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Manual do PIM V Curso Superior de Tecnologia em Secretariado Sumário 1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................... 3 2. OBJETIVOS GERAIS ................................................................................................................. 4 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 5 4. OPERACIONALIZAÇÃO DO RELATÓRIO / ESTUDO DE CASO ....................................... 5 5. COMPETÊNCIAS E HABILIDADES ....................................................................................... 6 6. ESTRUTURA DO RELATÓRIO ................................................................................................ 7 7. METODOLOGIA CIENTÍFICA .................................................................................................. 8 8. DESENVOLVIMENTO DO CONTEÚDO / REDAÇÃO .......................................................... 9 9. DISCIPLINAS DO PIM V .......................................................................................................... 10 10. ITENS AVALIADOS NO PIM ................................................................................................. 14 11. ENVIO DO RELATÓRIO (POSTAGEM) ................................................................................ 16 12. PRAZOS E VALIDAÇÃO DO RECEBIMENTO DO RELATÓRIO...................................... 16 13. DÚVIDAS SOBRE O RELATÓRIO ........................................................................................ 17 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................... 18 ANEXO I – MODELO DE CAPA................................................................................................... 19 ANEXO II – MODELO FOLHA DE ROSTO ................................................................................. 20 3 1. INTRODUÇÃO O PIM (Projeto Integrado Multidisciplinar) assume o objetivo de reforçar a proposta da Universidade Paulista na formação de profissionais com visão gerencial sobre negócios e que estejam aptos à realidade do mercado de trabalho, desenvolvendo a potencialidade e a expressão do aluno, bem como seu conhecimento técnico específico e será apresentado em formato de relatório acadêmico. O PIM é uma concepção de ensino e aprendizagem que pressupõe uma postura metodológica interdisciplinar a ser adotada pela instituição, envolvendo professores e alunos. Tem como objetivo proporcionar uma articulação entre os componentes curriculares que integram os diversos períodos, na perspectiva de contribuir para o exercício da interdisciplinaridade e para a construção da autonomia intelectual dos estudantes, por meio da associação do ensino com a pesquisa, assim como da teoria com a prática. Dessa forma, a implantação de projetos integrados multidisciplinares em todos os períodos do Curso Superior de Tecnologia em Secretariado visa, sobretudo, à inter-relação dos saberes desenvolvidos no contexto dos componentes curriculares em cada período letivo, contribuindo para a construção da autonomia intelectual dos alunos mediante a construção da unidade ensino-pesquisa, assim como desenvolver e/ou aprofundar o sentido da responsabilidade social e profissional, uma vez que estes relatórios estarão vinculados à busca de soluções para as questões locais, regionais, nacionais, potencializando o uso social das tecnologias. O Curso Superior de Tecnologia em Secretariado decorre de uma demanda por profissionalização no mercado de trabalho. Essa necessidade, por sua vez, é motivada pelos desafios impostos inerentes à competitividade presente nos diversos setores produtivos da economia brasileira. Dentro desse contexto, objetiva-se que o profissional de Secretariado seja um profissional capacitado para atuar em nível de assistência e assessoria junto a Chefias, Gerentes, Diretores de empresas (privadas), Órgãos e Instituições Públicas, buscando auxiliá-los nos 4 serviços e atividades inerentes à função secretarial. Faz parte do perfil deste profissional desempenhar as principais funções de um secretário, como catalogar arquivos, controlar entrada e saída de documentos, coordenar projetos, elaborar relatórios gerenciais e apresentações, entre outras atividades. Consequentemente, o Projeto Integrado Multidisciplinar tem o propósito, por meio de um estudo de caso, em formato de relatório, de descrever os principais aspectos práticos da profissão de Secretariado, assimilados nas disciplinas envolvidas com o intuito de colocar em prática seu conhecimento técnico para que seja sólido, atual e dinâmico. 2. OBJETIVOS GERAIS A execução coletiva ou individual de relatórios visa contribuir para que o futuro tecnólogo em Secretariado exerça sua profissão de forma competente e inovadora, pois os conhecimentos deixarão de ser vistos de maneira disciplinar e isolada, para serem percebidos por meio de uma perspectiva inter e multidisciplinar. Para tal, os alunos deverão realizar o levantamento das características e das práticas existentes em uma organização e tecer a relação com as teorias desenvolvidas na disciplina. O PIM busca inserir o aluno nas práticas gerenciais fundamentadas nos conhecimentos adquiridos em aula, com caráter prático complementar do processo de ensino aprendizagem a fim de que atue profissionalmente como um agente facilitador das estratégias organizacionais. Para os futuros profissionais, entretanto, essa habilidade somente será viável se houver uma conscientização do real papel do gestor, por meio de uma visão bem delineada da estrutura e dos processos organizacionais. 5 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS São objetivos específicos do PIM: � Desenvolver a experiência da realização de um levantamento das características e das práticas organizacionais de uma empresa, resultando em uma pesquisa conclusiva e suas ponderações. � Proporcionar condições para que o aluno aplique praticamente os conhecimentos teóricos adquiridos, colaborando no processo de ensino-aprendizagem. � Propiciar ao aluno uma visão ampla das dificuldades existentes na implantação, na execução e na avaliação dos modelos administrativos. � Proporcionar condições para que o aluno adquira conhecimento e o aplique em seus relatórios conclusivos, usando as metodologias de produção científica. 4. OPERACIONALIZAÇÃO DO RELATÓRIO / ESTUDO DE CASO A estratégia de investigação adotada no PIM do Curso Superior de Tecnologia em Secretariado consiste em um estudo de caso. Nesse relatório, o aluno pesquisador irá explorar uma empresa, em suas atividades, para gerar suas próprias percepções, análises e conclusões acerca daquela empresa, detalhadas a partir da coleta de dados secundários1 durante o período de pesquisa. As atividades do PIM são desenvolvidas por meio de pesquisa sobre empresas reais previamente selecionadas pelos alunos. O aluno e/ou grupo (composto de até seis pessoas), sendo alunos matriculados no mesmo curso e no mesmo regime de matrícula 1 Uma fonte de dados do tipo secundária em pesquisa consiste, por exemplo, em documentos e gravações que relacionam e/ou discutem informações que foram originalmente apresentadas em outros lugares (por exemplo: sites e revistas). A fonte secundária se diferencia da fonte primária pelo fato de que não se trata de uma fonte original da informação a ser discutida e analisada. 6 deverá escolher uma empresa real para realização do relatório. Deverão ser privilegiadas empresas que estejam “abertas” à atitude empreendedora. Recomenda-se que sejam escolhidas as empresas de capital aberto ou que disponibilizem as informações necessárias para o relatório proposto, não havendo restrição quanto ao ramo de negócios. É fundamental observar que tal escolha é determinante daqualidade do relatório a ser realizado. Uma escolha inadequada poderá terminar em perda de tempo e resultados negativos para o relatório em si. O desenvolvimento do relatório ficará sob a orientação de um professor, que a realizará via fórum de discussão. 5. COMPETÊNCIAS E HABILIDADES Para consolidar o seu conhecimento até aqui e dominar as habilidades necessárias para seu desenvolvimento profissional, no PIM V você terá a oportunidade de praticar algumas competências inerentes à formação do profissional de secretariado, as quais estão baseadas no contexto das disciplinas Gestão de Processos, Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos e Arquivos. Estas competências e habilidades são: � Arquivamento de forma adequada dos diferentes tipos de documentos. � Capacidade de contextualização. � Conhecimento estratégico e assertividade. � Desenvolvimento por meio de senso crítico. � Gerenciamento de informações. � Habilidade em trabalho integrado e em equipe com desenvolvimento pessoal. � Identificação de problemas e soluções. � Identificação, seleção, comunicação e utilização das informações necessárias ao processo de gestão empresarial. 7 � Orientação focada nos resultados por meio da visão dos processos. � Senso de metodologia e organização. � Visão sistêmica dos processos organizacionais. 6. ESTRUTURA DO RELATÓRIO Para apoio ao desenvolvimento do relatório estão disponíveis no AVA os seguintes materiais: � Videoaulas, que terão como foco a preparação de um relatório escrito claro e persuasivo. � Livros-textos das disciplinas envolvidas e slides para embasamento teórico. � Um guia com normas da ABNT (guia de normalização para apresentação de trabalhos acadêmicos). � Perguntas frequentes. � Manual de desenvolvimento. � Videoaulas sobre a ABNT. No desenvolvimento teórico, o aluno também poderá pesquisar diferentes fontes, dissertações e teses constantes em bibliotecas digitais de livre acesso, como SciELO, ferramentas de pesquisas acadêmicas especializadas, como o Google Acadêmico e na biblioteca oferecida pela Instituição. 8 7. METODOLOGIA CIENTÍFICA O relatório deverá ser realizado rigorosamente dentro dos conceitos de metodologia científica. Seguem sugestões de consulta: � Consultar na Biblioteca Virtual ou na Minha Biblioteca os livros disponíveis sobre metodologia científica. � Assistir às teleaulas disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem em Meus Conteúdos Acadêmicos no módulo: Normas ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Também está disponível nesse módulo o Guia de Normalização para Apresentação de Trabalhos Acadêmicos. O relatório deve ser construído com embasamento teórico (consulta bibliográfica) consistente e comprovado, a fim de facilitar a interpretação e a avaliação das informações obtidas, como também a análise. Outro objetivo importante da disciplina PIM é desenvolver a habilidade do pesquisador, no caso, o aluno, em explorar as partes do desenvolvimento do relatório em sua estrutura, seguindo um roteiro para a digitação dos relatórios. Os aspectos gerais do relatório como: tipografia e tamanho de fonte, posição e formato de títulos e sequência das partes integrantes do relatório devem ser realizados de acordo com as diretrizes descritas no documento Guia de Normalização para Apresentação de Trabalhos Acadêmicos. Esse guia está baseado nas normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT (agência reguladora e normatizadora de publicações técnicas no Brasil). Cabe ressaltar que, conforme a NBR 14724:2002, “o relatório gráfico é de responsabilidade do autor do relatório”. Todavia, os elementos que são normatizados deverão ser atendidos. 9 8. DESENVOLVIMENTO DO CONTEÚDO / REDAÇÃO Recomenda-se que a redação seja formal, caracterizada pelo texto dissertativo (terceira pessoa do singular ou plural), valorize a originalidade do texto e a fundamentação teórica, ou seja, preocupe-se em inserir corretamente as citações bibliográficas. A apresentação do relatório realizado deverá conter a seguinte estrutura: � Capa – primeira página do relatório deverá possuir as seguintes informações: nome(s) do(s) autor(es), título e subtítulo, local e ano de depósito (Anexo I). � Folha de rosto – possui as mesmas informações da capa, porém com o acréscimo de uma descrição detalhada sobre a natureza do relatório, isto é, consiste em um breve texto, explicar qual é o tipo do relatório a ser apresentado. (Anexo II – Modelo de Folha de Rosto). � Sumário – é a relação das principais seções do relatório, na ordem em que se sucedem no texto e com indicação da página inicial. As seções do relatório devem ser numeradas em algarismos arábicos. Elementos como listas de figuras, tabelas, abreviaturas, símbolos, resumos e apêndices não devem constar no sumário, mas sim nas listas. A apresentação tipográfica das divisões e das subdivisões no sumário deve ser idêntica à do texto. Para maiores informações, consultar as normas da ABNT. � Introdução – deve conter o objetivo da pesquisa a ser desenvolvida no relatório do Projeto Integrado Multidisciplinar, a metodologia utilizada e uma breve apresentação da empresa selecionada para a investigação (não contar a história da empresa). Ela deve permitir ao leitor um entendimento sucinto da proposta do relatório em pauta e seu contexto, com uma breve e concisa apresentação dos capítulos que fazem parte do relatório, desde a própria introdução até a conclusão. 10 � Desenvolvimento – essa é a maior parte do relatório, deve descrever cada proposta apresentada, fundamentando cada uma delas nos conhecimentos adquiridos nas disciplinas cursadas e identificando as oportunidades de aplicá-los na empresa estudada, lembrando-se de verificar a proposta do PIM. O seu principal objetivo é comunicar ao leitor os resultados da pesquisa de forma lógica, clara e progressivamente ordenada. Nessa etapa deve seguir os tópicos apresentados em cada uma das disciplinas, fazendo sempre enlace da teoria com a prática, ao utilizar citação de autores que confirmem o que diz, criará base para as referências bibliográficas ao final do relatório. � Considerações Finais / Conclusão – descrever sua análise final e pontos preponderantes (positivos e negativos) que levaram sua pesquisa ao êxito. Retomar a proposta inicial (apresentada na introdução) e reafirmar de maneira concisa a ideia principal e os pontos importantes do corpo do relatório. � Referências – citar as fontes de pesquisa (bibliografia nos moldes da ABNT). Observação importante: todos esses itens devem ser contemplados (são obrigatórios). O relatório final deve conter no mínimo 15 e no máximo 20 páginas. 9. DISCIPLINAS DO PIM V Na prática, o aluno pesquisador do relatório de pesquisa PIM V, preferencialmente, deve seguir o seguinte esquema para o uso da teoria em sua pesquisa qualitativa, ou seja, para a devida operacionalização da pesquisa. 11 � Revise a literatura acadêmica sobre os tópicos relacionados à disciplina. � Reúna informações sobre a empresa (utilizando por exemplo: sites, revistas e artigos) e, quando for possível, entreviste os gestores da empresa. � Analise os dados a partir dos temas propostos em cada uma das três disciplinas do relatório. � Busque padrões amplos ou ideias propostas pelos conceitos presentes em cada uma das três disciplinas do relatório. � Faça generalizações a partir da comparação entre as práticas organizacionais observadas e a literatura revisada. As disciplinas que contemplam o PIM V são: � Gestão de Processos. � Gerenciamento da Informação. � Gestão de Documentos e Arquivos. Em seguida será apresentado o roteiro para que o(s) aluno(s) faça(m) a investigação da empresa escolhida. Sendo assim, deve-se coletar na empresa informações sobre cada um destes itens a partir do conhecimento construído em cada disciplina e,após a obtenção das informações, será preciso construir o texto fundamentando-o nas teorias encontradas em suas pesquisas bibliográficas. No desenvolvimento de Gestão de Processos As organizações, em parceria com o secretariado, devem identificar e gerenciar seus processos para agregar valor ao mercado, produtos e estratégias, atendendo às necessidades 12 dos clientes. Um fluxograma bem elaborado permite a integração e análise dos processos, indicando responsabilidades, eficiência e oportunidades de melhoria e inovação. Baseado na empresa objeto de estudo, apresente um fluxograma (pronto) que demonstre: � Identificação das tarefas e de possíveis duplicidades existentes e eliminação de tarefas desnecessárias ou sobrepostas. � Gerenciamento da sequência ideal de execução de processos, atividades e tarefas em ordenação lógica e eficiente. � Visualização holística (sistêmica) dos processos da organização e sua integração. Após apresentar o fluxograma, desenvolva um texto que apresente, brevemente, o parecer do profissional de secretariado em relação à gestão de processos da empresa pesquisada. No desenvolvimento de Gerenciamento da Informação A gestão da informação, em colaboração com o secretariado, facilita o uso eficaz da informação empresarial para tomada de decisões, gerando conhecimentos organizacionais. É essencial conhecer a cultura organizacional para alinhar com a cultura da informação, implementando sistemas integrados e em rede. O processo de gestão das informações inclui percepção, coleta, organização, processamento, comunicação e utilização. Fonte: livro-texto. 13 Analise, dentro da organização em que o PIM está sendo realizado, como é feito o processo de coleta, organização, processamento e utilização da informação. Por exemplo, se a empresa tiver um sistema de SAC e recebe mensagem do cliente, já é uma forma de coleta de informação. A partir daí o aluno poderá explicar como a organização utiliza essas informações. No desenvolvimento de Gestão de Documentos e Arquivos Tomando por base os critérios de classificação e de avaliação de documentos e tabela de temporalidade estudada na disciplina de Gestão de Documentos e Arquivos, desenvolva o que se pede a seguir: 1. Apresente um relatório de criação de uma tabela de temporalidade para uma organização de pequeno ou de médio porte. 2. O relatório deverá apresentar algumas informações da organização, como nome, porte e área de atuação. 3. A tabela de temporalidade deverá observar o prazo de guarda considerando o tempo de uso dos documentos pela empresa, assim como a sua destinação final. Deverá conter cinco colunas: item documental, ciclo de vida, frequência de uso, prazo de guarda e destinação final. Exemplo: Fonte: adaptada de: https://www.taugor.com.br/wp-content/uploads/ 2018/05/validade-tabela-de-temporalidade-gestao.jpg 14 Obs.: ao propor um relatório de criação de tabela de temporalidade, é imprescindível que o aluno conheça a estrutura da organização e quais as atividades que são desempenhadas para que melhor possa desenvolver o relatório. Nas Considerações Finais (conclusão) Após desenvolvimento e análise dos três itens que foram baseados nas disciplinas: Gestão de Processos, Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos e Arquivos, identifique a importância das três atividades para o desenvolvimento do profissional de secretariado. O aluno deverá fazer uma reflexão de forma individual, mesmo que o relatório tenha sido realizado em grupo, informar quais foram os conhecimentos adquiridos com a pesquisa e como a pesquisa poderá agregar no desenvolvimento da sua carreira profissional. 10. ITENS AVALIADOS NO PIM Na sequência são apresentados os itens que serão avaliados em seu relatório, com a descrição do que se espera em cada um deles. Introdução Busca-se verificar se a introdução possui e apresenta corretamente todos os elementos necessários para introduzir o leitor ao contexto que foi desenvolvido no relatório, além de observar se a empresa objeto de estudo foi devidamente problematizada e se a metodologia de pesquisa com sua estratégia de investigação foi corretamente abordada e destacada. Por último, observa-se como os capítulos e o desenvolvimento do relatório foram apresentados. 15 Desenvolvimento Busca-se verificar se, em cada disciplina, as teorias pesquisadas e apresentadas foram devidamente mencionadas e relacionadas com a empresa objeto de estudo, e se houve contribuição do estudante pesquisador nos problemas encontrados, por meio da demonstração clara e objetiva de sua visão crítica, para além de uma simples descrição conceitual, que aponte para soluções possíveis. Também se busca verificar se o enlace teórico-prático foi devidamente realizado. Ressalta-se ainda que quaisquer tabelas, figuras e gráficos devem ser devidamente interpretados e que o texto deve apresentar considerável grau de coerência e coesão. Considerações finais Busca-se verificar se o estudante pesquisador ressaltou sua aprendizagem e o panorama do tema, com sua percepção sobre os problemas da empresa e possíveis soluções, além de concluir sua pesquisa com o objetivo proposto no relatório inicial, de forma a ressaltar a aprendizagem obtida em cada uma das disciplinas exploradas no bimestre. Citações e referências As citações e as referências em todo o relatório deverão estar devidamente indicadas, de modo completo e observável em toda a leitura realizada no corpo do texto. Nessa etapa verifica-se o formato das citações e das referências, além da verificação rigorosa, em termos de originalidade e autenticidade, para evitar a prática inaceitável de plágio, de acordo com as normas técnicas para a elaboração de relatórios acadêmicos previstas pela ABNT. Ressalta-se que a produção final deverá possuir no mínimo 15 páginas e no máximo 20 páginas. 16 11. ENVIO DO RELATÓRIO (POSTAGEM) As informações sobre a postagem do PIM estão disponíveis na Central do Aluno – TRABALHOS ACADÊMICOS, bem como as DATAS DE ENTREGA estão publicadas no CALENDÁRIO ACADÊMICO. 12. PRAZOS E VALIDAÇÃO DO RECEBIMENTO DO RELATÓRIO Não serão aceitos, em hipótese alguma, relatórios após as datas publicadas ou por outros meios que não sejam os definidos pela Instituição de Ensino. Portanto, não haverá possibilidade de entrega do relatório referente ao PIM via e-mail, correio, Dropbox ou qualquer outro meio que não esteja relacionado ao campo de envio destinado ao relatório. O PIM corresponde a 50 horas de trabalho para cada projeto, totalizando 100 horas por semestre. Essa carga horária equivale ao controle de frequência e à nota do aluno, conforme o manual do aluno e o regimento da instituição. Caso o aluno obtenha o conceito final menor que o esperado ou não envie o relatório dentro do semestre, ficará em situação de reprovado na disciplina PIM e só poderá reenviar seu relatório caso esteja matriculado em regime de dependência* (via Secretaria Virtual) e siga as informações sobre o relatório contidas na Plataforma Blackboard no semestre que estiver cursando. *Atenção quanto aos prazos estipulados pela Secretaria Virtual para a realização das matrículas nas disciplinas em que foi reprovado. 17 13. DÚVIDAS SOBRE O RELATÓRIO Caso o aluno tenha dúvidas sobre o desenvolvimento do PIM, poderá contatar seu tutor a distância que, por sua vez, estará à disposição pela central de atendimento, telefone 0800 010 9000, e seu professor no fórum de discussão da disciplina PIM. Bons estudos! Coordenação do Curso Superior de Tecnologia em Secretariado. 18 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS LAPO, Wilson Duarte. Gerenciamento da informação (livro-texto). São Paulo: Editora Sol, 2020. NUNES, José Humberto Ataulo. Gestão de processos (livro-texto). São Paulo: Editora Sol, 2017. RIBEIRO, Ronilda Iyakemi. TORRES, Kellen. Gestão de documentos e arquivos (livro-texto). São Paulo: Editora Sol, 2020. 19ANEXO I – MODELO DE CAPA 1 COLOCAR O NOME DA INSTITUIÇÃO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM SECRETARIADO PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR – PIM V (NOME DA EMPRESA OBJETO DE ESTUDO) Nome Completo RA 010101- 0 Nome Completo RA 010101- 0 Nome Completo RA 010101- 0 Nome Completo RA 010101- 0 Nome Completo RA 010101- 0 ESTADO ANO Fonte tamanho 22, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 16, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 16, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 14, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 12, letras maiúsculas e minúsculas e espaçamento simples. Fonte tamanho 12, letras maiúsculas, centralizado, espaçamento simples. 20 ANEXO II – MODELO FOLHA DE ROSTO 2 COLOCAR O NOME DA INSTITUIÇÃO CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM SECRETARIADO PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR – PIM V (NOME DA EMPRESA OBJETO DE ESTUDO) Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Nome Completo do aluno RA 010101- 0 Projeto Integrado Multidisciplinar – PIM V, apresentado como um dos pré-requisitos para aprovação do bimestre vigente, no Curso Superior de Tecnologia em Secretariado. ESTADO ANO Fonte tamanho 22, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 16, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 16, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 14, maiúsculas, centralizadas e espaçamento simples. Fonte tamanho 12, nomes dos alunos no canto direito da folha. Letras maiúsculas e minúsculas e espaçamento simples. Fonte tamanho 12, letras maiúsculas, centralizado, espaçamento simples. Fonte tamanho 10, texto no canto direito da folha. Letras maiúsculas e minúsculas. Espaçamento simples.