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Kanban
O que é e como 
implementar em sua equipe
As Origens do Kanban
Na década de 1950, a Toyota estava buscando melhorar a produtividade e eficiência de suas linhas de produção e, com isso,
diminuir os estoques e melhorar a utilização de recursos. Por mais estranho que possa parecer, foi observando a dinâmica dos
supermercados que Taiichi Ohno, criador do Sistema Toyota de Produção e do kanban, idealizou o novo método. Ele achava
muito interessante o fato de os clientes sempre terem à sua disposição nas prateleiras os itens que necessitavam, na
quantidade que precisavam. Além disso, o repositor repunha a mercadoria conforme ela ia sendo consumida, mantendo a
prateleira sempre abastecida.
O seu desejo era que na sua fábrica a dinâmica também ocorresse dessa forma, a produção ou movimentação somente
ocorresse quando fosse necessária. Assim nasceu o kanban que, em outras palavras, dá um “sinal” para que um item seja
produzido ou movimentado. É o que conceitualmente se conhece como produção “puxada”.
Qual a diferença 
entre sistemas 
“puxados” e 
“empurrados”?
Quando um sistema não leva em consideração a demanda
(“empurrado”) parte-se do princípio de que todos devem estar
produzindo o tempo todo, caso contrário estará havendo
desperdício (de capacidade, por exemplo). Mas na realidade pode-
se estar produzindo algo que ficará parado por dias ou semanas
em uma etapa seguinte que não tem o mesmo ritmo ou por falta
de algum componente. Ao mesmo tempo, a matéria-prima, agora
parada na forma de peças em etapas intermediárias, pode fazer
falta para um produto que está sendo demandado. Ou seja, o que
parecia estar acelerando a produção na verdade só fez aumentar
o estoque de semiacabados.
Por outro lado, em um sistema “puxado” enquanto não houver
necessidade (demanda) a produção ou movimentação não será
realizada. É necessário que exista alguma sinalização de que
aquela atividade de fato se faz necessária naquele momento
como um cartão kanban, por exemplo.
Com o passar do tempo e o sucesso alcançado pelas áreas de desenvolvimento de
software na utilização do Kanban, outros setores também têm se beneficiado dos
ganhos que ele proporciona. Sempre que se tem fluxos de trabalho sequenciais e
cadeias de valor pode-se empregar o Kanban e conseguir benefícios ao aplicá-lo.
Frequentemente existirão oportunidades para encontrar desperdícios e gerar ganhos
ao tornar os fluxos visíveis e controlados.
Ao Desenvolvimento de Software e Além
Como foi que o kanban saiu do chão de fábrica e foi parar nas equipes de desenvolvimento de
software, escritórios de projeto, departamentos de compras, dentre outros? Na verdade, não é
exatamente o kanban criado pelo Sr. Ohno que vem sendo utilizado com muito sucesso em
diversas áreas administrativas e em projetos de diversos tipos. Trata-se do Método Kanban
(com K maiúsculo) criado por David J. Anderson. Anderson já utilizava princípios da Teoria das
Restrições com sua equipe de desenvolvimento de software e buscava melhorar seus
resultados. Foi quando combinou as ferramentas que já usava com o kanban original criando o
Método Kanban. Segundo definido pelo próprio Anderson, “trata-se de um método de mudança
evolutivo para monitoramento e melhoria de produção, que utiliza kanban original para auxiliar
na visualização do fluxo e para permitir a criação de um sistema puxado de trabalho”.
Por Dentro de um Sistema Kanban
Mais do que representar o fluxo de
trabalho, o sistema Kanban mapeia a
cadeia de valor, onde unidades de
trabalho vão sendo levadas para a direita
e a cada etapa mais valor é adicionado
até que o processo se conclui. Esse fluxo
de valor pode ser a sequência de
atividades para desenvolvimento de um
produto, para prestação de um serviço
ou desenvolvimento de um aplicativo. É
importante destacar que somente
quando o trabalho ou item chega à
última etapa é que o valor é gerado de
fato para o cliente.
Utilizando como exemplo uma equipe de desenvolvimento de software, teríamos um
quadro semelhante a este:
Por Dentro de um Sistema Kanban
Como se pode perceber, as colunas representam as etapas
do processo de desenvolvimento do software. Os números
que aparecem em cada coluna indicam o limite de atividades
que podem estar naquela etapa (trabalho em progresso).
Falaremos mais sobre isso no tópico “Limitar o trabalho em
andamento (WIP)”.
Se um profissional de desenvolvimento, por exemplo, conclui a
atividade que está “fazendo”, passará o respectivo cartão para
“pronto” ainda dentro da coluna “Desenvolvimento” e poderá
“puxar” a atividade que está na coluna “Design”. Isto só será
possível porque o limite de WIP é 3 e havia apenas duas
atividades nesta etapa:
Kanban com Equipes Distribuídas
Embora seja perfeitamente possível trabalhar
com quadros e cartões físicos com equipes
trabalhando presencialmente e em um mesmo
espaço, isso se torna praticamente impossível
quando os times trabalham remotamente ou em
locais distantes. Para todas estas situações,
ferramentas de gerenciamento de trabalho como o
SoftExpert Kanban tornarão as coisas muito mais
simples. Com ele, independentemente de onde os
recursos estiverem, todos acessarão e interagirão
em um mesmo ambiente colaborativo.
Saiba Mais
https://www.softexpert.com/pt-br/produto/gestao-kanban/
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Quais São Os Princípios Do Método Kanban
O Método Kanban não prescreve práticas específicas a serem seguidas religiosamente, mas oferece princípios que visam melhorar o 
desempenho e reduzir o desperdício de recursos como tempo e dinheiro, eliminando atividades que não agregam valor para a equipe ou para o 
cliente. Vejamos quais são eles:
Comece pelo que você já tem. O Método Kanban é evolutivo e não
revolucionário. Aplique o método sobre o que você já está usando e não
tente mudar tudo logo no início. Como haverá mais visibilidade, os
problemas naturalmente começarão a aparecer e as oportunidades de
melhoria também. Desta forma a resistência das pessoas à mudança
também será menor.
Busque mudanças evolutivas e incrementais. Continuando com a
premissa de que o Kanban é evolucionário e não revolucionário, fique
atento às oportunidades de melhoria. Não fique esperando surgir uma
ideia brilhante que mudará todo o processo para agir. Seja curioso e faça
tentativas, experimente! Desconfie do que está estabelecido, do que
“sempre foi assim...”. Qualquer atividade ou documento que puder ser
retirado do processo sem prejuízo para o produto final significará ganho
e, em última instância, satisfação para o cliente.
Incentive a liderança em todos os níveis. Ao deixar as atividades e fluxos
expostos, o Kanban naturalmente vai incentivar as pessoas a pensarem
sobre os seus problemas do dia a dia e possibilidades de melhoria. É
importante que elas sejam incentivadas a buscar e divulgar ideias para
melhorar o processo. Os integrantes da equipe devem se sentir
empoderados e encorajados e terem atitudes de donos.
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2
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Respeite o atual processo, papéis, responsabilidades e títulos. Qualquer
mudança profunda em processo ou estrutura da organização certamente
geraria custo e resistência à implementação. Mesmo que esta estrutura
cause entraves, é preciso levar em conta que foi com ela que a organização
trabalhou até então e as melhorias podem ser incrementais a partir deste
ponto. Respeito a esta estrutura pode significar receber apoio ao mesmo
tempo que tranquiliza os que temem as mudanças.
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Aplicar o Kanban significa tornar visível o seu trabalho, limitar a quantidade de atividades em andamento e maximizar a eficiência do fluxo 
atual. Com ele, a pergunta "com o que você está trabalhando" não precisa existir, já que o Kanban permite que qualquer pessoa saiba o que 
cada membro da equipe está fazendo a qualquer momento. O método vai muito além de um quadro com cartões e, mesmo sendo 
totalmente adaptativo, possui algumas boas práticas importantes a serem seguidas:
AsPrincipais Práticas Do Método Kanban
Visualizar o fluxo de trabalho
Uma das grandes “sacadas” do Kanban é a de
materializar coisas intangíveis como filas de
trabalho intelectual. Em uma fábrica não é difícil
perceber os estoques se avolumando diante de uma
estação de trabalho. Mas como tornar visível que
diversos chamados em um serviço de atendimento
foram lidos, mas somente metade deles foi
respondida? Como saber a quantidade de
funcionalidades de um sistema em desenvolvimento
foi iniciada, mas não terminada? Seja com um
quadro físico ou eletrônico, o Kanban expõe e deixa
à mostra toda essa realidade.
Limitar o trabalho em andamento 
(WIP)
A quantidade de trabalho que está sendo
executada pela equipe (Work in process –
WIP) deve ser limitada para evitar os efeitos
indesejados do excesso de atividades em
execução. Estima-se que ocorra uma perda
de tempo de até 20% cada vez que se para
uma atividade inacabada e se inicia outra.
Ao se limitar a quantidade de tarefas que
podem estar em andamento incentivam-se
as pessoas a encontrar formas de melhorar
o fluxo e torna-lo o mais contínuo possível.
Gerenciar o fluxo
(Entregar frequentemente)
O Método Kanban preconiza a otimização
do sistema todo e não de suas partes. De
nada adiantará otimizarmos o trabalho de
uma etapa (de um desenvolvedor, por
exemplo) se isso não resultar em um
volume maior de entregas no final do
processo. E normalmente ocorre o oposto,
já que foi despendida atenção e energia
para melhorar apenas um ponto enquanto
os demais possivelmente estavam
passando por dificuldades.
As Principais Práticas Do Método Kanban
Tornar as políticas de processos 
explícitas
Significa registrar e deixar acessível a
todos as regras que regem o processo de
trabalho. Todos devem conhecer e
entender como funciona o quadro, o
significado das colunas e o que deve ser
colocado em cada uma delas. Qual a
quantidade limite de atividades em
processamento em cada etapa? O que
fazer se ocorrer um impedimento e uma
atividade precisar ser interrompida? Essas
definições devem estar claras e disponíveis
a todos.
Implemente ciclos de feedback 
(comunicação)
O processo de evolução pressupõe que a
comunicação flua nos dois sentidos. É
importante conseguir identificar se o que foi
produzido está de acordo com as expectativas
do cliente ou usuário final. Para isso, institua
ciclos de feedback onde os clientes e os
membros da equipe tenham oportunidade de
contribuir na validação das entregas
contribuindo, desta forma, para mitigar riscos e
antecipar problemas de qualidade. Nestes
momentos deve ser avaliado o andamento das
atividades do período, as lições aprendidas e o
que se pode fazer a partir disso.
Melhore colaborativamente
Com o aumento da visibilidade é preciso
estar pronto para melhorias. Os
problemas e gargalos ficarão mais
evidentes e será natural que eles virem
assunto. É importante estabelecer um
processo de melhoria colaborativa que
possa catalisar estes descontentamentos
e conduza o grupo para um entendimento
das dificuldades e, a partir delas, possa
propor melhorias.
Ainda mais visibilidade: Indicadores
Este gráfico apresenta diariamente o comportamento
do fluxo. Em condições ideais as áreas devem evoluir de
forma estável. Se uma delas começar a evoluir mais
acentuadamente do que as demais, deve estar havendo
alguma distorção no processo. Por exemplo, se “In
progress” começar a formar uma “rampa” e abrir em
relação às demais, significa que está entrando mais
trabalho do que a equipe está conseguindo processar.
Então é preciso verificar o volume de trabalho que está
sendo planejado. Saiba Mais
Diagrama de Fluxo Cumulativo (CFD)
O Kanban é bastante rico em indicadores que auxiliam na evolução do desempenho e ajudam a encontrar os pontos de melhoria. Todos eles
podem ser calculados e extraídos a partir de registros manuais e quadros físicos, mas com o uso de soluções modernas como o SoftExpert
Kanban indicadores e gráficos podem ser gerados automaticamente a qualquer momento. Vamos destacar os principais:
https://www.softexpert.com/pt-br/produto/gestao-kanban/
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Ainda mais visibilidade: Indicadores
Representa a média em dias que um
trabalho leva para ficar pronto desde
que começa a ser processado. O eixo
horizontal “X” representa as semanas
nas quais o sistema vem sendo medido
e no eixo vertical “Y” temos a
quantidade média de dias. Ao longo da
curva temos os pontos com a média de
dias que os trabalhos levaram para ser
concluídos. Saiba Mais
Lead Time médio por período
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Ainda mais visibilidade: Indicadores
Histograma de Lead Time
Saiba Mais
Com este gráfico é possível ver rapidamente com quantos dias
ocorrem a maior parte das entregas. Neste exemplo pode-se
verificar que um número expressivo de atividades foi concluído
com apenas um dia (30 trabalhos), seguido por 22 dias com 16
trabalhos. Mas este tipo de gráfico é especialmente útil para
auxiliar na melhoria continua e investigar as exceções. Se você
estiver utilizando uma ferramenta como o SoftExpert Kanban,
bastará utilizar o recurso de drill down para identificar a(s)
atividades(s) que estão com o lead time elevado e investigar as
causas.
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Ainda mais visibilidade: Indicadores
Este gráfico apresenta a quantidade de unidades
de trabalho (atividades) completadas por semana.
Na prática significa a vazão que o sistema está
sendo capaz de processar. Novamente, é
importante utilizar os princípios do Kanban e
buscar as causas que levaram a baixos
desempenhos como o da semana 7, no exemplo
ao lado. Da mesma forma, é sempre bom registrar
aprendizados de períodos vitoriosos como na
semana 8, mas lembrando que, como qualquer
comportamento atípico, deve ser tratado como
exceção para que o excesso de otimismo não
venha a se tornar uma frustração futura, caso o
resultado não se repita.
Saiba Mais
Gráfico de Throughput
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Certifique-se de que todos na equipe estejam familiarizados com os conceitos e princípios que passarão a usar. Se for necessário, transmita os conceitos
básicos do Kanban para que todos possam participar e colaborar desde a fase de elaboração dos elementos básicos. Isso ajudará a formar um espírito de
pertencimento e certamente contribuirá para produzir resultados melhores. Mas esteja preparado para resistências. Nem todos estarão preparados para a
transparência e visibilidade que o Kanban trará. Neste momento será importante lembrar que, independente de método ou ferramenta, a equipe é fundamental.
Tenha em mente que existe a necessidade que o fluxo do processo seja materializado. Não se preocupe em melhorá-lo neste momento, apenas em identificar
as etapas, desde que a demanda chega, quem a recebe, de que forma e por quais atividades o trabalho passa até ficar pronto. Neste levantamento é importante
você também registrar com que frequência as demandas chegam. Tomando como exemplo um processo desenvolvimento de software as etapas poderiam
ser as seguintes:
Aqui fica a lista de coisas que
podem ser executadas, ainda
sem um responsável definido.
Atividades que estão em elaboração
pelos técnicos de desenvolvimento. É
interessante que seja subdividida em
duas subcolunas “fazendo” e “feito”
para que se saiba melhor como está o
andamento do trabalho.
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Como iniciar a Implantação do Kanban na sua Equipe
Os trabalhos terminados pelos
técnicos de desenvolvimentos são
puxados para a etapa de testes. Da
mesma forma que a anterior, esta
etapa também deve ser subdividida
em “fazendo” e “feito”.
Concluídas todas as etapas o trabalho já está
com todo o seu valor agregado e pronto para ser
entregue. Mesmo sem ter uma função prática à
primeira vista, é relevante manter os trabalhos
concluídos por um período determinado para que
visualmentese tenha noção do volume de
trabalho produzido.
Backlog (a fazer): Desenvolvimento (doing): Testes (doing): Pronto (done):
1 Preparar a equipe
2 Mapear o processo
Certifique-se de que todos na equipe estejam familiarizados com os conceitos e princípios que passarão a usar. Se for necessário, transmita os conceitos
básicos do Kanban para que todos possam participar e colaborar desde a fase de elaboração dos elementos básicos. Isso ajudará a formar um espírito de
pertencimento e certamente contribuirá para produzir resultados melhores. Mas esteja preparado para resistências. Nem todos estarão preparados para a
transparência e visibilidade que o Kanban trará. Neste momento será importante lembrar que, independente de método ou ferramenta, a equipe é fundamental.
Como já vimos, o Kanban é um método cuja essência é a evolução. Com o sistema em funcionamento naturalmente as oportunidades de melhoria surgirão.
Utilize os gráficos e indicadores para evidenciar os pontos mais frágeis e invista em experimentações para alcançar novos patamares.
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Como iniciar a Implantação do Kanban na sua Equipe
3 Detalhar o que será controlado
4 Medir e Melhorar continuamente
Responsável
Tipo
Indicativo de 
prioridade
Gestão simplificada de atividades
O SoftExpert Suite conta com ferramentas 
intuitivas e especializadas no gerenciamento 
de atividades. 
Com recursos que possibilitam o trabalho 
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unificados ou distribuídos geograficamente, a 
solução potencializa os resultados do Método 
Kanban.
Alcance seus objetivos e publique 
facilmente as informações dos seus projetos.
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A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão, fornecendo
softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade
regulamentar e governança corporativa.
Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao
redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes
e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios,
serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo,
serviços, dentre outros.
Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece
serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o
intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus
investimentos.
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SoftExpert Excellence Suite
O SoftExpert Excellence Suite é uma a 
solução que atende de forma colaborativa 
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no desempenho organizacional.
Os componentes do SoftExpert Excellence 
Suite podem ser implementados à medida que 
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a incorporação de novas funcionalidades.
Em qualquer cenário, somente uma 
plataforma completa e integrada permitirá que 
todas estas iniciativas estejam interconectadas 
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acelerado da SoftExpert é sem dúvida a sua 
marca global. Com sua extensa rede de 
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desenvolve suas operações em todos os 
continentes oferecendo serviços 
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realidade específica de cada região.
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