obrigações mensais e anuais do empregador

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Técnico em Contabilidade
Obrigações mensais e anuais do empregador:
recolhimento e repasse dos encargos para o
INSS; Receita Federal (IRRF); FGTS;
prestação de informações ao Caged; DIRF;
RAIS; comprovante de rendimentos pagos e de
retenção de imposto de renda na fonte (informe
de rendimentos); livro de inspeção e
fiscalização do trabalho
Já se sabe que, com o avanço e a disseminação das tecnologias, boa parte das
empresas utiliza sistemas informatizados que garantem agilidade e segurança no
processamento das informações de pagamento.
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Veja a seguir quais são as obrigações mensais e anuais necessárias para
encaminhar no departamento pessoal.
Obrigações mensais do empregador
A partir de agora, você conhecerá cada obrigação mensal que o empregador tem
que cumprir com relação à folha de pagamento.
Recolhimento e repasse dos encargos para a Previdência
Social (INSS)
O valor para fins de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é um valor
deduzido do salário dos trabalhadores e destinado ao fundo previdenciário do governo
federal. É um desconto atribuído aos ganhos do empregador e se refere a uma
contribuição paga por cada empregado ao INSS, ou seja, à Previdência Social
(antigamente conhecida apenas como INSS), tendo como base o total de rendimentos
com incidências de INSS.
Esse desconto não ocorre somente sobre o salário-base do empregado, mas
também sobre o total de proventos que tenham incidência previdenciária, como horas
extras, horas noturnas, adicionais, entre outros, devendo ser abatidos atrasos, faltas
etc. O resultado dessa operação é chamado de “salário de contribuição à previdência”.
O cálculo do desconto deve ser realizado observando a tabela do INSS e o limite
máximo de desconto, ambos definidos pelo governo federal. Além do recolhimento do
INSS dos empregados e dos contribuintes individuais (autônomos, sócios), a empresa
Porém, é essencial que o profissional de contabilidade que trabalha no
departamento pessoal conheça os detalhes das obrigações mensal e anual do
empregador para assegurar que os lançamentos sejam idôneos e para transmitir
informações corretas quando questionado.
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deverá recolher a previdência sobre a folha de pagamento deles, dependendo de
alguns casos:
INSS patronal (refere-se ao pagamento de 20% sobre a folha de salário
das empresas, salvo algumas empresas do Simples Nacional e aquelas
que optaram pela desoneração da folha)
Seguro de acidentes do trabalho (SAT) sobre a folha dos empregados,
cuja alíquota varia para cada empresa
Terceiros (Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária – Incra;
Serviço Social da Indústria – SESI; Serviço Nacional de Aprendizagem
Industrial – Senai; Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial –
Senac; Serviço Social do Comércio – Sesc; Serviço Brasileiro de Apoio
às Micro e Pequenas Empresas – Sebrae; entre outros) sobre a folha dos
empregados, cuja alíquota varia para cada empresa
Para obter mais informações sobre como realizar os cálculos do INSS e os
lançamentos contábeis, leia o material Processo de elaboração da folha de
pagamento, desta unidade curricular.
É preciso entender ainda que alguns empregadores estão sujeitos a outras
regras quanto ao pagamento do INSS. A Lei n.º 9.711/1998 estabeleceu, para os
tomadores de serviços, a obrigação de retenção da contribuição previdenciária. Assim,
as empresas que contratam serviços executados mediante cessão de mão de obra ou
empreitada devem reter o percentual de 11% ou 3,5% de INSS sobre o valor bruto da
nota fiscal, inclusive para as contratações que ocorrerem por meio de trabalho
temporário, na forma da Lei n.º 6.019/1974.
No Brasil, as regras tributárias são complexas, e as empresas despendem muitas
horas para o cumprimento de suas obrigações tributárias. Por isso, conhecer as
hipóteses de retenção do INSS evita riscos fiscais e retrabalhos decorrentes da falta
de retenção.
Cabe destacar que o tomador, ainda que deixe de descontar ou reter o valor,
permanecerá responsável por recolher a contribuição previdenciária. Visto que a
retenção do INSS será efetuada somente nos serviços contratados mediante cessão
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de mão de obra ou empreitada, o entendimento de tais conceitos é primordial para
cumprir essa obrigação.
Cessão de mão de obra
É a colocação de trabalhadores que realizem serviços contínuos à disposição da
empresa contratante, nas dependências desta ou nas de terceiros. Dependências de
terceiros são os locais determinados pelo tomador do serviço que não sejam as suas
próprias dependências e que não pertençam à empresa contratada.
Os serviços contínuos são aqueles que constituem uma necessidade permanente
dos destinatários dos serviços, de forma regular ou sistemática, em relação às suas
atividades-fim ou não, ainda que o desempenho de tais serviços seja intermitente ou
realizado por trabalhadores diferentes. O serviço de limpeza, pela sua necessidade
permanente, é um exemplo de serviço contínuo.
“Colocação à disposição da empresa contratante” significa ceder trabalhadores
de forma não condicional, respeitando as limitações contratuais. Os trabalhadores
designados trabalharão sob a direção de pessoal de serviço que conduz, supervisiona
e controla seu trabalho, mas permanece legalmente subordinado à empresa que
fornece a mão de obra. Já “disponível aos mutuários” significa que os provedores não
podem delegar outras tarefas a esses trabalhadores, mas devem atribuí-los aos
serviços contratados.
Empreitada
É a execução, contratualmente estabelecida, de tarefa, de obra ou de serviço, por
preço ajustado, com ou sem fornecimento de material ou uso de equipamentos. O
serviço de empreitada poderá ser realizado nas dependências de terceiros, nas do
tomador do serviço ou nas do prestador do serviço, não havendo a retenção para esse
último caso.
Há dois tipos de empreitada, conforme demonstrado a seguir:
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Os serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada e sujeitos
à retenção do INSS (com exceção dos serviços de vigilância ou segurança prestados
por meio de monitoramento eletrônico) podem ser conferidos em uma listagem
disponível na Internet.
Ao emitirem as notas fiscais, os prestadores de serviços devem destacar o valor
da retenção e do pagamento na rubrica “retenção para a Previdência Social”. Essa
informação deve aparecer após a descrição dos serviços prestados e é utilizada para
indicar o valor líquido a ser pago pelo mutuário sem alterar o valor bruto da fatura.
A regra geral da alíquota de retenção aplicável de INSS é a de 11% do valor bruto
da nota fiscal. No entanto, a alíquota de retenção do INSS será de 3,5% para os
prestadores de serviços que estiverem sujeitos ao pagamento da Contribuição
Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Nesse caso, o prestador de serviços
deve comprovar essa condição à tomadora por meio de uma declaração que confirme
a opção pelo recolhimento da CPRB em substituição às contribuições previdenciárias
incidentes sobre a folha de pagamento.
Identificado que o serviço está sujeito à retenção do INSS, as empresas devem
se atentar às hipóteses previstas para a dispensa ou a inaplicabilidade do desconto. O
tomador ficará dispensado de efetuar a retenção; e o prestador ficará dispensado de
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registrar o destaque da retenção na nota fiscal quando:
O valor da retenção contida em cada nota fiscal for inferior a R$ 10,00
Cumulativamente, o prestador de serviços não tiver empregados, o
serviço for prestado pessoalmente pelo titular ou pelo sócio e o
faturamento do mês anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite
máximo do salário de contribuição (no caso dos serviços prestados
pessoalmente pelos titulares ou pelos sócios, os prestadores deverão
apresentarao tomador uma declaração assinada por seu representante
legal, atestando que atendem aos requisitos exigidos para a dispensa da
retenção)
A contratação abranger apenas os serviços profissionais relacionados
com as ocupações definidas pela legislação federal, ou os serviços de
treinamento e ensino, desde que sejam tais serviços prestados pelos
sócios, sem o ingresso de empregados ou de outros contribuintes
individuais
Quanto à retenção do INSS, ela não se aplicará aos seguintes casos:
Contratação de serviços prestados por trabalhadores avulsos por
intermédio de sindicato da categoria ou de órgão gestor de mão de obra
(OGMO)
Empreitada total (aplicando-se, nesse caso, o instituto da solidariedade)
Empreitada realizada nas dependências da contratada
Contratação de entidade beneficente de assistência social isenta de
contribuições sociais
Contribuinte individual equiparado à empresa e à pessoa física
Contratação de serviços de transporte de cargas
Sobre as informações de recolhimento e retenção do INSS pelo empregador, elas
devem ser encaminhadas nas declarações do Sistema Empresa de Recolhimento do
FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip), na Escrituração Fiscal Digital de
Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) e na Declaração de Débitos e
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Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos
(DCTFWeb), que serão abordados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
e no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e
Trabalhistas (eSocial).
Recolhimento e repasse do IRRF
O desconto do IRRF recai sobre o total de rendimentos do empregado que
tenham incidência de IRRF. Porém, devem ser abatidos desse total os valores de
eventos permitidos em lei, como o valor do INSS, o valor referente à quantidade de
dependentes do IRRF e o valor pago em pensão alimentícia. Assim como o INSS, o
IRRF tem uma tabela específica definida pela Receita Federal e atualizada,
normalmente, uma vez por ano.
Essa tabela conta com três colunas: base de cálculo do imposto; alíquota; e parcela a
deduzir. A base de cálculo é o total de rendimentos tributáveis de IRRF, subtraindo-se
os valores de INSS, dependentes e pensão (se for o caso). Depois de encontrar a
base de cálculo, aplica-se a alíquota de IRRF (percentual dentro da tabela) e, do valor
encontrado, deduz-se o valor da parcela a deduzir, definido em tabela.
Para ter acesso à tabela e aprender a calcular e contabilizar o IRRF, leia o
material Processo de elaboração da folha de pagamento.
A tributação do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) aplica-se
somente ao empregado, atuando a empresa como mecanismo de controle e
intermediária na retenção do imposto (fonte pagadora), repassando ao governo o valor
descontado.
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Diferentemente do INSS, não são todos os empregados que terão que recolher o
IRRF. A tabela do IRRF determina um limite de valor no qual o empregado não sofre
desconto, ou seja, fica isento. Por outro lado, o desconto de IRRF não tem limite, ou
seja, quanto maior for o valor que o empregado receber de remuneração, maior será o
desconto que sofrerá.
O empregador tem como obrigação recolher mensalmente as contribuições
previdenciárias sobre a folha de pagamento de empregados e contribuintes individuais
(autônomos, sócios) que prestam serviço para pessoa jurídica, até o dia 20 do mês
seguinte ao laborado. Caso dia 20 não seja um dia útil, o recolhimento deverá ser
antecipado.
Esse recolhimento deve ser realizado via preenchimento de uma guia, chamada
de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF). O DARF é um
documento emitido pelo Ministério da Fazenda e pela Secretaria da Receita Federal,
para cobranças de tributos administrados por esses órgãos. Observe, na figura 1,
como preencher o documento:
Figura 1 – Preenchimento do DARF
Fonte: Adaptado de
.
Acesso em: 7 abr. 2022.
Recolhimento de FGTS
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8% do salário bruto pago ao trabalhador
2% para os contratos de trabalho firmados nos termos da Lei n.º
11.180/2005 (contratos de aprendizagem)
11,2% no caso de trabalhador doméstico (sendo 8% a título de depósito
mensal e 3,2% a título de antecipação do recolhimento rescisório)
Nos casos de rescisão, sem justa causa, por iniciativa do empregador, o FGTS é
sacado, bem como nos casos de morte ou término de contrato.
Aliás, fique atento ao prazo. O recolhimento do FGTS deve ser realizado até o dia 7 do
mês subsequente ao trabalhado, antecipando-se a obrigação se o dia 7 não for um dia
útil, conforme dispõe o artigo 15 da Lei n.º 8.036/1990.
As informações a serem entregues quanto aos cálculos devem ser encaminhadas
pelo Sefip, o qual gerará a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), com código de
barras, para recolher o FGTS.
Os arquivos gerados pelo Sefip devem ser transmitidos pela Internet, por meio da
Conectividade Social, e a GRF emitida deve ser recolhida até o sétimo dia do mês
seguinte àquele em que a remuneração do trabalhador foi paga.
A GRF deverá ser paga nas agências dos bancos conveniados ao FGTS, nas
unidades lotéricas ou nos canais alternativos de atendimento, desde que o valor da
guia não ultrapasse mil reais. Veja, na figura 2, a GRF:
O pagamento do FGTS é obrigação do empregador e deve ser realizado
diretamente ao governo, e não ao empregado, em folha de pagamento. O percentual
de FGTS é estabelecido pelo governo e incide sobre os proventos, recebidos pelo
empregado, que tenham incidência de FGTS. Observe os valores correspondentes:
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Figura 2 – GRF
Fonte: Adaptado de . Acesso em: 7 abr.
2022.
A imagem mostra a GRF, com logo do FGTS no canto superior direito e com os
dados cadastrais obrigatórios da empresa a serem preenchidos, numerados de 1 a 15.
Lembre-se de que a empresa é obrigada a guardar alguns documentos em local
seguro.
Então, confira a seguir os documentos e o tempo pelo qual devem permanecer
guardados pela empresa:
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Tempo
de
guarda
Documento(s)
30 anos
GRF; relação de estabelecimentos centralizados
(REC); relação de tomadores/obras (RET);
comprovante de confissão de não recolhimento de
valores de FGTS e de contribuição social; e arquivo
SEFIPCR SFP; conforme previsto no artigo 23,
parágrafo 5.º, da Lei n.º 8.036/1990.
30 anos
Retificação/protocolo de dados do FGTS; e
comprovante/protocolo de solicitação de exclusão,
conforme previsto em circular Caixa, que estabelece
procedimentos pertinentes à retificação de
informações, à transferência de contas FGTS e à
devolução de valores recolhidos ao FGTS.
10 anos
Comprovante de declaração à Previdência, conforme
previsto no artigo 32, parágrafo 11, da Lei n.º
8.212/1991 e alterações posteriores.
Quadro 1 – Tempo de guarda dos documentos pela empresa
Fonte: Senac EAD (2022)
Os registros constantes do arquivo magnético SEFIPCR SFP não precisam ser
impressos, salvo por exigência legal ou para permitir a comprovação do
cumprimento dessa obrigação.
Rescisão do contrato de trabalho
Quando a rescisão do contrato de trabalho ocorrer sem justa causa, ou quando o
aviso-prévio indenizado for devido ao trabalhador, o empregador deve recolher os
valores rescisórios devidos, obrigatoriamente, por meio da Guia de Recolhimento
Rescisório do FGTS (GRRF), disponível no Portal do Empregador, em Conectividade
Social, mediante funcionalidade simular à do cálculo da GRRF/gerar GRRF.
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A GRRF é gerada pelo aplicativo disponibilizadogratuitamente no site da Caixa
Econômica Federal. Esse aplicativo exige utilização de certificado eletrônico válido,
acesso à Internet e privilégios de administrador da máquina quando o usuário utilizar
Windows 2000, NT ou XP.
O empregador deve ter certificado eletrônico válido e acesso à Internet para
transmissão do arquivo rescisório e posterior impressão da GRRF. Nas demais
situações de rescisão contratual, o recolhimento do mês da rescisão e o recolhimento
do mês anterior à rescisão, caso ainda não tenham sido feitos, devem ser realizados
por meio da GRF ou da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à
Previdência Social (GFIP) avulsa.
Mais informações podem ser consultadas no site da Receita Federal. Pesquise na
Internet “aplicativos GFIP e Sefip”.
Prestação de informações ao eSocial
O eSocial foi instituído pelo Decreto n.º 8.373/2014 e é um sistema no qual os
empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as informações
relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de
pagamento, comunicações de acidente de trabalho (CATs), aviso-prévio, escriturações
fiscais e FGTS.
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A prestação de informações ao eSocial tornou-se obrigatória a partir de 2015
para o empregador doméstico. Já para os demais, a obrigação passou a vigorar a
partir de janeiro de 2018. Sendo assim, o empregador deverá atentar à entrega dos
seguintes cadastros (dependendo de cada evento) e declarações vinculadas ao
eSocial dentro dos prazos estipulados pelo Ministério do Trabalho e Emprego:
Cadastro do empregador e de tabelas
Compreende a identificação do empregador, do contribuinte ou do órgão público,
contendo dados básicos da sua classificação fiscal e da sua estrutura administrativa,
como as tabelas de cargos e salários, os turnos de trabalho etc. As tabelas são
importantes para que o sistema entenda o que está ocorrendo. Por meio delas,
configuram-se as informações repassadas ao eSocial, previamente ajustadas à
realidade da empresa.
Quando houver abertura ou alteração de empresa, bem como alguma inclusão ou
alguma alteração de tabelas, a empresa deverá informar o ocorrido ao eSocial no
momento do uso, ou até o dia 7 do mês posterior à alteração.
Cadastro dos trabalhadores e dos eventos não periódicos
É o cadastro tanto do trabalhador que já está registrado pela empresa quanto dos
demais eventos que não têm uma data prefixada para ocorrer, pois dependem de
acontecimentos (chamados de “eventos não periódicos”) na relação entre o
empregador e o trabalhador.
Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos
respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, geralmente antes dos
eventos da folha de pagamento (por exemplo, o evento de admissão de trabalhador,
que deve ocorrer até o dia anterior à sua admissão).
Eventos de folha (ou eventos periódicos)
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São eventos com periodicidade previamente definida, compostos de informações
de folha de pagamento, apuração de outros fatos geradores de contribuições
previdenciárias. Tais eventos devem ser transmitidos até o dia 15 do mês seguinte,
antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não
haver expediente bancário.
EFD-Reinf
É um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) a ser
utilizado em complemento ao eSocial, tendo por objeto a escrituração de rendimentos
pagos e retenções de contribuição social do contribuinte (exceto aquelas relacionadas
com o trabalho) e as informações sobre a receita bruta para a apuração das
contribuições previdenciárias substituídas.
Os dados devem ser enviados mensalmente, via certificado digital, no sistema
integrado da empresa ou no site do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao
Contribuinte) da Receita Federal até o 15.º dia do mês seguinte ao mês de ocorrência
dos fatos geradores.
DCTFWeb
É uma declaração do ambiente do eSocial que busca relatar à Receita Federal as
contribuições previdenciárias feitas a terceiros, além de consolidar as informações
prestadas no eSocial e na EFD-Reinf.
A declaração deve ser enviada mensalmente, via certificado digital, no sistema
integrado da empresa ou no site do e-CAC da Receita Federal até o 15.º dia do mês
seguinte ao mês de ocorrência dos fatos geradores. Contudo, vale salientar que
também existem as DCTFWebs anual e diária.
Caso o prazo caia em dia não útil, a entrega deverá ser antecipada. Após a
entrega da declaração, caso haja saldo a pagar pela empresa, a declaração
disponibilizará a opção de emissão do DARF numerado ou do Documento de
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Arrecadação do eSocial (DAE) para quitar os tributos declarados na DCTFWeb ou no
eSocial Simplificado (empregador doméstico, segurado especial e microempreendedor
individual – MEI) até o 20.º dia do mês seguinte ao mês de ocorrência dos fatos
geradores. Logo, não há como gerar os documentos manualmente.
A emissão pela consulta à situação fiscal estará disponível após a transmissão e
o processamento da DCTFWeb. A retificação da DCTFWeb será sempre da
declaração completa. Havendo necessidade de retificar valor de débito ou de crédito
oriundo de escrituração, deve ser feita, inicialmente, a retificação da escrituração que
deu origem à DCTFWeb. Não é necessário retificar a DCTFWeb apenas para informar
parcelamentos, compensações ou pagamentos.
Veja um exemplo de como é o DARF emitido pela declaração:
Figura 3 – DARF emitido pela DCTFWeb
Fonte: . Acesso em: 7 abr. 2022.
Eventos de saúde e segurança do trabalho (SST)
Estão diretamente relacionados com a segurança e a saúde do trabalhador, como
o envio do perfil profissiográfico previdenciário (PPP) e da CAT. Confira os prazos de
envio dos eventos de saúde e segurança do trabalho para o eSocial:
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Evento S-2210: toda vez que acontecerem acidentes ou doenças do
trabalho, mesmo que não haja afastamento, o prazo de envio é de um dia
útil após a ocorrência. Em caso de óbito, o evento deve ser enviado
imediatamente.
Evento S-2220: para admissão ou qualquer atestado de saúde
ocupacional (ASO) com exame clínico, após obrigatoriedade, o prazo de
envio é de até o dia 15 do mês seguinte à realização da admissão ou do
exame ocupacional.
Evento S-2240: para carga inicial, admissão ou alteração nos fatores
ambientais da função, após obrigatoriedade, o prazo de envio é de até o
dia 15 do mês seguinte à realização da admissão, à alteração nos fatores
ambientais ou à data da obrigatoriedade (carga inicial).
Prestação de informações ao Caged
Em razão do eSocial, o Caged deixou de ser obrigatório a partir de 2020. No
entanto, o estabelecimento é obrigado a preservar, durante cinco anos, a contar da
data do envio, a cópia do arquivo, o recibo de entrega e o extrato da movimentação
processada, a fim de comprovação perante a fiscalização do Ministério do Trabalho e
Emprego.
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) foi instituído pela
Lei n.º 4.923/1964 e constitui uma fonte de informações de âmbito nacional e de
periodicidade mensal aos órgãos governamentais referente à evolução do emprego
formal, para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao
mercado de trabalho, com o objetivo de assistir os desempregados e apoiar medidas
contra o desemprego.
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Obrigações anuais do empregador
Existem algumas obrigações tributárias e trabalhistas que devem ser cumpridas
anualmente pelas empresas. Veja:
DIRF
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma declaração
feita pelo empregador, também chamado de “fonte pagadora”, objetivando informar à
Receita Federal o valor do IRRFdos rendimentos pagos ou creditados no ano-base
para seus beneficiários. Quando da apresentação da DIRF, devem ser informados
também os seguintes beneficiários de rendimentos:
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Beneficiários que tenham sofrido retenção do imposto, ainda que em um
único mês do ano calendário
Beneficiários de trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano
calendário for igual ou superior a R$ 28.559,70
Beneficiários de trabalho sem vínculo empregatício, de aluguéis e de
royalties acima de R$ 6 mil, pagos durante o ano calendário, ainda que
não tenham sofrido retenção do imposto sobre a renda
Beneficiários de dividendos e lucros, pagos a partir de 1996, e de valores
pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno porte,
exceto pró-labore e aluguéis, quando o valor total anual pago for igual ou
superior a R$ 28.559,70
Beneficiários de pagamentos de pensão, aposentadoria ou reforma,
isentos de IRRF devido à moléstia grave, cujo total anual tenha sido igual
ou superior a R$ 28.559,70
Beneficiários de pagamentos, créditos, entregas ou remessas a
residentes e domiciliados no exterior, mesmo que não tenha ocorrido a
retenção do imposto
Beneficiários de pagamentos a planos de assistência médica (plano
coletivo empresarial)
O prazo para entregar a DIRF costuma ser o último dia útil do mês de fevereiro
do ano posterior ao das informações a serem declaradas. Por exemplo, para informar
os dados de 2019, o empregador deveria entregar as informações até o dia 28 de
fevereiro de 2020, pois dia 29 de fevereiro foi um sábado (dia não útil). A DIRF é
entregue por meio de um programa disponibilizado pela Receita Federal.
Todas as informações prestadas na DIRF devem ser verdadeiras. Quando uma
fonte pagadora presta informações falsas sobre rendimentos pagos, deduções ou
IRRF, terá que pagar uma multa correspondente a 300% sobre o valor que for
indevidamente utilizável, como redução do imposto a pagar ou aumento do imposto a
restituir ou a compensar, independentemente de outras penalidades administrativas ou
criminais.
Para obter mais informações sobre a DIRF, você pode pesquisar algumas fontes:
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Manual do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Mafon)
Instrução Normativa RFB n.º 1.671, de 22 de novembro de 2016
Ato Declaratório Executivo Cofins n.º 90, de 25 de novembro de 2016
Suporte DIRF
RAIS
A declaração da RAIS deve ser transmitida pela Internet utilizando o aplicativo
disponibilizado pelo governo no prazo a contar do mês de janeiro, e na declaração
deve constar a movimentação dos trabalhadores admitidos e demitidos durante o ano
anterior. Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para
atendimento das necessidades de (BRASIL, 2015):
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma declaração que tem como
objetivo coletar dados sobre as atividades trabalhistas e sobre o mercado de trabalho,
para fornecer subsídios às entidades governamentais para elaboração de estatísticas
sobre os trabalhadores e os trabalhos que exercem. Toda empresa deve fornecer
informações sobre cada um de seus colaboradores ao Ministério do Trabalho e
Previdência por meio da RAIS.
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Legislação da nacionalização do trabalho
Controle dos registros do FGTS
Sistemas de arrecadação e de concessão e benefícios previdenciários
Estudos técnicos de natureza estatística e atuarial
Identificação do trabalhador com direito ao abono salarial de PIS/Pasep
(Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do
Servidor Público)
Por conta do eSocial, as empresas que estão inseridas no sistema não precisam
entregar a RAIS, conforme consta na Portaria n.º 1.127/2019 da Secretaria Especial de
Previdência e Trabalho. As demais devem entregar a RAIS.
No entanto, os estabelecimentos inscritos no Cadastro Nacional da Pessoa
Jurídica (CNPJ) que não mantiveram empregados ou permaneceram inativos no ano
vigente devem entregar a RAIS negativa. Nesse caso, são fornecidos somente dados
do estabelecimento cadastrado no CNPJ.
É necessário estar atento a possíveis erros no momento de fazer a declaração da
RAIS, pois é muito comum a inserção de informações equivocadas.
Por isso, é indispensável estar atento às solicitações do Ministério do Trabalho e
Previdência. Informações falsas têm como consequência penalizações. A omissão de
dados ou mesmo a não entrega da RAIS gera multa. O valor da multa varia de acordo
com a quantidade de informações omitidas ou erradas, a quantidade de funcionários
da empresa e o tempo de atraso na entrega da RAIS.
Caso haja erro(s) na declaração da RAIS, é possível fazer uma retificação. O
empregador poderá acessar o programa da RAIS para realizar as correções. Na
declaração em que serão feitas as correções, devem ser gravados somente os
empregados que foram corrigidos. Os empregados já declarados corretamente não
devem constar na retificação para evitar duplicidade. Para incluir empregados omitidos
na declaração anterior, o empregador deve gerar uma nova declaração de RAIS
informando apenas os empregados que foram omitidos anteriormente.
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A empresa deve estar atenta aos prazos de entrega da RAIS estipulados pelo
Ministério da Economia. Ele disponibiliza um programa específico para entregar o
documento (RAIS).
Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de
imposto de renda na fonte (informe de rendimento)
O empregador deve registrar, no informe de rendimentos, todas as informações
referentes às retenções que ocorreram na folha de pagamento do trabalhador
mediante o envio da DIRF. O informe de rendimentos deve ser entregue ao trabalhador
até o fim do mês de fevereiro do ano posterior. Veja um exemplo de comprovante de
rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda na fonte:
O comprovante de rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda na
fonte é um documento que o empregador deve fornecer a todos os empregados. O
objetivo do informe de rendimentos é que os empregados tenham informações úteis
para realizar a Declaração de Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF).
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Figura 4 – Exemplo de comprovante de rendimentos pagos e de retenção de
imposto de renda na fonte
Fonte: Senac EAD (2020)
Livro de inspeção e fiscalização do trabalho
O livro de inspeção é um livro de registros para fins de auditoria fiscal. É nele que
o auditor fiscal do trabalho registrará a visita à empresa e todas as irregularidades
encontradas.
As micro e pequenas empresas não necessitam ter livro de inspeção. Já as
empresas que contam com mais de um estabelecimento ou filiais devem dispor de um
livro para cada estabelecimento.
O livro deve ser preenchido exclusivamente pelo auditor, anotando os prazos
concedidos, os autos de infração lavrados e as orientações.
Para a empresa, o livro de inspeção serve como uma forma de acompanhamento
para averiguar se as inconformidades encontradas foram corrigidas e se as sugestões
de melhorias são pertinentes. Mesmo as micro e pequenas empresas que não são
obrigadas a manter o livropodem tê-lo com a finalidade de ter um histórico da empresa
organizado.
Antigamente, as empresas deveriam ter um livro físico no estabelecimento ou no
local do trabalho. Entretanto, por meio do Decreto n.º 10.854/2021, o livro se tornou
eletrônico – denominado eLIT (livro de inspeção do trabalho eletrônico) – para todas as
empresas, que tenham ou não empregados, inclusive aos profissionais liberais, às
instituições de beneficência, às associações recreativas ou a outras instituições sem
fins lucrativos que admitirem trabalhadores com vínculo empregatício.
Com isso, o governo tenta simplificar os procedimentos de pagamento de multas
administrativas e obrigações trabalhistas; possibilitar a consulta de informações, desde
que estas não tenham caráter sigiloso, relativas às fiscalizações registradas e ao
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trâmite de processo administrativo trabalhista em que o consulente figure como parte
interessada; registrar os atos de fiscalização e o lançamento dos respectivos
resultados; e cientificar a empresa de atos administrativos, procedimentos
administrativos, medidas de fiscalização e avisos em geral.
Conhecer as obrigações mensais e anuais do empregador é fundamental para
evitar a incidência de multas e ações trabalhistas. Somente conhecendo tais
obrigações é que você, como profissional de contabilidade, poderá auxiliar com
eficácia na elaboração da folha de pagamento.
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