Formas de arquivamento

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Por quanto tempo guardar documentos no DP?
O que é tempo ou prazo de guarda?
O tempo para guardar documentos, ou prazo de guarda dos documentos costuma ser o prazo de decadência ou de prescrição dos arquivos. Entenda a seguir o que cada termo significa:
· Decadência: é a perda do direito previsto em lei, ou seja, é o prazo que, após finalizado, encerra a possibilidade de a pessoa exercer algum dos seus direitos;
· Prescrição: embora tenha um efeito parecido, significa a perda da pretensão de exigir o cumprimento de um direito seu, por parte de outras pessoas. Passado esse prazo, ninguém mais pode exigir o cumprimento de determinado direito.
Quando trazemos para o âmbito empresarial, falamos do prazo em que os órgãos governamentais podem exigir a apresentação de documentos, contratos, comprovantes, etc. 
Por que é importante guardar documentos por certo tempo?
A razão para guardar documentos por um período longo de tempo é a possibilidade de termos que comprovar algo em uma data futura. 
Quando falamos de documentos pessoais, normalmente são aqueles que comprovam algum pagamento ou que garantem algum direito. Nas empresas, o pensamento é o mesmo. Porém a diferença é que a falta desses documentos pode causar impactos em toda a organização.
Geralmente, os documentos a serem guardados pelo departamento pessoal envolvem informações pessoais dos colaboradores, também dados da relação trabalhista. Mas outras áreas, como a de contabilidade e financeira, também precisam guardar comprovantes, notas fiscais, relatórios, entre outras informações relativas ao negócio. 
Quais os principais problemas ao não guardar documentos pelo tempo necessário?
Esse tema é tão sério que a recomendação, no caso de perda de documentos empresariais, é de enviar comunicado oficial aos órgãos competentes que podem exigir a informação, como Junta Comercial, Delegacias do Trabalho, Secretaria de Fazenda e até a Receita Federal, dependendo do caso. 
A negação de entrega de arquivos fiscais e contábeis, por exemplo, durante o prazo exigível, pode gerar sanções pesadas na jurisprudência nacional. 
O Código Penal Brasileiro classifica esses acontecimentos como crime contra a ordem tributária, e prevê reclusão de 2 a 5 anos para quem comete essas infrações, além de multas. 
Mas não é só isso. Outras áreas, como a trabalhista e previdenciária, também podem penalizar a não apresentação de documentos exigíveis durante o prazo de guarda de arquivos do RH.
Veja alguns motivos para você se preocupar com a guarda de arquivos no DP.
Não ter como garantir provas em ações trabalhistas
A CLT garante aos colaboradores de uma empresa o direito de iniciar processo trabalhista, e o requerimento é retroativo aos 5 anos anteriores, por exemplo. 
Sendo assim, a empresa precisa ter todos os comprovantes relacionados aos direitos concedidos e utilizados durante esse tempo, para apresentar na justiça. 
A falta desses documentos pode causar a derrota no processo, e o consequente pagamento de multas e prejuízo de imagem. 
Ter problemas com a fiscalização
É comum que as empresas sejam alvo de fiscalizações, sejam elas contábeis ou trabalhistas. O fiscal, nesses casos, solicita a apresentação de determinados comprovantes e, se eles não forem apresentados a empresa pode ser multada.
Ficar incapaz de cumprimento exigências legais
Todos os anos as empresas precisam cumprir requisitos legais, como o Imposto de Renda, e para o preenchimento correto, diversos comprovantes são necessários. 
Após a entrega, o órgão pode requerer a vista dos documentos informados, especialmente quando houver divergências nas declarações. Sendo assim, a guarda dos documentos também se faz necessária para isso.   
Não oferecer a devida segurança aos dados 
A gestão correta de documentos também é importante para garantir a segurança dos dados, e cumprir as determinações de LGPD, além de segurança fiscal, trabalhista e financeira. 
Caso não sejam apresentados, o órgão fiscalizador pode aplicar multas pela perda do documento.
Por quanto tempo o DP e o RH devem guardar os documentos trabalhistas? 
Os documentos relativos ao setor de RH, contábil, tributário e trabalhistas devem ser armazenados corretamente, respeitando os prazos corretos de cada área.
Em geral, os prazos são de 5 anos, mas existem casos de documentos que podem chegar até a 30 anos. É o caso do FGTS ou não pode se desfazer, como os livros de empregados e os contratos de trabalho, já que esses podem ser solicitados para conceder benefícios sociais mesmo depois de muitos anos. 
Mas vamos separar esses prazos por áreas, para facilitar. 
Área trabalhista
O direito de reclamar por algum direito trabalhista prescreve em 5 (cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, e pode a ação judicial pode ser iniciada até o limite de 2 (dois) anos após a extinção do contrato.
Mas existe uma exceção, que é o trabalho de menores de idade. Nesses casos, não ocorre prazo de prescrição, sendo possível iniciar ação trabalhista mesmo após o prazo de 5 anos. 
Área tributária
O tempo para guardar documentos na área tributária também está relacionado ao prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN). O período também é de 5 anos. 
Área previdenciária
Apesar de o artigo 45 da Lei 8212/91, onde era estabelecido o prazo de decadência, não ser mais vigente, ainda existem diversas normas previdenciárias com prazo de 10 anos, por exemplo, o artigo 103 e 103-A da Lei 8213/91, que determina esse prazo para que o segurado ou beneficiário requeira a revisão da concessão de benefício. 
Como fazer uma gestão de documentos eficiente na empresa? 
Até alguns anos atrás a gestão de documentos era extremamente burocrática e complicada, com centenas ou até milhares de papéis, guardados em caixas ou gavetas. 
Hoje, a tecnologia já oferece meios de facilitar esse trabalho, simplificando o arquivamento dos documentos na nuvem, em sistemas eletrônicos eficientes, seguros e automatizados. 
Para os documentos físicos, a solução é a digitalização deles e o posterior armazenamento digital. Para os novos, muitas vezes o envio já pode ser feito de maneira virtual, como no caso de a empresa utilizar um software de admissão digital, onde o novo funcionário preenche e envia todos os documentos virtualmente. 
Ainda é necessário que a empresa utilize um sistema de guarda de documentos, para que os arquivos sejam encontrados de maneira mais fácil.  Para isso, é preciso analisar algumas questões importantes, como:
· Fazer um inventário dos documentos da empresa;
· Não guardar papéis sem importância;
· Identificar os prazos de guarda de cada documento;
· Digitalizar o máximo de documentos;
· Manter os documentos físicos necessários em local seguro;
· Criar regras para acesso aos diferentes tipos de documentos;
· Criar um sistema de identificação de tipos de documentos por pastas e ordem cronológica.
Mesmo com todas essas dicas colocadas em prática, é importante contar com um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos que centralize os arquivos e organize tudo de maneira eficiente e prática. 
Essa é a melhor alternativa para facilitar a localização dos documentos, dar acesso somente ao que é necessário, evitando assim, vazamento de dados, simplificar o expurgo de arquivos e ainda reduzir custos com impressões e processos manuais. 
O Sistema de Gerenciamento de Documentos ajuda a simplificar os processos e organizar dados, garantindo a segurança e a praticidade que a equipe de RH precisa para otimizar o trabalho e aumentar a produtividade.