Mapa Mental - Gestão Documental

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Ciclo Vital dos Documentos Atividades na Utilização Realizar protocolo para controlar Gestão atua nas fases corrente e recebimento, registro e intermediária, não na permanente. tramitação documental. Documentos correntes estão em uso Organizar e arquivar documentos ativo e tramitação constante. nas fases corrente e Documentos intermediários não são intermediária com métodos usados frequentemente, mas ainda adequados. consultados. Elaborar normas para acesso, Idade permanente refere-se à guarda empréstimo e consulta dos histórica e cultural dos documentos. documentos arquivísticos. Garantir recuperação eficiente das informações para suporte administrativo e técnico. Gestão Conceito Geral Atividades na Produção Conjunto de procedimentos Documental Criar documentos essenciais técnicos para controlar para a administração, evitando documentos vias desnecessárias. administrativos. Consolidar atos normativos Abrange produção, atualizados para melhor tramitação, uso, compreensão institucional. avaliação e arquivamento Selecionar materiais, documental. equipamentos e recursos humanos Visa eliminar documentos adequados para produção. ou recolhê-los para Estudar recursos reprográficos guarda permanente. e informáticos para otimizar Obrigatória para órgãos Vantagens e Diagnóstico processos documentais. públicos conforme Lei n° Melhora controle documental, 8.159/1991. agilidade na tramitação e acesso à informação. Assegura preservação dos Fases da Gestão Atividades na Destinação documentos históricos e sigilo Produção: criação de adequado. Avaliar documentos para documentos essenciais e Economiza recursos humanos e estabelecer prazos de guarda e destino final. evitar duplicações materiais com processos desnecessárias. organizados. Definir quais documentos serão Diagnóstico prévio identifica eliminados por perda de valor Utilização: controle de administrativo. protocolo, organização, problemas e orienta planejamento arquivamento e normas de da gestão documental. Identificar documentos com valor acesso. histórico para guarda permanente. Destinação: avaliação para Criar e aplicar tabela de definir prazos de guarda e temporalidade para orientar eliminação ou preservação. destinação documental. Cada fase possui atividades específicas que garantem eficiência documental.