processo de admissão- contabilidade uc07

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Técnico em Contabilidade
Processo de admissão: documentos necessários,
ficha de registro de empregado, registro, anotações
e/ou atualizações em carteira de trabalho física e
digital, cadastro do PIS/Pasep, declaração de
encargos de família para fins de imposto de renda,
ficha de salário-família, vale-transporte, exame
admissional
O profissional técnico em contabilidade precisa compreender as rotinas, as funções e a
estrutura de um departamento pessoal, pois, por ser uma área com atividades de certa
complexidade, é muito comum as empresas terceirizarem ou contratarem contadores.
Sabe-se também que toda empresa que deseja ter um controle eficaz dos processos do
quadro de funcionários tem que cumprir normas trabalhistas, mantendo, para tanto, a
documentação de contratos de trabalho em dia e organizada.
Neste conteúdo, você conhecerá um pouco mais os processos referentes às rotinas
trabalhistas e previdenciárias, bem como o processo de admissão.
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Processo de admissão
Caso precise admitir um empregado, o profissional técnico em contabilidade deve saber como
todo o processo de admissão ocorre e quais são os procedimentos para que o novo colaborador
seja contratado com sucesso. Em uma empresa, o processo de admissão envolve alguns
procedimentos obrigatórios tanto para o empregado quanto para o empregador.
Logo, este material aborda o processo de admissão, assim como os documentos, os encargos,
os benefícios e as providências necessárias para os diferentes portes de empresa.
Pensando na prática
Em um processo de seleção, após o candidato ter participado da entrevista e ter sido aprovado, ele
deverá ser submetido ao processo de admissão, que tem o objetivo de atender às exigências legais
e às normas e aos procedimentos internos da organização. É a partir da admissão que se oficializa
a relação de emprego.
Imagine a seguinte situação em uma empresa do ramo de tecnologia:
Documentos necessários para a contratação
A empresa X abriu um processo de seleção e, após a triagem dos currículos, selecionou um
candidato para a segunda etapa. A empresa é do ramo de tecnologia, e o cargo em questão é o de
recepcionista. Você atua como auxiliar contábil na organização, respondendo pelo cadastro de
funcionários e pela elaboração da folha de pagamento. A primeira tarefa que você deve executar é
entrar em contato com o candidato para informá-lo sobre a seleção e para compartilhar algumas
orientações sobre o processo de contratação, ou seja, você deve iniciar o processo de admissão na
empresa. Sendo assim, o candidato pode começar as atividades o quanto antes, sempre
observando a necessidade da organização.
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Para dar andamento ao processo admissional, o responsável pelo departamento pessoal –
função que, em muitas organizações, é exercida por contadores ou assistentes contábeis – precisa
orientar o candidato a providenciar todos os documentos necessários para registro. É de praxe que
a empresa contratante envie um e-mail com a relação de documentos e solicite a entrega deles o
mais breve possível, a fim de agilizar o processo de contratação.
Confira um modelo de e-mail enviado para o candidato selecionado:
(imgs/ilustra_email.png)
Continuando o processo de admissão, há ainda outras etapas importantes:
Exame admissional
O exame admissional tem o objetivo de verificar se o funcionário apresenta algum problema de
saúde que possa prejudicar o desenvolvimento das atividades. No momento da contratação, há a
obrigatoriedade legal de realizar o exame, e os custos são de responsabilidade da empresa que
está contratando.
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No exame admissional, é obrigatório constar as responsabilidades do cargo, a aptidão ou não
do candidato ao cargo, bem como os impedimentos observados pelo médico especialista em
medicina do trabalho.
Quando for entregar os documentos na empresa, o selecionado deve ser encaminhado ao setor de
saúde ocupacional ou à clínica conveniada para realizar o exame admissional e, em seguida,
retornar à empresa com o documento médico atestando sua capacidade para desempenhar a
função designada.
Ficha de registro de empregado
O candidato contratado não poderá iniciar suas atividades sem estar devidamente registrado.
Um dos procedimentos obrigatórios para o setor de departamento pessoal é fazer a ficha de registro
de empregado, baseando-se nas informações dos documentos entregues pelo empregado. Essa
ficha de registro deve estar sempre atualizada e ser numerada em sequência, assim como deve
estar à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, caso ocorra uma visita.
Seguem todos os dados a serem preenchidos na ficha de registro:
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Nome
Endereço
Data de nascimento
Filiação
Nacionalidade
Documento de identidade (RG)
CPF
Título de eleitor
Carteira de reservista
Número e série da carteira de trabalho
Número do PIS/Pasep (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público)
Estado civil
Escolaridade
Data de admissão
Cargo ou função
Clique ou toque para fazer o download do modelo de ficha de registro de empregados.
(pdf/FICHA_DE_REGISTRO_DE_EMPREGADOS.pdf)
Registro, anotações e/ou atualizações em carteira de trabalho
O registro da carteira de trabalho foi criado para dar garantias ao trabalhador. As anotações
em carteira de trabalho comprovam a existência da relação de emprego e garantem os direitos do
empregado. Vale ressaltar que, no momento de uma contratação, o empregador tem o prazo de 48
horas para realizar as devidas anotações e devolver a carteira ao empregado.
São exigidas estas informações no momento de uma contratação: data do início do trabalho,
salário e condições específicas, se houver. Essas informações são anotadas na página da carteira
de trabalho referente a contrato de trabalho. Veja um exemplo:
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Figura 1 – Contrato de trabalho
Fonte: Senac EAD (2022)
Durante o período que o empregado estiver trabalhando, devem-se realizar também
atualizações como alteração de salário e anotação das férias nas páginas correspondentes.
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Figura 2 – Alteraçõessalariais
Fonte: Senac EAD (2022)
Carteira de trabalho digital
As empresas que já estão cadastradas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações
Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) não precisam mais realizar as anotações na
carteira de papel, pois, desde setembro de 2019, a carteira de trabalho recebeu uma versão digital,
na qual todas as informações do empregado estão disponibilizadas automaticamente para o
empregador.
Para que a empresa tenha acesso à carteira de trabalho digital, basta o trabalhador informar o
número do CPF no momento da contratação. Todos os dados informados pelo eSocial estão na
carteira digital. Portanto, o empregador está dispensado de fazer anotações na carteira de papel.
Aqueles empregados que já tinham a carteira em formato físico devem guardá-la, pois é um
documento que comprova o tempo de trabalho nos empregos anteriores. É muito importante
conservar o documento original, mesmo que a carteira de trabalho digital mostre os contratos de
trabalho anteriores.
Tal situação ocorre somente para os empregadores já cadastrados no eSocial, os quais
precisam continuar enviando todos os dados solicitados referentes aos trabalhadores. Todas as
informações referentes à carteira de trabalho digital serão disponibilizadas automaticamente para o
trabalhador por um aplicativo ou uma página web.
A carteira de trabalho de papel pode ser utilizada para pesquisar dados de contratos anteriores
e anotar dados remanescentes, referentes a contratos em vigor, enquanto a empresa não for
obrigada a utilizar o eSocial (CASTRO, 2019).
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Cadastro do PIS/Pasep
Quando o trabalhador inicia no seu primeiro emprego, a empresa que o contrata deve
cadastrá-lo na Caixa Econômica Federal, no PIS. O documento que comprova o cadastramento no
PIS é o cartão com um número de inscrição.
Você sabe para que serve o cadastro no PIS/Pasep?
Observação: FGTS é a sigla para Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Declaração de encargos de família para fins de imposto de renda
A declaração de encargos de família para fins de imposto de renda é um documento
padronizado em que consta a relação de dependentes legais, informada pelo empregado, com a
finalidade de cálculo do imposto de renda. O departamento pessoal da empresa deve preencher o
formulário seguindo as exigências da Receita Federal.
Clique ou toque para fazer o download do modelo de declaração.
(pdf/DECLARACAO_DE_ENCARGOS_DE_FAMILIA_PARA_FINS_DE_IMPORTO_DE_RENDA.pdf)
Quanto aos dependentes legais, quem são eles?
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Companheiro(a) com quem o contribuinte tenha filho(a) ou viva há mais de cinco
anos, ou cônjuge
Filho(a) ou enteado(a) até 21 anos de idade ou em qualquer idade quando
incapacitado(a) física ou mentalmente para o trabalho
Filho(a) ou enteado(a), se ainda estiver cursando um estabelecimento de ensino
superior ou escola técnica de segundo grau, até 24 anos de idade
Menor pobre até 21 anos de idade que o contribuinte crie e eduque e de quem
detenha a guarda judicial
Pessoa absolutamente incapaz, da qual o contribuinte seja tutor ou curador
Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem arrimo dos pais, com idade de 21 anos até 24
anos, se ainda estiver cursando estabelecimento de ensino superior ou escola técnica
de segundo grau, desde que o contribuinte tenha detido sua guarda judicial até os 21
anos de idade
Pais, avós e bisavós que, no respectivo ano calendário, tenham recebido rendimentos
tributáveis ou não, até o limite estipulado pela Receita Federal
Vale lembrar que, para o empregado usufruir de tal direito, é necessário que ele tenha renda
máxima de acordo com tabela preestabelecida pelo governo federal. Essa tabela está disponível
para consulta na Internet, na página da Previdência Social.
Salário-família
O salário-família é o benefício pago pela Previdência Social brasileira aos trabalhadores com
salário mensal na faixa de baixa renda, para auxiliar no sustento de filhos de até 14 anos de idade.
O segurado recebe uma quota por filho e por emprego, e ambos os pais recebem.
A ficha de salário-família serve para controlar o pagamento realizado a cada empregado que
tem o direito de receber. Essa ficha deve ser preenchida após a apresentação da certidão de
nascimento dos filhos menores de 14 anos de idade.
Para o empregado poder usufruir do salário-família, ele deve ter renda máxima de acordo com
tabela preestabelecida pelo governo federal. Essa tabela está disponível para consulta na Internet,
na página da Previdência Social.
Clique ou toque para fazer o download do modelo de ficha de salário-família.
(pdf/FICHA_SALARIO_FAMILIA.pdf)
Vale-transporte
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Já no momento da admissão, o trabalhador deverá informar se utilizará transporte para o
deslocamento até a empresa. Em caso positivo, deverá informar o tipo e a quantidade de vales.
Normalmente, o departamento pessoal entrega ao empregado, no momento da admissão, um
formulário de vale-transporte no qual constam as informações necessárias para solicitação.
O fornecimento de vale-transporte ao trabalhador é obrigatório, e a empresa descontará, em folha
de pagamento, o valor máximo de 6% do salário-base do empregado.
É importante ressaltar que, para o início do trabalho efetivo, o funcionário deverá estar com o
contrato assinado e com todos os documentos providenciados, bem como com as fichas e os
registros devidamente preenchidos. O não cumprimento dessas exigências pode implicar multa para
a empresa, caso o Ministério do Trabalho seja notificado de que o trabalhador iniciou suas
atividades sem essas ações atendidas.
Clique ou toque para fazer o downloaddo modelo de solicitação de vale-transporte.
(pdf/SOLICITACAO_DE_VALE_TRANSPORTE.pdf)
Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
A jornada de compliance com a LGPD, assim como com a GDPR, representa uma
oportunidade para endossar sua postura de privacidade a fim de preservar e fortalecer a confiança
e o engajamento de seus clientes e consumidores. Assumir o compromisso com as obrigações e
A LGPD (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018) foi criada para garantir a proteção e a
segurança dos dados pessoais dos cidadãos e oferecer ou fornecer bens e serviços a indivíduos
localizados no Brasil, além de dispor sobre o tratamento de dados pessoais.
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com o uso adequado dos dados, além de reduzir consideravelmente o risco potencial de brechas
capazes de viabilizar exposições e vazamentos, pode impulsionar uma vantagem competitiva real a
partir do aprimoramento de seus negócios sob uma perspectiva ética e responsável. (EM BUSCA…,
[s.d.]) (grifo nosso)
eSocial
O eSocial foi um assunto muito temido pelas organizações durante o período que antecedeu a
implantação, devido à complexidade do tema e ao fato de as empresas menores terem que se
adaptar ao sistema. Hoje, pode-se afirmar que a vantagem mais aparente da utilização do eSocial é
a otimização do tempo gasto para transmitir os dados, trazendo ainda mais precisão e segurança
nos envios. Por meio dessa iniciativa federal, fica garantido o cumprimento da responsabilidade
fiscal.
Entre os principais documentos disponíveis na plataforma, estão:
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
(Sefip)
O eSocial é um sistema informatizado da administração pública, e todas as informações nele
contidas estão protegidas por sigilo. O sistema foi criado em 2014, conforme o Decreto n.º
8.373/2014, e visa a unificar todos os dados trabalhistas, tributários e previdenciários das empresas
em tempo real.
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É importante lembrar a responsabilidade do profissional contábil nesse ponto, pois a
constituição da entrega está diretamente ligada às obrigações fiscais e contábeis da organização.
Agora que você conheceu todas as práticas pertinentes ao processo admissional de uma
empresa, pôde perceber como é importante o profissional técnico em contabilidade seguir todos os
passos de um processo de admissão, a fim de possibilitar, com sucesso, o ingresso do funcionário
na organização.
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