Controle de Acesso em Eventos

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Secretariado Controle de acesso: tipos, lista de convidados e conduta profissional Em grande parte dos eventos é preciso fazer um controle tanto de convidados quanto do acesso ao Esse processo de controle é importante por vários motivos: Planejamento do número de convidados Segurança Mensuração do número de participantes Acesso restrito para os convidados do evento Planejamento de serviço de copa Planejamento do número do staff (pessoas que trabalharão no evento) etc. Existem aspectos a serem observados em relação à segurança dos participantes do evento. Esses aspectos estão diretamente relacionados com o controle de todas as pessoas desde a entrada, que pode ser uma portaria ou recepção, até todas as dependências que farão parte do evento. Além disso, é importante ressaltar que, em eventos em que participem pessoas públicas como governantes, celebridades e pessoas que precisem de segurança pessoal, é imprescindível esse cuidado. Imagine que você trabalha em uma empresa pública e estará dando suporte ao seu gestor durante um evento em que estará presente o prefeito de sua cidade. Geralmente, quando há a participação de figuras públicas, como políticos, faz-se uma reunião com a equipe de segurança do político para verificar todas as questões que devem ser observadas no momento do evento e para realizar as adequações necessárias a fim de que o político esteja presente no evento sem correr riscos. Portanto, tenha sempre atenção com o protocolo de recepção dessas pessoas públicas. Outra questão ligada à segurança e ao controle de acesso ao evento é o momento da realização de carga e descarga de veículos que levam ou buscam materiais no local do evento. Também deve ser feito um monitoramento no estacionamento do local do evento, tanto no momento da entrada no evento quanto durante o evento. Os automóveis, então, devem ser devidamente guardados por profissionais. Ainda em relação ao controle de acesso, deve-se ter o cuidado de testar todos os sistemas e equipamentos que vão controlar o acesso, garantindo a segurança de todos os presentes.Para realizar o acesso na portaria do evento, será necessário o uso de instrumentos que permitam a identificação de pessoas e automóveis que estão acessando o local do evento, além de verificar os horários que estes entraram e saíram do evento, bem como a razão pela qual essas pessoas ingressaram no local do evento. É importante lembrar que os profissionais que realizarem a segurança devem ser pessoas discretas e reservadas, principalmente quando houver ocorrências em sua área de ação durante o trabalho. De acordo com Zanella (2003, p. 109), deve haver um regulamento de entrada e saída de pessoas nas dependências do evento, e esse regulamento deve ter fundamento nas seguintes disposições: Controle e segurança de todas as pessoas que transitam na portaria Controle de qualquer material ou equipamento que saia do local do evento Acesso somente a funcionários de empresas terceiras, mediante autorização Tendo em vista as questões tratadas, você verá a seguir como profissional técnico em secretariado pode fazer para planejar esse controle de acesso dos convidados ou participantes do evento. Por isso, serão apresentados tipos de controle, como elaborar uma lista de convidados, bem como deve ser a conduta profissional do staff com os convidados.Tipos de controle de acesso Para controlar o acesso dos participantes em um evento, muitas vezes é necessário utilizar alguns equipamentos que evitem que qualquer pessoa acesse local sem o devido credenciamento. Esses equipamentos podem ser utilizados de acordo com o tipo e o público do evento. Por exemplo, se você trabalha em uma empresa que vai realizar um grande evento, no qual o público vai ser diversificado, é importante que se tomem medidas de segurança. Portanto, se é um grande público cujas pessoas não são conhecidas, é mais seguro utilizar catracas para a liberação da entrada. Porém, se você vai dar o apoio a um evento para convidados conhecidos, não será necessária a colocação de catracas, bastando a confirmação na lista, ou, em alguns casos, a utilização de pulseiras e crachás que comprovem que a pessoa faz parte dos convidados. Observe a seguir alguns tipos de controle que podem ser utilizados e quais os eventos mais apropriados para cada tipo. Catracas A catraca é um equipamento mais robusto, muito utilizado em shows, em estádios e em eventos que comportam um grande número de pessoas. Um exemplo são os eventos nos quais se compram ingressos e o controle também é feito por meio desses ingressos. Sendo assim, existem as catracas que permitem que as pessoas somente sejam liberadas após a apresentação do ingresso. Figura 1 Catraca pedestal comum Além da catraca simples, também existem catracas específicas para cadeirantes, e é necessário que se tenham catracas com essas características para garantir a acessibilidade. Caso não seja possível instalar uma catraca para cadeirantes, é necessário que se tenha um local específico para que os cadeirantes possam acessar o evento, mediante apresentação dos ingressos.Figura 2 Catraca para acesso de cadeirantes Fonte: Dependendo do evento, o controle via catraca vem seguido de uma revista pessoal. Esta revista deve ser realizada, nas pessoas que estão ingressando no local, apenas por homens e mulheres devidamente capacitados. A revista também pode ser considerada um tipo de controle, pois, se houver alguma pessoa portando algum objeto proibido na entrada do evento, essa pessoa poderá ser retirada e não ingressará nas dependências do local. Nesses casos, um controle complementa outro. Leitores de códigos de barras e leitores de QR Code Outro tipo de controle que pode ser utilizado é o leitor de código de barras ou leitor de QR Code ("código de resposta rápida"). Para esses casos, é importante ressaltar que os participantes do evento somente vão ingressar no local se estiverem portando ingresso ou o convite do evento. Sendo assim, haverá um grupo de pessoas que fará a validação desses tickets para que os participantes possam entrar nas dependências do local. Esse tipo de controle também é muito utilizado em grandes eventos ou em eventos em que haja a necessidade de contabilizar o número de participantes, e essa é uma forma de mensurar quantas pessoas ingressaram no local. leitor de código de barras pode ser manual ou fixo. Para os leitores manuais, será necessário que tenha uma pessoa que faça manuseio desse equipamento.Figura 3 - Leitor de código de barras manual Em relação aos leitores fixos, eles podem ser fixados nas catracas ou podem já vir acoplados a elas. Nesses casos, pode haver apenas um responsável por várias catracas, o qual controlará e observará se algum participante precisará de auxílio para acessar o código de barras. bematech Figura 4 - Leitor de código de barras fixo Muito parecidos com o leitor de código de barras fixo há os leitores de QR Code, que também têm mesmo formato e são acoplados às catracas. Vale salientar que a leitura dos QR Codes também pode ser realizada por aparelhos celulares ou tablets, com a aproximação das câmeras destes aparelhos.Figura 5 Leitor de QR Code Fonte: Pulseiras As pulseiras podem ser utilizadas sozinhas ou como complemento de algum equipamento de controle. Geralmente são utilizadas quando existem diversas dependências no local do evento e as pessoas transitarão por esses locais. As pulseiras também são muito utilizadas quando um evento tem duração de mais de um dia, portanto, as pessoas que já foram credenciadas no primeiro dia do evento apenas apresentam as pulseiras nos dias seguintes. É importante salientar que as pulseiras também podem restringir o acesso a algumas áreas do evento, pois podem existir espaços distintos e somente algumas pessoas poderão acessar todos os espaços, restringindo o acesso a outros locais. Por exemplo, se um participante adquiriu um acesso VIP, provavelmente pagou mais caro por esse tipo de acesso. Portanto, esse participante terá maior acesso do que aquele que adquiriu um acesso mais barato. Esse controle é feito por meio de cores das pulseiras. A restrição indicada por cores das pulseiras é muito comum em festas, por exemplo. Desta fora, se você estiver no apoio de uma festa promovida por sua empresa e essa festa tiver locais distintos, você pode utilizar essa prática das diferentes cores de pulseiras, caso seja necessário.COO Figura 6 - Pulseiras para controle de acesso Fonte: Crachás Assim como as pulseiras, os crachás também são acessórios utilizados como controle de acesso a algumas dependências do evento. Os crachás podem ser utilizados pela equipe organizadora, bem como por fornecedores e demais colaboradores que precisarem ingressar no local para prestar algum serviço. Nesses casos, podem ser utilizados crachás nos mesmos moldes de crachás corporativos, pois estes geralmente têm código de barras que podem ser lidos no acesso. Além disso, são crachás em material mais resistente, e possibilita que o staff possa realizar atividades mais operacionais sem Dr. Camila Sanches / pro Genomics Figura 7 - Crachá de identificação de colaborador evento Fonte:Em muitos eventos, os participantes também fazem uso do crachá, pois ele identifica a pessoa e a empresa na qual ela trabalha. Imagine uma grande feira que sua empresa esteja promovendo com a participação de diversas outras empresas. É necessário identificar as pessoas que ali estão, pois uma feira é um local para se fazer muitos negócios e fechar parcerias. Portanto, fica mais fácil visualizar os nomes dos participantes e de suas empresas no momento em que estão portando crachás. Além disso, as pessoas que estiverem com esse acessório também estão habilitadas para realizar o acesso às dependências da feira, pois se entende que já foram devidamente credenciadas e estão participando do evento. CRACHÁ 96x145mm Figura 8 Crachá credencial para participantes do evento Fonte: Em alguns eventos, existe a utilização dos dois tipos de controle, a pulseira e o crachá, mas isso vai depender do objetivo do evento, pois cada um dos acessórios pode ter definição diferente. Por exemplo, em algumas feiras ou congressos, existem participantes que não são expositores e apenas visitarão a feira, sem ingressar no auditório para assistir às palestras do congresso. Há, porém, outros participantes e inclusive os expositores, que se envolverão tanto na feira quanto nas palestras. Nesses casos, é possível que todos estejam utilizando o crachá, porém aqueles que participam dos dois eventos devem ter uma pulseira para possibilitar acesso ao congresso. Por isso, é importante que você, como futuro profissional de secretariado, tenha esse conhecimento para, quando for necessário participar da organização de um evento, possa entender essas diferenças. Além disso, a organização dos eventos deve planejar os tipos de acesso, garantindo as distinções daqueles que participarão parcialmente do evento e dos que pagaram pela participação integral. Os crachás são disponibilizados no momento do credenciamento, em que as pessoas se identificam para recebê-lo. Algumas organizações de eventos, inclusive, disponibilizam pequenas impressoras de etiquetas para reproduzirem a etiqueta com o nome dos participantes. Se não houver impressoras, é possível já deixar os crachás com os nomes, porém poderá se despender tempo procurando o nome do participante. Além disso, caso o participante não vá ao evento, esse material será descartado, o que não é positivo sob o aspecto da sustentabilidade.Sendo assim, é preciso ter uma organização bem assertiva que evite desperdícios e facilite acesso do participante no momento do evento. Portanto, tenha sempre atenção em todos os detalhes que podem fazer muita diferença, e esses detalhes devem constar no planejamento que será feito antes do evento. Detectores de objetos de metais Outro tipo de equipamento que é utilizado no momento do controle de acesso são os detectores de metais. Assim como a catraca, esses equipamentos devem ser utilizados em grandes eventos, quando há um número de pessoas no qual é mais difícil fazer o controle ou a revista. Esses detectores também podem ser utilizados junto com a revista pessoal para que se tenha total segurança de que não vão ingressar armas junto aos participantes do evento. Figura 9 - Detector de metais Fonte: Lista de convidadosA lista de convidados é uma forma de controlar o acesso das pessoas que vão participar do evento. Quando se trata de um evento corporativo, como uma festa, uma inauguração ou uma recepção, por exemplo, é importante fazer o planejamento desta lista, para que esta esteja organizada e de fácil verificação dos nomes dos convidados. No caso de uma festa da empresa, é preciso verificar se os participantes estarão acompanhados, pois, se houver acompanhantes, é importante que se tenha nomes destes na lista, ao lado do nome do convidado. Isso garante que somente as pessoas convidadas e seus acompanhantes ingressarão na festa. No momento de receber os convidados para verificar nome na lista, se o evento tiver muitos convidados, é interessante que se tenha mais de uma lista para que a fila na recepção do evento não fique muito extensa. Nesse caso, é possível dividir as listas por ordem alfabética e dividi-las de acordo com o número dos convidados, para que fique mais dinâmica a entrada no evento. Veja a seguir um exemplo: Lista de convidados separas por ordem alfabética LETRAS J-P LETRAS A-I LETRAS Q-Z Fonte: autor As listas mostradas ainda estão no formato para impressão, no caso de o evento não ter ingressos com códigos de barras ou QR Code. Portanto, participante pode chegar com a inscrição no celular ou impressa e mostrar no momento do credenciamento. Mesmo com toda a tecnologia que existe, ainda são utilizadas listas impressas. Esse tipo de lista também pode ser utilizado para eventos como congressos e feiras, nos quais existe um horário para realizar credenciamento e as pessoas podem chegar juntas. Portanto, para evitar filas, também é utilizado esse formato de lista. Entretanto, no caso desses eventos, em que, geralmente, são entregues materiais aos participantes, é possível ampliar o número das listas, observando as letras que mais têm nomes de participantes para deixá-las separadas.Veja a seguir um modelo de guichê de credenciamento em eventos: A E F J K - N 0 - R S - Z Figura 10 Guichê de credenciamento Fonte: Adaptado de Ainda em relação aos eventos corporativos, você pode estar se perguntando: como fazer uma lista de convidados? Por onde começar? Muitas vezes, considera-se um pouco complicado elaborar uma lista, mas saiba que não é difícil, até porque tudo vai depender do tipo de evento que sua empresa vai realizar. Lembre-se: os eventos têm um objetivo para acontecer, então, você já pode ter uma ideia, meio desses objetivos, de quem convidar. Por isso, o planejamento do evento é importante. Então, imagine que haverá a inauguração de uma nova filial da empresa para qual você trabalha. Nesse evento, será realizado um coquetel de inauguração, e o espaço para esse coquetel será o saguão desta nova filial. Sendo assim, você tem que considerar convidar os dirigentes das demais filiais da empresa, bem como os principais clientes e fornecedores. ADSÉ importante ressaltar que você, como profissional de secretariado, estará prestando um suporte a sua liderança no planejamento do evento. Então, quem deverá definir ou decidir quem serão os convidados é a sua gestão. Para esse evento, você tem duas possibilidades: 1. Conversar com sua liderança e já fazer um prévio rascunho de quem serão os convidados. Nesse caso, pode dividir por filiais, clientes e fornecedores. 2. Elaborar um rascunho com a lista de nomes dos possíveis convidados e apresentar para sua liderança a fim de que ela valide essa lista. Estas possibilidades deverão se adequar ao tipo de liderança que você tenha, pois, alguns gestores preferem participar ativamente do planejamento do evento, enquanto outros delegam ao profissional de secretariado que faça o planejamento. Porém, é importante que sempre haja uma validação da sua gestão. Mesmo que você faça todo o planejamento, agende com sua liderança uma reunião para que mostre o que está sendo planejado e desenvolvido sobre o evento. Tudo isso para evitar possíveis falhas. Se sua gestão validar tudo aquilo que você propuser, você vai trabalhar com mais tranquilidade, sabendo que está no caminho certo. Se sua liderança, entretanto, der a você total liberdade para decidir tudo, é imprescindível que você conheça muito bem quem são os clientes e os fornecedores mais importantes para a empresa. Voltando ao exemplo dado, se o evento for realizado no saguão da nova filial, talvez não tenha espaço para todos os clientes e fornecedores, portanto, você precisará ter certeza de quem vai convidar, ou seja, para quais clientes e fornecedores será mais importante enviar convite. importante é que, no momento de escolher convidados, seja observado o objetivo do evento e quem são as pessoas que precisam estar presentes, pois agregarão valor ao evento. Quando se fala em valor, não é exatamente valor financeiro, mas sim empresas que são verdadeiras parceiras ou futuras parceiras. Estes eventos são ótimas oportunidades para reforçar laços de parceria e promover a empresa para novos clientes. Conduta profissional Para realizar o controle de acesso de participantes em eventos, é importante que as pessoas que vão realizar esse controle tenham uma conduta de respeito e cordialidade com todos. Portanto, no momento de selecionar as pessoas do staff que ficarão na linha de frente, recepcionando os convidados ou realizando o credenciamento no evento, é necessário observar os perfis.Quando se fala em perfil, deve-se pensar nas habilidades ou características emocionais desses colaboradores. Isso porque, se forem escolhidas pessoas que não tenham o perfil de atendimento e não gostem muito de se relacionar com outras pessoas, dificilmente se obterá êxito nessa demanda. Além disso, o perfil das pessoas que terão o primeiro contato com os convidados também deverá seguir a mesma linha a que evento se propõe, ou seja, se for um evento formal, a equipe, além de cordial, deverá ser a mais discreta possível, por exemplo. Se o evento, porém, for uma festa corporativa, essa equipe poderá ser mais extrovertida e comunicativa, pois poderão receber os convidados com mais Se a festa for temática, staff poderá estar caracterizado de acordo com o tema da festa. Os perfis da equipe devem ser observados e bem alinhados no momento do planejamento do seu evento. Entretanto, independentemente do tipo e do objetivo do evento, é imprescindível que todos os colaboradores do evento sejam educados, tratando todos os convidados com respeito e cordialidade. Uma questão à qual se deve ter muita atenção é a necessidade da realização de revistas pessoais na entrada de eventos específicos. Se for este o caso, os profissionais para esta função devem ser devidamente treinados e capacitados. E lembre-se de que deve haver homens e mulheres para realizar a revista no intuito de não constranger nenhum participante do evento. De acordo com Zitta (2014, 160), é necessário ressaltar alguns procedimentos importantes no momento da recepção:Para cada local em que se recepcionará um Deve-se ter uma programação convidado ou participante, é necessário que se bem definida para receber tenha um breve roteiro e um protocolo que participantes, convidados proporcione a sensação de acolhimento a esse e as autoridades, não esquecendo convidado. Essa recepção poderá variar de expositores, os patrocinadores convidado para convidado, pois a organização e os apoiadores do evento. do evento poderá receber pessoas de países e culturas diferentes. Então, é necessário ter muita atenção a essas informações. momento de recepção é quando as pessoas irão sentir "clima" do evento A recepção pode iniciar já e terão noção do que vão no momento de receber as encontrar lá. pessoas em aeroportos, rodoviárias, hotéis, bem como no próprio local do evento. Adaptado de Zitta (2014, p. 160). Além das questões citadas, é preciso ter atitudes assertivas no momento de recepcionar os convidados no evento, como, por exemplo, demonstrar satisfação e profissionalismo ao receber as pessoas. Imagine se algum colaborador estiver desanimando no momento de receber as pessoas. Por mais que este colaborador seja educado, vai transparecer que não está com vontade de estar lá naquele momento e vai causar uma péssima impressão. Por isso, pessoas mais dinâmicas e alegres podem ser selecionadas para realizar essa atividade. Um perfil bem importante para a conduta profissional é a proatividade. Pessoas proativas são mais adequadas para estarem na linha de frente dos eventos, pois podem ficar responsáveis por algumas atividades. Geralmente, quando há uma recepção, são necessárias outras pessoas que também ajudem na supervisão de outros trabalhos. Veja a seguir algumas atividades que os profissionais que estão atuando como recepcionistas em eventos podem realizar (Zanella, 2003, 39-40): Verificar as condições de ordem e limpeza das áreas de acesso e circulação de pessoas e veículos Recepcionar os participantes e convidados e realizar os serviços de inscrição e credenciamento dos participantes Entregar ao mestre de cerimônias, antes do início das sessões, a relação de autoridades e convidados especiais Inspecionar as instalações, os móveis e os utensílios dos locais de recepção e atendimento aos participantes Assumir, quando necessário, as funções de mestre de cerimônias nos eventos culturais e sociais, na abertura das sessões e na apresentação dos convidados que constituirão a mesa e dos palestrantes Participar das sessões como coadjuvantes do mestre de cerimônias, colocando-se em lugares estratégicos, como na entrada e ao lado do plenário e nas proximidades da mesa diretora, para o atendimento de eventuais pedidos de providências Observar os casos que exigem atendimento especial, tais como convidados, homenageados, autoridades etc.Auxiliar no plenário a distribuição e o recolhimento das perguntas dos participantes aos apresentantes de temas Dispor de todas as informações referentes ao evento (serviços, locais, horários, preços, telefones, datas, responsáveis pelas operações etc.) Controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas indicadoras instaladas no local Distribuir material didático ou publicitário aos participantes de reuniões, palestras etc. Auxiliar no controle de serviços de coffee break nas reuniões, verificando, em cada intervalo, a temperatura das bebidas para reposição, se for o caso Supervisionar as condições de funcionamento de sistemas de iluminação, som e ventilação Controlar o material e os equipamentos utilizados nas reuniões Zelar pelo atendimento eficiente da mesa principal das reuniões e, em especial, pelo suprimento de água, sucos e café Auxiliar nos trabalhos de entrega de certificados de participação dos cursos, quando necessário Verificar e controlar a programação estabelecida para os acompanhantes dos participantes do evento Controlar a aplicação das normas relativas ao fornecimento e uso dos crachás de identificação pelos participantes Nesse sentido, é possível perceber quantas demandas e quais condutas devem ter os profissionais que estarão trabalhando no momento do controle de acesso, como recepcionistas, por exemplo. Muitas vezes, poderão atuar em mais de uma função e para isso precisam ter preparação, proatividade e dinamismo. Quando se recebe pessoas de outras cidades e outros países, é importante ter a preocupação com essas pessoas no sentido de como será a permanência delas na cidade do evento. Saber se elas ficarão bem hospedadas, caso não tenha sido você que realizou as reservas. Além disso, é de ótimo tom perguntar se elas estão bem instaladas e oferecer um roteiro, mostrando lugares turísticos, restaurantes e shoppings centers, por exemplo. Outra questão bem importante é explicar aos visitantes de outros lugares cuidados que devem ter na cidade, ou seja, alertá-los dos locais aos quais devem dedicar mais atenção, caso pretendam visitar. Mostrar e deixar sempre à disposição toda a programação do evento. É importante que você saiba que, quando as pessoas não estão familiarizadas com o local, todas as informações que você puder fornecer serão muito válidas. Portanto, é preciso informar sobre como será a logística entre os trajetos que as pessoas irão percorrer, quais tipos de condução serão disponibilizados, além de horários e locais em que elas deverão estar de acordo com a programação do evento. Isso tudo deve ficar bem claro para os participantes. Sendo assim, a organização do evento deverá fornecer todas as informações que julgarem pertinentes e contribuam para que os convidados consigam se orientar e se situar na cidade. A conduta profissional do staff que estará recepcionando os convidados e participantes também deve ser observada pelos profissionais que estarão fazendo a segurança do evento. Isso porque esses profissionais também estarão na linha de frente e, muitas vezes, tornam-se referência no momento de algum participante pedir informação.Como essas pessoas estão envolvidas na segurança do evento, além de ter o conhecimento técnico e conhecer toda a estrutura do local, também devem receber um treinamento de atendimento, pois eles estarão igualmente atendendo, direta e indiretamente, os participantes e convidados do evento. A seleção dos perfis e os treinamentos devem estar no planejamento do evento para que sejam realizados mais facilmente dentro do cronograma do evento. Lembre-se de que, além do objetivo, a organização também deve ter previsto o público-alvo do evento. Dentro desse público, você deve sempre incluir as questões de acessibilidade. Sendo assim, deverão ter profissionais que saibam a Língua Brasileira de Sinais para que orientem os participantes surdos e os acompanhem, se for necessário, Todas essas questões fazem parte da conduta profissional, pois todo o staff deve estar preparado para assistir todos os participantes. Então, já no momento do acesso ao evento, deve ser possível perceber aqueles profissionais que estão disponíveis para auxiliar os PCDs (pessoas com deficiência) que estarão participando do evento. Esses profissionais também deverão ser devidamente capacitados a fazerem essa recepção e o auxílio, para que haja sempre disposição, cordialidade e respeito durante o atendimento a todas as pessoas.Quando houver participantes de eventos que também são palestrantes, no caso de congressos, por exemplo, é necessário ter uma conduta que vai além de somente respeito e cordialidade. Para essas pessoas, que também estarão ali fazendo o evento acontecer, é preciso dar todo o suporte no caso de precisarem de algum apoio no momento da palestra ou antes dela. Além disso, esses participantes também devem estar devidamente credenciados e, seu acesso ao local do evento deve ser dinâmico, pois, muitos palestrantes têm agenda cheia e somente participam de algum momento específico do evento. Então, deixar uma equipe com a responsabilidade de dar total suporte a essas pessoas é imprescindível. Neste conhecimento, você percebeu a importância de realizar o controle de acesso nos eventos corporativos, sejam estes grandes ou pequenos. Além disso, você conheceu os tipos de controles que são frequentemente utilizados em eventos, bem como a importância e o modo de fazer uma lista de convidados. Para finalizar, você estudou sobre a conduta dos profissionais que estarão na linha de frente dos eventos e quais os perfis mais adequados para esses profissionais.