outras pessoas, com os melhores resultados possíveis. Chama-se a atenção para o fato de o administrador
comandar a ação e não a realizar.
Tecnicamente, a Administração constitui em fazer as coisas da maneira mais adequada possível, com o mínimo
de recursos – humanos, financeiros e materiais –, com o intuito de alcançar objetivos.
Maximiano (2006, p. 12) destaca que “Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e
utilização de recursos. O processo administrativo abrange cinco tipos de funções: planejamento, organização,
liderança, execução e controle”.
Corroborando essa ideia, uma equipe de professores da FEA/USP, assim, se expressa “Administração é a
tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir objetivos. É o
gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas por outros profissionais e,
também, pensando previamente as consequências de suas decisões. É, também, a ciência social que estuda e
sistematiza as práticas usadas para administrar.
Observe, nessas citações, que o processo de tomada de decisões busca alcançar objetivos organizacionais,
considerando o envolvimento de pessoas lideradas por alguém que assume a posição de sistematizar as
práticas administrativas.
Esse processo é contínuo e sistêmico, abrangendo funções administrativas ou gerenciais, tais como:
planejamento, organização, liderança, execução e controle, conforme destaca a bibliografia consultada.
 
Módulo 2:
Processo Administrativo e Fundamentos Essenciais
Este é um dos temas mais básicos da disciplina de administração, o qual, todo estudante deve conhecer com
maestria. O famigerado PODC. (Planejamento, Organização, Direção e Controle), são as 4 funções
administrativas da teoria Clássica e Neoclássica.
Sabemos que existem basicamente dois tipos de trabalho, o trabalho técnico e o trabalho administrativo,
falaremos aqui do trabalho administrativo. Quando falamos em administração o que vem à mente é: gerenciar,
tomar conta, e é exatamente isto que o trabalho administrativo faz, aplica o esforço físico e mental de uma
pessoa para conseguir resultados gerenciando outras pessoas, quando estudadas separadamente são
denominadas funções administrativas, quando estudadas em conjunto compõem o processo administrativo. 
Ao conjunto das funções administrativas, consideradas como um todo integrado, dá-se o nome de processo
administrativo. Ele serve de base para a literatura neoclássica da administração, que busca explicar como as
funções administrativas são desenvolvidas pelas organizações.
As funções do processo administrativo são:
1. Planejamento;
2. Organização;
3. Direção;
4. Controle.
Elas formam um ciclo contínuo de atividades que a função administração desenvolve nas organizações, atuando
da seguinte forma:
Planejamento: é a função através da qual as atividades a serem realizadas são desenhadas e os resultados a
serem obtidos são fixados;
Organização: trata-se da função de organizar os recursos disponíveis para que tudo aquilo que foi planejado
possa ser executado.
Direção: é a função de dirigir a execução dos trabalhos que foram planejados, para que os objetivos da
organização possam ser atingidos.
Controle: trata-se da função administrativa na qual os resultados obtidos pela organização/direção são
analisados em função daquilo que havia sido planejado. 
Vamos estudar com um pouco mais de detalhes sobre cada uma dessas funções administrativas!
PLANEJAMENTO
Planejamento consiste em estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. As
empresas podem trabalhar com planejamentos de curto e longo prazo, isso vai depender do objetivo traçado. O
planejamento ocorre para a continuidade da empresa e focaliza o futuro. Essa visão é que define a importância
do planejamento, pois do contrário a empresa fica perdida. É com o planejamento que a empresa pode melhor
tomar suas decisões. Para Chiavenato (2002), o planejamento é feito na base de planos, pois é preciso
estabelecer, antecipadamente, o que deve ser feito. Logo, podemos focar vários tipos de planos. Assim, a
finalidade do planejamento é enfrentar a incerteza do futuro.
1) Planos: referem-se àquilo que deve ser feito, ele pode ser entendido como um esquema. Existem vários
tipos de planos, a saber:
Programas: uma programação reúne vários tipos de plano. Ex. produção.
Procedimentos: utilizados para mostrar a sequência das rotinas. Ex: almoxarifado (emissão e preenchimento
formulário – assinatura).
Métodos: detalham como uma atividade deve ser executada nos mínimos detalhes. Ex: montagem da peça de
uma máquina.
Normas: são regras para dizer o que deve e o que não deve ser feito. Ex: proibição de fumar em alguns lugares,
exigência de crachás etc.
2) Técnicas de Planejamento: referem-se àquilo que deve ser feito. A técnica de planejamento permite
controlar os planos quanto aos prazos e tarefas a serem executadas. Exemplo: Cronograma.
ORGANIZAÇÃO
Organização é a segunda etapa do processo administrativo. Segundo Chiavenato (2002) “... é a função
administrativa que se incumbe do agrupamento dos órgãos e das atividades necessárias para atingir o objetivo
da empresa.” (Chiavenato, 2002, p.24).
A organização existe para alocar, arranjar, agrupar, dividir o trabalho. Especializa para que as atividades sejam
executadas corretamente. Assim, organizando a empresa é possível saber quem faz o quê, de forma a evitar
confusões e/ou omissões de responsabilidades na execução das tarefas. A função organização é baseada em
quatro princípios, descritos a seguir:
Princípio da Especialização: Diz que a empresa deve ser baseada na divisão do trabalho para, assim, buscar
a especialização das pessoas.
Princípio da Definição Funcional: Explica que cada tarefa, função, atividade e suas responsabilidades devem
vir definidas por escrito. Uma técnica para representar esse princípio é o organograma
Princípio da Autoridade e Responsabilidade: Expõe que a autoridade é o poder de dar ordens e exigir
obediência do subordinado e a responsabilidade, bem como o dever de prestar contas à autoridade.
Princípio Escalar: Diz que cada pessoa deve saber a quem deve prestar contas de suas funções e refere-se ao
princípio anteriormente citado.
DIREÇÃO
Toda empresa precisa ser governada, dirigida. A função de direção deve orientar todos os envolvidos, a fim denas três modalidades redacionais: Narração,
Descrição e Dissertação.
Em síntese podemos dizer que:
Narrar é contar uma história real ou fictícia, apresentando uma sucessão de fatos e de acontecimentos;
Descrever é um texto literário ou não que utilizamos para caracterizar seres, coisas, paisagens, sentimentos,
modelos, produtos, método de pesquisa etc.,
Dissertar é expor ideias a respeito de determinado assunto, discutir, persuadir, questionar, analisar e
apresentar provas que justifiquem e convençam.
Um processo de comunicação deverá ter os seguintes elementos: contexto, emissor, mensagem, receptor,
canal e código que se dispõem no seguinte esquema: Para que a comunicação se estabeleça é necessário que
todos estes elementos se relacionem reciprocamente. Se houver falha em um deles a compreensão ficará
prejudicada ou não se completará.
Existe uma visão equivocada de que tudo que escrevemos no âmbito empresarial é correspondência. Não é
bem assim! Devemos separar e distinguir o que é correspondência e documento, embora, os dois possam ser
classificados como redação empresarial.
A CORRESPONDÊNCIA é um meio de comunicação e insere todos os seus elementos, com algumas
peculiaridades: O emissor torna-se remetente, o receptor destinatário e pressupõe o ato ou efeito de
corresponder-se (retorno) e requer acompanhamento, principalmente, no âmbito empresarial.
Já os DOCUMENTOS administrativos, necessariamente, não haverá um acompanhamento ou retorno. Eles
podem ser: ata, edital, estatuto, declaração e atestado, procuração, comunicado ou avisos, convocação, recibos
etc.
CORRESPONDÊNCIA
Correspondência é a comunicação por escrito entre as pessoas. Realiza-se através de vários instrumentos:
bilhetes, cartas, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mail, memorandos, fac-símile etc. O que determinará o
tipo de correspondência é a análise da relação entre receptor e destinatário. Há três tipos de correspondência:
1. Familiar ou social: trata de assuntos variados, desde felicitações, convites e avisos até solicitações e
pêsames. A linguagem utilizada pode ser informal e dependendo do contexto formal.
2. Comercial: trata de assuntos ligados à vida do comércio, da indústria, dos bancos, escritórios e empresas.
Tem por objetivo estabelecer um relacionamento entre as empresas, ou entre as pessoas e as empresas. A
linguagem utilizada nesse tipo de correspondência deve ser formal, objetiva, simples, elegante e correta.
3. Oficial: correspondência dirigida a autoridades ou órgãos públicos, eclesiásticos ou militares. Utiliza-se o
mesmo tipo de linguagem empregada na correspondência comercial, sendo que a forma de tratamento
depende da pessoa a quem se envia a mensagem, exemplos:
• Vossa Senhoria (V. Sa.) – para pequenas autoridades;
• Vossa Excelência (V. Exa.) – para altas autoridades;
• Vossa Reverendíssima (V. Revma.) – para sacerdotes.
A seguir serão apresentados os principais instrumentos utilizados na correspondência e comunicação escrita
comercial e/ou oficial. 
1) Cartas Comerciais
A carta comercial é o principal veículo de comunicação entre empresas ou entre indivíduos e empresas.
A carta comercial é um documento que tem grande utilidade no dia a dia de empresas de diferentes
segmentos, tanto como uma forma de agilizar transações como uma maneira de torná-las oficiais. É importante
que as companhias conheçam um pouco mais sobre as possibilidades de usar esse documento, bem como em
quais situações ele se mostra relevante. Quando se trata de iniciar, dar sequência ou encerrar transações é
essencial que haja registro de tais operações.
Para que uma carta comercial eficaz, é necessário que o redator aplique uma série de técnicas a serem
seguidas. Confira algumas delas:
• O papel para uso da carta comercial é, em geral, timbrado, no alto com o nome e especialidade da
empresa.
• Logo abaixo e à direita do timbre, põe se o nome e localidade e a data.
• O nome e o endereço do destinatário virão à esquerda do papel, abaixo da epígrafe (localidade e data).
• Abaixo do endereço, com espaços intermediários, vem a invocação, que deve ser impessoal (Prezado
senhor., Cordiais saudações, etc.).
• O texto deve ocupar o centro da folha redigido com clareza e concisão, pois se destina a pessoas que
não se interessam em delongas.
• O fecho é em geral imutável e constam votos de respeito e amizade.
• Toda correspondência comercial deve ser redigida com cópia.
• Não deve esquecer-se das margens do papel. Fazer as configurações no computador como; tipo de
papel (A4), margens (geralmente padrão superior e inferior 2cm e direita e esquerda 3cm). 
Todas as cartas comerciais devem ter:
Clareza: na forma de se expressar, para que qualquer pessoa possa entender o que você quer.
Objetividade: você deve ir direto ao objetivo.
Adequação no tratamento: o receptor deve ser tratado com boa educação.
Correção gramatical: faça uma correção antes de enviar a mesma.
Estrutura das Cartas Comerciais
Cabeçalho: geralmente as cartas comerciais são realizadas em papel timbrado da empresa e, no cabeçalho
aparece o logotipo da empresa, com nome e o endereço correspondentes.
Número e Departamento: algumas cartas comerciais são numeradas e indicam o nome do departamento da
empresa que está enviando o texto, que pode ser uma sigla.
Assunto: alguns modelos de carta comercial admitem o campo “assunto”, que se refere ao tema será explorado
na carta.
Local e Data: acima do corpo de texto, e geralmente na margem esquerda, indica-se a data e o local do envio
da carta.
Destinatário: informações do remetente (emissor) devem ser acrescidas abaixo da data e local, por exemplo,
nome, departamento ao qual pertence e o endereço.
Vocativo: representa o nome do destinatário (receptor) do texto que deve surgir de maneira formal, por
exemplo: Prezado Gerente, Caro Consumidor, etc.
Corpo de Texto: trata-se do conteúdo da mensagem que será enviada.
Despedida: de acordo com as normas formais, despede-se com expressões: saudações, cordialmente,
respeitosamente, atenciosamente, etc.
Assinatura: Por fim, aparece o nome do emissor (remetente) da carta, bem como o cargo que ocupa na
empresa.
2) Memorando
É uma comunicação interna das empresas, utilizada entre os vários setores para encaminhar, solicitar, pedir,
distribuir ora informações ou documentos, ora material ou relatórios etc.
Geralmente as empresas têm formulário próprio que deve conter as seguintes informações dos departamentos
remetente e destinatário:
• Número de expedição com sigla do setor emitente;
• Nome por extenso dos responsáveis e respectivos cargos;
• Nome por extenso dos setores,
• Síntese do assunto.
É importante ressaltar que em muitas empresas essa correspondência interna já foi totalmente substituída pelo
e-mail.
3) E-mail
Com o advento da Internet a comunicação por e-mail tornou-se essencial nas relações comerciais (interna e
externa).
Regras de Ouro para redigir um e-mail:
• Na hora de responder, seja ágil. Redija textos curtos, de fácil e rápida assimilação.
• Quando a quantidade de informações for muito grande, prefira transformá-las em arquivos anexados.
Os textos de corpo de mensagem devem ser sempre curtos.
• Letras maiúsculas ou em negrito são como um “grito” eletrônico. Evite-as.
• Nos e-mails de negócio, evite usar abreviaturas e ícones de emoção.
• Cuidado com as respostas
• Se alguém quer saber sua opinião sobre determinado assunto, evite as respostas pomposas e longas.
Evite também as curtas demais.
• Leia sempre o que escreveu
• Não há nada mais desagradável do que receber um texto repleto de erros de ortografia ou
concordância, escrito de maneira rápida.
• Não use linhas compridas
O padrão dos textos para Internet é de cerca de 60 caracteres por linha. Programe seu computador para isso.
Desta forma, o destinatário consegueler seu texto na tela cheia, sem ter de usar a barra de comandos para
encontrar o final de uma frase.
Nos e-mails devemos usar de diplomacia. Por isso, manter sempre uma atitude positiva, tentar incluir na
resposta trechos do e-mail do cliente, o que fará sentir-se respeitado. Em vez de “Em resposta a seu pedido,
informamos que...”, escrever: “Em resposta a sua solicitação das cotações, informamos que...”.
Além disso, foco no receptor, clareza, concisão, precisão vocabular e expressividade são outros ingredientes
fundamentais para uma boa comunicação eletrônica.
A instantaneidade do e-mail dispensa alguns formalismos da carta, mas cuidado com os exageros na
informalidade, principalmente, quando o e-mail é utilizado como memorando ou para substituir contatos
telefônicos internos.
Nos casos em que o e-mail substitui o envio de informações através da carta externa tradicional, por ser um
meio mais moderno e rápido de comunicação, a redação mantém a formalidade exigida pela situação e a
estética segue a padronização da empresa.
4) Ofício
É um tipo de correspondência muito utilizada nos órgãos públicos, originalmente é uma correspondência oficial,
podendo ser usado também por empresas, clubes e associações, e, ainda atualmente, como correspondência
protocolar entre as entidades públicas ou particulares.
Consta no Manual de Redação da Presidência da República que a linguagem utilizada deve ser formal sem ser
rebuscada, e devemos seguir a padronização conforme disposição federal.
5) Relatório
É um tipo de redação técnica usado para expor o modo como foi realizado um trabalho, ou as circunstâncias em
que se deu determinado fato ou ocorrência. Dependendo do assunto, o relatório poderá conter descrições de
objetos, processos, experiências e narrativas detalhadas de fatos ou acontecimentos, inclusive com anexos
específicos.
Tem utilização frequente na vida profissional: relatório de estagiário, relatório de um funcionário a seu superior,
de um executivo ao conselho administrativo, de uma comissão de estudo a um ministério, etc.
Muitas vezes, um ofício acompanha o relatório. Embora tenha extensão variável, deve ser cuidadosamente
elaborado e apresentado com nitidez e clareza.
6) Fac-símile ou Fax
Deve ser utilizado para transmissão de mensagens urgentes e para o envio de documentos, necessita de um
formulário próprio que contenha os seguintes dados:
• Nome, cargo, setor do destinatário, número do fax;
• Nome, cargo, setor do remetente, número do fax;
• Data, (local, dia, mês e ano);
• Assunto;
• Quantidade de folhas que serão transmitidas incluindo a capa, importante constar a seguinte
informação: Caso falte alguma página, por favor, chame o remetente;
• Pode-se, no próprio formulário, indicar algumas ações a serem tomadas direcionando um breve
encaminhamento, como por exemplo:
( ) urgente ( ) retornar ( ) encaminhar ( ) conhecimento
7) Declaração
É um instrumento de comunicação, usado quando se quer afirmar a veracidade de um fato, pode ser feita de
dois modos: verbalmente ou por escrito. A declaração também é definida como um depoimento.
8) Atestado
É uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém, que certifica, afirma,
assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem. A declaração e o atestado são semelhantes.
9) Procuração
É um documento por meio do qual uma pessoa transfere a outra poderes para praticar atos em seu nome.
10) Recibo
Sempre que ocorre uma transação comercial, faz-se necessário o recibo. O recibo pode o comprovar o
recebimento de uma mercadoria, de um pagamento efetuado ou, ainda, de entrega de documentos.
11) Requerimento
É um meio de comunicação escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pública. Será sempre redigido
na terceira pessoa.
Sua estrutura se dá assim:
1) invocação: pronome de tratamento adequado e título da pessoa a quem se dirige;
2) preâmbulo: identificação do requerente (nome, número do documento de identidade, nacionalidade, estado
civil, endereço, profissão);
3) texto: exposição do que o requerente solicita, e justificativa;
4) fecho: onde aparecem fórmulas como: “Nestes termos pede deferimento”; “Termos em que pede
deferimento”.
5) data e assinatura: do requerente.
12) Atas
São formas de registros, em que se relata o ocorrido numa sessão, convenção, congresso, reunião, assembleias.
Documento, geralmente, de caráter confidencial e de circulação restrita.
Quem lavra a ata ou a redige, deve ter o cuidado de não deixar espaços onde se possa mais tarde alterar o
texto original. Caso haja algum erro, o redator deve escrever “digo” e fazer, logo em seguida, a devida
correção. Se o erro só for percebido no final, o redator deve escrever “Em tempo: onde se lê... leia-se...”,
Na ata não se usam abreviaturas e os números devem ser escritos por extenso. Após a leitura e a aprovação do
texto final, todas as pessoas que participaram da reunião devem assinar o documento.
13) Comunicado/Aviso
É uma comunicação formal que tem como características básicas um texto breve e linguagem clara, e serve
para noticiar, convidar, ordenar, cientificar e prevenir.
14) Convocação
É um convite no âmbito administrativo. 
 
Módulo 11:
Importância e Organização de Arquivos
Esta técnica cresceu muito nos últimos tempos, à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, culturais
e econômicos. Para as empresas, representa um importante papel, pois os documentos requerem qualidade e
funcionalidade. O valor e a importância dos documentos arquivados devem ser avaliados constantemente,
antes de serem destruídos.
Arquivo é o conjunto de documentos recebidos e/ou produzidos, que devem ser preservados pelas instituições
públicas ou privadas, afim de organização ou consulta.
Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão
e simplicidade. Um arquivo bem organizado deve permitir que, em sua ausência, outros funcionários encontrem
facilmente os documentos.
Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância, em virtude disso, os cuidados a serem
tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração, devem ser prioritários.
Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados
com precisão.
Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar
documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.
TIPOS DE ARQUIVOS
Baseado na definição podemos dizer que existem vários tipos de arquivos. Tudo depende dos objetivos e
competências das entidades que os produzem.
Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em:
• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhia);
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).
Temos também os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em
suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um
arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas
como os arquivos médicos, de imprensa, de engenharia, literários e que muitas vezes precisam ser organizados
com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.
SISTEMA DE ARQUIVO
Sistema é um conjunto de arquivo de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública
ou privada, que independentemente da posição que ocupam as respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. Exemplo: Sistema de
Arquivo da Unicamp.
E o Documento?
É a unidade constituída pela informação (elementoreferencial ou dado) e seu suporte (material, base),
produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade. O documento pode ser simples (ofício, relatório,
ficha de atendimento) ou composto (processo).
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as atribuições e os documentos
refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos,
as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um arquivo. Vamos conhecê-los:
1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi
confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, folha, cartaz, mapa.
2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento.
3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na
comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes), fonográfico (disco, fitas),
magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).
4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que gerou.
Exemplos: ata de posse, boletim de notas e frequência de alunos, regimento de departamento, processo de vida
funcional, boletim de atendimento de urgência, prontuário médico, tabela salarial.
Como organizar um arquivo?
É interessante que o local onde você trabalhe ou venha trabalhar tenho um plano de classificação para que
você possa guardar os documentos dentro de pastas certas. Classificação é, portanto, a sequência de
operações que, de acordo com as diferentes estruturas e atividades produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo.
Ordenação: é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma
de ordenação depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns métodos básicos:
• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do
alfabeto;
• Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal;
• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios,
distritos, bairros e outros);
• Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos;
• Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos.
Depende de um índice auxiliar para busca de dados.
IDADE DOS ARQUIVOS
Você sabia que os arquivos também tem ciclo de vida?
É, este é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua
produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do
documento (a razão de ser do documento).
Depois de destituído dessa vigência o documento pode ser guardado em função da importância das
informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões pautadas nas
ações do passado.
O ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente ou de Gestão: também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se
conservam juntos aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela
administração.
Arquivo Intermediário: também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que
aguardam em depósitos de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de
uso pela administração.
Arquivo Permanente: também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais
custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público. Atenção: por descuido e
desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.
TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
São diversos documentos que devem ser mantidos por um certo período de tempo guardados. Relacionamos o
tempo de armazenagem dos principais documentos utilizados pelas empresas.
 
Módulo 12:
Noções de Informática
A palavra informática pode ser traduzida como a ciência que trata e usa a Informação. Outro conceito utilizado
é de que toda informação, ou dado, deve sofrer alguma mudança ou alteração para que possa ser repassada
adiante. Unidade de medida: Os dados trabalhados pelo computador são em forma de pulsos elétricos, onde
cada um destes pulsos representam um bit.
Bit é a menor unidade de medida usada em informática. Cada bit representa um valor da linguagem binária,
que é a linguagem utilizada pela máquina para processamento de cálculos (0,1).
Quando é enviado um pulso elétrico de tensão mais alta, a máquina entende como o valor “1” da linguagem
binária. Quando é enviado um pulso com tensão mais baixa, a máquina o considera como valor “0”. E a cada 8
bits, é formado um byte, que representa um caractere ou letra do alfabeto.
Ex: Letra “A” = 0011 0101
Número “5” = 0100 0001
Abaixo está a tabela de representação das unidades de medida utilizadas na informática:
Hardware: É a parte física do computador, aquela que você pode tocar. É ele quem permite a entrada de
dados no computador, processa, e permite a saída das informações.
Dispositivos de entrada: São os equipamentos que permitem que o usuário insira dados no computador. Ex.:
Teclado, mouse, scanner, etc.
Processamento: São representados pelo hardware que recebem estes dados, e fazem os cálculos e
processamentos necessários. Ex.: Processador, placa mãe, memória RAM, etc.
Dispositivos de saída: São aqueles periféricos que devolvem ao usuário o resultado dos dados inseridos e
processador pelo computador. Ex.: Monitor, impressora, etc.
Porém, neste processo, muitas vezes é necessário armazenar os dados inseridos pelo usuário e processados
pelo computador. É aí que aparecem os dispositivos de armazenamento. Tais dispositivos são responsáveis por
gravar as informações contidas em um computador, garantindo que elas não se percam mesmo quando o
computador é desligado. Por esta característica, são classificados como memória não volátil. São eles:
a) Disco Rígido: Conhecido também como HD, é um dispositivo de armazenamento composto de discos
magnéticos responsáveis pelo armazenamento dos dados. É nele que ficam gravados o sistema operacional e
os arquivos do computador. Tem alta capacidade de armazenamento de arquivos (até 750 GigaBytes)
b) Disco Ótico: São os drives que fazem a leitura e gravação em CD-R (Compact Disc – Recordable). Permitem
que sejam armazenados um grande volume de arquivos (em média 700 MegaBytes) em um CD e levados para
outro computador.
Funções do teclado
Como dito anteriormente, o teclado é um dispositivo de entrada responsável pela inserção de dados no
computador por um usuário.
Utilização do mouse
O mouse é um dos principais dispositivos de entrada de um computador. Com ele, você pode apontar para um
determinado objeto, executar ações, arrastar objetos e modificá-los. Geralmente possui três botões, porém os
mais usados são os dois botões situados nas extremidades laterais do mouse. O botão esquerdo é usado para
executar a ação, enquanto o direito é usado para acessar o menu de opções de um objeto, conforme veremos
mais a frente.
Software
É a parte do conjunto computacional que controla as tarefas do hardware. É a parte não “palpável” do
computador. É através dele que o computador consegue “entender” o que o usuário deseja que ele faça.
São divididos por categorias:
a) Sistemas Operacionais: São os softwares que controlam todo o funcionamentodo hardware.
b) Aplicativos de escritório: São os softwares que realizam as tarefas comuns a um escritório, como criação de
documentos de texto, planilhas de cálculo, agendas, apresentações. Dentre os aplicativos disponíveis
atualmente, temos o pacote Microsoft Office (word, excel, powerpoint...) e o OpenOffice (writer, calc, draw...)
c) Aplicativos de gestão: São softwares desenvolvidos especialmente para gerenciar as informações de uma
determinada empresa.
Sistema operacional é o software que faz a interface entre o usuário do computador e o hardware, gerenciando
todas as tarefas executadas pelo computador de acordo com os comandos dados pelo usuário.
Ele é responsável em transformar as tarefas solicitadas pelo operador em linguagem de máquina, fazendo com
que o hardware processe esta tarefa e retorne um resultado, que também será traduzido pelo sistema
operacional para uma linguagem que o usuário compreenda.
A estrutura de um sistema operacional é composta por arquivos. Cada arquivo possui determinadas instruções
em seu conteúdo. Eles são diferenciados por um nome e por uma extensão. A extensão de um arquivo
representa o tipo de arquivo que ele é e a sua função no computador.
Existem arquivos que fazem parte de um software ou auxiliam no seu funcionamento, que são denominados
arquivos de sistema. Estes arquivos não podem ser alterados pelo usuário, e são utilizados somente pelo
Sistema Operacional e pelo software do qual faz parte.
Também existem os arquivos que são criados pelo usuário através de um aplicativo, como o Word por exemplo.
Um texto gravado se transforma em um arquivo com uma extensão.doc, que o identifica como documento de
texto criado no Microsoft Word. Estes arquivos quando acionados abrem o aplicativo no qual foram criados e
permitem que sejam alterados pelo usuário.
Ex.: Texto.txt
Um arquivo com a extensão.txt contém um texto dentro dele.
Aplicativo.exe
Um arquivo com a extensão.exe contém comandos a serem executados pelo hardware.
Existem vários outros tipos de arquivos, com suas devidas extensões e funções, tais como.arj,.zip,.doc,.xls,.bat,
etc.
Todos estes arquivos, para não ficarem todos jogados de qualquer forma no Disco Rígido, são organizados em
grupos denominados pastas.
Para facilitar o entendimento, imagine um grande arquivo de uma empresa, onde cada pasta representa um
assunto determinado, e dentro de cada pasta existem vários documentos (arquivos).
Em um sistema operacional, você pode perfeitamente ter uma pasta dentro de outra pasta. Ou seja, uma pasta
pode conter ao mesmo tempo arquivos e outras pastas, que são denominadas subpastas.
Abaixo seguem alguns conceitos e definições acerca dos sistemas operacionais e demais componentes:
a) Sistemas operacionais Microsoft: A Microsoft começou a desenvolver sistemas operacionais em 1980, sendo
o DOS (Disk Operating System) seu primeiro sistema operacional. De lá para cá foram desenvolvidas e
aperfeiçoadas várias versões do DOS, até serem substituídas pelas versões do Windows. Hoje, a Microsoft
possui duas versões que atuam em grande parte do mercado.
b) Linux e suas versões: O Linux é um popular sistema operacional que possui o seu código fonte e diversos
programas aplicativos livres, desenvolvidos por programadores e empresas espalhados pelo mundo. Por possuir
o seu código fonte aberto, existem várias versões criadas a partir do código padrão, como a versão brasileira
Linux Conectiva (que foi uma das primeiras versões), desenvolvida para os padrões brasileiros de hardwares.
c) Redes de computadores: as redes de computadores são formadas pela ligação de dois ou mais computadores
e também outros dispositivos, como: HUB, Switch, roteador, entre outros. Ex.: internet.
d) Segurança da informação: está relacionada a diferentes aspectos referentes à integridade, confiabilidade e
disponibilidade de informações.
e) Vírus de computador: é considerado vírus um programa malicioso que, muitas vezes, por seu tamanho
reduzido, passa despercebido e infecta os sistemas e demais computadores. Atualmente grande parte das
contaminações acontece por anexos em: e-mails, sistemas operacionais e programas de antivírus
desatualizados.
f) Antivírus: são programas desenvolvidos para detectar ameaças de vírus e eliminá-las. Esses programas
possuem uma base de dados atualizada cotidianamente, contendo informações das principais ameaças
existentes. Dentre os principais antivírus disponíveis no mercado, sobressaem: Norton, AVG, Avast, McAfee,
Panda, etc.
g) Criptografia: consiste em transformar uma mensagem, em sua forma original, em uma outra forma,
totalmente ilegível, utilizando uma codificação “chave secreta”, sendo conhecida somente para quem está
enviando e recebendo a mensagem.
h) Firewall ou barreira de fogo: é o nome dado ao software responsável por verificar e regular todo o tráfego
existente entre redes diferentes, impedindo que a transmissão de dados não autorizados possa circular de uma
rede à outra.
 
Módulo 13:
Noções de Contabilidade
Contabilidade é a ciência que estuda e controla o patrimônio das entidades, mediante o registro, a
demonstração expositiva e a interpretação dos gastos nele ocorridos, com o objetivo de fornecer informações
sobre sua composição e variações, assim como sobre o resultado econômico da entidade.
Por patrimônio, entende-se o conjunto de bens, direitos e obrigações de uma pessoa, avaliado em moeda. Ex.:
dinheiro, mesas, cadeiras, mercadorias, contas a receber e a pagar, terrenos...
OBJETO E OBJETIVO DA CONTABILIDADE
O objeto de estudo é o Patrimônio das entidades (pessoa jurídica) ou das pessoas (pessoa física). É
administrável e está em constante mudança. Na Contabilidade, cada entidade é uma pessoa distinta. Nesse
sentido, o patrimônio da empresa não se confunde com o patrimônio de seus sócios, que são outras entidades.
A contabilidade tem a função de analisar tudo que envolve a parte administrativa de uma empresa para que os
seus donos (empresários, empreendedores e líderes) consigam tomar novas decisões e fazer novos
investimentos.
FINALIDADE
A contabilidade assume um papel e tem como finalidade ser a ciência da riqueza, ou seja, os dados coletados
são analisados dentro da gestão da empresa e é possível tomar decisões influenciadas pelos resultados.
São dados econômicos coletados, mensurados, registrados e organizados em forma de relatórios e
comunicados, criado por um contador, especialista na área, para auxiliar no direcionamento das estratégias da
empresa.
Segundo a doutrina contábil “a finalidade da contabilidade é registrar, controlar e demonstrar os fatos que
afetam o patrimônio, objetivando fornecer informações sobre sua composição e variações, bem como sobre o
resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial. A contabilidade desempenha, em qualquer
organismo econômico, o mesmo papel que a História na vida da humanidade. Sem ela não seria possível
conhecer o passado nem o presente da vida econômica da entidade, não sendo também possível fazer
previsões para o futuro nem elaborar planos para a orientação administrativa”.
QUEM SÃO OS USUÁRIOS DA CONTABILIDADE
São exemplos de usuários:
Sócios ou proprietários que querem saber qual a rentabilidade do negócio no qual investem e os riscos dessa
atividade;
Empregados que desejam saber se a entidade terá condição de pagar seus salários, benefícios e demais
encargos sociais;
Administradores que devem saber qual decisão tomar em cada caso concreto;
Credores em geral, tais como: fornecedores de mercadorias e os bancos, que necessitam ter segurança de que
receberão, respectivamente, o valor das mercadorias entregues e dos empréstimos concedidos (principal e
juros);
Governo, de forma ampla (União, Estados, Distrito Federal e Municípios), a fim de estabelecer a política de
tributação dessas entidades, fiscalizar suas atividades,etc.
TÉCNICAS CONTÁBEIS
Escrituração Contábil: é a técnica por meio da qual se efetuam os registros das ocorrências que afetam o
patrimônio de uma entidade. Estas ocorrências recebem a designação de fatos contábeis.
Elaboração de Demonstrações Contábeis: as informações contábeis são organizadas utilizando-se
demonstrativos, os quais permitem, por meio de suas análises, avaliar a situação econômica e financeira das
entidades.
Auditoria: é a técnica contábil que consiste no conjunto de procedimentos técnicos que tem como objetivo
avaliar se as demonstrações contábeis de uma entidade econômico-administrativa retratam sua real situação
patrimonial, assim como o de verificar se estas demonstrações foram elaboradas de acordo com determinações
legais pertinentes.
Análise das demonstrações Contábeis: é uma função que tem como metodologia comparar receita, lucro ou
patrimônio líquido em um mesmo período para informar ao sistema sua evolução contábil. Ou seja, é de fato
analisar e extrair alguma informação das demonstrações contábeis.
PATRIMÔNIO
O patrimônio é o objeto de estudo da Contabilidade. Ou seja, sem patrimônio não há Contabilidade. O termo
patrimônio, em um primeiro momento, reflete a ideia de “quantidade de bens” que uma pessoa ou empresa
possui. Porém, patrimônio na contabilidade é mais do que isso, pois abrange bens, direitos e obrigações.
Podemos, então, perceber o conceito de patrimônio na Contabilidade a partir de dois olhares. Por um lado, o
patrimônio significa o conjunto de bens e direitos pertencentes a uma pessoa ou empresa. Por outro lado, além
dos bens e direitos, também devemos considerar as obrigações a serem pagas.
Bens
São bens tudo o que possui valor econômico e que pode ser convertido em dinheiro, sendo utilizado na
realização do objetivo principal de seu proprietário. São as coisas úteis, capazes de satisfazer as necessidades
das pessoas e das empresas. Os bens classificam-se em: bens móveis, bens imóveis, bens tangíveis e bens
intangíveis. Os bens fazem parte do ATIVO (patrimônio bruto).
• Tangíveis: têm existência física, são palpáveis. Ex.: Dinheiro, mercadoria p/ revenda, imóveis,
máquinas, veículos, móveis, equipamentos, etc.
• Intangíveis: bens incorpóreos, não são constituídos de matéria, mas possuem valor econômico e de
troca. Ex.: Marcas e patentes, ações ou Quotas de Capital. Os bens também podem ser divididos em:
• Bens imóveis: aqueles vinculados ao solo, que não podem ser retirados sem destruição ou danos:
edifícios, construções, árvores etc.
• Bens móveis: aqueles que podem ser removidos por si próprios ou por outras pessoas: animais,
máquinas, equipamentos, estoques de mercadorias etc.
Direitos
Recursos que a empresa tem a receber e que gerarão benefícios presentes ou futuros. São bens de nossa
propriedade que se encontram em poder de terceiros. (valores a receber). Ex.: duplicatas a receber, títulos a
receber, notas promissórias a receber, aluguéis a receber, clientes, dinheiro em banco, aplicações financeiras,
etc.
Obrigações
Em palavras simples, as obrigações representam dívidas de um indivíduo (ou empresa) com outro – o indivíduo
que emprestou irá cobrar, exigir o valor de volta. São denominadas obrigações exigíveis, isto é, são
pagamentos que serão reclamados e exigidos conforme alguns critérios, como, por exemplo, o pagamento na
data de vencimento.
Mais exemplos: Duplicatas a pagar, títulos a pagar, notas promissórias a pagar, aluguéis a pagar, fornecedores,
impostos a recolher, etc.
Ativo
São os bens, como o dinheiro em caixa, móveis e imóveis, maquinários, estoque de mercadorias, e os direitos,
ou seja, as dívidas a receber. Ambos que a empresa possui e que podem ser convertidos em meios monetários.
Parte positiva, chamado de Patrimônio Bruto
ATIVO CIRCULANTE
O ativo circulante representa as disponibilidades financeiras, os bens e direitos que deverão ser convertidos em
dinheiro, vendidos ou consumidos em um determinado ciclo de operações. Dentro do grupo de contas do ativo
de uma empresa, é aquele que tem maior grau de liquidez, também conhecido como realizável a curto prazo.
Exemplos: fluxos em caixa, estoques, contas a receber, saldo em banco.
ATIVO NÃO CIRCULANTE
Os ativos não circulantes são as contas de longo prazo ou aquelas imobilizadas, como terrenos, equipamentos,
veículos, marcas ou patentes, tecnologias registradas e investimentos. Também são considerados ativos não
circulantes os investimentos rentabilizados a um prazo maior do que o exercício daquele ano, e também os
ativos intangíveis.
Somados, o ativo não circulante e o circulante, temos o total de ativos da empresa.
Passivo
São as obrigações, ou seja, as despesas feitas pela empresa que se constituem por contas a pagar, para
fornecedores ou ao governo, por exemplo. Parte negativa, chamado também de Capital de Terceiros ou Passivo
Exigível.
PASSIVO CIRCULANTE
Passivo circulante são as obrigações a serem pagas por uma empresa no período de um ano, como matérias-
prima, contas a pagar, empréstimos com vencimento menor que 360 dias, impostos a serem recolhidos e
provisões. Corresponde às contas realizáveis dentro do exercício social da empresa. As obrigações do Passivo
Circulante deverão ser liquidadas com o uso do ativo circulante.
Exemplos: empréstimos para aquisição de direitos do ativo não-circulante, salários, férias, provisões e demais
direitos dos funcionários, impostos, fornecedores, aluguel, Bancos e instituições financeiras, créditos de sócios e
acionistas.
PASSIVO NÃO CIRCULANTE
Passivo não circulante é o conjunto de todas obrigações que a empresa se comprometeu a assumir com seus
credores e que possuem prazo de vencimento superior a um ano.
Exemplos: notas promissórias, duplicatas, impostos, financiamento a longo prazo, fornecedores a longo prazo,
provisão para contingências trabalhistas e judiciais, debentures, planos de saúde e pensão.
PATRIMÔNIO LÍQUIDO
Diferença entre o Ativo e o Passivo. Representa as obrigações da entidade para com os sócios ou acionistas. É a
parte do Patrimônio que mensura ou avalia a situação ou condição da entidade. É chamado, também, de
Passivo não exigível ou Situação Líquida.
Faz parte do PASSIVO (obrigações), pois o capital, reservas, etc., pertencem aos proprietários da empresa
(sócios, acionistas) e não deixa de ser uma obrigação da empresa (pessoa jurídica) para com os proprietários
(pessoa física). Contém uma natureza especial e representa aquilo que, de fato, a pessoa tem.
 
Módulo 14:
Noções de Direitos Trabalhistas
Empregabilidade é a relação existente entre empregador e empregado, na qual ambos possuem direitos e
deveres recíprocos. De maneira simplificada, o empregador é aquele que contrata, assalaria e direciona o
trabalho de seu funcionário. O empregado, por sua vez, é aquele que presta serviços ao empregador mediante
salário, estando por tanto, subordinado a ele..
CONTRATOS DE TRABALHO
Ocorre quando o empregado presta serviços ao empregador por meio de um acordo verbal ou não verbal e
mediante salário.
Tipos de Contrato
Prazo Indeterminado: É o tipo de contrato que tem data para começar, mas, não tem prazo certo para terminar.
Prazo Determinado: Ao contrário do prazo indeterminado, esse tem prazo certo para o começo e o término. Só
pode ser prorrogado uma vez e deve durar apenas 2 (dois) anos.
Contrato de Experiência: Possui as mesmas características do contrato por prazo determinado, só que seu
tempo total não pode ultrapassar 90 (noventa) dias. Pode ser dividido em dois e ser firmado em períodos
inferiores.
Formas de Contratação
As formas mais comuns de contratação são:
Autônomo: é aquele que não é regido pela CLT, mais sim pelo Código Civil Brasileiro. Tem por principal
característica a autonomia.
Estagiário: é o aluno que está cursando o ensino superior ou outra instituição de ensino e exerce em alguma
empresa atividades relacionadas à sua área de estudo. Só pode acontecer se oestagiário estiver estudando e
se tiver a participação de uma empresa.
Aprendiz: tem prazo determinado de dois anos. Só é válido para pessoas com mais de 14 e menos de 24 anos
de idade. Tem por finalidade o empregador assegurar o aprendiz, desde que esteja inscrito em programa de
aprendizagem e formação técnico-profissional.
Temporário: está sendo muito utilizado nos dias de hoje. O trabalho temporário é aquele que o empregado
presta serviço a uma empresa estando vinculado a outra ou não, por tempo determinado.
Doméstico: o empregado doméstico presta serviços em tais condições: natureza não econômica, à pessoa ou à
família e no âmbito residencial. É segurado da Previdência Social.
Rural: é o empregado que presta serviços de natureza não eventual, por exemplo: O empregador rural sob
dependência deste e mediante salário e que também explore a atividade agro econômica.
Além das formas de contratação acima citadas, temos também: Avulso; Terceirizado e Cooperado.
Prazos de Contrato
• Prazo Indeterminado: não tem prazo para término;
• Prazo Determinado: não pode ultrapassar 2 (dois) anos;
• Contrato de Experiência: pode ser dividido em dois, mas, não pode ultrapassar 90 (noventa) dias no seu
tempo total
Estágio
É prestado normalmente por estudantes, em empresas ou em Relações Públicas, visando melhorar
profissionalmente sua área de estudo.
JORNADAS DE TRABALHO
É o período em que o empregado fica subordinado à empresa, sendo que este período não pode ultrapassar 8
horas diárias e 44 horas semanais.
Dentro dessas 8 horas também estão incluídos 15 minutos do lanche e 1 hora de almoço.
Hora Extra
É quando a empresa utiliza o serviço do funcionário por um determinado tempo que ultrapassa o período de 8
horas diárias e que deve ser remunerado ou compensado.
Férias
É um direito que o funcionário possui após firmar um ano de contrato com a empresa. As férias podem se
apresentar da seguinte forma: por período aquisitivo, período concessivo e promocional.
BENEFÍCIOS
É uma forma direta de remuneração oferecida aos funcionários com o intuito de satisfazer pessoalmente suas
necessidades e, com isso, incentivar a produtividade da empresa.
Os benefícios se apresentam da seguinte maneira:
• Oferecidos no exercício do cargo: como seguro de vida, gratificações, prêmios de produtividade, etc;
• Oferecidos dentro da empresa- como refeitório, lazer, instrução, etc;
• Oferecidos fora da empresa- como clube, assistência médica e odontológica, incluindo familiares;
Os benefícios são classificados em duas formas distintas, são elas:
• Benefícios Legais: 13° salário, férias, adicionais, horas extras etc. São os exigidos por lei.
• Benefícios Espontâneos: são concedidos por livre e espontânea vontade da empresa como médico,
refeição, auxílio transporte, seguro de vida, viagens, premiações, etc.
Adicional Noturno
Considera-se adicional noturno, o trabalho entre às 22 horas de um dia até às 5 horas do dia seguinte. O
trabalhador noturno é mais remunerado do que o trabalhador diurno. O trabalho à noite tem um acréscimo de
20% com relação à hora diurna. A hora do trabalho noturna é computada como 52 minutos e 30 segundos.
Insalubridade/Periculosidade
Insalubridade: são atividades insalubres aquelas que têm por natureza expor os funcionários a agentes
químicos, físicos e biológicos nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância. São divididos em 3 graus e
baseado nisso, o funcionário recebe acréscimos no salário, como podem ser vistos abaixo:
• Grau mínimo: 10% do salário mínimo;
• Grau médio: 20% do salário;
• Grau máximo: 40% do salário.
Periculosidade: são atividades perigosas aquelas que têm por natureza ou métodos de trabalho, o contato
permanente com explosivos ou produtos inflamáveis. O trabalho em condições de perigo assegura ao
funcionário um adicional de 30% sobre o salário nominal do empregado.
AVISO PRÉVIO
É a comunicação que se dá quando uma das partes, o empregado ou o empregador, deseja rescindir o contrato
sem justa causa, ou seja, com antecedência. Tem por finalidade evitar a surpresa da rescisão contratual. O
aviso prévio pode chegar até 90 (noventa) dias.
RESCISÃO DE CONTRATO
É o processo que se dá quando o funcionário se desliga da empresa, com acerto de todos os direitos de ambas
as partes.
 
Módulo 15:
Referências Bibliográficas
BRASIL. Ministério do Trabalho e Emprego. Classificação Brasileira de Ocupações (CBO). Disponível em: . Acesso
em: 25 mar. 2015.
MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução à administração. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2011.
SERVIÇO BRASIL EIRO DE APOIO ÀS MIC RO E PEQUENAS EMPRESAS (SEBRAE). D-Olho na Qualidade: 5S para os
pequenos negócios. Disponível em: . Acesso em: 26 mar. 2015.
MENDES, Jerônimo. O que é cultura organizacional? Disponível em: . Acesso em: 26 mar. 2015.
https://www.pravaler.com.br/assistente-administrativo-saiba-tudo-sobre-a-profissao/
https://www.infojobs.com.br/cargo/assistente-administrativo
https://www.infoescola.com/administracao_/tipos-de-empresas/
https://pt.wikipedia.org/wiki/Tipos_de_empresas
https://www.verbojuridico.com.br/intensivos/ead/upload/Cursos/adm_p_blica___trt_15.pdf
https://fia.com.br/blog/recrutamento/
https://blog.solides.com.br/recrutamento-e-selecao/
http://www.portaldecontabilidade.com.br/obrigacoes/folhapagamento.htm
https://www.tst.jus.br/13-salario
https://blog.convenia.com.br/o-que-e-abono-pecuniario/
https://economia.uol.com.br/guia-de-economia/aviso-previo-regras-direito-como-funciona.htm
https://www.todamateria.com.br/carta-comercial/
https://www.contabeis.com.br/forum/contabilidade/118085/tecnicas-contabeis/
https://cienciaenegocios.com/o-que-e-patrimonio-na-contabilidade-bens-direitos-e-obrigacoes
http://www.esalq.usp.br/qualidade/cinco_s/pag1_5s.htm
https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o-conceito-de-organizacao-formal-e-informal
https://certificacaoiso.com.br/5s/decidir qual a melhor maneira de se chegar aos objetivos propostos. Chiavenato (2002) escreve:
“Estabelecidos os objetivos, definido o planejamento, organizados os trabalhos, cabe à direção fazer/executar
as coisas” (Chiavenato, 2002, p.39)
Dessa forma, a direção é a função que coordena as pessoas e suas atividades após o planejamento e a
organização. A direção funciona como elemento de orientação dentro das empresas. Exercer a função de
Direção exige estabelecer procedimentos que possam garantir a eficácia dessa função. Com isso, o bom gestor
deve saber como utilizar tais procedimentos, a fim de garantir o sucesso da sua ação. A função direção é
abordada por alguns autores como função execução. A seguir, mostramos alguns procedimentos e/ou meios
utilizados pelos gestores:
• Instruções e ordens servem para iniciar as atividades necessárias na empresa. Ordem = o que e quando
fazer INSTRUÇÃO => Como fazer
• Comunicação é o processo de transmissão de informações e compreensão de uma mensagem.
• Motivação é o motivo que leva alguém a fazer alguma coisa. Refere-se à habilidade de despertar o interesse
e o entusiasmo por alguma coisa.
• Liderança trata da capacidade de influenciar o comportamento das pessoas.
– Posição hierárquica: ocorre em função da autoridade do chefe;
– Competência profissional: resultante do conhecimento;
– Personalidade: decorrente das habilidades pessoais (caráter, inteligência).
CONTROLE
Essa função administrativa consiste em MEDIR - AVALIAR. Seu objetivo é verificar se as tarefas/atividades estão
ocorrendo com o que foi proposto /planejado e assim poder realizar correções e melhorias. O processo de
controle estabelece padrões, ou seja, um resultado desejado. Este processo é concretizado através dos
seguintes tipos de padrões: Quantidade, qualidade, tempo e custo. A empresa para efetivar o controle de suas
atividades pode escolher um tipo de padrão a ser seguido. Exemplo: a produção de calçados possui seu controle
através do padrão de qualidade.
A função controle deve ser executada em todas as áreas da empresa, que são as seguintes: finanças, produção,
mercadológica e pessoal. No próximo item, lhe apresento a estrutura organizacional.
 
Módulo 3:
Tipos de empresas
Há muitos tipos de empresas definidas nos sistemas legais de vários países. Esses tipos incluem corporações,
sociedade, empresa individual e outros tipos especializados de organização.
Deve ser lembrado, contudo, que as regulamentações que governam os determinados tipos da entidade, até os
descritos como rudemente equivalente, podem diferenciar-se a uma extensão maior ou menor entre países.
Dependendo de que tipo da entidade de negócios que você seleciona também influirá na estrutura legal.
A atividade econômica pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva. Caso a opção seja a de
empresário individual, o patrimônio particular se confunde com o da empresa.
É importante lembrar que o ordenamento jurídico prevê a figura da sociedade simples. Trata-se de um novo tipo
societário criado em substituição ao tradicional modelo de sociedade civil. Sociedades simples não podem
exercer qualquer atividade econômica organizada, com a finalidade de produção ou circulação de bens ou
serviços. Sua finalidade deve se concentrar em atividades profissionais de natureza científica, literária e/ou
artística.
Sociedade limitada
Tem por objeto o exercício de atividade própria de empresário sujeito ao registro, independentemente de seu
objeto, devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. (CC art. 982 e parágrafo único). Isto é
sociedade empresária é aquela onde se exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a
produção ou circulação de bens ou de serviços, constituindo elemento de empresa. Desta forma, podemos dizer
que sociedade empresária é a reunião de dois empresários ou mais, para a exploração, em conjunto, de
atividade(s) econômica(s). Os sócios respondem de forma limitada ao capital social da empresa, pelas dívidas
contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores.
Empresário individual
Nada mais é do que aquele que exerce em nome próprio, atividade empresarial. Trata-se de uma empresa que
é titulada apenas por uma só pessoa física, que integraliza bens próprios à exploração do seu negócio. Um
empresário em nome individual atua sem separação jurídica entre os seus bens pessoais e os seus negócios, ou
seja, não vigora o princípio da separação do patrimônio. O proprietário responde de forma ilimitada pelas
dívidas contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores, com todos os bens pessoais que
integram o seu patrimônio (casas, automóveis, terrenos etc.) e os do seu cônjuge (se for casado num regime de
comunhão de bens). O inverso também acontece, ou seja, o patrimônio integralizado para a exploração da
atividade comercial também responde pelas dívidas pessoais do empresário e do cônjuge. A responsabilidade é,
portanto, ilimitada nos dois sentidos. A empresa (nome comercial) deve ser composta pelo nome civil do
proprietário, completo ou abreviado, podendo aditar-lhe um outro nome pelo qual seja conhecido no meio
empresarial e/ou a referência à atividade da empresa. Se tiver adquirido a empresa por sucessão, poderá
acrescentar a expressão "Sucessor de" ou "Herdeiro de".
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)
É aquela constituída por uma única pessoa titular da totalidade do capital social, devidamente integralizado,
que não poderá ser inferior a 100 (cem) vezes o maior salário mínimo vigente no País. O titular não responderá
com seus bens pessoais pelas dívidas da empresa. A pessoa natural que constituir empresa individual de
responsabilidade limitada somente poderá figurar em uma única empresa dessa modalidade. Ao nome
empresarial deverá ser incluído a expressão "EIRELI" após a firma ou a denominação social da empresa
individual de responsabilidade limitada. A EIRELI também poderá resultar da concentração das quotas de outra
modalidade societária num único sócio, independentemente das razões que motivaram tal concentração. A
Empresa individual de responsabilidade limitada será regulada, no que couber, pelas normas aplicáveis às
sociedades limitadas.
Microempreendedor individual (MEI)
É a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza. É aquele que fatura até 81 mil reais por ano (2021),
não participa em outra empresa como sócio ou titular e poderá ter apenas um empregado contratado que
receba o salário mínimo ou o piso da categoria. A Lei Complementar n.º 128, de 19/12/2008, criou condições
especiais para que o trabalhador conhecido como informal, possa se tornar um Empreendedor Individual
legalizado. Entre as vantagens oferecidas por essa lei, está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
(CNPJ), o que facilitará a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais.
Além disso, o Microempreendedor Individual será enquadrado no Simples Nacional. Pagará apenas o valor
mensal de 5% do salário mínimo vigente + um real de ICMS (comércio ou indústria) ou 5% salário mínimo
vigente + cinco reais de ISS (prestação de serviços). Com essas contribuições, o Microempreendedor Individual
terá acesso a benefícios como auxílio-maternidade, auxílio-doença, aposentadoria por idade e invalidez, auxilio
reclusão e pensão por morte. Poderá contratar 1 empregado, emitir notas fiscais à pessoa jurídica, dentre
outros benefícios.
Sociedade empresária
É aquela onde a atividade econômica organizada é exercida de forma profissional constituindo elemento de
empresa.
Sociedade anônima
Tem seu capital distribuído em ações e a responsabilidade de cada sócio, ou acionista, é correspondente a
quantidade e valor das ações que ele possui.
Sociedade em comandita simples
Tipo de sociedade onde, ao lado dos sócios de responsabilidade ilimitada e solidária,existem aqueles que
entram apenas com o capital, não participando da gestão do negócio, tendo, portanto, sua responsabilidade
restringida ao capital subscrito.
Sociedade em comandita por ações
São regidas pelas normas das sociedades anônimas porque tem seu capital dividido em ações.
Sociedade simples
É aquela formada por pessoas que exercem profissão de natureza intelectual, científica, artística ou literária,
mesmo sem contar com colaboradores.
Sem fins lucrativos
Organizações onde toda a receita é revertida para as atividades que mantém.
Sociedade em nome coletivo
Constituída apenas por pessoas físicas que respondem ilimitada e solidariamente pelas obrigações da
sociedade.
 
Módulo 4:
Entendendo a Estrutura Organizacional
Para compreender esse assunto, vamos iniciar aprendendo o próprio conceito de organização. Quando falamos
de organização, não estamos apenas nos referindo a uma empresa. O termo organização, tal como utilizado na
Administração, vai além disso. Portanto, é importante que você conheça e compreenda a definição do termo
dada pelas teorias da Administração. Veja a seguir uma delas.
“Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos
coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis
para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um
hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.”
Já em relação ao conceito de estrutura organizacional, pode-se definir organização como sendo o conjunto das
relações estabelecidas pelos indivíduos e pelas diferentes áreas que formam o todo de uma empresa.
É importante que você, como assistente administrativo, conheça bem a estrutura organizacional da empresa
em que atua, para que possa lidar com as suas diferentes áreas e, principalmente, porque é essa estrutura que
define a organização de uma empresa.
Portanto, podemos dizer que a estrutura organizacional é fundamental para o funcionamento de qualquer
empresa, e dela depende, em grande medida, a forma como são organizadas, desenvolvidas e coordenadas as
atividades cotidianas da empresa. Em termos de comparação, pode-se dizer que a estrutura organizacional é a
espinha dorsal de toda empresa.
Veja os benefícios que a empresa possivelmente terá se possuir uma estrutura organizacional bem definida:
• facilidade na identificação das tarefas necessárias;
• maior organização das funções e suas respectivas responsabilidades;
• maior possibilidade de fornecer ao conjunto dos seus empregados informações e recursos, bem como
um ambiente propício e motivador para a realização das atividades;
• auxílio na compatibilização entre as ações realizadas e a concretização dos objetivos estipulados.
Segundo os conceitos da Administração, existem dois tipos de estrutura organizacional: a formal e a informal.
ORGANIZAÇÃO FORMAL
Quando falamos em Organização Formal, falamos do conjunto de normas e regras que conduzem o andamento
de todos os processos da empresa. A Organização Formal é pautada pela lógica e racionalidade. Ela engloba
fatores importantes dentro da empresa.
Ela é representada pelo organograma da empresa, que geralmente apresenta suas divisões formais, apontando
as posições existentes e suas respectivas responsabilidades. Veja a seguir o exemplo.
Repare que as linhas do organograma informam como está construída a hierarquia da empresa e também
representam como acontece a comunicação entre setores, cargos e a seguir um exemplo. funções. É
importante perceber também que as posições que estão na parte superior do organograma indicam as de maior
responsabilidade e autonomia.
No exemplo dado, observa-se que o cargo máximo na hierarquia da empresa é o do presidente, que ocupa o
primeiro nível do organograma e estabelece comunicação direta com as diretorias da empresa. No caso do
exemplo, são: diretorias de Marketing e Comercial, de Produção e Logística, Financeira e de Contabilidade e de
Recursos Humanos. O presidente mantém comunicação direta também com quem ocupa o cargo de secretária
executiva.
Já dentro de cada diretoria, como o traçado das linhas indica, são os diretores que mantêm comunicação com os
funcionários que ocupam os cargos e as funções existentes na respectiva diretoria.
Outro elemento dessa estrutura organizacional formal são os manuais de procedimentos, que muitas empresas
disponibilizam para orientação de seus empregados. Nesses manuais, os funcionários da empresa encontram as
definições sobre políticas, normas e procedimentos adotados pela organização.
Por um lado, as empresas elaboram essas definições para que sirvam como orientação para a própria
organização; por outro, os funcionários devem conhecê-las para orientar suas ações de forma alinhada aos
conceitos e à cultura da empresa.
ORGANIZAÇÃO INFORMAL
Enquanto a Organização Formal é pautada pela lógica e racionalidade, a Organização Informal é pautada pela
espontaneidade. Ela está ligada a questões de ordem social, ideias e costumes, que os membros da empresa
levam consigo e compartilham no ambiente de trabalho. Trata-se de um conceito que engloba as relações
pessoais pautadas pela afinidade, pelo cooperativismo espontâneo e também pelo status.
A Organização Informal se caracteriza por ser o conjunto das relações que surgem das interações entre seus
funcionários, de forma mais espontânea e não tão formal como aquela delineada nos organogramas, mas que é
dada pela própria organização do trabalho, como acontece, por exemplo, nas pequenas empresas.
Por ser um tipo de organização construída de maneira espontânea, a Organização Informal possui algumas
características que a diferem da Organização Formal. Eis aqui alguns exemplos:
1) A Organização Informal é construída pelos colaboradores;
2) Esta organização ultrapassa as fronteiras de departamentos e pode acontecer entre colaboradores de áreas
distintas;
3) Muitas vezes, este tipo de organização acontece com base na empatia e simpatia que os colaboradores
despertam entre si;
4) Aqui, os grupos definem os comportamentos que são positivos, assim como as atitudes que são saudáveis e
benéficas para todos.
PROGRAMA 5S
5S é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos
como organização, limpeza e padronização. No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a
implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico
para o sucesso da QT.
Os princípios utilizados pelo Programa 5S para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total (QT) não são
diferentes de alguns princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional. O Programa 5S
normalmente é implementado como um plano estratégico para que alguns aspectos fundamentais da empresa
comecem a apresentar melhorias rumo à qualidade total.
Veja o que cada “S” representa em português:
• senso de utilização: sugere que se mantenham ao alcance apenas materiais essenciais na realização de
sua atividade; os demais devem ser guardados;
• senso de organização: sugere que se mantenha uma organização que facilite a utilização dos materiais,
evitando assim movimentos desnecessários;
• senso de limpeza: sugere que as empresas e os espaços de trabalho estejam sempre limpos, facilitando
assim os dois “S” anteriores;
• senso de padronização: sugere que o trabalho realizado ou o serviço prestado siga sempre as mesmas
condições de apresentação, evitando muita variabilidade. Imagine se o gosto do bolo de uma padaria
variasse de acordo com o turno de confeiteiros que nela trabalham? Por isso é importante estar atento à
padronização utilizada na produção;
• senso de autodisciplina: sugere que se esteja sempre atento e alerta ao cumprimento das orientações
anteriores.
Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizadoe vem das iniciais das cinco
técnicas que o compõe:
• Seiri - organização, utilização, liberação da área;
• Seiton - ordem, arrumação;
• Seiso - limpeza;
• Seiketsu - padronização, asseio, saúde;
• Shitsuke - disciplina, autodisciplina.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Por fim, vamos falar do que se entende na Administração por cultura organizacional.
O que significa cultura organizacional? Talvez você não conheça o real sentido do termo, mas,
seguramente, é capaz de reconhecê-lo quando está inserido dentro dele. [...]
Todas as empresas, independentemente do tamanho, do segmento em que atuam e dos bens ou serviços que
produzem, possuem cultura organizacional, formalmente instituída ou não.
Aliás, as empresas são bem mais do que isso. Elas possuem personalidade própria e podem ser rígidas ou
flexíveis, apoiadoras ou hostis, inovadoras ou conservadoras, de cultura fraca ou cultura forte.
Assim, cultura organizacional é um sistema de valores compartilhados pelos seus membros, em todos os níveis,
que diferencia uma organização das demais.
Em última análise, trata-se de um conjunto de características-chave que a organização valoriza, compartilha e
utiliza para atingir seus objetivos e adquirir a imortalidade.
De acordo com pesquisadores do assunto, existem sete características básicas que, em conjunto, capturam a
essência da cultura de uma organização:
Inovação e assunção de riscos: o grau em que os funcionários são estimulados a inovar e assumir riscos.
Atenção aos detalhes: o grau em que se espera que os funcionários demonstrem precisão, análise e atenção
aos detalhes.
Orientação para os resultados: o grau em que os dirigentes focam mais os resultados do que as técnicas e
os processos empregados para seu alcance.
Orientação para as pessoas: o grau em que as decisões dos dirigentes levam em consideração o efeito dos
resultados sobre as pessoas dentro da organização.
Orientação para as equipes: o grau em que as atividades de trabalho são mais organizadas em termos de
equipes do que de indivíduos.
Agressividade: o grau em que as pessoas são competitivas e agressivas em vez de dóceis e acomodadas.
Estabilidade: o grau em que as atividades organizacionais enfatizam a manutenção do status quo em
contraste com o crescimento.
Com base nesse conjunto, pode-se dizer que a cultura organizacional onde você está inserido é representada
pela forma como os colaboradores em geral percebem as características da cultura da empresa. [...]
Por que é importante entender a cultura organizacional? Aceitar melhor a sua existência, compreender os seus
meandros, entender como ela é criada, sustentada e aprendida pode melhorar a sua capacidade de
sobrevivência na empresa, além de ajudá-lo a explicar e prever o comportamento dos colegas no trabalho.
Se a empresa onde você trabalha possui valores essenciais bem definidos e amplamente compartilhados, maior
o impacto positivo das lideranças sobre o comportamento dos funcionários e, portanto, menor a rotatividade.
Isso é o que se pode chamar de cultura organizacional forte.
Por outro lado, quando os valores essenciais estão equivocados e se chocam com os valores adotados pela
maioria, menor o grau de comprometimento com eles e maior a probabilidade de a empresa sumir do mapa em
uma ou duas gerações. Isso é o que se pode chamar de cultura organizacional fraca.
A questão da escolha e da permanência em qualquer uma delas depende exclusivamente de você. De minha
parte, penso que você nunca deve trabalhar para uma empresa dotada de valores que não condizem com os
seus [...].
Essa escolha será decisiva para atingir ou reduzir o grau de satisfação que você tanto almeja no trabalho. [...]
 
 
Módulo 5:
O Papel do Assistente Administrativo
O Assistente Administrativo é o profissional que presta assistência na área administrativa de uma empresa,
auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle de gestão financeira, administração,
organização de arquivos, gerência de informações, revisão de documentos entre outras atividades.
Um Assistente Administrativo controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos,
coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organizando os arquivos e
gerenciando informações.
Está sob a responsabilidade de um Assistente Administrativo receber e remessar correspondências e
documentos, controlar as contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e
encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar trabalho de logística da empresa, enviar documentos para o
departamento contábil e fiscal, atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro, elaborar e
apresentar relatório financeiro coordenando o departamento de compras e sempre manter organizados
arquivos e cadastros da empresa.
A rotina de trabalho de um assistente administrativo não é parada muito menos previsível. Dessa forma, apesar
de algumas tarefas precisarem ser repetitivas, esse profissional lida com mudanças de plano o tempo todo. Isso
porque as suas atividades dependem de outros setores, outras empresas e contam com a agenda de líderes,
por exemplo, que pode ser alterada por algum imprevisto e etc.
Para dar conta de tudo, a palavra-chave para um auxiliar administrativo é: organização. Somente assim é
possível administrar o que é pedido e lidar com qualquer tipo de imprevisto, mantendo a qualidade do trabalho
e não deixando a peteca cair.
Entre as qualidades que uma pessoa precisar ter para conseguir uma vaga de assistente administrativo em uma
empresa, destacamos:
Qualificações:
• 2º grau completo
• Conhecimento de Informática (Word, Excel) e serviços de escritório
• Noções de inglês (vantagem)
Experiência Profissional:
• Experiência em função semelhante ou compatível (mínimo um ano) - essencial;
Características pessoais:
• Cortesia e capacidade de lidar com o público - essencial
• Discrição e sigilo profissional (essencial)
• Iniciativa, dinamismo, e capacidade de trabalho em equipe
• Organização pessoal, bom gerenciamento de tempo e flexibilidade para auxiliar em outras
necessidades da equipe;
• Capacidade de lidar com situações de frustração e stress.
Classificação Brasileira de Ocupações
O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) produz um documento chamado Classificação Brasileira de
Ocupações (CBO), que busca expressar e definir as ocupações existentes em todo o País, não apenas no Estado
de São Paulo. Ele descreve mais de 2 mil ocupações e diz o que é preciso para exercê-las: a escolaridade
necessária, o que cada profissional deve fazer, onde pode atuar etc. Entre as informações que constam desse
documento, existe um grupo que nos interessa definir neste momento: quem é o assistente administrativo hoje.
A CBO organiza as ocupações em “famílias”. A família ocupacional do assistente administrativo e a de código 4
110, denominada como “Agentes, assistentes e auxiliares administrativos”, na qual encontramos a definição do
que faz e do que deve saber fazer um trabalhador que pretende exercer essa ocupação.
Para o assistente administrativo, a CBO traz alguns sinônimos de como a ocupação pode ser conhecida; essa
diferenciação de nomenclatura pode acontecer por diversas razoes: seja porque a ocupação e conhecida por
nomes variados, seja porque pode ter um nome diferente de acordo com a cultura local de muitos Estados e
municípios em todo o Brasil.
Vejamos quais são, então, os sinônimos dados para o assistente administrativo na descrição da CBO:
• agente administrativo;
• assistente administrativo sindical;
• assistente de compras;
• assistente de escritório;
• assistente técnico – no serviço público.
Por se tratar de uma “família ocupacional”, encontramos nesse grupo não apenas a ocupação de assistente
administrativo, mas também nove outras que tem afinidade e atividadesem comum com a de assistente
administrativo. São elas, com seus respectivos sinônimos:
1. auxiliar de escritório: auxiliar administrativo, auxiliar de compras, escriturário;
2. atendente de judiciário;
3. auxiliar de judiciário;
4. auxiliar de cartório;
5. auxiliar de pessoal: apontador de cartões de ponto;
6. auxiliar de estatística: controlador de estatística;
7. auxiliar de seguros: auxiliar técnico de seguros;
8. auxiliar de serviços de importação e exportação: auxiliar de tráfego de exportação e importação, conferente
de documentação de importação e exportação, conferente de exportação;
9. agente de microcrédito: agente de microfinanças, assessor de microcrédito, assessor de microfinanças,
coordenador de microcrédito.
A descrição resumida (sumária), feita pela CBO, sobre o que fazem esses trabalhadores é a seguinte:
“Executam serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística; atendem
fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo informações sobre produtos e serviços; tratam de documentos
variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos.”
 
Módulo 6:
Ética Profissional no Mundo do Trabalho
O mercado para o auxiliar administrativo é bem amplo, e existem muitas possibilidades de atuação, pois trata-
se de um profissional com conhecimentos, em diversas áreas de uma empresa.
Todas as empresas necessitam contratar um auxiliar administrativo, desde escritórios de contabilidade,
advocacia e RH, empresas de logística e também as indústrias como metalúrgicas, siderúrgicas e transnacionais
que dão suporte na área administrativa.
Sendo assim, quem trabalha nesta área tem grandes oportunidades de emprego e crescimento. Existem muitos
cursos rápidos de qualificação que pode auxiliar na atuação do auxiliar administrativo. E o conhecimento em
outro idioma como o inglês será um plus para o profissional, pois essa carreira é muito promissora.
Se o auxiliar administrativo tiver o interesse de trabalhar em escritório de contabilidade, por exemplo, é
necessário ter conhecimentos de informática, pois conhecimentos nesta área vão auxiliar o profissional na
execução do seu trabalho além de ajudá-lo a encontrar um emprego, caso ainda não esteja atuando.
Qualificação
É indispensável cursos de qualificação e atualização. Os mesmos fazem parte do processo para se tornar um
Assistente Administrativo de sucesso. Essa formação ajuda o assistente administrativo a executar tarefa nas
áreas de RH, finanças e marketing em qualquer empresa. Existem cursos graduação e pós-graduação para
quem deseja continuar exercendo tarefas na área administrativa e ter ascensão nela.
O Diferencial
Mediante tudo o que aprendemos durante o nosso curso, percebemos que, para se obter sucesso como
Assistente Administrativo, precisamos focar em alguns pontos:
• Estar motivado: É necessário se sentir motivado com o trabalho. Isso ajuda a combater os estresses do
dia a dia e no nosso relacionamento interpessoal dentro da empresa;
• Ser um bom líder: Ser um líder democrático. Ter autoridade, mas, ao mesmo tempo saber ouvir,
colaborando com a sua equipe. Acima de tudo, ter empatia, colocar-se no lugar dos outros, é muito
importante para um bom relacionamento interpessoal;
• Comunicação: A comunicação é um dos pontos essenciais para fazer diferença. Ser uma pessoa
comunicativa facilita o relacionamento entre você e seus colegas de trabalho;
• Trabalho em equipe: Saber interagir com sua equipe é ajudar no desenvolvimento do seu trabalho;
• Saber ouvir: Ouvir é algo muito importante; podemos crescer, aprendendo a lidar, no trabalho, com as
críticas e com os elogios;
• Informação: Procurar manter-se bem informado é a chave para o sucesso;
• Atualização profissional: procurar estar se atualizando para crescer. Cursar um técnico em
administração e futuramente uma faculdade que ampliará seu leque de opções, para seu campo de
atuação;
• Informática: o conhecimento na área de informática e muito importante, pois um auxiliar administrativo
tem necessidade de ter conhecimento nesta área.
• Conhecimento em outro idioma: Conhecer, saber falar outros idiomas é muito importante para o
auxiliar administrativo, ainda mais quando a empresa tem contato com empresas de outro país.
Seguindo todas estas dicas e tudo o que está neste manual, você, que atua na área administrativa, tem terá
todas as chances de ser um profissional de sucesso.
 
Ética Profissional
A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume, ética deve ser entendida como um conjunto de
princípios básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.
O que é ser ético?
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. É ser altruísta, é estar tranquilo
com a consciência pessoal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou seja, onde mora, trabalha,
estuda.
Ética é tudo que envolve integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem para assumir seus
erros e decisões, ser tolerante e flexível, ser humilde.
O que é ética profissional?
A Ética profissional se inicia com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão, passamos a ter deveres
profissionais obrigatórios. Os jovens quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não pelos deveres
e valores. Ao completar a formação em nível superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu
comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral da ética profissional. Mesmo quando você
exerce uma carreira remunerada, não está isenta das obrigações.
Sabemos que existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho, familiar, profissional. Especialmente, Ética
profissional é refletir sobre as ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser iniciada antes da
prática profissional. Se você já iniciou a sua atividade profissional fora da área que você gosta não quer dizer
que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como profissional.
Como ser um profissional ético?
Ser um profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo nos momentos mais inoportunos. Para ser
uma pessoa ética, devemos seguir um conjunto de valores.
Ser ético é proceder sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de como ser um profissional
ético é ser bom, correto, justo e adequado.
Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás valores fundamentais, como:
Honestidade: Fale sempre a verdade e assuma a responsabilidade por suas falhas. É muito melhor aprender
com os erros do que procurar um culpado para suas falhas.
Sigilo: Algumas informações de trabalho são extremamente sigilosas. Respeite esta condição, mantendo o
sigilo.
Competência: Cumpra sua função com comprometimento e consciência, visando o melhor resultado para a
organização, e não apenas o seu resultado pessoal.
Prudência: Respeite a hierarquia da sua empresa e não interfira de forma negativa no trabalho de seus
colegas.
Humildade: Reconheça o seu espaço e o seu papel dentro da organização.
Imparcialidade: Aprenda a diferenciar as relações pessoais das profissionais e considere sempre como
prioridade a realização do seu trabalho.
Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado são indissociáveis.
 
CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL
O código apresenta a seguinte orientação:
• Julgue-se igual ao seu colega, independente de seu nível cultural ou profissional;
• Forneça ajuda aos colegas;
• Saiba receber orientações de trabalhos de colegas ou superiores;
• Troque ideias com superiores sempre que houver necessidade;
• Mantenha sempre o local de trabalho em ordem e em condições de uso;
• Quando não souber fazer, não faça, peça ajuda;
• Informe aos colegas os riscos de acidentes no trabalho;
• Dê ideias para solucionar problemas noambiente de trabalho, não se preocupe se serão aceitas, ou
não;
• Transmita princípios morais no ambiente de trabalho;
• Ajude, opine, mas com discrição. Respeite as confidências dos colegas;
• Seja responsável e cumpra suas obrigações;
• Faça críticas e concorde somente com críticas construtivas;
• Opine sempre educadamente, sem medo de repressão;
• Seja honesto com a empresa, com os colegas, com os superiores, consigo mesmo;
• Mude de opinião quando perceber que está errado;
• Seja pontual nos horários de trabalho e compromissos;
• Respeite a opinião dos colegas;
• Faça sempre o trabalho certo;
• Atualize-se na profissão, constantemente.
 
Módulo 7:
Trabalho em Equipe
O conceito de trabalho em equipe é cada vez mais valorizado no ambiente profissional. Agilidade em
desenvolver trabalhos em conjunto é uma das qualidades mais exigidas nos processos de contratação.
Uma equipe é composta por pessoas que se dedicam a realizar uma tarefa visando concluir determinado
trabalho, cada indivíduo desempenhando uma função específica, porém, todos unidos em prol de um só
objetivo, ou seja, trabalhar em equipe é criar um esforço coletivo para solucionar um problema.
O trabalho em equipe pode ser entendido como resultado de um esforço conjunto, sendo as conquistas e
fracassos responsabilidades de todos os membros envolvidos.
Diversas pessoas que atuam em várias organizações, trabalham em grupo e não em equipe, onde o trabalho é
individual e cada um se preocupa em realizar apenas sua tarefa e pronto.
No trabalho em equipe, cada membro sabe o que os outros estão fazendo e reconhecem sua importância para o
sucesso da tarefa. Os objetivos são comuns e as metas coletivas são desenvolvidas para ir além daquilo que foi
predeterminado. O trabalho em equipe possibilita trocar conhecimentos e agilidade no cumprimento de metas e
objetivos compartilhados. Na sociedade em que vivemos, o trabalho em equipe é muito importante, pois cada
um precisa da ajuda do outro.
Na vida temos que enfrentar muitas adversidades, mas quando nos juntamos um ao outro a coragem aumenta,
o nosso potencial se duplica e os nossos objetivos se tornam mais passíveis de realização.
A ideia de se trabalhar em equipe surgiu no momento que o homem percebeu que a soma dos conhecimentos e
habilidades individuais facilitariam o atingir dos objetivos. A mudança constante das informações e a
necessidade de um maior conhecimento motivaram cada vez mais essa forma de trabalho, ou seja, fazer com
que um grupo, formado por pessoas diferentes, tenha objetivos comuns.
A verdade é que nem todas as empresas conseguem transformar grupos de trabalho em equipes vencedoras,
pois, quando falamos em equipes de trabalho, estamos nos referindo ao somatório de forças que vem do
conhecimento e experiência. Contudo, ao falarmos na formação de uma equipe, começamos a mencionar
pessoas.
Essa então é a grande sacada, porque pessoas são dotadas de sentimentos individuais, expectativas únicas,
sem falar nas crenças, valores e identidade que cada um vai formando no decorrer da vida.
É fato que toda equipe necessita de um líder que seja capaz de orientar, mostrar caminhos e gerar grandes
resultados. Ele deverá ser dotado de características, não somente técnicas, mas também comportamentais,
como, por exemplo, ter carisma, humildade, sinceridade, ser preocupado e compreensivo. É dele a missão de
inspirar, em seus colaboradores, a motivação para a conquista.
O líder, portanto, é um modelo. Dessa forma, consegue envolver e comprometer as pessoas, transmitindo-lhes
sinergia, amizade, companheirismo e satisfação. É, dessa forma, que nasce um time de vencedores, mantido,
certamente, pela parceria de todos.
Cabe ressaltar também que as pessoas envolvidas necessitam resgatar valores como união, respeito,
cooperação, participação, envolvimento e comprometimento. Esse resgate é fundamental, pois a sociedade
como um todo está num processo quase cruel de individualismo.
A sobrevivência de uma empresa está relacionada com o conceito que ela tem de união e como ela vai passar
isso aos seus colaboradores. Com o trabalho em conjunto, as pessoas desenvolvem seu espírito de cooperação
e é dele que nasce o mais nobre dos sentimentos, o afeto. A troca é matéria-prima em uma equipe e, nesse
processo, todos, inconscientemente, se alimentam.
A verdadeira equipe equilibra egos, ensaia com afinco a humildade de cada colaborador, treina intensivamente
o reconhecimento, incentiva, com firmeza, a satisfação de todos, zela pela paz e, finalmente, aposta no respeito
e na transparência.
Equipes vencedoras são formadas por pessoas que não pensam somente em sua vitória pessoal, mas sim, no
todo. Vibram pelas conquistas dos colegas e entendem que o sucesso deles é também seu. São pessoas
capazes de perceber que aquilo que se obtém, não vem por acaso, mas sim pelo resultado do trabalho de
todos. Assim, se desencadeia o autodesenvolvimento de uma organização. Procuram sempre evoluir, em busca
das novidades e da participação com ideias criativas para serem implantadas, esforçam-se ao máximo para que
toda a equipe cresça. Sabem que cada tarefa realizada é para o crescimento do todo, por isso, comprometem-
se em todos os aspectos do trabalho. Têm consciência de que necessitam de constante atualização, para
ampliar o seu conhecimento com cursos, treinamentos, independentes da empresa, e que o resultado disso
será a melhoria individual e, principalmente, do time. Sentem-se gratificados por compartilhar o conhecimento
adquirido com os demais. São dedicados, informados, sugerem abordagens que possam gerar lucros, visando à
sustentação da equipe que passa a ter um crescimento constante.
Portanto, alimentar o trabalho em equipe, acima de tudo é uma questão de sobrevivência e exige dedicação e
persistência. O resultado geral conquistado no conjunto de atitudes acentua o progresso de cada um.
Prover o crescimento contínuo é sem dúvida prazerosa e altamente motivadora, por isso é bom fazermos parte
de algo maior. Algo maior que nosso vaidoso ego. Concluindo, em um grande time de vencedores encontramos
o alimento para as nossas vitórias individuais.
Coisas que devem ser evitadas no trabalho em equipe:
• Fazer fofoca de colegas ausentes
• Rejeitar o trabalho em equipe
• Ser antipático
• Deixar conflitos pendentes
• Ficar de cara fechada
• Deixar de cultivar relacionamentos
• Não ouvir os colegas
• Não respeitar a diversidade
• Apontar o erro do outro
• Ficar nervoso (a) com a equipe
Módulo 8:
Processos do Departamento Pessoal
O departamento pessoal ou de recursos humanos é parte da estrutura organizacional de praticamente todas as
empresas, excetuando-se apenas aquelas de porte muito pequeno. Nesses casos, quase sempre a rotina do
departamento pessoal é executada pelo escritório de contabilidade contratado pela empresa. Em todos os
outros casos, o departamento pessoal ou de recursos humanos é imprescindível para o bom funcionamento dos
negócios.
O departamento pessoal ou recursos humanos executa algumas funções básicas para o andamento das
atividades de uma empresa: recrutamento, seleção, treinamento, admissão de funcionários, controle de
presença, desligamento, dentre outras.
RECRUTAMENTO
O recrutamento é o conjunto de informações, de procedimentos e de técnicas utilizados para atrair candidatos
potencialmente qualificados para ocupar as vagas existentes em uma organização. A finalidade do
recrutamento é trazer o máximo de profissionais possíveis, dentro das especificações necessárias. Logo,
estamos falando de etapas que envolvem a descrição das vagas, a divulgação nos canais pertinentes e o
recebimento de currículos e aplicações. A maneira como uma vaga é descrita atrai ou afasta bons candidatos.
Tipos de Recrutamento:
Recrutamento digital: Emprega ferramentas digitais em todo o processo de recrutamento, desde a atração de
candidatos interessados atéo fechamento da vaga.
Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas, através de remanejamento dos quadros
existentes na organização.
Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição.
Recrutamento misto: Como o nome sugere, esse tipo combina o recrutamento externo com o interno, utilizado
as duas fontes de prospecção de candidatos.
Existem vários meios de executar o recrutamento:
• Anúncios em jornais;
• Indicações dos próprios funcionários da empresa;
• Rádio, TV e Internet;
• Cartazes na frente da empresa;
• Utilização de agencias de emprego;
• Procura em escolar e faculdades.
SELEÇÃO
A seleção é a etapa na qual o profissional será escolhido para o preenchimento da vaga. Desde o início do
recrutamento até o final da seleção, existem inúmeras ações e atividades que visam encontrar os candidatos
que estão alinhados ao perfil desejado e com maior potencial de envolvimento com a cultura organizacional.
Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos para selecionar seus empregados:
• Formulários de solicitação de emprego;
• Entrevistas;
• Testes.
TREINAMENTO
O treinamento consiste em transmitir aos empregados os conhecimentos necessários para o desempenho da
sua função.
Os objetivos do treinamento são:
• Preparar o pessoal para a execução da tarefa;
• Desenvolver a capacidade pessoal, não somente para o cargo, mas também para outras habilidades;
• Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização.
ADMISSÃO DE EMPREGADOS
A admissão é o processo para formalizar a contratação de um colaborador e leva em consideração uma série de
procedimentos para autorizar a prestação de serviços via pessoa física ou pessoa jurídica.
Documentos Obrigatórios:
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
• RG (Cédula de Identidade);
• Título de Eleitor;
• Certificado de Reservista (sexo masculino);
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• Foto 3x4;
• Certidão de Nascimento;
• Certidão de Casamento;
• Comprovante de Residência;
• Atestado médico admissional (expedido por médico do trabalho).
Para que se faça possível a admissão de empregados, torna-se indispensável que ele possua e apresente, no
Departamento de Pessoal, toda a sua documentação, que é obrigatória, conforme normas do Ministério do
Trabalho.
SALÁRIO
É a remuneração devida pelo empregador ao empregado pela prestação de serviços do último, em decorrência
de um contrato de trabalho, sendo inadmissível sua redutibilidade. É permitido que o salário seja pago em
parte, num percentual máximo de 70% (setenta por cento).
Folha de Pagamento
O empregador é obrigado a elaborar, mensalmente, a folha de pagamento (ou "folha de salários") relativas às
remunerações pagas, devidas ou creditadas a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada
estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento.
É um documento onde registra e controla todos os proventos e descontos de um funcionário no mês, e se divide
em duas partes distintas.
Proventos:
• Salários;
• Horas extras;
• Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
• Salário família;
• Diárias de viagens;
• Ajuda de custo;
• Gratificações;
Descontos:
• INSS;
• IRRF;
• Contribuição Sindical;
• Faltas;
• Vale-Transporte;
• Adiantamentos;
• Seguros.
Na folha de pagamento, deverão estar discriminados:
• O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais
pessoas físicas sem vínculo empregatício.
• Cargo, função ou serviços prestados.
• Parcelas integrantes da remuneração.
• Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.).
• O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade.
• Os descontos legais (INSS, IRF e outros).
• A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou
trabalhador avulso.
13º SALÁRIO
Instituído em 1962, o 13º salário representa para o empregado brasileiro um alívio no orçamento doméstico e,
por isso, é o mais aguardado dos salários. Devido a empregados com carteira assinada, aposentados,
pensionistas e servidores, o benefício, também conhecido como gratificação natalina.
O pagamento do 13º deverá ser efetuado da seguinte forma: 50% (cinquenta por cento), quando houver
solicitação do empregado por escrito, no mês de janeiro, para ser pago quando da concessão de suas férias, ou
quando não solicitado, até o dia 30 de novembro, a título de adiantamento da gratificação natalina. Os outros
50% (cinquenta por cento) deverão ser pagos até o dia 20 de dezembro, quando, então, sofrerá todos os
descontos devidos, levando-se em consideração o total da gratificação.
FÉRIAS
As férias são um direito constitucional do trabalhador ao qual ele terá direito após cada período de 12 meses de
trabalho.
Direito a férias
A principal regra é que, completados os 12 meses de trabalho, o empregador tem prazo de até um ano para dar
as férias ao trabalhador. Por exemplo: se exatamente hoje um funcionário completa um ano de trabalho com
registro em carteira, o empregador terá prazo de 12 meses, a partir de hoje, para conceder suas férias, de
acordo com o artigo 134 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Esse período trabalhado, de 12 meses, chama-se “período aquisitivo”. Portanto, ainda que esse funcionário não
tire férias imediatamente, outro período aquisitivo já começa a ser contado.
O prazo máximo para o trabalhador gozar do seu período de férias, é um mês antes de vencer a 2ª. Depois
disso, a empresa terá que pagar multa.
Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo:
• Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias;
• Deixar de trabalha por mais de 30 (trinta) dias, com percepção de salários, em decorrência de
paralisação total ou parcial dos serviços da empresa;
• Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída;
• Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias.
Época de férias
A concessão de férias deverá ser comunicada ao empregado, por escrito, com antecedência de, no mínimo, 30
(trinta) dias.
Dessa comunicação, o empregado deverá dar o recibo.
O “aviso de férias” deve ser feito em duas vias, mencionando-se o período aquisitivo a que se referem às férias.
O empregado dá o ciente no documento.
A concessão das férias deverá ser anotada na CTPS do empregado em local próprio e na ficha ou folha do livro
ou fica de Registro de Empregados.
Abono pecuniário
Abono pecuniário é um processo da legislação trabalhista brasileira popularmente conhecido no mercado como
“vender férias”. Ele acontece quando o funcionário decide converter 1/3 (um terço) de seus dias de férias por
dinheiro. Ou seja, se o funcionário tiver direito a 30 dias de férias, e optar em “vender” 1/3 de suas férias, ele
descansará apenas 20 dias, recebendo os outros 10 dias “vendidos” em dinheiro.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o trabalhador terá 30 dias de férias após 12 meses de
trabalho (período aquisitivo). No entanto, o tempo de afastamento pode ser reduzido devido ao número de
faltas injustificadas do trabalhador, seguindo as proporções indicadas no artigo 130.
O abono deverá ser requerido pelo empregado, por escrito, até 15 (quinze) dias antes do término do período
aquisitivo. Após esse prazo, a concessão do abono ficará a critério do empregador.
Abono de 1/3 (um terço) constitucional
Em seu artigo 7º, inciso XVII, a Constituição de 1988 dá ao trabalhador um adicional de 1/3 (um terço) sobre a
renumeração de férias, por ocasião dessas. Aplica-se o pagamento deste dispositivo também sobre as férias
indenizadas, nas rescisões de contrato de trabalho.
DEMISSÃO DE EMPREGADO
O processo de demissão, também chamado de rescisão, encerra o vínculo entre empresa e trabalhador,
gerando obrigações e direitos. Osmotivos que levam a um desligando podem ser diversos, assim como
específicos.
A demissão sempre ocorrerá por manifestação da vontade:
Da empresa: 1) sem justa causa; 2) por justa causa.
Do empregado: 1) a pedido; 2) por término de contrato.
Aviso prévio
Aviso prévio é a comunicação (por escrito) em que uma das partes (empregado ou empregador) informa a outra
sobre o rompimento do contrato de trabalho sem justo motivo. É um ato unilateral, que parte do empregador ou
do empregado. E é exclusivo dos contratos por tempo indeterminado.
Quando o empregado pede demissão, os 30 dias do aviso prévio são usados pelo empregador para tomar as
providências necessárias, como a contratação de um substituto. Quando a empresa demite, o período serve
para o empregado conseguir nova recolocação no mercado de trabalho.
No pedido de demissão, o aviso prévio é direito do empregador e dever do funcionário. Na dispensa sem justa
causa e na rescisão, é direito do funcionário e dever do empregador. Na dispensa por justa causa, motivada por
falta grave do empregado, ele perde o direito ao aviso prévio.
Se é o empregado que pede demissão, ele deve cumprir um aviso prévio de 30 dias no cargo.
Quando é o empregador que é efetua a demissão sem justa causa, o empregado receberá o aviso prévio e terá
o direito, durante os 30 (trinta) dias que se seguem a reduzir sua jornada de trabalho em 02 (duas) horas
diárias, sem prejuízo do seu salário integral, ou mesmo faltar ao serviço por 07 (sete) dias corridos.
Rescisão de contrato de trabalho
A rescisão de contrato de trabalho deve ser efetivada mediante o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
(TRCT), documento padronizado e obrigatório, de acordo com a legislação em vigor.
O Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho é o comprovante de quitação das verbas de um empregado e é
também, autorização para o levantamento do saque do FGTS, administrado atualmente pela Caixa Econômica
Federal.
Homologação
A homologação é obrigatória no caso de empregados com mais de 12 (doze) meses de serviços prestados
quando de sua rescisão de contrato de trabalho. A homologação compreende a assistência, por parte do
sindicato de classe do empregado ou órgão do Ministério do Trabalho, no ato rescisório.
Seguro-desemprego
O empregado demitido sem justa causa que permanecer desempregado após o saque do FGTS encaminhará a
sua CD (Comunicação de Dispensa) ao órgão do SINE ou ao Ministério do Trabalho.
O seguro-desemprego poderá ser recebido em até 05 (cinco) parcelas mensais, caso o trabalhador permaneça
desempregado por todo esse período, podendo ser estendido em até 06 (seis) parcelas em casos especiais.
Não terá direito ao seguro-desemprego o trabalhador que estiver aposentado ou que não tiver vínculo
empregatício, no mínimo por seis meses, com a contratante, bem como tiver sido demitido por justa causa.
ENCARGOS SOCIAIS
Taxa e contribuições pagas pelo empregador para financiamento das políticas públicas que beneficiam de forma
indireta o trabalhador.
INSS (Instituto Nacional de Seguro Social)
É um documento preenchido pelo empregador para recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos
empregados e à parte do empregador no que se refere ao INSS.
Obrigações das empresas para com o INSS:
• Manter a contabilidade em dia, não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalização
da previdência.
• Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação, bem como as
folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos
pagamentos a terceiros.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
Documento preenchido pelo o empregador para efetuar o depósito em conta vinculada dos empregados
referente aos 8% pagos sobre a renumeração, a qual deve ser recolhida até o dia 07 de cada mês, podendo ser
alterado a data e é um documento fornecido pela Caixa Econômica Federal e preenchido pelo empregador para
distribuição dos valores constantes na GIFP em conta vinculada dos empregados.
PIS/PASEP
O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP),
mas conhecido pela sigla PIS/PASEP, são contribuições sociais de natureza tributária, devidas pelas pessoas
jurídicas, como objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos
órgãos e entidades para os trabalhadores públicos e privados.
DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)
É um formulário preenchido pelo empregador para recolhimento dos tributos de Imposto de Renda retido na
fonte dos empregados.
GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical)
Fornecida pelas entidades sindicais para recolhimento das contribuições descontadas dos empregados, no mês
de março, a qual deverá ser recolhida até o último dia útil do mês seguinte ao desconto.
 
Módulo 9:
Documentos Comerciais
Documentos são tudo aquilo que funciona como comprovação de um fato. Daí temos a importância dos
documentos comerciais usados nas empresas, que associados a este conceito deixam claro a necessidade de
registrar toda a rotina da estrutura.
Então podemos afirmar que: “Contra fatos não há argumentos”
Vamos conhecer alguns destes documentos e temos que são comuns no dia a dia das empresas: 
CHEQUES
Cheque é uma ordem de pagamento à vista, devendo ser pago no momento de sua apresentação ao banco
sacado, descontando-se o valor do seu saldo ou depósito. No cheque estão presentes três pessoas:
• Emitente – (emissor ou sacador), que é aquele que emite o cheque;
• Beneficiário – que é a pessoa que a favor de quem o cheque é emitido;
• Sacado – que é o banco em que está depositado o dinheiro do emitente.
Pode ser recebido diretamente na agência em que o emitente mantém conta ou depositado em outra agência,
para ser compensado e creditado na conta do correntista. Ao emiti-lo, lembre-se que ele poderá ser descontado
imediatamente.
Formas de emissão
• Ao portador: O cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do beneficiário) até o valor
de R$ 100,00.
• Nominal: A partir de R$ 100,00, o emitente é obrigado a indicar o nome do beneficiário (pessoa ou
empresa a quem está efetuando o pagamento). O cheque nominal só poderá ser pago pelo banco
mediante identificação do beneficiário ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso), ou
ainda através do sistema de compensação, caso seja depositado.
• Cruzado: Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois
traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago através de
depósito em conta corrente.
• Administrativo: é o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer
agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o pagamento.
• Especial: Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de crédito, para
saque quando não dispuser de fundos. O cheque especial é concedido ao cliente mediante contrato
firmado previamente.
• Pré datado: Pela lei, um cheque é pagável quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido
emitido com data posterior. Assim, se um cheque pré-datado for apresentado para pagamento antes do
dia previsto, o banco terá de pagá-lo ou devolvê-lo por falta de fundos. Cheque pré-datado só deve ser
dado quando houver certeza de que o credor irá depositá-lo nas datas combinadas. Lembre-se de
controlar esses cheques em seu orçamento, anotando os valores e respectivas datas.
Principais motivos para devolução de cheque
O cheque poderá ser devolvido quando o emitente não tiver fundos suficientes para o seu pagamento ou por
outros motivos que são denominados de “alínea” havendo um número para cada motivo:
Motivo 11 - cheque sem fundos na primeira apresentação;
Motivo 12 - cheque sem fundos na segunda apresentação;
Motivo 13 - conta encerrada;
Motivo 14 - prática espúria.
Exemplos de outros tiposde devolução:
Motivo 40 - moeda inválida;
Motivo 41 - cheque apresentado a banco que não o sacado;
Motivo 42 - cheque não compensável na sessão ou sistema de compensação em que apresentado;
Motivo 44 - cheque prescrito (fora do prazo).
NOTA FISCAL
Documento de emissão obrigatória, por parte do comerciante, por ocasião da venda de produto ou de serviço,
para efeitos tributários, indicando a quantidade, o tipo de fornecimento e seu preço. A nota fiscal também
destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal.
CUPOM FISCAL
É um documento emitido por equipamentos autorizado pelo Fisco: Maquinas Registradoras e Emissores de
Cupom Fiscal (ECF). No ECF os itens são bastante detalhados, descriminam inclusive as mercadorias. O
consumidor pode facilmente identificar o documento fiscal, pois nele sempre estará impressa a expressão
“Cupom Fiscal”. O cupom fiscal substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor para todos os efeitos.
NOTA PROMISSÓRIA
É um título cambiário em que seu criador assume a obrigação direta e principal de pagar a soma constante no
título. A nota promissória nada mais é do que uma promessa de pagamento.
Para exemplificar a constituição de uma nota promissória citamos a seguinte hipótese, Pedro empresta R$
1.000,00 (mil reais) ao seu amigo André, que por sua vez se compromete a efetuar o pagamento do
empréstimo em trinta dias, assim sendo, emite uma nota promissória no valor do empréstimo onde o
beneficiário é o Pedro, com vencimento para trinta dias da data.
Caso a nota promissória não seja paga em seu vencimento poderá ser protestada, como ainda será possível ao
beneficiário efetuar a cobrança judicial, a qual ocorre por meio da ação cambial que é executiva, no entanto a
parte só pode agir em juízo se estiver representada por advogado legalmente habilitado.
DUPLICATA
É título de crédito formal, assim considerado por força de lei, que consiste num saque baseado em crédito
concedido pelo vendedor ao comprador, baseado em contrato de compra e venda mercantil ou de prestação de
serviços celebrados entre ambos, cuja circulação é possível mediante endosso; sua emissão é facultativa; o
comerciante somente emitirá duplicata caso tenha a intenção de operar por meio de instituição financeira;
alternativamente, poderá cobrar a fatura comercial de forma direta do comprador; envolvendo a relação
cambiária, o sacador (que emite a duplicata), a instituição financeira (caso não seja à vista) e o sacado (que
compra a mercadoria ou o serviço).
FATURA
Documento representativo do contrato de compra e venda mercantil, de emissão obrigatória pelo comerciante,
por ocasião da venda de produto ou de serviço, descrevendo o objeto do fornecimento, quantidade, qualidade e
seu preço, além de outras circunstâncias, de acordo com os usos da praça.
FACTORING
Consiste na compra de direitos creditórios, sejam eles duplicatas ou cheques, desde que proveniente de vendas
mercantis a prazo ou de prestação de serviços efetivamente realizados. Utilizando-se deste serviço, sua
empresa poderá transformar suas vendas a prazo em vendas à vista, aumentando seu poder de negociação
junto aos seus fornecedores.
O factoring é acima de tudo uma empresa que presta serviços em análise de créditos, administração de contas
a pagar e receber, assessoria financeira, seleção de riscos e aquisição de direitos creditórios. O factoring não é
uma empresa financeira, não faz empréstimos e não é agiotagem, não opera com pessoas físicas somente
jurídicas.
CAMBIAL
Expressão usual para denominar a nota promissória (promessa de pagamento) e a letra de câmbio (ordem de
pagamento)
TRIBUTOS
E toda contribuição em dinheiro, paga pela a pessoa conforme a lei que o criou, para atender às atividades
próprias do Estado, ou seja, realizar o bem comum. Quando nos referimos a tributo, estamos falando de
impostos, taxas e
IMPOSTO
É uma contribuição em dinheiro arrecadado pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, para atender a
necessidades públicas, sem a obrigatoriedade de retribuição direta àquele que paga.
Impostos da União
• Imposto sobre Renda e Proventos de Qualquer Natureza (IR)
• Imposto sobre Operação Financeiras (IOF)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto sobre Propriedade Territorial Rural (ITR)
• Imposto sobre Grandes Fortunas (IGF)
• Imposto sobre Importação (II)
• Imposto sobre Exportação (IE)
• Imposto Residuais
• Imposto Extraordinário
Impostos Município
• Imposto sobre Propriedade Predial e Territorial Urbano (IPTU)
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)
• Imposto sobre Transmissão de Bens e Imóveis Inter-vivos (ITBI)
Impostos Estaduais
ITCD – Impostos sobre Transmissão “causa mortis” e Doação de quaisquer bens ou direitos:
ITCD é um imposto cobrado sobre as heranças e doações. Quem paga e o herdeiro ou o donatário que também
e responsáveis pelo seu reconhecimento. Sua receita fica toda com o estado.
IPVA – imposto sobre a propriedade de veículos automotores: este imposto e cobrado anualmente sobre a
propriedade de automóveis, caminhões embarcações e aeronaves. Do total do IPVA arrecadado o Estado fica
com 50% e repassa os outros 50% para o Município.
ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços - é um imposto de competência
estadual. Ele incide (base de cálculo) sobre a circulação de mercadorias, prestações de serviços de transporte
interestadual, ou intermunicipal, de comunicações, de energia elétrica. Também sobre a entrada de
mercadorias importadas e serviços prestados no exterior.
Cada Estado da Federação tem liberdade para adotar regras próprias relativas à cobrança desse imposto,
respeitados os requisitos mínimos fixados na Constituição Federal e pelo Código Tributário Nacional.
Você notou que os impostos que são da competência do Estado são: o ICMS e o ITCD, porém de todos o mais
importante é o ICMS, por que representa a maior fonte de receita do Estado.
DARF
É a sigla de Documento de Arrecadação de Receitas Federais, um documento do Ministério da Fazenda e da
Secretaria da Receita Federal brasileiros. É o boleto utilizado para pagamento de tributos administrados pela
Receita Federal do Brasil.
Existem dois modelos de DARF:
• DARF Comum - em vigor desde de 1º de abril de 1997 (na cor preta) e utilizado para pagamentos de
receitas federais pelas pessoas físicas e jurídicas, exceto as optantes pelo SIMPLES.
• DARF Simples - em vigor desde 1º de abril de 1997 (na cor verde) e utilizado exclusivamente por
pessoas jurídicas, enquadradas como microempresa e empresa de pequeno porte, para pagamento
unificado do IRPJ*, PIS/PASEP*, CSLL*, COFINS*, IPI, contribuições para a Seguridade Social e, quando
houver convênio com estados e municípios, ICMS e ISS.
CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica
PASEP - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – este é o PIS do funcionário público federal.
 
Módulo 10:
Correspondências Comerciais
Encontramo-nos mergulhados em um mar de informações, num contínuo e rápido avanço tecnológico o que
provoca intensas mudanças na organização e hábitos do cotidiano social e empresarial. Uma dessas mudanças
foi a valorização da palavra escrita, através da informatização e da comunicação via Internet, exigindo dos
profissionais um aprimoramento na capacidade de expressão tanto oral como escrita.
No linear desse processo, a Redação Empresarial sofreu alterações, sem perder as qualidades essenciais de um
bom texto: coesão, clareza e concisão. O texto empresarial moderno prioriza a objetividade, para tanto, a
escolha do vocabulário deve ser simples e formal, frases curtas e a gramática correta.
Estruturamos nossa comunicação tanto oral como escrita